Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty hoá dầu Petrolimex

ồng theo % quy định trong điều khoản hợp đồng uỷ thác. Tài khoản sử dụng: Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác sử dụng các TK: TK 111: Tiền mặt TK 112: TGNH TK 151: Hàng mua đang đi đường TK 156: Hàng hoá TK 131: Phải thu khách hàng TK 511: Doanh thu TK 333: Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước ……………………………………………….. Trình tự kế toán: - Khi nhận của đơn vị uỷ thác Nhập khẩu một khoản tiền mua hàng trả trước để mở L/ C căn cứ vào chứng từ liên quan ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 (Chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác) - Khi chuyển tiền hoặc vay ngân hàng để mở L/ C (nếu thanh toán bằng thư tín dụng), căn cứ vào các chứng từ liên quan ghi: Nợ TK 144: Cầm cố, kí cược, kí quĩ ngắn hạn Có TK 111, 112, 311 - Khi nhập khẩu vật tư, thiết bị hàng hoá ghi: Số tiền uỷ thác nhập khẩu phải thanh toán hộ với người bán cho bên giao uỷ thác, căn cứ vào các chứng từ liên quan ghi: Nợ TK 151: Nếu đang đi đường theo tỉ TGHT Nợ TK 156: Hàng hoá( nếu đã về nhập kho) theo TGHT Có TK 331: (Chi tiết cho từng người bán) theo TGHT Trường hợp nhận hàng của nước ngoài không nhập kho chuyển giao thẳng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, ghi: Nợ TK 331 (Chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu) Có TK 331 (Chi tiết người bán nước ngoài) Thuế NK, thuế VAT hàng nhập khẩu, thuế TTĐB phải nộp cho đơn vị uỷ thác Nhập khẩu, căn cứ vào các chứng từ có liên quan, ghi: Nợ Tk 151: Hàng mua đi đường Nợ TK 156: Hàng hoá Có TK 333: Gồm cả thuế VAT hàng NK + thuế NK + Thuế TTĐB Trường hợp nhận hàng của nước ngoài không qua nhập kho chuyển thẳng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, ghi: Nợ TK 331 (Chi tiết đơn vị uỷ thác Nhập khẩu) Có TK 3333: Thuế suất, nhập khẩu ( chi tiết Thuế NK) Khi trả hàng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào hoá đơn VAT xuất trả hàng và các chứng từ có liên quan, ghi: Nợ TK 131 (Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác) Có TK 151 : hàng mua đang đi đường Có TK 156: Hàng hoá (Giá trị hàng nhập đã bao gồm các khoản thuế phải nộp ) - Đối với phí uỷ thác Nhập khẩu và thuế VAT tính trên phí uỷ thác NK, căn cứ vào hoá đơn VAT và các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh doanh thu phí uỷ thác NK, ghi: Nợ Tk 131,111,112 (Tổng giá thàng thanh toán) Có TK 511 (Doanh thu bán hàng) Có TK 3331 (Thuế VAT phải nộp) - Đối với các khoản chi hộ cho đơn vị uỷ thác Nhập khẩu liên quan tới hoạt động nhận uỷ thác Nhập khẩu (phí ngân hàng, phí giám định hải quan, chi thuê kho, chi thuê bãi, chi bốc xếp vận chuyển hàng hoá…), căn cứ vào các chứng từ liên quan ghi: Nợ TK 131 (Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác Nhập khẩu) Có TK 111, 112 - Khi đơn vị uỷ thác Nhập khẩu chuyển trả nốt số tiền hàng nhập khẩu, tiền thuế nhập khẩu, thuế VAT nhập khẩu, thuế TTĐB (Nếu đơn vị uỷ thác nhờ nộp hộ vào NSNN các loại khoản thuế), và các khoản chi hộ cho hoạt động Nhập khẩu uỷ thác , phí uỷ thác Nhập , căn cứ vào các chứng từ liên quạn, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 (Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác Nhập khẩu) - Khi thanh toán hộ tiền hàng Nhập khẩu với người bán cho đơn vị uỷ thác Nhập khẩu, căn cứ vào các chứng từ liên quan, ghi: Nợ Tk 331 (Chi tiết cho từng người bán) Có TK 112, 144 - Khi nộp hộ thuế NK, Thuế VAT hàng NK, thuế TTĐB vào NSNN, căn cứ vào các chứng từ liên quan, ghi: Nợ TK 333 Có TK 111, 112 - Trường hợp đơn vị nhập khẩu uỷ thác làm thủ tục nộp thuế NK, đơn vị uỷ thác NK tự nộp vào NSNN, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán phải ánh số tiền đơn vị uỷ thác NK đã nộp vào NSNN, ghi: Nợ TK 333 Có TK 131 (chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác NK ) Sơ đồ kế toán nghiệp vụ Nhập khẩu tại đơn vị nhận UT theo P.pháp KKTX 131 111,112 144 331 Nhận tiền UT Ký quĩ mở L/ C K/ C L/ C để NK 515,635 511 CL TGHĐ CL TGHĐ Hoa hồng uỷ thác Dùng tiền thanh toán với người XK 3331 131 333 156 TT thuế Nộp hộ thuế Thuế f.nộp Tiền Khoản khác Thuế f.nộp Giao tả hàng cho ĐVị giao UT II.2 Kế toán Nhập khẩu hàng hoá ở các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 1. Tài khoản sử dụng Kế toán ở đơn vị áp dụng phương pháp KKĐK sử dụng các TK TK 151: Hàng mua đi đường TK 156: Hàng hoá TK 157: Hàng gửi bán TK 611: Hàng hoá TK 133: Thuế VAT khấu trừ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp cho NN ……………………………………………… 2. Trình tự hạch toán - Đầu kỳ kết chuyển hàng hoá chưa tiêu thụ Nợ TK 611 (6112) Có TK 156: Hàng tồn kho Có TK 157: Hàng gửi bán Có TK 151: Hàng mua đi đường - Trong kỳ, phản ánh trị giá hàng tăng thêm do các nguyên nhân (mua, nhận, cấp…) Nợ TK 611 (6112) Có TK 333 (3333): Thuế NK phải nộp Có TK 331, 411, 111, 112: Giá mua và chi phí thu mua - Số thuế VAT đầu vào của hàng NK, thu mua trong nước Nợ TK 133 (1331) Có TK 3331 (33312): Thuế VAT hàng NK Có TK 331, 111, 112 - Số giảm giá hàng mua hoặc hàng mua bị trả lại Nợ TK 111, 112, 138, 331… Có TK 611 (6112): Trị giá mua hàng trả lại Có TK 133 (1331): Thuế VAT tương ứng của hàng bị trả lại - Số chiết khấu thanh toán khi mua hàng được hưởng Nợ TK 331, 111, 112, 138 … Có TK 711 - Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê xác định hàng đã tiêu thụ và chưa tiêu thụ ghi: Nợ TK 151, 156, 157 Có TK 611 (6112) 3. Sơ đồ kế toán nghiệp vụ Nhập khẩu hàng hoá theo p, pháp KKĐK (Trang bên) 151, 156, 157 611 151, 156, 157 Kết chuyển giá vốn hàng TK Kết chuyển giá vốn hàng TK đi đường, gửi bán ĐK đi đường, gửi bán CK 331, 333, 111, 112 632 Tri giá vốn hàng tiêu thụ Các nghiệp vụ phát sinh làm Tăng giá vốn hàng hoá TK 331, 111, 112 Các khoản giảm giá 1331 Thuế VAT đầu vào được khấu trừ Phần II: Thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty hoá dầu Petrolimex I.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy kế toán ở công ty. 1.Quá trình ra đời và phát triển của Công ty: Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nạm Petrolimex thuộc Bộ Thương Mại được thành lập ngày 12 /1/ 1956. Ngày nay đã trở thành một doanh nghiệp lớn trọng yếu của nhà nước, được thành lập theo quyết định số 244/TTg ngày 17/ 4/ 1995 của Thủ tướng Chính phủ. Xuất phát từ nhu cầu thị trường, ngày 1/ 9/ 1994, Công ty Dầu nhờn Petrolimex thành viên thứ 25 của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam được thành lập theo quyết định số 745 TM/BTM ngày 9/ 6/ 1994. Tên giao dịch quốc tế: Petrolimex Lubricants Company Trụ sở giao dịch: Số 1- Khâm Thiên- Hà Nội Điện thoại: 8513205. Fax: 048513207 Số vốn điều lệ ban đầu: 52,5 tỷ đồng Trong đó: Vốn cố định là 15 tỷ đồng Vốn lưu động là 37,5 tỷ đồng PLC là một trong những thành viên năng động nhất của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, thực hiện sản xuất và nhập khẩu hàng đầu Việt Nam về lĩnh vực dầu mỡ nhờn, nhựa đường và hoá chất. Tiền thân của Công ty là phòng kinh doanh dầu mỡ nhờn của Petrolimex. Nhưng đứng trước nhu cầu ngày càng tăng cuả thị trường Viện kinh tế Bộ Thương Mại đã cho phép thành lập công ty. Công ty chính thức đi vào hoạt động như một doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty từ ngày 1/ 1/ 1994. Ngày 13/ 10/ 1998 theo quyết định số 1191/ 1998/ QĐ- BTM của Bộ Thương Mại, “ Công ty Dỗu nhờn Petrolimex” được đổi tên thành “Công ty Hoá Dầu Petrolimex” trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Theo quyết định số 1801/ 2003 QĐ- BTM ngày 23/ 12/ 2003 của Bộ trưởng Bộ Thương Mại Công ty hoá dầu Petrolimex được chuyển thành Công ty cổ phần hoá dầu Petrolimex và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1/ 3/ 2004. PLC là một doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản riêng ở Hà Nội, có con dấu riêng để giao dịch theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty đã được tổng công ty và Bộ Thương Mại duyệt. PLC đã đảm bảo cho thị trường trong nước và xuất khẩu các loại dầu mỡ nhờn đạt tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế mang các nhãn hiệu nổi tiếng Petrolimex (PLC), EIF được đóng gói dưới dạng bao bì, phuy, thùng can, lon từ 0,7lít đến 200lít. Với trên 100 chủng loại dầu mỡ nhờn thoả mãn yêu cầu bôi trơn cho các loại thiết bị thuộc lĩnh vực đường bộ, đường thuỷ, đường sắt, đường hàng không và máy móc thiết bị công nghệ chuyên dùng của các nhà máy, xí nghiệp sản xuất. Cùng với công ty BP- PETCO (liên doanh giữa Petrolimex và BP. OIL của vương quốc Anh) PLC đã cung cấp các sản phẩm dầu mỡ nhờn chất lượng cao cho khách hàng. Không chỉ phân phối thuần tuý, PLC đã và đang tích cực đa dạng hoá hoạt động của mình trên các lĩnh vực đầu tư, nghiên cứu sản phẩm mới, cung cấp tư vấn dịch vụ kỹ thuật và giải đáp kỹ thuật, đảm bảo môi sinh môi trường. Hỗ trợ cho các hoạt động này là một đội ngũ các chuyên gia kĩ sư giàu kinh nghiệm cùng vứi hai trung tâm thử nghiệm đạt tiêu chuẩn quốc gia TCVN 5958 : 1995 (ISO/ IEF Guide 25) được trang bị các thiết bị hiện đại tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Ngày nay PLC đã làm cho sản phẩm của mình trở nên thân thuộc với người tiêu dùng trong cả nước với chất lượng cao, bao bì đẹp, phương thức phục vụ chu đáo. Là thành viên chính thức thứ 27 của ELF Lub Marine (Cộng hoà Pháp) PLC không những đã cung cấp dầu nhờn hành hải cho hàng trăm lượt tàu biển tại các cảng Việt Nam mà còn phát triển các hoạt động của mình tới 80 nước và 650 cảng trên thế giới. Cùng với những hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực dầu mỡ nhờn PLC còn biết đến là một nhà cung cấp nhựa đường nóng dạng xá đầu tiên tại Việt Nam với các khu kho, bể có sức chứa hơn 10 nghìn tấn và hệ thống công nghệ hoàn chỉnh, hiện đại tại thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phòng, Cần Thơ. Nhựa đường nóng dạng xá của PLC đã và đang đáp ứng nhu cầu tiêu dùng nhựa đường trên mọi miền đất nước. Nhựa đường nóng của PLC đảm bảo chất lượng, giá cả cạnh tranh, điều kiện phục vụ tiện lợi đã và đang đồng hành với các dự án quốc lộ 1, quốc lộ 5, quốc lộ 51 và nhiều tuyến đường bộ khác. Ngoài nhựa đường nóng, PLC còn pha chế nhựa đường cut-back đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và cung cấp các loại nhựa đường đặc đóng phuy, nhựa lỏng và nhựa đường nhũ tương đến khách hàng. Với lượng nhựa đường cung cấp hàng vạn tấn/ năm PLC đã thực sự hoà nhập vào công cuộc tái thiết cơ sở hạ tầng trong cả nước. Liên tục phát triển để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng và đa dạng của khách hàng, Công ty hoá dầu Petrolimex không ngừng tăng cường mối phát triển quan hệ hợp tác quốc tế. Theo giấy phép đăng kí kinh doanh và điều lệ hoạt động công ty, PLC có các chức năng, nhiệm vụ sau: Xuất nhập khẩu kinh doanh dầu mỡ nhờn, các sản phẩm hoá dầu (trừ nhiên liệu), vật tư trang thiết bị chuyên dùng cho xăng dầu, vận tải phục vụ công tác kinh doanh của công ty. Theo quyết định số 567/ XD- QĐ Tổng công ty xăng dầu Việt Nam bổ xung nhiệm vụ cho PLC là “ nghiên cứu, sản xuất, pha chế các loại dầu mỡ nhờn thay thế các mặt hàng nhập khẩu thuộc phạm vi kinh doanh của công ty” Chủ động xây dựng kế hoạch kinh doanh và các hoạt động khác của đơn vị và tổ chức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch đó sau khi được Tổng công ty duyệt. Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh Năm 2003 Phần I: Lãi Lỗ Tên chỉ tiêu Mã c.tiêu Kỳ trước Quý này Luỹ kế từ đầu năm Tổng doanh thu bán hàng Trong đó: -Doanh thu hàng xuất khẩu 2111 613,930,736,932 - 28,814,181,185 220,218,519,625 - 15,388,311,388 834,149,256,557 - 44,202,492,573 Các khoản giảm trừ 2112 616,067,527 433,947,870 1,050,015,397 - Chiết khấu - - - - Giảm giá hàng bán - - - - Hàng bán bị trả lại 616,067,527 433,947,870 1,050,015,397 - Thuế TTĐB, thuế xuất khẩu - - - 1. Doanh thu thuần 2113 613,314,669,405 219,784,571,755 833,099,241,160 2. Giá vốn hàng bán 2114 534,455,477,465 188,844,799,196 723,300,276,661 3. Lãi gộp 2115 78,859,191,940 30,939,772,559 109,798,964,499 4. Doanh thu hoạt động TC 291,805,430 123,671,159 415,476,589 5. Chi phí hoạt động TC 11,927,621,503 4,594,799,517 16,522,421,020 6. Chi phí bán hàng 49,205,389,657 18,830,827,430 68,036,217,087 7. Chi phí QLDN 6,197,409,815 2,277,253,218 8,474,663,033 8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 2117 23,456,392,468 9,831,691,911 33,288,084,379 9. Thu nhập khác 1,027,490,153 605,483,633 1,632,973,786 10. Chi phí khác 86,636,169 131,671,031 218,307,200 11. Lợi nhuận khác 2119 940,853,984 473,812,602 1,414,666,586 12. Tổng LN trước thuế 2120 12,761,430,379 5,834,376,155 18,595,806,534 13. Thuế thu nhập phải nộp 2121 4,083,657,721 1,853,432,370 5,937,090,091 14. Lợi nhuận sau thuế 2122 8,677,772,658 3,980,943,785 12,658,716,443 2. Thị trường mua bán hàng hoá Để đảm bảo nguồn hàng kinh doanh theo đúng chiến lược sản phẩm, Công ty hoá dầu đã thiết lập các nguồn hàng chính sau: Các mặt hàng nhãn hiệu BP cho dầu nhờn trên bộ, chủ yếu được cung cấp từ BP- Petco. Một số lượng nhỏ các loại dầu nhờn đặc chủng thì được nhập từ BP Singapore. Dầu nhờn mang nhãn hiệu PLC: Công ty dầu nhờn đã kết hợp với một số hãng phụ gia để phát triển các sản phẩm mang tên PLC và được sản xuất trong nước. Nguồn nguyên liệu phải được nhập khẩu: + Dầu gốc: Là thành phần chủ yếu của dầu nhờn, được nhập khẩu từ Singapore. + Phụ gia: Là chất tăng tính bôi trơn của dầu( chống ăn mòn, mài mòn), chủ yếu được nhập từ các hãng nổi tiếng của Mỹ như: Lubrrizol, Paramin, Ethyt… + Dầu nhờn hàng hải (dùng cho tàu biển): Là thành viên chính thức của hiệp hội dầu nhờn hàng hải mang nhãn hiệu ELF tại Việt Nam và cung cấp cho khách hàng tại bờ biển Việt Nam. Công ty kinh doanh mặt hàng dầu mỡ nhờn, nhựa đường, hoá chất trên 3 kênh chính sau: @ Văn phòng công ty trực tiếp kinh doanh. @ Các chi nhánh trực tiếp kinh doanh. Công ty có 5 chi nhánh, xí nghiệp dầu nhờn là những đơn vị hạch toán phụ thuộc: Chi nhánh hoá dầu thành phố Hồ Chí Minh Chi nhánh hoá dầu Hải Phòng Xí nghiệp Dầu nhờn Hà Nội Chi nhánh dầu nhờn Cần Thơ Chi nhánh dầu nhờn Đà Nẵng @ Các công ty xăng đầu, các công ty vật tư tổng hợp các tỉnh là các tổng đại lý của công ty dầu nhờn tại các tỉnh. Các khách hàng mà hiện nay PLC đang chiếm ưu thế là: Quốc phòng, Đường sắt, Nhà máy xi măng, Nhà máy đường tại miền Trung… QUá TRìNH VậN Động trong khâu NHậP KHẩU Và bán ra Nguồn pha chế PLC trong nước Nguồn nhập của BP- Petco tại Việt Nam Nguồn nhập khẩu từ BP, ELF Nguồn nhập khẩu của các nước khác Công ty dầu nhờn (PLC) : Dỗu nhờn, nhựa đường, hoá chất Các đại lý của công ty bán Tổng đại lý của công ty bán Chi nhánh PLC trực tiếp bán Văn phòng công ty trực tiếp 3. Mô hình tổ chức quản lý ở Công ty dầu nhờn Petrolimex. Để hoàn thành tốt công tác kinh doanh, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức rất chặt chẽ, khoa học, giúp cho lãnh đạo Công ty có thể nắm bắt một cách kịp thời và giúp lãnh đạo ra các quyết định kinh doanh một cách đúng đắn, chính xác. Hình thức tổ chức quản lý ở Công ty là hình thức tổ chức trực tuyến tham mưu, đựơc khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh nhựa đường Phòng kinh doanh hoá chất Phòng kinh doanh dầu nhờn Phòng kế toán tài chính Phòng kỹ thuật sản xuất Phòng tổ chức hành chính Một số cửa hàng kinh doanh tại Hà Nội Chi nhánh dầu nhờn TP HCM Xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội Chi nhánh hoá dầu Cần Thơ Chi nhánh dầu nhờn Đà Nẵng Chi nhánh hoá dầu Hải Phòng Ban giám đốc gồm 3 người: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc. + Giám đốc: Phụ trách chung, quản lý, giám sát mọi hoạt động của Công ty,chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tổng Công ty về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, về tính hiệu quả cũng như việc chấp hành pháp luật hiện hành. + 01 phó Giám đốc kiêm giám đốc chi nhánh dầu nhờn thành phố Hồ Chí Minh + 01 Phó giám đốc phụ trách nội chính, kỹ thuật XDCB,sản phẩm mới. Phòng kỹ thuật XDCB: Xây dựng cơ sở kỹ thuật của Công ty và làm các dịch vụ hoá nghiệm, dịch vụ kỹ thuật phục vụ cho việc bán hàng, đảm bảo theo yêu cầu của khách hàng. Phối hợp với phòng kế toán và các phòng khác để xử lý hàng hoá kém hoặc mất phẩm chất, kiểm tra, hoặc xét duyệt các luận chứng kinh tế kỹ thuật, quyết toán công trình xây dựng. Phòng kế toán tài chính: Giúp đỡ giám đốc trong công việc tổ chức hệ thống quản lý kinh tế từ Công ty tới các xí nghiệp, chi nhánh, hướng dẫn, kiểm tra chế độ hạch toán toàn Công ty,quản lý theo dõi tình hình biến động vốn, tài sản của Công ty, thực hiện ghi sổ sách kế toán theo đúng pháp lệnh thống kê mà Nhà nước ban hành. Đồng thời trực tiếp chỉ đạo thực hiện hạch toán kế toán phần kinh doanh cá thể văn phòng Công ty. Phòng tổ chức hành chính: phục vụ cho những hoạt động hàng ngày của văn phòng Công ty, làm lao động tiền lương, tổng hợp các loại hoạt động phục vụ cho việc điều hành trực tiếp của giám đốc. - Phòng kinh doanh dầu mỡ nhờn. Phòng kinh doanh nhựa đường. Phòng kinh doanh hoá chất Đối với 3 phòng kinh doanh thì nhiệm vụ không chỉ trực tiếp kinh doanh mà còn điều hành kinh doanh của các chi nhánh. Các đơn vị trực thuộc: + Chi nhánh dầu nhờn Cần Thơ: có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh doanh của công ty tại các tỉnh miền Tây. + Chi nhánh hoá dầu thành phố Hồ Chí Minh: có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh doanh theo nhiệm vụ Công ty hoá dầu giao cho trên địa bàn từ tỉnh Khánh Hoà đến hết các tỉnh phía Nam. Đây là đầu mối tiếp nhận nguồn hàng nhập khẩu, tạo chân hàng cung cấp cho nhiệm vụ kinh doanh trực tiếp, cho các tổng đại lý trên địa bàn các tỉnh phía Nam. + Chi nhánh dầu nhờn Đà Nẵng: có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh doanh của Công ty hoá dầu tại các tỉnh miền Trung từ Quảng Bình đến Khánh Hoà. + Chi nhánh hoá dầu Hải Phòng: có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh doanh của Công ty hoá dầu tại các tỉnh phía Bắc thuộc khu vực miền duyên hải từ Quảng Ninh đến Hà Tĩnh. Đây là mối tiếp nhận hàng nhập khẩu trực tiếp và nguồn hàng pha chế từ thành phố Hồ Chí Minh ra phía Bắc, đảm bảo nhiệm vụ kinh doanh của toàn Công ty và chi nhánh. + Xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội: có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh doanh của Công ty hoá dầu tại thành phố Hà Nội và một số tỉnh biên giới phía Bắc từ Lạng Sơn đến Lai Châu. 4. Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán của Công ty. 4.1. Tổ chức công tác hạch toán và quản lý tài chính Công ty. - Công ty hoá dầu Petrolimex được tổng Công ty cấp vốn kinh doanh để hoạt động, chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm do Tổng công ty giao, đảm bảo doanh thu bù đắp các chi phí và có lãi theo kế hoạch, thực hiện nghĩa vụ ngân sách Nhà nước. - Trên cơ sở xác định mức vốn lưu động cho Công ty, Tổng công ty đảm bảo 100% vốn lưu động cho công ty bằng cách giao trực tiếp 50% vốn lưu động cho Công ty quản lý và tự chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn, 50% được vay định mức tại Tổng công ty và phải trả lãi theo lãi suất nội bộ ngành, số vay vượt định mức sẽ phải trả lãi theo lãi theo lãi vay vượt định mức. Cơ chế quản lý điều hành tài chính của Công ty là tập trung. Công ty là người duy nhất trực tiếp nhập khẩu toàn bộ hàng hoá gồm dầu mỡ nhờn, nhựa đường, hoá chất và nhập mua dầu mỡ nhờn của Công ty BP-Petco giao cho các chi nhánh, xí nghiệp dầu nhờn, tại văn phòng Công ty tổ chức tiêu thụ trực tiếp, các chi nhánh chỉ được nhập khẩu khi Công ty uỷ quyền. Các chi nhánh, xí nghiệp dầu nhờn bán hàng thu tiền và chuyển tiền bán hàng về công ty, các tổng đại lý tiêu thụ hàng hoá và chuyển tiền bán hàng trực tiếp về công ty sau khi đã trừ số chiết khấu định mức hoặc hoa hồng được hưởng. Công ty chịu trách nhiệm cân đối tài chính, tính toán cân đối dòng lưu chuyển tiền tệ toàn Công ty, đảm bảo sử dụng vốn tiết kiệm hiệu quả. 4.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty. Với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty có các chi nhánh, xí nghiệp hoá dầu trực thuộc tại các thành phố lớn trong cả nước, tại Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán. Các công việc được thể hiện theo sơ đồ sau:  Đơn vị trực thuộc Đơn vị chính Lập thu chứng từ Lập thu chứng từ Kiểm tra chứng từ Kiểm tra, xử lý chứng từ Xử lý chứng từ Sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết Ghi vào sổ kế toán Lập báo cáo chung toàn Công ty Các kho cửa hàng trực thuộc hạch toán báo sổ, tập hợp các chứng từ gốc, lập bảng kê và định kỳ gửi về phòng kế toán để kiểm tra và hạch toán. Các chi nhánh, xí nghiệp hoá dầu là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, có bảng tổng kết tại chi nhánh, xí nghiệp. Phòng kế toán tại các chi nhánh, xí nghiệp thực hiện các công tác kế toán phát sinh ở tại chi nhánh, xí nghiệp của mình và báo cáo kế toán gửi tới Công ty để tổng hợp. Phòng kế toán Công ty thực hiện các công tác kế toán phát sinh tại văn phòng Công ty, kiểm tra báo cáo kế toán của các chi nhánh, xí nghiệp và tổng hợp báo cáo kế toán toàn Công ty, báo cáo Tổng công ty và các cơ quan quản lý Nhà nước. Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty hoá dầu : Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán trong doanh nghiệp, tổ chức điều hành bộ máy kế toán, kiểm tra việc thực hiện ghi chép, luân chuyển chứng từ. Hướng dẫn, chỉ đạo việc lưu trữ các tài liệu kế toán, lựa chọn và cải tiến hình thức hạch toán cho phù hợp với tình hình sản xuất và kinh doanh của đơn vị. Chức năng quan trọng nữa của kế toán trưởng nữa là tham mưu cho ban giám đốc, giúp ban giám đốc đưa ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh. Phó phòng kế toán: tổ chức, chỉ đạo công tác tài chính, thông tin và kiểm tra tài chính bằng những phương pháp chuyên môn của kế toán, thường xuyên đôn đốc, hướng dẫn và kiểm tra kế toán của các đơn vị phụ thuộc. Kế toán toán tổng hợp toàn công ty: hàng tháng, dựa vào các bảng kê, nhật ký của từng bộ phận, tập hợp chi phi vào sổ cái hàng tháng, lập báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh hàng quý, 6 tháng, 9 tháng, cả năm. Kế toán ngân hàng: mở sổ chi tiết theo dõi tong loại tiền gửi. Hàng ngày khi nhận được chứng từ do Ngân hàng gửi đến phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Khi kết thúc niên độ kế toán, nếu có sự biến động lớn về tỷ giá, cần thiết phải đánh giá các khoản vay bằng ngoại tệ, vàng, bạc, kim loại quý hiếm để đánh giá đúng giá trị thực của kết quả hoạt động kinh doanh. Thủ quỹ: có nhiệm vụ lấy tiền mặt ở ngân hàng về quỹ về nộp tiền thu được ở đơn vị vào ngân hàng; thu chi tiền mặt khi có phiếu thu chi của kế toán thanh toán; thường xuyên báo cáo lượng tiền tồn quỹ cho lãnh đạo để đảm bảo công tác thanh toán. Kế toán thanh toán: theo dõi các khoản thanh toán nội bộ, viết phiếu thu, phiếu chi, lập chứng từ thanh toán tạm ứng, thanh toán lương và phụ cấp lương theo quy định hiện hành của Nhà nước, kiểm soát thường xuyên tình hình thu chi tiền mặt với lãnh đạo, đảm bảo chế độ kế toán. Kế toán bán hàng: viết hoá đơn bán hàng, kiểm kê hàng hoá, theo dõi các khoản thanh toán với người mua. Kế toán tổng hợp văn phòng: tổng hợp toàn bộ khối quyết toán của văn phòng, tổng hợp nhật ký chứng từ, sổ cái, bảng tổng kết tài sản của khối văn phòng Công ty. Tương tự như phòng kế toán Công ty, phòng kế toán của các chi nhánh, xí nghiệp dầu nhờn có một trưởng phòng, một phó phòng và căn cứ vào nội dung của công tác kế toán và cán bộ kế toán mà biên chế cho phù hợp với khối lượng của công tác kế toán tại từng chi nhánh, xí nghiệp dầu nhờn. Trưởng phòng kế toán phân công việc kế toán cụ thể cho các cán bộ kế toán.  Sơ đồ bộ máy kế toán công ty hoá dầu Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp toàn công ty Kế toán thanh toán Kế toán bán hàng Thủ quỹ Kế toán ngân hàng Kế toán tổng hợp văn phòng Phòng kế toán CNHD HảI Phòng Phòng kế toán CNDN Đà nẵng Phòng kế toán XNDN Hà Nội Phòng kế toán CNDH Cần Thơ Phòng kế toán CNHD thành phố HCM 4.3. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Để thực hiện tốt nghiệp vụ kế toán, Công ty đã đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thuế suất với hàng hoá dịch vụ là 10%. Công ty đã đăng ký mẫu hóa đơn tự in với Tổng cục thuế và được thực hiện thống nhất trong toàn Công ty từ ngày 1/1/1999. -Tại Công ty niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1/N kết thúc ngày 31/12/N. Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác là: đồng Việt Nam. Việc chuyển đổi các đồng tiền khác được tính theo tỷ giá thực tế giữa đồng Việt Nam với các đồng tiền khác của ngân hàng ngoại thương Việt Nam công bố tại thời điểm chuyển đổi. Phương pháp hạch toán tồn kho tại công ty: theo phương pháp kê khai thường xuyên, công ty quy định giá hạch toán để hạch toán hàng tồn kho, đến cuối kỳ giá trị hàng hoá được điều chỉnh giữa tài khoản hàng hoá tồn kho và tàI khoản chênh lệnh giá hàng hoá trên bảng cân đối tài khoản. Hình thức kế toán: với đặc điểm doanh nghiệp đã áp dụng máy vi tính trong công tác hạch toán nên hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ có cải tiến cho phù hợp với sử dụng máy vi tính. Đặc điểm hình thức nhật ký chứng từ là mọi doanh nghiệp kinh tế phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại vào nhật ký chứng từ các chứng từ gốc phát sinh, các chứng từ ghi sổ, các phiếu kế toán được cán bộ kế toán cập nhật và định khoản vào từng phần hạch toán kế toán trên máy vi tính, phần mềm hệ thống kế toán sẽ tập hợp vào các bảng kê, nhật ký chứng từ và các báo cáo kế toán theo chế độ kế toán theo quy định. Trách nhiệm của kế toán là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của ch