Đề tài Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà

t của công ty là các doanh nghiệp thương mại, chiếm doanh số bán 51%. Tập trung chủ yếu ở Hà Nội và các tỉnh thành lân cận như Bắc Ninh, Nam Định, Hải Phòng.... 2.2.3 Đối thủ cạnh tranh Với dung lượng thị trường nhỏ, nhưng đang phát triển với tốc độ cao, thị trường này hiện đang thu hút rất nhiều công ty, tạo ra sức ép thị trường ngày càng lớn. Đối thủ cạnh tranh của công ty là các công ty TNHH vừa và nhỏ mới thành lập, vốn đầu tư khá lớn, trang thiết bị hiện đại...Ngoài ra còn là các đại lý, trung gian, phân phối của các hãng nổi tiếng trong nước và trên thế giới. Ưu thế của các công ty này là không phải qua nhiều trung gian nên giá thành rẻ. Nhưng nhược điểm là chỉ phân phối sản phẩm của hãng. Một số đối thủ cạnh tranh chính trên địa bàn Hà Nội: Các website mua sắm máy văn phòng trực tuyến. Ưu điểm: Tạo điều kiện mua hàng thuận lợi cho khách hàng Khách hàng có khả năng so sánh mẫu mã, thông số kỹ thuật, giá cả, của nhiều doanh nghiệp, nhiều hãng Tiết kiệm thời gian Thanh toán đơn giản, nhanh chóng Nhược điểm: Hiện tại ở Việt Nam, hình thức thương mại điện tử vẫn chưa thực sự phát triển đúng với tiềm năng của nó. Và các trang web bán hàng điện tử vẫn chưa thu hút được nhiều người tham gia. Người dân Việt Nam còn nghèo, nên không phải ai cũng được trang bị một máy tính cá nhân, có nối mạng. Hơn nữa, tâm lý chưa tin tưởng thực sự đối với chất lượng hàng hoá bán qua mạng. Thông thường thì người ta sẽ nghiên cứu thông tin sản phẩm, nhà cung cấp trên mạng, sau đó sẽ trực tiếp đến nơi bán để được tiếp xúc với sản phẩm. Công ty TNHH Toàn lực, công ty văn phòng phẩm Viễn Đông: Cung cấp giấy photo, giấy in, máy huỷ tài liệu hay mực in... Đây không phải là các doanh nghiệp đáng lo ngại. Bởi vì các công ty này không coi thiết bị văn phòng hiện đại cao cấp là mặt hàng kinh doanh chủ lực. Đối tượng phục vụ chính là học sinh, sinh viên với các sản phẩm là dụng cụ học tập, sách vở...Khi mua các thiết bị văn phòng giá trị cao, khách hàng thường hướng đến các nhà chuyên cung cấp sản phẩm đó, kèm theo các dịch vụ bảo hành sửa chữa với cảm giác yên tâm hơn, tin tưởng hơn về sự chuyên nghiệp Công ty cổ phần phân phối Thiết bị văn phòng FINTEC Công ty cổ phần phân phối thiết bị văn phòng FINTEC được hãng Canon bổ nhiệm trở thành nhà phân phối chính thức tại Việt Nam về các sản phẩm Máy in Laser, máy in phun màu, máy quét, Camera giám sát... Kể từ khi thành lập công ty mới quan tâm đến lĩnh vực Phân phối các sản phẩm về Thiết bị văn phòng. Ưu thế của các công ty này là không phải qua nhiều trung gian nên giá thành rẻ. Nhưng nhược điểm là chỉ phân phối sản phẩm của hãng. Kết luận: Thị trường buôn bán Thiết bị văn phòng là một thị trường nhỏ nhưng rất tiềm năng, tốc độ phát triển cao thu hút ngày càng nhiểu doanh nghiệp tham gia, tạo nên sức ép thị trường ngày càng lớn. Các công ty này do có tiềm lực về tài chính nên trang bị dây truyền máy móc, thiết bị ngoại nhập hiện đại và đồng bộ nhằm  nâng cao chất  lượng và giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo theo tiêu chuẩn chất lượng  Quốc Tế, đào tạo đội ngũ cán bộ , kỹ thuật viên kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao năng động, Hơn nữa các công ty này ra sau, cho nên học hỏi được kinh nghiệm của các công ty đi trước, tiết kiệm thời gian, chi phí…Các cơ hội ngày càng bị thu hẹp, trong đó thách thức ngày càng tăng, đòi hỏi công ty không ngừng cải tiến, tìm tòi, không ngừng đổi mới. Bên cạnh đó, phải tìm kiếm các phương pháp gây dựng và giữ vững niềm tin của khách hàng. Các công ty ra sau mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng dịch vụ sau bán hàng thực sự chưa quan tâm nhiều, chưa đầu tư đúng mức, không có điểm nổi bật, sáng tạo. Cho nên công ty có thể lợi dụng điểm này để có sự đầu tư phù hợp. Ngoài cạnh tranh về giá, chất lượng, các công ty còn có thể cạnh tranh về dịch vụ. Cạnh tranh về dịch vụ có thể là khả quan nhất vì các công ty có thể phát huy năng lực sáng tạo của mình, tạo được sự khác biệt vơi đối thủ cạnh tranh, thu hút khách hàng. Công ty nên có sự đầu tư hợp lý vào lĩnh vực dịch vụ bán hàng. Lĩnh vực này hiện nay còn bỏ ngỏ và các công ty vẫn chưa đặc biệt chú ý. Công ty có thể lợi dụng điểm này làm điểm nhấn của công ty mình. 2.3 Thực trạng về nghiệp vụ tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, Tân Hồng Hà với tư cách là một bên ký kết -phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Ðây là một công việc rất phức tạp. Nó đòi hỏi công ty phải am hiểu luật quốc gia và quốc tế, tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch, đảm bảo uy tín của doanh nghiệp cũng như nâng tầm doanh nghiệp Việt Nam lên tầm quốc tế. nghiệp vụ giao dịch. Theo trình tự các bước nghiệp vụ, lẽ ra quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở THH phải trải qua 9 bước. Tuy nhiên do đặc điểm của loại hình hàng hóa nhập khẩu và đặc điểm kinh doanh của THH nên công ty không phải trải qua bước phải xin giấy phép nhập khẩu, việc thuê tàu lưu cước cũng do bên bán đảm nhiệm. Thêm vào đó với những hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thì việc nhận hàng thường do đơn vị đặt hàng trong nước trực tiếp đảm nhận. Do đó trên thực tế nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở THH chỉ bao gồm các bước sau: 2.3.1 Mở L/C Trước tiên, phòng KH-XNK thông báo cho phòng Tài vụ về hợp đồng nhập khẩu đã được ký kết, thời hạn mở L/C chậm nhất mà hai bên đã thoả thuận. Sau đó, đề nghị phòng Tài vụ chỉ thị ngân hàng mở L/C trong số các ngân hàng được người bán chấp nhận. THH thường mở L/C tại các ngân hàng uy tín tại Việt Nam như: ngân hàng công thương Việt Nam (Incombank), ngân hàng ngoại thương Việt Nam (Vietcombank),… Sau khi xem xét nguồn vốn, công ty căn cứ vào nội dung hợp đồng để làm đơn yêu cầu ngân hàng phát hành L/C. Thường thì các ngân hàng đã có mẫu in sẵn theo tiêu chuẩn của ICC và của Tổ chức SWIFT quốc tế, cho nên công ty chỉ phải đọc kỹ và điền vào ô của đơn yêu cầu. Sau đó nộp tại ngân hàng hồ sơ xin mở L/C: Đơn xin mở L/C, hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác nếu có và phương án kinh doanh nếu muốn vay vốn ngân hàng trong đó nêu rõ kế hoạch sản xuất kinh doanh, số tiền vay, thời gian vay, thời gian trả nợ và nguồn trả nợ. Sau khi xem xét nguồn vốn để đảm bảo thanh toán L/C của công ty ngân hàng sẽ quyết định việc phát hành L/C. Sau khi ngân hàng phát hành L/C, công ty nhận một bản sao L/C đó để xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C với đơn yêu cầu của mình để đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp, đồng thời thông báo cho ngân hàng ngay những sai lệch (nếu có). Để có thể sửa đổi được L/C thì, công ty cần xuất trình Thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán (nếu có). Nhưng trường hợp này rất hạn chế xảy ra vì trước khi mở L/C, công ty đã thỏa thuận cụ thể với người xuất khẩu về các khoản thanh toán, lịch giao hàng, phương tiện giao hàng, và các chứng từ cần xuất trình và hai bên thống nhất cụ thể với nhau. Và đơn xin mở L/C của công ty luôn phù hợp với hợp đồng.Các điều kiện của L/C ngắn gọn, dễ hiểu, không đưa vào L/C các nội dung quá chi tiết và các quy cách kỹ thuật quá phức tạp, khó hiểu khiến người mua hiểu sai, không thực hiện được, hoặc thực hiện không đúng việc giao hàng khiến công ty không nhận được hàng hoá kịp thời. Trong quá trình giao dịch nếu có nghi ngờ, thường công ty liên hệ ngay với ngân hàng để phối hợp xử lý, tránh tình trạng phải tu sửa L/C nhiều lần gây tốn kém thời gian và chi phí.Khi có yêu cẩu tu chỉnh L/C từ phía người bán, công ty cử ra một cán bộ tiến hành kiểm tra, đưa ra ý kiến và tu chỉnh L/C theo ý kiến của ban giám đốc ty. Trình tự tu chỉnh L/C công ty cũng tiến hành giống như trình tự mở L/C. Sau khi sửa đổi, cán bộ này lấy xác nhận của ngân hàng mở thư tín dụng thì nội dung sửa đổi mới có tác dụng. Lúc này văn bản sửa đổi hay bổ sung sẽ trở thành phần không thể tách rời của L/C và nội dung cũ sẽ được huỷ bỏ. Chi phí sửa chữa L/C sẽ do công ty chi trả nếu sai sót thuộc về phía công ty.Khi ký quỹ mở L/C, ngân hàng thường đưa ra tỉ lệ ký quỹ 100%, dưới 100% giá trị L/C, có khi không phải ký quỹ. Thường thì công ty chỉ phải ký quỹ 10-30% trị giá L/C do công ty thường xuyên thanh toán đúng hạn, cho nên đã tạo uy tín đối với ngân hàng hay tính khả thi trong phương án kinh doanh hàng nhập khẩu. 2.3.2 Mua bảo hiểm hàng hoá Công ty thường ký kết hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện C&F cho nên bên bán không có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá. Nhưng việc mua bảo hiểm cho hàng hoá là rất cần thiết đặc biệt là hàng hoá vận chuyển bằng đường biển do thiên tai, cướp biển…Việc mua bảo hiểm hàng hoá nhập khẩu giúp công ty chuyển giao rủi ro của mình cho các công ty bảo hiểm. Mức phí bảo hiểm không cao, mà công ty có thể được an tâm khi hàng hoá xảy ra tổn thất sẽ được các công ty bảo hiểm bồi thường đầy đủ, nhanh chóng. Giữa công ty bảo hiểm của Việt Nam và các hãng bảo hiểm nước ngoài, công ty thường lựa chọn các công ty bảo hiểm uy tín của Việt Nam như Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam như Bảo Việt. Vì công ty ý thức được rằng, mua bảo hiểm trong nước có lợi hơn so với bảo hiểm nước ngoài, nhanh chóng nhận được tiền bảo hiểm hơn do thời gian chuyển giao bộ chứng từ khiều nại đến công ty bảo hiểm nhanh hơn. Trước khi giao hàng, công ty thông báo bằng fax cho người bán để đề nghị họ cho biết chi tiết con tàu đinh thuê như năm đóng, quốc tịch, tuổi tàu, trọng tải, các thông số của tàu (kích thước hầm tàu)…để đối chiếu với điều khoản thuê tàu trong hợp đồng, xem người bán có thực hiện đúng quy định trong hợp đồng hay không và căn cứ để mua bảo hiểm hàng hoá. Sau khi lựa chọn hãng bảo hiểm, công ty lựa chọn điều kiện bảo hiểm C. Công ty thường mua bảo hiểm với điều kiện C (điều kiện tối thiểu để tiết kiệm chi phí). Do rủi ro có thể xảy ra trên quãng đường vận chuyển không lớn lắm như không thường xuyên có bão, cướp biển,… lựa chọn hãng tàu uy tín để chuyên chở nên công ty hoàn toàn yên tâm lựa chọn điều kiện bảo hiểm tối thiểu. Thường thì công ty mua bảo hiểm theo chuyến, khi đã biết thông tin chi tiết về con tàu, lô hàng hoá nhập khẩu công ty lập “Giấy yêu cầu bảo hiểm” Trên cơ sở “Giấy yêu cầu bảo hiểm” này, công ty và hãng bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm. Yêu cầu hãng bảo hiểm xác nhận đơn bảo hiểm. Khi nhận được đơn bảo hiểm gốc và hoá đơn chi phí bảo hiểm, công ty tiến hành thanh toán ngay vì đơn bảo hiểm chỉ có giá trị khi phí bảo hiểm đã được thanh toán. Đơn bảo hiểm là cơ sở để công ty khiếu nại người bảo hiểm khi có tổn thất xảy ra, cho nên công ty tiến hành xem xét kỹ lưỡng, đảm bảo tính chính xác. 2.3.3 Làm thủ tục hải quan Việc làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu của công ty Tân Hồng Hà khá đơn giản. Hàng hoá của công ty thường nhập khẩu theo điều kiện CFR cho nên người bán nước ngoài sẽ tiến hành thuê tàu. Tiếp theo, bên bán sẽ fax chứng từ giao hàng cho công ty và gửi tiếp một bộ chứng từ gốc theo đường chuyển phát nhanh về Việt Nam cho công ty để công ty làm thủ tục nhận hàng. Sau khi nhận được bộ chứng từ gửi từ phía người bán nước ngoài về, công ty tiến hành làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu nhập khẩu đó. Phòng Tài vụ tiến hành làm thủ tục để ngân hàng ký hậu vận đơn. Sau đó, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ tập hợp bộ chứng từ nộp cho bộ phận hải quan. Thường thì nhân viên này sẽ kê khai đầy đủ nội dung của tờ khai và tự tính thuế. Sau khi lập bộ hồ sơ đầy đủ, nhân viên này sẽ nộp cho cán bộ hải quan. Cán bộ hải quan kiểm tra lại số thuế doanh nghiệp tự tính và xác nhận hàng hoá miễn kiểm tra thực tế, được thông quan. Sau đó nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) cho kho bạc nhà nước. Đối với những lô hàng nhập khẩu uỷ thác, công ty có thể bàn giao bộ hồ sơ cho đơn vị đặt hàng trong nước để đơn vị này tự làm thủ tục hải quan. Vì công việc thông quan hàng hoá khá đơn giản, cho nên thường công ty tự tiến hành và nhận thông quan luôn cho lô hàng nhập khẩu uỷ thác. Hiện nay có một số đại lý hải quan, chuyên cung cấp dịch vụ thông quan hàng hoá nhập khẩu. Công ty cũng có thể ký hợp đồng với các đại lý này trong thời gian dài. Các đại lý này sẽ đảm nhận làm thủ tục hải quan cho tất cả các lô hàng nhập khẩu của công ty trong thời gian đó. Như vậy, công ty sẽ tiếp kiệm được thời gian, chi phí nhân lực. 2.3.4 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá: Có thể nói trong tất cả các khâu của quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của công ty Tân Hồng Hà thì khâu giao nhận và kiểm tra hàng hoá là khâu khó nhất, nhiều công việc phức tạp nhât. Đối với lô hàng nhập khẩu theo hình thức trực tiếp, công ty thường thuê công ty cổ phần Kho vận và dịch vụ thương mại Hải phòng 1 - một doanh nghiệp chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận thay mặt công ty đi nhận hàng. Công ty và doanh nghiệp kinh doanh giao nhận sẽ ký một hợp đồng trong đó thoả thuận công ty sẽ thanh toán phí giao nhận và tiếp nhận cho doanh nghiệp này. Các doanh nghiệp này hoạt động mang tính chuyên nghiệp hơn, và đỡ tốn kém thời gian, chi phí của công ty hơn so với tự thực hiện công việc giao nhận. Doanh nghiệp này sẽ mời các tổ chức chuyên môn giám định như Vinacontrol đảm nhận việc kiểm tra hàng hoá cần thiết. Nếu lô hàng có sai sót hoặc thiếu hụt, các công ty giám định sẽ lập biên bản cần thiết để khiếu nại các bên liên quan. Sau khi thông quan cho lô hàng, THH bàn giao hồ sơ cho cho doanh nghiệp dịch vụ để doanh nghiệp này nhận hàng từ cảng, làm thủ tục ga cảng, Các giấy tờ này bao gồm : Giấy uỷ nhiệm tiếp nhận hàng Tờ khai hải quan Hợp đồng nhập khẩu Bộ chứng từ hàng nhập khẩu (01 vận đơn gốc hoặc giấy bảo lãnh nhận hàng của ngân hàng) Doanh nghiệp này sẽ tiên hành vận chuyển lô hàng này về kho của công ty ở Xuân Đỉnh hoặc Hưng Yên. Công ty chỉ việc chuẩn bị kho để nhận hàng và làm thủ tục lưu kho lô hàng đó. Sau một ngày tiếp nhận và vận chuyển hàng hoá, doanh nghiệp vận tải sẽ giao lại toàn bộ các chứng từ giao nhận cần thiết đảm bảo cho Tân Hồng Hà có thể giải quyết nốt các thủ tục còn lại. Đối với lô hàng nhập khẩu theo hình thức uỷ thác, sau khi làm thủ tục hải quan, công ty sẽ bàn giao bộ chứng từ cho đơn vị đặt hàng trong nước để đơn vị này tiến hàng nhận hàng. Bộ chứng từ này bao gồm tất cả nhứng chứng từ chứng minh quyền sở hữu của công ty đối với lô hàng nhập khẩu. Việc bàn giao này càng nhanh càng tiết kiệm được chi phí gửi hàng ở cảng. Công ty sẽ tiến hành làm thủ tục lưu kho, lưu bãi cho lô hàng đó nếu hàng đã về cảng mà đơn vị đặt hàng trong nước chưa cử người tới nhận và chi phí lưu kho, lưu bãi sẽ do đơn vị đặt hàng gánh chịu. Ngoài ra, do trễ thời gian nhận hàng, công ty còn phạt đơn vị đặt hàng trong nước một khoản tiền vi phạm hợp đồng, và khoản tiền này thường chiếm 15% giá trị hợp đồng. Trong hợp đồng cũng có quy định là nếu đến thời gian giao hàng mà THH vẫn chưa có hàng để giao thì THH cũng phải chịu phạt tương tự. 2.3.5 Thanh toán: Khi tiến hành mở L/C, công ty thường dành một số tiền nhất định trên tài khoản tiền gửi của mình để tiến hành ký quỹ mở L/C và thường thì số tiền này lớn hơn số tiền phải ký quĩ. Để có thể yêu cầu ngân hàng được ký quỹ với mức thấp, hay cho vay những khoản tiền lớn hơn với thời gian lâu hơn trong tương lai thì công ty đang tạo dựng uy tín đối với ngân hàng là cố gắng thanh toán L/C khi đến hạn. Khi trên tài khoản đã đủ số tiền ký quỹ, ngân hành sẽ trích từ tài khoản tiền gửi chuyển sang tài khoản ký quĩ để thanh toán. Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu của công ty trực tiếp làm phiếu chuyển khoản nội dung ký quĩ mở L/C sau đó sẽ chuyển sang Phòng Kế toán để thực hiện. Còn nếu số dư tài khoản tiền gửi nhỏ hơn số tiền ký quĩ, thì công ty có thường giải quyết bằng hai cách sau: Đó là mua ngoại tệ để ký quĩ hoặc vay ngoại tệ để ký quĩ. Sau khi người bán tiến hành giao hàng, sẽ lập một bộ chứng từ thông qua ngân hàng thông báo, gửi đến ngân hàng mở L/C đòi khoản tiền ghi trên thư tín dụng. Ngân hàng chỉ đồng ý giao chứng từ khi công ty thanh toán, hoặc chấp nhận thanh toán bộ chứng từ và các chi phí liên quan (nếu có). Công ty kiểm tra xem bộ chứng từ đã đủ về số lượng và nội dung của bộ chứng từ đã hợp với quy định hay chưa. Nếu kiểm tra thấy bộ chứng từ đã hoàn hảo và công ty đã nộp đủ 100% trị giá L/C thì ngân hàng mở L/C sẽ tiến hành ký hậu bộ chứng từ để công ty đi nhận hàng. Đối với lô hàng nhập khẩu trực tiếp, công ty phải trích số tiền ứng với toàn bộ trị giá hợp đồng trên tài khoản của mình để thanh toán. Đối vơi lô hàng nhập khẩu uỷ thác, thì đơn vị đặt hàng trong nước sẽ ứng trước một số tiền nhất định, số tiền còn lại sẽ thanh toán nốt cho THH trong thời hạn tối đa 120 ngày kể từ ngày THH hoàn tất việc giao hàng. 2.3.6 Khiếu nại và xử lý vi phạm hợp đồng Thường trong quá trình giao nhận hàng hoá nếu thấy hàng hoá có dấu hiệu bị tổn thất, công ty hoặc các doanh nghiệp thay mặt công ty để nhận hàng sẽ mời công ty giám định, để có thể khiếu nại người bán, người chuyên chở hay người bảo hiểm. Khi phát hiện hàng bị đổ vỡ hoặc hư hỏng công ty lập biên bản hàng đổ vỡ. Đối với hàng bị thiếu so với xác nhận trên vân đơn thì sẽ lập biên bản chứng nhận hàng thiếu. Còn khi công ty thấy nghi ngờ hàng tổn thất, mất mát lập thư dự kháng. Nếu nhận thấy đối tượng khiếu nại là người bán công ty lập hồ sơ khiếu nại người bán. Khi phát hiện hàng hoá tổn thất thuộc trách nhiệm của người bảo hiểm, thì công ty lập tức thông báo cho hãng bảo hiểm cử người xuống kiểm tra. Mời cơ quan giám định theo thoả thuận trong hợp đồng tiến hành giám định tổn thất và lập hồ sơ khiếu nại hãng bảo hiểm theo quy định tại hợp đồng bảo hiểm hoặc quy định tại đơn bảo hiểm. Còn nếu hàng hoá tổn thất trên quãng đường vận chuyển, nghĩa là vận đơn cấp là vận đơn hoàn hảo nhưng khi giao hàng tại cảng lại thiếu hụt, sai quy cách phẩm chất, bao bì bẹp hay thấm nước…lúc này người chuyên chở hoàn toàn phải chịu trách nhiệm. Công ty lập bộ hồ sơ khiếu nại người chuyên chở để được bồi thường. Khi ký kết hợp đồng, trong điều kiện thuê tàu, công ty thường quy định rõ tuổi của tàu không quá 20 tuổi, nếu tuổi tàu trên 16 tuổi thì bên bán phải nộp phí tàu già với mức phí là 0,25% của 110% trị giá hoá đơn. Nếu người bán thuê tàu già hơn quy định trong hợp đồng thì sẽ phải phí tàu già vì công ty bảo hiểm thường không bồi thường mức phí ấy. Thực tế nhận thấy, hàng hoá được vận chuyển bằng container và lựa chọn hãng tàu uy tín, quãng đường vận tải rất ít rủi ro, cho nên công ty thường không phải mời các công ty giám định tổn thất và khiếu nại đối tượng nào. Việc khiếu nại đòi bồi thường là một công việc bất đắc dĩ, tốn kém thời gian, công sức, nhưng để đảm bảo lợi ích của mình và hạn chể rủi ro, khi giao nhận hàng hoá công ty vẫn mời các công ty giám định có thể chủ động khi có rắc rối xảy ra. 2.4 Kết quả của việc tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà Như vậy, quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá phải trải qua các bước tuân theo một trình tự và có liên quan chặt chẽ với nhau. Dù một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả không mong muốn. Cho nên công ty hoàn thành tốt tất cả các khâu, không để một lỗi lầm nhỏ xảy ra, bắt đầu từ khâu tiếp nhận hàng hoá. Điều này giúp cho công tác giao nhận hàng hoá của công ty diễn ra tương đối an toàn và nhanh chóng. Trong công tác thanh toán, công ty luôn mở L/C và thanh toán đúng hạn. Tuy nhiên, vì đối tác là nước ngoài cho nên việc tiến hành ký kết thoả thuận hợp đồng đôi khi chưa chặt chẽ, dẫn đến những bất lợi khi thực hiện hợp đồng. Bảng sau sẽ cho ta thấy kết quả hợp đồng của công ty trong thời gian qua: Bảng 2.3: Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH Tân Hồng Hà trong giai đoạn 2003-2007 Chỉ tiêu 2003 2004 2005 2006 2007 Số HĐ Tỷ trọng (%) Số HĐ Tỷ trọng (%) Số HĐ Tỷ trọng (%) Số HĐ Tỷ trọng (%) Số HĐ Tỷ trọng (%) HĐNK đã ký kết 36 100 38 100 39 100 40 100 42 100 HĐNK đã thực hiện 32 88,889 33 86,842 35 89,744 36 90 39 92,857 HĐNK bị huỷ bỏ 4 11,111 5 13,158 4 10,256 4 10 3 7,143 Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt thực hiện hợp đồng nhập khẩu của phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu Qua bảng trên ta thấy tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty là khá cao, trung bình gần 90%. Chứng tỏ khả năng giám sát và điều hành hoạt động của ban giám đốc công ty, nghiệp vụ của nhân viên nhập khẩu là khá tốt. Tiến hành tìm hiểu nghiên nhân số hợp đồng bị huỷ bỏ, ta nhận thấy rằng hầu hết đó đều là lý do khách quan nằm ngoài sự kiểm soát của của công ty. Do sự biến động của giá cả sản phẩm gây thiệt hại cho bên xuất khẩu, cho nên doanh nghiệp xuất khẩu chủ động huỷ bỏ hợp đồng và phải chịu phạt do vi phạm hợp đồng. Số hợp đồng bị huỷ bỏ hàng năm có xu hướng giảm (năm 2003 là 4 hợp đồng đến năm 2007 là 3 hợp đồng), thêm vào đó số hợp đồng được ký kết ngày càng tăng (năm 2003 là 36 hợp đồng đến năm 2007 là 42 hợp đồng) làm cho tỷ lệ hợp đồng hỏng giảm xuống (từ 11,111% vào năm 2003 xuống còn 7,143% vào năm 2007). Đây là dấu hiệu cho thấy công tác tổ chức thực hiện hợp đồng của THH đã có nhiều bước tiến khả quan, hứa hẹn nhiều triển vọng phát triển tích cực. 2.5 Đánh giá chung về việc tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 2.5.1 Ưu điểm Nhờ sự lãnh đạo đúng đắn của ban giám đốc, sự cố gắng của đội ngũ trong công ty, sự am hiểu nghiệp vụ của cán bộ xuất nhập khẩu, đã giúp công ty đạt được những mục tiêu để ra như tăng doanh thu, giảm chi phí, nâng cao đời sống công nhân viên. Cụ thể hơn trong quy trình nghiệp vụ nhập khẩu, công ty đã có những ưu điểm: Trong nghiệp vụ mở thư tín dụng: công ty thường nhập khẩu theo hình thức uỷ thác. Cho nên sau khi nhận được thông báo của công ty, đơn vị đặt hàng trong nước có trách nhiệm chuyển tiền ký quỹ cho công ty đúng hạn để công ty tiến hành mở L/C cho kịp tiến độ giao hàng. Cho nên công ty không phải quá lo lắng về khoản tiền ký quỹ mở L/C. Trong nghiệp vụ bảo hiểm: công ty thường tiến hành mua bảo hiểm trong nước, giúp pháp triển hình thức dịch vụ khá mới mẻ ở Việt Nam, đồng thời nâng tầm của các doanh nghiệp bảo hiểm Việt Nam trên trường quốc tế. Hơn nữa, khi có tổn thất xảy ra, công ty có thể khiếu nại bảo hiểm và nhận được tiền bảo hiểm của doanh nghiệp Việt Nam dễ dàng và nhanh chóng hơn. Việc mua bảo hiểm trong nước sẽ giúp hạn chế khoản ngoại tệ phải thanh toán nước ngoài, điều này có ý nghĩa quan trọng khi Việt Nam còn là một quốc gia nghèo đói, rất cần ngoại tệ để phát triển, xây dựng đất nước. Trong nghiệp vụ giao nhận và kiểm tra hàng hoá. Ngay trước khi hàng hoá nhập cảng công ty giao trách nhiệm chuẩn bị chứng từ cho cán bộ nghiệp vụ. Đối với hợp đồng nhập khẩu trực tiếp, công ty thường thuê doanh nghiệp chuyên giao nhận đảm nhiệm cho nên hoàn toàn có thể yên tâm chất lượng. Đối với các đơn đặt hàng nhập khẩu uỷ thác, công ty đã kết hợp được khâu tiếp nhận hàng nhập khẩu với nghiệp vụ giao hàng cho đơn vị đặt hàng trong nước. Nhờ đó rút ngắn được thời gian làm thủ tục giao nhận, đẩy nhanh tiến bộ thực hiện hợp đồng. Việc làm này giúp công ty giao hàng được nhanh chóng, và nếu có trục trặc xảy ra thì vấn đề giải quyết sẽ dễ dàng hơn do có mặt người mua. Trong nghiệp vụ kiểm tra hàng hoá: công ty thường mời các tổ chức chuyên môn như Vinacontrol hoặc SGS đến kiểm tra. Đây là các công ty có chất lượng của việc kiểm tra hàng hoá có mức tin cậy rất cao, hạn chế số lượng hợp đồng không thực hiện được. Trong nghiệp vụ thanh toán: Công ty lựa chọn hình thức thanh toán bằng L/C, cho nên lợi ích được đảm bảo. Công ty chỉ phải trả tiền khi ngân hàng kiểm tra kỹ lượng bộ hồ sơ, đảm bảo nhận hàng theo hợp đồng ký kết và đơn xin mở L/C. Hơn nữa công ty nhận được khoản tín dụng từ phía ngân hàng, thay vì phải chuyển toàn bộ số tiền cho người bán cùng một thời điểm công ty chỉ phải ký quỹ từ 5-10% giá trị hợp đồng. Công ty nhập khẩu theo hình thức uỷ thác giúp công ty chủ động trong vấn đề tiêu thụ, đây không phải vấn đề dễ dàng cho tất cả các doanh nghiệp hiện nay – tìm đầu ra cho sản phẩm, hàng hoá. Những ưu điểm trên có được ngoài sự lãnh đạo đúng đắn của ban giám đốc, sự cố gắng của đội ngũ trong công ty, sự am hiểu nghiệp vụ của cán bộ xuất nhập khẩu, còn có một số những thuận lợi khách quan sau: Điều kiện kinh tế, chính trị xã hội cũng góp một phần không nhỏ đối với các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Nước ta có điều kiện chính trị ổn định, tăng trưởng kinh tế nhanh và ổn định trong thời gian dài, sự khuyến khích đầu tư của chính phủ, hệ thống cơ sở hạ tầng ngày càng được hoàn thiện, tạo môi trường cho các doanh nghiệp phát triển. Các ngành công nghiệp, nông nghiệp, dịch vụ đang từng bước phát triển, theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Đời sống nhân dân ngày càng được nâng cao, cầu về hàng hoá dùng cho sản xuất và tiêu dùng không ngừng tăng lên. Thị trường có sức tiêu thụ lớn cho nên mặt hàng kinh doanh của công ty cũng bán khá dễ dàng. Hơn nữa, đất nước ngày càng đi lên, việc áp dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại để nâng cao hiệu quả làm việc là không thể thiếu, cho nên thị trường mặt hàng thiết bị văn phòng hiện đại mà công ty kinh doanh cũng rất hấp dẫn. Các nhà cung ứng của Công ty TNHH Tân Hồng Hà đều thuộc các nước có quan hệ ngoại giao tốt đẹp với Việt