Đề tài Hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty CP Xuất nhập khẩu Hàng không

hành liên lạc với nhà cung cấp có khả năng để chào giá. Sau khi nhận được chào giá thì người mua sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất trong số các nhà cung cấp được tham khảo để từ đó chuyển giao cho bên nhận ủy thác tiến hành thương thảo. Việc nhập khẩu ủy thác của Công ty CP Xuất nhập khẩu Hàng không cũng được tiến hành tương tự. Đồng thời với việc ký kết hợp đồng nhận nhập khẩu ủy thác thì ARIMEX cũng tiến hành liên hệ với nhà cung cấp nước ngoài đã được chỉ định để tiến hành đàm phán ký hợp đồng mua bán. Như vậy với hoạt động nhập khẩu ủy thác, do người cung ứng, thiết bị, giá cả, điều kiện giao hàng và các điều kiện kỹ thuật cũng như thương mại khác đã được khách hàng tức người ủy thác định trước, vì vậy mà nhiệm vụ của ARIMEX trong hoạt động này chỉ là làm sao cho việc nhập khẩu hàng hóa được đúng theo yêu cầu của khách hàng với chi phí thấp nhất. Chính xác hơn, trong hoạt động này, ARIMEX chỉ cung cấp các dịch vụ nhập khẩu liên quan đến thanh toán quốc tế, vận tải hàng hóa, các thủ tục nhập khẩu với hải quan, bảo hiểm hàng hóa,... Nhập khẩu tư doanh Một điểm khác của ARIMEX so với một số doanh nghiệp nhập khẩu khác là ARIMEX không thực hiện dự trữ hàng hóa. Nhu cầu nhập khẩu đã được xác định trước. Nhiều khi nhờ vào uy tín sẵn có, các doanh nghiệp trong nước có nhu cầu nhập khẩu sẽ tìm đến với ARIMEX để ký hợp đồng nhập khẩu. Còn thông thường đối với mảng nhập khẩu tư doanh, Công ty CP Xuất nhập khẩu Hàng không tìm kiếm các hợp đồng nhập khẩu thông qua công tác đấu thầu cung cấp. Chính vì vậy, khác với mảng nhập khẩu ủy thác, có thể nói áp lực cạnh tranh đối với Công ty trong nhập khẩu tư doanh là lớn hơn rất nhiều. Và một xu thế tất yếu, khi mảng nhập khẩu ủy thác bị thu hẹp, cùng với sự xuất hiện ngày càng nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu có năng lực thì đòi hỏi Công ty phải chú trọng hoàn thiện và nâng cao hiều quả của công tác đấu thầu. Nói cách khác, Công ty cần chú trọng hơn trong lĩnh vực nhập khẩu tư doanh. 2.2.2. Quy trình nhập khẩu Trong cơ cấu tổ chức của mình, AIRIMEX không phân chia thành các bộ phận riêng biệt, chịu trách nhiệm từng phần của quy trình nhập khẩu mà chia thành 3 phòng nghiệp vụ. Trong đó mỗi phòng sẽ đảm nhận thực hiện từng mảng hoạt động riêng với chủng loại mặt hàng riêng. Tức là trong mỗi phòng sẽ tự thực hiện hầu hết quy trình nhập khẩu hàng hóa phù hợp với chức năng của mình. Phòng nghiệp vụ 1 và 2 chịu trách nhiệm mảng nhập khẩu ủy thác cho ngành, còn Phòng nghiệp vụ 3 chịu trách nhiệm mảng nhập khẩu và kinh doanh ngoài ngành. Tuy khác nhau về chủng loại mặt hàng cũng như phương thức nhập khẩu, nhưng nhìn chung quy trình nhập khẩu được thực hiện thống nhất trong Công ty theo các bước sau: 2.2.2.1. Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng và nhà cung ứng Như đã phân tích ở trên, việc nghiên cứu thị trường có vai trò và ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả và quy trình công tác nhập khẩu. Hoạt động này bao gồm việc tìm kiếm nhu cầu nhập khẩu và tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu nhập khẩu. Tìm kiếm nhu cầu nhập khẩu Thị tường cầu của hai mảng hoạt động nhập khẩu của Công ty là nhập khẩu ủy thác và nhập khẩu tư doanh có sự khác biệt với nhau. Với mảng nhập khẩu ủy thác, nhờ có uy tín lâu năm trong lĩnh vực nhập khẩu nên phần lớn các khách hàng tự tìm đến với Công ty, trong đó có những khách hàng lớn không thuộc nghành hàng không như: Liên doanh dầu khí Vietsovpetro, Tổng công ty điện lực Việt Nam, Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình,... Tuy nhiên khách hàng lớn quan trọng nhất của ARIMEX vẫn là Tổng công ty Hàng không Việt Nam cùng các đơn vị trong nghành Hàng không. Uy tín một phần song không thể không nhắc tới một đặc điểm thuận lợi cho Công ty đó là các mối quan hệ tốt giữa lãnh đạo ARIMEX với lãnh đạo các đơn vị khác. Chính điều đó cũng phần nào giúp ARIMEX có được những hợp đồng ủy thác mà các doanh nghiệp khác không có được. Đối với mảng tư doanh, khác với nhập khẩu ủy thác, việc các khách hàng tự tìm đến với ARIMEX chiếm bộ phận ít hơn. Chủ yếu đối với lĩnh vực này, Công ty phải tự đi tìm nhu cầu cho mình thông qua tham gia đấu thầu. Việc tham gia dự thầu có thể do khách hàng mời Công ty tham dự, cũng có thể công ty tự tìm đến đăng ký tham gia thông qua việc tìm hiểu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như qua văn phòng đại diện, các mục quảng cáo trên truyền hình, tạp chí, Internet,... Tuy nhiên cũng phải thấy rằng công tác tìm kiếm nhu cầu nhập khẩu của Công ty trong những năm qua tuy đã được coi trọng hơn song vẫn không khỏi bộc lộ yếu điểm. Đó chính là sự kém chủ động trong việc tìm kiếm nhu cầu mới. Đa phần hợp đồng nhập khẩu mà AIRIMEX có được vẫn do khách hàng tự tìm đến với Công ty, kể cả các hợp đồng nhập khẩu thông qua đấu thầu. Điều này một mặt khẳng định uy tín của Công ty song cũng phải thực tế thừa nhận rằng hoạt động Marketing của Công ty chưa được quan tâm đúng mức. Hoạt động Marketing ở đây không những với khách hàng tức các doanh nghiệp có nhu cầu nhập khẩu mà còn cả với các đối tác cung cấp nước ngoài. Bảng 9. Một số khách hàng lớn của ARIMEX Một số khách hàng lớn của ARIMEX 1. VIETNAM AIRLINES 2. CỤM CẢNG HÀNG KHÔNG MIỀN BẮC 3. CỤM CẢNG HÀNG KHÔNG MIỀN TRUNG 4. CỤM CẢNG HÀNG KHÔNG MIỀN NAM 5. TRUNG TÂM QUẢN LÝ BAY DÂN DỤNG VIỆT NAM 6. CÔNG TY CP SUẤT ĂN NỘI BÀI 7. TỔNG CÔNG TY BAY DỊCH VỤ – BỘ QUỐC PHÒNG 8. CÔNG TY BAY DỊCH VỤ MIỀN BẮC 9. CÔNG TY BAY DỊCH VỤ MIỀN NAM 10. LD DẦU KHÍ VIETSOVPETRO 11. TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM 12. NHÀ MÁY THUỶ ĐIỆN HOÀ BÌNH 13. NHÀ MÁY NHIỆT ĐIỆN PHẢ LẠI 14. NHÀ MÁY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ 15. NHÀ MÁY ĐIỆN THÁC MƠ 16. NHÀ MÁY ĐIỆN TRỊ AN 17. NHÀ MÁY ĐIỆN THÁC BÀ 18. CÔNG TY TRUYỀN TẢI ĐIỆN 1 19. NHÀ MÁY XI MĂNG HÀ TIÊN 20. CẢNG CHÂN MÂY 21. CÔNG TY CƠ KHÍ THĂNG LONG 22. ĐIỆN LỰC 3 – TP. HỒ CHÍ MINH 23. CÔNG TY CÔNG NGHIỆP VÀ THƯƠNG MẠI Ô TÔ 24. CÔNG TY SX-KD VÀ CHẾ BIẾN CÁC SẢN PHẨM KHÍ (PVGAS) 25. CÔNG TY SẢN XUẤT CẦU TRỤC CÔNG NGHIỆP Nguồn: Phòng nghiệp vụ 3 Tìm kiếm đối tác cung cấp Có một điều rất thuận lợi cho ARIMEX là với gần 20 năm hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty đã có cơ hội làm việc với rất nhiều hãng cung cấp khác nhau trên thế giới. Trong quá trình cộng tác làm ăn trao đổi thương mại, bằng khả năng và uy tín của mình, ARIMEX đã giành được sựu tin tưởng của các hãng này. Trong việc tìm kiếm đối tác cung cấp thì cũng có sự khác biệt giữa dịch vụ nhập khẩu ủy thác với dịch vụ nhập khẩu tư doanh (hay đấu thầu cung cấp). Với nhập khẩu ủy thác, do người cung ứng, thiết bị, giá cả, điều kiện giao hàng và các điều kiện kỹ thuật cũng như thương mại khác đã được khách hàng tức người ủy thác định trước nên công việc của ARIMEX chỉ là tiến hành tiếp xúc, thương thảo về các điều kiện vận tải, bảo hiểm hay một số vấn đề liên quan đến giao hàng,... với nhà cung cấp đã được định trước đó. Còn với hoạt động đấu thầu cung cấp thì các nghiệp vụ nhập khẩu của Công ty được tiến hành với khối lượng lớn hơn. Công ty sẽ phải tự tìm nhà cung cấp đáp ứng được các yêu cầu đặt ra từ trước. Trên cơ sở các tiêu chí mà bên mời thầu đưa ra, ARIMEX sẽ tiến hành lựa chọn xem hãng sản xuất nào, với sản phẩm như thế nào để đảm bảo vừa thắng thầu song cũng phải vừa đảm bảo phù hợp với lợi ích và khả năng của Công ty. Việc hãng sản xuất được lựa chọn sẽ dựa trên 2 yếu tố cơ bản: Sản phẩm của hãng đó sẽ là cạnh tranh nhất đối với loại thiết bị được yêu cầu, tức là giá đánh giá (tương quan giữa giá cả và chất lượng) phải là cạnh tranh nhất. Hãng sản xuất mong muốn và sẵn sàng làm việc với ARIMEX đối với khách hàng/nhu cầu cụ thể đó. Có thể lấy ví dụ: Trong gói thầu cung cấp thiêt bị hệ thống báo tự động ATIS cho sân bay Nội Bài, AIRIMEX có 3 lựa chọn là: HASSMAN (Đức), JOTRON (Nauy), CRIMP-TERMA (Đan Mạch). Sau khi nghiên cứu AIRIMEX đã quyết định lựa chọn CRIMP-TERMA dù hãng này đưa ra giá cao nhất song lại có những tính năng ưu việt hơn sản phẩm cùng loại của các hãng khác như khả năng ghi giọng nói, báo lỗi cú pháp khi thiết bị đưa thông số sai, giao diện dễ sử dụng với màn hình cảm ứng, chế độ kiểm soát bằng mật khẩu ở nhiều mức khác nhau,… Cụ thể: HASSMAN JOTRON CRIMP-TERMA Giá thiết bị 124.000 USD 129.047 USD 145.000 USD Điểm kỹ thuật 64 67 99 Điểm thương mại 21 22 21 Để có thể tiến hành những công việc trên một cách có hiệu quả thì ARIMEX cần phải có được các thông tin đầy đủ, chính xác về các hãng có khả năng cung cấp. Các thông tin của nhà cung cấp được ARIMEX tìm kiếm từ nhiều nguồn như: qua các dự án cung cấp đã được thực hiện trước đây, qua triển lãm, hội thảo chuyên đề, qua các tạp chí chuyên nghành trên thế giới, đặc biệt là các tạp chí về khoa học công nghệ, hàng không, qua mạng Internet,... Hiện nay ARIMEX mới có một văn phòng đại diện tại Liên bang Nga. Đây cũng là một kênh thông tin quan trọng giúp tìm kiếm đối tác cung cấp tại thị trường Nga và rộng hơn là thị trường Châu Âu. Tuy nhiên cũng phải thấy rằng một hạn chế lớn nhất trong việc tìm kiếm đối tác cung cấp của AIRIMEX chính là việc không có cơ hội tiếp xúc trực tiếp với các hãng cung cấp. Bạn hàng của AIRIMEX hiện nay ngày càng được mở rộng ra nhiều khu vực, lãnh thổ. Việc giao dịch phần lớn thông qua email, fax,… sẽ là một khó khăn trong việc đảm bảo an toàn thương mại cũng như chất lượng của các giao dịch. Chính vì vậy việc có thêm nhiều văn phòng đại diện của Công ty ở nhiều nước, nhiều địa bàn khác là một đòi hỏi hợp lý, phù hợp với xu thế phát triển của Công ty. Ký kết hợp đồng Việc ký kết hợp đồng được ARIMEX tiến hành đồng thời với khách hàng và nhà cung cấp nước ngoài. Có sự khác biệt giữa hợp đồng nhập khẩu ủy thác và hợp đồng nhập khẩu thông qua đấu thầu. Với hợp đồng ủy thác, do các yếu tố về tên nhà cung cấp, thiết bị, giá cả, thậm chí cả phí ủy thác,... đều đã được quy định trước, nên ARIMEX chỉ cần quan tâm tới các yếu tố khác như thời gian giao hàng, địa điểm, thanh toán,... Còn với hợp đồng nhập khẩu thông qua đấu thầu thì hai yếu tố quan trọng nhất được ARIMEX quan tâm hàng đầu lại chính là yếu tố về kỹ thuật và yếu tố về thương mại hay giá trị hợp đồng. Bởi lẽ trong đấu thầu, để thắng thầu, ARIMEX phải đảm bảo thiết bị là thỏa mãn được các yêu cầu kỹ thuật của khách hàng với giá cả hợp lý nhất. Đôi khi kỹ thuật phù hợp nhưng giá quá cao hoặc ngược lại giá thấp nhưng kỹ thuật lại không phù hợp với điều kiện của bên mời thầu thì đều không thể thắng thầu. Và những điều khoản về kỹ thuật, giá cả đó sẽ quyết định tới hợp đồng của ARIMEX với nhà cung cấp nước ngoài, từ đó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả thực hiện hợp đồng của ARIMEX. Thông thường, việc đàm phán ký kết hợp đồng được giao cho các phòng nghiệp vụ với sự chỉ đạo trực tiếp từ ban giám đốc. Khi quá trình đàm phán kết thúc, giám đốc Công ty sẽ đại diện ký kết hợp đồng. Bảng 10. Một số hợp đồng theo hình thức đấu thầu đã thực hiện của ARIMEX Đơn vị tính: USD Tên công trình Hệ thống tổng đài điện thoại Hệ thống bảo dỡng phanh lốp máy bay Hệ thống trạm nguồn, trạm phân phối, hợp bộ máy cắt chân không 12KV và đèn tín hiệu sân bay Cát Bi Phụ tùng máy bay trực thăng Hệ thống huấn luyện bay giả định 03 hợp bộ Máy cắt đầu cực máy phát loại chân không 10KV 01 Xe cần cẩu 8 Tấn hiệu Tadano Hệ thống thông tin vô tuyến và telephone giữa kiểm soát viên không lưu và phi công Nguyên liệu nhựa Hoàn thành 12/1999 2/2000 6/2001 12/2002 12/2003 4/2003 6/2004 4/2004 9/2006 Khách hàng Ban công nghệ thông tin Xí nghiệp sửa chữa máy bay A75 Cụm cảng hàng không Miền Trung Tổng Công ty Bay dịch vụ Trung tâm huấn luyện bay Nhà máy thuỷ điện Thác Bà Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình Trung tâm Quản Lý Bay Việt Nam Công ty CP Nhựa cao cấp Hàng không Trị giá 76.142 699.498 544.093 202.770 420.000 340.000 Số hợp đồng AIR-CNTT/UT0899 VAC-JLT/0198 01/AIR-THORN 990630/02/SIX-AIR 09/AIR-TTHL 01/Drake-Attech 01/06 APLACO-AIR STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 2.2.2.2. Các thủ tục nhập khẩu Mở L/C, các thủ tục giấy tờ khác Xin giấy phép Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý hoạt động nhập khẩu. Vì thế sau khi ký hợp đồng nhập khẩu ARIMEX phải xin các giấy phép liên quan để thực hiện hợp đồng đó. Với một số mặt hàng có điều kiện theo nghị định số 57/1998/NĐ-CP ngày 31 tháng 7 năm 1998 như hóa chất, rượu các loại,... thì ARIMEX phải xin giấy phép nhập khẩu của Bộ Thương mại. Ngoài ra, tùy vào chủng loại mặt hàng của các hợp đồng mà Công ty sẽ phải xin thêm giấy phép của các cơ quan quản lý Nhà nước khác như Bộ công nghiệp, Bộ khoa học công nghệ và môi trường,... Ví dụ: Các tủ điện trung thế 36 KVvà các cầu dao phụ tải mạch vòng 24KV cho Công ty điện lực Hà nội, hay hợp đồng cung cấp hoá chất sử dụng trong khai thác, khoan và xử lý nước thải công nghiệp cho Liên doanh Vietsopetro phải xin các giấy phép liên quan của Bộ khoa học công nghệ và môi trường,... Mở L/C Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (Documentary Credit) là một sự thỏa thuận trong đó ngân hàng mở tín dụng theo yêu cầu của người xin mở tín dụng sẽ trả tiền cho người thứ ba (người hưởng lợi thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người thứ ba này ký phát trong phạm vi số tiền đó, khi người thứ ba này xuất trình cho ngân hàng một bộ chững từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong một văn bản gọi là thư tín dụng (Letter of Credit), viết tắt là L/C. Như vậy L/C là một phương tiện rất quan trọng trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ. Không mở được L/C thì phương thức thanh toán không được xác lập và người bán không thể giao hàng cho người mua. L/C còn là một văn bản pháp lý trong đó ngân hàng đứng ra đảm bảo trả tiền cho người bán trong một thời hạn nhất định quy định trong L/C. Nội dung của một L/C gồm có: Số hiệu của thư tín dụng Địa điểm và ngày mở thư tín dụng Loại thư tín dụng Tên và địa chỉ của người yêu cầu mở thư tín dụng Tên và địa chỉ của ngân hàng mở thư tín dụng Số tiền của thư tín dụng (bằng số và chữ) Thời hạn hiệu lực của thư tín dụng Thời hạn trả tiền Ngân hàng trả tiền Thời hạn giao hàng, nôi gửi hang, nơi hàng đến Tên hàng, quy cách, phẩm chất, giá cả đơn vị,... Cách giao hàng, cách vận tải Những chứng từ mà người bán phải xuất trình cho ngân hàng trả tiền Các điều kiện khác Ngân hàng mở thư tín dụng cam kết và ký tên Sau khi ký hợp đồng nhập khẩu, trong vòng 30 ngày ARIMEX sẽ mở một thư tín dụng tại Ngân hàng ngoại thương Việt Nam (Vietcombank). Khi muốn mở L/C, Công ty phải làm đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng đồng thời gửi kèm một số chứng từ có liên quan như: giấy phép nhập khẩu, hợp đồng nhập khẩu (bản sao),...Tùy theo từng hợp đồng mà đơn vị tính giá trong L/C là USD, EURO,... ARIMEX phải ký quỹ số tiền tương đương khoảng 30% giá trị hợp đồng và nộp một khoản lệ phí để mở L/C là 0,1% giá trị hợp đồng. Sau khi nhận đơn xin mở L/C, Vietcombank xem xét mở L/C theo yêu cầu của ARIMEX và thông qua ngân hàng thông báo ở nước người cung cấp thông báo cho bên cung cấp biết về L/C đó, rồi gửi bản chính của L/C cho họ. Sau khi nhận được bản gốc L/C bên cung cấp sẽ tiến hành kiểm tra, nếu phù hợp sẽ tiếp tục thực hiện hợp đồng, tiến hành giao hàng hóa theo hợp đồng, nếu không phù hợp sẽ đề nghị sửa lại. Mọi nội dung sửa đổi phải được ngân hàng mở L/C tức Vietcombank xác nhận mới có hiệu lực. Văn bản sửa đổi sẽ trở thành bộ phận cấu thành không thể tách rời của L/C cũ và hủy bỏ nội dung cũ. Vận tải và bảo hiểm ARIMEX chủ yếu nhập khẩu máy móc thiết bị từ Châu Âu, Châu Mỹ, Hồng Kông, Singapore,... Do đặc điểm địa lý cũng như đặc trưng của đa số thiết bị máy móc là khối lượng lớn hoặc có hàm lượng kỹ thuật rất cao nên việc vận chuyển chủ yếu bằng đường biển và đường hàng không. Tùy theo từng vị trí địa lý của khách hàng mà cảng đến là Hải Phòng hoặc Tp.Hồ Chí Minh với đường biển và Nội Bài hoặc Tân Sơn Nhất với đường hàng không. Đối với những hàng hóa loại nhỏ, yêu cầu thời gian vận chuyển ngắn thì việc vận chuyển bằng đường hàng không sẽ tận dụng được lợi thế của nghành. Hiện nay ARIMEX vẫn nhập khẩu theo giá CIF là chủ yếu, điều đó có nghĩa là ARIMEX không phải thuê tầu cũng như không phải mua bảo hiểm cho hàng hóa mà việc này do bên đối tác cung cấp tiến hành. Điều này có thể làm tăng chi phí nhập khẩu song cũng sẽ làm cho các thủ tục nhập khẩu của ARIMEX trở nên đơn giản hơn. Còn với những hợp đồng nhập khẩu mà Công ty phải tự tổ chức thực hiện các nghiệp vụ vận tải và bảo hiểm thì sau khi nhận được vận đơn từ nhà cung cấp, ARIMEX sẽ tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa. Vận đơn (Bill of Lading – B/L) là một chứng từ vận tải đường biển do người chuyên chở cung cấp cho người xếp hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hay sau khi đã nhận hàng đẻ xếp. Vận đơn có 3 chức năng cơ bản: Là bằng chứng của hợp đồng vận tải đã được ký giữa người chuyên chở và người gửi hàng. Là biên lai nhận hàng của người chuyên chở cấp cho người xếp hàng. Là chứng từ sở hữu hàng hóa ghi trong B/L B/L sẽ được dùng để giao hàng ở cảng đi, nhận hàng ở cảng đến, thanh toán tiền hàng ở ngân hàng, chuyển nhượng hàng hóa, khiếu nại người chuyên chở, bảo hiểm hàng hóa,... Khi nhận được B/L do nhà cung cấp chuyển đến, ARIMEX sẽ tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa. Thông thường công ty bảo hiểm Bảo Việt được ARIMEX tín nhiệm để làm các hợp đồng bảo hiểm. Thủ tục hải quan Mọi mặt hàng nhập khẩu của ARIMEX đều phải làm thủ tục hải quan. Hồ sơ thủ tục hải quan gồm có : Tờ khai hải quan: 2 bản chính Hợp đồng mua bán ngoại thương đã dịch: 1 bản sao Hoá đơn thương mại: 01 bản chính, 01 bản sao Vận đơn : 1 bản sao * Chứng từ nộp thêm: Bản kê chi tiết hàng hóa (đối với hàng đóng gói không đồng nhất): 1 bản chính, 1 bản sao Tờ khai trị giá hàng nhập (đối với đối tượng thuộc diện khai tờ khai trị giá): 2 bản chính Giấy phép nhập khẩu (đối với hàng hóa thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu hoặc nhập khẩu có điều kiện): 1 bản chính Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu yêu cầu được hưởng thuế suất ưu đã đặc biệt: 01 bản gốc và 1 bản sao thứ ba Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hoặc Thông báo miễn kiểm tra chất lượng (nếu hàng thuộc danh mục phải kiểm tra nhà nước về chất lượng): 01 bản chính Hợp đồng ủy thác nhập khẩu (nếu nhận ủy thác nhập khẩu): 01 bản chính Hạn ngạch nhập khẩu (đối với hàng hóa được áp dụng thuế suất trong hạn ngạch thuế quan): 01 bản chính. Chứng thư giám định (nếu hàng được thông quan trên cơ sở kết quả giám định): 01 bản chính. Tuỳ theo tính chất của loại hình nhập khẩu, hoặc để làm rõ những vấn đề có liên quan đến hàng hoá nhập khẩu, theo yêu cầu của cơ quan Hải quan, người khai phải nộp thêm một số loại hồ sơ, tài liệu có liên quan. Cùng với việc phải xuất trình các giấy tờ trên, nhân viên làm thủ tục hải quan của ARIMEX đồng thời phải căn cứ vào tờ khai và giấy phép nhập khẩu để kiểm tra lại hàng hóa. Việc kiểm tra có thể do phía công ty tự yêu cầu kiểm tra, hoặc do cơ quan hải quan yêu cầu do tính chất đặc thù của chủng loại hàng hóa bắt buộc phải kiểm tra. Trong vòng khoảng 30 ngày kể từ ngày làm thủ tục hải quan, ARIMEX sẽ phải thực hiện các nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước. Nhận hàng Trước khi tàu đên địa điểm giao nhận hàng, hãng vận tải sẽ thông báo cho ARIMEX biết và đến nhận lệnh giao hàng (D/O). Sau khi làm thu tục hải quan xong, Công ty mang bộ chứng từ nhận hàng cùng với D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để đăng ký nhận hàng. Khi nhận được D/O của hãng vận tải do ARIMEX xuất trình, cảng sẽ lưu D/O này và cấp cho Công ty phiếu xuất kho. Sau đó Công ty đưa container về kho bãi đã thuê hoặc chuyển hàng đến địa điểm khách hàng yêu cầu. Khi nhận hàng, ARIMEX tiến hành kiểm tra hàng nếu thấy có sai khác so với hợp đồng như về số lượng, phẩm cấp hàng,... thì sẽ cùng với hải quan và cơ quan giám định lập biên bản và gửi ngay cho người bán. Cơ quan giám định ARIMEX thường thuê là Vinacontrol. Với kết quả giám định của Vinacontrol, ARIMEX sẽ biết được hàng có đúng quy cách không. Biên bản giám định sẽ là bằng chứng để ARIMEX đòi bồi thường từ nhà cung cấp hoặc hãng bảo hiểm. 2.2.2.3. Các thủ tục giao hàng và thanh toán Giao hàng và lắp đặt thiết bị cho khách hàng Sau khi nhận hàng, ARIMEX tiến hành vận chuyển hàng hóa tới địa điểm giao hàng mà khách hàng quy định. Tùy từng đơn hàng và địa điểm giao nhận mà ARIMEX có thể tiếp tục thuê vận chuyển và bảo hiểm. Với một số hợp đồng, sau khi giao hàng cho khách hàng, Công ty sẽ tiến hành các thủ tục để thanh lý hợp đồng ngay. Tuy nhiên do đặc thù hàng hóa nhập khẩu của ARIMEX chủ yếu là thiết bị máy móc nên thông thường sau khi giao hàng tại địa điểm quy định, ARIMEX đồng thời chịu trách nhiệm khâu lắp đặt, đào tạo, hướng dẫn sử dụng, bảo hành và bảo dưỡng thiết bị,... Điển hình trong số đó là việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị phục vụ cho chương trình FIR - Hồ Chí Minh với giá trị trên 30 triệu USD, thiết bị được nhập khẩu, vận chuyển và lắp đặt tại Tân Sơn Nhất, Vũng Chua (Quy Nhơn), bán đảo Sơn Trà (Đà Nẵng) với khối lượng thiết bị lớn 35 – 40 container 40ft với những phức tạp riêng về chia cách vận chuyển. Tuy nhiên hợp đồng đã được công ty thực hiện rất tốt và dự án đã được nghiệm thu và đánh giá cao. Đối với những hợp đồng kèm theo các dịch vụ trên, trong những năm qua do còn có hạn chế về mặt kỹ thuật nên ARIMEX thường mua trọn gói cả phần cứng và phần mềm của hãng cung cấp. Đối với một vài dự án lớn có yêu cầu về xây dựng kết cấu thì ARIMEX có thuê lại nhà thầu phụ trong nước để thực hiện công việc này. Thanh toán Các thủ tục thanh toán giữa ARIMEX với nhà cung cấp cũng như giữa ARIMEX với khách hàng thực tế được bắt đầu ngay khi hợp đồng thương mại phát sinh. Nó bắt đầu khi ARIMEX tiến hành các nghiệp vụ như: xin mở L/C, ký quỹ,... và kết thúc khi các bên đã giao nhận đủ tiền hàng. Thông thường ARIMEX sử dụng hai phương thức thanh toán là điện chuyển tiền (T/T) và thư tín dụng (L/C). Trong đó phương thức L/C được Công ty chủ yếu sử dụng với đa số hợp đồng (khoảng 80%), còn lại phương thức T/T chiếm khoảng 20% số hợp đồng. Việc sử dụng phương thức nào để thanh toán được các bên thỏa thuận trong hợp đồng. Phương thức T/T có ưu điểm là thanh toán nhanh, đơn giản, thủ tục, gọn nhẹ, nhưng có nhược điểm là không an toàn hai bên. Phương thức này Công ty chỉ áp dụng với một số hãng cung cấp thường xuyên, lâu năm, tin tưởng lẫn nhau và có mối quan hệ tốt hoặc những đơn hàng có giá trị nhỏ. Trong phương thức thanh toán này, hai bên sẽ thỏa thuận về thời gian phải chuyển tiền đến tài khoản của người bán, đồng thời với phương thức này thì người mua sẽ phải ký quỹ trước khoảng 60% giá trị hợp đồng. Ví dụ: Trong hợp đồng với công ty SINOPEC LIMITED (Hồng Kông) mua thiết bị bay Jet A1 với điều khoản thanh toán bằng T/T, ARIMEX sẽ phải thanh toán bằng USD cho SINOPEC sau 5 ngày kể từ ngày nhận được chứng từ B/L sạch, với số tiền là 240.000 USD (bằng 80% trị giá hợp đồng). 60.000 USD còn lại sẽ thanh toán sau khi hàng về và đưa vào sử dụng 10 ngày kể từ khi nhận. Với phương thức thanh toán bằng L/C, được Công ty sử dụng phổ biến hơn. Ưu điểm của phương thức này là độ an toàn cao. Do đó với những bạn hàng lần đầu làm ăn, không thường xuyên hoặc trị giá đơn hàng lớn thì ARIMEX sẽ dùng L/C để thanh toán. Trình tự các bước thanh toán bằng L/C như sau: Sau khi hoàn thành việc giao hàng, người bán (tức nhà cung cấp) lập bộ chứng từ thanh toán đưa đến ngân hàng thông báo trong thời gian hiệu lực của L/C. Ngân hàng thông báo chuyển bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng mở L/C để ngân hàng này trả tiền cho người bán. Ngân hàng mở L/C sẽ chuyển bộ chứng từ hàng hóa cho người mua để đi nhận hàng, đông thời thu hồi lại ở người mua sô tiền đã trả cho người bán. Nhìn chung, việc thực hiện thanh toán hợp đồng trong những năm qua được Công ty thực hiện tốt. Chỉ có phương thức thanh toán còn có hạn chế nhỏ là việc Công ty mới chỉ dừng lại ở việc đa phần sử dụng giá CIF. Điều này dẫn tới chi phí hợp đồng cao, làm giảm hiệu quả kinh doanh. Nó cũng cho thấy hạn chế trong việc Công ty không có các văn phòng đại diện để thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thuê bảo hiểm, vận tải ở ngoài lãnh thổ Việt Nam. Các thủ tục sau giao nhận Đối với hợp đồng nhập khẩu đơn thuần, sau khi nhận hàng tại cảng ARIMEX chuyển hàng tới giao cho khách hàng và tham gia nghiệm thu và ký biên bản nghiệm thu. Đối với những đơn hàng có kèm theo các dịch vụ sau lắp đặt như trình bày ở trên thì ngoài việc nghiệm thu, ARIMEX sẽ tham gia các công tác hướng dẫn sử dụng, đào tạo,... và thực hiện các nghĩa vụ bảo hành, bảo dưỡng theo hợp đồng. Cuối cùng sau khi đã hoàn thành hết các nghĩa vụ của hợp đồng, các bên tiến hành thanh lý hợp đồng. Biên bản thanh lý hợp đồng được làm bằng văn bản và có chữ ký của các bên. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG Những ưu điểm Một ưu điểm dễ nhận thấy trong hoạt động nhập khẩu của Công ty CP Xuất nhập khẩu Hàng không chính là việc Công ty đã tạo được uy tín lớn với khách hàng trong nước, các bạn hàng, đối tác nước ngoài và với các ngân hàng, hãng bảo hiểm,... Điều đó cùng với kinh nghiệm gần 20 năm kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đã tạo cho ARIMEX những thuận lợi không nhỏ khi tìm kiếm cũng như thực hiện các hợp đồng nhập khẩu của m