Đề tài Hoàn thiện kế toán tài sản cố định với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định tại công ty vận tải thuỷ I

ở chính của Công ty đặt tại 78 Bạch Đằng–Quận Hai Bà Trưng–Hà Nội. Điện thoại : 8211574 – 9715374 Fax : (84)8448214217 Có thể nói rằng qua 40 năm tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, đến nay Công ty vận tải thuỷ I đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt: cả về cơ sở vật chất đến trình độ quản lý, trình độ chuyên môn cũng như năng lực vận tải. Những năm trước đây, trong thời kỳ sản xuất tập trung hạch toán bao cấp, Công ty vận chuyển hàng hoá theo chỉ tiêu Nhà nước giao với khối lượng, cự ly, giá cước và đơn vị giao nhận hàng được lên kế hoạch trước. Do không được tự chủ trong hoạt động kinh doanh nên Công ty chưa phát huy hết sức mạnh của mình. Còn khi chuyển sang cơ chế thị trường, được giao nhiệm vụ sản xuất kinh doanh tự trang trải về tài chính, tự tìm nguồn hàng vận chuyển nên Công ty đã chủ động mở rộng lĩnh vực hoạt động từ đơn thuần kinh doanh dịch vụ vận tải sang lĩnh vực công nghiệp (sửa chữa, đóng mới) đến hoạt động thương mại ... Đến nay, được sự quan tâm của Nhà nước và Bộ GTVT, sự giúp đỡ của Tổng công ty và các đơn vị trong nghành, Công ty vận tải thuỷ I đã xây dựng cho mình một lực lượng phương tiện vận tải thuỷ lớn bao gồm : 60 tầu 8280 CV, hơn 40.000 tấn sà lan và một đội ngũ cán bộ thuyền viên giàu kinh nghiệm đã và đang từng bước đưa Công ty đứng vững trong nghành vận tải. 2) Đặc điểm hoạt động kinh doanh : Công ty vận tải thuỷ I là một Doanh nghiệp nhà nước, có tư cách pháp nhân, hoạt động theo chế độ hạch toán về kinh tế, tự chủ về tài chính, có tài khoản tiền Việt Nam tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch trực thuộc Tổng công ty đường sông miền Bắc. Chức năng chính của Công ty vận tải thuỷ I là vận tải hàng hoá, vật tư bằng đường sông do tổ chức hoặc cá nhân thuê, nhằm phục vụ nhu cầu sản xuất công – nông nghiệp, xây dựng cơ bản và tiêu dùng của nhân dân, phù hợp với chức năng mà Nhà nước qui định, phù hợp với pháp luật hiện hành. Mặt khác, để đảm bảo cho dịch vụ vận tải được diễn ra liên tục, đúng thời gian, đúng địa điểm và an toàn, Công ty còn tổ chức các hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ và đóng mới phương tiện không chỉ đáp ứng yêu cầu của nội bộ Công ty mà còn phục vụ cả đối tượng có nhu cầu. Ngoài ra, để tận dụng nguồn phương tiện sẵn có Công ty còn tiến hành kinh doanh vật liệu xây dựng, đây là một lĩnh vực đem lại lợi nhuận cao cho Công ty. Như vậy, với tất cả những chức năng trên, ta thấy Công ty vận tải thuỷ I là một đơn vị hoạt động kinh doanh tổng hợp trong đó lấy hoạt động vận tải làm hạt nhân còn các hoạt động khác có tác dụng hỗ trợ và phục vụ cho hoạt động vận tải. Chính bởi hình thức kinh doanh đa dạng như vậy nên trong những năm qua, mặc dù gặp phải rất nhiều khó khăn do sự chuyển đổi cơ chế đất nước nhưng Công ty đã nhanh chóng thích nghi và dần từng bước đi vào ổn định, vẫn đảm bảo việc làm và tăng thu nhập cho người lao động. Điều này có thể thấy rõ qua bảng số liệu dưới đây : Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Klg hàng vận chuyển (T) 1.253.868 1.080.870 1.135.420 Lượng lưu chuyển HH (Tkm) 134.603.690 103.707.300 112.200.000 Klg xi măng bán ra (T) 67.745 76.455 82.520 Tổng doanh thu (Đ) 80.820.767.138 81.629.442.212 89.534.845.672 Doanh thu thuần (Đ) 80.820.767.138 81.629.442.212 89.534.845.672 Giá vốn hàng bán (Đ) 31.792.627.620 27.861.179.257 26.707.668.418 Lợi nhuận gộp (Đ) 49.028.139.518 53.768.262.955 62.827.177.254 Chi phí bán hàng (Đ) 44.403.016.085 49.464.364.452 56.979.703.917 Chi phí quản lý (Đ) 4.137.587.842 4.490.498.754 5.537.786.524 LN từ HĐKD (Đ) 487.535.591 - 186.600.251 309.686.813 LN từ HĐTC (Đ) 61.349.167 14.286.546 168.727.933 LN từ HĐBT (Đ) 345.160.416 431.104.699 - 2.243.885 Tổng LN trước thuế (Đ) 894.045.174 258.790.994 476.170.861 Nộp ngân sách Nhà nước (Đ) 964.182.000 558.236.000 845.725.000 Thu nhập bình quân (Đ/ng/t) 761.900 851.100 870.000 Bảng 1 : Bảng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong một vài năm gần đây. 3) Tổ chức bộ máy quản lý : Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty chủ yếu là vận tải hoạt động trên phạm vi ở hầu hết các tuyến sông ngòi miền Bắc, nên Công ty vận tải thuỷ I đã xây dựng cho mình một bộ máy tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng tức là Giám đốc lãnh đạo dưới sự trợ giúp của các phòng ban chuyên môn. Phòng tài vụ Phòng KH CN Phòng kinh doanh vận tải Phòng vật tư – kỹ thuật Phòng kinh doanh xi măng Phòng tổ chức – nhân chính Các đội vận tải thuỷ Ban giám đốc Các chi nhánh Các XN thành viên CN Việt Trì CN Quảng Ninh CN Hải Phòng CN TP HCM CN Phả Lại XN sửa chữa tàu sông Thượng Trà Trung tâm cơ khí Cảng Hoà Bình XN khai thác vật tư vận tải HN XN cơ khí thuỷ Mạo Khê Sơ đồ 7 :Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty vận tải thuỷ I a) Ban giám đốc : Ban lãnh đạo của Công ty bao gồm : Giám đốc, phó giám đốc, trợ lý giám đốc, Bí thư Đảng uỷ và chủ tịch công đoàn. Giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo, quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và nhà nước về toàn bộ hoạt động của Công ty mình. Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc theo sự phân công công việc cụ thể và chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần việc được giao. b) Các phòng ban chuyên môn : Tại công ty vận tải thuỷ I, các phòng ban chức năng trực tiếp giúp việc cho GĐ về các lĩnh vực chuyên môn. Trong các phòng ban đều có trưởng phòng và các phó phòng cùng các nhân viên thừa hành. Các phòng ban ngoài việc hoạt động theo chức năng của mình vẫn có sự tương trợ lẫn nhau, có mối liên hệ mật thiết với nhau để giải quyết những vấn đề phát sinh trong Công ty. - Phòng tổ chức–nhân chính: có chức năng tham mưu giúp Giám đốc trong việc thực hiện các phương án sắp xếp và cải tiến tổ chức sản xuất kinh doanh, quản lý lao động và tuyển dụng bổ sung, điều phối nhân lực trong toàn công ty. Đồng thời tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động và thực hiện quản trị hành chính (quản lý con dấu, hồ sơ công văn, y tế …) - Phòng kinh doanh xi măng: là đơn vị kinh doanh xi măng theo hình thức Tổng đại lý dưới sự chỉ đạo, quản lý và cấp vốn của Công ty với yêu cầu đạt hiệu quả kinh tế cao, góp phần tăng sản lượng và doanh thu cho Công ty. - Phòng kinh doanh vận tải: bao gồm 8 nhân viên đều có trình độ kĩ sư vận tải, đảm nhiệm các công việc về: tiếp thị khai thác thị trường vận tải thuỷ, hợp đồng thương vụ vận tải thuỷ, lập các thủ tục thanh toán cước và phụ phí vận tải, tổ chức công tác đoàn tàu, hướng dẫn thuyền viên thực hiện đúng luật lệ giao thông đường thuỷ, thông báo những biến động về thời tiết... - Phòng khoa học – công nghệ: Với 5 nhân viên có nhiệm vụ: Nghiên cứu áp dụng thành tựu KHCN tiến tiến vào hoạt động sản xuất kinh doanh, cải tiến, phục hồi tính năng kĩ thuật nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng phương tiện – thiết bị – máy móc hiện có… - Phòng kỹ thuật – vật tư: Phòng gồm 17 CBCNV với nhiệm vụ cụ thể là: Căn cứ vào hạn mức kĩ thuật và tình trạng phương tiện - thiết bị - máy móc để lập kế hoạch sửa chữa; tham gia thiết kế, giám sát thi công, nghiệm thu sản phẩm ; tổ chức mua sắm, cung ứng vật tư-nhiên liệu, trang thiết bị; quản lý các kho; xây dựng định mức tiêu hao vật tư-nhiên liệu cho các phương tiện vận tải … - Đội vận tải thuỷ: Ban chỉ huy đội vận tải gồm 3 người có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra thuyền viên và các đoàn tầu thực hiện theo lệnh điều động, thực hiện bảo quản phương tiện, hàng hoá, đồng thời giúp Đảng uỷ – Công đoàn - Đoàn thanh niên công ty tổ chức sinh hoạt định kỳ cho thuyền viên. - Phòng tài vụ: có chức năng tham mưu cho Giám đốc về các lĩnh vực: + Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thu - chi, kế hoạch giá thành, kế hoạch sử dụng vốn – quỹ ... + Phản ánh trung thực và kịp thời tình hình tài chính của công ty nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho công tác quản lý. + Tổ chức kiểm kê tài sản, vật tư, theo dõi tình hình thanh toán công nợ, quản lý và sử dụng quỹ tiền mặt hợp lý, huy động và cân đối nguồn vốn... + Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ ngân sách và chế độ trách nhiệm tài chính có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. + Tổ chức hệ thống sổ sách phù hợp, cập nhật và lưu trữ chứng từ, lập các báo cáo cuối kì. c) Các xí nghiệp thành viên : Nói chung, nhiệm vụ và chức năng của các Xí nghiệp thành viên là sửa chữa các phương tiện vận tải thuỷ cho Công ty và khách hàng ngoài Công ty, gia công chế biến và đóng mới các sản phẩm thuỷ, bốc dỡ các loại hàng hoá, container, xi măng, than, cát, đá, sỏi ... cùng với việc vận chuyển và kinh doanh các loại vật liệu xây dựng. d) Các chi nhánh : Công ty có các chi nhánh tại Hải Phòng, Quảng Ninh, Phả Lại, Việt Trì, TP Hồ Chí Minh. Nhiệm vụ và hoạt động của các chi nhánh này là: đại diện cho công ty giao dịch, kí kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng vận tải với khách hàng... kể cả tổ chức vận chuyển bốc xếp hàng hoá khép kín, đa phương thức, liên vận tuyến Bắc Nam, trục vớt, nạo vét luồng lạch... 4) Tổ chức công tác kế toán : a) Tổ chức bộ máy kế toán : Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và để đáp ứng được yêu cầu của quản lý, bộ máy kế toán của công ty vận tải thuỷ I được tổ chức theo mô hình kế toán hỗn hợp: vừa tập trung, vừa phân tán. Phòng kế toán của Công ty gồm 11 người, có những chức năng sau : - Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng kế toán: Nhiệm vụ của Kế toán trưởng là tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực hiện 2 chức năng cơ bản của kế toán là: thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh. - Phó phòng kế toán: là người giúp việc cho Kế toán trưởng, thực hiện nhiệm vụ do Kế toán trưởng phân công và thay Kế toán trưởng khi vắng mặt. Phó phòng kiêm kế toán thanh toán, kiểm soát nội bộ : có trách nhiệm kiểm duyệt chứng từ, tài liệu và viết phiếu thu, phiếu chi về những vụ việc phát sinh thanh toán trong Công ty và các đơn vị trực thuộc, đồng thời theo dõi các khoản tạm ứng của cá nhân và đơn vị. Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp : có nhiệm vụ tổng hợp số liệu của các kế toán viên khác để ghi sổ tổng hợp, tính giá thành và lập các báo cáo quyết toán trình kế toán trưởng ký duyệt. - Kế toán TSCĐ : Theo dõi và phản ánh tình hình biến động tăng, giảm, khấu hao... TSCĐ trên hệ thống sổ tổng hợp và chi tiết để cung cấp các thông tin về nguyên giá, giá trị hao mòn, GTCL và nguồn hình thành của TSCĐ. - Kế toán ngân hàng – tiền lương : tính toán, phân bổ và khấu trừ tiền lương của cán bộ, công nhân viên toàn Công ty theo đúng tỷ lệ quy định. Theo dõi thanh toán, xác định số phải trả, đã trả về BHXH, BHYT, KPCĐ. Phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình thực hiện quỹ tiền lương và đề xuất các biện pháp xử lý. Ngoài ra, còn trực tiếp giao dịch với các ngân hàng thông qua việc theo dõi tiền gửi, tiền vay, tiền đang chuyển, theo dõi hạn mức kinh phí. - Kế toán bán hàng – xi măng : Theo dõi quá trình tiêu thụ xi măng của Công ty. Lập sổ theo dõi chi tiết đối công nợ đối với các khách hàng xi măng. - Kế toán cước phí vận tải : Theo dõi và phản ánh toàn bộ quá trình thực hiện dịch vụ vận tải, xác định doanh thu vận tải. Lập sổ theo dõi chi tiết công nợ đối với các khách hàng vận tải. - Kế toán nguyên vật liệu, nhiên liệu : Theo dõi và phản ánh tình hình nhập, xuất vật tư sử dụng cho các đối tượng, lập các báo cáo tồn kho, bảng tổng hợp nhập xuất tồn ... Đối chiếu, kiểm tra số liệu với các bộ phận khác. - Kế toán chuyên quản : Gồm có 2 người, chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ của các chi nhánh hạch toán báo sổ, kiểm tra, xem xét, tổng hợp số liệu từ các báo cáo quyết toán của các xí nghiệp. - Thủ quỹ: Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã được kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị duyệt nhận tiền vào quỹ hay xuất tiền ra chi. Thực hiện bảo quản, kiểm kê quỹ tiền mặt , đối chiếu với kế toán quỹ. Phòng kế toán công ty Kế toán trưởng (Trưởng phòng KT) Phó phòng KT (KT thanh toán) Phó phòng KT (KT tổng hợp) KT cước phí vận tải Thủ quỹ KT TSCĐ KT NH – tiền lương KT bán hàng – xi măng KT chuyên quản KT NVL, NL Đơn vị kinh tế trực thuộc Nhân viên thống kê tại chi nhánh Kế toán tại các XN thành viên Sơ đồ 8: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán b) Tổ chức chứng từ kế toán : Công ty vận tải thuỷ I là DNNN, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp nhà nước bởi vậy công tác kế toán ở công ty được thực hiện theo chế độ kế toán (trước năm 2002) của Bộ Tài chính. Hầu hết chứng từ Công ty sử dụng đều tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước và được lập theo biểu mẫu in sẵn do Bộ Tài chính ban hành. Cụ thể một số loại chứng từ chủ yếu được sử dụng ở Công ty : - Hợp đồng giao khoán (08-LĐTL) - Phiếu nhập kho (01-VT), phiếu xuất kho (02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03-VT) - Biên bản kiểm nghiệm (05-VT) - Hoá đơn bán hàng (01a-BH), Hoá đơn cước vận chuyển (03-BH) - Phiếu thu (01-TT), Phiếu chi (02-TT), Bảng kiểm kê quỹ (07a- TT) - Giấy đề nghị tạm ứng (03-TT), Giấy thanh toán tiền tạm ứng (04-TT) - Biên bản giao nhận TSCĐ (01-TSCĐ), Biên bản đánh giá lại TSCĐ (05-TSCĐ) Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số chứng từ khác như: Biên bản đối chiếu công nợ, biên bản thanh toán hợp đồng, bản thanh toán tiền BHXH – BHYT – PCKV, bản quyết toán giá thành sản phẩm, giấy chứng nhận thiết kế được duyệt, uỷ nhiệm chi, giấy nhận nợ ... c) Hệ thống tài khoản sử dụng: Hiện nay, Công ty vận tải thuỷ I đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất của Bộ Tài chính ban hành theo quyết định 1141 TC/CĐKT ngày 1/11/1995. Tuy nhiên để phù hợp với đặc thù doanh nghiệp và thuận tiện cho việc quản lý, một số tài khoản được mở chi tiết hơn. VD : TK 131 – Phải thu của khách hàng TK 131101 – Phải thu khách hàng xi măng TK 131102 – Phải thu khách hàng vận tải d) Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán : Do Công ty vận tải thuỷ I sử dụng kế toán máy ở tất cả các phần hành nên Công ty đã vận dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ’’. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là các “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi theo trình tự thời gian được thực hiện trên “Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ’’, ghi theo nội dung kinh tế được thực hiện trên “Sổ cái’’. F Các sổ sách sử dụng : - Sổ tổng hợp : CTGS, sổ cái của tất cả các tài khoản đã đăng kí sử dụng. - Sổ chi tiết : sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết công nợ, thẻ kho, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn, sổ chi tiết các tài khoản ... F Trình tự ghi sổ chung : Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký CTGS CTGS Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu BCTC e) Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán : Để phản ánh một cách tổng quát, toàn diện và có hệ thống tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả kinh doanh và trình độ sử dụng vốn của doanh nghiệp sau một kỳ hạch toán nhằm phục vụ cho việc phân tích, đánh giá hiệu quả kinh tế, hiệu năng quản lý, Công ty vận tải thuỷ I đã tổ chức một hệ thống báo cáo bao gồm cả: BCTC và BCQT theo đúng quy định của Nhà nước. - Báo cáo tài chính : là phương tiện để trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của Công ty cho các đối tượng quan tâm cả trong và ngoài Công ty. Hệ thống BCTC của công ty bao gồm : Bảng cân đối kế toán (MS B01-DN), báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (MS B02-DN), thuyết minh báo cáo tài chính (MS B09-DN) và báo cáo lưu chuyển tiền tệ (MS B03-DN). - Báo cáo quản trị: để phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành, Công ty vận tải thuỷ I có lập một số báo cáo sau: Bảng phân tích TCDN, Báo cáo NXT, Bảng tổng hợp số dư công nợ, Báo cáo quỹ, Báo cáo chi phí, giá thành … II – Tình hình Thực tế về kế toán TSCĐ tại công ty vận tải thuỷ I 1) Đặc trưng về TSCĐ của Công ty : Công ty vận tải thuỷ I là một Doanh nghiệp nhà nước hoạt động kinh doanh tổng hợp với chức năng chính là vận chuyển hàng hoá bằng đường sông kết hợp với các hoạt động sửa chữa, đóng mới phương tiện thuỷ, nên TSCĐ của Công ty có những đặc trưng riêng biệt. TSCĐ của Công ty đa dạng và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản, trong đó chủ yếu là phương tiện vận chuyển (tàu, sà lan đẩy, sà lan kéo, tàu và sà lan tự hành …) và thiết bị bốc xếp (cẩu nổi, cẩu ghệch lái, phao, gầu ngoạm, neo, tời, xích, máy tiện, băng chuyền tải cáp …). Các tài sản này có giá trị lớn và trực tiếp quyết định năng lực SXKD của Công ty. F Do tính đa dạng và phức tạp của TSCĐ nên để tiện cho việc quản lý, công ty đã phân loại TSCĐ theo các tiêu thức sau (số liệu năm 2002): - Phân loại theo đặc trưng kỹ thuật: Hiện nay, tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam nói chung cũng như thực tế tại Công ty vận tải thuỷ I nói riêng chưa thực hiện công tác đánh giá TSCĐVH vì vậy toàn bộ TSCĐ được coi là TSCĐHH và được phân theo kết cấu thành các loại sau : Nhóm tài sản Nguyên giá (Đ) Tỷ lệ (%) 1. Đất đai 33.611.803 0,04 2. Nhà cửa 30.000.948.901 31,61 3. Máy móc, thiết bị 5.301.748.464 5,59 4. Phương tiện vận tải truyền dẫn 58.039.747.608 61,16 5. Thiết bị, dụng cụ quản lý 1.525.434.300 1,61 Tổng cộng 94.901.491.103 100 Bảng 3: Phân loại TSCĐ theo đặc trưng kỹ thuật - Phân loại theo nguồn hình thành : Nguồn hình thành Nguyên giá (đ) Tỷ lệ (%) Nguồn ngân sách cấp 33.892.272.512 36 Nguồn bổ sung 50.416.387.200 53 Nguồn vốn vay 10.592.831.382 11 Tổng cộng 94.910.491.103 100 Bảng 4: Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành. F Kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán TSCĐ : - TK 211 : TSCĐHH được chi tiết TK 2111 : Đất đai TK 2112 : Nhà cửa TK 2114 : Phương tiện vận tải truyền dẫn TK 2113: Máy móc thiết bị TK 2115 : Thiết bị, dụng cụ quản lý Công ty vận tải thuỷ I là một công ty lớn gồm nhiều xí nghiệp thành viên nên tài khoản sử dụng hạch toán TSCĐ được công ty chi tiết cho các XN, rồi chi tiết theo nguồn hình thành. Cụ thể: gốc 1 là nguồn vốn ngân sách, gốc 2 là nguồn vốn bổ sung, gốc 3 là nguồn vốn vay. Ví dụ : TK 2111-12 : Đất đai Công ty – BS TK 2111-61 : Đất đai cảng Hoà Bình - NS TK 2112-31 : Nhà cửa Mạo khê - NS TK 2113-42 : Máy móc, thiết bị Thượng Trà – BS TK 2114-13 : Phương tiện VT, TD Công ty – Vay TK 2114-31 : Phương tiện VT, TD Mạo Khê - NS TK 2115-41 : Thiết bị dụng cụ QL Thượng trà - NS - TK 214 : Hao mòn TSCĐ Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số các tài khoản sau: TK 111, TK 112, TK331, TK 142, TK 241, TK 721, TK 821… Mỗi TSCĐ đều được lập thành hai bộ hồ sơ gốc bao gồm hồ sơ kỹ thuật do phòng vật tư – kỹ thuật quản lý và hồ sơ kế toán do phòng kế toán (phòng tài vụ) quản lý. Định kỳ, Công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ. Đối với các loại TSCĐ khác nhau thì kỳ hạn kiểm kê cũng khác nhau: TSCĐ sử dụng cho khối văn phòng Công ty được kiểm kê một lần vào cuối năm, đặc biệt đối với TSCĐ sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được kiểm kê định kỳ 6 tháng. Theo quy định của Công ty thì khi thực hiện việc kiểm kê ít nhất phải có đại diện phòng kỹ thuật, phòng kế toán và bộ phận sử dụng tài sản. Nhìn chung, trong công tác kế toán TSCĐ, hệ thống tài khoản mà Công ty sử dụng, chế độ sổ sách áp dụng cũng như quy trình hạch toán được thực hiện theo đúng quy định của BTC và tiến hành trên phần mềm được thiết kế riêng và áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ”. 2) Tổ chức hạch toán tăng TSCĐ : Bên cạnh lĩnh vực kinh doanh dịch vụ vận tải thì hoạt động công nghiệp bao gồm sửa chữa, đóng mới cũng là một chức năng chính của Công ty vận tải thuỷ I. Vì thế, phần nhiều TSCĐ của Công ty tăng chủ yếu là do hoạt động này. Các phương tiện vận chuyển đã được công ty và các xí nghiệp hoán cải, đóng mới như : sà lan đẩy, sà lan kéo có trọng tải từ 150-600 tấn, đoàn tầu trọng tải 2000 tấn với 1 tàu đẩy 275 cv, tàu WATRANCO … Còn việc đầu tư, mua sắm mới chủ yếu là dụng cụ quản lý và một số thiết bị bốc xếp. TSCĐ tăng Lý do tăng Năm 2001 Năm 2002 Mua sắm mới 696.940.857 2.764.866.943 Hoán cải, đóng mới 5.635.112.379 15.858.013.042 Sát nhập cảng Hoà Bình 0 21.519.950.250 Tổng cộng 6.332.053.236 40.142.830.235 Bảng 5: Tình hình TSCĐ tăng trong năm Khi có nghiệp vụ tăng TSCĐ, kế toán Công ty tiến hành hạch toán theo sơ đồ sau: TK 211 TK 111,112,331 … TSCĐ tăng TK 133 TK 111, 152 … Thuế GTGT TK 241 được KT Các chi phí khác TK 1368 TSCĐ tăng do xây dựng XN đóng mới đóng mới a) Trường hợp TSCĐ tăng do mua sắm : Phòng kỹ thuật – vật tư của Công ty có nhiệm vụ theo dõi và kiểm tra hiện trạng TSCĐ tại Công ty từ đó phát hiện ra nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm, trang bị mới TSCĐ trình lên giám đốc. Sau khi được giám đốc phê duyệt (quyết định nguồn vốn đầu tư), phòng kỹ thuật – vật tư tiến hành việc mua sắm : lựa chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng. Trong tháng 6 năm 2002 vừa qua, căn cứ theo quyết định tăng TSCĐ của giám đốc thì hợp đồng kinh tế về việc mua một chiếc Cẩu KC 5363A số 7 của công ty XNK vật tư đường biển được lập với nội dung như sau : Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -----------***---------- Hợp đồng mua bán Số: 42 Hà Nội, ngày 12 tháng 6 năm 2002 - Căn cứ Pháp lệnh HĐKT của Hội đồng Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 25/09/1989. - Căn cứ Nghị định số 385 HĐBT ngày 07/11/1990 của Hội đồng Bộ trưởng. - Căn cứ vào nhu cầu mua bán phương tiện bốc dỡ của hai bên. Chúng tôi gồm : Đại diện bên mua (gọi tắt bên A): Ông : Nguyễn Trọng Tuấn – Giám đốc Công ty vận tải thuỷ I Địa chỉ : 78 Bạch Đằng – Hai Bà Trưng – Hà Nội Điện thoại : 04-9716848 Fax : 8214217 Mã số thuế : 0100109000-1 Đại diện bên bán (gọi tắt bên B): Ông : Nguyễn Thế Hưng – Phó giám đốc công ty XNK vật tư đường biển Địa chỉ : 28 A4 Phạm Hồng thái Điện thoại : 7161087 Fax : 7161077 Mã số thuế : 5700365341 Hai bên nhất trí thoả thuận ký HĐ mua bán với các điều khoản sau : Điều I : Nội dung hợp đồng : Bên B cung cấp cho bên A thiết bị theo danh mục sau : STT Tên hàng – Quy cách Đơn vị Số lượng Đơn giá (đ) Thuế (5%) Thành tiền (đ) 1 Cẩu KC 5363A số 7 chiếc 01 258965920 12948296 271914216 Điều II : Chất lượng hàng hoá bảo hành … Điều III : Phương thức thanh toán : - Trị giá hợp đồng : 271914216 (Hai trăm bảy mốt triệu, chín trăm mười bốn nghìn, hai trăm mười sáu) - Hình thức thanh toán : Bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt - Thời gian thanh toán : Sau khi Bàn giao phương tiện 3 ngày Điều VI : Điều khoản chung : … Đại diện bên mua Đại diện bên bán (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) Căn cứ trên hợp đồng đã ký, kế toán làm thủ tục cho cán bộ đi mua. Trong quá trình mua bán, giá mua và mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi và tập hợp đầy đủ kèm theo hoá đơn chứng từ. Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 25 tháng 6 năm 2002 Mẫu số: 01/GTKT – 3LL 02- B N0 : 072313 Đơn vị bán : Công ty XNK vật tư đưòng biển. Địa chỉ : 28 A4 Phạm Hồng thái Số tài khoản :…………… Điện thoại : 7161087 MS : 0100109000-1 Họ tên người mua hàng : Đơn vị : Công ty vận tải thuỷ I Địa chỉ : 78 Bạch Đằng– Hà Nội Số tài khoản : …………… Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS : 0100109000-1 STT Tên hàng hoá - dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Cẩu KC 5363A số 7 Chiếc 01 258965920 258965920 Cộng tiền hàng 258965920 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT : 12948296 Tổng cộng tiền thanh toán 271914216 Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm bảy mốt triệu, chín trăm mười bốn nghìn, hai trăm mười sáu đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) Căn cứ trên hợp đồng mua bán và hoá đơn (GTGT), hai bên tiến hành giao nhận TSCĐ và lập “Biên bản giao nhận TSCĐ”. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lâp – Tự do – Hạnh phúc ------------- Biên bản giao nhận TSCĐ (Theo hoá đơn số 072313) Hôm nay, ngày 26/6/2002, hai bên gồm có : Bên A : Công ty vận tải thuỷ I Địa chỉ : 78 Bạch Đằng – HBT – Hà Nội Điện thoại 04-9716848 Fax : 8214217 Do Bà : Nguyễn Hồng Phương Chức vụ : Kế toán Ông : Phạm Xuân Cường Chức vụ : nhân viên phòng kỹ thuật làm đại diện. Bên B : Công ty XNK vật tư đường biển. Địa chỉ : 28 A4 Phạm Hồng Thái Điện thoại : 7161087 Fax : 7161077 Do Ông : Trần Đình Chiến Chức vụ : Nhân viên kinh doanh Ông : Vũ Anh Tuấn Chức vụ : Kỹ thuật viên làm đại diện Hai bên cùng ký kết biên bản giao nhận tài sản như sau : Bên B đã bàn giao cho bên A tại địa chỉ 78 Bạch Đằng – Hà Nội : STT Tên, ký mã hiệu Số lượng Thành tiền Ghi chú 1 Cẩu KC 5363 A 01 271914216 kèm theo tài liệu kỹ thuât, sổ bảo hành 1) Tình trạng thiết bị : mới 100%, hoạt động tốt 2) Hai bên không có kiến nghị gì về tình trạng máy, biên bản được thông qua với sự đồng ý của hai bên. 3) Biên bản được lập thành 02 bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 1 bản. Đại diện bên A Đại diện bên B Từ bộ hồ sơ về tăng TSCĐ kế toán sẽ lập “thẻ TSCĐ” đã được thiết kế sẵn trên máy. Từ thẻ này, máy tính sẽ tự kết chuyển và lên “Báo cáo tăng giảm TSCĐ” vào cuối quý. Mẫu thẻ được thiết kế trên máy của công ty như sau : thẻ TSCĐ Mã số thẻ : MA-169 Tên tài sản : Cẩu KC 5363A số 7 Nhóm tài sản : 3 Nước sản xuất : Nhật Lý do tăng : mua mới Tài khoản : 2113-12 Ngày tăng : 26/6/2002 Ngày tính