Đề tài Hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng - Thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn ACPA thực hiện

các hợp đồng mua hàng từ Ajinomoto, Công ty thiết lập việc thanh toán định kỳ khoảng 3 hoặc 4 lần trong một tháng. Hàng tháng Công ty không thường xuyên thực hiện việc đối chiếu số dư khoản phải trả. Thay thế vào đó, kế toán phải trả tại Trụ sở chính (chị Thu) hàng tháng tổng hợp Danh sách các khoản phải trả căn cứ vào các phiếu kế toán, sau đó đối chiếu với Báo cáo mua nguyên vật liệu trong nước của anh Tâm. – (D) Số dư công nợ với nhà cung cấp Ajinomoto được đối chiếu hàng tháng qua điện thoại. Công ty Ajinomoto cũng gửi thư xác nhận số dư công nợ đến Công ty. – (D) Số dư công nợ đối với nhà cung cấp nước ngoài được đối chiếu một lần vào cuối năm. – (D) Hàng tháng chị Hạnh (bộ phận xuất nhập khẩu) sẽ chuẩn bị đối chiếu với ngân hàng và được xem xét lại bởi Kế toán trưởng Công ty. D: thủ tục kiểm soát có khả năng phát hiện các sai sót xảy ra. P: Thủ tục kiểm soát có khả năng ngăn ngừa các sai sót có thể xảy ra. c. Đánh giá tính trọng yếu (Materiality). Dựa trên các thông tin thu thập được về khách hàng căn cứ vào qui mô vốn đầu tư, dựa vào mức lợi nhuận trước thuế và một số thông tin về tổng tài sản và tổng doanh thu, KTV đánh giá và tính ra mức sai sót để đưa ra các bút toán điều chỉnh và phân loại lại là:10.000 USD (160.000.000 VND). Trong giai đoạn này sau khi thực hiện kiểm tra đánh giá mức trọn yếu KTV còn đưa ra bảng đánh giá ban đầu về các rủi ro tiềm ẩn (Initial Risk Assessment) đồng thời đưa ra các đưa ra một số chỉ tiêu đánh giá về Công ty (Business Performace Framework) 2.3.2.2. Thực hiện kiểm toán a. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát (Test of control - TOC) * Đối với quá trình mua hàng Quá trình thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với quá trình mua hàng thường gồm các bước: kiểm tra về sự thiết kế phù hợp và kiểm tra về hiệu quả hoạt động của các thủ tục kiểm soát. Trước hết, KTV thu thập các hiểu biết tổng quan về hệ thống các thủ tục kiểm soát được thiết lập cho quá trình mua hàng tại Công ty và công việc này đã được thực hiện một phần trong giai đoạn “Tìm hiểu hệ thống thông tin của Công ty” (được minh hoạ qua biểu 2.3 phần BIF). Phần này cung cấp cho KTV cái nhìn toàn diện nhất về hệ thống KSNB được thiết lập tại Công ty khách hàng và đánh giá được độ phù hợp của các thủ tục kiểm soát đó. Trong những thủ tục kiểm soát đó, KTV tìm các loại kiểm soát chính để thực hiện thử nghiệm kiểm soát với các thủ tục đó. Các thủ chính được tìm thông qua Ma trận rủi ro-Risk control matrix. Việc thực hiện thủ tục kiểm soát được thể hiện trên giấy tờ làm việc của KTV như sau: Bảng 2.4. GTLV của KTV – Thiết kế thử nghiệm kiểm soát ACPA Co., Ltd Tham chiếu R 350 Khách hàng: X Co., Ltd Thực hiện bởi Hiếu 31/12/2005 Soát xét bởi LTV Thử nghiệm kiểm soát Ngày thực hiện Tháng 1 năm 2006 Mục đích: thiết kế các thử nghiệm kiểm soát đối với các kiểm soát chính trong quá trình mua hàng của Công ty. Loại hình rủi ro: Việc thu mua nguyên vật liệu là một phần nằm trong quá trình xử lý thông tin (Critical Process) do đó rủi ro đối với công việc này gắn liền với quá trình. 1. Mô tả hệ thống và tìm nguyên nhân rủi ro Kiểm soát của khách hàng: 1) Nhà máy Thái Nguyên: - “Hàng tháng thực hiện đối chiếu giữa “Báo cáo nhập khẩu” của chị Vân- bộ phận Xuất-Nhập khẩu với sổ sách của phòng kế toán cho chi phí nguyên vật liệu nhập khẩu ( các yếu tố như: giá mua, thuế nhập khẩu, phí vận chuyển) - Hàng tháng thực hiện đối chiếu giữa “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” và “ Bảng kê nguyên vật liệu” của chị Ngọc, kế toán kho tại Thái Nguyên, với kế toán theo dõi chi phí thu mua nguyên vật liệu nhập từ địa phương. 2) Nhà máy Lâm Đồng - Tại đây thực hiện việc kiểm tra, soát xét tổng hợp các số liệu về nông phẩm thu mua như sắn, bột sắn với các tài liệu hỗ trợ và đối chiếu với sổ sách của kế toán (“Báo cáo Tổng hợp & Đối chiếu Mua Củ mì – Lâm Đồng”) được theo dõi tại trụ sở chính bởi anh Cường và chị Hải Tìm nguyên nhân rủi ro: . Ghi nhận nghiệp vụ -> không kịp thời . Dữ liệu đầu vào và các biến động -> không đầy đủ . Dữ liệu đầu vào và các biến động -> không chính xác . Xử lý dữ liệu -> không đầy đủ . Xử lý dữ liệu - > không chính xác Loại kiểm soát: Thủ tục kiểm soát ngăn ngừa- dựa vào con người 2. Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát 1) Xem xét kỹ các tài liệu hàng tháng của báo cáo về thu mua như (“Báo cáo nhập khẩu” được chuẩn bị bởi chị Vân ; Sổ chi tiết nguyên vật liệu  , ‘Bảng kế nguyên vật liệu’ được chuẩn bị bởi chị Ngọc ; và ‘Bảng Tổng hợp và Đối chiếu Mua Củ Mì – Lâm Đồng ‘). Kiểm tra việc tính toán giá trị vật liệu mua theo nhóm và tổng số và so sánh sự khớp đúng giữa Báo cáo thu mua với Sổ cái. 2) Quan sát và phỏng vấn những người có trách nhiệm thực hiện các thủ tục kiểm soát này: chị Hải, anh Cường, chị Vân, chị Ngọc 3) Chọn mẫu để thực hiện rà soát tới các tài liệu bổ trợ như: Bảng kê vận chuyển, Hoá đơn thương mại, Tờ khai Hải Quan hoặc hoá đơn GTGT nhằm kiểm tra tính có thực, độ chính xác, hợp pháp về thuế đối với các nghiệp vụ mua hàng. 4) Từ sổ chi tiết tài khoản nguyên vật liệu chính như: DGA (hàng nhập khẩu) và so sánh với báo cáo hàng nhập (tham chiếu R630) tại nhà máy Thái Nguyên. Chọn mẫu các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu lớn tại kho Lâm Đồng (mua củ mì) diễn ra trong các tháng 4, 7, 10 và 12 để thực hiện kiểm tra. Công việc này tham chiếu trên các giấy tờ làm việc R361. 3. Nhận định - X là một Công ty lớn với nhiều kho lưu trữ nguyên vật liệu lớn tại Lâm Đồng và Thái Nguyên. Nguyên vật liệu của Công ty X là rất đa dạng từ hai nguồn địa phương và nhập khẩu do đó rủi ro kiểm soát vật liệu thu mua cao. - Công ty có duy trì các thủ tục kiểm soát đối với nguyên vật liệu mua vào có khả năng ngăn ngừa và phát hiện các sai sót. - Công ty X ghi nhận nguyên vật liệu nhập kho và công nợ với người bán căn cứ vào thời điểm hàng được chuyển đến kho mà không căn cứ vào chứng từ vận chuyển và thời gian trên hoá đơn. Khả năng xảy ra rủi ro tính đúng kì. Sau khi thiết kế thử nghiệm kiểm soát, KTV tiến hành thực hiện thử nghiệm kiểm soát trên giấy tờ làm việc R360 và R361 như sau: Bảng 2.5. GTLV của KTV – Thử nghiệm kiểm soát ACPA Co., Ltd Giấy tờ làm việc R 360 Khách hàng: X Co., Ltd Thực hiện bởi Hiếu 31/12/2005 Soát xét bởi LTV Thử nghiệm kiểm soát- TOC Ngày thực hiện Tháng 1 năm 2006 Mục tiêu: kiểm tra sự hoạt động hiệu quả của các thủ tục kiểm soát được thực hiện đối với hoạt động mua nguyên vật liệu nhập khẩu DGA tại nhà máy Thái Nguyên. Thủ tục: Đối chiếu báo cáo chi phí thu mua nguyên vật liệu DGA được chuẩn bị tại các nhà máy với sổ cái tài khoản được theo dõi ở trụ sở chính. Thực hiện: Nhà máy Thái Nguyên Đơn vị: USD Tháng Khoản mục (nhập khẩu) Theo sổ cái tài khoản 15211 Theo báo cáo thu mua ngvliệu Chênh lệch Một DGA 2.066.049 2.066.049 - Hai DGA 2.049.700 2.049.700 - Ba DGA 1.774.457 1.774.457 - Bốn DGA 2.023.733 2.023.733 - ……. …… ………… ……....... …. Mười DGA 2.120.681 2.120.271 410 Mười một DGA 2.262.552 2.262.552 - Mười hai DGA 2.180.846 2.180.846 - Tổng DGA 24.048.971 24.049.381 410 Ghi chú: Trong tháng 10, chênh lệch phát sinh do kế toán vào sổ không chính xác do kế toán vật tư chính nghỉ ốm việc rà soát được giao cho người khác thực hiện. Kết luận: Kế toán theo dõi hàng tồn kho tại nhà máy Thái Nguyên có thường xuyên thực hiện đối chiếu giá trị nguyên vật liệu nhập mua với sổ theo dõi chi tiết đối với từng loại nguyên vật liệu nhằm phát hiện những sai sót và điều chỉnh nếu có. Thủ tục kiểm soát đối với nguyên vật liệu DGA tại nhà máy Thái Nguyên hoạt động có hiệu quả. Bảng 2.6. GTLV của KTV – Thử nghiệm kiểm soát ACPA Co., Ltd Giấy tờ làm việc R 361 Khách hàng: X Co., Ltd Thực hiện bởi NVH 31/12/2005 Soát xét bởi LTV Thử nghiệm kiểm soát- TOC Ngày thực hiện Tháng 1 năm 2006 Mục tiêu: kiểm tra sự hoạt động hiệu quả của các thủ tục kiểm soát được thực hiện đối với hạo động mua vật liệu củ mỳ tại nhà máy Lâm Đồng. Thủ tục: Từ sổ chi tiết nguyên vật liệu chính tại nhà máy Thái Nguyên, chọn mẫu các tháng 4, 7, 10 và 12 để thực hiện kiểm tra đối với các nghiệp vụ mua vật liệu với giá trị lớn. Thực hiện: Kho Lâm Đồng Nguyên vật liệu chính 152201 Tháng Sổ Nhật ký TK ĐƯ Số tiền VND Số tiền USD Tỷ giá USD/VND Tham chiếu Bốn NK chi tiền mặt 1111 669.506.309 33.934 15.784 Z362 Bảy NKCTM 1111 928.713.613 58.688 663.410.197 41.874 349.469.537 22.063 505.411.097 31.918 600.422.613 37.946 Tổng cộng 3.047.427.057 192.488 15.832 Z363 9/9 1.069.417.076 67.501 Mười NKCTM 1111 427.242.775 26.967 1.230.524.543 77.670 771.481.856 48.695 739.032.382 46.647 Tổng cộng 4.237.698.631 267.481 15.843 Z364 12/12 1.261.498.723 76.315 Mười NKCTM 1111 1.260.330.149 86.005 Hai 1.383.132.736 80.890 Tổng cộng 3.860.961.608 243.210 15.875 Z365 10/10 * Đối với quá trình thanh toán Giống như đối với hoạt động thu mua, sau khi tìm được các thủ tục kiểm soátt chính của quá trình KTV sẽ tiến hành thực hiện các thủ tục kiểm soát đối với quá trình thanh toán và theo dõi khoản phải trả gồm các bước sau: Bảng 2.7. GTLV của KTV – Thực hiện thử nghiệm kiểm soát ACPA Co., Ltd Tham chiếu R 370 Khách hàng: X Co., Ltd Thực hiện bởi Hiếu 31/12/2005 Soát xét bởi LTV Thử nghiệm kiểm soát Ngày thực hiện Tháng 1 năm 2006 Mục đích: thiết kế các thử nghiệm kiểm soát đối với các kiểm soát chính trong quá trình mua hàng của Công ty. Loại hình rủi ro: Việc hạch toán và theo dõi công nợ phải trả và hạch toán là một phần nằm trong quá trình xử lý thông tin (Critical Process) do đó rủi ro đối với công việc này gắn liền với quá trình. 1. Mô tả hệ thống và tìm nguyên nhân rủi ro Khi các nhà máy thực hiện thu mua nguyên vật liệu, việc ghi nhận khoản phải trả được chuyển về trụ sở chính phục vụ cho việc ghi nhận và theo dõi công nợ. Hàng tháng Công ty không thường xuyên thực hiện việc đối chiếu số dư khoản phải trả. Thay thế vào đó, kế toán phải trả tại Trụ sở chính (chị Thu) hàng tháng tổng hợp Danh sách các khoản phải trả căn cứ vào các phiếu kế toán, sau đó đối chiếu với Báo cáo mua nguyên vật liệu trong nước của anh Tâm. Số dư công nợ với nhà cung cấp Ajinomoto được đối chiếu hàng tháng qua điện thoại. Công ty Ajinomoto cũng gửi thư xác nhận số dư công nợ đến Công ty. Số dư công nợ đối với nhà cung cấp nước ngoài được đối chiếu một lần vào cuối năm. Hàng tháng chị Hạnh ( xuất nhập khẩu) sẽ chuẩn bị đối chiếu với ngân hàng và được kế toán trưởng Công ty. Tìm nguyên nhân rủi ro: . Ghi nhận nghiệp vụ -> không kịp thời . Dữ liệu đầu vào và các biến động -> không đầy đủ . Dữ liệu đầu vào và các biến động -> không chính xác . Xử lý dữ liệu -> không đầy đủ . Xử lý dữ liệu -> không chính xác Loại kiểm soát: Thủ tục kiểm soát ngăn ngừa- Dựa vào con người Tiết kế các thử nghiệm kiểm soát 1) Xem xét kỹ các tài liệu hàng tháng về thực hiện thu mua với nhà cung cấp bao gồm :‘Danh sách các khoản phải trả đối với các nhà cung cấp‘ được chuẩn bị bởi chị Ngọc; Sổ chi tiết theo dõi các khoản phải trả. Riêng đối với nhà cung cấp nước ngoài xem xét thêm : “Báo cáo nhập khẩu” được chuẩn bị bởi chị Vân. 2) Quan sát và phỏng vấn những người có trách nhiệm thực hiện các thủ tục kiểm soát này: chị Thanh, anh Tâm, chị Thu, chị Hạnh. Kiểm tra, đối chiếu hàng nhập mua trong tháng với khoản phải trả phát sinh trong tháng và đối chiếu với Sổ cái 3) Đối chiếu khoản thanh toán thực hiện trong kỳ với báo cáo của ngân hàng (bank statement) Kiểm tra chứng từ thanh toán đối với các nhà cung cấp và đối chiếu với sổ chi tiết nhà cung cấp và sổ cái phải trả. Việc kiểm tra thể hiện tham chiếu sang R371 3. Nhận định - Công ty X có nhu cầu về nguyên vật liệu rất lớn, nghiệp vụ giao dịch với nhà cung cấp thường xuyên. Các nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là: nhà cung cấp nước ngoài và nhà cung cấp địa phương. Xem chi tiết tham chiếu sang D430. - Việc thực hiện theo dõi số dư khoản phải trả với nhà cung cấp được thực hiện không thường xuyên đặc biệt là đối với nhà cung cấp nước ngoài. Việc theo dõi công nợ được thực hiện bởi nhiều người và sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp tập hợp lại. - Kiểm soát đối với khoản phải trả và thanh toán chưa thực sự hữu hiệu do không thường xuyên thực hiện đối chiếu số dư với các nhà cung cấp. b. Thực hiện các thủ tục kiểm toán cơ bản * Thực hiện thủ tục kiểm toán đối với nghiệp vụ mua hàng Thiết kế trắc nghiệm cơ bản Từ kết quả các thử nghiệm kiểm soát đã thực hiện ở trên, KTV thiết kế các trắc nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết cho công ty X. Do các thiết kế này là qui trình chuẩn nên cũng được áp dụng tương tự cho công ty Ynhư sau: Bảng 2.8. Thiết kế thử nghiệm cơ bản Thử nghiệm cơ bản Tham chiếu Công ty X Công ty Y *Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ mua hàng - Khoản mục vật liệu và hàng hoá mua vào được phản ánh chính xác, đầy đủ, đúng kỳ và đều thuộc quyền sở hữu của công ty. - Các bảng kê hàng hoá, vật liệu mua vào có chứng từ bổ trợ hợp lệ, và giá trị tổng cộng phải khớp với tổng các giá trị trên các báo cáo nhận hàng đối với từng mặt hàng riêng lẻ. - Hàng mua được ghi nhận và phân loại hợp lý. Thực hiện thử nghiệm cơ bản * Thủ tục phân tích áp dụng • KTV tiến hành so sánh các số dư tài khoản vật liệu thu mua quan trọng (như: nguyên vật liệu chính, phụ) với số dư kì trước. Đồng thời KTV tiến hành điều tra các biến động bất thường vượt quá mức sai sót cho phép. *Các thủ tục kiểm tra chi tiết Kiểm tra tính đúng kì - Sử dụng các dữ liệu phản ánh tính đúng kì (cut-off data) thu thập được trong quá trình kiểm kê vật chất, rà soát các dữ liệu đó được ghi nhận trước và sau ngày tiến hành kiểm kê vật chất với số liệu trên sổ kế toán để xác định sự ghi sổ đúng kì của các đơn vị hàng mua nhằm tránh việc vào sổ sai các bút toán điều chỉnh. - Kiểm tra các hoá đơn vận chuyển, bảng kê hàng nhập khẩu và các hoá đơn của nhà cung cấp và các tài liệu nhập khẩu khác có liên quan. Xem xét việc trình bày và khai báo chính xác - Xem xét tính chính xác của việc khai báo các thông tin liên quan đến hàng mua trên các báo cáo kế toán. Phỏng vấn người có liên quan về các hàng mua nhận thế chấp được lưu trong kho của công ty. - Các thủ tục kiểm toán bổ trợ được cho là cần thiết cho việc xác định rủi ro. Z311 Z737 Z321 Có thực hiện Có áp dụng Có áp dụng Không áp dụng Không áp dụng Có áp dụng Có áp dụng Không áp dụng Thực hiện thủ tục phân tích Các thủ tục phân tích thường được KTV tại Công ty ACPA thực hiện đối với quá trình mua hàng thông thường là: so sánh biến động giá trị nguyên vật liệu mua vào giữa các tháng với nhau hoặc so sánh với cùng kỳ năm trước nhằm tìm ra các biến động bất thường, xem xét tính đầy đủ, tính giá của nghiệp vụ mua hàng. Nếu KTV phát hiện có những biến động lớn, vượt ra khỏi dự tính của mình thì khi đó sẽ thực hiện tăng các thủ tục kiểm tra chi tiết. Bảng 2.9. GTLV của KTV - Kiểm tra chi tiết đối với quá trình mua hàng ACPA Co., Ltd Giấy tờ làm việc Z 311 Khách hàng: X Co., Ltd Thực hiện bởi NVH 31/12/2005 Soát xét bởi LTV Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện Tháng 1 năm 2006 Mục tiêu: phân tích và đánh giá tính hợp lý của giá trị nguyên vật liệu nhập mua đối với mặt hàng DGA. Thực hiện: so sánh tổng giá trị thu mua (số dư nợ trên TK15211) phát sinh trong năm nay với giá trị thu mua năm trước. Tìm chênh lệch và các biến động bất thường và giải thích nguyên nhân Nhà máy Thái Nguyên Tháng Khoản mục Theo sổ cái tài khoản 15211 Giá trị mua hàng tháng một DGA 2.066.049 Giá trị mua nguyên vật liệu tháng hai DGA 2.049.700 ……………….. …… ………… Giá trị mua nguyên vật liệu tháng mười một DGA 2.262.552 Giá trị mua nguyên vật liệu tháng mười hai DGA 2.180.846 Tổng mua năm 2005 24.048.971 Tổng mua năm 2004 18.263.120 Chênh lệch 5.785.851 % 32% Ghi chú: Giá trị thu mua nguyên vật liệu đối với mặt hàng DGA tăng mạnh trong năm 2005 do nhu cầu của thị trường đối với sản phẩm mì chính của công ty tăng mạnh đặc biệt là vào dịp cuối năm 2005 (không đủ hàng cung cấp) nên buộc công ty tăng công suất và nguyên vật liệu nhập. Việc phân tích biến động đối với các hàng mua khác được thực hiện tương tự. Kết luận: Biến động về giá trị vật liệu nhập mua đối với mặt hàng DGA là hợp lý và không có sự bất thường. Đối với Công ty X, là một Công ty kinh doanh mặt hàng thực phẩm, tinh bột, có nhu cầu theo mùa và tăng dần vào dịp cuối năm. Việc thực hiện thủ tục phân tích đối với quá trình thu mua thường là tiến hành so sánh tổng số tiền phá sinh giữa năm nay và năm trước nhằm tìm ra những biến động lớn và bất thường. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết Qui mô của việc tiến hành các thủ tục kiểm tra chi tiết đối với khoản mục mua hàng được xây dựng dựa vào đánh giá của KTV về mức độ hiệu quả của hệ thống KSNB đối với khoản mục đó và về các biên động bất thường thu được qua việc áp dụng thủ tục phân tích. Công ty đã thực hiện đánh giá về hoạt động KSNB đối với quá trình thu mua nguyên vật liệu của Công ty X và thấy rằng các thủ tục được thiết kế tương đối hiệu quả, thủ tục phân tích được thực hiện cho thấy Công ty không có những biến động bất thường do đó KTV có thể giảm nhẹ thủ tục kiểm tra chi tiết. Hàng tháng, nguyên vật liệu thu mua vào Công ty với số lượng lớn, phân tán ở hai nhà máy Lâm Đồng và Thái Nguyên do đó để đảm bảo bằng chứng tin cậy KTV sẽ tiến hành chọn mẫu kiểm tra chi tiết trên sổ chi tiết nguyên vật liệu. Công việc thực hiện trong thủ tục kiểm tra chi tiết được KTV áp dụng là: chọn ra các khoản mục lớn (vượt quá mức trọng yếu đã được xác định) trên sổ chi tiết nguyên vật liệu sau đó đối chiếu với các chứng từ bổ trợ như: hoá đơn GTGT (hàng mua trong nước), hoá đơn thương mại (hàng nhập khẩu), chứng từ vận chuyển, Tờ khai Hải Quan. Mức trọng yếu để chọn các khoản mục đã được KTV ước lượng và tính toán trong phần Đánh giá mức trọng yếu D100-Tìm hiểu về khách hàng (Understanding the Business). Việc đánh giá mức trọng yếu của Công ty ACPA được thực hiện theo một qui trình chuẩn trong đó tiêu chuẩn đánh giá làm cơ sở tính mức trọng yếu là lợi nhuận trước thuế của Công ty X. Dựa trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, từ mức lợi nhuận trước thuế, KTV tính ra mức trọng yếu cho phép điều chỉnh đối với từng khoản mục là 10.000$ tương đương 160.000.000 VNĐ. Như vậy, mọi sai sót liên quan đến giá trị nguyên vật liệu nhập mua vượt 10.000$ thì KTV sẽ thực hiện bút toán điều chỉnh.  Bảng 2.10. GTLVcủa KTV - Thủ tục kiểm tra chi tiết ACPA Co., Ltd Tham chiếu Z321 Khách hàng: X Co., Ltd Thực hiện bởi NVH 31/12/2005 Soát xét bởi LTV Thủ tục kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện Tháng 1 năm 2006 Mục tiêu: kiểm tra chi tiết đối với hoạt động mua nguyên vật liệu. Thủ tục: Đối chiếu báo cáo chi phí thu mua nguyên vật liệu DGA được chuẩn bị tại các nhà máy với sổ cái tài khoản được theo dõi ở trụ sở chính. Thực hiện: Nhà máy Thái Nguyên Đơn vị: USD Tháng Khoản mục Theo sổ cái tài khoản 15211 Theo báo cáo thu mua ngvliệu Chênh lệch Một DGA 2.066.049 2.066.049 - Hai DGA 2.049.700 2.049.700 - Ba DGA 1.774.457 1.774.457 - ……. ….. ………… ……….. …… Chín DGA 1.571.834 1.571.834 - Mười DGA 2.120.681 2.120.271 410 Mười một DGA 2.262.552 2.262.552 - Mười hai DGA 2.180.846 2.180.846 - Tổng DGA 24.048.971 24.049.381 410 Ghi chú: Trong tháng 10, chênh lệch phát sinh do kế toán vào sổ không chính xác do kế toán vật tư chính nghỉ ốm việc rà soát được giao cho người khác thực hiện. Kết luận: Kế toán theo dõi hàng tồn kho tại nhà máy Thái Nguyên có thường xuyên thực hiện đối chiếu giá trị nguyên vật liệu nhập mua với sổ theo dõi chi tiết đối với từng loại nguyên vật liệu nhằm phát hiện những sai sót và điều chỉnh nếu có. Thủ tục kiểm soát đối với nguyên vật liệu DGA tại nhà máy Thái Nguyên hoạt động có hiệu quả. Một rủi ro hay xảy ra đối với nghiệp vụ ghi nhận hàng mua đó là tính đúng kỳ, nhằm đảm bảo các nghiệp vụ thu mua phát sinh đều được ghi nhận vào sổ KTV tiến hành kiểm tra tính đúng kỳ của nghiệp vụ mua. Do nghiệp vụ này gắn liền với việc ghi nhận công nợ do đó việc kiểm tra tính đúng kỳ của nguyên vật liệu mua được thể hiện đồng thời trong giấy tờ ghi nhận kiểm tra tính đúng kỳ của công nợ. * Đối với nghiệp vụ thanh toán Thiết kế thử nghiệm cơ bản Bảng 2.11. GTLVcủa KTV – Thiết kế thử nghiệm cơ bản Thử nghiệm cơ bản Tham chiếu Công ty X Công ty Y CÁC MỤC TIÊU KIỂM TOÁN 1.Tài khoản công nợ được phản ánh trên sổ sách thể hiện đầy đủ các tất cả giá trị có nghĩa vụ phải thanh toán của khách hàng tại ngày kết thúc niên độ kế toán. 2. Các tài khoản phải trả được thể hiện chi tiết và phân loai hợp lý trên các BCTC và khai báo các bên liên quan theo yêu cầu của Chuẩn mực Kế toán quốc tế về Thuyết minh BCTC. THỦ TỤC KIỂM TOÁN CƠ BẢN Thủ tục phân tích - So sánh số dư cuối năm của tài khoản phải trả thương mại với số dư của năm trước. Thu thập các giải thích của khách hàng cho những biến động lớn và những thay đổi bất thường. Trên cơ sở giải thích của khách hàng, KTV xác định sự cần thiết của việc áp dụng thêm các thủ tục kiểm toán bổ trợ. Z700 Có thực hiện Không thực hiện Thủ tục kiểm tra chi tiết 1. Yêu cầu khách hàng chuẩn bị các thủ tục về hạch toán theo dõi tài khoản phải trả thương mại. Kiểm tra các bước vào sổ, cộng dồn chuyển sổ với đối với các khoản phải trả. Đối chiếu với nhà cung cấp 2. Từ bảng kê khoản phải trả nhà cung cấp, chọn ra một số nhà cung cấp có số dư lớn để thực hiện việc gửi thư xác nhận. Z735 Có thực hiện Có thực hiện 3. Chuẩn bị thư xác nhận cho các nhà cung cấp đã được lựa chọn. a. Xem xét việc Công ty Y chuẩn bị các yêu cầu thư xác nhận trước khi gửi đi nhằm đảm bảo sự chính xác và đầy đủ của thủ tục. b. Chuẩn bị một bảng tổng hợp toàn bộ thư xác nhận đã gửi tới các nhà cung cấp (CRAM) thể hiện các chỉ tiêu về khoản phải trả nhà cung cấp theo sổ sách và phản hồi của nhà cung cấp, đồng thời ghi nhận ngày gửi thư lần 1. c. Tiến hành gửi thư xác nhận đối với nhà cung cấp trong nước và nước ngoài. d. Gửi thư xác nhận lần hai nếu không nhận được thư xác nhận lần đầu tiên một tuần sau ngày gửi thư xác nhận lần đầu. Thể hiện ngày gửi thư xác nhận lần hai trên CRAM. e. Trên cơ sở các thư xác nhận đã nhận được, cập nhật các thông tin phản hồi từ các thư xác nhận lên Bảng tổng hợp (CRAM) và gắn các thư xác nhận kèm với GTLV của KTV. f. Yêu cầu Công ty đối chiếu và tìm ra các nguyên nhân nếu có sự sai lệch giữa ghi nhận của kế toán và phản hồi của nhà cung cấp. Z7351/1 Z735 Z7361/1 Z735 Z735 Có thực hiện Có thực hiện Không áp dụng Có thực hiện Có thực hiện Có thực hiện Có thực hiện Không áp dụng Có thực hiện Có thực hiện 5. Đối với những thư xác nhận không nhận được, thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế sau: a. Soát xét các nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp diễn ra ngay sau lập BCĐKT và kiểm tra chứng từ bổ trợ. b. Kiểm tra hoá đơn cho những hàng hóa dịch vụ nhận được trước ngày kết thúc niên độ kế toán và rà soát chúng tới số dư tài khoản công nợ. 6. Kết luận về các kết quả thu được từ thủ tục gửi thư xác nhận. Không áp dụng Không áp dụng Kiểm tra tính đúng kỳ 7. Thiết lập thủ tục kiểm soát đối với việc ghi nhận hàng hoá dịch vụ thực hiện tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán. a. Thu thập các báo cáo nhận hàng 10 ngày trước và sau ngày kết thúc niên độ kế toán. b. Rà soát các phiếu nhập kho với việc ghi nhận các nghiệp vụ này trên sổ các khoản phải trả xem xét việc ghi nhận có hợp lý không. c. Đối với những nghiệp vụ mua hàng diễn ra sau ngày kết thúc niên độ kế toán, xác định xem chúng có được ghi nhận đúng kỳ vào năm kế tiếp hay không. d. Đưa ra các bút toán điều chỉnh nếu có. Z737 Có thực hiện Có thực hiện Có thực hiện Không áp dụng Kiểm tra, soát xét và kết luận 8. Dựa trên các thủ tục kiểm toán cơ bản được thực hiện như đã trình bày ở trên, các kết luận của KTV đối với khoản mục. 9. Các vấn đề cần kiến nghị vào thư quản lý. 10. Trưởng nhóm kiểm toán soát xét lại giấy tờ làm việc của các thành viên trong nhóm. 11. Trợ lý kiểm toán làm rõ những điểm chưa rõ trên giấy tờ làm việc do trưởng nhóm đưa ra. 12. Làm rõ những điểm chưa rõ do trưởng phòng kiểm toán và giảm đốc kiểm toán đưa ra. Z720 ARQ Không áp dụng Có thực hiện Có thực hiện Không áp dụng Có thực hiện Có thực hiện Các thủ tục kiểm tra chi tiết đối với quá trình theo dõi khoản phải trả và thanh toán được Công ty ACPA thực hiện rất đầy đủ và chi tiết gồm các thủ tục: - Kiểm tra chi tiết khoản phải trả giữa Bảng cân đối thử và Sổ Cái (mục tiêu: Đầy đủ) - Gửi thư xác nhận đến các nhà cung cấp và đối chiếu với sổ cái (mục tiêu: Có thực) - Kiểm tra tính đúng kỳ (mục tiêu: Đầy đủ) - Kiểm tra tính giá của công nợ (mục tiêu: Tính giá) - Kiểm tra các tài khoản có số dư nợ (mục tiêu: Trình bày) Để minh họa cho các thủ tục kiểm tra chi tiết được thực hiện với quá trình hạch toán khoản phải trả của Công ty Xđược thể hiện trên giấy tờ làm việc như sau: Bảng 2.12. GTLV của KTV - Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết ACPA Co., Ltd Tham chiếu Z730 Khách hàng: X Co., Ltd Thực hiện bởi NVH 31/12/2005 Soá