Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại

156 (1562) Nợ TK 821 Nợ TK 138 (1388) Có TK 138 (1381) e. Trường hợp hàng thừa: - Nếu hàng thừa chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 156 Có TK 338 (3381) - Khi xác định nguyên nhân và xử lý: Nợ TK 338 (3381) Có TK 156 Có TK 721 Có TK 331 - Thuế GTGT của hàng thừa doanh nghiệp mua: Nợ TK 133 CóTK 331 2.3.1.2. Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ: a. ở đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: - Đầu tháng, kết chuyển số hàng hiện còn đầu kỳ: Nợ TK 611 Có TK 156 Có TK 151 - Trong kỳ, khi mua hàng, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331,... - Cuối kỳ: + Xác định số hàng mua phát sinh thừa, thiếu chưa rõ nguyên nhân: . Hàng mua thiếu chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 138 (1381) Có TK 611 . Hàng mua thừa chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 611 Có TK 338 (3381) + Xác định hàng mua đang đi đường: Nợ TK 151 Có TK 611 - Nếu trong kỳ có các khoản giảm trừ giá mua: + Chiết khấu mua hàng: Nợ TK 331 Có TK 711 + Các khoản giảm giá hoặc trả lại hàng mua: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 611 Có TK 133 b. ở đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT: - Khi mua hàng: Nợ TK 611 Có TK 111, 112, 331,... - Cuối kỳ: + Xác định hàng mua đi đường cuối tháng: Nợ TK 151 Có TK 611 + Hàng thừa, thiếu: . Hàng thiếu: Nợ TK 138 (1381) Có TK 611 . Hàng thừa: Nợ TK 611 Có TK 338 (3381) - Các khoản giảm trừ: + Chiết khấu mua hàng: Nợ TK 331 Có TK 711 + Các khoản giảm giá, trả lại hàng mua: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 611 2.3.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá: 2.3.2.1. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp: - Khi ký quỹ mở L/C: Nợ TK 144 Có TK 1122, 1112, 311 Đồng thời: Có TK 007 - Khi nhận chứng từ đi nhận hàng: Nợ TK 151 Nợ (Có) TK 413 Có TK 331 - Số thuế nhập khẩu phải nộp: Nợ TK 151 Có TK 333 (3333) - Số thuế GTGT phải nộp: + Nếu lô hàng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 133 Có TK 333 (33312) + Nếu lô hàng nhập khẩu không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì thuế GTGT phải nộp tính vào giá thực tế của lô hàng. Nợ TK 151 Có TK 333 (33312) - Khi nộp thuế:  Nợ TK 333 (3333, 33312) Có TK 111, 112 - Chi phí phát sinh trong quá trình tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK liên quan - Khi nhập kho hàng hoá nhập khẩu: Nợ TK 156 Có TK 151 - Khi doanh nghiệp thanh toán tiền hàng cho đơn vị xuất khẩu: Nợ TK 331 Có TK 144 Có TK 1112, 1122 2.3.2.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác: - Khi nhận tiền do đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu chuyển đến để mở L/C: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 Đồng thời: Nợ TK 007 - Khi ký quỹ mở L/C: Nợ TK 144 Có TK 111, 112 - Khi nhận chứng từ đi nhận hàng: Nợ TK 002 - Khi nhận tiền đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu chuyển đến để nộp hộ thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu: Nợ TK 111, 112 Có TK 338 (3388) - Khi nộp: Nợ TK 338 (3388) Có TK 111, 112 - Khi giao hàng hoá cho đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu: + Có TK 002 + Nợ TK 131 Có TK 331 - Khi thanh toán với đơn vị xuất khẩu: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 - Phản ánh hoa hồng được hưởng: Nợ TK 111, 112 Nợ (Có) TK 413 Có TK 511 (5113) - Thuế GTGT của hoa hồng : Nợ TK 111, 112 Có TK 333 (33311) 2.4. Hoàn thiện sổ kế toán phản ánh nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán đều phải phản ánh vào sổ kế toán. Đây chính là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Nó vừa là công cụ đúc kết tập trung những tài liệu cần thiết, vừa là cầu nối liên hệ giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán. Vì thế, cần thiết phải tổ chức hợp lý hệ thống sổ sách kế toán. Hiện nay, sổ sách kế toán vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại cần giải quyết. Đó là việc ghi sổ còn phức tạp; mở và ghi chép sổ kế toán không đúng với nguyên tắc dẫn đến số liệu kế toán nhiều khi không đầy đủ. Để khắc phục tình trạng này, cần phải thực hiện một số việc sau: - Phải áp dụng một hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lợi cho công việc ghi chép, giảm thiểu công việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt đáp ứng yêu cầu quản lý. - Tuỳ theo điều kiện thực tế mà kế toán mở thêm các sổ chi tiết để theo dõi cho chặt chẽ. - Ghi chép sổ phải kịp thời, kế toán đảm bảo ghi chép vào sổ kế toán toàn bộ số liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng nguyên tắc. Trong điều kiện hiện nay, mỗi doanh nghiệp có thể tự chọn cho mình một trong các hình thức kế toán sau để áp dụng: * Hình thức kế toán “Nhật ký - Sổ cái”: Hình thức này có đặc điểm là sử dụng Sổ nhật ký sổ cái làm sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với ghi sổ, phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiểm tra, không đòi hỏi trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao lắm. - Nhược điểm: Nếu đơn vị sử dụng nhiều tài khoản, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, sổ kế toán sẽ rất rộng và lãng phí giấy, sẽ không thích hợp, khó phân công lao động, kế toán khó cơ giới hoá công tác kế toán, chỉ áp dụng đối với các đơn vị có quy mô nhỏ. * Hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”: Đặc điểm của hình thức này là tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và việc ghi sổ theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản. - Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ làm, dễ phân công lao động kế toán, kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ, phù hợp với các đơn vị có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp nên khối lượng công việc lớn, việc kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối tháng nên thông tin kinh tế cung cấp cho nhà quản lý bị chậm. * Hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ”: Đối với hình thức này, kế toán sẽ sử dụng những tờ sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian đồng thời phân loại theo hệ thống tài khoản. Cuối tháng khi cộng số liệu ở các tờ sổ này sẽ có số liệu phát sinh của từng tài khoản để ghi vào sổ cái các tài khoản. Các loại sổ kế toán sử dụng trong hình thức này gồm: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ chi tiết. - Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ, việc ghi sổ được dàn đều trong tháng, việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành ngay trong các sổ kế toán, báo cáo được lập kịp thời. - Nhược điểm: Mẫu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán, đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững. * Hình thức kế toán “Nhật ký chung”: Với hình thức này, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và định khoản kế toán của tài khoản đó. Sau đó, lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi một lần vào sổ cái. Hình thức này đòi hỏi kế toán phải mở một số sổ sau: - Sổ nhật ký chung. - Các sổ nhật ký đặc biệt. - Sổ cái. - Các sổ kế toán chi tiết. Với 4 hình thức kế toán này, doanh nghiệp sẽ lựa chọn để áp dụng sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và phù hợp với trình độ của các nhân viên kế toán. Nếu lựa chọn được hình thức kế toán hợp lý sẽ phát huy được trình độ của nhân viên kế toán, tạo điều kiện cho kế toán cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác nhất cho lãnh đạo và quản lý kinh tế. Đồng thời cũng xây dựng được hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh. 3. ý nghĩa của việc hoàn thiện: Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại hiện nay có một số ý nghĩa nhất định. Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng được hoàn thiện sẽ đảm bảo cho sự vận động tiền - hàng được ăn khớp nhịp nhàng. Hàng mua sẽ đáp ứng được đúng cả về số lượng lẫn chất lượng để phục vụ cho việc bán ra. Vì thế, hàng hoá không bị ứ đọng, giúp doanh nghiệp giảm được chi phí dự trữ, chi phí bảo quản, ... Bên cạnh đó, kế toán cũng sẽ kiểm soát được tình hình thừa, thiếu hàng hoá. Từ đó xác định nguyên nhân dẫn đến việc thừa, thiếu hàng và có biện pháp xử lý kịp thời theo từng nguyên nhân cụ thể. Đối với kế toán mua hàng, nếu được hoàn thiện sẽ góp phần xác định đúng giá mua hàng hoá. Giá mua hàng hoá rất quan trọng vì nó liên quan trực tiếp tới giá vốn hàng bán, ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng và thanh toán tiền hàng liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bởi vì nó là khâu đầu của quá trình lưu chuyển hàng hoá. Do đó, nếu hoàn thiện được công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ giảm nhẹ được công việc của kế toán, hiệu quả làm việc sẽ cao hơn. Kế toán sẽ theo dõi, giám đốc được tốt tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ hàng hoá. Từ đó, kiểm tra được tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và bán hàng hoá nhằm đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá. Mặt khác, vì kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng có liên quan đến nhiều phần hành kế toán khác trong doanh nghiệp nên trong quá trình hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ phát hiện được những tồn tại ở những phần hành kế toán liên quan. Như vậy, hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ góp phần hoàn thiện toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp. Từ đó, kế toán sẽ cung cấp thông tin nhanh chóng cho nhà quản lý với độ chính xác cao, giúp nhà quản lý ra được những quyết định đúng đắn, kịp thời.  Chương II Thực trạng tổ chức hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội I. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và công tác kế toán tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. 1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh: Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập dưới sự quản lý về chuyên môn của Sở y tế Hà Nội và sự lãnh đạo về chính quyền của UBND Thành phố Hà Nội. Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường đầy biến động, cạnh tranh gay gắt, công ty có một số chức năng và nhiệm vụ như sau: * Chức năng của công ty: - Được quyền tổ chức mạng lưới kinh doanh bán buôn bán lẻ các mặt hàng thuốc y tế trên địa bàn Hà Nội với danh nghĩa là nhà phân phối độc quyền đại lý. - Pha chế theo đơn, gia công sản xuất và bào chế đóng gói. - Xuất nhập khẩu các mặt hàng thuốc, dược liệu, hoá chất, mỹ phẩm và trang thiết bị y tế,... - Được liên doanh liên kết với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài nước để kinh doanh, sản xuất thuốc. Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội đã được cấp giấy phép xuất nhập khẩu số 2051034 ngày 23/03/1993 để trực tiếp xuất nhập khẩu với hạn ngạch 5 triệu USD/ năm. * Nhiệm vụ của công ty: - Cung cấp, phân phối, kinh doanh các dược phẩm và thiết bị y tế dưới dạng nguyên liệu, thành phẩm cho các cơ sở sản xuất thuốc hay mạng lưới bán buôn bán lẻ để phục vụ cho nhu cầu chữa bệnh của nhân dân thành phố Hà Nội. - Sản xuất, pha chế và đóng gói các loại thuốc tân dược. - Đảm bảo yêu cầu của lãnh đạo về việc diệt trừ tận gốc mọi ổ dịch bệnh phát sinh tại địa bàn. - Kinh doanh và kinh doanh có lãi các mặt hàng thuốc y tế, liên tục giám sát, kiểm tra các loại thuốc trên địa bàn Hà Nội. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu công tác quản lý, công ty đã sắp xếp bộ máy quản lý theo sơ đồ sau: Giám đốc P. Giám đốc KD PGĐ Tài chính P.tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật P.tài vụ thống kê Ban Marketing Ban sản xuất Ban kiều hối Tổng kho Hiệu thuốc bán buôn Hiệu thuốc nội ngoại thành Hiệu thuốc nội ngoại thành Hiệu thuốc nội ngoại thành Hiệu thuốc nội ngoại thành P. kinh doanh XNK Nhìn chung, công tác tổ chức bộ máy quản lý của công ty là hoàn toàn hợp lý, phù hợp với điều kiện khách quan và chủ quan. Chính vì bộ máy tổ chức chặt chẽ như vậy mà doanh nghiệp đã đạt được nhiều thành tựu lớn trong sản xuất kinh doanh như hoàn thành vựơt mức kế hoạch doanh số đề ra là 10,57% (về số tuyệt đối là 34,25 tỷ đồng); hàng nội địa tăng, doanh số vật tư, trang thiết bị y tế tăng,... Hoạt động chính của công ty là kinh doanh các loại thuốc, dược phẩm, dược liệu, thiết bị y tế. Để hoạt động kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên tục, công ty đã thiết lập được mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp đầu vào. Công ty phấn đấu luôn là một khách hàng đáng tin cậy, luôn mở rộng quan hệ với các nhà cung cấp trong và ngoài nước. Các nhà cung cấp trong nước của công ty là các Công ty Dược phẩm. Đối với nguồn nhập khẩu, công ty cũng có quan hệ tốt đẹp với nhiều hãng nước ngoài nổi tiếng thế giới về lĩnh vực dược phẩm và thiết bị y tế như: Pháp, Đức, Thuỵ Sĩ, Anh, Hà Lan, Nhật Bản, ấn Độ,... Nhờ vậy, công ty luôn cung cấp kịp thời thuốc chữa bệnh cho bệnh nhân và nhập khẩu được nhiều loại thuốc mà các Công ty dược phẩm trong nước chưa sản xuất được. Là một doanh nghiệp thương mại, công ty không chỉ quan tâm đến đầu vào mà còn chú trọng đến đầu ra. Công ty rất coi trọng công tác nghiên cứu thị trường. Các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đều căn cứ trên nhu cầu thị trường. Chiến lược tiêu thụ sản phẩm và chính sách thâm nhập thị trường bằng mọi cách để mở rộng thị trường tiêu thụ đang được công ty đưa vào thực hiện. Hiện nay, trong phạm vi cả nước, hầu hết tất cả các nhà thuốc, công ty thuốc tư nhân và các bệnh viện của tỉnh, thành phố đều được công ty phân phối thuốc. Ngoài trụ sở chính tại Hà Nội, công ty còn có chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh. Trong những năm gần đây, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Cụ thể, kết quả sản xuất kinh doanh trong 2 năm 2000 - 2001 như sau: Bảng tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội trong 2 năm 2000 – 2001 Đơn vị tính: Triệu đồng Khoản mục Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ 1. Tổng doanh thu 360.204 100 358.105 100 -2.099 0 2. Các khoản giảm trừ 2.888 0,8 2.945 0,82 57 0,02 3. Doanh thu thuần 357.316 99,2 355.160 99,18 -2.156 -0,02 4. Giá vốn hàng bán 280.134 77,77 263.407 73,56 -16.727 -4,21 5. Lợi tức gộp 77.182 21,43 91.753 25,62 14.571 4,19 6. Chi phí bán hàng 69.815 19,38 83.876 23,42 14.061 4,04 7. Chi phí QLDN 4.441 1,23 4.978 1,39 537 0,16 8. Lợi tức thuần 2.926 0,81 2.899 0,81 -27 0 9. Thu nhập HĐĐTTC 6.104 1,69 5.002 1,39 -1.102 -0,3 10. Chi phí HĐĐTTC 5.973 1,66 4.861 1,36 -1.112 -0,3 11. Lợi tức HĐĐTTC 131 0,04 141 0,04 10 0 12. Thu nhập HĐBT 5.882 1,63 7.920 2,21 2.038 0,58 13 Chi phí HĐBT 5.799 1,61 6.118 1,71 319 0,1 14. Lợi tức HĐBT 83 0,02 1.802 0,5 1.719 0,48 15. Tổng lợi tức trước thuế 3.140 0,87 4.842 1,35 1.702 0,48 16. Thuế lợi tức phải nộp 1.004,8 0,28 1.549,44 0,43 544,64 0,15 17. Lợi tức sau thuế 2.135,2 0,59 3.292,56 0,92 1.157,36 0,33 Qua bảng trên cho thấy tổng lợi tức sau thuế của doanh nghiệp năm 2001 so với năm 2000 tăng lên 1.157,36 triệu đồng. Một trong những những nguyên nhân chính là do doanh nghiệp đã tìm được nguồn hàng rẻ hơn nên đã giảm được giá mua, tức là giảm được giá vốn hàng bán. Mặc dù giảm được giá vốn hàng bán nhưng doanh nghiệp lại không quản lý tốt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nên đã làm cho 2 khoản chi phí này tăng thêm 14.598 triệu đồng. Như vậy, doanh nghiệp cần tiếp tục tìm kiếm, khai thác nguồn hàng để giảm chi phí. Mặt khác, doanh nghiệp cũng phải chú trọng đến việc quản lý các khoản mục chi phí khác để kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp năm 2002 đạt cao hơn năm 2001 này. 2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán: Công ty dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội là doanh nghiệp có qui mô vừa nhưng địa bàn hoạt động tương đối rộng, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, liên tục và ở nhiều nơi. Tuy nhiên, công ty có một đội ngũ kế toán mạnh, thiết bị tính toán hiện đại, thông tin liên lạc giữa các đơn vị dễ dàng, thuận lợi. Trước những đặc điểm, điều kiện như vậy, công ty lựa chọn và sử dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Công ty tổ chức phòng tài vụ thống kê tại văn phòng của công ty và các tổ kế toán tại các cửa hàng bán lẻ. Phòng tài vụ thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế , tài chính liên quan đến các hoạt động của công ty. Các tổ kế toán tại các cửa hàng bán lẻ có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình, định kỳ gửi báo cáo kế toán về phòng tài vụ công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế toán kho Kế toán phải thu Kế toán phải trả Kế toán kê khai thuế Thủ quỹ Các nhân viên hạch toán ban đầu tại các đơn vị trực thuộc Kế toán tại các cửa hàng Phòng tài vụ thống kê của Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội được chia thành các bộ phận sau: - Kế toán trưởng: là người đảm nhận quản lý tài chính ở cấp cao nhất, có trách nhiệm điều hành và tổ chức toàn bộ hệ thống kế toán của công ty. - Kế toán tổng hợp: Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ căn cứ tổng hợp chứng từ gốc, số liệu ở các “Sổ kế toán chi tiết” để ghi vào “Sổ cái” và “Bảng tổng hợp chi tiết”, đối chiếu số liệu giữa “Sổ cái” và “Bảng tổng hợp chi tiết”. Căn cứ vào số liệu trên “Sổ cái” lập “Bảng cân đối số phát sinh”, “Bảng tổng hợp chi tiết”, “Báo cáo kế toán”. - Kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi của doanh nghiệp. Định kỳ, kiểm tra hoặc kiểm tra đột xuất quỹ theo lệnh của giám đốc và kế toán trưởng. Kế toán tiền mặt căn cứ vào các chứng từ thu chi đã được duyệt (có kèm theo chứng từ gốc) tiến hành ghi chép vào các sổ quỹ. Cuối tháng đối chiếu số liệu với kế toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán ngân hàng để lập “Bảng tổng hợp thu chi”, báo cáo tổng số thu chi trong tháng với kế toán tổng hợp. - Kế toán ngân hàng: chịu trách nhiệm theo dõi tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng. Kế toán ngân hàng trên cơ sở bản sao kê, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, kèm theo chứng từ gốc phản ánh sự tăng giảm của tiền gửi ngân hàng lên “Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng”. Cuối tháng, đối chiếu số liệu với kế toán tiền mặt, kế toán phải thu, kế toán phải trả để lập “Bảng tổng hợp thu chi”, báo cáo với kế toán tổng hợp. - Kế toán kho: theo dõi việc nhập, xuất, tồn của hàng hoá cả về mặt giá trị và số lượng. Do có quá nhiều mặt hàng với số lượng lớn nên kế toán trưởng đã phải bố trí 2 nhân viên làm kế toán kho. Vì thế công việc không bị ứ đọng. Hai kế toán kho này sẽ căn cứ vào các chứng từ xuất nhập kho do thủ kho chuyển lên, kiểm tra, ghi “Sổ nhập - xuất - tồn hàng hoá”. Cuối tháng, kế toán kho cộng sổ đối chiếu với thẻ kho theo số lượng, lập bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn, báo cáo với kế toán tổng hợp giá trị hàng xuất, nhập, tồn. - Kế toán phải thu: theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá và các khoản phải thu của khách hàng. Cuối tháng, báo cáo doanh thu bán hàng, lập bảng kê phải thu của khách hàng cho kế toán tổng hợp, thường xuyên đôn đốc thu hồi nợ, không để khách hàng chiếm dụng vốn của công ty. - Kế toán phải trả: theo dõi tình hình mua hàng và các khoản nợ phải trả người bán. Cuối tháng, báo cáo với kế toán tổng hợp về giá trị của số hàng mua vào và số tiền còn nợ của từng người bán. - Kế toán kê khai thuế: theo dõi và kê khai số thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra của số hàng hoá doanh nghiệp mua vào, bán ra đã được xác định trong kỳ. Ngoài ra, kế toán này còn phải theo dõi cả phần thuế thu nhập doanh nghiệp và thu sử dụng vốn ngân sách. Hàng tháng, lập các bảng kê khai thuế theo quy định nộp cho cơ quan thuế. - Thủ quỹ: căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã được duyệt tiến hành thu tiền, chi tiền từ quỹ. Định kỳ, đối chiếu số liệu với kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng, kế toán kê khai thuế rồi báo cáo với kế toán tổng hợp số tiền đã thu, đã chi trong kỳ và số tiền hiện còn tại quỹ đến cuối kỳ. Trong điều kiện hiện nay, công ty đã lựa chọn và áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký - chứng từ”. Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Nhìn chung, việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội là hợp lý. Hệ thống chứng từ sổ sách kế toán được thiết lập theo đúng chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Vì thế đã tạo được sự thống nhất trong hạch toán kế toán, tránh được sự trùng lặp, chồng chéo, đảm bảo hạch toán chính xác và trung thực nhất. Vì vậy, kế toán của doanh nghiệp đã thực hiện được tốt các chức năng của mình là thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho công tác quản lý của công ty. II. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội . ở công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội, mọi nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng đều được tổ chức thực hiện tập trung. Công ty có một hệ thống các hiệu thuốc bán buôn, bán lẻ khắp các quận huyện. Định kỳ, các hiệu thuốc lập dự trù (số lượng, quy cách từng loại thuốc dự kiến sẽ tiêu thụ trong kỳ sau) gửi lên phòng kinh doanh công ty. Phòng kinh doanh sẽ tổng hợp dự trù của các hiệu thuốc rồi tiến hành gọi hàng từ các công ty Dược phẩm. Sau khi hàng về nhập kho và được cán bộ mua hàng kiểm nhận xong, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho. Tiếp đó, phòng kinh doanh thông báo cho các hiệu thuốc tới kho công ty nhận hàng. Việc thanh toán tiền hàng do phòng tài vụ - thống kê đảm nhận, được tiến hành tuỳ thuộc vào từng phương thức thanh toán đã thoả thuận giữa hai bên. 1. Hạch toán ban đầu: Nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán ban đầu đối với việc ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, trung thực các số liệu kế toán nên việc hạch toán ban đầu ở Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội rất được chú trọng. ở công ty, việc hạch toán ban đầu gồm có: - Xác định các loại chứng từ cần sử dụng trong từng bộ phận. Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng được sử dụng và ghi chép theo đúng qui định của Bộ tài chính. - Yêu cầu: người ghi chép các chứng từ phải đầy đủ, đúng nội dung và phải có tính pháp lý. - Qui định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán. - Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội là đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên trong khâu hạch toán ban đầu, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT: + Giá bán (chưa có thuế GTGT). + Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT. + Tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT). - Hoá đơn bán hàng: Được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng tại các cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Khi đó, giá bán hàng là giá đã bao gồm thuế GTGT. - Phiếu nhập kho: do phòng kinh doanh lập thành 04 liên: + 01 liên lưu tại phòng kinh doanh. + 01 liên giao cho kế toán kho. + 01 liên giao cho kế toán thanh toán (đính kèm với hoá đơn GTGT). + 01 liên giao cho thủ kho. - Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Mẫu số 03/GTGT). Đồng thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào. Ví dụ: Ngày 01 tháng 03 năm 2002, công ty mua một lô hàng trị giá 20.000.000 (Thuế GTGT 5%) của Công ty thương mại Thăng Long, thanh toán bằng tiền mặt, người mua là chị Nguyễn Vân Anh. Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 01 tháng 03 năm 2002 Mẫu số: 01- KT - 3LL HT /01 - B N0 017019 Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại Thăng Long. Địa chỉ: ..............................................................Số tài khoản: ................ Điện thoại: .........................................................MS: 0100282291-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Vân Anh. Đơn vị: Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. Địa chỉ: ..............................................................Số tài khoản: ................. Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100109699xxx1 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Ospen 1 tr áo Vỉ 2.500 8.000 20.000.000 Cộng tiền hàng: 20.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 21.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Đơn vị: Công ty Dược phẩm TBYT Hà Nội (HAPHARCO) Số 2 Hàng Bài