Đề tài Hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán thực hiện

hận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo quyết định206 QĐ/BTC * Công ty TNHH LT Là công ty TNHH một thành viên thành lập theo QĐ số 297/HĐQT ngày 31/12/05. Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0104000315 ngày 16/01/2006 do Sở kế hoạch đầu tư TP Hà Nội cấp và giấy phép thay đổi lần 1 ngày 05/07/2006. Lĩnh vực kinh doanh: Vận tải hàng hóa nội địa bằng tàu container, dịch vụ vận tải và thương mại Ngành nghề kinh doanh: Vận tải hàng hóa bằng đường biển trong và ngoài nước Đại lý vận tải hàng hóa Đại lý hãng tàu và môi giới tàu biển Vận tải ô tô, dịch vụ vận tải và xếp dỡ hàng hóa Dịch vụ làm thủ tục thông quan hàng hóa cho các chủ hàng Kinh doanh kho, bãi container và vận tải phân phối hàng hóa Mua, bán, cho thuê vỏ container, container văn phòng Sửa chữa đại tu vỏ container và các thiết bị giao thông vận tải Sản xuất kinh doanh muối Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp trong năm tài chính có ảnh hưởng đến BCTC: Giá nhiên liệu trong nước và thế giới và thời tiết ảnh hưởng tới lịch tàu * Hệ thống kế toán áp dụng: - Kỳ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam - Chế độ kế toán áp dụng: theo QĐ số 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ - Nguyên tắc đánh giá HTK:được tính theo giá gốc + Phương pháp xác định HTK cuối kỳ: Phương pháp bình quân gia quyền + Phương pháp hạch toán HTK: Kê khai thường xuyên - Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. 2.3.3.2 Thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng Các KTV tại hai Công ty yêu cầu khách hàng cung cấp Danh mục tài liệu cần chuẩn bị cho kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền năm 2007 bao gồm: - Giấy phép thành lập, điều lệ Công ty - Biên bản họp HĐQT và Ban Giám đốc - Các hợp đồng bán hàng quan trọng - BCTC, Báo cáo kiểm toán năm 2006 - Sổ Cái, sổ chi tiết các tài khoản liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền như: TK 511, TK131 - Biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm 31/12/2007 - Các chứng từ kế toán liên quan 2.3.3.3 Tìm hiểu về hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát Tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB là một thủ tục kiểm toán quan trọng và cần thiết trong mọi cuộc kiểm toán. Đối với Công ty CP GS là khách hàng lâu năm nên KTV không sử dụng Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB mà dựa vào Hồ sơ kiểm toán năm trước kết hợp với phỏng vấn các cá nhân có liên quan như kế toán trưởng, trưởng bộ phận bán hàng để tìm hiểu những thay đổi trong bộ máy kế toán, bộ phận bán hàng (nếu có) trong năm 2007. Nhờ đó, có thể giảm bớt khối lượng công việc và thời gian kiểm toán. Cụ thể: Tại AASC, đối với khách hàng truyền thống, nhiều năm Ban lãnh đạo thường phân công cho một KTV nhất định phụ trách trưởng nhóm kiểm toán tại Công ty đó. KTV TTMH đã thực hiện kiểm toán tại Công ty CP GS từ năm đầu tiên. Kết quả tìm hiểu các năm trước, KTV đều đánh giá hệ thống KSNB tại Công ty CP GS tương đối khá, các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp và vận hành khá hữu hiệu. KTV TTMH tiến hành phỏng vấn Ông PMT – trưởng phòng kế toán và ông NHD – trưởng bộ phận bán hàng. Kết quả cho thấy trong năm 2007 không có sự thay đổi lớn trong bộ máy kế toán hay chính sách bán hàng cũng như loại hình, lĩnh vực kinh doanh. Do đó, KTV TTMH đưa ra kết luận: rủi ro kiểm soát tại Công ty CP GS ở mức trung bình. Công ty TNHH LT là khách hàng mới nên việc tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB cần phải thực hiện thật chi tiết, thận trọng để KTV có thể đưa ra những kết luận xác đáng về sự thiết kế và vận hành hữu hiệu hay không hữu hiệu của hệ thống KSNB. Trên cơ sở Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB đã được Công ty AASC thiết lập rất chặt chẽ, trước tiên KTV tiến hành đánh giá hệ thống kế toán. Cụ thể như sau: Bảng 2.2: Bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kế toán ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Tên khách hàng: Công ty TNHH LT Tham chiếu: Niên độ kế toán: Năm 2007 Người thực hiện: TTL Người được phỏng vấn: LTP Ngày thực hiện: 18/02/2008 Bộ phận kế toán: Trước tiên KTV cần thu thập các câu trả lời bằng cách phỏng vấn nhân sự chịu trách nhiệm quản lý hoặc ban hành các quy định của khách hàng. Mỗi câu hỏi cần được trả lời bằng cách điền vào các cột, dòng tương ứng: Có = Có áp dụng thủ tục kiểm soát Không = Thủ tục kiểm soát là cần thiết đối với hoạt động của doanh nghiệp nhưng không được áp dụng Không áp dụng = Thủ tục kiểm soát là không cần thiết đối với hoạt động của doanh nghiệp Với những thủ tục có câu trả lời “Có” cần thu thập bản copy văn bản quy định của khách hàng hoặc mô tả lại một cách cụ thể trên các GLV khác. Với những thủ tục có câu trả lời “Không” hoặc “Không áp dụng” cần chỉ rõ ảnh hưởng của nó đến rủi ro kiểm toán và những điểm cần khuyến nghị trong thư quản lý để hoàn thiện hệ thống KSNB. Các chức danh hiện có (chức danh và người đảm nhận): STT Họ tên Chức danh đang giữ Mô tả công việc đảm nhiệm Thời gian đảm nhiệm Thâm niên 1 2 3 LTP NTMN VHM Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán . .. .. .. . . . Câu hỏi tìm hiểu hệ thống KSNB Câu hỏi Có Không Không áp dụng Các chức danh trong bộ máy kế toán có hợp lý không? ü Công việc được phân công, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán có được quy định bằng văn bản không? ü Những thay đổi trong công việc được phân công (nếu có) có được cập nhật thường xuyên không? ü Kế toán trưởng có được đào tạo theo đúng chuyên ngành kế toán, tài chính hay không? ü Kế toán tổng hợp có được đào tạo theo đúng chuyên ngành kế toán, tài chính hay không? ü Các nhân viên khác thuộc bộ phận kế toán, tài chính có được đào tạo về chuyên ngành mà mình đang làm việc không? ü Công ty có quy định khi nghỉ phép các nhân viên chủ chốt phải báo cáo trước ít nhất 1 ngày cho cấp lãnh đạo không? ü Công việc của những người nghỉ phép có được người khác đảm nhiệm hay không? ü Các nhân viên có được gửi đi đào tạo lại hoặc tham gia các khóa học cập nhật các kiến thức mới về tài chính kế toán, thuế hay không? ü Mọi thư từ, tài liệu gửi đến bộ phận kế toán có được Ban lãnh đạo xem xét trước khi chuyển tới các bộ phận thực thi không? ü 11.Công ty có quy định khi cung cấp các tài liệu, thông tin tài chính kế toán ra bên ngoài phải được sự phê duyệt của cấp lãnh đạo không? ü Từ kết quả trên, KTV TTL đưa ra kết luận: KSNB trong kế toán của Công ty TNHHLT là Khá. Tiếp đó, KTV tiến hành đánh giá hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền. Bảng 2.3: Bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong bán hàng ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Tên khách hàng: Công ty TNHH LT Tham chiếu: Niên độ kế toán: Năm 2007 Người thực hiện: TTL Người được phỏng vấn: LTP Ngày thực hiện: 10/01/2008 Bán hàng : Trước tiên KTV cần thu thập các câu trả lời bằng cách phỏng vấn nhân sự chịu trách nhiệm quản lý hoặc ban hành các quy định của khách hàng. Mỗi câu hỏi cần được trả lời bằng cách điền vào các cột, dòng tương ứng: Có = Có áp dụng thủ tục kiểm soát Không = Thủ tục kiểm soát là cần thiết đối với hoạt động của doanh nghiệp nhưng không được áp dụng Không áp dụng = Thủ tục kiểm soát là không cần thiết đối với hoạt động của doanh nghiệp Với những thủ tục có câu trả lời “Có” cần thu thập bản copy văn bản quy định của khách hàng hoặc mô tả lại một cách cụ thể trên các GLV khác. Với những thủ tục có câu trả lời “Không” hoặc “Không áp dụng” cần chỉ rõ ảnh hưởng của nó đến rủi ro kiểm toán và những điểm cần khuyến nghị trong thư quản lý để hoàn thiện hệ thống KSNB. Câu hỏi tìm hiểu hệ thống KSNB Câu hỏi Có Không Không áp dụng Các chính sách bán hàng có được quy định thành văn bản không? ü Có lập kế hoạch bán hàng theo tháng, quý, năm không? ü Các hóa đơn bán hàng chưa sử dụng có được giao riêng cho một nhân viên chịu trách nhiệm quản lý không? ü Các bản báo giá, hóa đơn gửi cho khách hàng có được phê duyệt bởi Ban lãnh đạo trước khi gửi cho khách hàng không? ü Việc ghi hóa đơn bán hàng có được giao riêng cho một người hay không? ü Có quy định bắt buộc phải có chữ ký của khách hàng trên các hóa đơn bán hàng không? ü Các hợp đồng bán hàng đã ký có được lưu trữ khoa học và sẵn sàng khi cần đến không? ü Công ty có thực hiện việc đánh số hợp đồng liên tục theo thứ tự thời gian không? ü Các hóa đơn bán hàng bị hủy bỏ có được lưu trữ đầy đủ các liên tại quyển không? ü Các thông tin trong hợp đồng có được giữ gìn và bảo mật để tránh sự xâm phạm của những người không được phép không? ü Có quy định hàng bán bị trả lại phải được lập thành biên bản không? ü Người viết hóa đơn có đồng thời là người giao hàng hay không? ü Nguyên nhân của hàng bị trả lại có được kiểm tra lại sau đó đối với những sản phẩm cùng loại hoặc ít nhất là cùng lô hàng đó không? Các nguyên nhân phát hiện và biện pháp xử lý có được báo cáo ngay lập tức cho Ban lãnh đạo để có quyết định xử lý kịp thời không? Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán có phải được ký duyệt trước khi thực hiện không? ü 16. Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán có được báo cáo bằng văn bản và kiểm tra lại với các quy định của Công ty ít nhất hàng tháng không? ü 17. Công ty có hồ sơ theo dõi các lô hàng gửi đi bán cho tới khi nhận được thông báo chấp nhận của người mua không? ü 18. Doanh thu bán hàng có được theo dõi chi tiết cho từng loại sản phẩm, dịch vụ, hàng hóa và phân tích các biến động tăng, giảm hàng tháng không? ü 19. Các nguyên nhân gây biến động doanh thu (đặc biệt biến động giảm so với kế hoạch hoặc cùng kỳ) có được báo cáo ngay lập tức cho Ban lãnh đạo để có các biện pháp điều chỉnh kịp thời không? ü 20. Có theo dõi riêng biệt từng khoản phải thu khách hàng không? ü 21. Các khoản công nợ được đối chiếu một lần 22. Các bản đối chiếu công nợ có được Ban lãnh đạo xem xét trước khi gửi đi hay không? ü 23. Ngoài bộ phận kế toán, có bộ phận nào khác quản lý, theo dõi và lập các báo cáo về việc bán hàng không? ü 24. Các khoản công nợ có gốc là đồng tiền khác đồng tiền hạch toán có được theo dõi chi tiết theo nguyên tệ không? ü 25. Số dư các khoản phải thu có gốc là đồng tiền khác đồng tiền hạch toán có được đánh giá lại theo tỷ giá cuối kỳ không? ü 26. Công ty có quy định cụ thể về tiêu thức xác định các khoản nợ chậm trả, nợ khó đòi hoặc các khoản được phép xóa nợ ? ü 27. Các khoản phải thu có được theo dõi chi tiết theo tuổi nợ để kịp thời phát hiện và quản lý thu hồi nợ không? ü 28. Người chịu trách nhiệm ghi sổ kế toán theo dõi các khoản công nợ phải thu có tham gia vào việc bán hàng, lập hóa đơn không? ü 29. Việc thu hồi nợ có được giao cho một bộ phận/người đôn đốc thực hiện không? ü 30. Công ty có các biện pháp cụ thể để thu hồi nợ chậm trả, nợ khó đòi không? ü 31. Các khoản phải thu khó đòi có được lập dự phòng không? Kết quả tìm hiểu cho thấy việc KSNB đối với bộ phận bán hàng được Công ty TNHH LT thiết kế khá chặt chẽ và phù hợp, vận hành cũng khá hiệu quả. Do vậy, KTV TTL đưa ra kết luận: Hệ thống KSNB của Công ty TNHH LT: Khá. Rủi ro kiểm soát ở mức trung bình. 2.3.3.3 Đánh giá trọng yếu và rủi ro *Xác định mức trọng yếu tổng hợp Trên cơ sở Bảng quy định về mức trọng yếu mà Công ty AASC đã xây dựng, KTV thực hiện ước lượng ban đầu về mức trọng yếu đối với khoản mục doanh thu tại Công ty CP GS và Công ty TNHH LT như sau: Bảng 2.4: Xác định mức trọng yếu Chỉ tiêu Mức độ trọng yếu Giá trị tối thiểu Giá trị tối đa Giá trị theo BCTC Doanh thu Công ty CP GS 0.40% 0.80% 341.019.483 682.038.967 85.254.870.864 Doanh thu Công ty TNHH LT 0.40% 0.80% 635.838.537 1.271.677.074 158.959.634.253 Như vậy ước lượng ban đầu về mức trọng yếu tại Công ty CP GS từ 341.019.483đ đến 682.038.967đ. Nếu sai sót kết hợp nhỏ hơn 341.019.483đ thì BCTC được coi là trung thực hợp lý.Nếu sai sót kết hợp lớn hơn 682.038.967đ thì BCTC không được coi là trung thực hợp lý. Đối với Công ty TNHH LT, ước lượng ban đầu về mức trọng yếu từ 635.838.537đ đến 1.271.677.074đ. Nếu sai sót kết hợp nhỏ hơn 635.838.537đ thì BCTC được coi là trung thực hợp lý. Nếu sai sót kết hợp lớn hơn 1.271.677.074đ thì BCTC không được coi là trung thực hợp lý. Tiếp theo, KTV tiến hành đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát để từ đó đánh giá rủi ro kiểm toán tại hai Công ty. Tại Công ty TNHH LT: Qua tìm hiểu, KTV được biết Giá nhiên liệu trong nước, thế giới và thời tiết là hai nhân tố ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Từ đó, KTV đánh giá rủi ro tiềm tàng ở mức cao. Rủi ro kiểm soát ở mức trung bình. Do vậy, rủi ro kiểm toán được đánh giá ở mức thấp. Đối với Công ty CP GS: Kết hợp kết quả kiểm toán năm trước với thu thập thêm tài liệu năm 2007, KTV TTMH kết luận: Rủi ro tiềm tàng và Rủi ro kiểm soát đều ở mức trung bình. 2.3.4 Thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền 2.3.4.1 Thực hiện kiểm toán khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Kết thúc giai đoạn lập kế hoạch, KTV nhận thấy Công ty TNHH LT có lĩnh vực kinh doanh khá rộng, ngành nghề kinh doanh đa dạng, do vậy khoản mục DTBH&CCDV lớn và phong phú. Hơn nữa Công ty TNHH LT là khách hàng mới của AASC. Vì vậy, mặc dù đánh giá hệ thống KSNB của Công ty tương đối khá nhưng KTV vẫn thực hiện nhiều thử nghiệm cơ bản hơn so với Công ty CP GS. a) Thực hiện thủ tục phân tích Thủ tục phân tích là bước công việc đầu tiên mà KTV cần thực hiện trong giai đoạn thực hiện kiểm toán. Đây là một thủ tục hiệu quả, có ý nghĩa đặc biệt lớn trong đánh giá khái quát tính hợp lý chung của các xu hướng biến động và các quan hệ kinh tế đồng thời xác định phạm vi và mức độ áp dụng các thủ tục kiểm toán khác. Do vậy, kết quả thực hiện thủ tục này có thể làm giảm các kiểm tra chi tiết khác, qua đó tiết kiệm được thời gian cho KTV. Tại hai Công ty, KTV thực hiện việc so sánh DTBH&CCDV năm nay với năm trước để xem xét sự biến động của doanh thu. Nếu có biến động lớn hoặc bất thường, KTV sẽ yêu cầu khách hàng giải trình kết hợp với thu thập thông tin bên ngoài để đánh giá xem sự biến động đó có hợp lý hay không? Kết quả thực hiện thủ tục phân tích tại hai Công ty thể hiện trên GLV của KTV Bảng 2.5: Phân tích doanh thu Công ty CP GS CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN Khách hàng: Công ty CP GS Niên độ kế toán: 2007 Tham chiếu: Khoản mục thực hiện: Doanh thu Người thực hiện: TTMH Bước công việc: Phân tích doanh thu Ngày thực hiện: Năm Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Lợi nhuận sau thuế 2006 78.559.397.773 6.048.265.375 2007 85.254.870.864 7.004.331.148 Biến động về giá trị 6.695.473.091 956.065.773 Biến động về tỷ lệ 8.52% 15.81% Năm 2007, DTBH&CCDV của Công ty đạt 85.254.870.864đ, tức là chỉ tăng 8.52% so với năm 2006. Mức tăng này của doanh thu là quá thấp so với mọi năm mà KTV đã từng kiểm toán. Qua phỏng vấn Ban Giám đốc, bộ phận kế toán, KTV được biết sở dĩ doanh thu tăng chậm như vậy là do sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp cung cấp xi măng hiện nay. Năm 2007, Công ty CP GS bị mất một