Đề tài Hoàn thiện quy trình kiểm toán Doanh thu và các khoản Phải thu của khách hàng trong kiểm toán tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn – Chi nhánh Hà Nội thực hiện

phục vụ tết Nguyên Đán. 3)Vào các đợt tăng giá (tháng 3, 7, 8) lượng tiêu thụ không tăng đột biến. Cho nên có thể thấy: Không xảy ra hiện tượng đầu cơ chờ tăng giá. 4)Vào đợt giảm giá (tháng 11) lượng tiêu thụ trước đó không giảm. Cho nên có thể thấy: Không có hiện tượng dừng nhập hàng chờ giảm giá. Bảng 3: Doanh thu phát sinh theo tháng trong năm 2005 của Công ty xăng dầu PT Tháng Xăng dầu Tỷ lệ Dầu mỡ nhờn Tỷ lệ Gas & Bếp gas Tỷ lệ HH khác Tỷ lệ Dvụ vận tải Tỷ lệ Hàng dự trữ QG Tỷ lệ Số phát sinh Tỷ lệ 1 37.942.851.489 7,41% 136.455.362 5,15% 687.806.843 7,94% - - 36.545.257 3,36% - - 38.803.658.950 7,39% 2 31.519.601.264 6,15% 127.779.435 4,83% 499.433.363 5,77% - - 174.179.054 16,03% - - 32.320.993.115 6,16% 3 38.698.902.887 7,56% 221.905.784 8,38% 712.557.424 8,23% - - 116.632.471 10,73% 100.000.000 19,46% 39.849.998.566 7,59% 4 38.888.126.006 7,59% 208.324.692 7,87% 641.320.036 7,41% 122727 26,47% 39.333.060 3,62% - - 39.777.226.521 7,58% 5 43.506.830.911 8,49% 236.982.961 8,95% 721.499.689 8,33% - - 117627881 10,82% - - 44.582.941.442 8,49% 6 43.084.128.586 8,41% 186.984.747 7,06% 912.197.361 10,54% - - 213.206.494 19,62% 100.000.000 19,46% 44.496.517.187 8,47% 7 35.757.447.514 6,98% 285.987.089 10,80% 576.688.949 6,66% - - 57.913.627 5,33% - - 36.678.037.178 6,99% 8 46.679.293.123 9,11% 223.796.161 8,45% 839.535.363 9,70% - - 58.493.221 5,38% - - 47.801.117.867 9,1% 9 43.058.433.293 8,41% 178.668.543 6,75% 709.729.503 8,20% - - 57.160.838 5,26% - - 44.003.992.176 8,4% 10 50.471.838.473 9,85% 322.885.683 12,20% 634.146.148 7,32% - - 43.588.121 4,01% 100.000.000 19,46% 51.572.458.424 9,8% 11 49.007.651.271 9,57% 278.232.769 10,51% 649.904.278 7,51% 340909 73,53% 85.528.252 7,87% - - 50021657478 9,53% 12 53.548.268.548 10,46% 239.080.797 9,03% 1.073.189.536 12,4% - - 86.655.198 7,97% - - 54.947.194.078 10,51% Tổng cộng 512.163.373.362 1 2.647.082.020 100 8.658.228.492 100 463636 100 10.868.589.70 100 - - 524.556.006.479 100 *Ước tính doanh thu căn cứ vào: Mức giá bình quân * Số lượng hàng bán. Kiểm toán viên sẽ so sánh số ước tính với số liệu sổ sách để phát hiện bất thường. Ở đây các số liệu là hợp lý, không thấy có hiện tượng bất thường. Các số liệu này được xác định từ Sổ cái các tài khoản: TK 511.11, TK 511.12, TK 511.15, TK 511.18, TK 511.31, TK 511.35, TK 521.11, TK 511.12, TK 512.15 của công ty khách hàng có đính kèm. 1.5. Thủ tục kiểm tra chi tiết Doanh thu 1.5.1. Kiểm tra đối chiếu *Kiểm tra cộng dọc, cộng ngang trên bảng kê xem số liệu có được ghi chép và tính toán đúng hay không. *Xem lướt bảng kê xem có bất thường gì trong các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến doanh thu hay không. Đối chiếu với doanh thu ghi nhận, các khoản điều chỉnh với sổ Nhật kí bán hàng và Tài khoản tổng hợp trên Sổ cái. *Kiểm tra phương pháp ghi nhận doanh thu xem có nhất quán so với năm trước hay không. 1.5.2. Kiểm tra chọn mẫu *Chọn mẫu hoá đơn trong một số tháng (những tháng có biến động nhiều về nghiệp vụ phát sinh) để kiểm tra chi tiết. Ta thấy công ty xăng dầu PT là một công ty có doanh thu tương đối lớn, khách hàng đông đảo và đa dạng, những khách hàng này lại có số dư nợ lớn. Bên cạnh các khách hàng này, công ty còn có các cửa hàng, các đại lý bán lẻ… các nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên với mật độ tương đối dày cho nên việc kiểm tra chi tiết khoản mục doanh thu mất rất nhiều thời gian. Kiểm toán viên không thể kiểm tra chi tiết từng hoá đơn bán hàng được vì như vậy thì khối lượng công việc rất lớn. Do đó Kiểm toán viên thực hiện kiểm tra chi tiết thông qua chọn mẫu. Việc chọn mẫu được cân nhắc thận trọng sao cho số mẫu chọn nhỏ nhất mà vẫn mang tính đại diện cao. Do bước kiểm tra khoản mục Doanh thu được thực hiện sau khi đã kiểm tra chi tiết khoản mục Phải thu khách hàng nên Kiểm toán viên đã thu thập được khá nhiều bằng chứng liên quan đến khoản mục Doanh thu và các khoản Doanh thu đã thu tiền ngay như các biên bản đối chiếu công nợ, thư xác nhận trong đó có ghi rõ tổng số tiền về hàng hoá mà người mua được hưởng, tổng số tiền người mua đã thanh toán và tổng số tiền mà người mua còn nợ. Với những khoản doanh thu đã có xác nhận từ bên thứ ba thì Kiểm toán viên không chọn mẫu để kiểm tra chi tiết nữa mà sử dụng luôn các xác nhận đó làm bằng chứng kiểm toán. Với những khoản doanh thu chưa có xác nhận hoặc chưa được đối chiếu với hoá đơn, chứng từ thì kiểm toán viên sẽ tiến hành chọn mấu để kiểm tra chi tiết. Tiêu thức để Kiểm toán viên sử dụng chọn mẫu kiểm tra chi tiết là các nghiệp vụ bán hàng có giá trị lớn, các nghiệp vụ phát sinh bất thường, có sự hạch toán, đối ứng không thường xuyên xảy ra… Việc kiểm tra chi tiết các khoản mục doanh thu được kiểm toán viên thực hiện như sau: --Đối chiếu các hoá đơn với bảng kê doanh thu để xem xét sự chính xác về tên người mua hàng, số lượng, giá cả, số tiền, chiết khấu,… --Đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng, lệnh giao hàng, vận đơn (nếu có) về tất cả các chi tiết. --Kiểm tra tính đúng đắn và đầy đủ của việc tính toán, kiểm tra liên hoá đơn và việc kí duyệt trên hoá đơn. --Đối chiếu hoá đơn với bảng kê khai thuế Giá trị gia tăng đầu ra. Cụ thể, kiểm toán viên đã kiểm tra chi tiết một số hoá đơn như sau: Biểu 3: Tài liệu kiểm tra chi tiết giá bán của Công ty xăng dầu PT CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) Tham chiếu : G Tên khách hàng: Công ty xăng dầu PT Niên độ kế toán: 31/12/2005 Khoản mục : Doanh thu Người thực hiện: NTH Bước công việc : Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện : 20/03/2006 Kiểm tra giá bán trước ngày 17/08/2005 STT Chứng từ Khách hàng Loại hàng Đơn giá Ghi chú Số hiệu Ngày tháng 1 53704 01/08/05 Bảo tàng VN Mogas90 7.700đ/l Cửa hàng 26 tại CK,phù hợp giá bán lẻ tại KV2 8.970đ/l 2 53792 17/08/05 Nội bộ PL Mogas90 7.518,19đ/l Đơn giá áp dụng trước 12h ngày 17/08/05 8.970đ/l 3 53793 17/08/05 Ngân hàng CK Mogas90 7.700đ/l Đơn giá bán lẻ KV2, trước 12h ngày 17/08/05 8.970đ/l … … … … … … … Kết luận: -Đơn giá từ ngày 01/08 đến 17/08/05 được áp dụng theo quy định giá bán lẻ KV2. -Vấn đề bất thường: sau 12h ngày 17/08/05 đơn vị phải áp dụng giá mới cao hơn. Tuy nhiên trong cả ngày 17/08/05 nhận thấy đơn vị áp dụng hoàn toàn đơn giá cũ. Cần đơn vị giải trình: +C1: Sau 12h có phải đơn vị không bán hàng? +C2: Sau 12h có phải đơn vị ghi hoá đơn vào ngày 18/08/05? +C3: Có xảy ra sự gian lận giá trong chiều ngày 17/08/05? Biểu 4: Tài liệu kiểm tra chi tiết giá xuất bán cho đại lý của Công ty xăng dầu PT CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) Tham chiếu : G Tên khách hàng: Công ty xăng dầu PT Niên độ kế toán: 31/12/2005 Khoản mục : Doanh thu Người thực hiện: NTH Bước công việc : Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện : 20/03/2006 Kiểm tra giá xuất bán cho đại lý STT Chứng từ Khách hàng Loại hàng Đơn giá Ghi chú Số hiệu Ngày tháng 1 71227 05/11/05 Đại lý CK 26 Mogas92 8.509,09đ/l Giá bán: 10.000đ/l 9.860đ/l Thù lao : 140đ/l Giá : 9.860đ/l Phù hợp với quy định … … … … … … … Nhận xét: Đơn vị đã tuân thủ các quy định về giá xuất bán cho đại lý Biểu 5: Tài liệu kiểm tra chi tiết doanh thu và giá bán tháng 3 năm 2005 của Công ty xăng dầu PT CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) Tham chiếu : G Tên khách hàng: Công ty xăng dầu PT Niên độ kế toán: 31/12/2005 Khoản mục : Doanh thu Người thực hiện: NTH Bước công việc : Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện : 20/03/2006 Kiểm tra doanh thu và giá bán tháng 3 năm 2005 (Đợt tăng giá lần 1 năm 2005) STT Chứng từ Khách hàng Loại hàng Đơn giá Ghi chú Số hiệu Ngày tháng 1 63409 29/03/05 Công ty Y Mogas92 6.363,64đ/l Đơn giá cũ trước 12h ngày 29/03/05 7.500đ/l 2 63428 29/03/05 Nhà máy B Mogas92 6.818,19đ/l Đơn giá mới sau 12h ngày 29/03/05 8.000đ/l … … … … … … … Nhận xét: -Đơn vị đã tuân thủ giá bán trong các đợt thay đổi giá bán theo đúng quy định của Tổng công ty và Bộ tài chính -Đơn vị ghi nhận doanh thu trong các đợt thay đổi giá là đúng đắn. ==> Các giấy làm việc này có các chứng từ kế toán có liên quan của công ty khách hàng đi kèm. *Đối chiếu giá bán so với quy định các điều chỉnh về chiết khấu thương mại, hoa hồng so với quy định. *Chọn từ bảng kê để đối chiếu ngược lại với hoá đơn với các bước kiểm tra tương tự như trên. 4.6. Kiểm tra chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu *Các khoản giảm trừ doanh thu gồm: -Chiết khấu thương mại -Hàng bán bị trả lại -Các khoản giảm giá hàng bán *Căn cứ vào đó, Kiểm toán viên thực hiện kiểm tra chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu như sau: -Tập hợp các tài liệu có liên quan đến việc hàng hoá bị trả lại. Gồm có: Phiếu nhập kho, đơn xin trả lại hàng, Sổ chi tiết về hàng bán bị trả lại, Sổ cái TK531… và các tài liệu khác có liên quan. -Sau đó Kiểm toán viên sẽ tổng hợp chi tiết các khoản hàng bán bị trả lại. Biểu 6: Tài liệu kiểm tra chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu của Công ty xăng dầu PT CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) Tham chiếu : H Tên khách hàng: Công ty xăng dầu PT Niên độ kế toán: 31/12/2005 Khoản mục : Giảm trừ doanh thu Người thực hiện: NTH Bước công việc : Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện : 20/03/2006 Bảng tổng hợp chi tiết STT Chứng từ Khách hàng Loại hàng Số lượng Đơn giá Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 … … … … … … … … … -Sau khi tổng hợp chi tiết các khoản hàng bán bị trả lại, Kiểm toán viên đối chiếu với các phiếu nhập kho và các giấy tờ khác có liên quan rối rút ra nhận xét về khoản mục này. *Ở khách hàng này thì giá bán và số lượng tuân theo quy định của Tổng công ty và Bộ tài chính nên các khoản giảm giá hàng bán và chiết khấu bán hàng là không có. Mặt hàng mà Công ty cung cấp là xăng dầu nên trong năm không có hàng bán bị trả lại Do đó phần này Kiểm toán viên không cần thực hiện. 1.7. Kiểm tra thủ tục chia cắt niên độ Kiểm tra việc phân chia niên độ kết hợp với kiểm tra phân chia niên độ bên khoản mục Hàng tồn kho. *Chọn hoá đơn, lệnh giao hàng 5 hoặc 10 ngày cuối năm tài chính để đảm bảo doanh thu được ghi nhận vào kì kế toán này. *Chọn hoá đơn, lệnh giao hàng 5 hoặc 10 ngày đầu năm tài chính kế tiếp để kiểm tra xem doanh thu có ghi nhận vào kì kế toán sau hay không. *Đối chiếu hàng xuất bán được ghi nhận trên doanh thu với hàng xuất bán được ghi nhận trên giá vốn hàng bán 5 ngày cuối năm 1.8. Kiểm tra chi tiết việc hạch toán các khoản chênh lệch tỷ giá cuối kỳ Xem xét xem doanh thu có gốc ngoại tệ có phản ánh theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh hoặc tỷ giá bình quân hay không. Ở công ty xăng dầu PT này thì không xảy ra các nghiệp vụ này nên kiểm toán viên không cần phải kiểm tra phần này. 1.9. Các thủ tục bổ sung -Xem xét, đối chiếu các khoản doanh thu để đảm bảo các khoản này được ghi nhận đầy đủ. -Xem xét phần thuyết minh Báo cáo tài chính “thông tin với các bên liên quan” 1.10. Kết luận *Mô tả các bước công việc đã thực hiện: miêu tả lại đúng với những bước mà Kiểm toán viên đã thực hiện trong quá trình kiểm toán khoản mục Doanh thu. *Các vấn đề ghi nhận và kết luận về mục tiêu kiểm toán: Biểu 7: Tài liệu về kết luận trong kiểm toán doanh thu CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) Tham chiếu : H Tên khách hàng: Công ty xăng dầu PT Niên độ kế toán: 31/12/2005 Khoản mục : Doanh thu Người thực hiện: NTH Bước công việc : Kết luận Ngày thực hiện : 20/03/2006 Kết luận về mục tiêu kiểm toán khoản mục Doanh thu 1)Ưu điểm: -Mở sổ khoa học, đầy đủ theo quy định của Bộ tài chính, hàng thàng đều có đối chiếu kiểm tra giữa Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp. -Hoá đơn, chứng từ được lưu giữ đầy đủ, khoa học, thuận tiện cho công tác kiểm tra, kiểm soát. -Việc ghi sổ Doanh thu được làm tương đối đầy đủ, kịp thời, chính xác. 2)Nhược điểm: -Một số hoá đơn bán hàng không có hợp đồng đi kèm, thiếu các yếu tố pháp lý như không ghi ngày tháng, chữ ký… Trong năm có nhiều biến động về giá bán các mặt hàng của công ty nhưng lượng hàng bán vẫn duy trì ổn định qua các tháng (Có sự biến đổi nhưng không đáng kể và có thể lý giải được). Do đó khoản mục Doanh thu của công ty có thể cho là đạt mục tiêu kiểm toán. *Các bút toán điều chỉnh: khi có các nghiệp vụ cần phải điều chỉnh trong hạch toán phần này ở công ty khách hàng thì Kiểm toán viên sẽ đưa ra các bút toán điều chỉnh cần thiết. Ở khách hàng này thì không cần đưa ra bút toán điều chỉnh. 2.Thực trạng kiểm toán các khoản Phải thu khách hàng do Chi nhánh Hà Nội thực hiện 2.1.Mục tiêu kiểm toán Phải thu khách hàng Khoản mục Phải thu khách hàng của công ty khách hàng phải đạt được những mục tiêu kiểm toán sau: -Sự hợp lý chung: Số dư các tài khoản bán hàng và thu tiền đều hợp lý. -Tính chính xác số học: Các khoản phải thu trong Bảng kê hoặc Bảng cân đối thu tiền theo thời hạn phải khớp đúng với sổ theo dõi thu tiền và số tổng cộng được chuyển đúng vào Sổ cái. -Tính hiệu lực: Các khoản phải thu được ghi trong Bảng kê hoặc Bảng cân đối thu tiền theo thời hạn đều thực sự tồn tại. -Tính trọn vẹn: Các khoản phải thu đã phát sinh trong quá trình bán hàng chưa được xử lý đều được ghi đầy đủ. -Quyền và nghĩa vụ: Các khoản phải thu được ghi trong Bảng kê hoặc Bảng cân đối thu tiền theo thời hạn đều thuộc sở hữu của Công ty (không tính các khoản chiết khấu, hồi khấu…) -Tính giá: Các khoản phải thu được ghi trong Bảng kê hoặc Bảng cân đối thu tiền theo thời hạn đều được tính giá đúng (cả về tổng số và riêng các khoản có thể thu được). -Sự phân loại: Các khoản phải thu được ghi trong Bảng kê hoặc Bảng cân đối thu tiền theo thời hạn đều được phân loại đúng. -Sự trình bày: Các khoản phải thu đều được trình bày và thuyết minh rõ. -Tính kịp thời: Các nghiệp vụ về thu tiền đều được ghi đúng thời hạn trong quan hệ với nghiệp vụ bán hàng. 2.2.Các tài liệu yêu cầu khách hàng cung cấp -Bảng kê chi tiết số dư tài khoản Phải thu đến cuối niên độ kế toán. Bảng kê này cần được phân tích theo tuổi nợ. -Sổ chi tiết theo dõi Nợ phải thu. -Sổ cái tài khoản Phải thu khách hàng. -Các quy định liên quan đến bán hàng trả chậm, chiết khấu của đơn vị trong từng giai đoạn. 2.3.Thủ tục phân tích 2.3.1.Nhận định chung về các vấn đề liên quan đến các khoản Phải thu khách hàng của công ty khách hàng *Tổng số dư nợ của Công ty là tương đối lớn. Công ty cũng chấp nhận bán hàng cho khách nợ và trả chậm. Điều đó cũng hoàn toàn phù hợp trong điều kiện cơ chế thị trường với điều kiện cạnh tranh khắc nghiệt như hiện nay. Ở đây các khách hàng nợ của Công ty đều là khách hàng quen và thường xuyên mua bán với số lượng lớn, nên hàng năm, công ty thường thực hiện đối chiếu công nợ. Công việc này được làm khá nghiêm túc vì cả bên bán và bên mua đều muốn biết các thông tin về công nợ một cách rõ ràng phục vụ cho công tác quản lý tài chính của mình. Chế độ tín dụng của công ty cũng tương đối chặt chẽ. Trong quá trình kinh doanh của bất kỳ một đơn vị nào cũng có các khoản thu khó đòi. Đó là do khách nợ vì một nguyên nhân nào đó mà không có khả năng thanh toán. Sau một thời gian dài, khi nợ đã hết hạn mà khách nợ không trả được thì kế toán viên tiến hành xoá sổ và tiếp tục theo dõi các khoản nợ khó đòi đó trên TK004. Do đó các khoản nợ phải thu khó đòi được coi là một trong những tài khoản trọng yếu vì kế toán viên thường lợi dụng việc xoá sổ các khoản nợ này để biển thủ chúng mà trong thực tế là khoản nợ đó đã đòi được. Công ty xăng dầu PT cũng không nằm ngoài quy luật chung đó. Công ty lập dự phòng phải thu khó đòi theo Thông tư số 107/2001/TT-BTC do Bộ tài chính quy định ngày 31/12/2001. 2.3.2.Thủ tục phân tích Phải thu khách hàng *Mô tả tài khoản: TK131: Phải thu khách hàng Tài khoản này tại đơn vị bao gồm 2 tiểu khoản: -TK131.1: Phải thu của khách hàng -TK131.2: Phải thu của cửa hàng trực thuộc *Đối chiếu kiểm tra số dư đầu năm, số phát sinh trong năm và số dư cuối năm Kiểm toán viên kiểm tra số dư đầu năm và cuối năm và việc chuyển số dư từ năm trước sang năm sau (việc chuyển số dư cuối năm 2004 sang đầu năm 2005). Nguyên tắc của việc đối chiếu này là nguyên tắc đi từ thông tin tổng hợp đến thông tin chi tiết. Kết quả của việc kiểm tra số dư đầu năm, số phát sinh trong năm và số dư cuối năm của tài khoản Phải thu khách hàng như các biểu sau: Biểu 8: Tài liệu phân tích tổng hợp các khoản phải thu khách hàng của Công ty xăng dầu PT CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) Tham chiếu : H Tên khách hàng: Công ty xăng dầu PT Niên độ kế toán: 31/12/2005 Khoản mục : Phải thu khách hàng Người thực hiện: NTH Bước công việc : Phân tích tổng hợp Ngày thực hiện : 22/03/2006 Số liệu Bảng Cân đối phát sinh Bảng đối chiếu kiểm tra số dư TK131.1 TK131.2 Tổng Phải thu của khách hàng Phải thu của c.hàng t.thuộc cộng Số dư Nợ 5097388009 462503633 5559891641 đầu kỳ Có 439829020 242712 440071732 Số phát Nợ 248565927938 145209414396 393775342334 sinh Có 246326617370 144264222189 390590839559 Số dư Nợ 7141143949 1410278933 8551422881 cuối kỳ Có 244272393 2825805 247098197 Ghi chú: Khối số liệu Bảng cân đối kế toán (Số dư Có) đã được phân loại sang chỉ tiêu “Khách hàng trả trước” *Thu thập danh sách các khách hàng chưa có đối chiếu nợ ngày 31/12/2005 Biểu 9: Tài liệu thu thập danh sách khách hàng chưa có đôid chiếu công nợ cuối năm 2005 của Công ty xăng dầu PT CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) Tham chiếu : T Tên khách hàng: Công ty xăng dầu PT Niên độ kế toán: 31/12/2005 Khoản mục : Phải thu khách hàng Người thực hiện: NTH Bước công việc : Phân tích tổng hợp Ngày thực hiện : 22/03/2006 Danh sách các khách hàng chưa có đối chiếu nợ ngày 31/12/2005 TK131.1 STT Tên KH Số dư Nợ Số dư Có 1 Công ty X 23.587.563 2 Bảo tàng Y 15.228.223 3 Ngân hàng Z 28.458.365 ... ... ... ... Cộng 2128026448 46504903.5 Số dư công nợ tại các cửa hàng 1410278933 2825804.5 Tổng cộng công nợ chưa có đối chiếu 3538305380 49330708 Tỷ lệ chưa có đối chiếu 41,38% 19,96% Ghi chú: Hiện nay đơn vị đã thực hiện đối chiếu được 58,62% số công nợ tại thời điểm 31/12/2005 2.4.Thủ tục kiểm tra chi tiết khoản mục Phải thu khách hàng 2.4.1.Kiểm tra đối chiếu *Kiểm tra cộng dọc, cộng ngang trên bảng kê xem số liệu có được ghi chép và tính toán đúng hay không. *Xem lướt bảng kê xem có bất thường gì trong các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến Phải thu khách hàng hay không (số dư Có, số dư quá lớn, số dư bằng 0, các bên liên quan nợ dây dưa…). *Đối chiếu số dư cuối kỳ trên bảng kê với sổ chi tiết Phải thu về số tổng cộng, và đối chiếu 1 số dư khách hàng cụ thể. Đối chiếu số tổng cộng với số dư trên Sổ cái. Kết quả đối chiếu như sau: Biểu 10:Tài liệu đối chiếu các khoản phải thu khách hàng của Công ty xăng dầu PT CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) Tham chiếu : T Tên khách hàng: Công ty xăng dầu PT Niên độ kế toán: 31/12/2005 Khoản mục : Phải thu khách hàng Người thực hiện: NTH Bước công việc : Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện : 22/03/2006 TK131.1 Nợ Có 01/01/05 5097388009 V 439829020 V Số phát sinh 248565927938 V 246326617370 V 31/12/05 7141143949 V 244272393 V TK131.2 Nợ Có 01/01/05 462503633 V 242712 V Số phát sinh 145209414396 V 144264222189 V 31/12/05 1410278933 V 2825805 V V: Số tổng cộng khớp với số dư trên sổ cái 2.4.2.Gửi thư xác nhận Kiểm tra chi tiết các khoản Phải thu khách hàng là một trong những kỹ thuật cơ bản mà A&C tiếp nhận được từ chương trình trợ giúp kỹ thuật được ký kết giữa Liên minh châu Âu và chính phủ Việt Nam. Với sự tham gia giúp đỡ của các chuyên gia châu Âu cùng với những kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về thực tại Việt Nam, A&C đã xây dựng một quy trình kiểm toán chi tiết các khoản Phải thu mà trọng tâm là gửi thư xác nhận nợ được cụ thể qua sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Quy trình gửi thư xác nhận Thống nhất với Ban giám đốc công ty khách hàng Xác định phạm vi và quy mô của mẫu chọn Quyết định kiểu thư xác nhận để gửi đi Theo dõi xử lý thư phúc đáp và thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế 1)Thống nhất với Ban giám đốc khách hàng Trước khi gửi thư xác nhận, Kiểm toán viên phải thông báo với Giám đốc công ty khách hàng về việc gửi thư xác nhận công nợ. Nếu Ban giám đốc khách hàng không đồng ý với việc xác nhận nợ phải thu của kiểm toán viên thì họ cần đưa ra lý do, nếu lý do đó là hợp lý thì Kiểm toán viên có thể bỏ qua việc xác nhận người mua đó. Tuy nhiên không vì thế mà bỏ qua số dư đó, Kiểm toán viên phải thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế để xác minh số dư đó xem có thật và đúng đắn hay không. Trong quá trình hội ý Ban giám đốc công ty xăng dầu PT không đồng ý cho Kiểm toán viên gửi thư xác nhận đến một công ty khách hàng là Công ty B với lý do là: Công ty B là một khách hàng mới, công ty đang có ý định ký kết hợp đồng dài hạn trong việc cung cấp hàng bán. Việc gửi thư xác nhận đến khách hàng này có thể làm cho khách hàng hiểu nhầm là Công ty xăng dầu PT muốn đòi nợ, hoặc là tình hình tài chính của Công ty không lành mạnh dẫn đến khả năng Công ty B sẽ huỷ bỏ hợp đồng. Hơn nữa khoản nợ này có số tiền không quá lớn (5.545.514 đồng) so với các khách hàng khác và so với tổng doanh thu mà Công ty bán ra. Mặt khác, khoản nợ này vẫn chưa phải là khoản nợ quá hạn vì nghiệp vụ mới phát sinh được 20 ngày. Kiểm toán viên chấp nhận lý do này và chuyển khách mua này từ bước kiểm tra chi tiết số dư sang bước kiểm tra chi tiết nghiệp vụ. 2)Xác định phạm vi và quy mô chọn mẫu Quy mô mẫu chọn phụ thuộc vào đánh giá của Kiểm toán viên về khả năng sai sót. Khả năng sai sót càng lớn thì quy mô mẫu chọn càng lớn. Tiêu chuẩn để chọn mẫu là các khách hàng có số dư nợ lớn, những số dư quá thời hạn thanh toán đã lâu, những khách hàng có số phát sinh lớn, những khách hàng trong năm không có số phát sinh giao dịch. Sau đây là danh sách các khách hàng chủ yếu còn nợ của Công ty xăng dầu PT được Kiểm toán viên ghi trên giấy tờ làm việc. Biểu 11: Tài liệu kiểm tra chi tiết các khách hàng nợ của Công ty xăng dầu PT CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) Tham chiếu : T Tên khách hàng: Công ty xăng dầu PT Niên độ kế toán: 31/12/2005 Khoản mục : Phải thu khách hàng Người thực hiện: NTH Bước công việc : Kiểm tra chi tiết Ngày thực hiện : 22/03/2006 STT Tên khách hàng Số tiền Ghi chú 1 Công ty TNHH K 25.474.213 R 2 Công ty TNHH P 164.553.723 * 3 Đại lý Q 167.896.556 * 4 Đại lý T 54.454.653 R 5 Công ty B 15.545.514 & 6 Bảo tàng VN 25.254.335 # … … … … R: Đã có biên bản đối chiếu công nợ *: Chọn mẫu để gửi thư xác nhận #: Đã thanh toán vào tháng 1, tháng 2 và đầu tháng 3 &: Công ty không đồng ý cho gửi thư xác nhận 3)Quyết định kiểu gửi thư xác nhận Có 3 kiểu gửi thư xác nhận, đó là: Thư xác nhận chủ động, Thư xác nhận thụ động và Thư xác nhận mở. Trong hầu hết các cuộc kiểm toán, Kiểm toán viên chỉ gửi thư xác nhận chủ động, bởi vì khi không nhận được thư trả lời thì có nghĩa là có điều gì đó bất thường mà Kiểm toán viên cần điều tra thêm. Trong khi đó, với thư xác nhận thụ động, Kiểm toán viên không thể phân biệt được khách hàng đồng ý hay không nhận được thư xác nhận hoặc khách hàng không quan tâm đến việc trả lời. Một lý do nữa khiến Kiểm toán viên phải chọn thư xác nhận chủ động là vì Kiểm toán viên chỉ chọn những khách hàng có số dư lớn để gửi thư xác nhận nên cần phải thu được bằng chứng có sự xác nhận số dư từ phía khách nợ, sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và nếu thu thập được thì viêc kiểm tra chi tiết sẽ bớt khó khăn hơn nhiều. Vì thế nếu không nhận được thư trả lời sau 2 lần gửi thư xác nhận thì Kiểm toán viên sẽ yêu cầu khách hàng can thiệp để có được tối đa các thông tin phản hồi từ phái khách nợ. Kiểu thư xác nhận chủ động có mẫu như sau: Biểu 12: Mẫu thư xác nhận nợ THƯ XÁC NHẬN NỢ Công ty xăng dầu PT Địa chỉ: … Điện thoại: … Phú Thọ, ngày 23 tháng 03 năm 2006 Kính gửi: Công ty TNHH P Để phục vụ tốt cho việc kiểm toán tại Công ty xăng dầu PT, chúng tôi kính mong quý công ty xác nhận số công nợ đối với Công ty xăng dầu PT tại thời điểm ngày 31/12/2005 như sau: Số liệu trên sổ sách của Công ty xăng dầu PT tại thời điểm 31/12/2005 là 164.553.723 đồng. Bằng chữ: Một trăm sáu mươi tư triệu năm trăm năm mươi ba nghìn bảy trăm hai mươi ba đồng. Số xác nhận của Công ty TNHH P: ……………………đồng. Số chênh lệch: Lý do chênh lệch: Việc xác nhận số tiền này chỉ phục vụ cho mục đích xác nhận chính xác số dư nợ trên Báo cáo kế toán, không phục vụ mục đích gì khác. Rất mong quý công ty xác nhận số nợ trên và gửi thư trước ngày 26/03/2006 về địa chỉ: Công ty Cổ phần Kiểm toán và Tư vấn Chi nhánh Hà Nội Số 877 đường Hồng Hà-Quận Hoàn Kiếm-Hà Nội Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của quý công ty! Xác nhận của quý công ty Xác nhận của Công ty xăng dầu PT 4)Theo dõi xử lý thư phúc đáp Để đảm bảo thư xác nhận được gửi đầy đủ đến tay người nhận thì Kiểm toán viên soát xét lại thư xác nhận trước khi gửi đi. Quá trình gửi thư xác nhận của A&C được Kiểm toán viên kiểm tra