Đề tài Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản sang thị trường Nhật Bản tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản Hà Nội

t, các sản phẩm chế biến từ mực, nghêu thịt…Đây cũng là 1 tiền đề tốt cho việc phát triển và đẩy mạnh hơn nữa việc khai thác thị trường tiềm năng này .Nhưng như đã nói ở trên thị trường này cũng là thị trường đòi hỏi cao về chất lượng và các quy định vệ sinh an toàn thực phẩm cao, vì vậy để tránh rủi ro trong quá trình tổ chức thực hiện công ty phải thực hiện việc quản lý chặt chẽ các khâu sản xuất và chăn nuôi và quá trình kiểm dịch chất lượng sản phẩm. 2.2.2.2. Nhân tố môi trường bên ngoài . 2.2.2.2.1.Thị trường Nhật Bản : Khái quát tình hình nhập khẩu thủy sản của Nhật Bản tại công ty Seaprodex Hanoi : Hằng năm,Nhật Bản nhập khẩu thực phẩm với trị giá lên đến 5 nghìn tỷ Yên (khoảng 50 tỷ USD), chiếm 11,5% tổng nhập khẩu hàng hóa của Nhật Bản, trong đó có khoảng hơn 1,5 nghìn tỷ Yên (khoảng 15 tỷ USD ) giá trị các mặt hàng thủy sản, chiếm khoảng 30% giá trị nhập khẩu của nước này. Mặc dù ngành khai thác và nuôi trồng thủy sản Nhật Bản khá phát triển nhưng Nhật Bản vẫn là quốc gia nhập khẩu thủy sản hàng đầu thế giới. Đối với Seaprodex Hanoi cũng vậy, Thị trường chính của công ty là Nhật Bản chiếm 50% tổng giá trị, Châu Âu 20% còn lại các thị trường Hồng Kông, Hàn Quốc, Ôxtrâylia... Mặt hàng xuất khẩu chủ lực là tôm sú, tôm chân trắng, mực ống. Theo tin từ doanh nghiệp, xuất khẩu thuỷ sản tháng 3 năm 2007 của Công ty Cổ phần XNK Thuỷ sản Hà Nội (Seaprodex Hà Nội) đạt 1,4 triệu USD đưa giá trị xuất khẩu quý I lên 3,75 triệu USD bằng 200% so với cùng kỳ năm 2006 và đạt 23% kế hoạch năm Nguồn tin:(Vasep, 10/4/2007) Các quy định Nhật Bản về thủy sản nhập khẩu : Nhật Bản là nước có quy định rất khắt khe vệ sinh an toàn thực phẩm, đối với từng nhóm hàng, Nhật Bản đều đề ra các quy định pháp lý tương ứng. Trước đây, đối với các sản phẩm thủy sản, Nhật Bản chủ yếu quan tâm đến tiêu chuẩn vi sinh. Nhưng do tình trạng nhiều năm gần đây, nhiều nước sản xuất đã sử dụng quá nhiều hóa chất trong nuôi trồng thủy sản,chế biến và bảo quản thực phẩm, dẫn tới các vấn đề dư lượng hóa chất, kháng sinh trong thực phẩm, gây ảnh hưởng không tốt cho sức khỏe người tiêu dùng. Nhật Bản đã đưa ra các quy định mới,cụ thể đối với từng mặt hàng thủy sản nhập khẩu, lập danh sách các hóa chất, kháng sinh bị cấm, định lượng cụ thể cho những hóa chất và kháng sinh được phép sử dụng; lên danh sách hóa chất, kháng sinh, phụ gia được phép/không được phép có trong thực phẩm… Đối với mỗi mặt hàng cụ thể,thời điểm cụ thể khi nhập khẩu vào Nhật Bản sẽ bị áp dụng các hệ thống kiểm tra. Hiện Nhật Bản đang thực hiện các hệ thống kiểm tra dưới đây đối với thực phẩm thủy sản nhập khẩu : Kiểm tra thông thường : Lấy mẫu xác suất theo đăng ký của nhà nhập khẩu Kiểm tra giám sát : Trong khi các trạm kiểm tra của Bộ Y tế Nhật Bản thực hiện phân tích mẫu ,hàng vẫn có thể làm thủ tục nhập khẩu mà không cần đợi kết quả kiểm tra. Kiểm tra bắt buộc : Đối với hình thức này khi lô hàng cập cảng Nhật Bản sẽ lấy mẫu kiểm tra các chỉ tiêu theo yêu cầu và chỉ định được thông qua sau khi có kết quả đạt. Mặt khác nhà nhập khẩu phải chịu trách nhiệm thanh toán chi phí kiểm tra. Quy định kiểm tra này cũng được áp dụng đối với hai loại mặt hàng thủy sản nhập khẩu từ Việt Nam là tôm và mực. Hệ thống kiểm tra khác :Ngoài các hệ thống kiểm tra trên, còn có hệ thống kiểm tra do thanh tra thực phẩm của bộ y tế ,lao động và phúc lợi thực hiện, trong các trường hợp: + Thực phẩm lần đầu được nhập khẩu vào Nhật + Thực phẩm không đảm bảo theo luật vệ sinh an toàn thực phẩm + Thực phẩm gặp sự cố trong quá trình vận chuyển 2.2.2.2.2. Những lợi thế so sánh của Việt Nam trong giai đoạn hội nhập : Với mục đích hòa nhập với đời sống kinh tế thế giới và tiến tới việc mở rộng thị trường xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu của mình, Việt Nam đã tích cực tham gia vào các tổ chức quốc tế và khu vực như ASEAN, APEC, đặc biệt là tổ chức thương mại thế giới WTO, ra nhập tổ chức này giúp hàng hóa của ta được đối xử bình đẳng và tăng tính cạnh tranh trên thị trường thế giới. Ngoài việc ký kết các hiệp định thương mại với các nước tạo thị trường cho hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam, nước ta còn tiến hành thành lập các cơ quan xúc tiến thương mại nhằm cung cấp cho các nhà sản xuất những thông tin đầy đủ về thị trường xuất khẩu .Những trung tâm này chuyên làm nhiệm vụ nghiên cứu và tư vấn cho các doanh nghiệp trong nước về thị trường xuất khẩu. Đó là những thuận lợi và là cơ hội cho các doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản nói chung và Seaprodex Hanoi nói riêng. Tuy nhiên khi hội nhập vào kinh tế khu vực và thế giới, các doanh nghiệp xuất khẩu phải đương đầu với sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp, tập đoàn lớn có nhiều kinh nghiệm của các nước, bên cạnh đó việc cắt giảm và dần xóa bỏ bảo hộ của nhà nước cũng là khó khăn không nhỏ cho các doanh nghiệp xuất khẩu trong nước, điều này đòi hỏi các doanh nghiệp trong nước phải tự nỗ lực cải thiện chất lượng cũng như quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhằm đẩy mạnh,và thu về kim ngạch xuất khẩu ngày càng lớn. 2.2.2.2.3. Các điều kiện môi trường tự nhiên: - Với hệ thống sông ngòi và diện tích biển lớn Việt Nam có sẵn nguồn thủy sản đánh bắt dồi dào, nhiều môi trường thuận lợi cho việc nuôi trồng các loại thủy hải sản có giá trị xuất khẩu cao như tôm, cá tra, cá basa… Khí hậu nhiệt đới gió mùa ,lượng mưa và độ ẩm lớn. Đây là các điều kiện thuận lợi cho việc tạo ra nguồn hàng cung ứng phong phú có chất lượng .Với Seaprodex Hà nội cũng vậy, không chỉ kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng thủy sản công ty còn có các cơ sở sản xuất ở các tỉnh phía Bắc, khai thác các sông và nuôi trồng trong các diện tích nước ngọt và các cơ sở ở Quảng Ninh, Hải Phòng ngoài đánh bắt còn có nhiều diện tích nuôi trồng lớn giúp công ty phần nào chủ động được đầu vào quan trọng trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng. Hơn thế nữa, so với Seaprodex Đà nẵng công ty cũng ít bị ảnh hưởng của thiên tai lớn như lũ lụt… - Ngoài ra các điều kiện tự nhiên còn ảnh hưởng đến giá cả, chất lượng hàng hóa ,thời điểm giao hàng cũng như các nội dung của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập thủy sản đa chiều. Điều kiện tự nhiên thông qua giá hoặc chất lượng gạo tạo ra các rủi ro cho công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản sang Nhật Bản nói riêng cũng như các thị trường khác nói chung, đòi hỏi các nhà quản trị phải sử dụng các biện pháp nhằm giảm thiểu rủi ro. 2.2.2.2.4. Về mặt địa lý , hoạt động và điêù kiện cơ sở hạ tầng tại cảng biển : Hầu hết các lô hàng thủy sản xuất khẩu của Seaprodex Ha nội được vận chuyển bằng đường biển, vì đây là phương thức vận chuyển thuận tiện và tiết kiệm chi phí nhất Hệ thống cảng biển Việt Nam tính đến nay có hơn 290 cảng biển ,trong đó có 9 cảng lớn. Hiện, cơ sở hạ tầng cảng biển Việt Nam đang thừa số lượng nhưng lại quá thiếu cảng có đầy đủ dịch vụ và khả năng đáp ứng nhu cầu vận tải đang tăng mạnh. Ngoại trừ một số cảng lớn (Sài Gòn, Đà Nẵng, Hải Phòng), phần lớn các cảng nhỏ, năng lực và trình độ chuyên môn hạn chế, thị trường giới hạn trong phạm vi địa phương.Bình quân năng suất xếp dỡ hàng hoá của các cảng biển Việt Nam chỉ bằng 50 - 60% năng suất của các cảng tiên tiến trong khu vực.Vấn đề tồn tại lớn nhất đối với các cảng biển - đầu mối giao thông phục vụ xuất, nhập khẩu của Việt Nam là chất lượng còn thấp và khả năng kết nối của các cảng đầu mối lớn tại 2 vùng kinh tế trọng điểm chưa cao.Một số bến cảng lớn như Chùa Vẽ - Hải Phòng, cảng Tiên Sa - Đà Nẵng, Tân Cảng, VIC, Bến Nghé, Tân Thuận - TPHCM đã trang bị một số phương tiện thiết bị xếp dỡ hiện đại, chuyên dụng container.  Còn lại hầu hết các cảng biển Việt Nam chủ yếu sử dụng thiết bị bốc xếp thông thường, thô sơ hoặc cần cẩu tàu là chính nên năng suất xếp dỡ của các cảng rất thấp .Ngoài ra, hệ thống cảng biển Việt Nam chủ yếu là cảng tổng hợp và cảng chuyên dùng, bến container chiếm rất ít, trong khi đó xu thế vận chuyển hàng hoá bằng container ngày một tăng cao. Như vậy nhìn chung tuy có nhiều nhưng chất lượng của hệ thống cảng biển và công tác bốc dỡ hàng tại các cảng biển gây không ít khó khăn cho quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng đặc biệt là quá trình vận chuyển bốc dỡ hàng, làm chậm tiến độ bốc dỡ và vận chuyển từ đó ảnh hưởng đến các khâu khác trong hợp đồng . 2.2.2.2.5. Các chính sách thương mại và luật pháp . Là một trong các mặt hàng xuất khẩu chủ lực và mang lại nguồn thu lớn cho ngân sách nhà nước ,vì vậy chính phủ luôn đề ra các chính sách ưu tiên cho xuất khẩu thủy sản. Trong giai đoạn vừa qua, Chính phủ và các bộ, ngành đã có nhiều chính sách hỗ trợ ngành thủy sản như: Hỗ trợ ngư dân khai thác xa bờ và nông dân nuôi trồng thủy sản; trở thành thành viên của Tổ chức Quản lý Nghề cá Trung Tây Thái Bình Dương; Triển khai đăng ký sản phẩm khai thác biển đáp ứng yêu cầu chống sản phẩm khai thác bất hợp pháp của EU; Khởi kiện ra WTO về việc Mỹ áp dụng cách tính thuế chống bán phá giá tôm bất hợp lý đối với tôm của Việt Nam, điều chỉnh chính sách thuế nhập khẩu nguyên liệu thủy sản dành cho chế biến... và mới đây là việc WWF ký biên bản thỏa thuận hợp tác, đưa cá tra Việt Nam trở thành loài thủy sản có chứng nhận phát triển bền vững toàn cầu... Ngoài ra Bộ Công Thương đã có nhiều chính sách, giải pháp cấp bách và quyết liệt để tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp cũng như giúp doanh nghiệp tìm kiếm và khai thác các thị trường mới, đồng thời tuyên truyền phổ biến tới các doanh nghiệp các quy định luật pháp, các hiệp định thương mại Việt Nam đã ký, giúp doanh nghiệp trong nước đứng vững trên thị trường thế giới . 2.2.2.2.6. Thủ tục hải quan : Theo đánh giá của nhiều doanh nghiệp ,hiện nay thủ tục hải quan và thủ tục hành chính của nước ta còn rườm rà, đồng thời nhiều cán bộ nhân viên hải quan hay nhân viên hành chính còn nhũng nhiễu gây khó khăn cho quy trình làm các thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Tuy nhiên hiện nay Hải Quan Điện Tử đã đang phát triển và tạo rất nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp cũng như việc quản lý của nhà nước, Ngoài ra còn một số yếu tố khác như tỷ giá hối đoái, lạm phát, gây ảnh hưởng đển giá cả và mức lãi suất thực tế của hàng hóa, ảnh hưởng đến khâu thanh toán trong các hợp đồng xuất nhập khẩu. 2.3. Kết quả điều tra ,phân tích các dữ liệu thu thập. 2.3.1. Phân tích hoạt động kinh doanh của công ty 2.3.1.1. Kết quả kinh doanh chung của công ty : Trong ba năm 2007, 2008, 2009 là 3 năm sau khi công ty tiến hành cổ phần hóa, công ty đã đạt được kết quả như sau : Năm 2009 : Tổng doanh thu đạt 171,475 tỷ đồng Tổng doanh số XNK và KDDV đạt 8,835 triệu USD Nộp ngân sách nhà nước đạt 4,565 tỷ đồng Thu nhập bình quân 1,834 triệu đồng/người/tháng Lợi nhuận trước thuế TNDN đạt 3,998 tỷ đồng Tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch đạt 48,99% Năm 2008 Tổng doanh thu 152,346 tỷ đồng Tổng doanh số XNK và KDDV đạt 19,5 triệu USD Nộp ngân sách nhà nước 3,953 tỷ đông Thu nhập bình quân 2 triệu đồng/ người /tháng Lợi nhuận trước thuế đạt 3,812 tỷ đồng Tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch đạt 40% Năm 2007 Tổng doanh thu đạt 205,671 tỷ đồng Tổng doanh số XNK và KDDV đạt 12,563 triệu USD Nộp Ngân sách nhà nước 5,345 tỷ đồng Thu nhập bình quân 1,7 triệu đồng/ người /tháng Lợi nhuận trước thuế đạt 5,214 tỷ đồng Tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch đạt 70% 2.3.1.2. Kết quả hoạt động xuất khẩu của công ty : Để so sánh kết quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty qua các năm từ 2007 đến 2009 ,thông qua các báo cáo tài chính, được khái quát lại như sau : ĐVT: triệu USD Năm 2007 2008 2009 Tổng kim ngạch 12,563 19,5 8,835 Xuất khẩu 8,167 14,32 5,329 Nhập khẩu 3,396 5,18 3,506 Nhìn chung kết quả kinh doanh của công ty đang có xu hướng giảm ,nhưng giá trị xuất khẩu vẫn lớn hơn nhiều so với nhập khẩu. Tình hình thực hiện Hợp đồng xuất khẩu năm 2007 – 2008 -2009 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 KH TH KH TH KH TH Hợp đồng ký kết 18 18 23 22 17 16 Hợp đồng thực hiện 18 18 23 22 17 15 Hợp đồng có sai sót 1 2 2 0 2 0   2.3.2 Thực trạng qui trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy của công ty sang thị trường Nhật Bản theo điều kiện cơ sở giao hàng là CFR. 2.3.2.1. Chuẩn bị hàng xuất khẩu : Thu mua hàng thủy sản: Như đã biết công ty có 5 chi nhánh đóng trên các địa bàn Hà Nội, Quảng Ninh, Hải Phòng . Trong đó chi nhánh tại Quảng Ninh chịu trách nhiệm thu mua các mặt hàng thủy sản ở địa phương và các vùng lân cận.Nguồn thủy sản ở đây được công ty thu mua từ các đại lý, từ các tầu thuyền và người dân .Với phương thức thu mua này, nguồn hàng luôn phong phú,nhưng khó có thể quản lý về tiêu chuẩn chất lương vệ sinh an toàn thực phẩm, dư lượng kháng sinh trong thủy sản đặc biệt là kháng sinh trifluralin.Ngoài ra chủ yếu công ty thu mua tại các cơ sở sản xuất, nuôi trồng của mình, các cơ sở luôn được áp dụng các tiêu chuẩn đảm bảo cho nguồn đầu ra chất lượng. Hàng năm, trữ lượng thu mua của công ty khoảng 10.000tấn/ năm, nuôi trồng cho xuất khẩu khoảng 8.000 tấn . * Về giá thu mua: : Do giá hàng thuỷ sản tương đối ổn định nên việc thoả thuận giá cả với các đơn vị thu mua thường diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Nhưng cũng có trường hợp cần gấp hàng để thực hiện hợp đồng đã ký kết, Công ty cũng phải chịu mức giá cao hơn để đảm bảo uy tín cho Công ty với bên nước ngoài . * Về số lượng cung ứng: Tùy thuộc vào số lượng đã ký kết và khả năng cung ứng của từng chân hàng để Công ty nắm rõ và có kế hoạch thu mua cụ thể, đảm bảo đủ số lượng cần thiết. * Về phương thức thanh toán được Công ty sử dụng chủ yếu là thanh toán ngay, ứng trước thanh toán sau, chuyển khoản. Bao bì đóng gói hàng hóa Mặt hàng xuất khẩu sang Nhật Bản chủ yếu của Công ty là mực đông, tôm và các loại tôm chế biến khác.Đối với các mặt hàng đông phải đảm bảo độ tươi sống nên khâu đóng gói cũng khá phức tạp. Sau khi sản phẩm được chế biến, sản phẩm đó được đóng bằng khay xốp, sau đó đưa khay xốp vào trong túi hút chân không PA (cấp đông), cuối cùng sản phẩm được đóng lại bằng thùng carton.Ngoài ra tùy vào các điều kiện đóng gói trong hợp đồng công ty luôn thực hiện nghiêm ngặt các vấn đề này. Kẻ ký mã hiệu hàng hóa Việc kẻ ký hiệu mã hiệu cho hàng thuỷ sản xuất khẩu không quá cầu kỳ, tốn kém. Sau khi hàng hoá được đóng gói vào thùng, Công ty tiến hành ký mã hiệu lên bao bì bên ngoài nhằm thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng hoá. Thông thường trên bao bì sẽ ghi tên người nhận, người gửi, trọng lượng, địa điểm hàng đến… Nghiệp vụ chuẩn bị hàng hóa là khâu khá quan trọng , đặc biệt với mặt hàng nhạy cảm là thủy sản nếu thu mua và đóng gói không tốt sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Theo như phỏng vấn được biết hàng nhiều khi còn gặp khó khăn trong quá trình vận chuyển về kho lạnh do vận chuyển xa, phải tập trung tại các kho trung gian làm tăng chi phi hàng hóa và gây ảnh hưởng đến thời gian giao hàng. 2.3.2.2. Kiểm tra hàng xuất khẩu. Trước khi giao hàng Công ty kiểm tra kỹ lưỡng hàng xuất khẩu. Thông thường nội dung chủ yếu mà Công ty kiểm tra là về chất lượng, số lượng, bao bì... nhằm đảm bảo phù hợp với hợp đồng. Đặc biệt với mặt hàng thủy sản xuất khẩu thường phải có giấy chứng nhận nguồn gốc, xuất xứ và giấy chứng nhận đảm bảo VSATTP, đặc biệt do hàng thủy sản Việt Nam xuất khẩu sang Nhật Bản luôn bắt buộc kiểm tra 100% số hàng và phải đảm bảo các tiêu chuẩn về dư lượng kháng sinh trong thủy sản theo tiêu chuẩn của Bộ Y tế Lao động và Phúc Lợi Nhật Bản ban hành (xem phụ lục 1.1-Quy định của Nhật Bản đối với các mặt hàng thủy sản nhập khẩu và phụ lục 1.2 Các chất cấm sử dụng so với quy định hiện hành của VN,EU,MỸ ...) Lần đầu tiên kiểm tra là kiểm tra tại các cơ sở thu mua,nhân viên chi nhánh công ty chuyên phụ trách kiểm tra chất lượng hàng hóa sẽ cùng đơn vị kiểm tra chất lượng xuống cơ sở thu mua xem xét nguồn hàng trước khi hàng được đóng gói, lô hàng sẽ được kiểm tra chất lượng đồng thời chứng nhận nguồn gốc xuất xứ đối với nguồn thủy sản đánh bắt,còn đối với nguồn thủy sản nuôi trồng, ngay sau khi chuẩn bị đánh bắt, thủy sản được kiểm tra các dư lượng kháng sinh cần thiết .Quá trình này luôn được công ty kiểm tra rất kỹ lưỡng vì những yêu cầu khắt khe trong tiêu chuẩn chất lượng và VSATTP đối với mặt hàng thủy sản xuất khẩu sang Nhật Lần kiểm tra thứ 2 là quá trình giám định hàng theo yêu cầu quy định trong hợp đồng xuất khẩu. Chi nhánh công ty phải gửi đơn đến tổ chức giám định nêu nội dung yêu cầu giám định. Trong đơn yêu cầu gồm có các nội dung :Tên địa chỉ công ty, tên hàng, số lượng, trọng lượng, tình trạng hàng hóa, nơi đi, địa chỉ người nhận, phương tiện vận tải, số chứng thư xin cấp...Thông thường công ty thường thuê tổ chức giám định Vinacontrol, ngoài ra còn có Asiacontrol,AIMcontrol. Các tổ chức giám định này đều là tổ chức có uy tín và được quốc tế công nhận. Ngoài ra trong một số trường hợp tổ chức giám định của hợp đồng xuất khẩu thủy sản cho Nhật Bản cũng được quy định trong hợp đồng. 2.3.2.3. Thuê phương tiện vận tải Khâu quan trọng đầu tiên trong công việc thuê phương tiện vận chuyển là tìm hiểu về phương tiện cần thuê. Nhận biết được điều đó nên khi thuê tàu, Công ty luôn nghiên cứu kỹ, tìm kiếm thông tin về các hãng tàu và cử các cán bộ nắm chắc nghiệp vụ thuê tàu và giàu kinh nghiệm đảm nhận. Công việc thuê phương tiện vận tải được tiến hành như sau: Công ty thuê container tại cảng Hải Phòng, ký hợp đồng thuê xe kéo container từ cảng Hải Phòng về xưởng chế biến sản phẩm của Công ty. Sau khi xếp hàng lên container, tiếp tục chở container ra chi nhánh giao nhận tại Hải Phòng của công ty .Điều kiện giao hàng chủ yếu của Công ty là CFR Hải Phòng và một số trường hợp áp dụng điều kiện CIF,khi đó Công ty sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu. Công ty đã lựa chọn phương thức thuê tàu chợ là do công ty thường áp dụng phương pháp gửi hàng nguyên container, thời gian đàm phán thuê tàu và chuyên chở được rút ngắn vì nghiệp vụ thuê tàu đơn giản và tàu chạy theo lịch trình đã định, mặt khác công ty không phải lo việc xếp dỡ hàng hoá vì phí tổn xếp dỡ đã bao gồm trong cước phí. Tuy nhiên sử dụng phương thức thuê tàu chợ thì công ty phải chịu cước phí cao hơn so với tàu chuyến .Sau khi xác định số lượng hàng cần chuyên chở tuyến đường vận tải, nghiên cứu về hành trình vận chuyển Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu đã lựa chọn, sau đó lập bảng kê khai hàng và lưu thông khoang.Các hãng tầu mà công ty thường thuê có cả nội địa và quốc tế như VINASHIN, MAESKLINE, ...Một số ít trường hợp công ty ủy thác việc thuê tàu cho công ty hàng hải, trong trường hợp này công ty hàng hải phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc giao hàng,chất lượng hàng giao và rủi ro trong quá trình vận chuyển. 2.3.2.4. Làm thủ tục hải quan Trước khi làm thủ tục giao hàng lên tàu thì nhân viên của Công ty tiến hành làm thủ tục hải quan gồm: - Khai báo hải quan và nộp bộ chứng từ hàng hoá: Công ty nhận tờ khai hải quan và tiến hành khai báo chi tiết về lô hàng xuất khẩu với các nội dung như: chất lượng, số lượng, trị giá, tên phương tiện vận tải, xuất khẩu đến nước nào... Sau khi hoàn thành hồ sơ hải quan, Công ty sẽ nộp tờ khai cho cơ quan Hải quan cùng với các chứng từ cần thiết để chứng minh tính hợp pháp của lô hàng. Bộ chứng từ hàng xuất của công ty bao gồm: + Tờ khai hải quan. + Hợp đồng mua bán. + Bảng kê khai hàng xuất bao gồm lượng và tiền. + Bộ chứng từ ngân hàng gồm: hóa đơn, bảng kê khai hàng bán, giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, vận đơn của hãng tàu. Khai báo hải quan: Quá trình đợi đơn vị hải quan kiểm tra các chứng từ thường mất rất nhiều thời gian, nhưng kể từ năm 2008 hàng hóa xuất khẩu được quy định kê khai hải quan điện tử.Việc kê khai này nhanh chóng và đảm bảo tính khách quan hơn việc kê khai trực tiếp.Sau khi doanh nghiệp kê khai qua máy tính nếu việc khai được thông qua doanh nghiệp sẽ mang chứng từ gốc tới cơ quan hải quan để kiểm tra lại tính chính xác và thông qua. Phân luồng hàng thủy sản xuất khẩu sang Nhật Trên thực tế thủy sản là mặt hàng xuất khẩu được nhà nước khuyến khích xuất khẩu.Mặt khác với kinh nghiệm xuất khẩu nhiều năm, và công ty luôn chấp hàng tốt thủ tục hải quan nên đa phần hàng hóa xuất khẩu của công ty luôn được phân luồng xanh, một số ít được phân luồng vàng.Tuy nhiên việc phân luồng hàng hóa còn phụ thuộc rất nhiều vào phía hải quan. 2.3.2.5.Tổ chức giao nhận hàng hóa tại cảng quy định Điều kiện giao hàng mà công ty thường sử dụng khi XK hàng thủy sản sang Nhật Bản là CFR. Do đó công ty phải tiến hành công việc như sau: - Giao hàng lên tàu do người mua chỉ định tại cảng quy định: cán bộ công ty làm thủ tục thông quan XK, tiến hành kiểm tra hàng và lấy giấy chứng nhận về chất lượng. Sau đó thông báo cho khách hàng về số lượng, chất lượng… của lô hàng để khách hàng lựa chọn phương tiện vận tải cho phù hợp . Cán bộ của công ty thường xuyên liên lạc với cơ quan điều hành cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng như: ngày, giờ tàu đến cảng và bốc hàng. - Công ty cung cấp cho khách hàng bộ chứng từ gồm: biên lai thuyền phó, giấy gửi hàng đường biển, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ và các giấy tờ khác theo thỏa thuận giữa hai bên. Khi sử dụng điều kiện này công ty thường ở tình trạng bị động trong giao hàng. - Ngoài ra, việc giao hàng của công ty thường được thực hiện bằng container (giao hàng chiếm đủ container), công ty tiến hành đăng kí thuê container tương thích với số lượng hàng giao và vận chuyển container rỗng về địa điểm đóng hàng, tiếp đến làm thủ tục hải quan, mời hải quan đến kiểm hóa để xếp hàng vào container, sau đó thuê ô tô vận chuyển container ra cảng và thuê tàu biển vận chuyển đến cảng nhập khẩu. Tuy nhiên việc giao hàng của công ty đôi khi gặp khó khăn do hàng giao của công ty không đúng lịch trình của cơ quan điều hành cảng, điều này làm trễ thời gian vận chuyển và bốc xếp hàng lên tàu 2.3.2.6. Thanh toán Hình thức thanh toán được chi nhánh công ty áp dụng khi xuất khẩu thủy sản sang thị trường Nhật Bản khá đa dạng, theo như khảo sát tại phòng KDXNK I cho rằng doanh nghiệp thanh toán bằng phương thức trả tiền mặt chiếm khoảng 10%, phương thức chuyển tiền bằng LC chiếm chủ yếu khoảng 85% ngoài ra là các hình thức khác như chuyển tiền bằng điện và phương thức nhờ thu chiếm khoảng 8% . Như đã biết cũng theo quy định trong thương mại quốc tế, khi muốn 1 nghiệp vụ thanh toán được suôn sẻ công ty phải chuẩn bị được một bộ chứng từ hoàn chỉnh, thông thường bộ chứng từ xuất khẩu thủy sản sang Nhật Bản bao gồm : - Hóa đơn thương mại - Bảng kê chi tiết - Bảng kê đóng gói - Vận đơn đường biển - Giấy chứng nhận phẩm chất - Giấy chứng nhận nguồn gốc - Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán LC với các đối tác Nhật Bản cũng như các đối tác khác vì phương thức này đảm bảo an toàn cho 2 bên, ít rủi ro hơn và muốn thanh toán được bằng phương thức này các bên phải thực hiện đúng và đủ các điều kiện trong hợp đồng quy định. Ngân hàng mà công ty thường ủy thác để thực hiện hình thức thanh toán này là Ngân hàng TMCP XNK Việt Nam ( Eximbank ) tại Hà Nội. Ngoài ra tùy theo các điều kiện trong hợp đồng ,ngân hàng có thể do bên bán hoặc bên mua chỉ định .Vấn đề rủi ro của việc thanh toán do phía ngân hàng thường rất ít xảy ra trong các nghiệp vụ xuất khẩu thủy sản của công ty, rủi ro chủ yếu do trong quá trình chuẩn bị bộ chứng từ. 2.3.2.7. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Trong quá trình thực hiện Hợp đồng xuất khẩu, Công ty không tránh khỏi những sai sót như: Giao hàng chậm, số lượng chưa đủ... Khi xảy ra trường hợp như vậy bạn hàng của công ty đã kiến nghị, phàn nàn, công ty thường nhanh chóng cử cán bộ nhanh chóng kịp thời làm rõ nguyên nhân và xử lý,nên các vụ khiếu nại ít khi xảy ra . Nhưng đối với các hợp đồng xuất khẩu thủy sản sang Nhật Bản thường rất hay xảy ra các khiếu nại do quy định khắt khe của các đối tác, công ty đang dần khắc phục các điểm yếu này để dần hoàn thiện và nâng cao chất lượng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng . 2.3.3 Đánh giá kết quả: Với nhiều nỗ lực phấn đấu trong thời gian Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Hà Nội đã đạt được một số kết quả khả quan: - Tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thuỷ sản của Công ty nhìn chung khá tốt. Đa phần Công ty luôn đảm bảo thực hiện đúng tiến độ hợp đồng và số lượng hợp đồng sai sót là không đáng kể. Do đó các chỉ tiêu đặt ra Công ty hoàn thành khá tốt. Tổng kim ngạch xuất khẩu thủy sản sang Nhật Bản luôn ở mức tăng lên đáng kể, nếu như năm 2007 đạt khoảng 700 nghìn USD tăng 200% so với năm 2006. Sang năm 2008, giá trị xuất khẩu là 1,41 triệu tăng 101,4% so với năm 2007. Điều này góp phần tăng doanh thu của Công ty. Đó là dấu hiệu đáng mừng khẳng định sự tiến bộ trong việc thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu thủy sản sang thị trường Nhật Bản của Công ty - Trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thủy sản về cơ bản công ty thực hiện khá thành công góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Nhờ thực hiện tốt hợp đồng mà số hợp đồng được thực hiện so với kế hoạch là rất tốt, đặc biệt trong số các hợp đồng được kí kết thì không có hợp đồn