Đề tài Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa tại chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc

i liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành kinh doanh của Chi nhánh. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Chi nhánh giao.... * Phòng quản lý kỹ thuật + Chức năng Tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh trong công tác quản lý nghiệp vụ kỹ thuật công nghệ và đầu tư gồm: (quản lý kỹ thuật đầu tư sửa chữa, phát hiện và hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và các lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Quản lý khai thác an toàn hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật. Quản lý đo lường và chất lượng hàng hoá, an toàn môi trường, an toàn PCCC. Xây dựng định mức kỹ thuật theo yêu cầu quản lý) theo pháp luật nhà nước quy định của cơ quan chức năng cấp trên và công ty. Tham mưu giúp Giám đốc Chi nhánh phát triển quỹ đất mở rộng mạng lưới kinh doanh. Lưu giữ hồ sơ và bổ sung hồ sơ về quản lý đất đai của toàn Chi nhánh. + Nhiệm vụ Tổ chức nghiên cứu đề xuất xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch, nội quy, quy chế, quy trình, quy phạm kỹ thuật, xây dựng các định mức kỹ thuật về sử dụng điện, nước, điện thoại, nhiên liệu xe con. Quản lý sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, đầu tư xây dựng cơ bản. Kỹ thuật chất lượng xăng dầu, kỹ thuật công nghệ, kỹ thuật điện, kỹ thuật đo lường, giao nhận xăng, kỹ thuật an toàn PCCC, bảo vệ môi trường. Tổ chức thực hiện, quản lý nghiệp vụ, hướng dẫn, kiểm tra triển khai thực hiện các công tác về: Đầu tư, phát triển xây dựng mạng lưới của hàng bán lẻ xăng dầu. Quản lý kỹ thuật công nghệ, thủ tục quy trình đầu tư xây dựng cơ bản, kỹ thuật ngành theo quy định của Công ty, cấp trên, của nhà nước, phục vụ kịp thời có hiệu quả cho sản xuất kinh doanh. Chủ động đề xuất biện pháp sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong quá trình sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ hiện có đã được trang bị ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, công nghệ mới vào các hoạt động sản xuất kinh doanh. Tham gia xây dựng kế hoạch phát triển mạng lưới cửa hàng, thực hiện nghiệp vụ công tác đầu tư xây dựng cơ bản nhằm chuẩn bị điều kiện xây dựng mới, sửa chữa cải tạo các công trình. Quản lý hồ sơ, tài liệu, các văn bản có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng theo quy định của nhà nước, cơ quan cấp trên, của Công ty. 1.4. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị theo mô hình tập trung, mọi công việc kế toán đều được thực hiện tại Chi nhánh. Các cửa hàng bán lẻ chỉ là nơi tập trung chứng từ gốc, lập bảng kê và định kỳ gửi về phòng kế toán của Chi nhánh để kiểm tra và hạch toán. Hàng quý Chi nhánh nộp các báo cáo (báo cáo tài chính, báo cáo kiểm kê tài sản của Chi nhánh…) lên Công ty xăng dầu Khu vực I. Kế toán TSCĐ Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Kế toán tiền lương Thủ quỹ Kế toán tiêu thụ Kế toán chi phí Bảng 3: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng – Là người đứng đầu bộ máy kế toán của Chi nhánh, là người chịu trách nhiệm lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính với Giám đốc của Chi nhánh, đồng thời chịu sự lãnh đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng Công ty xăng dầu Khu vực I. Kế toán vốn bằng tiền: + Kế toán tiền mặt, các khoản thu tạm ứng. Lập chứng từ thu chi tiền mặt căn cứ vào chứng từ hợp lý, hợp lệ, thu hồi đầy đủ, kịp thời các khoản tạm ứng khi công việc hoàn thành. + Kế toán tiền gửi ngân hàng: Kiểm tra, hoàn thiện in nhật ký chứng từ hàng tháng của phòng. Theo dõi hoá đơn, ấn chỉ, chú ý tới lượng tồn của từng bộ phận để có kế hoạch cung cấp, đảm bảo đồng thời hóa đơn bán hàng cho toàn đơn vị, gửi báo cáo sử dụng hóa đơn về phòng in ấn. Sắp xếp lưu trữ các loại chứng từ, hồ sơ, tài liệu, sổ sách báo cáo thuộc lĩnh vực được phân công. Mở sổ chi tiết theo dõi chứng từ. Kế toán hàng tồn kho: Tham mưu, giúp đỡ lãnh đạo theo dõi tồn kho hàng hóa, nhập xuất hàng hóa, hàng tháng lập bảng phân bổ giá vốn cho hàng tồn kho, lập bảng kê tính chiết khấu bán lẻ, lập báo cáo nhập-xuất-tồn báo cáo gửi về Công ty. Sắp xếp lưu trữ báo cáo, kiểm tra quyết toán, các loại chứng từ, hồ sơ tài liệu, sổ sách báo cáo thuộc nhiệm vụ được phân công, mở sổ theo dõi chứng từ. Kế toán công nợ: Thực hiện việc đôn đốc thu hồi công nợ, mở sổ theo dõi công nợ cho từng khách hàng là đại lý bán lẻ, Tổng đại lý, bán buôn, bán lẻ chậm trả. Bố trí đi thu tiền cùng cán bộ phòng Kinh doanh. Theo dõi công nợ của từng khách hàng và tham gia ký hóa đơn xuất cho khách. Lập báo cáo công nợ hàng tháng báo cáo cho Giám đốc Chi nhánh và báo cáo Công ty. Lập biên bản đối chiếu công nợ cho từng khách hàng vào những ngày đầu tháng tiếp theo. Kế toán TSCĐ và nguồn vốn quỹ: Theo dõi, mở sổ chi tiết từng loại TSCĐ, tính khấu hao từng tháng phân bổ kịp thời vào từng loại hình kinh doanh. Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, kịp thời mở thẻ tài sản khi có tài sản mới hình thành, cuối quý lập báo cáo tình hình tăng giảm tài sản gửi về Công ty. Lập báo cáo tình hình sửa chữa TSCĐ, dự trữ đầu tư tài sản tránh đầu tư lãng phí. Kế toán chi phí bán hàng: Có nhiệm vụ lập kế hoạch chi phí bán hàng trong năm tài chính tiếp theo. Mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản mục chi phí phát sinh trong năm, cuối tháng lập báo cáo chi phí trình lãnh đạo phòng. Cuối quý, năm phân bổ chi phí theo từng khoản mục theo những tiêu thức Công ty quy định đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hành. Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của Chi nhánh, thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi tiền cấp phát tiền đúng đủ, kịp thời cho CBCNV, đồng thời thực hiện nghiệp vụ thu tiền bán hàng của khách hàng. Mở sổ chi tiết theo dõi số tiền thu vào chi ra, rút tiền tồn tại quỹ cuối ngày. Cuối tháng đối chiếu với kế toán tiền mặt ký xác nhận số tồn thực tế, sổ sách. 1.4.2. Đặc điểm hệ thống sổ kế toán tại Chi Nhánh Chi nhánh áp hình thức nhật ký chứng từ. Theo hình thức này, sổ sách mà Chi nhánh sử dụng các loại sổ sách kế toán sau: Sổ nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái và các sổ và thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ diễn ra ở sơ đồ 4. Hàng ngày từ các chứng từ gốc như Phiếu thu, Phiếu chi, Hoá đơn bán hàng… kế toán vào các NKCT, các Bảng kê và các sổ chi tiết liên quan. Cuối tháng kết chuyển số liệu tổng cộng của Bảng kê, Sổ chi tiết vào NKCT. Cuối tháng, thực hiện cộng số liệu trên các NKCT ghi vào Sổ cái cho từng tài khoản. Và thực hiện cộng số liệu trên Sổ chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết. Báo cáo tài chính cuối tháng được lập căn cứ vào Bảng kê, Sổ cái và các Bảng tổng hợp chi tiết. Chứng từ gốc Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ, số chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Bảng 4: Trình tự ghi sổ theo hình thức NKCT II. Thực tế kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc 2.1. Đặc điểm hàng hoá tại Chi nhánh Là một doanh nghiệp quản lý kinh doanh các mặt hàng thiết yếu, nhạy cảm có doanh thu mỗi năm hàng trăm tỷ đồng, lại dễ cháy nổ gây nguy hiểm, gây thiệt hại lớn. Xong trên cơ sở chính sách pháp luật, quy trình quy phạm của nhà nước Tổng công ty, Công ty, Chi nhánh đã cụ thể hóa vào công tác quản lý điều hành tại đơn vị nghiêm túc cụ thể, vận dụng bằng nhiều biện pháp mềm dẻo, cứng rắn cả về hành chính, kinh tế và pháp luật. Do vậy những năm qua tài sản, tiền vốn, cơ sở vật chất được bảo toàn củng cố phát triển, không có tiêu cực, sự cố tài chính cũng như sự cố rủi ro xảy ra. Mặt khác, những sản phẩm phải nhập khẩu hoàn toàn nên cũng là khó khăn và thách thức lớn đối với Công ty nói chung và đối với Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc nói riêng. Tính từ năm 1997, Chi nhánh chỉ có 9 cửa hàng xăng dầu quy mô nhỏ thì đến nay Chi nhánh đã có 19 cửa hàng được cải tạo nâng cấp xây dựng mới, trang bị 100% cột bơm bán hàng tiên tiến, hệ thống bể chứa công nghệ nhập khẩu có độ chính xác an toàn cao. Các mặt hàng kinh doanh tại Chi nhánh được phân chia thành các nhóm: Nhóm 1: Xăng dầu chính + xăng Xăng RON 90 Xăng RON 92 Xăng RON 95 Xăng khác + Nhiên liệu bay + Dầu hoả + Diezel Diezel 0,5s Diezel 0,25s Diezel khác + Mazut Mazut 0,35s Mazut 3s Mazut khác Nhóm 2: Dầu mỡ nhờn + Dầu lon chai + Dầu phuy, dầu rời + Mỡ lon + Mỡ phuy Nhóm 3: Hoá chất, dung môi + Hoá chất + Dung môi Nhóm 4: Gas và các phụ kiện + Khí đốt Gas + Bếp Gas và phụ kiện 2.2. Phương pháp tính giá hàng hoá Do đặc điểm hoạt động kinh doanh tại đơn vị có các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên nên việc áp dụng giá thực tế gặp nhiều khó khăn. Nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, tại đơn vị đã áp dụng phương pháp giá hạch toán. Hàng ngày kế toán sử dụng giá hạch toán để tính giá vốn của hàng hoá xuất kho trong kỳ. Giá hạch toán của hàng hoá xuất bán trong kỳ = Số lượng hàng hoá xuất bán trong kỳ * Giá hạch toán Đến cuối kỳ, kế toán hàng tồn kho tiến hành lập bảng kê phân bổ giá vốn và Bảng phân bổ chênh lệch giá theo từng phương thức để tính ra chênh lệch giữa giá mua của Chi nhánh và giá hạch toán được phân bổ cho hàng bán trong kỳ theo công thức sau: Giá vốn hàng bán = Giá vốn hàng bán theo giá HT Công ty quy định + Chênh lệch giá mua nội bộ và giá HT phân bổ cho từng hàng bán ra Chênh lệch giá mua nội bộ và giá HT phân bổ cho hàng bán ra = Tổng chênh lệch giá mua nội bộ và giá HT (đầu kỳ cộng phát sinh trong kỳ) - Chênh lệch giá mua nội bộ và giá HT phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ Chênh lệch giá mua nội bộ và giá HT phân bổ cho hàng tồn kho Công ty = Giá mua nội bộ của hàng tồn kho cuối kỳ - Giá HT của lượng hàng tồn kho cuối kỳ 2.3. Kế toán tiêu thụ hàng hoá Phương thức bán lẻ Đây là phương thức tiêu thụ quan trọng của Chi nhánh với sản lượng tiêu thụ chiếm 47.47% tổng sản lượng tiêu thụ và doanh thu thuần chiếm 49.91% tổng doanh thu thuần trong năm 2005, đã khẳng định tầm quan trọng của phương thức tiêu thụ này trong các chiến lược về tiêu thụ của đơn vị. Phương thức bán lẻ được thực hiện thông qua các cửa hàng bán lẻ. Hiện nay, với 19 cửa hàng bán lẻ được cải tạo nâng cấp, xây dựng mới trang bị 100% cột bơm bán hàng tiên tiến đã góp phần đáp ứng nhu cầu về xăng dầu của các nhân tổ chức có nhu cầu về xăng dầu nhưng với khối lượng nhỏ, chủ yếu là sử dụng xăng dầu phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt và phục vụ cho sản xuất nhỏ. Tại đây, nhân viên bán hàng cũng đồng thời là người thu tiền, phương thức thanh toán chủ yếu là thanh toán ngay bằng tiền mặt. Có hai phương thức bán lẻ: + Bán lẻ theo thu tiền ngay theo giá niêm yết + Bán lẻ ưu đãi: là hình thức bán lẻ trong đó khách hàng được ưu đãi về giá (giá thấp hơn giá bán niêm yết) hoặc về thanh toán (thanh toán chậm) hoặc cả hai. Theo phương thức này thì khách hàng phải ký hợp đồng mua lẻ với Chi nhánh (thường áp dụng cho những đối tượng khách hàng có nhu cầu lớn về xăng dầu nhưng số lượng hàng lấy tại từng thời điểm nhỏ). Phương thức bán buôn Tất cả các phương thức bán buôn đều thực hiện thông qua các hợp đồng kinh tế hoặc thông qua các đơn đặt hàng. Trong các đơn đặt hàng cũng như trong các hợp đồng kinh tế đều chứa đựng đầy đủ các thông tin như: Tên đơn vị mua, đơn giá, số lượng, quy cách sản phẩm, phẩm chất hàng hoá, giá trị hợp đồng hay đơn đặt hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận chuyển, địa điểm thời gian giao hàng và thời gian thanh toán… Đối tượng của phương thức bán buôn là các cá nhân, tổ chức có nhu cầu lớn về xăng dầu nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất của mình. ứng với những mức số lượng mua khác nhau, Chi nhánh sẽ có mức giá bán tương ứng. Khách hàng càng mua với khối lượng lớn thì giá mua càng giảm. Với chính sách bán hàng này Chi nhánh đã tạo ra động lực cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn, đồng thời đẩy nhanh được tình hình tiêu thụ tại đơn vị. Khách hàng sau khi mua hàng có thể thanh toán tiền hàng thông qua ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn hoặc có thể thanh toán bằng tiền mặt. Có 3 phương pháp bán buôn được áp dụng tại Chi nhánh. + Bán buôn trực tiếp + Bán buôn qua tổng đại lý + Bán buôn cho đại lý * Đối với phương thức bán buôn trực tiếp Phương thức bán buôn trực tiếp được thực hiện thông qua các cửa hàng bán lẻ của Chi nhánh. Tại các cửa hàng bán lẻ sẽ thực hiện xuất hàng hợp đồng kinh tế hoặc các đơn đặt hàng. * Đối với phương thức bán buôn cho đại lý Các cá nhân và tổ chức có nhu cầu làm đại lý của Chi nhánh sau khi nộp đơn và ký hợp đồng kinh tế tại phòng Kinh doanh sẽ trở thành đại lý của Chi nhánh. Hàng tháng, căn cứ vào hóa đơn GTGT của Công ty (Công ty phát hành hóa đơn khi có nhu cầu về hàng hóa do phòng Kinh doanh của Chi nhánh gửi lên), thì phòng kinh doanh sẽ lập Hóa đơn GTGT của Chi nhánh và thực hiện xuất hàng hóa đến các đơn vị đại lý này. * Phương thức bán buôn Tổng đại lý: Cũng là hình thức bán buôn cho các đối tượng với mục đích mua đi bán lại. Ngoài ra, còn có phương thức bán hàng hóa thông qua “Phiếu nhận xăng dầu thanh toán trước”. Hình thức tiêu thụ này áp dụng cho các khách hàng có nhu cầu về hàng lớn, nhưng không phải lấy toàn bộ số hàng đó tại cùng một thời điểm mà là các thời điểm khác nhau. Hàng tháng, phòng Kinh doanh sẽ bán “Phiếu nhận xăng dầu thanh toán trước” cho các khách hàng có nhu cầu và khách hàng phải thanh toán ngay số tiền hàng. Trong thời hạn 1 quý khách hàng phải lấy hết số hàng đã ghi trên phiếu và khách hàng có thể lấy hàng tại bất kỳ đại điểm bán hàng nào của Chi nhánh. 2.4. Hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa 2.4.1.Tài khoản sử dụng Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán toán hàng hóa và hạch toán tiêu thụ hàng hóa, Chi nhánh đã xây dựng hệ thống tài khoản như sau: * TK131: Phải thu khách hàng TK13111: Phải thu khách hàng bán buôn TK13112: Phải thu khách hàng qua tổng đại lý TK13113: Phải thu khách hàng đại lý TK1312: Phải thu cửa hàng trực thuộc * TK 156: Hàng hóa - TK1561: Xăng dầu chính TK15611: Giá hạch toán TK156112: Giá hạch toán xăng dầu- Nguồn công ty TK156122: Chênh lệch giá mua nội bộ và giá hạch toán - TK1562: Dầu, mỡ, nhờn TK15621: Giá hạch toán TK15622: Chênh lệch giá mua vốn và giá hạch toán - TK 1563: Hoá chất và dung môi TK15631: Giá hạch toán TK15632: Chênh lệch giá vốn và giá hạch toán - TK1565: Ga và các phụ kiện khác TK15651: Giá hạch toán TK15652: Chênh lệch giá vốn và giá hạch toán * TK511 -TK5111: Doanh thu bán hàng hoá TK51111: Doanh thu bán xăng dầu TK511111: Doanh thu bán buôn xăng dầu TK511112: Doanh thu bán tổng đại lý xăng dầu TK511114: Doanh thu đại lý bán lẻ xăng dầu TK511115: Doanh thu bán lẻ xăng dầu -TK51112: Doanh thu dầu, mỡ, nhờn - TK51113: Doanh thu bán Hoá chất và dung môi -TK51115 Doanh thu bán Gas và các phụ kiện khác * TK632: Giá vốn hàng bán - TK6321: Giá vốn hàng bán TK 63211: Giá vốn hàng hóa TK632111: Giá vốn xăng dầu TK632112: Giá vốn dầu mỡ nhờn TK632113: Giá vốn hoá chất và dung môi 2.4.2. Chứng từ được sử dụng trong các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh bao gồm: + Hóa đơn GTGT + Hóa đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Bảng kê bán hàng theo ngày + Thẻ kho + Phiếu thu tiền + Giấy nộp tiền vào ngân hàng + Bảng phân bổ chênh lệch giá + Bảng tính chiết khấu thừa- thiếu + Bảng kê hao hụt Hóa đơn Giá trị giá tăng Hóa đơn GTGT được lập 3 liên và được luân chuyển theo quy định của Bộ tài chính, Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc sử dụng Hóa đơn GTGT tự in theo mẫu đã đăng ký với Tổng cục thuế. Hóa đơn GTGT được lập khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Theo phương thức bán lẻ: Các nghiệp vụ bán lẻ tại các cửa hàng thường không phải viết hóa đơn nhưng nếu khách hàng mua hàng yêu cầu viết hóa đơn, nhân viên cửa hàng sẽ tiến hành viết hóa đơn cho khách và giao cho hóa đơn cho khách sau khi khách đã ký nhận hàng vào hóa đơn. Sau mỗi ca làm việc nhân viên cửa hàng bán lẻ sẽ tính ra số lượng hàng bán trong ca làm việc đó chưa lập hóa đơn và tiến hành lập hóa đơn một lần cho toàn bộ số hàng chưa được lập hóa đơn đó. Số lượng hàng chưa lập hóa đơn = Tổng lượng hàng bán được trong ca làm việc - Số lượng hàng đã được lập hóa đơn Mẫu hóa đơn được thiết kế như sau: Biểu 1: Chi nhánh XD Vĩnh Phúc Phường Đống Đa – Thị Xã Vĩnh Yên Mã số thuế: 0100107564-006 Hóa đơn (GTGT) Liên 2: Khách hàng Ngày 05 tháng 01 năm 2005 Số : 0005000 Đơn vị cửa hàng: Cửa hàng 113 Địa chỉ: Đống Đa – Vĩnh Yên Tên khách hàng: Khách hàng vãng lai Địa chỉ : Chứng từ số :………….. Nguồn hàng:………….. Mã số thuế:…………… Hình thức thanh toán:… TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Mogas 90 lít 400 5.727,27 2.290.908 02 Mogas 92 lít 2600 5.909,09 15.363.634 03 Diezel lít 500 4.136,38 2.068.190 Thuế suất GTGT: 10% Mứcphí XD: 500đ/l Cộng tiền hàng: 19.722.732 Tiền thuế GTGT: 1.972.273 Tiền phí xăng dầu: 1.750.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 23.445.005 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi ba triệu bốn trăm bốn mươi lăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người lập phiếu Kế toán Thủ trưởng đơn vị Đối với phương thức bán trực tiếp, bán đại lý, bán Tổng đại lý thì hóa đơn GTGT do phòng Kinh doanh lập căn cứ vào lượng hàng thực xuất cho khách hàng. Mẫu Hóa đơn GTGT như mẫu Hóa đơn GTGT ở trên. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập trong trường hợp xuất hàng từ kho này đến kho khác trong nội bộ Chi nhánh và được coi là một chứng từ được sử dụng tại Chi nhánh (Mẫu chứng từ đã được đăng ký với Tổng cục thuế). Nghiệp vụ này chỉ xảy ra tại các cửa hàng bán lẻ trực thuộc Chi nhánh. Biểu 2: Phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ Liên 3: (nội bộ) Ngày 07 tháng 01 năm 2005 Mẫu số: 04 Ký hiệu: KV1/2000 Số: 00090245 Địa chỉ xuất hàng: Cửa hàng 113 Địa chỉ: Đống Đa – Vĩnh Yên Mã số thuế: Nguồn hàng: Lệnh điều động số 12 Đơn vị nhập: Cửa hàng 116 Địa chỉ: Hương Canh – Vĩnh Phúc Mã số thuế Chứng từ số: 06 Phương thức xuất: Xuất D chuyển NB Kho xuất: Cửa hàng số 113 Họng ống: Ngày 11 tháng 01 năm 2005 Số giấy GT:……ngày……….. PT vận chuyển: TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Mỡ LEP2 Thùng 04 383.500 1.534.000 02 Matoroil Lít 150 14.000 2.100.000 Tổng cộng 3.634.000 Số tiền bằng chữ: Ba triệu sáu trăm ba mươi bốn ngàn đồng chẵn Người nhận hàng Người lập phiếu Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị Bảng kê bán hàng theo ngày. Bảng kê bán hàng theo ngày được in ấn theo mẫu của Công ty xăng dầu Khu vực I. Hàng ngày, các cửa hàng căn cứ vào hóa đơn xuất bán để lập Bảng kê bán hàng rồi chuyển cho phòng Kinh doanh của Chi nhánh để cập nhập số liệu. Biểu 3: Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng bán lẻ xăng dầu số 113 Bảng kê hàng hóa Ngày 05 tháng 01 năm2005 M 02:BKXB STT Mặt hàng Bán buôn Bán đại lý Bán lẻ Tổng cộng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 Mogas 90  400  2.290.908 2 Mogas 92  2.600  15.363.634 3 Diezel  500 2.068.190 Cộng  19.722.732 Tiền hàng  1.972.273 Phí xăng dầu  1.750.000 Tổng tiền thanh toán  23.445.005 Kèm theo hóa đơn chứng từ số:……….đến số: Gồm 20 chứng từ Người lập biểu Ngày 05 tháng 01năm 2005 Cửa hàng trưởng Các đại lý bán lẻ và các Tổng đại lý sau khi mua hàng của Chi nhánh sẽ tiền hành thanh toán tiền hàng cho Chi nhánh. Hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt có thể các đơn vị này trực tiếp đến nộp tại Chi nhánh nếu số tiền hàng nhỏ hoặc nhân viên Chi nhánh sẽ đến tận nơi để thu trong trường hợp số lượng tiền hàng lớn. Khi các đơn vị nộp tiền kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền căn cứ vào số tiền thực nhập vào két. Biểu 4: Công ty xăng dầu Khu vực I CN xăng dầu Vĩnh Phúc Ngày 10 tháng 01 năm2005 Số: Phiếu thu tiền mặt TK-Nợ TK-Có Số tiền 111 13113 45.000.000 Căn cứ: Họ tên: Mã CBCNV Mã đơn vị: Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Bình Giấy GT: Ngày…./…./…. Nội dung: Nộp tiền Công ty TNHH Thanh Bình Số tiền: 45.000.0000 Bằng chữ: Bốn mươi lăm triệu đồng chẵn Kèm theo chứng từ gốc: 0 chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người nộp tiền Thủ quỹ Giấy nộp tiền vào ngân hàng Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc hiện nay có 19 cửa hàng bán lẻ nằm rải rắc trên địa bàn của tỉnh. Việc thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt gặp rất nhiều khó khăn, nên hình thức nộp tiền chủ yếu được áp dụng là nộp tiền qua ngân hàng gần nhất Định kỳ nhân viên cửa hàng nộp Hóa đơn GTGT, Bảng kê hàng hóa và Giấy nộp tiền vào ngân hàng cho phòng Kế toán tại Chi nhánh để tiền hành ghi sổ sách. Biểu 5: Ngân hàng công thương Vĩnh Phúc Giấy nộp tiền Nộp để vào tài khoản Ngày 05 thángb 01năm 2005 Liên 2 Biên lai thu tiền Người nộp tiền: Phạm Minh Quang Địa chỉ: Cửa hàng số 113 Người nhận: Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Địa chỉ: Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc Tài khoản: Có Số: Nội dung Nộp tiền bán hàng Số tiền 23.445.000 Bằng chữ: Hai mươi ba triệu bốn trăm bốn mươi lăm ngàn đồng chẵn Người nộp tiền Thủ quỹ Sổ phụ Kiểm soát Giám đốc ngân hàng Bảng tính chiết khấu thừa thiếu Đối với phương thức bán đại lý bán lẻ thì đại lý bán lẻ sẽ được hưởng một tỷ lệ hoa hồng trên doanh số bán hàng. Phần chiết khấu này sẽ được trừ ngay vào giá vốn hàng bán ra. Căn cứ vào doanh thu bán lẻ, doanh thu bán đại lý bán lẻ, lượng hàng hóa bán ra để lập lên bảng kê tính chiết khấu đại lý bán lẻ. Biểu 6: Bảng tính chiết khấu thừa thiếu Phương thức: Xuất bán đại lý bán lẻ Từ ngày….tháng…..đến ngày……tháng…..năm 2006 TT Mặt hàng Sản lượng Đơn giá Doanh thu Chiết khấuđược hưởng Chênh lệch Chiết khấuThừa(+), thiếu(-) Lít 15 Lít Giá vốn BQ Giá bán LTT Giá bán BQ Giá vốn Giá bán lẻ TT DT thực thu 01 Mogas 90 -2,736,348 02 Mogas 92 -30,339,861 03 Diezel -126,371,432 -159.447.641 Vĩnh phú, ngày…tháng….năm 2006 Người lập bảng biểu TP Kế toán Giám đốc Báo cáo hao hụt: Căn cứ vào định mức hao phí của Công ty mà Chi nhánh xác định mức hao hụt cho phép của toàn Chi nhánh. Sau đó phân bổ định mức này cho các cửa hàng. Đến cuối tháng, căn cứ vào lượng hàng hóa bán ra trong tháng, cửa hàng trưởng lập Báo cáo hao hụt gửi lên phòng Kinh doanh để cập nhập số liệu, sau đó sẽ chuyển sang cho phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ sách. Biểu 7: Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng số 113 BáO CáO HAO HụT Tháng 01năm 2005 TT Mặt hàng ĐVT Số lượng xuất qua cột bơm Tỷ lệ hao hụt theo định mức (%) Mức hao hụt Chênh lệch Định mức Thực tế Thừa Thiếu 1 Mogas 90 Lít 9.286 0,56 52 52 2 Mogas 92 Lít 103.200 0,5 516 516 3 Diezel Lít 50.667 0,15 76 76 Người lập biểu Ngày…..tháng…..năm 2006 Cửa hàng trưởng 2.4.3. Hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa. Phương thức bán lẻ. Hàng ngày, tại các cửa hàng bán lẻ trưởng cửa hàng sẽ tiến hành lập hóa đơn cho số lượng hàng hóa bán ra chưa được lập hóa đơn sau đó ghi nhận toàn bộ số lượng hàng hoá bán ra trong ngày vào Thẻ kho và Bảng kê hàng hóa. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và Bản kê hàng hóa do các cửa hàng bán lẻ gửi lên phòng Kinh doanh sẽ tiến hàng cập nhập số liệu vào máy rồi chuyển những chứng từ này cho phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán. VD: Ngày 05/01/2005 tại cửa hàng bán lẻ số 113 có Hóa đơn GTGT (biểu 1) sau đó nhân viên cửa hàng sẽ tiến hành vào Bảng kê hàng hóa (biểu 3) và tiến hành vào Thẻ kho để ghi nhận về mặt số lượng hàng bán ra trong ngày, mỗi Thẻ kho sẽ mở cho một loại hàng hóa nhất định. Biểu 8: Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng số 113 Tờ số:…… Thẻ kho Tháng 01 năm 2005 Tên hàng hóa: Mogas 90 Ký mã hiệu Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 04/01/2005 Số chuyển tiếp 13.000 05/01/2005 0071 Xuất bán cho khách vãng lai 400 12.600 05/01/2005 0072 Công ty Hà Thanh 120 12.480 …………………………….. Kế toán trưởng Biểu 9: Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng số 113 Tờ số:…… Thẻ kho Tháng 01 năm 2005 Tên hàng hóa: Mogas 92 Ký mã hiệu Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 04/01/2005 Số chuyển tiếp 15.600 05/01/2005 0071 Xuất bán cho khách vãng lai 2600 13.000 05/01/2005 0073 Công ty TNHH Nam Thanh 150 12.850 ………………………….. Kế toán trưởng Biểu 10: Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc Cửa hàng số 113 Tờ số:…… Thẻ kho Tháng 01 năm 2005 Tên hàng hóa: Diezel Ký mã hiệu Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số chuyển tiếp 11.300 05/01/2005 0071 Xuất bán cho khách vãng lai 500 10.800 05/01/2005 0074 Công ty TNHH Phương Thanh 2100 8.700 ………………….. Kế toán trưởng Cứ 5 ngày các cửa hàng bán lẻ nộp Hóa đơn GTGT và Bảng kê hàng hóa bán ra lên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh sau khi đã cập nhật số liệu sẽ chuyển những tài liệu này cho phòng Kế toán – Tài chính để làm căn cứ ghi sổ sách. Tại phòng Kế toán sẽ tiến hàng ghi chép sổ sách như sau: Tính toán giá vốn hàng bán ra theo giá hạch toán rồi cập nhật số liệu lên Sổ chi tiết thống kê theo phương thức xuất giá vốn. Thực chất Sổ chi tiết thống kê hàng hoá theo phương thức giá vốn là tổng hợp các bảng kê hàng hoá chi tiết cho từng sản phẩm, theo từng phương thức bán với mục đích lập các báo cáo tiêu thụ, Bảng xuất-nhập-tồn…một cách dễ dàng. Biểu 11: sổ chi tiết thống kê theo phương thức xuất giá vốn Tháng 1 năm 2005 Phwơng thức tiêu thụ Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Giá vốn Thành tiền Phương thức