Đề tài Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các sản phẩm thép từ thị trường Trung Quốc tại Tổng công ty lắp máy Việt Nam LILAMA

(Open Policy) và hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage Policy). + Lựa chọn công ty bảo hiểm: Thường các doanh nghiệp xuất nhập khẩu lựa chọn các công ty bảo hiểm có uy tín và có quan hệ thường xuyên, tỷ lệ phí bảo hiểm thấp và thuận lợi trong quá trình giao dịch. + Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm. - Bước 5: Làm thủ tục hải quan: Theo nguyên tắc chung về thủ tục hải quan của các nước trên thế giới cũng như Việt Nam, người có hàng hóa xuất nhập cảnh tuân thủ các bước sau: + Khai báo với hải quan cửa khẩu về tình hình hàng hóa xuất nhập khẩu và nộp các giấy tờ do hải quan yêu cầu. + Xuất trình hàng hóa xuất nhập khẩu đến địa điểm quy định để hải quan kiểm tra. + Chấp hành quyết định giải quyết của hải quan cho hàng hóa được hay không được xuất nhập khẩu. Bộ hồ sơ hải quan mà các doanh nghiệp nhập khẩu khi làm thủ tục hải quan phải thực hiện khi làm thủ tục nhập khẩu bao gồm: + Tờ khai hải quan + Hợp đồng thương mại + Bản kê chi tiết + Hóa đơn thương mại + Vận đơn (bản sao) + Các giấy tờ khác (đối với hàng hóa có điều kiện hoặc có quy định riêng) Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hóa, hải quan sẽ có một trong các quyết định như sau: Cho phép hàng hóa qua biên giới, cho hàng qua biên giới nhưng với điều kiện phải sửa chữa, khắc phục lại, phải nộp thuế xuất nhập khẩu, không được phép xuất nhập khẩu và trách nhiệm của chủ hàng là nghiêm chỉnh thực hiện các quyết định trên. - Bước 6: Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa: * Để nhận hàng, bên nhập khẩu phải chuẩn bị các công việc sau: chuẩn bị các chứng từ, lập phương án nhận hàng, chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân bốc xếp…, thông báo bằng lệnh giao hàng để các chủ hàng nội địa làm thủ tục giao nhận tay ba (nếu có). Tiếp theo làm thủ tục nhận hàng nhập khẩu theo các bước sau đây: Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu, nộp thuế nhập khẩu (nếu cần). Nếu nhận hàng theo đường biển thì thực hiện các bước sau: + Chuẩn bị các chứng từ cần thiết. + Ký hợp đồng ủy thác cho cơ quan ga, cảng về việc giao nhận hàng. + Xác nhận với cảng về kế hoạch tiếp nhận hàng, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ hàng hóa và bảo quản hàng hóa. + Cung cấp các tài liệu cần thiết như vận đơn, lệnh giao hàng. + Tiến hành nhận hàng: Nhận về số lượng, xem xét sự phù hợp với tên hàng, chủng loại thông số kỹ thuật, chất lượng bao bì, ký mã hiệu của hàng hóa so với yêu cầu đã thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu nhận hàng chuyên chở bằng đường hàng không: Người nhập khẩu nhận hàng tại cảng hàng không, tổ chức vận chuyển hàng của mình về kho của mình. Nếu nhận hàng chuyên chở bằng đường sắt: Nếu hàng đầy toa xe, người nhập khẩu kiểm tra niêm phong kẹp chì làm thủ tục hải quan, dỡ hàng, kiểm tra hàng hóa tổ chức vận chuyển hàng hóa về kho riêng, nếu hàng hóa không đủ toa xe, người nhập khẩu nhận hàng tại trại giao hàng và tổ chức vận chuyển hàng hóa về kho riêng. Nhận hàng chuyên chở bằng đường bộ: Nếu nhận hàng tại cơ sở người nhập khẩu (thường là đầy một kiện hàng), người nhập khẩu phải chịu trách nhiệm dỡ hàng xuống và nhận hàng tại cơ sở người vận tải, người nhập khẩu phải kiểm tra hàng và tổ chức vận chuyển hàng về kho riêng. * Kiểm tra hàng hóa: Người nhập khẩu phải đôn đốc người giao hàng đúng kỳ hạn, khi hàng về phải tổ chức kiểm tra hàng hóa, việc kiểm tra hàng hóa bao gồm các bước sau: + Tạo điều kiện cho hải quan kiểm tra hàng hóa. + Mời đại diện bên giám định kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu, để làm cơ sở khiếu nại với bên bán nếu xảy ra tranh chấp giữa hai bên. Tại Việt Nam thì có thể mời Vinacontrol kiểm tra. + Nếu hàng hóa nhập khẩu là động vật thì phải qua kiểm dịch của cơ quan chức năng. + Ký kết hợp đồng với ga, cảng để kiểm tra niêm phong trước khi bốc hàng ra khỏi phương tiện vận tải. - Bước 7: Thanh toán: Hiện nay, có nhiều phương thức thanh toán khác nhau như tín dụng chứng từ, thanh toán bằng phương thức nhờ thu, phương thức chuyển tiền… Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán bằng L/C: Sau khi phát hành một L/C, người nhập khẩu kiểm tra L/C nếu thấy phù hợp thì fax, điện cho bên xuất khẩu là L/C đã mở. Sau khi L/C được người xuất khẩu chấp nhận và tiến hành giao hàng đồng thời gửi bộ chứng từ cho ngân hàng, ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ, hợp lệ thì người nhập khẩu trả tiền cho ngân hàng và mang bộ chứng từ đi nhận hàng. Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán bằng phương thức thanh toán nhờ thu: Sau khi nhận dược bộ chứng từ ở ngân hàng, người nhập khẩu kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định. Nếu trong thời gian này, người nhập khẩu không đưa ra một lý do nào để từ chối trả tiền cho người bán thì coi như yêu cầu đòi tiền hợp lệ. Người nhập khẩu viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu chuyển tiền để trả cho người xuất khẩu. Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán bằng phương thức chuyển tiền: Khi nhận được bộ chứng từ do người xuất khẩu chuyển đến, tiến hành kiểm tra, nếu thấy phù hợp thì viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền (bằng điện T/T, hoặc bằng thư M/T) để trả tiền cho người xuất khẩu… - Bước 8: Khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Trong thực hiện hợp đồng có các trường hợp khiếu nại như sau: + Người mua khiếu nại người bán hoặc người bán khiếu nại người mua: Người mua thường khiếu nại người bán các trường hợp như giao hàng không đúng số lượng, trọng lượng, quy cách hay hàng giao không đúng phẩm chất, giao hàng chậm…, ngược lại người bán lại khiếu nại người mua vi phạm các điều khoản quy định trong hợp đồng như thanh toán chậm, không thanh toán hoặc không chỉ định phương tiện vận tải đến nhận hàng, đơn phương hủy hợp đồng… + Trường hợp khiếu nại khác có thể do người mua hoặc người bán khiếu nại người chuyên chở và bảo hiểm: Khiếu nại xảy ra khi người chuyên chở đưa tàu đến cảng bốc dỡ hàng không đúng quy định của hợp đồng chuyên chở. Sau khi khiếu nại nhưng lại không được giải quyết thỏa đáng thì hai bên có thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài (nếu có thỏa thuận) hoặc tại tòa án. Chương II: Phương pháp nghiên cứu và kết quả phân tích thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các sản phẩm thép từ thị trường Trung Quốc tại Tổng công ty lắp máy Việt Nam Lilama giai đoạn 2006-2008 2.1. Phương pháp nghiên cứu các vấn đề: 2.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu: Sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu, thông tin từ sự quan sát thực tế phỏng vấn và điều tra: - Phương pháp thu thập tài liệu sơ cấp: + Quan sát quá trình thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa. + Quan sát quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. + Phỏng vấn nhân viên trong Công ty, nhân viên phòng xuất nhập khẩu. + Thu thập qua phiếu điều tra đối với nhân viên phòng xuất nhập khẩu. - Phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp: + Tài liệu báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. + Các tài liệu liên quan trên mạng, báo cáo khoa học… + Báo cáo kết quả điều tra, phỏng vấn, trắc nghiệm. + Các tài liệu liên quan tới quá trình hoạt động xuất nhập khẩu của đơn vị. Thông qua quá trình thu thập. tổng hợp, phân tích, nghiên cứu các thông tin từ đó ta có được những kết quả thành tựu mà doanh nghiệp đạt được cũng như các vấn đề mà doanh nghiệp còn tồn tại, vướng mắc, khó khăn, hạn chế khi thực hiện quy trình nhập khẩu. Trên cơ sở đó, ta đưa ra những đề xuất, giải pháp vi mô, vĩ mô nhằm khắc phục những khó khăn đó. 2.1.2. Phương pháp phân tích dữ liệu: Áp dụng phương pháp phân tích tổng hợp các dữ liệu: - Với các thông tin dữ liệu định lượng, mối quan hệ giữa phân tích dữ liệu và diễn giải dữ liệu bằng việc lập bảng số. - Với các thông tin dữ liệu định tính, xử lý logics dựa trên những luận cứ khoa học, luận cứ lý thuyết được xem là cơ sở lý thuyết và số liệu, thông tin thu thập quan sát. - Phân tích dữ liệu dựa trên việc tham khảo ý kiến của giáo viên hướng dẫn, ý kiến đóng góp của phòng xuất nhập khẩu… nhằm giải thích làm sáng rõ vấn đề nảy sinh từ kết quả tổng hợp các số liệu nghiên cứu, viết báo cáo đề xuất ý kiến. 2.2. Đánh giá những yếu tố ảnh hưởng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các sản phẩm thép từ thị trường Trung Quốc tại Tổng công ty lắp máy Việt Nam Lilama giai đoạn 2006-2008: 2.2.1.Giới thiệu khái quát về Tổng công ty lắp máy Việt Nam Lilama: 2.2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển: - Tên công ty: Tổng công ty lắp máy Việt Nam (tên gọi tắt: LILAMA ) - Tên giao dịch quốc tế: LILAMA Corporation - Địa chỉ: 124 Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng , Hà Nội - Tel: 84.04.8633067, 8632059 - Fax: 84.048638104 - Email: lilamahq@hn.vnn.vn Tổng công ty lắp máy Việt Nam (tên gọi tắt: LILAMA ) - là doanh nghiệp Nhà nước, thành lập năm 1960 cho nhiệm vụ tham gia khôi phục nền công nghiệp của đất nước sau chiến tranh. LILAMA đã lắp đặt thành công và đưa vào sử dụng hàng nghìn công trình lớn nhỏ trên mọi lĩnh vực của nền kinh tế như: thủy điện Hòa Bình, Trị An, xi măng Bỉm Sơn, Kiên Lương, các trạm biến áp truyền tải 500kv Bắc- Nam… Cuối năm 1995, chuyển sang hoạt động theo mô hình Tổng công ty, LILAMA đã có một bước đột phá ngoạn mục sang lĩnh vực chế tạo và thiết bị kết cấu thép cho các công trình công nghiệp và đã thực hiện thành công các hợp đồng chế tạo thiết bị cho các nhà máy: xi măng Chinfong, Nghi Sơn, Hoàng Mai… trị giá hàng trăm triệu USD. Bằng sự lớn mạnh về mọi mặt và những đóng góp xứng đáng 45 năm qua, năm 2000 Nhà nước đã tin tưởng giao cho LILAMA làm Tổng thầu EPC thực hiện các dự án: nhiệt điện Uông Bí 300MW, nhiệt điện Cà Mau( chu trình hỗn hợp ) 720MW, và thắng thầu gói 2 & 3 nhà máy lọc dầu Dung Quất. Sự kiện này đã đưa LILAMA lên tầm cao mới, trở thành nhà thầu EPC đầu tiên của đất nước giành lại ngôi vị làm chủ từ các nhà thầu nước ngoài. LILAMA đã vươn tới làm chủ đầu tư và đang thực hiện nhiều dự án lớn trong các lĩnh vực: nhiệt điện, thủy điện, xi măng, đóng tài, cơ khí. Năm 2007, LILAMA trở thành TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP NẶNG, một đơn vị mũi nhọn trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. 2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức: (phần phụ lục) 2.2.1.3. Những thành tựu: 45 năm hoạt động, xây dựng và trưởng thành, Tổng công ty lắp máy Việt Nam lập được nhiều thành tích to lớn trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, được Đảng và Nhà nước trao tặng nhiều phần thưởng cao quý. Các nhà máy cơ khí của tổng công ty và công ty thành viên đã nhập khẩu sản phẩm thép về để chế tạo ra hàng chục nghìn tấn thiết bị và kết cấu thép với chất lượng hoàn hảo cho các nhà máy xi măng: Hòn Chông, Cát Lái, Nghi Sơn… Bằng những máy móc chuyên dùng hiện đại, LILAMA đã chế tạo thành công nhiều thiết bị có hình thể đặc biệt, đa dạng về chủng loại như các chỏm cầu có đường kính 6m, băng tôn dày 35-60mm, các ống chịu lực cao bằng thép dày tới 90mm. Chất lượng thiết bị và kết cấu thép do LILAMA chế tạo đáp ứng được mọi yêu cầu khắt khe nhất về kỹ thuật và luôn làm vừa lòng khách hàng. 2.2.1.4. Thị trường và sản phẩm xuất nhập khẩu chủ yếu: STT Các chỉ tiêu chủ yếu Tên nước I. Xuất khẩu 1. Xuất khẩu lao động Đài Loan 2. Xuất khẩu kết cấu lò hơi cho dự án Nhiệt điện TKZ Ấn Độ II. Nhập khẩu 1. Thép và vật liệu khác cho Uông Bí Nga, Đài Loan, Trung Quốc 2. Thép chế tạo xi măng Thăng Long Nga, Đài Loan, Trung Quốc 3. Thép và vật tư chế tạo cho dự án TKZ Nga, Đài Loan, Trung Quốc 4. Thép và vật tư chế tạo cho dự án Dung Quất Trung Quốc, Đài Loan, Singapore, Anh 2.2.2. Những yếu tố thuộc môi trường trong doanh nghiệp ảnh hưởng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các sản phẩm thép từ thị trường Trung Quốc tại Tổng công ty lắp máy Việt Nam Lilama giai đoạn 2006-2008: - Yếu tố con người: Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên của Tổng công ty là 19263 người, trong đó văn phòng Tổng công ty là 808 người, số nhân lực có trình độ đại học trở lên là 552 người, tốt nghiệp khối kinh tế và quản trị kinh doanh là 95 người, trong đó từ Đại học Thương mại là 7 người. Liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, Tổng công ty có một công ty thành viên là Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp, gồm hơn 20 người làm việc về hoạt động logistics, thanh toán, soạn thảo và thực hiện hợp đồng nhập khẩu các loại hàng hóa. Từ năm 2006-2008, nhờ có khả năng lãnh đạo, sự nhạy bén, nhìn xa trông rộng cùng với đội ngũ cán bộ làm việc nhiệt tình, năng động và hăng say mà việc thực hiện quy trình nhập khẩu đã có những thành công đáng kể. - Nguồn vốn: Tổng công ty lắp máy Việt Nam là tổ chức doanh nghiệp Nhà nước, nên nguồn lực tài chính của LILAMA là khá lớn, khoảng 8 nghìn tỷ VND với 100% vốn Nhà nước. Nhờ nguồn lực tài chính vững mạnh mà công ty đã liên kết, đầu tư với các công ty và ngân hàng, được sự tin cậy, uy tín của các ngân hàng, do đó việc thực hiện thanh toán hợp đồng xuât nhập khẩu của công ty diễn ra nhanh chóng, đảm bảo sự tin cậy, đầy đủ, chính xác, kịp thời với các đối tác. Từ năm 2006, Tổng công ty lắp máy Việt Nam đã có các khoản đầu tư tài chính dài hạn như: đầu tư vào các công ty con (Công ty TNHH một thành viên chế tạo thiết bị và đóng tàu Hải Phòng, Công ty cổ phần LILAMA 10…), đầu tư vào Công ty liên doanh (Công ty Cơ khí và Xây dựng POS- LILAMA, Công ty TNHH Tư vấn thiết kế CIMAS), đầu tư vào công ty liên kết (Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng LILAMA, Công ty cổ phần bất động sản LILAMA…), đầu tư tài chính dài hạn khác như ngân hàng TMCP Nhà Hà Nội (HABUBANK), Trái phiếu Tài chính Dầu khí (PVFC). - Văn hóa doanh nghiệp: xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp có tác dụng quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh của doanh nghiệp theo yêu cầu phát triển kinh tế đất nước và hội nhập kinh tế quốc tế. Văn hóa doanh nghiệp của Tổng công ty trong 3 năm gần đây đã có những thay đổi tích cực, môi trường làm việc nhiệt tình, các cán bộ xuất nhập khẩu có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng công ty. 2.2.3. Những yếu tố thuộc môi trường ngoài doanh nghiệp: - Yếu tố vi mô tác động đối với hoạt động nhập khẩu: + Môi trường ngành: Cạnh tranh mới trong ngành thép, ngành công nghiệp thép đang phải đối mặt với giá nguyên liệu, năng lượng và chi phí vận chuyển tăng cao chưa từng có trong vài năm gần đây. Do đó, chi phí luyện thép tăng trên toàn thế giới trong những năm gần đây đã ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Tổng công ty. Công ty phải lựa chọn xem các đối tác để nhập khẩu vói chất lượng sản phẩm phải đảm bảo nhưng giá thành nhập khẩu thép phải phù hợp. + Môi trường trong doanh nghiệp: Hiện nay, LILAMA đã trở thành một trong những thương hiệu hàng đầu trên thị trường xây dựng trong và ngoài nước, khẳng định vai trò tổng thầu EPC. Để có được thành quả này, không ít thế hệ những người lắp máy đã phải trải qua bao khó khăn, thử thách, trải qua hàng nghìn công trình lớn nhỏ để tạo dựng thương hiệu LILAMA gắn với uy tín và chất lượng. Nhờ uy tín và chất lượng mà hoạt động nhập khẩu của Tổng công ty trong 3 năm gần đây của công ty với các đối tác được thực hiện một cách nhanh chóng và thuận lợi. - Yếu tố vĩ mô tác động đối với hoạt động nhập khẩu: + Yếu tố chính trị - luật pháp: Tình hình chính trị bất ổn định có ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu nói chung và nhập khẩu sản phẩm thép nói riêng, trở ngại cho hàng hóa khi hàng đang trên đường từ nước xuất khẩu tới nước nhập khẩu. Từ năm 2006-2008, tình hình chính trị nước ta ổn định nên quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Tổng công ty cũng gặp nhiều thuận lợi. Yếu tố luật pháp: hoạt động nhập khẩu nói chung và nhập khẩu sản phẩm thép nói riêng được tiến hành giữa các chủ thể ở các quốc gia khác nhau. Bởi vậy nó chịu sự tác động của chính sách thương mại của các quốc gia đó. Tổng công ty đã tuân thủ và thực hiện tốt luật pháp của cả hai bên xuất khẩu và nhập khẩu. + Tỷ giá hối đoái: Các doanh nghiệp tham gia hoạt động thương mại quốc tế, sự thay đổi của tỷ giá hối đoái tác động trực tiếp tới hoạt động nhập khẩu và có thể gây sự biến động lớn trong tỷ trọng xuất nhập khẩu. Trong hai năm 2006-2007, tỷ giá VND/USD có xu hướng tăng đều đặn, tỷ giá bình quân liên ngân hàng tăng từ 15.900 VND/USD lên xấp xỉ 16.200 VND/USD.Việc tăng chi phí đồng nội tệ để mua hàng hóa từ nước ngoài làm cho hiệu quả kinh doanh của hoạt động nhập khẩu của Tổng công ty giảm xuống. Bốn tháng đầu năm 2008, tỷ giá sụt giảm thì lại kích thích hoạt động nhập khẩu của Tổng công ty, nhưng từ những tháng còn lại tỷ giá hối đoái lại đảo chiều, tăng lên làm cho hoạt động nhập khẩu lại giảm. + Ảnh hưởng của hệ thống tài chính - ngân hàng: Hiện nay, hệ thống tài chính ngân hàng- với các dịch vụ của mình đang trở thành một phần không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp. Dựa trên các mối quan hệ, uy tín, và nghiệp vụ, LILAMA đã được các ngân hàng cho vay tiền với khối lượng lớn nhằm thanh toán một cách nhanh chóng, chính xác và tiện lợi, tạo điều kiện kịp thời cho doanh nghiệp nắm bắt và tận dụng thời cơ, cơ hội trong kinh doanh. Sự thay đổi lãi suất của các ngân hàng trong giai đoạn từ năm 2006-2008 cũng ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. + Ảnh hưởng của hệ thống thông tin liên lạc: Thực hiện hoạt động nhập khẩu luôn gắn liền với vận chuyển và thông tin liên lạc, việc nghiên cứu và áp dụng các công nghệ tiên tiến vào lĩnh vực thông tin liên lạc là một yếu tố quan trọng để thúc đẩy hoạt động nhập khẩu. Từ năm 2006 đến nay, Tổng công ty đã cung cấp, lắp đặt đầy đủ các trang thiết bị hiện đại như các máy vi tính được lắp mạng internet, máy fax, telex nhằm giúp cho công ty và đối tác nước ngoài có thể liên lạc được với nhau để đàm phán, thỏa thuận và tiến hàng hoạt động nhập khẩu một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả hơn. 2.3. Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các sản phẩm thép từ thị trường Trung Quốc tại Tổng công ty lắp máy Việt Nam: 2.3.1. Mô tả và phân tích quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp: 2.3.1.1. Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có): Theo Quyết định số 24/2008/QĐ - Bộ Công Thương, các sản phẩm sắt hoặc thép cần xin giấy phép nhập khẩu tự động. Để chuẩn bị thực hiện hợp đồng, công ty phải làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu, tùy từng sản phẩm thép mà công ty phải xin giấy phép như phôi thép, thép thường… thì không cần phải thực hiện thủ tục xin giấy phép nhập khẩu. Các văn bản của công ty sẽ phải trình lên Bộ Công Thương bao gồm: Văn bản của LILAMA gửi bộ hồ sơ trình Bộ Công Thương cho phép nhập khẩu (nếu có), quyết định phê duyệt nội dung hợp đồng, một bộ hợp đồng gốc… Sau đó công ty tiến hành nhận các văn bản gốc cho phép thực hiện việc nhập khẩu, miễn thuế nhập khẩu, phụ thu và thuế GTGT (nếu có). Tiếp theo, công ty thực hiện việc kiểm tra nội dung bảo lãnh tiền đặt cọc, bảo lãnh thực hiện hợp đồng và nếu LILAMA thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ thì trước khi mở L/C tại ngân hàng, công ty cần kiểm tra nguồn vốn để mở L/C (ký quỹ), đặt cọc hoặc phí mở (nếu có). 2.3.1.2. Mở L/C: Công ty thường sử dụng bằng phương pháp thư tín dụng, điện chuyển khoản và nhờ thu kèm chứng từ. Nhưng chủ yếu sử dụng phương pháp thanh toán bằng L/C, theo phương pháp này ngân hàng không chỉ là người chi hộ, thu hộ cho công ty mà còn là người đại diện cho công ty thanh toán tiền hàng cho phía xuất khẩu. Tùy theo điều khoản của hợp đồng mà thanh toán theo loại tín dụng nào, nhưng chủ yếu là công ty áp dụng L/C trả tiền ngay. Trình tự mở L/C trả tiền ngay được thực hiện như sau: - Dựa vào nội dung hợp đồng nhập khẩu để mở L/C, công ty sẽ mang đến ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam- chi nhánh Hà Nội yêu cầu mở L/C, đồng thời phải xuất trình bộ hồ sơ cho nhân viên phụ trách nhập khẩu: PĐơn yêu cầu mở L/C trả ngay. PHợp đồng nhập khẩu bản sao. PGiấy phép nhập khẩu của Bộ thương mại nếu hàng được quản lý bằng giấy phép. - Ngoài ra công ty còn phải nộp các giấy tờ có liên quan đến thủ tục thanh toán và ký quỹ như: PGiấy yêu cầu chi trả ngoại tệ để trả thủ tục phí cho ngân hàng. PGiấy yêu cầu cho ngoại tệ ký quỹ để ký quỹ mở L/C. PNếu không có đủ ngoại tệ trong tài khoản tại ngân hàng thì phải có đơn yêu cầu mua ngoại tệ để ký quỹ và trả thủ tục phí hoặc hợp đồng vay ngoại tệ. - Ký quỹ mở L/C nhằm đảm bảo an toàn trong thanh toán cho ngân hàng mở L/C. Công ty thường ký quỹ từ 10% đến 30% giá trị lô hàng. Do công ty tạo được uy tín về thanh toán tiền hàng trong thời gian qua, mối quan hệ giữa công ty và ngân hàng luôn được giữ vững, số dư tài khoản ở ngân hàng luôn đảm bảo thanh toán. - Sau khi xác nhận tỷ lệ ký quỹ và kiểm tra nội bộ của đơn yêu cầu mở L/C, nếu không có gì sai sót thì nhân viên thanh toán sẽ mở L/C bằng điện. - Khi L/C đã được gửi đi cho ngân hàng thông báo, thanh toán viên sẽ gửi một bản sao L/C cho công ty. Nếu cần sửa đổi những điều khoản không chính xác trong L/C thì sẽ lập đơn yêu cầu chỉnh lại L/C. - Khi nhận được điện đòi tiền kèm với bộ chứng từ của ngân hàng thông báo gửi đến thì ngân hàng sẽ mở kiểm tra bộ chứng từ: PNếu ngân hàng kiểm tra chứng từ hợp lệ, ngân hàng sẽ kiểm tra mã test. Nếu đúng ngân hàng sẽ thông báo cho công ty nộp tiền. Khi nhận đủ tiền ngân hàng sẽ thanh toán cho bên nước ngoài. PNếu bộ chứng từ có sai sót thì ngân hàng sẽ thông báo ngay cho công ty và yêu cầu công ty giải quyết. Nếu công ty chấp nhận thanh toán toàn bộ chứng từ có sai sót đó thì ngân hàng sẽ thanh toán cho bên nước ngoài. Nếu công ty từ chối thanh toán toàn bộ hay một phần của L/C thì ngân hàng sẽ lưu bộ chứng từ lại và chờ bên ngân hàng nước ngoài giải quyết. 2.3.1.3. Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm: Do công ty có trụ sở tại Hà Nội nên có thể nhận hàng ở cảng và sân bay như sân bay Nội Bài, cảng Hải Phòng. LILAMA áp dụng tính giá theo nhiều cách khác nhau nhưng chủ yếu áp dụng theo giá CIF hoặc CFR nên việc thuê phương tiện vận tải thường qua trung gian là DHL làm ủy quyền phát hành vận đơn (đảm nhận vai trò thuê phương tiện vận tải). Công ty thường mua bảo hiểm hàng hóa tại bảo hiểm Bảo Việt. 2.3.1.4. Làm thủ tục hải quan: LILAMA tiến hành lập tờ khai hải quan cho lô hàng (theo mẫu qui định) có chữ ký và con dấu của giám đốc, cán bộ chuẩn bị tờ khai hải quan phải kiểm tra kỹ và chịu trách nhiệm về sự chính xác của mã số thuế, thuế xuất nhập khẩu, phụ thu, thuế GTGT. Sau đó, công ty nộp bộ chứng từ cho cơ quan hải quan để làm thủ tục hải quan. Bộ chứng từ gồm: Tờ khai hải quan; giấy báo nhận hàng, lệnh giao hàng, hóa đơn Thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng từ bảo hiểm, vận đơn gốc (B/L), giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty, L/C, hợp đồng, bảng tự khai chi tiết lô hàng, giấy chứng nhận chất lượng, phiếu đóng gói chi tiết và các văn bản cho miễn thuế nhập khẩu, phụ thu, thuế GTGT (nếu có). Khi nhận bộ hồ sơ này, Hải quan sẽ đóng dấu, ký xác nhận vào tờ khai. Nếu quá 5 ngày kể từ ngày nhận được thông báo về, LILAMA mới đến nhận hàng thì LILAMA sẽ phải nộp tiền lưu kho bãi và các chi phí khác cho cảng vụ ở bước này. Làm thủ tục kiểm tra hàng hóa, tính thuế: Hải quan sẽ cử cán bộ kiểm toán đem bộ chứng từ cùng với người của LILAMA khi đến nhận hàng tại kho, mở hàng kiểm tra đối chiếu với bộ chứng từ. Trong trường hợp hàng không phù hợp với bộ chứng từ, Hải quan sẽ không cho phép nhận hàng cho tới khi mọi thứ đều hợp lệ. Khi đó LILAMA phải lập tờ khai hải quan (nếu tờ khai không khớp) hoặc phải khiếu nại với người bán. Kiểm tra lại kết quả và phương pháp tính thuế theo tờ khai hải quan và theo qui định hiện hành của cơ quan chức năng. Nếu thấy có điểm không chính xác, có văn bản khiếu nại ngay và theo dõi liên tục quá trình khiếu nại cho đến khi kết thúc. Nộp thuế nhập khẩu hoặc phí phụ thu và thuế GTGT, tùy theo từng trường hợp trong thời hạn theo luật định. Thủ tục hải quan sẽ hoàn thành khi tờ khai được ký và đóng dấu xác định. Kể từ thời điểm này hàng được phép lưu hành trong nước. 2.3.1.5. Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa: Công ty thường nhận hàng tại sân bay Nội Bài, cảng Hải Phòng. Khi nhận hàng, công ty cần trình vận đơn (B/L), hóa đơn thương mại (Invoice), danh sách đóng gói (packing list) cho hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (thường là 3 bản D/O). Sau đó, LILAMA đóng phí lưu kho, xếp dỡ để lấy biên lai đã thanh toán. Dùng D/O và biên lai làm phiếu xuất kho và thực hiện kiểm hóa hải quan trước khi đem hàng về. Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu, các cơ quan giao thông phải kiểm tra niêm phong cặp trì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải. Nếu phát hiện có tổn thất thì mời công ty đến lập biên bản giám định dưới tàu. Trường hợp hàng thiếu thừa hoặc sai qui định, công ty sẽ fax cho bên bán và cả hai bên sẽ cùng thỏa thuận giải quyết 2.3.1.6. Thanh toán: Đối với các đối tác quen thuộc và lô hàng có giá trị nhỏ, LILAMA thường thanh toán bằng điện chuyển tiền (TT) và D/P, còn đối với các bạn hàng mới và những lô hàng có giá trị lớn thì công ty thanh toán bằng việc sử dụng L/C không hủy ngang. Công ty đã ký quỹ 10% đến 30% giá trị lô hàng và sau khi nhận đủ hàng, sẽ thanh toán nốt phần còn lại. Nếu hàng giao thiếu, hỏng hóc hay không đúng quy định như trong hợp đồng, LILAMA sẽ thỏa thuận với người bán để thay thế, bổ sung, sửa chữa…hay trừ đi một số tiền tương ứng. Chương III: Các kết luận và các đề xuất hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các sản phẩm thép từ thị trườn