Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Viễn thông và In Bưu điện

cỏc chữ ký của thủ kho, người giao hàng ,phụ trỏch cung tiờu, thủ trởng đơn vị . Một liờn giao cho thủ kho để nhập vật liệu vào thẻ kho rồi sau đú chuyển cho phũng kế toỏn để căn cứ ghi sổ kế toỏn . Một liờn giao cho phũng kế toỏn sản xuất vật tư giữ va lưu lại. Một liờn giao cho người đi mua gửi cựng hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho ( do bờn bỏn lập ) và giữ cho phũng kế toỏn để làm thủ tục thanh toỏn . Việc vật liệu nhập kho được thủ kho sắp xếp vào đỳng quy định đảm bảo khoa học hợp lý , đảm bảo cho việc bảo quản vật liệu, tiện cho việc theo dừi cụng tỏc xuất kho . Hoỏ đơn GTGT ( Biểu 1 ) Biờn bản kiểm nghiệm vật tư ( Biểu 2 ) Phiếu nhập kho ( Biểu 3 ) Biểu 1 HOÁ ĐƠN (GTGT) Liờn 2 (Giao khỏch hàng) Ngày 19 thỏng 12 năm 2007 No: 093000 Đơn vị bỏn hàng: Tổng cụng ty phỏt hành sỏch Địa chỉ: ......................................................... Số tài khoản.................................................. Điện thoại:.............................................MS:.. Họ và tờn người mua hàng: Đào Thị Hồng Vinh Đơn vị: Cụng ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bưu Điện Địa chỉ: 564 Nguyễn Văn Cừ - Gia Lõm -Hà Nội. Số tài khoản:.................................................... Hỡnh thức thanh toỏn:.............................MS:........ STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền A B C 1 2 3 Giấy Galgo 24 kg 400 15.000 6.000.000 Giấy Galgo 23 kg 1.500 5.500 8.250.000 Giấy Galgo 22 kg 1.000 8.500 8.500.000 Cộng tiền hàng: 22.750.000 Thuế suất GTGT: 2.275.000 tổng cộng thanh toỏn: 25.025.000 Số tiền bằng chữ: Hai năm triệu khụng trăm hai mươi năm nghỡn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rừ họ tờn) ( ký, ghi rừ họ tờn) (ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn) Biểu 2 CễNG TY CỔ PHẦN DVVT VA IN BƯU ĐIỆN 564 NGUYỄN VĂN CỪ, GIA LÂM, HÀ NỘI BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ban kiểm nghiệm gồm: 1: Anh Giang......................................là trưởng ban 2: Cụ Tần............................................là thủ kho 3: Tổng cụng ty phỏt hành sỏch.........là giao hàng Đó kiểm nghiệm vật tư, ấn phẩm sau: tờn quy cỏch, ký hiệu vật tư hàng hoỏ Số phiếu SX Đơn vị tớnh Số lượng Chất lượng Tờn khỏch hàng Theo phiếu SX Thực tờ Giấy Galgo22 kg 1.000 Giấy Galgo23 kg 1.500 Giấy Galgo24 kg 400 Ngày 19 thỏng 1 năm 2007 Giao hàng Thủ kho Trưởng ban - Thủ tục xuất kho vật liệu tại cụng ty Giống như cỏc đơn vị sản xuất kinh doanh khỏc khi xuất kho vật liệu cho sản xuất hay với bất kỳ mục đớch gỡ để phản ỏnh kịp thời tớnh toỏn và phõn bổ chớnh xỏc cho cỏc đối tượng cua vật liệu xuất dựng đều phải thực hiện đầy đủ cỏc chứng từ đỳng theo quy định . Để phục vụ cho hoạt động san xuất kinh doanh Cụng ty Cổ phần Dịch vụ Viễn thông và In Bưu điện sử dụng nhiều loại vật liệu, cỏc loại vật liệu này được bảo quản ở nhiều kho khỏc nhau, trong đú vật liệu chớnh được sử dụng nhiều nhất là giấy. Một loại vật liệu thấm ẩm nhanh, dễ chỏy, khú bảo quản. Nờn việc bảo quản và tỡnh hỡnh sử dụng vật liệu ở Cụng ty phải theo dừi chặt chẽ dựa trờn cơ sở chứng từ vật liệu.Tại Cụng ty Cổ phần Dịch vụ Viễn thông và In Bưu điện sử dụng cỏc chứng từ vật liệu sau . Phiếu nhập kho Tuy nhiờn, việc sử dụng loại phiếu xuất trờn phụ thuộc vào mục đớch xuất kho vật liệu. Viết phiếu xuất vật tư cho sản xuất giao cho phõn xưởng hoàn chỉnh sản phẩm, thủ kho xuất giấy. Căn cứ vào đơn đặt hàng của khỏch hàng, phũng kế hoạch lập phiếu sản xuất để ra quyết định sản xuất cho cỏc bộ phận liờn quan. Bộ phận tài chớnh căn cứ vào phiếu xuất sản xuất để xuất vật tư cho phõn xưởng hoàn chỉnh lấy giấy và thủ kho cấp giấy. Bộ phận hoàn chỉnh sản phẩm: Căn cứ vào phiếu sản xuất để biết in sản phẩm như thế nào. Trường hợp xuất nguyờn vật liệu để phục vụ cho sản xuất thỡ cụng ty sử dụng mẫu "Phiếu xuất kho" Khi cỏc phõn xưởng sản xuất cú nhu cầu vật tư, người phụ trỏch cỏc phũng ban, phõn xưởng sẽ viết vào giấy những vật liệu cần thiết sử dụng ( số lượng, chủng loại...) rồi đem lờn cho cỏn bộ phụ trỏch duyệt. Nếu là vật liệu cú giỏ trị lớn thỡ phải qua giỏm đốc cụng ty xột duyệt. Nếu là vật liệu xuất theo định kỳ thỡ khụng cần qua kiểm duyệt của lónh đạo cụng ty. Khi đú yờu cầu xuất vật liệu được chuyển phiếu xuất kho được duyệt, bộ phận sử dụng yờu cầu thủ kho xuất vật liệu (biểu 4A, 4B). Phiếu này được lập thành 3 liờn: Liờn 1: Lưu gốc Liờn 2: Mang xuống phõn xưởng, phõn xưởng đưa cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng, chủng loại vật tư trờn hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho để tiến hành cấp phỏt. Phiếu này làm căn cứ để thủ kho vào thẻ kho. Liờn 3: Gắn vào bảng kờ xuất vật tư cuối thỏng 2.1.2 Quy trỡnh ghi sổ chi tiết của cụng ty Cụng ty Cổ phần Dịch vụ Viễn thông và In Bưu điện hiện đang ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ cho cụng tỏc hạch toỏn tổng hợp vật liệu và chi tiết vật liệu. Kế toỏn chi tiết vật liệu ở cụng ty sử dụng phương phỏp thẻ song song để phản ỏnh tỡnh hỡnh biến động vật liệu. Được tiến hành trờn cơ sở cỏc chứng từ như: Phiếu nhập, phiếu xuất để từ đú lập thẻ - Kế toỏn chi tiết vật liệu tại kho của cụng ty Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chộp phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập- xuất- tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiờu số lượng. Số liệu của thẻ kho lấy từ cỏc chứng từ nhập xuất hàng ngày. Mỗi chứng từ được ghi trờn một dũng và được thủ kho sắp xếp theo từng loại để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong cụng tỏc kiểm tra, ghi chộp đối chiếu số liệu và phục vụ cho yờu cầu quản lý. Hàng ngày khi nhận cỏc chứng từ kế toỏn về nhập- xuất- tồn kho vật liệu thủ kho kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lý rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào cỏc thẻ kho, tớnh ra số tồn kho cuối ngày, cuối tuần để ghi vào thẻ kho. Sau khi sử dụng cỏc chứng từ để ghi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp lại chứng từ, chuyển chứng từ đú cho phũng kế toỏn. - Kế toỏn chi tiết vật liệu tại phũng kế toỏn của cụng ty Kế toỏn vật liệu mở thẻ kho để theo dừi tỡnh hỡnh nhập- xuất vật liệu hàng ngày. Cuối thỏng khi nhận được cỏc chứng từ nhập- xuất vật liệu do chuyển đến kế toỏn tiến hành phõn loại chứng từ theo dừi từng loại do thủ kho viết phiếu nhập, phiếu xuất của từng kho riờng. Sau đú kế toỏn vật liệu sử dụng giỏ thực tế để ghi vào phiếu xuất. Hàng ngày kế toỏn cộng luỹ kế cỏc số liệu ghi trờn thẻ kho. Định kỳ cuối thỏng kế toỏn và thủ kho tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu cỏc loại vật liệu. Sau đú kế toỏn tổng hợp số liệu từ thẻ kho để lập bảng kế toỏn nhập- xuất- tồn (cuối thỏng ). CễNG TY CỔ PHẦN DVVT VA IN BƯU ĐIỆN 564 NGUYỄN VĂN CỪ, GIA LÂM, HÀ NỘI THẺ KHO thỏng 1/2007 Kho: Kho vật tư chớnh Mó số; BA58 K84 Tờn vật tư, hàng hoỏ: Giấy Galgo24 chứng từ Diễn giải SL nhập SL xuất SL tồn Số CT N Tồn đầu kỳ 215 9/1C 19/1 Nhập kho giấy Galgo24 400 12/1C 22/1 Xuất vật liệu 550 Tồn cuối kỳ 400 550 65 Trờn thực tế kế toỏn vật liệu ở Công ty Cổ phần Dịch vụ Viễn thông và In Bưu điện đó được ứng dụng tin học vào tổ chức cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu. Phần mềm kế toỏn được viết trờn cơ sở dữ liệu kế toỏn MISA gồm cỏc Menu sau: Tệp, Soạn thảo, Khai bỏo, Giao dịch, Quản trị, Trợ giỳp. Trong đú tổ chức cụng tỏc kế toỏn được thực hiện trờn cỏc Menu "Khai bỏo", " Giao dịch" và "tệp", trong Menu gồm cỏc phần kế toỏn tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng, tiền lương, vật tư, cụng nợ... Sau khi thực hiện cỏc thao tỏc ở Menu "Giao dịch", tiến hành in bỏo cỏo qua Menu "tệp", trong bài bỏo cỏo tốt nghiệp này chỳng ta chủ yếu nghiờn cứu về tổ chức kế toỏn vật liệu tại cụng ty nờn ta giới thiệu cụ thể về cụng tỏc kế toỏn vật liệu trờn cỏc Menu "Giao dịch" và "tệp". Sơ đồ kế toỏn chi tiết ở Cụng ty Cổ phần Dịch vụ Viễn thông và in Bưu Điện Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Tập hợp cỏc chứng từ theo mó thống kờ chứng từ ( xuất kho vật tư ) Tập hợp chứng từ theo mó thống kờ chứng từ ( nhập kho vật tư) Bỏo cỏo tồn kho Ghi chỳ: Ghi hàng ngày: Ghi cuối thỏng: Đối chi 2.2 Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty. Bờn cạnh cụng tỏc kế toỏn chi tiết vật liệu, thỡ cụng tỏc kế toỏn tổng hợp nhập- xuất vật liệu là một bộ phận khụng thể thiếu. Vỡ vậy mọi trường hợp nhập vật liệu đều phải hạch toỏn chặt chẽ thụng qua cỏc tài khoản đối ứng cú liờn quan. 2.2.1 Tài khoản sử dụng Hiện nay cụng tỏc hạch toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu tại cụng ty cổ phần Dịch vụ Viễn thông và in Bưu Điện được thực hiện theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Theo phương phỏp này, kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu sử dụng cỏc tài khoản sau: - Tài khoản 152: " nguyờn liệu, vật liệu" Xớ nghiệp mở cỏc tài khoản cấp 2 sau: TK 1521 - Vật liệu chớnh TK 1522 - Vật liệu phụ TK 1523 - Nhiờn liệu TK 1524 - Phụ tựng thay thế - Kế toỏn tổng hợp nhập vật liệu. Cựng với sự phỏt triển của tin học ứng dụng trong phần mềm kế toỏn, để đảm bảo cụng tỏc quản lý nguyờn vật liệu tốt, cụng ty cũng đó ỏp dụng phần mềm kế toỏn MISA.Kế toỏn tổng hợp nhập vật liệu được thực hiện trờn mỏy theo quy trỡnh sau: Kế toỏn nhập kho vật tư, hàng hoỏ được thực hiện trong mục "Nhập kho vật tư hàng húa" của tệp "giao dịch". Khi cú phỏt sinh cỏc nghiệp vụ nhập kho, kế toỏn phải xỏc định cỏc vật tư, hàng húa đó được khai bỏo trong danh sỏch vật tư, hàng hoỏ hay chưa. Trong trường hợp nếu chưa thỡ phải khai bỏo vật tư, hàng hoỏ, phải xỏc định tiếp kho quản lý và loại vật tư, hàng húa nhập đó khai bỏo chưa để cú thể khai bỏo thờm mới từ kho đến loại rồi mới đến vật tư hàng hoỏ chi tiết. Sau khi khai bỏo thờm mới vật tư, hàng hoỏ chi tiết phải đăng ký kho cho vật tư, hàng húa đú. Vào "Giao dịch" để nhập cỏc thụng tin về phập kho ở tệp "Nhập kho vật tư, hàng hoỏ". Gồm cỏc cột cần phải nhập sau: Mó số: Mó số chứng từ Ghi chỳ: Chỳ ý về chứng từ Mó VT: Mó số của vật tư, hàng hoỏ Số HĐ: Số hoỏ đơn Lý do: Lý do nhập vật tư hàng hoỏ Mó kho: Mó số của kho vật tư hàng húa Mó NCC: Mó nhà cung cấp Số lượng: Số lượng vật tư hàng hoỏ Đơn giỏ: Đơn giỏ vật tư hàng hoỏ Thành tiền: Tổng thành tiền của vật tư Trước tiờn là mó số, ngày thỏng, ghi chỳ. Điều này cú ý nghĩa là xỏc định được ngày thỏng nhập, nhập hay là xuất kho, trong một thỏng cú thể mở một số chứng từ ghi sổ tuỳ từng mục đớch sử dụng thực tế để theo dừi nhập kho phỏt sinh trong một thời điểm nhất định. Thao tỏc nhập trờn một dũng là kế toỏn thờm mục để rồi nhập cỏc số liệu vào: tài khoản Nợ - Cú, mó vật tư, số liệu sản xuất ( nếu cú ), ngày nhập, mó kho, mó khỏch hàng cung cấp, số lượng, đơn giỏ nhập kho, thuế suất VAT (nếu cú), mó thống kờ. Cột "Mó số" sẽ tự động nhảy theo số thứ tự nhập vào mỏy. Cỏc cột "Mó nhà cung cấp" và "Mó thống kờ" nếu khụng nhớ ta cú thể nhập bằng cỏch nhỏy đỳp chuột vào cột đú sẽ xuất hiện hộp thoại cho phộp chọn một cỏch trực quan chớnh xỏc. Nếu trong một chứng từ cú nhiều vật tư của một nhà cung cấp thỡ thực hiện cắt dỏn, rồi thay mó vật tư. Khi kế toỏn vật liệu nhận cỏc hoỏ đơn mua hàng, kế toỏn sẽ tiến hành nhập cỏc số liệu đú vào mỏy theo trỡnh tự như trờn. Sau đú mỏy sẽ tự động lập ra loại chứng từ, mẫu sổ. Để xem xột, kiểm tra cỏc loại chứng từ, mẫu sổ nhập vật tư, hàng hoỏ đó được thực hiện và in ra, kế toỏn vào Menu "Tệp" để in ra cỏc bỏo cỏo: Phiếu nhập kho, tập hợp cỏc chứng từ theo mó số thống kờ chứng từ, thẻ kho, bỏo cỏo tồn kho, sổ cỏi chứng tư, bảng cõn đối phỏt sinh..... Cỏc nghiệp vụ thu mua và nhập vật liệu được thực hiện vào cỏc tài khoản kế toỏn tổng hợp trờn mỏy theo từng trường hợp sau : Nhập vật liệu tư nguồn thu mua bờn ngoài: Tại Cụng ty vật liệu nhập kho chủ yếu là nguồn thu bờn ngoài như mua cỏc nhà mỏy trong nước, mua của cỏc Cụng ty cung cấp in, mua trờn thị trường tự do, cũn vật liệu thuế ngoài cụng chế biến hầu như khụng cú . Khi vật liệu về nhập kho, kế toỏn căn cứ vào "Hoỏ đơn GTGT", "Biờn bản kiểm nghiệm vật tư","phiếu nhập kho" nhập vào mỏy. Vớ dụ: Theo hoỏ đơn GTGT của cụng ty in và văn phũng hoỏ phẩm ngày 18/1/2007 cụng ty nhập giấy Couche 150 khổ 79*109 số lượng 904 kg, đơn giỏ 11800, thành tiền 10.667.200. Kốm theo hoỏ đơn của cụng ty in và văn hoỏ phẩm thỡ số tiền mà doanh nghiệp phải trả là 11.733.920. Kế toỏn tiến hành nhập vào mỏy theo định khoản như sau: Nợ TK 1521 10.667.200 Nợ TK 133 (1331) 1.066.720 Cú TK 331 11.733.920 Đú là trường hợp hàng và hoỏ đơn cựng về, cũn trường hợp hoỏ đơn về nhưng hàng chưa về nhập kho ( xảy ra ở cụng ty). Khi cú trường hợp này kế toỏn cụng ty chỉ lưu lại hoỏ đơn mà khong tiến hành. Do vậy cụng ty khụng sử dụng TK 151 "Hàng mua đang đi đường". Ngoài việc dựng tiền của ngõn hàng hay tiền mặt để thanh toỏn tiền mua vật liệu cụng ty cũn sử dụng hỡnh thức thanh toỏn bằng tiền tạm ứng . - Trường hợp tạm ứng tiền mua nguyờn vật liệu: Cụng ty Cổ phần Dịch vụ Viễn thông và in Bưu điện thường ỏp dụng hỡnh thức thanh toỏn này đối với việc mua nguyờn vật liệu của cỏc cụng ty cung cấp vật tư ngành in. Khi cú nhu cầu về vật tư, phũng kế toỏn sản xuất sẽ tham khảo thị trường, trỡnh giỏm đốc duyệt, trờn cơ sở đú phũng lập ra chứng từ tạm ứng tiền mua vật liệu. Khi tạm ứng tiền mua kế toỏn thực hiện việc định khoản trờn mỏy. Vớ dụ: Ngày 25/01/2007 kế toỏn tạm ứng cho anh Bỡnh phũng kỹ thuật vật tư mua vật tư là 1.000.000 - phiếu chi số 22. Kế toỏn phản ỏnh vào mỏy như sau: Nợ TK 141: 1.000.000 Cú TK 111: 1.000.000 Khi số vật liệu mua bằng tiền tạm ứng đó về nhập kho, kế toỏn căn cứ vào hoa đơn mua hàng, phiếu nhập, biờn bản kiểm nhận vật tư, giấy thanh toỏn tiền tạm ứng để nhập vào mỏy: Nợ TK 152: 720.0000 Nợ TK 133(1331): 72.000 Cú TK 141: 792.000 Số tiền tạm ứng thừa nhõn viờn thu mua phải nộp lại cho phũng kế toỏn, kế toỏn sẽ viết phiếu thu, phản ỏnh vào mỏy như sau: Nợ TK 111: 208.000 Cú TK 141: 208.000 Nếu số tiền tạm ứng mà thiếu , kế toỏn sẽ viết phiếu chi cho nhõn viờn đi thu mua ứng với số tiền thiếu. Nợ TK 141 Cú TK 111 - Đối với vật liệu mua ngoài kế toỏn tổng hợp vật liệu ngoài việc phản ỏnh giỏ mua thực tế cũn phải phản ỏnh chi phớ thu mua thực tế vật liệu để phản ỏnh cho chớnh xỏc, đầy đủ giỏ thực tế của vật liệu. Tại cụng ty chi phớ vận chuyển vật liệu mua ngoài do cỏn bộ đi mua vật liệu tạm ứng thỡ kế toỏn tiến hành tổng hợp trờn tài khoản 141 để định khoản trờn mỏy: Nợ TK 152 ( số tiền vận chuyển) Cú TK141 Nếu chi phớ vận chuyển được thanh toỏn trực tiếp thỡ cỏn bộ thu mua sẽ tập hợp cỏc hoỏ đơn, giấy biờn nhận cú liờn quan đến cước phớ vận chuyển để đưa lờn phũng kế toỏn, kế toỏn tiến hành nhập số liệu vào mỏy. Nợ TK 152 (số tiền vận chuyển) Cú TK 111,112 - Đối với vật liệu mua về nhập kho, khi kiểm kờ phỏt hiện thừa vật liệu so với số lượng ghi trờn hoỏ đơn. Giữa thủ kho va nhõn viờn tiếp liệu cần lập biờn bản. Nếu cụng ty chấp nhận mua theo số lượng nhập kho kế toỏn dựa vào phiếu nhập kho ghi vào mỏy. - Đối với vật liệu mua về nhập kho, khi kiểm kờ phỏt hiện thiếu vật liệu so với số lượng ghi trờn hoỏ đơn. Giữa thủ kho và nhõn viờn tiết liệu cần lập biờn bản. Nếu cụng ty chấp nhận mua theo số lượng nhập kho kế toỏn dựa vào phiếu nhập kho ghi vào mỏy như sau: Nợ TK 152 ( Trị giỏ vật liệu nhập kho) Cú TK 111,112,141,331 Nếu cụng ty chấp nhận mua số lượng ghi trờn hoỏ đơn thỡ kế toỏn ghi: Nợ TK 152 ( Trị giỏ vật liệu nhập kho) Nợ TK 1381 (Trị giỏ vật liệu chưa rừ nguyờn nhõn) Cú TK 111,112,141,331( Trị giỏ vật liệu xớ nghiệp mua) Sau này tuỳ theo quyết định mà xử lý tài khoản 1381 vào cỏc tài khoản cú liờn quan. Ngoài việc nhập vật liệu từ nguồn thu mua ngoài , cụng ty cũn nhập vật liệu từ cỏc nguồn sau: - Trường hợp nhập vật liệu từ phế liệu thu hồi: Trong quỏ trỡnh sản xuất, cụng ty cú những loại vật liệu bị thải ra từ quỏ trỡnh sản xuất , những loại vật liệu này khụng cú giỏ trị sử dụng ban đầu song vẫn sử dụng được cho cỏc nhu cầu khỏc. Chẳng hạn như giấy rỏch và giấy lề. Trong đú giấy lề là loại phế liệu được thải hồi trong quỏ trỡnh sản xuất khụng thể sử dụng được nữa. Khi cú phế liệu thu hồi cụng ty tiến hành cỏc thủ tục nhập kho phế liệu. Cũn giấy rỏch là loại giấy bị loại trong quỏ trỡnh in do bị bẩn, nhăn, rỏch mộp v..v..do quỏ trỡnh cắt xộn khụng đảm bảo. Khỏc với giấy lề, giấy rỏch cũn cú thể tiếp tục sử dụng được để in cỏc loại ấn phẩm thớch hợp như in giấy mời, sổ liờn lạc... Giấy rỏch khi đem nhập kho thỡ sẽ đem ra phõn loại cú thể cắt thành những khổ giấy thớch hợp để in cỏc loại ấn phẩm trờn. Giỏ trị phế liệu thu hồi là giỏ ước tớnh hoặc lấy theo giỏ hiện hành của thị trường nhập kho về phế liệu. Khi nhập vật tư, kế toỏn chỉ nhập theo giỏ chưa cú thuế, cũn phần thuế đó được mỏy tự động tớnh khi kế toỏn nhập dữ liệu suất theo từng loại vật tư, hàng hoỏ khỏc nhau mà cú thuế suất khỏc nhau. Do đú mà số thuế GTGT đầu vào sẽ được tớnh riờng vào "Bảng kờ hoỏ đơn chứng từ hàng hoỏ dịch vụ mua vào". Để xem phần bỏo cỏo về "Bảng kờ hoỏ đơn, chứng từ hàng hoỏ dịch vụ mua vào", kế toỏn vào tệp "In bỏo cỏo" rồi vào Menu "Bảng kờ hoỏ đơn, chứng từ hàng hoỏ dịch vụ mua vào", nhập cỏc yờu cầu cần thiết như: Thời gian từ ngày nào đến ngày nào. Mỏy sẽ tự động hiển thị bảng kờ trờn giao diện màn hỡnh và để in kế toỏn thực hiện lệnh in và cho ta bảng kờ thỏng 1/2007 (Biểu 5) tại cụng ty như sau: Về đặc điểm sản xuất kinh doanh của cụng ty là nhập vật liệu từ cỏc nguồn khỏc nhau, do đú mà cụng ty hàng thỏng cần theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ với nhà cung cấp nguyờn vật liệu, cụng việc này được thực hiện trờn mỏy . Trong quỏ trỡnh thực hiện nhập cỏc số liệu về nhập vật tư hàng hoỏ kế toỏn đó khai bỏo một cỏch chi tiết về mó vật tư, loại vật tư, mó nhà cung cấp. Kế toỏn vật tư về bỏo cỏo cụng nợ xử lý trong cỏc phần hành kế toỏn khỏc như: Kế toỏn tiền mặt, kế toỏn tiền gửi ngõn hàng.... Với một số lượng lớn về vật liệu được nhập từ cỏc nguồn khỏc nhau, do đú cần phải khai thỏc bỏo cỏo chi tiết về từng khỏc hàng để mỏy sẽ tự động cất chuyển phần phải cho nhà cung cấp cựng với cỏc số liệu trong kế toỏn TM, kế toỏn TGNH, để theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ. Trong một thỏng cú thể cú nhiều lần nhập khỏc nhau nhưng cựng một nhà cung cấp, kế toỏn chỉ cần khai bỏo một lần và mỏy sẽ tự động cất chuyển sang. Khi khai bỏo sai thỡ mỏy sẽ khụng cho cất giữ thụng tin, yờu cầu cần phải khai bỏo là: Mó khỏch hàng, nhà cung cấp, địa chỉ.... Hàng thỏng kế toỏn cú thể kiểm tra và xem xột tỡnh hỡnh thanh toỏn cụng nợ trờn sổ chi tiết cụng nợ nhà cung cấp, bỏo cỏo tổng hợp cụng nợ, sổ cỏi tài khoản cụng nợ. Sau đõy là "Bỏo cỏo tổng hợp cụng nợ " về phần phải trả cho khỏch hàng trong thỏng 1/2007 ( Biểu 6) - Kế toỏn tổng hợp xuất vật liệu Cũng như trường hợp nhập kho vật tư, kế toỏn xuất kho vật tư, hàng hoỏ được thực hiện trong Menu "Giao dịch". Trong thỏng kế toỏn cú thể mở một số chứng từ ghi sổ xuất kho nhất định và thao tỏc thực hiện việc xuất kho vật tư được thực hiện trờn mỏy như sau: Nhập mó, ngày thỏng, ghi chỳ về xuất vật liệu. Để thực hiện nhập vào mỏy xuất vật liệu kế toỏn thờm mục mới, sau đú nhập cỏc thụng tin cần thiết: tài khoản Nợ/Cú, mó vật tư, số phiếu sản xuất, ngày thỏng xuất kho, lý do xuất kho, mó kho, số lượng, đơn giỏ, mó phũng ban sử dụng mó thống kờ chứng từ. Trong khi xuất cú thể cú nhiều vật tư được xuất trờn cựng một chứng từ, khi đú kế toỏn thực hiện việc cắt dỏn thờm dũng và thay đổi mó vật tư, số lượng. Do cụng ty ỏp dụng việc tớnh giỏ xuất vật tư theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền nờn phần giỏ xuất đó được mỏy tớnh sẵn. Khi kế toỏn muốn tớnh giỏ xuất thỡ vào phần "tự động cập nhật giỏ xuất" tại Menu giao dịch. Lỳc đú hệ thống sẽ tự động tớnh giỏ xuất dựng ( Đơn giỏ xuất dựng) theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền cho cỏc vật tư khi lý do xuất kho ở cột "Lý do" là " Xuất sử dụng". Do vậy ở cột "Đơn giỏ" trong phần xuất kho khụng cần phải vào khi xuất kho. Vật liệu xuất dựng chủ yếu là phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, quỏ trỡnh đú ở cụng ty cú cỏc nghiệp vụ phỏt sinh sau: Nợ TK 621,627,642 Cú TK 152 Vớ dụ: Theo phiếu xuất kho giấy Couche 210 khổ 79*109 số X51B ngày 10/1/2007 cho phõn xưởng hoàn chỉnh sản phẩm. Tổng giỏ trị ghi trờn phiếu xuất kho là 327.400 Nợ TK 621: 327.400 Cú TK 152: 327.400 Từ cỏc chứng từ nhập xuất vật tư đó nhập vào mỏy, kế toỏn muốn kiểm tra sổ chi tiết vật tư, hàng hoỏ. Bước đầu tiờn là kế toỏn vào phần in bỏo cỏo rồi vào tệp "Bỏo cỏo kho" để mở Menu "Sổ chi tiết vật tư, hàng húa", từ cỏc số liệu ở phiếu nhập, phiếu xuất, mỏy sẽ tự động khởi tạo mẫu sổ chi tiết vật tư, hàng húa. Kế toỏn khai bỏo: chọn kho vật tư, chọn tờn vật tư, hàng hoỏ, ngày thỏng cần xem xột mỏy sẽ hiển thị trờn màn hỡnh mẫu "Sổ chi tiết vật tư, hàng hoỏ", muốn in ra chỉ cần lệnh in và mỏy xẽ thực hiện việc in ấn ra mẫu sổ: Vớ dụ: Sau khi nhập kho vật tư, hàng hoỏ là giấy Bói Bằng thỏng 1/ 2007. Từ cỏc phiếu nhập kho, xuất kho đó khai bỏo, mỏy sẽ tự động tạo lập vào sổ chi tiết vật tư hàng hoỏ. Vào cuối thỏng để đối chiếu kiểm tra cỏc số liệu, kế toỏn vào Menu "Sổ chi tiết vật tư, hàng hoỏ" của tệp " Bỏo cỏo kho", " Sổ chi tiết vật tư, hàng hoỏ" sẽ hiển thị lờn màn hỡnh, kế toỏn chọn ngày thỏng cần xem và thực hiện lệnh in để in mẫu sổ ra. Ta cú mẫu sổ sau (Biểu 7): Từ cỏc phiếu nhập kho, xuất kho, cỏc sổ chi tiết vật tư, hàng hoỏ. Cỏc số liệu mà kế toỏn nhập vào mỏy, theo mó thống kờ chứng từ cỏc loại vật tư hàng hoỏ sẽ được tập hợp lại theo mó thống kờ chứng từ khai bỏo về vật tư nhập kho, xuất kho, phải trả cho nhà cung cấp...mỏy sẽ tổng hợp lại trờn bảng " Tập hợp cỏc chứng từ theo mó thống kờ chứng từ" bao gồm tờn nghiệp vụ nhập hoặc xuất vật liệu và gồm cỏc cột sau: số chứng từ, ngày thỏng, diễn giải nhập, xuất, tài khoan ghi Nợ- Cú, số tiền. Để hiện thị mẫu bảng "Tập hợp cỏc chứng từ theo mó thống kờ chứng từ" trờn màn hỡnh, kế toỏn vào mục cần xem trờn trong tệp "Liệt kờ chứng từ", đũi hỏi kế toỏn phải khai bỏo thời gian cần xem, nhập vật liệu chớnh hay phụ, cũng như xuất kho vật liệu chớnh hoặc phụ, mỏy sẽ ngầm định tạo lập được bảng "Tập hợp cỏc chứng từ theo mó thống kờ chứng từ" hiển thị trờn màn hỡnh. Và muốn in ra, kế toỏn thực hiện lệnh in trờn màn hỡnh. Trong thỏng 1/2007, tại cụng ty đó thực hiện cỏc nghiệp vụ nhập kho và xuất kho vật tư hàng hoỏ và đó được tập hợp cỏc loại vật tư nhập, xuất theo mó thống kờ chứng từ như sau (biểu 8A, 8B): Biểu 8A CễNG TY CỔ PHẦN DVVT VA IN BƯU ĐIỆN 564 NGUYỄN VĂN CỪ, GIA LÂM, HÀ NỘI TẬP HỢP CÁC CHỨNG TỪ THEO MÃ THỐNG Kấ CHỨNG TỪ Tờn nghiệp vụ: Nhập kho vật liệu chớnh Số CT Ngày DIỄN GIẢI NỢ Cể SỐ TIỀN 1/1C 2/1 Nhập giấy viện CN Giấy & Xenlulo hđ 19675 1521 3311 77.237.800 2/1C 3/1 Nhập giấy viện CN Giấy & Xenlulo hđ 19960 1521 3311 34.816.640 3/1C 3/1 Nhập giấy HTX CN Tiến Bộ hđ 19781 1521 3311 63.898.950 4/1C 5/1 Nhập giấy HTX CN Tiến Bộ hđ 19795 1521 3311 14.076.760 5/1C 5/1 Cty thương mại Đại Sơn hđ 526 1521 3311 282.758.800 6/1C 11/1 Cty thương mại Đại Sơn hđ 531 1521 3311 226.078.200 7/1C 14/1 Cty Giấy Tõn Mai 1521 3311 791.401.860 8/1C 14/1 Cty TNHH Duy Hoà 1521 3311 32.835.620 9/1C 18/1 Cty thương mại Đại Sơn hđ 541 1521 3311 432.590.000 10/1C 19/1 Cty phỏt hành sỏch hđ 28860 1521 3311 26.740.920 11/1C 22/1 Cty in và VHP hđ 52021 1521 3311 290.451.700 12/1C 24/1 Cty Nam Phương hđ 24614 1521 3311 89.193.700 13/1C 25/1 Cty giấy & bao bỡ hđ 24614 1521 3311 510.774.000 14/1C 27/1 Cty Hồng Tuõn hđ 1256 1521 3311 86.745.800 15/1C 30/1 Nhập giấy xanh blue 60 khổ 61 1521 3311 367.140.170 Người lập biểu Kế toỏn trưởng (họ tờnvà chữ ký) (họ tờnvà chữ ký) Biểu 8B CễNG TY CỔ PHẦN DVVT VA IN BƯU ĐIỆN 564 NGUYỄN VĂN CỪ, GIA LÂM, HÀ NỘI TẬP HỢP CÁC CHỨNG TỪ THEO MÃ THỐNG Kấ CHỨNG TỪ Tờn nghiệp vụ: Xuất kho vật liệu chớnh Số CT Ngày DIỄN GIẢI NỢ Cể SỐ TIỀN 1/1C 3/1 Xuất vật tư 621 1521 9.337.863 2/1C 4/1 Xuất vật tư 621 1521 14.875.540 3/1C 4/1 Xuất vật tư 621 1521 892.950 4/1C 5/1 Xuất vật tư 621 1521 10.056.860 5/1C 6/1 Xuất vật tư 621 1521 22.458.600 6/1C 8/1 Xuất vật tư 621 1521 216.028.300 7/1C 11/1 Xuất vật tư 621 1521 91.481.660 8/1C 14/1 Xuất vật tư 621 1521 163.403.236 9/1C 15/1 Xuất vật tư 621 1521 38.340.230 10/1C 19/1 Xuất vật tư 621 1521 864.862.381 11/1C 22/1 Xuất vật tư 621 1521 644.871.429 12/1C 23/1 Xuất vật tư 621 1521 460.000.000 13/1C 25/1 Xuất vật tư 621 1521 70.678.211 14/1C 226/1 Xuất vật tư 621 1521 64.936.861 Người lập biểu Kế toỏn trưởng (họ tờn và chữ ký) (họ tờn và chữ ký) Cuối thỏng tứ cỏc bảng "Tập hợp cỏc chứng từ theo mó thống kờ chứng từ" mà mỏy đó thực hiện tổng hợp từ cỏc phiếu nhập kho, xuất kho. Để theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất vật tư, hàng húa, trờn mỏy kế toỏn thực hiện việc tổng hợp nhập xuất vật liệu trong thỏng để làm số dư cho thỏng tiếp theo. Thao tỏc này kế toỏn thực hiện cỏc lệnh ở Menu "Bỏo cỏo kho" trong tệp "In bỏo cỏo". Sau khi vào mục này , kế toỏn chọn kho vật tư, chọn loại vật tư, mó vật tư chọn thời gian tổng hợp tồn kho để lập Bỏo cỏo tồn kho trong thỏng. Ở đõy giỏ nhập là giỏ chưa cú thuế GTGT, cũn giỏ xuất được mỏy tự động tớnh ở mục "Tự động cập nhật tớnh giỏ xuất" trong tệp "Giao dịch" theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền. Sau khi chọn xong, trờn màn hỡnh sẽ hiển thị bảng "Bỏo cỏo tồn kho" với cỏc dữ kiện: kho, loại vật tư hàng hoỏ