Đề tài Hoan thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cao su Sao Vàng

138 (1388) (nếu chưa thu được) Có TK611(6111): Mua hàng Có TK133: Thuế GTGT được khấu trừ -Cuối kỳ doanh nghiệp phair tiến hành kiểm kê để xác định trị giá thực tế của NVL xuất dùng trong kỳ theo công thức cân đối sau : Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế NVL xuất dùng = NVL tồn đầu kỳ + NVL mua vào - NVL tồn cuối kỳ trong kỳ trong kỳ Để xác định được giá trị thực tế của số NVL xuất dùng cho từng nhu cầu (sản xuất ,gia công ,bán ,mát mát,hao hụt...) kế toán phải kết hợp với số lượng hạch toán chi tiết mới có thể xác định được vì kế toán tổng họp không theo dõi ghi chép tình hình xuất dùng liên tục như ở phương pháp kê khai thường xuyên. Các nghiệp vụ chủ yếu được ghi sổ cuối kỳ bao gồm: +Kết chuyển giá trị thực tế của NVLtồn cuối kỳ (bao gồm tồn trong kho và đang đi đường) Nợ TK152,151 Có TK611(6111):Mua hàng +Giá thực tế của NVL xuất dùng cho sản xuất sản phẩm ,cho quản lý phân xưởng sản xuất trong kỳ,ghi: Nợ TK621 (xuất cho sản xuất sản phẩm) Nợ TK627(xuất cho quản lý phân xưởng ) Có TK611(6111): Mua hàng +Trị giá thực tế của NVL xuất đi gia công chế biến : Nợ TK154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK611(6111): Mua hàng + Trị giá thực tế của NVL bị thiếu hụt mất mát căn cứ vào biên bản ,quyết định xử lý ,ghi: Nợ TK138(1381): Thiếu chưa rõ nguyên nhân hoặc Nợ TK138(1388): Phải thu khác Có TK611(6111):Mua hàng Trường hợp NVL mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp . -Đầu kỳ kês chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ . Nợ TK611(6111): Mua hàng Có TK151,152 -Trong kỳ khi mua NVL: +Phản ánh giá mua theo hoá đơn: Nợ TK611(6111): Mua hàng Có TK111,112,141: Nếu trả tiền ngay Hoặc Có TK311(nếu trả bằng tiền vay) Có TK331(nếu chưa trả tiền) +Chi phí thu mua phát sinh,ghi: Nợ TK611(6111): Mua hàng Có TK liên quan (111,112,141...) +Khi thanh toán nếu được hưởng chiết khấu : Nợ TK331: Phải trả người bán Có TK721: Thu nhập hoạt động tài chính +Nếu được giảm giá hoặc trả lại hàng mua : Nợ TK331,111,112,138(1388) Có TK611(6111): Mua hàng -Cuối kỳ doanh nghiệp tiến hành kiểm kê xác định trị giá thực tế NVL tồn cuối kỳ và thực hiện các bút toán kết chuyển tương tự như trường hợp (a). Sơ đồ hạch toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Đối với đối tượng được khấu trừ thuế GTGT đầu vào) TK151,152 TK611 TK151,152 Kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ TK111,112 TK331,111,112... Mua trả tiền ngay Giảm giá ,hàng mua trả lại TK133 TK133 TK621,627 331,311 Số tiền Mua chưa trả tiền Xuất dùng choSXKD đã thanh Trả=tiền vay toán TK154 TK333 Xuất gia công chế biến Thuế nhập khẩu phải nộp TK138,111,334 TK411 Thiếu hụt ,mất mát Nhận cấp phát ,vốn góp,đánh giá tăng TK412 TK412 Đánh giá tăng 3.Sổ kế toán áp dụng trong hạch toán nguyên vật liệu Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà sổ kế toán dùng để phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vất liệu có thể khác nhau. -Nhật ký chứng từ số 5 -Sổ chi tiết thanh toán với người bán -Bảng kê số 3 -Phân bổ nguyên vật liệu -Sổ cái. Phần II Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tạI công ty cao su sao vàng I.Tình hình sản xuất kinh doanh tạI công ty cao su sao vàng. 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty cao su sao vàng chính là tiền thân của nhà máy cao su sao vàng, được khởi công xây dựng ngày 22/ 12/1968 trong khu công nhgiệp Thượng Đình: Cao- Xà- Lá. Về kết quả sản xuất năm 1960- năm thứ nhất nhận kế hoạch của nhà nước giao, nhà máy đã hoàn thành các chỉ tiêu như sau: Giá trị tổng sản lượng: 2459442 đ Các sản phẩm chủ yếu: ã Lốp xe đạp : 93664 chiếc ã Xăm xe đạp : 38388 chiếc Đội ngũ cán bộ công nhân viên: 262 người được phân bố trong 3 phân xưởng sản xuất và 6 phòng ban phục vụ. Về trình độ không có ai tốt nghiệp đại học, chỉ có 2 cán bộ tốt nghiệp trung cấp. Qua một thời gian hoạt động trong cơ chế bao cấp (1960-1987) nhịp độ của nhà máy luôn tăng trưởng, số lao động tăng trưởng không ngừng, nhưng nhìn chung sản phẩm đơn đIệu, chủng loạI ngèo nàn, ít được cảI tiến vì công nghệ lạc hậu, cũ kỹ, sản xuất thủ công và sán cơ khí, không đáp ứng được đòi hỏi của cơ chế thị trường. Vì thế thu nhập của người lao động thấp và đời sống gặp nhiều khó khăn. Năm 1988- 1989, nhà máy trong thời kỳ quá độ chuyển đổi từ cơ chế hành chính bao cấp sang cơ chế thị trường. Đây là thời kỳ thách thức và cực kỳ gian nan,nó quyết định sự tồn vong của một doanh nghiệp quốc doanh. Song với một truyền thống sao vàng luôn luôn toả sáng, với một đội ngũ cán bộ lãnh đạo năng động, có kinh nghiệm, có tinh thần sáng tạo đoàn kết nhất trí nhà máy đã tìm mọi cách để đứng vững. Đến năm 1990 nhà máy đã tạm ổn định và đến năm 1991 nhà máy đã đứng vững và dần phát triển, hoà nhập vào cơ chế mới. Ngày 27/8/1992 theo quyết định số 645/ONNG của Bộ công nghiệp nặng cho phép nhà máy đổi tên thành công ty cao su sao vàng Hà nội.ngày 5/5/1993 theo quyết định số 215 QĐ/ TCNSĐT của Bộ công nghiệp nặng cho phép Công ty thành lập doanh nghiệp nhà nước với chức năng sanr xuất kinh doanh, trực tiếp mua bán sản phẩm, hàng hoá với tất cả các công ty khác trong và ngoàI nước. Trong suốt thời gian qua, kể từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường đến nay, Công ty cao su sao vàng đã trưởng thành về mọi mặt sản xuất kinh doanh. 2. Đặc đIểm về tổ chức quản lý của công ty cao su sao vàng: Là một doanh nghiệp nhà nước, Công ty cao su sao vàng tổ chức bộ máy theo cơ chế Đảng lãnh đạo, Công đoàn tham gia quản lý, Giám đốc đIũu hành công tác hoạt động kinh doanh của công ty. Ban giám đốc bao gồm 6 người: + giám đốc công ty: Là người chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. + Phó giám đóc sản xuất: Là người giúp giám đốc lãnh đạo về mặt sản xuất kinh doanh. + Phó giám đốc kinh doanh: Là người giúp giám đốc lãnh đạo về mặt kinh doanh, phụ trách khối kinh tế. + Phó giám đốc công ty phụ trách kỹ thuật và xuất khẩu: có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường xuất khẩu sản phẩm của công ty. + Phó giám đốc công ty phụ trách công tác xây dựng cơ bản: Có nhiệm vụ giúp giám đốc công ty điiêù hành các công việc có liên quan đến công tác xây dựng cơ bản. + Phó giám đốc công ty phụ trách công tác xây dựng cơ bản chi nhánh công ty cao su TháI Bình kiêm giám đốc công ty cao su TháI Bình. Bí thư Đảng uỷ và văn phòng đảng uỷ của công ty: Thực hiện vai trò lãnh đạo của Đảng trong công ty thông qua văn phòng Đảng uỷ. Chủ tịch công đoàn và văn phòng công đoàn công ty: Làm công tác công đoàn của công ty. Phòng tổ chức hành chính: Với chức năng chính tham mưu cho giám đốc và ban lãnh đạo công ty về tổ chức lao động, tiền lương đào tạo và công tác văn phòng. Phòng tàI chính kế hoạch: Có nhiệm vụ thông tin và kiểm tra tàI sản của công ty. Phòng kế hoạch vật tư : Có nhiệm vụ tổng hợp kế hoạch sản xuất kỹ thuật tàI chính hàng năm và theo dõi thực hiện mua bán vật tư. Phòng đối ngoạI – xuất nhập khẩu. Phòng kỹ thuật cao su: Chịu trách nhiệm về phần kỹ thuật. Phòng kỹ thuật cơ năng: Phụ trách các hoạt động cỏ khí … Phòng xây dựng cơ bản: Tổ chức thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cơ bản. Phòng kiểm tra chất lượng: Kiểm tra chất lượng vật tư, hàng hoá. Phòng đIũu độ sản xuất: Phòng đời sống: Khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên. Phòng quân sự bảo vệ: Bảo vệ tàI sản,vật tư, hàng hoá của công ty. 3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty cao su sao vàng . Công ty cao su sao vàng được ttổ chức thực hiện ở bốn xí nghiệp sản xuất chính, chi nhánh cao su TháI Bình, nhà máy Pin cao su Xuân Hoà, xí nghiệp huyện cao su Xuân Hoà, nhà máy cao su Nghệ An và một số xí nghiệp phụ trợ. Xí nghiệp cao su số 1: Sản xuất chủ yếu xăm lốp xe máy … Xí nghiệp cao su số 2: Chuyên sản xuất lốp xe đạp các loại. Xí nghiệp cao su số 3: Sản phẩm chủ yếu là săm, Yừm, lốp ô tô … Xí nghiệp cao su số 4: Chuyên sản xuất xăm xe đạp xe máy. Xí nghiệp năng lượng: Cung cấp hơI nén, hơI nóng. Xí nghiệp cơ đIửn: Tạo một số phụ tùng thay thế. Các đơn vị sản xuất phụ: + Phòng tiếp thị – bán hàng. + Xưởng thiết kế bao bì. + Nhà máy Pin cao su Xuân Hoà. + Chi nhánh cao su TháI Bình. + Xí nghiệp luyện cao su Xuân Hoà. + Nhà máy cao su nghệ An. II.Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán tại Công ty cao su sao vàng . 1.Tổ chức bộ máy kế toán. Hiện nay công ty đã áp dụng hình thức kế toán nữa tập trung nữa phân tán. Tức là ngoàI bộ phận kế toán của công ty, dưới mỗi xí nghiệp thành viên đều có bộ phận kế toán riêng. TạI công ty: công ty tổ chức bộ máy kế toán tập trung tạI Công ty cao su sao vàng (trụ sở tạI Hà Nội). Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tạI phòng tàI chính kế toán của công ty. TạI các xí nghiệp: Không tổ chức bộ máy kế toán riêng. Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty (không kể các chi nhánh) gồm có 17 người, mỗi người thực hiện một phần kế toán cụ thể: Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tàI chính: là người phụ trách chung công tác kế toán, chịu trách nhiệm cao nhất về công tác tàI chính- kế toán của công ty. Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi sử lý sổ sách tổng hợp và lập báo cáo tàI chính vào cuối quý. Phó phòng kế toán kiêm kế toán phụ trách tiêu thụ. Kế toán tiền mặt: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt. Kế toán tiền gửi ngân hàng. Kế toán huy động vốn: theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ của công ty. Kế toán lương và bảo hiểm xã hội. Kế toán tàI sản cố định. Hai kế táon nguyên vật liệu. Hai kế toán giá thành: Một kế toán tổng hợp chi phí và một kế toan tính giá thành. Hai kế toán tiêu thụ. Một kế toán xây dựng cơ bản dỏ dang Một thủ quỹ thực hiện việc quản lý quỹ, quản lý thu chi và làm chứng từ báo cáo quỹ. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sơ đồ 1 Hình thức ghi sổ. Công ty sử dụng hình thức nhật ký chứng từ để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hình thức thể hiện qua sơ đồ 2 III.Tình hình hạch toán nguyên vật liệu tạI công ty Công ty cao su sao vàng . 1.Đặc điiểm và phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố vật chất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tổ chức kế toán nguyên vậ liệu là một trong những bộ phận chủ yếu của việc tổ chức kế toán tạI moọt doanh nghiệp vì vậy trước hết phảI tìm hiểu đặec đIúm của nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm. a. Đặc điểm của nguyên vật liệu: Công ty cao su sao vàng Hà nội là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có quy mô lớn, chuyên sản xuất các loạI xăm, lốp, ủng lao động, pin các loạI … trong mỗi loạI có nhiều các quy cách sản phẩm khác nhau như lốp xe đạp, lốp xe máy lốp máy bay … Vì vậy, công ty phảI sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu tương đối lớn, có nhiều loạI nguyên vật liệu khác nhau sử dụng trong quá trình sản xuất sản xuất sản phẩm như các loạI cao su, các loạI vảI mành các loạI hoá chất, than, bột tan, chống dính cao su .. Do đó công ty phảI tổ chức thu mua và sử dụng nguyên vật liệu cho phù hợp trong đó, có những vật liệu tương đối khan hiếm trong nước chưa thể cung cấp được mà phảI nhập từ các nước như Trung Quốc, nhật, Hàn Quốc như cao su tổng hợp SBR1712, cao su Pren Nhật… Các loạI nguyên vật liệu chính của công ty như cao su thiên nhiên, các loạI hoá chất đều là những loạI rất dễ hư hỏng trong đIũu kiện khí hậu ở nước ta. Do đó tổ chức hệ thống kho tàng rất được coi trọng và cần thiết. Sản phẩm của công ty là những sản phẩm phục vụ cho người tiêu dùng trong nước và xuất khẩu sang một số nước. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm (chiếm khoảng 60-70%) do đó, chỉ cần có sự thay đổi nhỏ về số lượng thì cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Một sản phẩm được cấu thành từ nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và sản xuất ra nhiều loại sản phẩm khác nhau về kích cỡ, chủng loại cho nên phải xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm phải hợp lý. Công ty có hệ thống kho dữ trữ sau: Kho chứa nguyên vật liệu: Kho cao su, kho hoá chất, kho vảI mành, kho dây thép tanh. Kho chứa nguyên liệu: Xăng dầu than đốt lò. Kho cơ năng: bao gồm phụ tùng thay thế, vòng bi, đồ điện… Kho tạp phẩm: bao bì đóng gói… Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng nguyên vật liệu, giám đốc công ty đã ký duyệt bảng quy định về định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho mỗi loạI sản phẩm, định mức này do phòng kỹ thuật cao su lập ra. Xây dựng hệ thống định mức tiêu hao cho 1 sản phẩm và hạn mức sử dụng nguyên vật liệu để tạo đIêù kiện cho bộ phận sản xuất chủ động lập kế hoạch mua và cung cấp nguyên vật liệu kịp thời cho quá trình sản xuất sản phẩm. Đồng thời để quản lý, giám sát việc suỉ dụng nguyên vật liệu của từng bộ phận sản xuất, từng xí nghiệp nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm và tiết kiệm nguyên vật liệu góp phần hạ giá thành sản phẩm một cách hợp lý. Biểu số 1: Bộ công nghiệp Công ty cao su sao vàng định mức tiêu hao nguyên vật liệu Tên sản phẩm: Lốp xe đạp 650 2M Nguyên vật liệu Đơn vị tính Định mức tiêu hao A. Nguyên vật liệu chính Cao su L1 Kg 0,171900 Cao su tổng hợp SBR1712 Kg 0,0543350 Lưu huỳnh Kg 0,006161 Xúc tiến DM Kg 0,003084 Mành PA vảI phin (0,001 kg/m) Kg 0,0089 ằ 0,00890m Vật liệu dệt Kg 0,6189 Vật liệu kim khí Kg 0,0357 . . . . . . . . . Cộng nguyên vật liệu chính Kg 2,06 B. Vật liệu phụ Kg 0,0001 Người lập biểu (Chữ ký, họ tên ) Phòng kỹ thuật cao su (Chữ ký, họ tên) Giám đốc công ty (Chữ ký, họ tên) b. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của công ty rất nđa dạng và phong phú về chủng loạI cũng như số lượng của từng loại. Do đó, việc phân loạI dựa trên các tiêu thức khác nhau phù hợp với quy mô sản xuất sản phẩm. Đồng thời kế toán và thủ kho cần có cả các kiến thức nhất định về tính chất cơ lý hoá cuả các loạI nguyên vật liệu. Do vậy, công ty tiến hành phân loạI nguyên vật liệu dựa trên công dụng của từng loạI nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Nguyên vật liệu được chia thành các loạI như sau: nguyên vật liệu chính bao gồm: các loạI cao su ( cao su L1, L2, cao su Buna, cao su tổng hợp BSR 1712), các loạI hoá chất ( xúc tiến DM, CaCO3, lưu huỳnh), các loạI vảI mành ( vảI mành polvamit, vảI lót PA) tanh các loạI( tanh xe đạp, tanh xe máy, tanh ôtô ). Vật liệu phụ: bao gồm bao bì hàng mỏng, bột tan chống dính cao su, băng dán, cuộn giấy chống ẩm ... Nhiên liệu: Xăng A72, A92,dầu diezel, các loạI than đốt lò Phụ tùng thay thế sửa chữa: bánh răng... Vật liệu khác: Van xe đạp, van xe máy ... 2.Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệutheo nhuững nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu trân thực và thống nhất. Trong kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, nguyên tắc cơ bản là đánh giá theo giá vốn thực tế. TạI Công ty cao su sao vàng nguyên vật liệu được đánh giá theo giá vốn thực tế. Nguyên vật liệu của công ty được nhập từ nhều nguồn khác nhau như nhập trong nước, nhập từ nước ngoàI hoặc tự gia công chế biến. Công ty sử dụng giá vốn thực tế để đánh giá vật liệu làm cho việc hoạch toán chính xác, giảm bớt khối lượng ghi chép sổ sách song bên cạnh đó cũng làm cho việc hoạch toán thường chậm chưa phát huy được vai trò kế toán trong quản lý. a.Giá thực tế của vật liệu nhập kho. Giá thực tế của vật liệu nhập kho do mua ngoàI: Giá vốn thực tế mua ngoàI nhập kho Giá mua ghi trên hoá đơn (Không có thuế GTGT) Chi phí vận chuyển bốc dỡ Ví dụ: Theo hoá đơn 42982 ngày 1/10/2002 công ty mua 4 chiếc bạc đồng fi 350´ 300 ´ 155 của công ty cổ phần FORMACH với đơn giá 3.320.000 đồng thành tiền 13.280.000 đồng, chi phí vận chuyển về đến công ty do công ty cổ phần FORMACH chịu. Công ty cao su sao vàng Hà Nội nhập khẩu vật liệu từ các nước như: Trung Quốc, Nhật . . . Khối lượng nguyên vật liệu nhập khẩu chiếm khoảng 30% tổng khối lượng nguyên vật liệu cung cấp cho toàn công ty. Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu thông qua môI giới, các đơn vị ở Việt Nam. Vật liệu nhập khẩu ở công ty được miễn thuế nhập khẩu vì đó là những nguyên liệu trong nước chưa sản xuất được. Đối với vật liệu nhập khẩu từ nước ngoàI như các loạI cao su CBR vảI mành Poly amit Trung Quúc 840 D/2 … thì giá trị thực tế nhập kho được tính như sau: Giá trị thực tế của Vật liệu xuất kho Giá mua ghi Trên hoá đơn Chi phí thu mua b.Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho Giá thực tế của vật liệu xuất kho Số Lượng Nhập kho Giá thực tế của vật Liệu tồn kho đầu tháng Giáthực tế của vật nhập trong tháng Số lượng tồn đầu tháng Số lượng nhập trong tháng Công ty sản xuất với quy mô lớn ncó nhiều chủng loạI sản phẩm cho nên sử dụng nhiều loạI vật liệu khác nhau. Do đó để theo dõi cụ thể từng loạI nguyên vật liệu xuất kho, kế toán nguyên vật liệu àp dụng phương pháp bình quân gia quyền. Công ty lập bảng giá bình quân gia quyền cho từng kho và chi tiết cho từng thứ vật liệu. Biên bản giá trị bình quân nguyên vật liệu trong kỳ Kỳ hạch toán: tháng 10/ 2002 KHO CAO SU Tên vật liệu Tồn đầu Đơn giá tồn Tiền tồn Nhập thêm Tiền nhập Chi phí CS Bu na EPT4969 Cao su L1 Cao su L2 Cao su L3 CS THSBR1502 CS tổng hợp BR01 CS tổng hợp SBR1712 1.404,600 13.539,690 20.000,001 2.6263,160 735,000 3.955,000 30.967,4566425 7.972,1191549 8.841,2910079 8.188,2683577 11.973,0244898 11.906,3307738 11.051,1620733 43.509.531 107.940.022 176.825.829 215.049.802 8.800.173 43.707.346 55.500,000 38.440,000 178.000,000 16.800,000 68.075,000 439926000 308859984 1457464000 199906056 708971221 1122527 916573 9736600 120301 451128 30976,45664 7951,78612 8326,52939 8235,70144 11973,02448 11906,33077 10455,77807 Tổng cộng 65.879,451 595.815.000 356.815,000 3115127261 12347429 Số lượng tồn đầu tháng Đơn giá tồn kho Lượng tồn kho đầu tháng chính bằng số lượng tồn kho cuối tháng 09 chuyển sang và lấy đơn giá là gía xuất kho tháng trước chuyển sang tháng 10/ 2002 để tính ra số tiền tồn tháng 10/2002. Số tiền tồn đầu tháng 3.Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu và chứng từ hạch toán ban đầu. a.Thủ tục nhập kho Công ty cao su sao vàng là đơn vị sản xuất các sản phẩm cao su nên nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất là mua ngoài (mua ở trong nước hoặc ở nước ngoài). Phòng kế hoạch căn cứ vào tình hình thực tế sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên liệu hoặc xí nghiệp tự mua. Mua nguyên vật liệu thực hiện qua hợp đồng mua bán do giám đốc ký. Trước khi viết “ Phiếu nhập kho” thì nhuyên vật liệu phảI được phòng RCS kiểm tra chất lượng, quy cách chủng loạI có đúng theo yêu cầu hay không. Sau đó lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Đối với những nguyên vật liệu không đủ tiêu chuẩn để nhâpợ kho thì phòng KCS báo lạI để trả lạI vật tư hay giảm giá bán để bán lạI khi nguyên vật liệu tiến hành nhập kho trên cơ sở hoá đơn do ngươì bán cung cấp, phảI có báo cáo chi tiết theo từng khách kàng, đồng thời phảI kèm phiếu xác nhận của phòng KCS để kế toán vật tư tiến hành ghi sổ. Thủ kho sau khi nhận được hàng tiến hành ghi vào thẻ kho đến cuối tháng gửi cho kế toán vật tư. Căn cứ vào các chứng từ liên quan phòng kế hoạch vật tư làm thủ tục nhập. Phiếu nhập kho được chia làm 03 liên. 01 liên giao cho người nhập hàng để gim cùng hoá đơn đưa cho kế toán vật tư để thanh toán. 01 liên do phòng vật tư lưu. 01 liên để thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho đến cuối tháng gửi cho kế toán vật tư để đối chiếu. Ví dụ: ngày 1/10/2002 công ty mua bạc đồng fi 350´ 300´ 155 của công ty cổ phần FORMACH nhận được các chứng từ sau: hoá đơn GTGT (liên 02) (Biểu số 2) Sau khi hoá đơn và hàng cùng về trước khi vật liệu nhập kho phòng RCS kiểm tra chất lượng đúng vơí hợp đồng mua bán sau đó phòng KSC lập: “ Biên bản kiểm nghiệp vật tư” (Biểu số 3)  Biểu số 2: Mẫu số 01- GTGT Hoá đơn gtgt Liên 02 (Giao khách hàng) Ngày 1/ 10/ 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần FORMACH SHĐ: 42982 Địa chỉ: Số tài khoản : Điện thoại: MS: Họ và tên người mua hàng: Công ty cao su sao vàng Đơn vị: Xí nghiệp cao su Địa chỉ: Đường Nguyễn TrãI – Thanh Xuân Số tài khoản: Hình thức thanh toán: HĐKT MS: STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1*2 1 Bạc đồng bi 350´ 300´ 155 Chiếc 4.000 3320000,00 13.280.00 đ Cộng tiền hàng: 13.280.000 đ Tiền thếu GTGT (thếu suất GTGT: 10%) 1.328.000 đ Tổng tiền thanh toán: 14.608.000 đ (viết bằng chữ : Mười bốn triệu sáu trăm linh tám nghìn đồng ) Biểu số 3: Biên bản khám nghiệm vật tư Ngày 5/10/2002 Công ty cổ phần FORMACH Theo hợp đồng số: 42982 ngày 1/10/2002 Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Ông (bà): Đại diện cung tiêu: Trưởng ban. Ông (bà) KCS. Đại diện kỹ thuật: Uỷ viên. Ông (bà) vật tư – thủ kho: Đại diện kỹ thuật: Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư. Phương thức kiểm nghiệm. STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Theo TC TT kiểm nghiệm Đúng quy cách phẩm chất Không đúng quy cách phẩm chất A B C 1 2 3 4 1 Bạc đồng fi 350´ 300´ 155 ... Chiếc ... 4,000 ... 4,000 ... 4,000 ... 0 ... Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn: Uỷ viên: Uỷ viên: Uỷ viên: (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) căn cứ vào biên bản và hoá đơn, phòng kế hoạch kinh doanh lập phiếu nhập kho. Biểu số 4: Phiếu nhập kho Ngày 1/10/2002 M027 TK Nợ TK Có Người giao: Công ty cổ phần FORMACH Theo hoá đơn số 42982 ngày 1/10/2001 Nhập vào kho: Công ty. STT Tên hàng và quy cách, phẩm chất vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bạc đồng fi 350´300´155 . . . Chiếc . . . 4,000 . . . 3.320.000,00 . . . 1.3.280.000 . . . Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1.328.000 Tổng giá trị thanh toán: 14.608.000 Đối với vâtl liệu không dùng hết ở các xí nghiệp cuối tháng trả lại kho công ty thì bộ phận thống kê xí nghiệp phải làm thủ tục nhập lại về công ty. Phòng vật tư làm phiếu nhập (Nhập lại vật tư) được chia làm 03 liên: 01 liên kẹp cùng chứng từ của xí nghiệp để chuyển cho phòng kế toán. 01 liên phòng vật tư lưu. 01 liên giao cho thủ kho làm căn cứ ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên cho phòng kế toán để đối chiếu Biểu số 5: Phiếu trả lại vật tư Ngày 31/10/2002 Xí nghiệp: Số 3. Nhập lại kho: Công ty. STT Chứng từ Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành Tiền TK đối ứng TK chính (Nợ) Số Ngày 13 14 15 800 800 800 31/10 31/10 31/10 Cao su L2 Cao su L3 FCao suEP 10 10 10 Kg Kg Kg 3.270 200 360 8.547 8.197 35.000 27.948.590 1.639.400 12.600.000 621 621 621 1522 1522 1522 Cộng Trong trường hợp thiếu vật tư đột xuất cho sản xuất, các nhân viên kinh tế ở dưới các xí nghiệp chủ động tìm nguồn hàng, ứng hàng và các chứng từ có liên quan kế toán cũng làm tương tự như trên và kết toán tiền hàng cho xí nghiệp như các khách hàng. Công ty không có vật liệu tự chế biến nhập kho. b. Thủ tục xuất kho vật liệu. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu xuất kho với nhiều mục đích khác nhau: Có thể xuất kho vật liệu để sản xuất, xuất bán, xuất kho vật liệu nội bộ. Do yêu cầu sản xuất của từng xí nghiệp xin lĩnh vật tư ở các thời điểm khác nhau cán bộ vật tư ở phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư do xí nghiệp viết gửi lên để lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập làm 03 liên: 01 liên ở phòng kế hoạch vật tư. 01 liên do người lĩnh vật tư ở xí nghiệp giữ để hạch toán ở xí nghiệp 01 liên do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho cuối tháng chuyển lên phòng kế toán để hạch toán cho đơn vị lĩnh. Do sản phẩm sản xuất của công ty có nhiều loại, mỗi loại cần có một khối lượng vật liệu nhất định, cho nên phòng kỹ thuật cao su xây dựng ra định mức tiêu hao cho một sản phẩm cũng khác nhau.Trên cơ sở định mức tiêu hao và sản phẩm sản xuất ra để lập kế hoạch cho từng xí nghiệp các loại vật liệu thường xuyên phát sinh sẽ được các xí nghiệp lập “ phiếu xin lĩnh vật tư theo hạn mức”. Phiếu này do phòng kinh doanh duyệt cho từng loại, từng thứ vật liệu của từng xí nghiệp.” Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức ” được lập thành 02 liên: 01 liên giao cho thủ quỹ giữ. 01 liên giao cho xí nghiệp lĩnh vật tư giữ. Khi xuất vật liệu thủ kho ghi số thực xuất vào “ thẻ kho” và số lượng xuất và cột số lượng “ thực tế lĩnh”. Cuối tháng hoặc hết hạn mức kgi trên phiếu, thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh đối chiếu với thẻ kho, sau đó chuyển liên cho phòng kế toán và một liên chuyển lên phòng kinh doanh. Kế toán kiểm tra lại chứng từ tính thành tiền cho từng phiếu trên cơ sở đơn giá và số lượng vật tư thực lĩnh. Trong trường hợp chưa hết tháng mà phiếu lĩnh vật tư theo thực lĩnh đã tính hết, xí nghiệp muốn lĩnh thêm để sản xuất thì công ty cho phép ghi thêm phía dưới phiếu đó để lĩnh hoặc lập phiếu xuất kho. Đối với vật liệu sử dụng không hết phải lập phiếu trả lại vật tư. Đối với vật liệu vận chuyển giữa các kho hoặc chuyển đến các chi nhánh xí nghiệp thì kế toán vật liệu sử dụng “ Phiếu xuất kho kiên vận chuyển nội bộ”. Ví dụ: Trong thang 10/2002 xí nghiệp số 1 lập phiếu xin lĩnh vật tư theo hạn mức gửi lên phòng kế hoạch vật tư duyệt. Phiếu số 6 phiếu