Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Hữu Nghị

tới là tăng năng suất lao động, cải tiến mẫu mã đa dạng, đảm bảo chất lượng của sản phẩm để tăng sản lượng hàng xuất khẩu và tiêu dùng trong nước. 2/ Đặc điểm chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Hữu Nghị. Sản phẩm chính của Công ty Hữu Nghị là các loại giầy, cặp, túi sách, vali, mũ ... chủ yếu là sản xuất gia công theo đơn đặt hàng trong nước và ngoài nước như Đài Loan, Hàn quốc và các nước Đông Âu. Sản lượng của công ty trong các năm gần đây Sản phẩm Đơn vị tính Sản lượng Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Cặp, túi Cái 151.477 153.675 38.876 Giầy vải Đôi 168.690 182.727 97.048 Mũi vải Cái 442.426 371.623 297.836 Giày nữ Đôi - - 56.254 2.1 Nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu chính của Công ty là da, giả da, vải nhựa, bạt... để phục vụ cho việc sản xuất cặp, túi sách và các loại vải, vải bạt để phục vụ cho việc sản xuất giầy. Hoạt động chính của Công ty là sản xuất gia công cho Đài Loan và Hàn quốc nên phần lớn nguyên vật liệu dùng để sản xuất là do nước bạn chuyển sang. Số nguyên vật liệu này Công ty vẫn theo dõi, hạch toán và coi như một khoản phải trả người bán. Vật liệu phụ là những vật liệu kết hợp với nguyên vật liệu chính để tạo ra sản phẩm như đế, chỉ, vách ngăn, khoá, chun ... 2.2 Máy móc, trang thiết bị. Ban đầu khi mới thành lập, Công ty Hữu Nghị chỉ có 60 máy mà chủ yếu là máy khâu công nghiệp và một số máy chuyên dùng khác. Nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển, cùng với sự tiến bộ nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, máy móc đã giúp cho các doanh nghiệp giảm được phần lớn số lao động trực tiếp, tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và năng cao chất lượng sản phẩm. Nhận thức được điều này ban Giám đốc Công ty luôn chú trọng đến việc đổi mới máy móc trang thiết bị phục vụ sản xuất. Ngay trong năm 2000 vừa qua Công ty đã đầu tư mới dây chuyền sản xuất giầy nữ xuất khẩu với tổng trị giá 978.737.000 đồng. Tính đến 31 - 12 - 2001 Công ty Hữu Nghị có tổng giá trị tài sản cố định là 4.206.953.000 đồng. Máy móc của Công ty chủ yếu được nhập từ Đài Loan, Nhật Bản, Hàn Quốc. 2.3 Công nhân viên. Với tổng số công nhân ban đầu chỉ có 100 công nhân, nữ công nhân chiếm 85%, tay nghề sản xuất còn yếu, Công ty Hữu Nghị không tránh khỏi khó khăn trong bước đầu hạch toán kinh doanh độc lập. Hiện nay Công ty có tổng số công nhân là 210 công nhân trong đó nữ công nhân là 164 công nhân chiếm tỷ lệ 78%, nam công nhân là 46 công nhân chiếm tỷ lệ 22%. Đội ngũ cán bộ có trình độ, bằng cấp đã tăng lên với 22 cán bộ có bằng Đại học và 12 cán bộ có bằng cao đẳng, trung cấp. 2.4 Tình hình thanh toán. Công ty Hữu Nghị có tài khoản mở tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội nên rất thuận tiện trong việc thanh toán và giao dịch. 2.5 Qui trình sản xuất giầy của Công ty Hữu Nghị. Nguyên vật liệu chính để sản xuất giầy là vải bạt nhập từ Đài loan để may mũ giầy và cao su để làm đế giầy. Hoá chất sử dụng bao gồm: oxyt titan, parafin, bột mầu ... và các hoá chất khác đóng vai trò chất độn, chất xúc tác để làm dẻo cao su, tăng độ bền và chống lão hoá. Khuôn kim loại dùng để dập ô-dê... Nhập kho Thành phẩm Hoàn thiện lồng dây đóng gói Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất giầy. Sơ đồ 07Kiểm nghiệm ( OTK) Quét keo vào đế và mũ giầy, lồng mũ giầy vào form, ráp đế, gò giầy, dán các đường trang trí, lưu hoá và hoàn chỉnh May hoàn thiện mũ giầy,dập ôdê Bồi vải và cắt mũ giầy Đúc, dập đế giầy Vải, cao su,hoá chất 3 - Cơ cấu tổ chức của Công ty Hữu Nghị. 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, mhiệm vụ chức năng của các phòng ban trong Công ty. Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là Giám đốc và hai phó Giám đốc, một phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật, một phó Giám đốc kinh doanh. Giám đốc Công ty là người giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty, chỉ đạo tới các phân xưởng, các tổ sản xuất. Giám đốc chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước Sở chủ quản về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc và có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc, thay mặt Giám đốc khi Giám đốc vắng mặt, đồng thời có quyền ra lệnh cho các phòng ban, phân xưởng trong giới hạn trách nhiệm của mình. Công ty gồm các phòng ban được tổ chức như sau: - Phòng tổ chức hành chính: Theo dõi tình hình tăng, giảm số lượng công nhân viên trong toàn Công ty. Quản lý hồ sơ nhân sự, giải quyết các chế độ cho với người lao động bằng văn bản để các phòng chức năng và Giám đốc quyết định. Phòng tổ chức hành chính cùng với Ban Giám đốc quyết định xét duyệt, tuyển chọn công nhân, quản lý con dấu của Công ty, chịu trách nhiệm về văn thư, lưu trữ hồ sơ của toàn Công ty và tiếp nhận công văn giấy tờ khác. - Phòng kỹ thuật cơ điện: Theo dõi hệ thống điện phục vụ sản xuất, kiểm tra kỹ thuật đảm bảo sản xuất sản phẩm theo đúng mẫu mã. Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ cùng với Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật sáng chế và cải tiến mẫu mã, xây dựng và kiểm tra việc thực hiện định mức vật tư, định mức lao động. - Phòng kế hoạch - vật tư: Lập kế hoạch sản xuất, khai thác nguồn và thu mua vật tư cho sản xuất, xây dựng kế hoạch sản xuất hàng ngày, tháng, quí, năm, giúp Giám đốc theo dõi quá trình tổ chức sản xuất, quản lý kho tàng và phụ trách công tác hợp đồng giữa Công ty với các đơn vị khác. - Phòng tài vụ: Quản lý toàn bộ tài sản, vốn của Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế của Nhà nước. Phòng tài vụ thường xuyên kiểm tra việc chi tiêu của Công ty, tăng cường công tác quản lý vốn, sử dụng có hiệu quả để bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Phòng tài vụ giúp cho Giám đốc nắm được toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, phân tích hoạt động kinh tế hàng tháng để chủ động trong sản xuất kinh doanh. - Tổ bảo vệ: Chịu trách nhiệm bảo vệ toàn bộ tài sản, trật tự an ninh, và tổ chức thực hiện tốt công tác phòng cháy, chữa cháy cho toàn Công ty. 3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất: Công ty Hữu Nghị có ba phân xưởng sản xuất chính hoạt động theo dây chuyền liên tục từ khâu đưa nguyên liệu vào đến khâu hoàn thành sản phẩm. ở mỗi phân xưởng đều có một quản đốc để chỉ đạo việc triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm đảm bảo đúng tiến độ, số lượng, chất lượng và các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật qui định. Mỗi phân xưởng được chia ra làm nhiều tổ sản xuất tuỳ theo các bước chế tạo sản phẩm, phụ trách tổ sản xuất là tổ trưởng. - Phân xưởng may I: Chuyên sản xuất các loại cặp, túi sách, vali gia công xuất khẩu cho Hàn quốc và tiêu dùng trong nước. Phân xưởng này có 9 tổ với các máy móc thiết bị, nguyên vật liệu và qui trình công nghệ do Hàn quốc cung cấp. - Phân xưởng may II: Chuyên sản xuất mũ các loại, găng tay... , phân xưởng này có 6 tổ sản xuất. - Phân xưởng giầy: Chuyên sản xuất các loại giầy vải, giầy thể thao, giầy da nữ gia công cho Đài Loan và tiêu dùng trong nước. Nguyên liệu sử dụng là vải, cao su, da, hoá chất ... chủ yếu được nhập từ Đài Loan. Phân xưởng này có 11 tổ sản xuất. Giám đốc Phó Giám đốc Kỹ thuật Phó Giám đốc Kinh doanh Phòng bảo vệ Phòng Tổ chức HC Phòng KT cơ điện Phòng KH - vật tư Phòng Tài vụ Phân xưởng may II Phân xưởng may I Phân xưởng giầy Tổ SX 1 V.phòngg Tổ SX 2 Tổ SX 3 Tổ SX 1 V.phòng Tổ SX 2 Tổ SX 3 Tổ SX 1 V.phòng Tổ SX 2 Tổ SX 3 Cơ cấu tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý 3.3 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán của Công ty Hữu Nghị. Công tác kế toán của Công ty Hữu Nghị được tổ chức theo hình thức tập trung. ở mỗi phân xưởng có bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra công tác hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra, sắp xếp chứng từ, chuyển các chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán để tiến hành ghi chép kế toán. Cụ thể là: + Tại các kho (kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm) tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho, cuối tháng lên báo cáo “ Nhập - Xuất - Tồn “ và hàng tháng chuyển báo cáo lên phòng kế toán. + Nhân viên thống kê tại các phân xưởng theo dõi từ khi đưa vật liệu vào để sản xuất cho đến khi giao thành phẩm, đồng thời hàng tháng tập hợp bảng chấm công của phân xưởng để làm căn cứ cho phòng tổ chức tính lương. Cuối tháng các “ Bảng chấm công “ và “ Bảng thanh toán lương và phụ cấp “ được chuyển về phòng kế toán để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, chi phí quản lý, lập bảng phân bổ... + Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, theo sự phân công các nhân viên kế toán thực hiện công việc từ kiểm tra, phân loại, xử lý chứng từ, lập các bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ... cho tới việc ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp, tổng hợp - hệ thống hoá số liệu và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho công tác quản lý. Dựa trên cơ sở các báo cáo đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế giúp cho lãnh đạo Công ty trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng kế toán bao gồm 6 người: Một kế toán trưởng, một thủ quỹ và bốn kế toán viên. + Trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng): Chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán thực hiện... đồng thời thực hiện phần hành kế toán tính giá thành và xác định kết quả. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc, cấp trên và Nhà nước về các thông tin kế toán cung cấp. + Thủ quỹ quản lý tiền mặt (tiền Việt Nam, tín phiếu, ngoại tệ... ) căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để tiến hành nhập quỹ và ghi sổ quỹ. + Kế toán nguyên vật liệu theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu. + Kế toán thanh toán và tài sản cố định theo dõi các khoản thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng... theo dõi tình hình tăng, giảm, trích khấu hao tài sản cố định. + Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội có trách nhiệm tổng hợp tính toán, phân bố và tiến hành trả lương, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty. + Kế toán tiêu thụ sản phẩm theo dõi việc tiêu thụ sản phẩm. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện cụ thế ở sơ đồ sau: Kế toán trưởng kiêm kế toán CPSX và GTSP Thủ kho, nhân viên thống kê ở các PX Kế toán Tiêu thụ sản phẩm Kế toán TL và BHXH Kế toán Vật tư Kế toán TSCĐ Th. toán Thủ quỹ Kiêm KT tiền mặt Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 3.5 Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty Hữu Nghị. Để phù hợp với khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ “. Chứng từ gốc Bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ KT chi tiết Bảng kê Bảng cân đối các tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toánTheo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc nhận được kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ đồng thời tiến hành phân loại chứng từ ghi sổ vào các bảng kê, các sổ chi tiết liên quan. Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ gốc để lập bảng phân bổ, căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết để ghi vào Nhật ký chứng từ tương ứng, sau đó chuyển sang kế toán tập hợp chi phí sản xuất cùng với các bảng phân bổ để lập nhật ký chứng từ số 7. Trước khi vào sổ cái, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu số phát sinh và sổ cái. Cuối quí, kế toán tổng hợp lập các báo cáo theo qui định và gửi cho các bên liên quan. Để đảm bảo cho việc ghi chép của kế toán tổng hợp khớp với kế toán chi tiết trước khi lập báo cáo kế toán, kế toán tổng hợp thường đối chiếu số dư của các tài khoản trên bảng kê, sổ chi tiết và nhật ký chứng từ liên quan với số dư trên sổ cái. II/ Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty. 1. Phân loại nguyên vật liệu. Là một công ty có qui mô sản xuất kinh doanh vừa, sản phẩm tập trung chủ yếu vào giầy vải, mũ, túi, vali với khối lượng lớn, nhiều chủng loại, kích cỡ, màu sắc... khác nhau tuỳ theo đơn dặt của khách hàng nên NVL phục vụ cho sản xuất cũng hết sức phong phú về số lượng, mẫu mã, phẩm chất...với công dụng, tính năng lý, hoá học khác nhau. Thêm vào đó, vật liệu thường xuyên biến động, vì vậy để quản lý và hạch toán vật liệu tốt, công ty đã căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất để tiến hành phân loại vật liệu thành các nhóm cơ bản sau: Nhóm NVL chính: bao gồm vải, bạt, cao su, keo, giả da, da thật. Trong mỗi loại, lại chia thành nhiều thứ khác nhau như: *Vải:vải bạt, vải phin, vải chéo, vải xơ. *Cao su: crếp, lưu huỳnh, ZnO, BaSO4. *Giả da : PVC nhiều màu. *Keo : các loại như Latex, newtex, toluen, ... *Da thật: da lợn, da bò. Nhóm các NVL phụ bao gồm: chỉ may các loại, dây dầy các loại, mực in, oze, các phụ liệu đóng gói như hạt chống ẩm, nhãn mác, túi PE, hộp giấy thùng các tông. *Nhiên liệu: bao gồm xăng A76, xăng A92, than đốt lò. *Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy khâu như ổ chao máy, suốt máy, vòng bi, dây cu roa,... Ngoài việc phân loại như trên, công ty còn phân loại vật liệu dựa theo nguồn nhập như sau: Nhóm vật liệu nhập ngoại bao gồm: vải, mác, nhãn, oze, giả da, nhựa tổng hợp, hạt chống ẩm. Nhóm này thường chiếm đến 30% tổng số NVL. Nhóm vật liệu có sẵn trong nước: đế cao su, vải các loại, hộp thùng các tông, keo dán, và các loại vật liệu khác. Việc phân loại vật liệu như trên không chỉ giúp cho công ty quản lý vật liệu dễ dàng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. 2. Công tác quản lý nguyên vật liệu. Đối với một DNSX có số vật liệu lớn về số lượng và phong phú về chủng loại như ở công ty Hữu Nghị thì việc quản lý vật liệu không phải là một vấn đề đơn giản. Chỉ tính riêng đến số kho tàng bảo quản vật liệu, công ty ty có 2 kho, đặt trực tiếp tại các địa điểm sản xuất, chính vì vậy công ty tiến hành phân công, qui trách nhiệm quản lý đối với từng bộ phận, phòng ban có liên quan trong công tác quản lý vật liệu một cách rõ ràng và chặt chẽ để có thể tăng cường khả năng quản lý và giám sát. Tại các kho đều có các thiết bị bảo quản vật liệu như hệ thống khoá, bình chữa cháy,...Thủ kho quản lý sổ sách liên quan và số lượng vật liệu nhập vào, xuất ra. Bất cứ vật liệu nào nhập,xuất kho đều phải có các chứng từ cụ thể và các chứng từ phải đảm bảo có đủ các thông tin như ngày tháng, chủng loại,...theo đúng qui định. Mọi trường hợp thiếu hụt, mất mát do nhập, xuất sai với quyền hạn sẽ thuộc trách nhiệm của thủ kho. Mỗi khi có NVL nhập về, nhân viên kỹ thuật sẽ lấy mẫu phân tích để kiểm tra xem NVL có đúng yêu cầu về chất lượng không ngoài ra còn phải thường xuyên xuống kho kiểm tra việc bảo quản NVL tại kho cũng như xây dựng phương án bảo quản vật liệu một cách có hiệu quả. Phòng kế hoạch vật tư: Có nhiệm vụ lập kế hoạch điều động sản xuất, lập định mức vật tư, khai thác các nguồn cung ứngvà thu mua vật tư cho sản xuất được kịp thời, xây dựng tổ chức kế hoạch điều độ sản xuất hàng tháng, quí, năm.Thông qua các chỉ lệnh sản xuất từng ngày theo từng sản phẩm, cán bộ có trách nhiệm điều hành và phân bố sản phẩm sao cho phù hợp để giao đúng hạn. Tiến hành theo dõi NVL mua về có đúng yêu cầu về số lượng, chủng loại ghi trong hợp đồng không. Phòng kế toán: Kiểm tra và hướng dẫn thủ kho lập thẻ kho, tính giá xuất NVL, lập các sổ tổng hợp và chi tiết để phản ánh, ghi chép, theo dõi NVL cả về mặt giá trị lẫn mặt số lượng. Định kỳ 3 tháng 1 lần hoặc đột xuất sẽ tiến hành làm nhiệm vụ kiểm kê đánh giá lại vật liệu. Những sai phạm (nếu có) sẽ được xử lý theo qui định của công ty. 3.Tính giá nguyên vật liệu. Việc tính giá NVL là công việc bắt buộc đối với mỗi DN, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm cũng như qui mô sản xuất của từng DN mà phương pháp được sử dụng để tính giá NVL là khác nhau. Tại công ty Hữu Nghị, với sự trợ giúp của máy vi tính, toàn bộ quá trình hạch toán và những tính toán cụ thể là do máy đảm nhận, do đó mặc dù có số lượng chủng loại vật tư phong phú về cả số lượng cũng như khối lượng, các nghiệp vụ nhập xuất thường xuyên xảy ra nhưng công ty vẫn không sử dụng giá hạch toán mà sử dụng giá thực tế để hạch toán NVL. 3.1 Đối với NVL nhập kho. NVL của công ty chủ yếu là mua ngoài và gia công (tự gia công hoặc thuê ngoài), không có trường hợp nhận góp vốn góp liên doanh hay tặng thưởng, viện trợ. Đối với NVL mua ngoài, giá thực tế nhập kho của công ty là giá mua trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) chưa có thuế giá trị gia tăng đầu vào (do công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế) cộng với chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho- bãi, tiền phạt...). Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, giá thực tế NVL nhập kho là giá vật liệu xuất kho cộng với chi phí gia công theo hợp đồng, chi phí vận chuyển vật liệu (từ công ty đến nơi chế biến và từ đó về công ty) và số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến. Giá thực tế nhập vật tư sẽ được kế toán theo dõi từng lần nhập trên máy tính. 3.2 Đối với NVL xuất kho. Khi xuất vật liệu, máy tính sẽ tự động tính giá xuất theo chương trình tính giá đã được xây dựng sẵn. Phương pháp tính giá xuất được sử dụng là phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá bình quân = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ + Số lượng thực tế NVL nhập trong kỳ. Sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân để tính giá trị xuất kho: Trị giá vật liệu xuất kho = Đơn giá bình quân x Số lượng vật liệu xuất kho. Ví dụ: Đầu tháng 8/2001 số tồn kho của vải 3419 mộc 0,95 là 61m với giá trị bằng 384.363 VND Trong tháng phát sinh: Ngày 10/8/2001: nhập 367m, đơn giá 6.272đ/m, thành tiền là 2.301.824VND Ngày 12/8/2001: xuất 306m Khi phát sinh nghiệp vụ xuất trong tháng, kế toán không tính giá xuất ngay mà cuối tháng kế toán mới tính giá xuất theo trương trình phần mềm kế toán trên máy : Đơn giá bình quân = 384.363 + 2.301.824 = 6.276 61 + 367 Sau đó xác định giá trị xuất kho bằng: Trị giá xuất kho = 306 x 6.276 = 1.920.456 4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. 4.1 Thủ tục nhập - xuất kho và chứng từ kế toán. Để có thể tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và công tác hạch toán chi tiết vật liệu nói riêng, trước hết phải dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Trong quá trình hạch toán vật liệu tại công ty Hữu Nghị, các chứng từ kế toán sau được sử dụng: Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Hoá đơn GTGT. Biên bản kiểm nghiệm. Biên bản kiểm kê. Thẻ kho. Thủ tục nhập kho và trình tự luân chuyển chứng từ được qui định như sau: 4.1.1 Quá trình nhập kho: Khi vật liệu về đến công ty, chủ hàng giao hoá đơn GTGT, thủ kho cùng kế toán, bảo vệ kiểm nhận số thực nhập khối lượng hàng ghi trên hoá đơn. Đối với vật liệu cần kiểm nghiệm (thường là những lô hàng có giá trị lớn), cán bộ của phòng kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra, thử nghiệm và ghi vào phiếu kiểm ngiệm nhập kho. Nếu phát hiện thiếu hoặc không đúng qui cách, chất lượng thì thủ kho phải báo cáo cho phòng kinh doanh biết, đồng thời cùng kế toán lập biên bản để làm căn cứ giải quyết với nhà cung cấp. Biên bản phải bao gồm đầy đủ các thành phần tham gia như thủ kho, kế toán, chủ hàng, cán bộ kỹ thuật sau đó giám đốc ký. Nếu hàng đúng và đủ chất lượng, thủ kho vào sổ rồi chuyển các chứng từ lên phòng kế hoạch -vật tư. Căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm kê, kiểm ngiệm và đối chiếu với hợp đồng đã ký về số lượng, chủng loại, chất lượng vật tư phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành ba liên: Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch. Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chi tiêu số lượng và chuyển lên cho kế toán vật liệu trên phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán. Liên 3: Kèm theo hoá đơn để thanh toán. Mỗi loại vật liệu mua về được nhập vào đúng kho như đã qui định. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại NVL trong kho một cách khoa học, hợp lý vừa thuận tiện cho công tác bảo quản, vừa thuận tiện cho việc theo dõi việc nhập-xuất kho. Ví dụ: Ngày 10/2/2002 công ty mua vật liệu của công ty XNK Litex nhận được hoá đơn GTGT như sau: Hoá đơn (gtgt) Liên 2 (giao cho khách hàng) Ngày 10 tháng 2 năm 2002 Mẫu số 01 GTKT - 3LL DT/99-B No: 72420 Đơn vị bán hàng: Công ty XNK Litex Địa chỉ: Gia Lâm- Hà Nội Số tài khoản: 710A.20150 Điện thoại: MS: 05 001 411 75-1 Họ tên người mua hàng: Anh Thái Đơn vị: Công ty Hữu Nghị. Địa chỉ: Kim Mã- Ba Đình - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM - CK MS: 01 001 009 39-1 TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1 x 2 1 Vải 3419 mộc(K 0,95) mét 367 6272 2.301.824 Cộng tiền hàng 2.301.824 Thuế suất GTGT 10 % Tiền thuế GTGT 230.182 Tổng cộng tiền thanh toán 2.532.006 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm ba hai nghìn không trăm linh sáu đồng./. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) Khi vật liệu về công ty, công ty lập ban kiểm nghiệm và tiến hành kiểm nghiệm. Sau đó lập biên bản như sau: Đơn vị : công ty Hữu Nghị Địa chỉ: Mẫu số: 01-VT QĐsố 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 10 tháng 2 năm 2002 Số : 123 Căn cứ vào hoá đơn (GTGT) ngày 10/2/2002 của công ty Công ty XNK Litex Ban kiểm nghiệm chúng tôi gồm: Ông: Nguyễn Văn Tuấn - Phòng kỹ thuật - Trưởng ban Ông: Đinh văn Hoàng - Phòng kỹ thuật - Uỷ viên Bà: Tạ Thị Nguyệt - Thủ kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau STT Tên, nhãn hiệu, qui cách VT Mã số Phương thức kiểm ngiệm Đ V T SL theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng qui cách, phẩm chất SL không đúng qui cách, p/chất A B C D E 1 2 3 F 1 Vải 3419 mộc (K 0.95) Mét 367 367 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số lượng vật tư trên đủ điều kiện nhập kho. Đại diện kỹ thuật (ký, ghi họ tên) Thủ kho (ký, ghi họ tên) Trưởng ban (ký, ghi họ tên) Sau đó, căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho theo mẫu sau: Đơn vị : công ty Hữu Nghị Địa chỉ: Mẫu số: 01-VT QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 2 năm 2002 Số: 150 Nợ : Có : Họ tên người giao hàng: Anh Thái Địa chỉ (bộ phận ): PKH Theo HĐ số 72420 ngày 9 tháng 2 năm 2002 công ty XNK Litex MS 0500141175-1 Nhập tại kho: I STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vối 3419 mộc khổ 0.95m mét 367 367 6.272 2.301824 Thuế GTGT 10 % 230.182 Cộng 2.532.006 Viết bằng chữ : Hai triệu năm trăm ba hai nghìn không trăm linh sáu đồng./. Nhập, ngày 10 tháng 2 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) Phụ trách cung tiêu (ký tên) Người giao hàng (ký tên) Thủ kho (ký tên) 4.1.2. Thủ tục xuất kho NVL : Việc xuất kho NVL ở công ty chủ yếu là để phục vụ cho việc sản xuất ở các phân xưởng. Số lượng và chủng loại vật liệu cung cấp cho các bộ phận sản xuất đều đã được lên kế hoạch theo các chỉ lệnh sản xuất ở phòng KH-VT. Thông thường, trước khi sản xuất một đơn đặt hàng, công ty lập chỉ lệnh sản xuất căn cứ vào điều kiện và khả năng sản xuất hiện tại cũng như trong thời gian tới. Mỗi lệnh sản xuất có ghi kiểu giầy, kích cỡ giầy, ký hiệu của đơn đặt hàng, ngày giao lệnh và số lượng giầy theo mỗi kích cỡ. Khi bắt đầu thực hiện đơn đặt hàng, chỉ lệnh sản xuất chuyển đến cho phân xưởng cắt. Phân xưởng Cắt lập phiếu xin lĩnh vật tư và nhận vải bạt, ôze,...về phân xưởng để cắt theo mẫu đã được phòng chế thử mẫu thực hiện. Sau khi cắt xong, bán thành phẩm của phân xưởng Cắt sẽ được chuyển cho phân xưởng may. Phân xưởng may nhận các chi tiết đó và lên kho lĩnh vật tư bổ sung. Bán thành phẩm của phân xưởng may là mũ giầy các cỡ sẽ được chuyển cho phân xưởng gò. Song song với quá trình trên, phân xưởng cán cũng lập phiếu lĩnh vật tư, nhận cao su và một số NVL khác để sản xuất đế giầy các loại. Số lượng đế giầy phù hợp với số lượng mũ giầy ở phân xưởng may. Khi nhận được phiếu xin lĩnh vật tư do các bộ phận sản xuất mang lên, phòng KH-VT sẽ căn cứ vào chỉ lệnh sản xuất và định mức ngang vật tư theo từng phân xưởng để đánh giá tính hợp lý về số lượng cũng như chủng loại, sau đó lập phiếu xuất kho chi tiết theo từng phân xưởng, từng mã hàng theo từng kho. Phiếu xuất kho được viết thành ba liên : Liên 1: lưu ở phòng KH-VT. Liên 2: giao cho thủ kho dùng để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán ghi sổ. Liên 3: bộ phận sử dụng vật liệu giữ lại. Tại kho, khi nhận được phiếu xin lĩnh vật tư đã được phê duyệt, thủ kho xuất vật tư, sau đó ghi số lượng vào cột thực xuất và cùng người nhận vật tư ký tên vào phiếu xuất kho. Ví dụ: ngày 12/2/2002, tại kho vải thủ kho tiến hành xuất cho bộ phận PX cắt 306m vải 3419 mộc khổ 0,95m theo phiếu xuất kho do phòng KH-VT viết cùng ngày như sau: Đơn vị : công ty Hữu Nghị Địa chỉ: Mẫu số: 02-VT QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 12 tháng 2 năm 2002 Số : 350 Nợ : Có : Họ tên người nhận hàng: Chị Chinh Địa chỉ (bộ phận ): phân xưởng may I Lý do xuất hàn