Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH Thương Mại Phú Đức

trung ở Hà Nội chiếm khoảng 80% thị trường kinh doanh của Công ty ngoài ra còn phân bổ rải rác các tỉnh Nam Định, Hà Tây, Cao Bằng, Hải Phòng, Thái Nguyên... 1.4. Tổ chức Công tác kế toán tại Công ty TNHH TM Phú Đức Hiện nay bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến. Kế toán trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Kế toán trưởng là người điều hàng mọi công việc và chịu mọi trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc về điều hành công tác kế toán, kiểm soát toàn bộ quá trình lưu thông tiền tệ, đảm bảo đủ nguồn vốn kinh doanh, kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện trong phòng, giám sát hợp đồng mua bán của Công ty, chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính. Với việc tổ chức này làm cho mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản. Phòng kế toán của Công ty là bộ máy kế toán duy nhất của đơn vị thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán từ khâu thu nhận, ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo. Dưới quyền kế toán trưởng là các nhân viên kế toán có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn riêng về khối lựơng công tác kế toán được giao. Họ có trách nhiệm quản lý trực tiếp, thực hiện ghi chép, phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành mà họ đảm nhiệm cụ thể như sau: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Phú Đức Kế toán trưởng Kế toán ở các cửa hàng trực thuộc Kế toán tổng hợp Kế toán nội bộ Kế toán tiền mặt và tiền gửi Kế toán chi phí Kế toán công nợ Kế toán mua hàng Kế toán kho Kế toán bỏn hàng *Nhiệm vụ của từ nhân viên kế toán : - Kế toán trưởng: Phụ trách chung về Công tác kế toán, tài chính. - Kế toán tổng hợp:Chịu trách nhiệm tổng hợp, lập báo cáo quyết toán cuối kỳ. - Kế toán mua hàng: Theo dõi chi tiết Công nợ mua hàng và vào nhật ký tài khoản 331. - Kế toán hàng tồn kho: Theo dõi tài khoản 156, tổng hợp tất cả các mặt hàng tồn trong kho, ở cửa hàng. - Kế toán Công nợ: Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu khách hàng. - Kế toán Chi phí: Theo dõi và tổng hợp Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp và phân bổ Chi phí thu mua hàng hoá. - Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: trực tiếp thu và chi tiền mặt tại quỹ, đồng thời cũng theo dõi khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngõn hàng. - Kế toán nội bộ: Theo dõi các khoản thu chi nội bộ tại doanh nghiệp. A. Chính sách kế toán chung - Niên độ kế toán : Từ 1/1/N đến 31/12/N - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép : VND - Kỳ hạch toán : do quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty với khối lượng lớn đòi hỏi cung cấp thông tin nhanh chóng và hiệu quả nên kỳ hạch toán xác định là tháng. - Kỳ lập báo cáo : Các báo cáo tổng hợp và lập vào cuối mỗi quý . - Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên . - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp FIFO. - Phương pháp tính khấu hao TSCD theo phương pháp khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Hình thức kế toán : Chứng từ ghi sổ. Các loại sổ sử dụng gồm: + Chứng từ ghi sổ + Sổ cái các tài khoản + Sổ kế toán chi tiết: Để phù hợp với hoạt động tại Công ty kế toán chi tiết tiến hành mở một sổ kế toán chi tiết sau: * Sổ chi tiết thanh toán với người bán * Sổ chi tiết phải thu của khách hàng * Sổ chi tiết thanh toạn tạm ứng .... B. Tổ chức vận dụng chứng từ và tài khoản kế toán - Hệ thống tài khoản sử dụng: Do đặc điểm quy trình công nghệ với sản xuất kinh doanh của Công ty cho nên Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141. Nhìn chung Công ty áp dụng tài khoản cấp 1,2 do Nhà nước ban hành. Các tài khoản thanh toán cũng được chi tiết theo từng đối tượng thanh toán. - Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng các loại chứng từ theo chế độ Nhà nước ban hành. Đối với từng phần hành Công ty tổ chức chứng từ phù hợp, chặt chẽ cho từng phần hành. Nếu khách hàng hay nhà cung cấp thanh toán thì chứng từ hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi được lập, biên lai thu tiền. Còn giấy đề nghị thanh toán tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng được dùng khi tạm ứng thanh toán cho cán bộ công nhân viên. C. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán. - Hệ thống sổ kế toán Do áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nên tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi sổ mà trọng tâm là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó là sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Các loại sổ sử dụng bao gồm: + Chứng từ ghi sổ : là sổ tổng hợp phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có của các tài khoản + Sổ cái : là sổ kế toán tổng hợp ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản. Mỗi tài khoản mở một sổ cái với tổng số phát sinh nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng có lấy từ sổ chứng từ ghi sổ có liên quan. Sổ cái chỉ mở một lần vào ngày cuối tháng sau khi đối chiếu số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Trình từ ghi sổ như sau: Chứng từ thanh toán với khách hàng Sổ chi tiết TK131,331 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK131,331 Bảng cân đối TK Báo cáo tài chính Quy trình ghi sổ thanh toán với khách hàng theo hình thức chứng từ ghi sổ Trong đó: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu Chương 2 Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH TM Phú Đức Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nờn trong quá trình kinh doanh luôn phát sinh nhiều nghiệp vụ thanh toán với người mua cũng như với người bán. Với nhiều mối quan hệ mua bán có cả nhà cung cấp thường xuyên như: Công ty ống thép Hoà Phát, Việt Đức, Vinapipe, Việt Thanh... Tuỳ thuộc vào nhóm nhà cung cấp cũng như các loại hàng hóa, dịch vụ mua vào mà công ty có phương thức thanh toán khác nhau như trả chậm hoặc trả trước, trả ngay với hình thức thanh toán khác nhau bao gồm : - Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt khi mua hàng hóa, dịch vụ .... - Thanh toán không dùng tiền mặt như thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi, thanh toán bù trừ (phát sinh giữa nhà cung cấp và công ty trong đó nhà cung cấp lại là khách hàng) ngoài ra, công ty thanh toán theo hình thức thư tín dụng khi Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu tuy nhiên hình thức này chi phí cao. Công ty phân chia khách hàng thành hai nhóm đối với khách hàng có thể áp dụng cho khách hàng theo phương thức thanh toán theo định kỳ hoặc thanh toán trả chậm trừ những hợp đồng mua hàng bán hàng không thường xuyên hoặc khách hàng mới thì phải thanh toán trực tiếp, thanh toán ngay. 2.1 Kế toán thanh toán với người mua 2.1.1 Chứng từ thanh toán với khách hàng Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi Công ty bán hàng húa, dịch vụ của mình theo phương thức bán chịu hoặc theo phương thức trả trước. Thông thường việc bán buôn hàng hóa hoặc bán hàng theo phương thức nêu trên chỉ xảy ra trong các nghiệp vụ bán buôn hàng hóa hoặc bán qua các đại lý của Công ty. Kế toán thanh toán với khách hàng do công ty lập và hoàn thành các thủ tục pháp lý theo phương thức mua bán đã thoả thuận. Các chứng từ sử dụng thường gồm : Các chứng từ bán hàng: + Hóa đơn bán hàng ghi nhận khoản nợ phải thu đối với khách hàng. Vì muốn gây dựng thương hiệu, uy tín nên doanh nghiệp đó quyết định dùng hoá đơn tự in được Cục thuế Hà Nội phê duyệt và được in tại Công ty in Bộ Tài Chính. Hóa đơn đặc thu kiêm phiếu xuất kho này được lập thành 4 liên: ( liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho Phòng kế toán, liên 4 giao cho thủ kho ). Trên hóa đơn có ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán, chủng loại, phương thức thanh toán.(Mẫu biểu 1) Chứng từ thanh toán : + Phiếu thu phản ánh số tiền đó thu của khách hàng. Khi khách hàng trả bằng tiền mặt kế toán tiền mặt lập phiếu thu trên cơ sở kiểm tra hóa đơn GTGT. Phiếu thu trên cơ sở kiểm tra hóa đơn giao cho khách hàng kế toán công ty căn cứ vào chứng từ này để ghi sổ. Ngoài ra còn có giấy thanh toán bự trừ. Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ Khách hàng Phòng Kế toán thủ quỹ Kế toán Thủ Kế hoạch Tiền mặt tiêu thụ kho Lưu Trữ Hợp đông Lập hóa Lập phiếu Thu Ghi Xuất Mua hàng đơn kiêm thu tiền sổ hàng Phiếu XK Mẫu biểu số 01. Hoá đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu xuất kho Công Ty TNHH Thương Mại Phú Đức Trụ sở chính : Phòng 1707, Toà nhà 27, Đường Huỳnh Thúc Kháng, P. Láng Hạ, Q. Đống Đa, Hà Nội Địa chỉ giao dịch : Nhà 2, Dóy A1, Ngừ 217, Đê La Thành, P. Ô Chợ Dừa, Q.Đống Đa Hà Nội Tel : (04) 5.142361 - 5.146208 - 5.146553 - 6362330 Fax: (04) 5.143120 Tài khoản : 006704060002293 tại Ngân hàng Quốc tế VIBank, CN Ba Đình, HN Mó số thuế : 0100967400 Email: phuducsteel@vnn.vn Phuduc steel Mẫu số 01 GTKT - 4LL - 01 Ký hiệu: AA/2006T Số: 0001064 HOÁ ĐƠN (GTGT) Kiêm phiếu xuất kho (Liên 1: Lưu) Ngày 04 tháng 06 năm 2007 Tên khách hàng: Anh Tuấn Hưng Đơn vị: Công ty CP đầu tư và phát triển Vạn Xuân Địa chỉ: Số 4 ngừ 87 Đức Giang, Hà Nội Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0102253384 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền In tại Cụng ty in Tài chớnh A B C 1 2 3 Thép 42.5 x 3.0 x 6m Cây 749 242.096 181.329.904 60.3 x 4.0 x 6m Cây 270 460.00 124.200.000 Cộng tiền hàng: 305.529.904 Tiền thuế GTGT( Thuế suất 05%): 15.276.495 Tổng cộng tiền hàng: 320.806.399 Bằng chữ: Ba trăm hai mươi triệu tám trăm linh sáu ba trăm chín chín đồng./ Người mua hàng Thủ kho Người lập hoá đơn Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Phát hành theo CV số 27690/CT-AC ngày 16 tháng 11 năm 2004 của Cục thuế TP Hà nội Mẫu Biểu số: 02 Phiếu thu PHIẾU THU Số :86 Mấu số : 01- TT Ngày 04 tháng 06 năm 2007 (QĐ số 1141-TC/QĐKĐT Ngày 1 tháng11 năm 1995 Nợ: 111 Của Bộ Tài Chính) Có: 131 Họ và tên người nộp tiền: Công ty CP đầu tư và phát triển Vạn Xuân Địa chỉ : Số 4 ngõ 87 Đức Giang, HN Lý do nộp: Thu tiền hàng Số tiền nộp : 90.000.000đ ( Viết bằng chữ: Chín triệu đồng chẵn ) Kèm theo 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền : ( Chín mươi triệu đồng ) Ngày 04 tháng 06 năm 2007 Thủ trưởng đv (Ký tên đóng dấu ) Kế toán trưởng ( Ký tên ) Người lập phiếuu (Ký tên ) Thủ quỹ (ký tên ) Người nộp (Ký tên ) * Tài khoản sử dụng Do đặc điểm kinh doanh của công ty thị trường tiêu thụ hoạt động lớn, số lượng khách hàng đa dạng, nghiệp vụ bán hàng diễn ra phong phú do đó để theo dõi hết khách hàng một cách khoa học và chính xác trong quá trình hạch toán kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Được chi tiết cho từng khách hàng đối với khách hàng thường xuyên còn đối với khách hàng không thường xuyên được ghi chung cho một khách hàng lẻ để theo dõi thanh toán một cách dễ dàng. Ví dụ : TK 131 – Công ty xăng dầu Quân Đội TK 131 – Công ty nhựa Đông á TK 131 – Khách hàng mua lẻ 2.1.2 Kế toán chi tiết với người mua. * Sổ chi tiết theo dõi Đối với hạch toán chi tiết phải thu khách hàng kế toán của công ty mở chi tiết từng đối tượng khách hàng. Nhưng để giảm bớt số lượng sổ chi tiết phải thu của khách hàng thì Công ty phân loại khách hàng thành hai nhóm: Khách hàng thường xuyên và khách hàng không thường xuyên mở chung một sổ chi tiết. * Hạch toán chi tiết Đối với các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đên khách hàng sẽ được theo dõi trên danh sách chứng từ phát sinh của chi tiết tài khoản 131 chi tiết cho từng khách hàng dựa trên chứng từ kế toán như: Hóa đơn GTGT, phiếu thu..... Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng bao gồm số phát sinh, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ cho tất cả các khách hàng. VD: +Ngày 04/06/2007 Bán hàng cho Công ty Vạn Xuân, tổng giá trị là 320,806,399 đ Nợ TK 131 : 320,806,399 Có TK 511 : 305,529,904 Có TK 333 : 15,276,495 +Ngày 10/06/2007 Bán hàng cho Công ty Xăng Dầu Quân Đội tổng giá là: 286,053,963 đ Nợ TK 131 : 286,053,963 Có TK 511 : 272,432,346 Có TK 333 : 13,621,617 +Ngày 23/06/2007 Bán hàng cho Công ty Nhựa Đông á, tổng giá trị là: 64,230,283 đ Nợ TK 131 : 64,230,283 Có TK 511 : 61,171,698 Có TK 333 : 3,058,585 +Ngày 30/06/2007 Bán hàng cho Công ty Vạn Xuõn, tổng giá trị là: 43,287,884 đ Nợ TK 131 : 43,287,884 Có TK 511 : 41,226,556 Có TK 333 : 2,061328 Căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu, biên bản giao hàng kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải thu của khách hàng. Sau đó, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải thu khách hàng cuối tháng lập bảng chi tiết cho tất cả các đối tượng như sau: Mẫu biểu số 03: Bảng chi tiết phải thu của khách hàng Công ty TNHH TM Phú Đức SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Công ty CP phát triển và đầu tư Vạn Xuân Tháng 06 năm2007 NTghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ SỐ PHÁT SINH SỐ DƯ Ghi Chu SH NT Nợ Có Nợ Có Dư 01/03/06 427,988,224 HD 1064 04/06 Bán hàng thép 511 305,529,904 HD 1064 04/06 Bán hàng thép 333 15,276,495 PT86 04/06 Thu tiền hàng 111 90.000.000 CK 23/06 Thu tiền hàng 112 306,864,238 HD 1069 30/06 Bán hàng thép 511 41,226,556 HD 1069 30/06 Bán hàng thép 333 2,061,328 Cộng phát sinh 364,094,283 396,864,238 Dư 30/06/07 395,218,269 Mẫu biểu số 04: Bảng tổng hợp chi tiết phải thu của khách hàng. Công ty TNHH TM Phú Đức SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG TK:131- Phải thu của khách hàng Tháng 06 năm 2007 ĐV: 1000đ NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có 04/6 1064 04/6 Xuất bán 511 305,529,904 - - 04/6 1064 04/6 Xuất bán 333 15,276,495 04/6 Pt86 04/6 Thu tiền 111 90,000,000 10/6 1065 10/6 Xuất bán 511 272,432,346 10/6 1065 10/6 Xuất bán 333 13,621,617 23/6 CK 23/6 Thu tiền 112 306,864,238 23/6 1066 23/6 Xuất bán 511 61,171,698 23/6 1066 23/6 Xuất bán 333 3,058,585 25/6 1067 25/6 Xuất bán 511 19,297,587 25/6 1067 25/6 Xuất bán 333 964,879 27/6 1068 27/6 Xuất bán 511 31,108,687 27/6 1068 27/6 Xuất bán 333 1,555,434 29/6 Pt87 29/6 Thu tiền 111 100,000,000 30/6 Pt88 30/6 Thu tiền 111 264,500,000 30/6 1069 30/6 Xuất bán 511 41,226,556 30/6 1069 30/6 Xuất bán 333 2,061,328 Cộng phát sinh trong tháng 767,305,116 761,364,238 Dư cuối tháng 5,940,878 2.1.3 Kế toán tổng hợp với người mua. Công ty sử dụng bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng nó tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của từng khách hàng. Đối với hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng kế toán công ty sử dụng chỉ có sổ cái tài khoản 131. Để hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng kế toán tập hợp số liệu từ danh sách chứng từ chi tiết tài khoản 131 và bảng chi tiết tài khoản 131. Hàng tháng, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu danh sách chứng từ và bảng chi tiết TK 131 rồi sau đó tổng hợp số dư phát sinh để cuối quý ghi sổ cái Tk 131. Mẫu biểu số 05: Sổ cái SỔ CÁI Tên TK 131: Phải thu khách hàng Tháng 06 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT SH Nợ Có Dư đầu kỳ - - 04/06 1064 Xuất bán 511 305,529,904 04/06 1064 Xuất bán 333 15,276,495 04/06 PT86 Thu tiền 111 90,000,000 10/06 1065 Xuất bán 511 272,432,346 10/06 1065 Xuất bán 333 13,621,617 23/06 CK Thu tiền 112 306,864,238 23/06 1066 Xuất bán 511 61,171,698 23/06 1066 Xuất bán 333 3,058,585 25/06 1067 Xuất bán 511 19,297,587 25/06 1067 Xuất bán 333 964,879 27/06 1068 Xuất bán 511 31,108,687 27/06 1068 Xuất bán 333 1,555,434 29/06 PT87 Thu tiền 111 100,000,000 30/06 PT88 Thu tiền 111 264,500,000 30/06 1069 Xuất bán 511 41,226,556 30/06 1069 Xuất bán 333 2,061,328 Cộng phát sinh 767,305,116 761,364,238 Dư cuối kỳ 5,940,878 Ngoài ra cuối mỗi quý Công ty và bên khách hàng sẽ tiến hành lập bảng đối chiếu công nợ để xác định rõ số công nợ còn phải thu của khách hàng dựa trên bảng kê chi tiết nhập hàng và thanh toán do bên khách hàng lập. Ví dụ: trong quý 2 năm 2007 Công ty và Công ty Vạn Xuân tiến hành đối chiếu công nợ như sau: Mẫu biểu số 06: Bảng kê chi tiết cho từng khách hàng Bảng kê chi tiết nhập hàng và thanh toán của Công Ty Vạn Xuân ( Từ ngày 01/06 đến ngày 30/06/2007) Dư nợ đầu kỳ: 427,988,224 đ Phần nhập hàng Phần thanh toán Ghi chú Số HĐ Ngày tháng Số tiền Số chứng từ Ngày tháng Số tiền 1064 04/06 320,806,399 1070 30/06 43,287,884 PT86 04/06 90,000,000 TM UNC 23/06 306,864,238 CK Cộng 364,094,283 396,864,238 Số dư tính đến ngày 30/06/2007: 395,218,269 đ XÁC NHẬN CỦA CÔNG TY PHÚ ĐỨC XÁC NHẬN CỦA CÔNG TY VẠN XUÂN Mẫu biểu số 07: Biên bản Công nợ với khách hàng CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY TNHH TM PHỲ ĐỨC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ----------***----------- -------***------- Số: 164/BBXNCN Hà Nội, ngày 30 tháng 06 năm 2007 BẢNG XÁC NHẬN CÔNG NỢ ( Từ 01/06/2007 đến 30/06/2007) Hôm nay ngày 30/06/2007 tại Công ty Vạn Xuân. Chúng tôi gồm: Đại diện Công ty Phú Đức : Ông Nguyễn Phú Thịnh GĐ Công ty Đại diện Công ty Vạn Xuân : Ông Nguyễn Tuấn Anh GĐ Công ty Hai bên cùng đối chiếu xác nhận Công nợ tính đến hết ngày 30/06/2007, cụ thể như sau : - Số dư công nợ đến hết 31/5/2007: 427.988.224 đ - Mua hàng trong tháng 06 : 364.094.283 đ - Thanh toán trong tháng : 396.864.238 đ - Tính đến hết ngày 30/06/2007 Công ty CP đầu tư và phát triển Vạn Xuân còn nợ Công ty Phú Đức số tiền là: 395.218.269 đ Bằng chữ: Ba trăm chín lăm triệu hai trăm mươi tám ngàn hai trăm sáu chín đồng./ Trong đó: số tiền nợ quá hạn: 63.893.941 đ Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị ngang nhau mỗi bên lưu 01 bản. Đại diện bên mua Đại diện bên bán ( Ký tên, đóng dấu ) ( Ký tên, đóng dấu ) 2.2 Kế toán thanh toán với người bán 2.2.1 Chứng từ thanh toán Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp thường xảy ra trong quan hệ mua bán hàng hóa, dịch vụ.... giữa công ty với các nhà cung cấp. Nghiệp vụ thanh toán chỉ phát sinh khi công ty mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm tiền hàng hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng. Trong cả hai tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ giữa công ty với người bán, khi doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng cho người bán, khi doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán sẽ nảy sinh một khoản tiền phải thu ở người bán, khi công ty mua chịu hàng hóa, dịch vụ thì sẽ phát sinh nợ phải trả, phải thu với người bán đều dựa trên bộ chứng từ bán hàng bao gồm: * Các chứng từ mua hàng gồm: + Hóa đơn GTGT là hóa đơn do nhà cung cấp giao cho công ty là căn cứ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp ( biểu mẫu số 08) + Phiếu nhập kho do phòng cung ứng vật tư lập thành 3 liên : liên 1 lưu, liên 2 giao cho người nhập kho, liên 3 giao cho thủ kho nhập kho ghi theo thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ( biểu mẫu số 0.9) + Ngoài ra còn có hợp đồng mua hàng hóa. * Các chứng từ thanh toán như : + Phiếu chi khi thanh toán tiền hàng hoặc ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp lập thành 2 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho thủ quỹ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán.( biểu mẫu 10) + Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ hoặc bảng sao kê báo nợ khi Công ty thanh toán qua ngân hàng.( biểu mẫu 11) Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ Viết phiếu nhập kho Hóa đơn GTGT Nhập kho P Vật tư P Tài vụ KCS Thủ kho ký Thanh toán Một số chứng từ mẫu trong nghiệp vụ mua hàng Mẫu biểu số 08: Hoá đơn GTGT HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 : Giao cho khách hàng CH/2007B Ngày 02 tháng 06 năm 2007 0016497 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Việt Thanh....................................... Địa chỉ : Gia Thượng – Quang Minh – Mê Linh – Vĩnh Phúc Số Tài khoản :.......................................................................................... Điện thoại : MST : 2500221272 Đơn vị mua hàng : Công Ty TNHH TM Phú Đức Địa chỉ : Nhà 2 dẫy A1 ngừ 217 Đê La Thành - Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản............................................................................................... Hình thức thanh toán : CK/TM MS: 0100967400 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 Thép ống hộp các loại Kg 5,098.278 12,000 61,179,335 Cộng tiền hàng : 61,179,335 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT: 3,058,967 Tổng tiền thanh toán : 64,238,302 Số tiền viết bằng chữ : Sáu tư triệu hai trăm ba tám ngàn ba trăm linh hai đồng ./ ........................................................................... Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Đóng dấu,ghihọ tên) Mẫu biểu số 09: Phiếu nhập kho. PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – VT Theo QĐ:1141-TC/QD/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ tài chính Ngày 02 tháng 06 năm 2007 Nợ: 156 Số: 206 Có: 331 Họ, tên người giao nhận hàng: Công ty TNHH Việt Thanh Theo hoá đơn GTGT số: 16497, Ngày 02 tháng 06 năm 2007 của Việt Thanh Nhập tại kho: Số 4 Cầu Tiên, HN STT Tên hàng hóa, quy cách phẩm chất VT Đvị tính SL theo Ctừ SL thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 4 Thép ống hộp CL Kg 5,098.278 5,098 12,600 64,238,302 Thành tiền (Bằng chữ): Sáu tư triệu hai trăm ba tám ngàn ba trăm linh hai đồng./ Ngày 02 tháng 06 năm 2007 Thủ trưởng ĐV (Ký, ghi rõ họ tên) Người giao hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu biểu số 10: Phiếu chi PHIẾU CHI Số : 276 Mẫu số 02- TT(QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính) Ngày24 tháng 06 năm 2007 Nợ : 331 Có : 111 Họ và tên người nhận tiền : Nguyễn Tuấn Hùng Địa chỉ : Công Ty TNHH Việt Thanh Lý do chi : Thanh toán tiền hàng Số tiền: 100,000,000đ ( Viết bằng chữ : Một trăm triệu đồng chẵn ./) Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 24 tháng 06 năm 2007 Thủtrưởg ( Ký tên ) Kế toán trưởng (Ký tên ) Người lập ( Ký tên ) Thủ quỹ ( Ký tên ) Người nhận tiền ( Ký tên ) Mẫu biểu số 11: Uỷ nhiệm chi UỶ NHIỆM CHI Ngày 26 tháng 06 năm 2007 ĐỀ NGHỊ GHI NỢ TÀI KHOẢN SỐ TIỀN: 60,000,000 đ Số TK: 00670406002293 Bằng số: Tên tài khoản: Công ty TNHH TM Phú Đức Sáu mươi triệu đồng chẵn./ Địa chỉ:.. Bằng chữ: Ngân hàng: Quốc tế ViBank – CN Ba Đình – HN VÀ GHI CÓ TÀI KHOẢN Số TK: 006704060017512 Tên tài khoản: Công ty TNHH Việt Thanh Nội dung: Thanh toán tiền hàng Địa chỉ:.. Ngân hàng: Quốc tế ViBank – CN Ba Đình - HN KẾ TOÁN TRƯỞNG CHỦ TÀI KHOẢN KÍ VÀ ĐÓNG DẤU * Tài khoản sử dụng . Tài khoản sử dụng để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp là TK331 “ Phải trả người bán” do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên đối tượng người bán hết sức đa dạng. Vì vậy, kế toán thanh toán mở chi tiết cho từng nhà cung cấp. Ví dụ : TK 331- Công ty Hoà Phát TK 331- Công ty Việt Đức TK 331- Công Ty Vinapipe TK 331 - Công ty Việt Thanh . 2.2.2 Kế toán chi tiết với người bán - Sổ chi tiết : Công ty sử dụng sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán và bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với từng người bán và sử dụng một số bảng đối chiếu công nợ. - Sổ tổng hợp Công ty sử dụng sổ chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 331. Sổ cái tổng hợp số liệu theo từng quý phản ánh phát sinh nợ, có, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ sau đó được đối chiếu với các sổ chi tiết. * Hạch toán chi tiết thanh toán với người bán. Căn cứ vào các chứng từ kế toán khi mua hàng như hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi, biên bản kiểm nghiệm hàng hóa, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK331. Mỗi nhà cung cấp được ghi trên một trang sổ chi tiết riêng còn đối với các nhà cung cấp không thường xuyên sẽ mở chung cho một trang sổ. Đến cuối tháng dựa vào sổ chi tiết kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán. Ví dụ + Ngày 02/06/2007 mua hàng của Công ty Việt Thanh tổng giá trị thanh toán là 64,238,302 đ ( Thuế suất 5% ) Nợ TK 1561 : 61,179,335 Nợ TK 133 : 3,058,967 Có TK 331 : 64,238,302 + Ngày 04/06/2007 mua hàng của Công ty Việt Thanh tổng giá trị thanh toán là: 108,230,781 đ Nợ TK 1561 : 103,076,934 Nợ TK 133 : 5,153,847 Có TK 331 : 108,230,781 + Ngày 06/06/2007 mua hàng của Công ty Việt Thanh tổng giá thanh toán là: 59,830,640 đ Nợ TK 1561 : 56,981,562 Nợ TK 133 : 2,849,078 Có TK 331 : 59,830,640 + Ngày 24/03/2007 mua hàng của Công ty Việt Thanh tổng giá thanh toán là: 98,670,960 đ Nợ TK 1561 : 93,972,343 Nợ TK 133 : 4,698,617 Có TK 331 : 98,670,960 Như vậy căn cứ vào hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả người bán cho Công ty TNHH Việt Thanh. Sau đó, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải trả người bán cuối tháng lập bảng chi tiết phải trả người bán cho tất cả các đối tượng như sau: Mẫu biểu số 12: Sổ chi tiết phải trả cho người bán Công ty TNHH TM Phú Đức SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN Công ty TNHH Việt Thanh Tháng 06 năm 2007 NTghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ SỐ PHÁT SINH SỐ DƯ NT ĐÃ T/TOÁN SH NT Nợ Có Nợ Có Dư 01/03/06 220,893,990 02/06 PN206 02/06 Mua hàng thép 1561 61,179,