Đề tài Hoàn thiện thủ tục kiểm tra chi tiết trong kiểm toán chu trình mua hàng - Thanh toán tại công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán (Aasc)

tế khác nhau. Các khách hàng thường xuyên, ổn định của Công ty là: + Doanh nghiệp nhà nước: Tổng công ty Xi măng Việt Nam, Tổng công ty than Việt Nam, Công ty xây lắp điện I, Công ty thuốc sát trùng Việt Nam, bưu điện Hà Tây… + Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: Fafilm Việt Nam – Hoa kỳ, Công ty ống thép VINAPIPE, Công ty liên doanh xây dựng VIC… + Các dự án quốc tế của ngân hàng thế giới (WB), ngân hàng phát triển châu á (ADB) tài trợ như: dự án nâng cấp và khôi phục quốc lộ I, dự án cải tạo cấp thoát nước Thành Phố Hồ Chí Minh (ADB) … + Các công ty cổ phần và công ty TNHH: công ty TNHH đèn hình ORION- HANEL, công ty cổ phần đại lý Ford, Ngân hàng TMCP quân đội, ngân hàng TMCP Bắc á… 1.4. Tổ chức bộ máy quản lý và việc phân công phân nhiệm trong Công ty AASC là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính hoạt động kinh doanh dịch vụ trong lĩnh vực tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình chức năng gồm có ban Giám đốc quản lý điều hành Công ty và văn phòng chính tại Hà Nội, các giám đốc quản lý điều hành các chi nhánh của Công ty (hình 4). Ban giám đốc có 4 người: 1 giám đốc và 3 phó giám đốc. - Giám đốc công ty: Phụ trách toàn diện các mặt hoạt động của Công ty, trực tiếp phụ trách hoạt động đối nội, đối ngoại, gián tiếp quản lý các chi nhánh, phụ tránh việc xây dựng các dự án chiến lược đa dạng hóa các loại hình dịch vụ. - Các phó giám đốc Công ty: chỉ đạo các phòng, các chi nhánh, xây dựng và triển khai các kế hoạch, chỉ đạo, tổ chức thực hiện các dịch vụ tại lĩnh vực mình phụ trách, đề xuất các vấn đề cần bổ sung với giám đốc Công ty. - Giám đốc các chi nhánh: tổ chức cán bộ, nhân viên dưới quyền để cung cấp các dịch vụ của Công ty tại địa bàn mà chi nhánh của mình đặt trụ sở, vạch kế hoạch cung cấp các loại hình dịch vụ trong một năm và hướng phát triển trong những năm tới để đệ trình giám đốc phê duyệt, cố vấn cho giám đổc Công ty trong việc mở rộng địa bàn cung cấp dịch vụ. Hình 4 là sơ đồ tổ chức các phòng ban tại Văn phòng chính Hà Nội. - Phòng hành chính tổng hợp: quản lý các công văn đi, công văn đến, phối hợp với phòng kế toán quản lý các vấn đề về lao động và tiền lương của cán bộ công nhân viên, tổ chức bộ phận lái xe, bộ phận tin học, bộ phận bán hàng, cung cấp các biểu mẫu sổ sách, chứng từ, tạp vụ... - Các phòng nghiệp vụ: cung cấp các dịch vụ chuyên môn theo đúng chỉ tiêu mà Công ty giao phó. Công ty hiện có 5 phòng nghiệp vụ được phân chia theo mảng nghiệp vụ chuyên trách gồm có: Phòng kiểm toán các dự án, phòng kiểm toán các ngành thương mại và dịch vụ, phòng kiểm toán đầu tư xây dựng cơ bản, phòng tư vấn và kiểm toán, phòng kiểm soát chất lượng, phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất. Các phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng kiểm toán nói chung đối với mọi loại hình khách hàng, trong đó mảng dịch vụ chuyên trách được ưu tiên. - Phòng công nghệ thông tin: thực hiện chức năng xây dựng, phát triển các chương trình phần mềm kế toán cho các lọai hình doanh nghiệp. - Phòng kế toán: sửa đổi, bổ sung quy chế tài chính hiện hành của Công ty, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, nâng cao sức cạnh tranh, rà soát các kế hoạch kinh doanh, xây dựng chi tiết kế hoạch thu chi tài chính, chủ động phối hợp với các phòng nghiệp vụ, đôn đốc khách hàng thanh toán, phát hành công văn đòi nợ, đề xuất biện pháp giải quyết các vướng mắc về thu chi cho ban Giám đốc. Sơ đồ 12: 1 Văn phòng đại diện Hải Phòng Phó giám đốc Công ty Giám đốc Công ty Phó giám đốc Công ty Phó giám đốc Công ty Phòng kiểm toán các ngành SXVC Bộ phận tin học Phòng kiểm toán các ngành thương mại Phòng kinh doanh tiếp thị Chi nhánh Quảng Ninh Giám đốc chi nhánh Chi nhánh Thanh Hóa Giám đốc chi nhánh Chi nhánh TPHCM Giám đốc chi nhánh Chi nhánh Vũng Tàu Giám đốc chi nhánh Phòng kiểm toán XDCB Bộ phận kế toán Phòng tư vấn và bồi dưỡng nghiệp vụ Phòng hành chính tổng hợp Phòng kiểm toán chương trình dự án II. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết trong kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán do Công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán thực hiện 2.1. Lập kế hoạch kiểm tra chi tiết chu trình mua hàng - thanh toán Lập kế hoạch kiểm tra chi tiết phụ thuộc rất nhiều vào sự hiểu biết của kiểm toán viên về chu trình mua hàng - thanh toán của Công ty khách hàng, quá trình hoạt động và các nghiệp vụ quan trọng trong chu trình. Dựa vào những hiểu biết này, kiểm toán viên thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và đưa ra mức đánh giá về rủi ro của các sai phạm trọng yếu trong chu trình. Việc xác định rủi ro của các sai phạm trọng yếu liên quan tới từng mục tiêu kiểm toán trong các khoản mục của chu trình giúp cho KTV xác định khu vực cần quan tâm và thực hiện nhiều kiểm tra chi tiết hơn đối với mục tiêu này. Để minh họa rõ hơn cách thức tiến hành kiểm tra chi tiết đối với chu trình mua hàng - thanh toán tại AASC, hai Công ty A và B là khách hàng kiểm toán của Công ty được đưa vào làm ví dụ. Tùy vào từng khách hàng cụ thể (thường xuyên hay kiểm toán năm đầu tiên) mà kiểm toán viên tiến hành thu thập một phần hay toàn bộ những thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng. Đối với những khách hàng thường xuyên như Công ty A, thì các thông tin chung về khách hàng đã được thu thập vào những lần kiểm toán trước và đã được lưu trong hồ sơ kiểm toán thường trực tại Công ty. Vì vậy, KTV chỉ cần thu thập bổ sung những thông tin mới phát sinh còn đối với những khách hàng kiểm toán năm đầu tiên như công ty TNHH B thì đòi hỏi KTV phải thu thập toàn bộ thông tin về khách hàng từ khi thành lập cho tới khi KTV tiến hành kiểm toán BCTC. Dựa vào đánh giá của trưởng phòng kiểm toán, sau khi xem xét về quá trình hoạt động, thảo luận với ban quản lý của khách hàng và dựa vào kinh nghiệm kiểm toán từ các năm trước (đối với khách hàng A), KTV nhận thấy chu trình mua hàng thanh toán là chu trình hoạt động kinh doanh chính của cả hai Công ty. Các thông tin về khách hàng được KTV thu thập như sau: j Công ty A Điều kiện thành lập và chức năng nhiệm vụ - Công ty A là doanh nghiệp nhà nước, đơn vị thành viên hạch toán độc lập thuộc tổng Công ty xi măng Việt Nam. Được thành lập theo quyết định số 025A/BXD/TCLĐ ngày 12/02/1993 của Bộ trưởng bộ Xây dựng. - Vốn kinh doanh của đến 31/12/2001 là 54.281.192.000 VND - Trong đó vốn ngân sách là 45.315.490.000 VND - Hoạt động của Công ty A: + Nhập khẩu clinke, xi măng, tấm lợp + Nhập khẩu thiết bị vật tư ngành sản xuất xi măng Cơ cấu tổ chức Giám đốc Công ty là người đại diện theo pháp luật của Công ty và cũng là người quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty, bên cạnh đó còn có các phó giám đốc và kế toán trưởng là những người giúp việc cho giám đốc trong việc ra các quyết định quản lý, điều hành. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Công ty không có hội đồng quản trị. Công ty có hai chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và Hải Phòng, văn phòng chính của Công ty đặt tại Hà Nội. Các nhân tố bên ngoài Chính sách phát triển kinh tế của nhà nước là phát triển kinh tế nhiều thành phần cấu thành nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa với kinh tế Nhà nước giữ vai trò chủ đạo. Do vậy, trong giai đoạn này nền kinh tế với tốc độ tăng trưởng cao kéo theo việc xây dựng cơ sở hạ tầng, đô thị hóa nhanh, nhu cầu cung cấp xi măng cho các công trình xây dựng là rất cần thiết đòi hỏi Công ty phải đáp ứng nhiệm vụ chính là xuất nhập khẩu thiết bị phụ tùng vật tư cho ngành sản xuất xi măng, góp phần nâng cao hiệu quả cho công cuộc xây dựng phát triển kinh tế đất nước. Tình hình kinh doanh của khách hàng - Thay đổi nhà cung cấp: không thay đổi - Thay đổi trong việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật hay kỹ thuật mới trong các loại hình kinh doanh: không có sự thay đổi. - Thị trường: trong nước là chủ yếu. - Các loại hoạt động nghiệp vụ: nhập khẩu trực tiếp, nhập khẩu ủy thác, đơn vị vận chuyển Hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ - áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định 1441/TC/QĐ/ CĐKT ngày 01/11/95 của BTC. Chế độ BCTC doanh nghiệp theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000. Các chính sách kế toán khách hàng đang áp dụng có thay đổi theo quy định tại thông tư 89/2002/ TT-BTC của BTC so với các niên độ kế toán trước. - Hình thức kế toán là chứng từ ghi sổ. - Đơn vị tiền tệ sử dụng là VND theo nguyên tắc giá gốc. Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được chuyển đổi sang VND theo tỷ giá hạch toán hàng tháng. chênh lệch tỷ giá phát sinh được tập hợp vào TK “chênh lệch tỷ giá” và cuối năm kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí hoạt động tài chính. Cuối năm các tài sản dưới dạng tiền và công nợ bằng ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng. Từ khi bắt đầu hoạt động đến thời điểm hiện tại, Công ty chưa từng có vấn đề gì vướng mắc với các cơ quan pháp luật cũng như các cơ quan hữu quan. Báo cáo tài chính của Công ty năm 2001 do Công ty AASC kiểm toán đưa ra ý kiến chấp nhận toàn phần. j Công ty B Điều kiện thành lập và chức năng nhiệm vụ - Công ty TNHH B gồm có 5 thành viên được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0502000021 ngày 15/12/2000 của sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hưng Yên. - Hoạt động chính của Công ty là: + Sản xuất chế biến thực phẩm ăn liền + Kinh doanh vật tư nguyên liệu ngành thực phẩm + Sản xuất kinh doanh các loại bao bì Cơ cấu tổ chức Ban giám đốc Công ty gồm có 3 thành viên: 1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 1 kế toán trưởng. Các chính sách chế độ kế toán chủ yếu - áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết định số 1177TC/ QĐ- CĐ kế toán ngày 23/12/1996 của BTC. - Hình thức kế toán: nhật ký chung. - Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm. - Đồng tiền hạch toán. + Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là tiền Việt Nam. + Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng đồng tiền khác được quy đổi ra VND theo tỷ giá thực tế của ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: hàng tồn kho của đơn vị được ghi sổ theo giá gốc (gồm chi phí mua hàng, chi phí chế biến, và chi phí liên quan trực tiếp khác); phương pháp hạch toán luân chuyển hàng tồn kho là kê khai thường xuyên, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. - Thuế GTGT: Công ty thực hiện việc kê khai và hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Thuế suất thuế GTGT đối với các hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là 10%. Căn cứ vào kết quả phân tích soát xét sơ bộ BCTC và tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng, mức độ ảnh hưởng tới việc lập BCTC trên các góc độ, đánh giá hệ thống KSNB thông qua việc sử dụng bảng câu hỏi, KTV đưa ra kết luận và đánh giá về môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và hệ thống KSNB nói chung của Công ty A là đáng tin cậy và có hiệu quả, KSNB đối với các khoản phải trả và hàng tồn kho là khá. Các công việc trên được thực hiện đối với công ty TNHH B, các KTV cũng đưa ra nhận định tương tự về hệ thống KSNB của Công ty B. Sau khi đạt được hiểu biết đầy đủ về chu trình mua hàng – thanh toán, cùng với các cơ sở dẫn liệu BCTC cho các khoản mục trọng yếu trong chu trình, KTV nhóm các cơ sở dẫn liệu này vào các mục tiêu kiểm toán cụ thể, thực hiện thủ tục kiểm soát để hỗ trợ cho việc đánh giá rủi ro của các sai phạm trọng yếu và thiết kế thủ tục kiểm toán bao gồm các thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết để thu thập bằng chứng kiểm toán cho các mục tiêu trên. Đây là bước đầu tiên KTV thực hiện trong quá trình lập kế hoạch kiểm tra chi tiết. Các mục tiêu kiểm toán của quá trình mua hàng- thanh toán bao gồm: - Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy đủ, tính có căn cứ hợp lý, tính chính xác về mặt kỹ thuật và sự trình bày và khai báo của các khoản phải trả người bán không có sai phạm trọng yếu. - Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy đủ, tính có căn cứ hợp lý, tính chính xác về mặt kỹ thuật và sự trình bày và khai báo của số dư tài khoản phải trả các đơn vị nội bộ không có sai phạm trọng yếu. - Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy đủ, tính có căn cứ hợp lý, tính chính xác về mặt kỹ thuật và sự trình bày và khai báo của các khoản mua vào không có sai phạm trọng yếu. - Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy đủ, tính có căn cứ hợp lý, tính chính xác về mặt kỹ thuật và sự trình bày và khai báo của tiền mặt không có sai phạm trọng yếu. - Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy đủ, đảm bảo sự trình bày đánh giá về hàng tồn kho không có sai phạm trọng yếu. - Thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị đảm bảo tính đầy đủ, tính có căn cứ hợp lý, tính chính xác về mặt kỹ thuật và sự trình bày và khai báo của hàng tồn kho không có sai phạm trọng yếu. Chương trình kiểm toán thiết lập các thủ tục kiểm tra chi tiết cho các mục tiêu kiểm toán của Công ty A như sau (Bảng 4): Bảng 4: Chương trình kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán Thủ tục Người thực hiện Ngày Tham chiếu I. Quy trình kiểm toán 1. Đối với mua hàng và chi phí mua hàng a- Đối chiếu số dư đầu năm, cuối năm, xác nhận nợ (nếu có). b- Dựa vào sổ kế toán chi tiết công nợ phải trả (tài khoản 331), chọn ra một số khách hàng có số dư lớn, phát sinh lớn kiểm tra việc hạch toán mua hàng và thanh toán (giá hóa đơn, chi phí thu mua vận chuyển… và thuế GTGT đầu vào). Kiểm tra một số khoản thanh toán cho khách hàng có giá trị trên … VNĐ, xem xét việ thanh toán cho khách hàng trên cơ sở nào, số tiền chiết khấu thanh toán và thanh toán được thực hiện như thế nào. c- Chọn ra một số khoản mua hàng trong 5 đến 10 ngày trước và sau thời điểm khóa sổ kế toán kiểm tra để khẳng định chia cắt niên độ là phù hợp. d- Các phiếu nhập kho cuối cùng của kỳ kế toán phải được hạch toán theo giá hóa đơn (cộng chi phí vận chuyển…) hoặc giá tạm tính nếu hàng đã nhập chưa có giá. e- Các lô hàng đầu tiên của kỳ kế toán sau không thuộc giá trị đã hạch toán ở niên độ kế toán trước. 2. Đối với các khoản phải trả nhà cung cấp 2.1. Thủ tục phân tích So sánh khoản phải trả của từng đối tượng năm nay với năm trước, kiểm tra những biến động bất thường. 2.2.Thủ tục kiểm tra chi tiết số dư a- Đối chiếu só dư đầu năm, cuối năm giữa báo cáo, sổ cái và sổ chi tiết và báo cáo kiểm toán năm trước (nếu có). b- Khẳng định số dư của khách hàng bằng cách: + Đối chiếu danh sách khách hàng trên báo cáo với sổ chi tiết và lập báo cáo bán hàng, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có). + Lập và gửi thư xác nhận đến một số nhà cung cấp có khoản tiền phải trả lớn và bất thường, những khách hàng không có trong danh sách nợ (nhằm phát hiện không có nghiệp vụ nào bị bỏ sót). + Đối chiếu số xác nhận với số dư trên sổ chi tiết. Kiểm tra nếu có sự khác biệt. Trường hợp không nhận được thư các nhận, kiểm tra việc thanh toán các khoản phải trả sau ngày lập báo cáo tài chính. + Xem xét các số dư tồn quá lâu và quá nhỏ. + Soát xét, đối chiếu danh sách các khoản phải trả có liên quan tới bên thứ ba, các khoản nợ đến hạn trả để xác định các khoản phải trả đã phân loại đúng và trình bày đúng. c- Kiểm tra số phát sinh: + Kiểm tra chọn mẫu giá trị và việc phản ánh các khoản phải trả (kiểm tra việc hạch toán mua hàng và thanh toán, giá hóa đơn, chi phí thu mua vận chuyển và thuế GTGT đầu vào). + Kiểm tra số phát sinh các khoản phải trả thương mại, phi thương mại, các khoản phải trả liên quan đến bên thứ ba, các khoản cam kết mua dài hạn. d- Kiểm tra công nợ ngoài niên độ: + Kiểm tra chọn mẫu các khoản tiền chi bằng tiền sau niên độ (từ ngày lập bảng cân đối kế toán tới ngày kiểm toán) có liên quan đến khoản phải trả nhằn phát hiện những khoản phải trả bị bỏ sót. + Chọn mẫu các hoá đơn chưa được thanh toán (khoảng một vài tuần sau ngày lập bảng cân đối kế toán) và xem xét xem liệu các khoản phá sinh đó có liên quan tới công nợ phải trả tại thời điểm lập báo cáo không. e- Đối chiếu giữa phân chia niên độ của các khoản phải trả với việc phân chia niên độ của hàng tồn kho. f- Kiểm tra chọn mẫu các nghiệp vụ và số dư bằng ngoại tệ. Kiểm tra việc áp dụng tỷ giá, cách tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá. 3. Đối với thuế GTGT đầu vào 3.1. Lập bảng tổng hợp đối ứng TK nhằm đối chiếu với các phần hành kiểm toán khác, để nhận dạng quan hệ đối ứng bất thường làm cơ sở để xác định mẫu chọn. 3.2. Kiểm tra số phát sinh nợ - Căn cứ vào kết quả kiểm tra trên, chọn mẫu để kiểm tra. + Khi chọn mẫu yêu cầu kiểm tra kỹ việc kê khai thuế của tháng 1 và tháng 12 để tránh việc lẵn thuế sang năm sau, nếu có thể kết hợp với việc kiểm tra việc hạch toán thuế đầu vào trong tháng tiếp theo của năm sau. + Kiểm tra tờ khai nhập khẩu đối với các khoản phải thuế GTGT hàng nhập khẩu. - Kiểm tra việc tính toán và hạch toán các loại thuế GTGT đầu vào trong kỳ. Cần kiểm tra tính đầy đủ chính xác và đúng thời hạn của các khoản thuế đầu vào được kê khai về tỷ lệ thuế suất được áp dụng, cơ sở tính thuế (giá tính thuế), các mặt hàng được khấu trừ thuế. Theo quy định hiện hành, các khoản thuế GTGT đầu vào chỉ được khấu trừ trong phạm vi 3 tháng kể từ ngày phát hành hóa đơn. 3.3. Đối chiếu vói các phần hành có liên quan như tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, chi phí mua hàng và thanh toán công nợ với khách hàng , công nợ khác kêt kiểm tra các nghiệp vụ có thể phát sinh thuế GTGT đầu vào nhưng đơn vị chưa hạch toán hoặc đang treo nợ thuế đầu vào. II. Kết luận 1. Hoàn thiện giấy tờ làm việc (tham chiếu) và giải quyết những vấn đề còn tồn tại (nếu có). 2. Đưa ra các bút toán điều chỉnh và những vấn đề được đề cập trong thư quản lý. 3. Lập bảng tổng hợp nhận xét cho khoản mục thực hiện. Sau khi hoàn thành mỗi thủ tục trong chương trình kiểm toán, KTV sẽ ghi tên và ngày thực hiện lên chương trình kiểm toán tương ứng với các thủ tục mà mình thực hiện. Công việc này rất quan trọng vì nó giúp trưởng nhóm kiểm toán có thể quản lý tốt cuộc kiểm toán về tiến độ và chất lượng công việc. Khi việc soạn thảo kế hoạch kiểm toán được hoàn tất thì trưởng nhóm kiểm toán sẽ công bố kế hoạch kiểm toán, triển khai việc phân công công việc cho từng thành viên, đồng thời thông báo trọng tâm công việc và đặc thù của từng phần hành kiểm toán. 2.2. Lựa chọn các khoản mục để kiểm tra chi tiết Sau khi thiết lập được các thủ tục để kiểm tra chi tiết cho các mục tiêu kiểm toán, dựa vào các chứng từ sổ sách công ty khách hàng sử dụng và phán đoán nghề nghiệp của mình, KTV sẽ lựa chọn tổng thể để kiểm toán đảm bảo quá trình thu thập bằng chứng nhanh và có hiệu quả. Tại Công ty A, đối với chi phí mua hàng bước 1b tổng thể là sổ kế toán chi tiết công nợ phải trả, bước 1c là các khoản mua hàng trong khoảng thời gian 5 đến 10 ngày trước và sau ngày khóa sổ kế toán. Tổng thể được lựa chọn cho bước 2.2 là danh sách các khoản phải trả tới 31/12/ 2002. Danh sách này được lập ra từ sổ chi tiết phải trả cho từng nhà cung cấp và được đối chiếu với sổ cái các khoản phải trả, ở bước 2.2d tổng thể được lựa chọn là sổ tiền mặt tiền gửi ngân hàng từ ngày lập bảng cân đối kế toán tới ngày nhóm kiểm toán làm việc. Đối với mục tiêu về thuế GTGT đầu vào ở bước 3, tổng thể được lựa chọn là tờ khai hải quan (đối với thuế GTGT của hàng nhập khẩu) và các hóa đơn mua hàng tính đến thời điểm khóa sổ kế toán. Tại AASC, các KTV rất ít khi lựa chọn cả tổng thể để thực hiện kiểm tra chi tiết. Một mặt đó là vấn đề chi phí, với những khách hàng có quy mô lớn thì số lượng nghiệp vụ xảy ra nhiều, việc kiểm tra chi tiết tất cả các nghiệp vụ là khó có thể thực hiện được, mặt khác KTV không thể khẳng định tính đầy đủ khi thực hiện thủ tục này. Do vậy, KTV thường thực hiện hoặc là lựa chọn các khoản mục chính hoặc là chọn mẫu đại diện. Tổng thể là danh sách các khoản phải trả của khách hàng A, với các số dư từ các nhà cung cấp như sau (Bảng 5): Bảng 5: Danh sách các nhà cung cấp của khách hàng A STT Tên nhà cung cấp 31/12/2001 31/12/2002 1 2 3 4 5 6 Phải trả cho câc đơn vị nước ngoài (theo các lô hàng NK ủy thác) Phải trả về nhập khẩu phụ tùng Hoàng Thạch Phải trả về nhập phụ tùng Bỉm Sơn Phải trả về nhập phụ tùng Hà Tiên 2 Phải trả cho Thạch cao Phải trả nhập khẩu thiết bị mỏ Bút Sơn Vật tư thiết bị Bút Sơn 1.490.442.000 2.090.116.000 297.939.000 264.432.000 5.417.714.000 77.025.000 512.522.000 775.882.000 819.616.000 322.709.000 1.841.615.000 245.812.000 7 8 9 10 11 Phải trả các đơn vị trong nước Công ty xi măng Bỉm Sơn Cảng Hải Phòng Cảng Quảng Ninh Vận tải Vinacontrol Hải Phòng 1.033.861.000 714.680.000 32.555.000 46.261.000 231.624.000 8.742.000 95.368.000 - 38.634.000 46.261.000 4.762.000 5.711.000 12 13 14 Phải trả các đơn vị nước ngoài Phải trả Refra Techrick- gạch chịu lửa Phải trả Itochu- gạch chịu lửa Phải trả Công ty giấy Nga Việt 4.628.989.000 88.372.000 328.370.000 Tổng 10.671.530.000 9.659.255.000 Quá trình lựa chọn các khoản mục chính hay các khoản mục trọng yếu phụ thuộc vào việc đánh giá mức trọng yếu và rủi ro đối với từng khoản mục kết hợp với khả năng phán đoán nghề nghiệp của KTV. Việc xác định mức độ trọng yếu là một vấn đề phức tạp yêu cầu sự xét đoán nghề nghiệp của KTV, để đảm bảo tính thận trọng AASC đã xây dựng được một hệ thống căn cứ để xác định mức độ trọng yếu thống nhất áp dụng trong kiểm toán tài chính. Trên cơ sở những thông tin thu thập được và các tỷ lệ đã xác định, KTV tiến hành ước lượng mức độ trọng yếu đối với Công ty A như sau: Bảng 6: Bảng ước lượng mức độ trọng yếu Thấp nhất Cao nhất Stt Chỉ tiêu Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền 1 Lợi nhuận trước thuế 4,402,296,000 4% 176,091,840 8% 352,183,680 2 Doanh thu 244,011,867,000 0.4% 976,047,468 0.8% 1,952,094,936 3 TSLĐ và ĐTNH 114,738,601,000 1.5% 1,721,079,015 2% 2,294,772,020 4 Nợ ngắn hạn 58,746,526,000 1.5% 881,197,890 2% 1,174,930,520 5 Tổng tài sản 120,683,380,000 0.8% 965,467,040 1% 1,206,833,800 Như vậy, ước lượng ban đầu về tính trọng yếu của Công ty A ở mức từ 176.091.840 VND đến 2.294.772.020 VND. Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng, KTV sẽ chọn chỉ tiêu có mức trọng yếu nhỏ nhất. Điều đó có nghĩa là mức trọng yếu được lựa đối với Công ty A là lợi nhuận trước thuế. Mức trọng yếu đã xác định ở trên sẽ được phân bổ cho khoản mục hoặc nhóm các khoản mục với hệ số nhất định gọi là hệ số phân bổ bằng công thức: Mức trọng yếu phân bổ cho mỗi khoản mục = Mức trọng yếu đã ước lượng x Số dư khoản mục được phân bổ S (Số dư khoản mục x hệ số phân bổ) Theo công thức này, với hệ số phân bổ mức trọng yếu cho hàng tồn kho là 3, công nợ là 2 sai số có thể chấp nhận đối với khoản mục hàng tồn kho và công nợ ngắn hạn của Công ty A tương ứng là 39.386.000 VND và 1.011.000 VND. Như vậy, đối với các khoản phải trả người bán (nợ ngắn hạn) nếu phát hiện ra sai phạm lớn hơn 1.011.000 VND thì được xem là trọng yếu và cần phải điều chỉnh, còn đối với khoản mục hàng tồn kho là các sai phạm lớn hơn 39.386.000 VND. Các công việc tương tự cũng đựơc thực hiện đối với công ty TNHH B, mức trọng yếu ban đầu được xác định là 11.419.240 VND, mức trọng yếu này được phân bổ cho TK phải trả người bán là 65.566,21 VND cho khoản mục hàng tồn kho là 2.254.094,04 VND. Sau khi ước lượng mức trọng yếu ban đầu và phân bổ mức trọng yếu cho các khoản mục, KTV sẽ lựa chọn phương pháp chọn mẫu các khoản mục để kiểm tra chi tiết. Quá trình chọn mẫu hay là các khoản mục trọng yếu phụ thuộc nhiều và khả năng xét đoán nghề nghiệp của KTV. Dựa trên tổng thể đã được lựa chọn ở trên, KTV xem lướt các chứng từ sổ sách, tập trung vào những khoản mục, nghiệp vụ có quy mô lớn bất thường như những nghiệp vụ thiếu chứng từ sổ sách, vi phạm các yếu tố của chứng từ hay những quan hệ đối ứng lạ… thông thường những khoản mục, nghiệp vụ trên có nhiều khả năng xảy ra sai phạm cần thiết phải tiến hành kiểm tra chi tiết để xác định nguyên nhân sai phạm. Để lựa chọn các khoản mục có quy mô lớn, KTV thực hiện quá trình rà soát nhanh (xem qua) tổng thể được lựa chọn và chọn ra những khoản mục có số tiền lớn mà KTV cho rằng nếu các khoản mục này chứa đựng các sai phạm thì sẽ ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Phương pháp chọn mẫu này được sử dụng khi tiến hành kiểm toán tại hai khách hàng A và B. Trên cơ sở phương pháp chọn mẫu được xác định, KTV lựa chọn các khoản mục trong tổng thể để kiểm tra chi tiết. Quá trình này thực chất là xác định lại các khoản cần kiểm tra chi tiết sau khi đã lựa chọn phương pháp chọn mẫu thích hợp cho tổng thể. Sau khi các công việc này hoàn thành, KTV sẽ bước vào giai đoạn thực hiện kiểm tra chi tiết các khoản mục đã chọn, các biện pháp kỹ thuật kiểm tra chi tiết được tiến hành như thế nào là nội dung sẽ được đề cập tiếp theo trong chương này. 2.3. Thực hiện các biện pháp kỹ thuật kiểm tra chi tiết trên các khoản mục đã chọn Trình tự các bước thực hiện kiểm tra chi tiết đối với chu trình chu trình mua hàng - thanh toán tuân thủ theo chương trình kiểm toán được thiết lập cho từng khách hàng. 2.3.1. Thực hiện thủ tục kiểm t