Đề tài Hoàn thiện kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh và phân phối lợi nhuận tại Công ty giao nhận kho vận ngoại thương

thiện sổ sách kế toán. Việc áp dụng các sổ sách kế toán vào một số đơn vị còn rườm rà phức tạp, mở sổ và ghi chép sổ kế toán chưa đúng với nguyên tắc và phương pháp kế toán qui định, dẫn tới tình trạng số liệu kế toán nhiều khi không đầy đủ chính xác hoặc thiếu trung thực. Do đó yêu cầu hoàn thiện sổ sách kế toán phải đảm bảo mục đích : Phải áp dụng hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lợi cho việc ghi chép, giảm bớt tới mức thấp nhất công việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về tất cả các mặt, đáp ứng yêu cầu quản lý. Phải tuỳ thuộc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị cũng như yêu cầu theo dõi chi tiết từng tài khoản mà mở thêm các sổ chi tiết để theo dõi chặt chẽ. Ghi chép sổ sách phải kịp thời : Kế toán phải đảm bảo ghi chép vào sổ kế toán toàn bộ các chứng từ phát sinh trong ngày theo đúng nguyên tắc và chế độ đảm bảo cho chất lượng các chỉ tiêu báo cáo kế toán và các số liệu kinh tế khác. Đối với kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận kế toán cần phải mở hệ thống sổ sách theo dõi thật khoa học đảm bảo cung cấp được những thông tin tổng hợp và chi tiết về các chỉ tiêu kinh tế như : Doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí quản lý DN, thu nhập và chi phí hoạt động tài chính, thu nhập và chi phí hoạt động khác, lợi nhuận gộp, thuế thu nhập DN. Đây là những thông tin cần thiết trong doanh nghiệp đòi hỏi kế toán phải sử dụng các sổ sách một cách có hiệu quả. Việc vận dụng sổ sách kế toán tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đội ngũ cán bộ kế toán, tuỳ thuộc vào trang thiết bị kỹ thuật cho công tác quản lý từng đơn vị mà kế toán áp dụng cách ghi sổ theo 1 trong 4 hình thức ghi sổ như sau : - Hình thức nhật ký chung - Hình thức nhật ký chứng từ - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức nhật ký sổ cái Trong mỗi hình thức kế toán có những qui định cụ thể về số lượng sổ, kết cấu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Các loại sổ kế toán thường dùng : Sổ kế toán tổng hợp gồm : Sổ nhật ký, sổ Cái và các sổ kế toán tổng hợp khác. Sổ kế toán chi tiết gồm : các sổ thẻ kế toán chi tiết. 4.2.4.Hoàn thiện công tác lập báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính là những báo cáo được lập dựa trên phương pháp kế toán theo những chỉ tiêu tài chính phát sinh tại thời điểm hoặc thời kỳ nhất định. Các báo cáo tài chính phải phản ánh một cách hệ thống tình hình tài sản đơn vị tại thời điểm tính kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình sử dụng vốn trong thời kỳ nhất định. Đồng thời được giải trình giúp cho các đối tượng sử dụng thông tin tài chính nhận biết được thực trạng tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị để ra quyết định thích hợp. Theo chế độ kế toán hiện hành, hệ thống báo cáo gồm có : - Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo kết quả kinh doanh. - Thuyết minh báo cáo tài chính. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thời hạn lập các báo cáo và gửi là do cơ quan Nhà nước qui định, cụ thể : Đối với Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh phải lập vào ngày cuối cùng của quí, năm. Bảng thuyết minh báo cáo tài chính lập vào thời điểm 31/12. Thời gian công bố công khai chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày lập và gửi báo cáo tài chính. Đối với kế toán xác định kết quả kinh doanh thì ngoài việc lập báo cáo tài chính theo chế độ (tức là tổng hợp kết quả kinh doanh toàn công ty của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp) cần lập báo cáo kết quả kinh doanh theo từng đối tượng chi tiết. Việc lập báo cáo chi tiết về kết quả kinh doanh dựa vào các sổ kế toán liên quan và tuỳ thuộc vào phân cấp quản lý tài chính - kế toán của từng doanh nghiệp để lập cho phù hợp. Báo cáo tài chính là một tài liệu quan trọng cung cấp các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định các phương án tối ưu của doanh nghiệp, vì vậy công tác hoàn thiện việc lập báo cáo tài chính là rất cần thiết. 4.3.ýnghĩa của việc hoàn thiện kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận trong doanh nghiệp TM. Hạch toán kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế đắc lực, là bộ phận không thể thiếu được trong mỗi doanh nghiệp. Tổ chức hợp lý và đúng đắn việc hạch toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận có ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp thương mại. Tổ chức tốt công tác kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận sẽ giúp cho công tác kế toán được gọn nhẹ, bộ máy kế toán hài hoà chặt chẽ sẽ đảm bảo cho báo cáo kế toán chính xác nhanh chóng. Giúp cho các nhà quản lý nắm được những thông tin chính xác cụ thể về kết quả kinh doanh của doanh nghiệp mình, giúp cho việc xử lý về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được nhanh chóng kịp thời để từ đó đề ra các biện pháp, kế hoạch tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Tạo được lòng tin, uy tín cho bạn hàng và người lao động trong doanh nghiệp. Chương 2 Thực trạng kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương (Vietrans) 1. tình hình tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty (Vietrans) 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty (Vietrans) Công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương được thành lập từ ngày 13/8/1970 cho đến ngày 31/3/1993 được thành lập lại theo quyết định số 337/TM/TCCB của Bộ Thương Mại. Sự hình thành và phát triển của công ty luôn gắn liền với bước tiến của ngành giao nhận Việt Nam. Công ty giao nhận kho vận ngoại thương có tên tiếng Anh là VIETNAM NATIONAL FOREIGN TRADE FORWARDING AND WAREHOUSING CORPORATION gọi tắt là (Vietrans). Công ty là một tổ chức kinh doanh dịch vụ thuộc Bộ Thương Mại, công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng ngoại thương Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại 13 Lý Nam Đế – Hoàn Kiếm – Hà Nội, có các chi nhánh tại Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang và TP Hồ Chí Minh. 1.1.1 Chức năng của công ty giao nhận kho vận ngoại thương (Vietrans) Trong nền kinh tế thị trường hiện nay luôn nảy sinh các mối quan hệ sản xuất kinh doanh với nhau. Đó có thể là mối quan hệ buôn bán, trao đổi và cũng có khi là quan hệ liên doanh liên kết. Công ty đóng vai trò cầu nối giữa sản xuất và kinh doanh, giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác Theo điều lệ của công ty có các chức năng hoạt động sau : - Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở, giao nhận hàng hoá XNK, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng hội chợ triển lãm, hàng công trình, hàng tư nhân, tài liệu chứng từ liên quan, tài liệu chuyển phát nhanh….. - Nhận uỷ thác các dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê và cho thuê kho bãi, lưu cước, thuê các phương tiện vận tải (tàu biển, ô tô, máy bay, xà lan, container…) bằng các hợp đồng trọn gói “từ cửa tới cửa” (door to door) và thực hiện các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá như : thu gom, chia lẻ, bảo quản, bao gói, làm thủ tục XNK, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan và giao hàng chuyên chở tiếp đến nơi quy định - Tư vấn về giao nhận, vận tải, kho hàng… và các vấn đề khác có liên quan theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước - Nhận uỷ thác XNK hoặc kinh doanh XNK trực tiếp hàng hoá trên cơ sở giấy phép XNK của Bộ Thương Mại cấp cho công ty. - Tiến hành làm các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hoá XNK, hàng quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam và ngược lại bằng các phương tiện vận chuyển chuyên chở của mình hoặc thông qua phương tiện vận tải của các đơn vị khác. - Thực hiện kinh doanh vận tải công cộng phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước. - Làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài và đại lý phục vụ cho tàu biển nước ngoài vào cảng Việt Nam. - Liên doanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước trong lĩnh vực giao nhận, vận chuyển, kho bãi thuê tàu… 1.1.2 Nhiệm vụ của Vietrans. Với chức năng nêu trên Vietrans có các nhiệm vụ sau : - Xây dựng các kế hoạch và tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và phạm vi hoạt động kinh doanh của công ty như đã nói trên. - Đảm bảo việc bảo toàn vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, bảo đảm tự trang trải về tài chính, sử dụng hợp lý đúng chế độ và có hiệu quả các nguồn vốn đó, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước. - Mua sắm xây dựng bổ sung và thường xuyên cải tiến hoàn thiện các phương tiện, vật chất, kỹ thuật của công ty thông qua các liên doanh liên kết để thực hiện việc giao nhận chuyên chở hàng hoá bằng các phương tiện tiên tiến, hợp lý trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lưu kho bãi, giao nhận hàng hoá và bảo đảm an toàn cho hàng hoá thuộc phạm vi trách nhiệm của công ty. - Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ giao nhận, kho vận, kiến nghị cải tiến biểu cước, giá cước của các tổ chức vận tải có liên quan theo quy chế hiện hành, đề ra các biện pháp thích hợp đảm bảo quyền lợi giữa đôi bên khi ký kết hợp đồng nhằm thu hút khách hàng, đem công việc đến củng cố và nâng cao uy tín trách nhiệm của Vietrans trên thương trường quốc tế. 1.1.3 Tổ chức sản xuất kinh doanh. Công ty có trụ sở chính và các phòng ban nghiệp vụ tại 13 Lý Nam Đế-Hoàn Kiếm-Hà Nội, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Khối phòng ban nghiệp vụ này trực tiếp thực hiện nhiệm vụ kinh doanh giao nhận, kho vận, XNK… dưới sự lãnh đạo của công ty, tự chịu trách nhiệm từ đầu đến cuối hoạt động kinh doanh được giao. Ngoài ra Vietrans còn có các chi nhánh trực thuộc đặt tại các cảng và thành phố lớn. Các chi nhánh bao gồm : Vietrans Hải Phòng – 5A Hoàng Văn Thụ – TP Hải Phòng Vietrans Đà Nẵng – 20 Trần Phú – TP Đà Nẵng Vietrans Sài Gòn – 113 Nguyễn Thái Bình – Q1 – TP HCM Vietrans Quy Nhơn – 91 Lê Lợi – Quy Nhơn – Tỉnh Bình Định Vietrans Nha Trang – 21 Trần Quý Cáp – Nha Trang – Khánh Hoà Vietrans Bến Thuỷ – 103 Nguyễn Du – TP Vinh – Nghệ An Xí nghiệp dịch vụ xây dựng – 13 Lý Nam Đế – HN Các chi nhánh là một khối trực thuộc công ty thực hiện nhiệm vụ giao nhận kho vận như đã nói trên, trừ XN dịch vụ xây dựng ngoại thương. Ngoài ra công ty còn mở rộng quan hệ và kinh doanh với các tổ chức, công ty bạn ở trong và ngoài nước hoạt động vận chuyển hoặc làm đại lý cho công ty như TRANSLINK, mở văn phòng đại diện tại Băng Cốc, Singapore… Vietrans có hai đơn vị liên doanh là : * TNT- Vietrans express Worldwide Ltd – 15 Lý Nam Đế- Hà Nội. Liên doanh này chuyên cung cấp dịch vụ chuyển phát trong nước và quốc tế. * Liên doanh LOTUS : Phú Mỹ- Nhà Bè- TP HCM. Liên doanh này cung cấp các dịch vụ cho thuê kho, phương tiện vận tải, dịch vụ cầu cảng…. Quan hệ với các ngành giao thông trung ương và địa phương để ký các hợp đồng vận chuyển bằng mọi phương tiện nhằm thực hiện các công việc kinh doanh dịch vụ. Có thể nhìn tổng quát toàn bộ Công ty bằng sơ đồ sau : Công ty Các phòng nghiệp vụ -Phòng GNVT quốc tế -P. KDVT biển -P. Triển lãm -P. Hàng không -P. kinh doanh XNK -Đội xe -P. Chuyển tải -P. Tiếp thị -P. Công trình -Kho Yên Viên Các chi nhánh -Vietrans Hải Phòng -Vietrans Đà Nẵng -Vietrans Quy Nhơn -Vietrans TP HCM -XN dịch vụ XD -Ban GNNT Vinh Đơn vị LD -TNT-Vietrans -Lotus Vietrans Vietrr Các đại diện nước ngoài - ODESSA - BANGKOK - SINGAPORE Sơ đồ 4: Tổ chức hệ thống hoạt động kinh doanh của Công ty. 1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Vietrans. Toàn Vietrans hiện có 1300 cán bộ CNV kể cả những người trong biên chế và làm hợp đồng cả các cán bộ quản lý và nhân viên trực tiếp kinh doanh. Trong đó có 480 người có trình độ đại học, 250 người có trình độ cao đẳng, trung cấp… Số nhân lực này được phân bổ đều khắp các chi nhánh của Vietrans riêng ở Hà nội có 164 cán bộ CNV. Tại công ty : Giám đốc : Là người đại diện cao nhất của Vietrans do Bộ trưởng Bộ Thương Mại bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Giám đốc quản lý công ty theo chế độ thủ trưởng, có quyền quyết định việc điều hành hoạt động của công ty theo kế hoạch, chính sách, pháp luật của nhà nước và nghị quyết đại hội CNVC, chịu trách nhiệm trước nhà nước và tập thể lao động và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Giám đốc có quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý trong công ty, đảm bảo tính tinh giản và có hiệu quả. Các phó giám đốc và các chuyên viên : là người giúp việc cho giám đốc Các phòng chức năng Vietrans có ba phòng chức năng : Phòng tổ chức cán bộ : Có nhiệm vụ tham mưu giúp giám đốc trong việc tổ chức lao động một cách khoa học trong công ty như : phân công, bố trí, sắp xếp, tổ chức bộ máy… phục vụ nơi làm việc và các điều kiện làm việc cho giám đốc và cán bộ công nhân viên. Phòng kế toán: có chức năng tham mưu giúp giám đốc về công tác tài chính kế toán của công ty nhằm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ chính sách, hợp lí và hiệu quả nguồn vốn của công ty thông qua hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán phản ánh kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của công ty. Phòng kế hoạch và quan hệ quốc tế: Có chức năng tham mưu giúp giám đốc về các vấn đề thuộc lĩnh vực tổ chức kinh doanh, kế hoạch kinh doanh. Ngoài ra, phòng còn phụ trách các vấn đề có liên quan đến luật pháp, văn bản như ký kết hợp đồng, lo các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá và phụ trách công tác đối ngoại. Các phòng nghiệp vụ: phụ trách trực tiếp và tiến hành kinh doanh từng dịch vụ cụ thể theo chức năng chuyên môn hoá. Phòng hàng không: Phụ trách các dịch vụ liên quan đến giao nhận vận chuyển hàng hoá đường hàng không. Phòng đường biển: Phụ trách các dịch vụ liên quan đến giao nhận vận chuyển hàng hoá đường biển. Phòng đường bộ và đường sắt: Phụ trách các dịch vụ liên quan đến giao nhận vận chuyển hàng hoá đường bộ và đường sắt, hàng quá cảnh cho Lào, Campuchia. Phòng Marketing: Phụ trách công tác đối ngoại, tìm kiếm khai thác nguồn hàng cho toàn công ty. Phòng triển lãm: Vận tải giao nhận hàng hoá phục vụ cho các hội chợ triển lãm ở trong và ngoài nước. Phòng xuất nhập khẩu: phụ trách dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hoá, làm các thủ tục giấy tờ để hàng hoá có thể vận chuyển qua biên giới, cửa khẩu. Phòng công trình: có chức năng vận chuyển, lắp đặt toàn bộ những hàng hoá, thiết bị công trình xây dựng từ nước ngoài vào Việt nam. Kho: nhận lưu giữ, bảo quản hàng hoá để thu lệ phí lưu kho. Ngoài ra còn nhận đóng hàng và tái chế hàng hoá. Đội xe: Gồm các xe tải và các xe nâng làm nhiệm vụ chuyên chở hàng hoá phục vụ nhu cầu của khách hàng. Tại các chi nhánh : Tại các chi nhánh đại bộ phận có đủ các phòng ban như trên công ty, các phòng ban này dưới sự điều chỉnh trực tiếp của giám đốc chi nhánh. Các chi nhánh của Vietrans có nhiệm vụ đóng góp thu nhập và chịu một phần chi phí quản lý chung mà công ty tính phân bổ trên cơ sở doanh thu của chi nhánh. Các chi nhánh này thực hiện nhiệm vụ giao nhận, kho, vận như đã nói trên, trừ xí nghiệp dịch vụ xây dựng ngoại thương không thực hiện nhiệm vụ giao nhận mà thực hiện nhiệm vụ xây dựng các công trình. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp của Vietrans được mô tả trên sơ đồ 5 (trang bên) • Một số chỉ tiêu cơ bản của công ty Công ty thuộc sở hữu nhà nước + Vốn ngân sách : 42,7 tỷ VNĐ, Chiếm 72,3% + Vốn tự bổ sung : 16,4 tỷ VNĐ, Chiếm 27,7% Trong đó : -Vốn ngân sách tham gia liên doanh : 39,8 tỷ VNĐ -Vốn tự bổ sung tham gia góp vốn liên doanh : 8,3 tỷ VNĐ 1.3 Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Vietrans 1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm, quy mô, tính chất sản xuất kinh doanh dịch vụ, giao nhận, vận tải, hiện nay bộ máy kế toán của Vietrans được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Theo hình thức này thì phòng kế toán của công ty tại trụ sở chính có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, còn các phòng kế toán ở các chi nhánh thì tuỳ theo quy mô và mức độ phân cấp quản lý sẽ tổ chức hạch toán kế toán sao cho phù hợp. * Tại công ty : Hạch toán tổng hợp toàn công ty, lập báo cáo kế toán tổng hợp toàn công ty. Đảm nhận toàn bộ công tác kế toán khối phòng ban nghiệp vụ và các chi nhánh trực thuộc không có tổ chức công tác kế toán riêng. * Tại các chi nhánh : Hầu hết các chi nhánh đều có tư cách pháp nhân, được ký kết hợp đồng kinh tế, mở tài khoản riêng, tự tổ chức hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính nộp về công ty. Các chi nhánh đó là : Vietrans Hải Phòng Vietrans Đà Nẵng Vietrans Nha Trang Vietrans Quy Nhơn XN dịch vụ xây dựng ngoại thương Các chi nhánh trực thuộc : + Vietrans thành phố Hồ Chí Minh + Ban giao nhận ngoại thương Bến Thuỷ- Nghệ An. Không có tổ chức kế toán riêng, chỉ thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, thu thập và lập chứng từ rồi gửi bản gốc về phòng kế toán của công ty để hạch toán ghi sổ. * Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Tại trụ sở chính 13 Lý Nam Đế có hai phòng kế toán: phòng kế toán tài vụ và phòng kế toán tổng hợp. Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ hạch toán và lập báo cáo tổng hợp cho Vietrans Hà Nội và các chi nhánh không có tổ chức kế toán riêng. Phòng kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp và lập báo cáo cho toàn công ty trên cơ sở báo cáo được gửi đến từ các chi nhánh và báo cáo do phòng kế toán tài vụ cung cấp. - Kế toán tổng hợp toàn công ty : Xác định kết quả và phân phối lợi nhuận. Tổng hợp và lập báo cáo tài chính tổng hợp toàn công ty, văn phòng Hà nội. Kiểm tra và lập báo cáo quyết toán của các chi nhánh và toàn Công ty. Theo dõi tình hình TSCĐ của công ty, là thành viên duyệt quyết toán hàng năm với các chi nhánh trực thuộc. Tại phòng kế toán tài vụ của công ty gồm 7 nhân viên tất cả đều có trình độ đại học. Mỗi nhân viên được phân công công việc cụ thể để đảm bảo công việc theo dõi về công tác tài chính của công ty một cách chính xác kịp thời. Phòng kế toán tài vụ chịu sự chỉ đạo trực tiếp bởi giám đốc công ty Sau đây là nhiệm vụ chức năng của từng người - Kế toán trưởng: Phụ trách chung công việc của phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty như tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán gọn nhẹ phù hợp với tính chất kinh doanh và yêu cầu quản lý tổ chức, lập đầy đủ và nộp đúng hạn báo cáo kế toán, giám sát việc chấp hành chế độ bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn của công ty. - Kế toán ngân hàng : Theo dõi mọi quan hệ giao dịch trong thanh toán với ngân hàng bằng tiền Việt Nam và các ngoại tệ. Thanh toán các khoản với NSNN. - Kế toán tiền lương: Phản ánh số lượng chất lượng tình hình tăng giảm lao động, sử dụng thời gian lao động, tính toán phân chia lương, thưởng và các thu nhập khác, tính và trả BHYT, BHXH, KPCĐ. - Kế toán thanh toán: Làm công tác kiểm tra chứng từ ban đầu do các phòng nghiệp vụ chuyển đến, căn cứ vào chế độ tài chính và quy chế thanh toán của công ty để lập phiếu thu, phiếu chi. - Kế toán chi phí và các khoản công nợ : Hạch toán chi tiết công nợ phải thu, phải trả, hạch toán phân bổ chi phí quản lý, các khoản tạm ứng. - Kế toán quỹ tiền mặt: Quản lý và hạch toán các khoản vốn bằng tiền, phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm quỹ tiền mặt. Cùng với thủ quỹ lập kế hoạch tiền mặt, thu nộp và rút tiền mặt cho nhu cầu kinh doanh, ngoài ra còn làm kế toán chi tiết nguyên vật liệu, và chi tiết thuế GTGT đầu ra, đầu vào. theo dõi tình hình nhập xuất và sử dụng công cụ dụng cụ của các phòng, tính và phân bổ giá trị CCDC vào phí quản lý và chi phí của các phòng. - Thủ quỹ : được giao nhiệm vụ giữ tiền mặt cho công ty, căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi mà kế toán viết để thu, chi tiền theo các nghiệp vụ phát sinh trong ngày. - Kế toán khối nghiệp vụ : Kế toán nghiệp vụ có trách nhiệm trực tiếp theo dõi tình hình kinh doanh của các phòng nghiệp vụ gồm: Theo dõi các hoá đơn phát sinh hàng ngày, tình hình thu chi công nợ, tập hợp chi phí, theo dõi doanh thu, và xác định kết quả kinh doanh của các phòng nghiệp vụ theo tháng, quí, năm. Sau đó, kết quả kinh doanh của các phòng nghiệp vụ do kế toán phần hành cung cấp được kế toán sử dụng để tổng hợp kết quả kinh doanh của cả công ty. Kế toán khối nghiệp vụ bao gồm : Kế toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ: vận tải quốc tế, vận tải ô tô, nghiệp vụ lưu kho, bảo quản, nghiệp vụ hàng không, kinh doanh triển lãm, và kế toán công trình. * Kế toán các chi nhánh : + Đối với các chi nhánh có tổ chức kế toán riêng thì thực hiện kế toán tổng hợp và chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lập báo cáo riêng rồi gửi về công ty. + Đối với các chi nhánh không có tổ chức kế toán riêng thì chỉ thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, thu thập và lập chứng từ rồi gửi về công ty để hạch toán ghi sổ. Như vậy bộ máy công tác kế toán của công ty được khái quát bằng sơ đồ sau : Kế toán trưởng Kế toán đơn vị phụ thuộc Kế toán các chi nhánh có tổ chức kế toán riêng Kế toán tổng hợp toàn công ty Thủ quĩ Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng, quĩ tiền mặt Kế toán khối nghiệp vụ Sơ đồ 7: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. 1.3.2 Tổ chức hạch toán kế toán tại Vietrans 1.3.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán Để hạch toán ban đầu các nghiệp vụ, Vietrans sử dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ do Bộ tài chính ban hành trong “Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp” áp dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 1/1/ 1996 Ngoài ra công ty còn sử dụng một số chứng từ khác như: - Giấy thanh toán : Là chứng từ dùng để yêu cầu được thanh toán đối với các nghiệp vụ đã chi. - Phiếu kế toán : Là chứng từ dùng để ghi lại các nghiệp vụ không có chứng từ riêng, ghi chép các nghiệp vụ kết chuyển… - Giấy báo nợ : Là chứng từ được sử dụng để đôn đốc các phòng nghiệp vụ thu và nộp các khoản tạm ứng, thu từ các nghiệp vụ đã thực hiện. - Giấy đề nghị thu tiền : Là chứng từ do các phòng nghiệp vụ lập, đề nghị phòng kế toán lập phiếu thu để nộp tiền vào quỹ công ty doanh thu các nghiệp vụ. 1.3.2.2 Tổ chức tài khoản kế toán - Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty đang sử dụng hầu hết các tài khoản trong chế độ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐTK ngày 1/11/1995, trừ một số tài khoản như: TK128, 129, 155, 157, 212, 241, 621, 622, 627… Sở dĩ không sử dụng các tài khoản này bởi vì đặc trưng của Công ty là có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đương với các phòng ban trong Công ty nên việc sử dụng các tài khoản này là không phù hợp với việc hoạch toán, đồng thời làm cho hệ thống tài khoản mà Công ty đang sử dụng trở nên dài dòng, phức tạp hơn. 1.3.2.3 Tổ chức sổ sách kế toán Vietrans hiện đang áp dụng hình thức “ Chứng từ ghi sổ ” để hạch toán tổng hợp. Thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên. Khi luật thuế GTGT được ban hành công ty đã áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. công tác kế toán hiện tại ở Công ty vẫn áp dụng theo các phương pháp ghi chép thủ công đơn giản. Vì vậy để kiểm tra, đối chiếu số liệu dễ dàng, thuận tiện; việc phân công lao động kế toán phù hợp thì các sổ kế toán được mở như sau: * Sổ kế toán chi tiết : “ Sổ theo dõi TK …” : Là sổ kế toán chi tiết do kế toán phần hành lập theo yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết. Sổ được mở riêng cho từng tài khoản hoặc mở chung cho một nhóm tài khoản có liên quan. Sổ kế toán chi tiết được lập trên cơ sở chứng từ gốc Từ sổ chi tiết các tài khoản, cuối mỗi quý, kế toán phần hành lập “ Bảng tổng hợp chi tiết “. Bảng này cũng được lập riêng cho từng tài khoản Số liệu tổng cộng trên Bảng tổng hợp chi tiết sau đó được dùng để đối chiếu với “Bảng cân đối số phát sinh” và lên Báo cáo tài chính * Sổ kế toán tổng hợp : Các sổ kế toán tổng hợp được công ty sử dụng bao gồm : Nhật biên : Do kế toán phần hành lập để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo nội dung kinh tế. Nhật biên được ghi dựa trên cơ sở chứng từ gốc. Về bản chất, các nhật biên chính là các chứng từ ghi sổ. Có 5 loại nhật biên: - Nhật biên thu - chi quỹ - Nhật biên ngân hàng - Nhật biên nhiên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ - Nhật biên tài sản cố định Nhật biên được lập hàng ngày trên cơ sở chứng từ gốc. Cuối quý, kế toán cộng Nhật biên, tính tổng phát sinh Nợ (Có) của từng tài khoản và sử dụng số liệu đó để vào Sổ chữ T. Sổ chữ T : Là sổ tổng hợp được lập vào cuối mỗi quý để tổng hợp phát sinh của tất cả các tài khoản trong quý. Sổ chữ T do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở “nhật biên”. Cuối quý, cộng sổ chữ T để đảm bảo phát sinh Nợ tất cả các tài khoản bằng phát sinh Có tất cả các tài khoản. Số liệu trong sổ chữ T sau đó được sử dụng lập Bảng cân đối số phát sinh và lên Báo cáo tài chính. * Trình tự ghi sổ : Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được định khoản, kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết và ghi vào các nhật biên các tài khoản liên quan. Các chứng từ gốc liên quan đến TK 111, TK 112, TK 1522, TK 1521… thì vào các Nhật biên quỹ, Nhật biên NH, Nhật biên nhiên liệu, VL. Cuối quý tổng hợp phát sinh trên các TK (để PS Nợ = PS Có). Sau khi khớp đúng số liệu với “Bảng tổng hợp chi tiết” (được lập từ sổ kế toán chi tiết), làm căn cứ để vào “Sổ chữ T”. Số liệu trên “Sổ chữ T” sau đó được sử dụng để lập “Bảng cân đối phát sinh” và Báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán được thể hiện trên sơ đồ sau: Theo hình thức này thì trình tự ghi sổ kế toán được biểu thị bằng sơ đồ sau: Sổ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Nhật biên Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chữ T Bảng cân đối PS Báo cáo tài chính Sơ đồ 6: Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Ghi chú : : Quan hệ đ