Đề tài Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty Sông Đà 11

i vụ 326 B Lao động phổ thông 78 0 73 1 3 4 0 0 Đặc điểm các mặt khác của Công ty: Một số đặc điểm khác biệt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là giá thành của các sản phẩm khó tính chính xác từ lúc thiết kế. Quá trình sản xuất bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như địa chất công trình, thời tiết, điều kiện cung ứng vật tư, giá cả vật tư, nguyên vật liệu được lấy từ nhiều nguồn khác nhau cả ở trong nước và nước ngoài. Do đó vấn đề tìm hiểu thị trường, nắm bắt các biến động về nguồn nguyên vật liệu là rất quan trọng, bởi nó là cơ sở để xây dựng nên các đơn giá dự thầu. Quá trình sản xuất của Công ty không thể sản xuất ra sản phẩm rồi mới đi chào hàng như các đơn vị sản xuất kinh doanh khác mà nó chỉ có thể hoạt động dựa trên cơ sở của đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký kết. Các sản phẩm của Công ty tạo ra có sự đa dạng khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu cuă khách hàng. Loại hình sản xuất là đơn chiếc và phụ thuộc nhiều vào thời tiết khí hậu. Do đó mà máy móc thiết bị dùng cho sản xuất lúc thì sử dụng triệt để, lúc thì nhàn dỗi. Một số cán bộ quản lí của Công ty được đào tạo chuyên môn từ các trường Đại học chuyên ngành kỹ thuật chuyển sang hoạt động lao động quản lí kinh tế, hành chính, do đó gặp một số khó khăn nhất định trong công tác quản lí. Thuận lợi và khó khăn hiện tại của Công ty: Từ một đơn vị làm công tác phục vụ xây lắp các hạng mục tại các công trình do Tổng công ty giao, công ty đã từng bước tiếp cận và thích ứng với cơ chế thị trường nhận thầu xây lắp các công trình khác nhau, có quy mô lớn, yêu cầu kỹ thuật cao. Do đó Công ty đã cơ bản giải quyết được công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, nhất là sau những công trình lớn như thuỷ điện Yaly, Sông hinh. Trình độ quản lý của cán bộ và trình độ tay nghề của công nhân ngày càng được nâng cao. Những năm trước Công ty có rất ít máy móc thiết bị, hầu hết là được trang bị từ Thuỷ điện Sông Đà, đến nay Công ty đã trang bị thêm đươc một số thiết bị thi công chuyên dùng hiện đại. Năm 2002 Công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh, sản lượng thực hiện băng 123% kế hoach mà Tổng Công ty giao. Cơ cấu tổ chức đã được kiện toàn và đi vào hoạt động bước đầu đã có hiệu quả, sản xuất kinh doanh có lãi, toàn Công ty đạt mức lợi nhuận trước thuế hơn 8,3 tỷ đồng. Sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như các đơn vị trực thuộc tiếp tục ổn định và phát triển, các tổ chức quần chúng, đoàn thể được chú trọng, người lao động có đủ việc làm với thu nhập ổn định. Tập thể Công ty là một khối đoàn kết thống nhất từ trên xuống dưới, tạo ra thế và lực vững chắc làm tiền đề cho việc thực hiện thành công kế hoach 5 năm 2001 – 2005. Tuy nhiên Công ty vẫn còn một số hạn chế là tốc độ tăng trưởng và lợi nhuận trong 5 năm qua không đều, thiếu bền vững. Nguyên nhân chính là do Công ty phụ thuộc qua lớn vào các công tình do Tổng công ty giao nên khi các công trình kết thúc Công ty không có các công trình khác gối vụ. Ngoài ra nguyên nhân quan trọng là Công ty chưa xây dựng được chiến lược quy hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ thích ứng với cơ chế thị trường, chưa tạo được nguồn cán bộ cần thiết, tay nghề công nhân còn thấp bình quân bậc thợ hiện nay là 2,9 chưa đáp ứng được yêu cầu các công trình có chất lượng cao, đặc biệt là các công trình theo tiêu chuẩn Quốc tế ; Công tác đầu tư còn manh mún chưa có được những dự án lớn, thu nhập bình quân người lao động còn thấp so với bình quân toàn Tổng công ty. Tiến độ một số công trình bị chậm so với kế hoạch nên ảnh hưởng tới kết quả sản xuất kinh doanh như: Công trình nước Nha Trang, PlieKu, công trình đường dây 110Kv Cần Đơn- Lộc Ninh- Tây Ninh Công tác tổ chức sản xuất tại một số đơn vị còn yếu kém, hiệu quả làm việc của bộ máy giúp việc tại các đơn vị chưa cao. Công tác quản lí kinh tế và tài chính vẫn còn một số tồn tại, một số đơn vị trực thuộc khối lương giá trị dở dang, công nợ tồn đọng lớn dẫn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh thấp Căn cứ các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Tổng công ty, Công ty Sông Đà 11 đã tổ chức quán triệt triển khai cho các đơn vị trực thuộc và xây dưng phương án số 50 CT / TCHC ngày 30/ 03/2002 về sắp xếp đổi mới phát triển Doanh nghiệp; đồng thời đề ra kế hoạch triển khai cụ thể từng bước nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và quy mô phát triển của Công ty trong thời gian tới. Qua hơn 6 tháng triển khai thực hiện việc sắp xếp đổi mới Doanh nghiệp của công ty đã đạt được một số kết qủa bước đầu như chức năng, nhiệm vụ của các phòng đã được kiện toàn, tăng cường được mối quan hệ, lề lối làm việc của các đơn vị phòng ban chức năng được chặt chẽ hơn, Trong thời gian tới Công ty tiếp tục thực hiện việc sắp xếp đổi mới doanh nghiệp, tinh giảm biên chế, triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001- 2000, từng bước xây dựng thương hiệu của Công ty, hiệu chỉnh, bổ xung phân cấp quản lý các mặt của công ty với các đơn vị thành viên phù hợp với tình hình thực tế từng giai đoạn, xây dựng phương án cổ phần hoá một số đơn vị thành viên, lập phương án và thực hiện từng bước để chuyển Công ty thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới: Trên cơ sở định hướng và mục tiêu phát triển kinh tế 10 năm, phương hướng của Công ty từ nay đến năm 2005 là: Phát huy truyền thống của Công ty, tăng cường đoàn kết, tích cực đổi mới, thực hiện đa dạng hoá ngành nghề, đa dạng hoá sản phẩm nhưng không quá xa so với năng lực, sở trường của Công ty. Tăng trưởng nhanh, giá trị sản xuất công nghiệp và kinh doanh dịch vụ, lấy sản xuất kinh doanh điện, nước, cơ khí làm sản phẩm chính để đầu tư phát triển. Xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao. Phấn đấu vì sự phát triển bền vững của Công ty Sông Đà 11, góp phần đưa Tổng Công ty Sông Đà thành một tập đoàn kinh tế mạnh. Mục tiêu: Phấn đấu tổng giá trị sản xuất kinh doanh giữ tốc độ phát triển bình quân hàng năm 30%. Đến năm2005 đạt giá trị 350 tỷ đồng. Hoàn thành đúng tiến độ các công trình trọng điểm Tổng Công ty giao. Phát triển nghề lắp máy thành chuyên ngành của Công ty có năng lực lắp đặt các nhà máy thuỷ điện công suất đến 500 MW (lắp đặt từng tổ máy đến 100 MW). Có năng lực cạnh tranh với thị trường lắp máy trong nước. Phát triển vốn sản xuất kinh doanh: Phấn đấu đến năm 2005 vốn sản xuất kinh doanh của Công ty trên 500 tỷ đồng. Đảm bảo trả vốn vay trung và dài hạn đúng kỳ. Lợi nhuận: Với lợi nhuận bình quân về xây lắp đạt 3% trên doanh thu, lợi nhuận sản xuất công nghiệp từ 0,8-1% trên doanh thu, lợi nhuận sản xuất điện từ 10- 15% doanh thu, đến năm 2005 đạt trên 18 tỷ đồng. Các khoản nộp ngân sách: Tốc độ tăng bình quân trên 20% đến năm 2005 các khoản nộp ngân sách trên 12 tỷ đồng. Thu nhập cán bộ công nhân viên Công ty: Phấn đấu bình quân từ 850.000đ năm 2001 lên 3.200.000đ/ người/ tháng vào năm 2005. Tốc độ tăng bình quân trên 35%/ năm. Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lí năng động có trình độ cao, có uy tín trên thị trường. Xây dựng một tập thể công nhân có tay nghề vững vàng, có tác phong sản xuất công nghiệp đáp ứng với yêu cầu cơ chế thị trường. B/ Phân tích thực trạng tổ chức bộ máy quản lí của Công ty: I/ Thực trạng cơ cấu bộ máy quản lí hiện tại của Công ty: Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty: Sơ đồ tổ chức Công ty Sông Đà 11 Pgđ kinh tế Phòng tc - kt Phòng tc - hc Xí nghiệp 11 – 2 Sê san - gia lai Xí nghiệp 11-1 Cần đơn - bình phước xí nghiệp 11 – 6 Sê san 3a - gia lai Xí nghiệp 11 – 5 Lâm hà - lâm đồng Xí nghiệp 11 – 3 Hà đông - hà tây xí Nghiệp 11 – 4 Tp hạ long - quảng ninh Nhà máy thuỷ điện Nà lơi - điện biên Nhà máy thuỷ điện Ry ninh 2 - gia lai tt thí nghiệm điện Hà đông - hà tây Phòng thị trường Phòng quản lí k .thuật Phòng Quản lí Cơ giới Phòng kt - kh PGĐ kĩ thuật Pgđ thi công Nhà máy cơ khí tx hoà bình - hoà bình Giám đốc công ty Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty theo kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng với chế độ một thủ trưởng được miêu tả như sơ đồ. Cơ cấu này nổi rõ những ưu điểm như: Việc nắm bắt thông tin giữa ban Giám đốc với các phòng ban chức năng và các đơn vị trực thuộc nhanh chóng và chính xác hơn, giảm bớt được rất nhiều sự dối loạn giữa mệnh lệnh và thông tin giữa các bộ phận trực tuyến với các bộ phận chức năng. Giám đốc Công ty được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban về các quyết định kinh doanh nên công việc tiến triển có hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ giám đốc đã được thực hiện nhanh chóng và có hiệu lực hơn. Tổ chức các bộ phận chức năng trong Công ty: 2.1- Khối cơ quan Công ty: 2.1-1 Ban Giám đốc: Biểu 5: Cơ cấu hiện tại của Ban Giám đốc. stt Chức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo Trình độ chuyên môn 1 Giám đốc 55 Kĩ sư cơ khí ĐH 2 Phó Giám đốc Kinh doanh 50 Kinh tế Trên ĐH 3 Phó Giám đốc Kỹ thuật 54 Kĩ sư cơ khí ĐH 4 Phó Giám đốc Thi công 57 Kĩ sư xây dựng ĐH Nguồn: Phòng TCHC. a - Giám đốc công ty: * Chức năng: Chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước Tổng công ty về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty; chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên của Công ty. Lãnh đạo Công ty thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được Tổng công ty giao. Chỉ đạo và cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lí chất lượng. * Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, đời sống văn hoá xã hội, an ninh trật tự của Công ty. Các lĩnh vực lãnh đạo và chịu trách nhiệm trực tiếp: + Công tác tổ chức cán bộ. + Công tác kinh tế, tài chính. + Công tác đằu tư, định hướng chiến lược của công ty. + Công tác thi đua khen thưởng. * Báo cáo: Giám đốc Công ty báo cáo công việc thực hiện nhiệm vụ của mình với Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị Tổng công ty. b - Phó giám đốc kinh tế: * Chức năng: Giúp việc cho Giám đốc công tác về công tác kinh tế. Thực hiện nhiệm vụ được giao về công tác quản lí chất lượng. * Nhiệm vụ: Phụ trách công tác kinh tế kế hoạch. Công tác tiếp thi đấu thầu. Ký các văn bản, giấy tờ, chứng từ được giám đốc công ty uỷ quyền. Kiểm duyệt và ký các phiếu giá các công trình do công ty trúng thầu đảm nhận thi công. Thay mặt Giám đốc Công ty điều hành công việc khi giám đốc Công ty đi vắng theo từng lần uỷ quyền. * Báo cáo: Phó Giám đốc kinh tế báo cáo Giám đốc Công ty. c- Phó Giám đốc Kỹ thuật kiêm đại diện lãnh đạo: * Chức năng: Giúp việc cho Giám đốc Công ty về công tác kỹ thuật, cơ khí, lắp máy. Với chức năng là đại diện lãnh đạo quản lý hệ thống chất lượng. + Đảm bảo các quá trình cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì. +Báo cáo cho lãnh đạo cao nhất về kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và về mọi nhu cầu cải tiến. +Đảm bảo thúc đẩy toàn bộ tổ chức nhận thức được các nhu cầu của khách hàng. * Nhiệm vụ: Phụ trách công tác kỹ thuật, vật tư, cơ giới, cơ khí lắp máy và an toàn lao động. Phụ trách công tác đào và ứng dụng tiến bộ kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh. Kiểm tra, ký các văn bản nghiệm thu khối lượng công trình hoàn thành. Giải quyết cá công việc được Giám đốc Công ty uỷ quyền. * Báo cáo: Phó Giám đốc Kỹ thuật kiêm đại diện lãnh đạo báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ với Giám đốc Công ty. d- Phó Giám đốc thi công: * Chức năng: Giúp việc cho Giám đốc Công ty về công tác thi công. Thực hiện nhiệm vụ được giao về quản lý chất lượng. * Nhiệm vụ: Phụ trách công tác sản xuất. Chỉ đạo thi công các công trình khu vực Miền Trung và Miền Nam. Giải quyết các công việc được Giám đốc Công ty uỷ quyền. * Báo cáo: Phó Giám đốc thi công báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình với Giám đốc Công ty. Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty được phân chia ra 6 mảng và được đảm nhiệm bởi 6 phòng chức năng: 2.1-2. Phòng tổ chức hành chính: Chức năng: Giúp việc cho giám đốc Công ty trong công tác thực hiện các phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tạo bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lý và điều phối sử dụng hợp lý thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty. Giúp lãnh đạo Công ty điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung những công việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty. Là chiếc cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với chính quyền, nhân dân địa phương và ngược lại. Thực hiện tốt nhiệm vụ truyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một cách nhanh chóng và đảm bảo chính xác. Quản lý toàn bộ nhà cửa và các trang thiết bị của cơ quan Công ty đảm bảo các điều kiện làm việc về cơ sở vật chất, không ngừng cải tiến và mua sắm những trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hợp lý đưa vào sử dụng phục vụ công việc. Nhiệm vụ: Nghiên cứu đề xuất và tổ chức các phương án tổ chức sản xuất và quản lý. Hướng dẫn đôn đốc việc thực hiện chế độ chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa các đơn vị, phòng ban theo điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế chức năng cụ thể. Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt cán bộ, công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao năng lực tay nghề, bổ sung cán bộ, công nhân đáp ứng nhu cầu sản xuất, quản lý tổ chức. Tổ chức tiếp nhận, quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, các nghị định, pháp lệnh, chính sách đối với người lao động. Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lương giúp Giám đốc giải quyết đúng đắn, hợp lý chính sách lao động tiền lương cũng như các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên. Cùng phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải quyết đơn thư khiếu nại, khiếu tố khi cần thiết. Tổng hợp văn bản. Quản lý công tác giấy tờ, tổ chức tốt công tác văn thư và công tác lưu trữ. Quản lý sử dụng con dấu của Công ty đúng nội quy, quy định của nhà nước và pháp luật cũng như của Tổng Công ty và Công ty đề ra. Thực hiện tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ quan Công ty hoạt động có hiệu quả. Làm tốt công tác quản trị, hành chính toàn bộ cơ sở 2 của Tổng Công ty tại Hà Đông. Tổ chức và triển khai thực hiện tốt các công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ trong cơ quan. Quản lý và điều hành tổ xe con phục vụ đưa đón cán bộ đi lại và đi làm đảm bảo an toàn. Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo, tiếp khách, hội họp. Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm, đảm bảo điện thoại, Fax, điện, nước trong cơ quan. Có phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Biểu 6: Cơ cấu Phòng TCHC . stt Chức năng nhiệm vụ S.lượng Trình độ Chuyên môn Độ tuổi <30 30-45 >45 1 Trưởng phòng 1 CĐ Ks.Cơ khí 1 2 Phó phòng 1 ĐH Ks.Cơ khí 1 3 Bộ phận tổ chức 2 ĐH Ks.Điện;Kinh tế 1 1 4 Bộ phận hành chính quản trị 2 ĐH Kinh tế 1 1 5 Văn thư lưu trữ 1 TC Du lịch 1 6 Bảo vệ 5 LĐPT 2 2 1 7 Tổ lái xe 4 TC Lái xe 2 2 8 Lao công tạp vụ 1 LĐPT 1 Nguồn: Phòng TCHC. Qua bảng trên ta thấy phòng TCHC gồm 17 người. Để đảm bảo thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng được tốt thì số lượng người trong từng bộ phận như vậy là tương đối hợp lí. Tuy nhiên, về trình độ đào tạo thì vẫn còn hạn chế. Trong 17 người thì có tới 6 người không được đào tạo chiếm 35,29%; 5 người có trình độ Trung cấp chiếm 29,41%; 1 người có trình độ Cao đẳng chiếm 5,88%; và 5 người có trình độ Đại học chiếm 29,41%; 4 người làm không đúng với ngành nghề đào tạo chiếm 23,53% trong đó gồm có cả Trưởng phòng và Phó phòng, nguyên nhân là do những người làm trái nghề trước kia làm đúng ngành nghề đào tạo, nhưng do có năng lực làm tổ chức nên Công ty đã phát hiện và chuyển họ sang làm công tác tổ chức. Về độ tuổi: 6 người có độ tuổi <30 chiếm 35,29%; 7 người độ tuổi 30-45 chiếm 41,18%; 4 người có độ tuổi chiếm 23,53%. Độ tuổi như vậy là phù hợp với chức năng Tổ chức Hành chính của phòng. 2.1-3. Phòng Kinh tế Kế hoạch: Chức năng: Xây dựng và theo dõi kế hoạch SXKD của toàn Công ty; Soạn thảo thiết lập và lưu giữ hợp đồng kinh tế, theo dõi, kiểm tra và hướng dẫn việc ký kết, thực hiện hợp đồng kinh tế tại các đơn vị trực thuộc; Công tác kinh tế, thực hiện và đôn đốc công tác thu hồi vốn, công tác quản lý giá thành chi phí, thanh quyết toán theo quy định; Quản lý tổng dự toán và tham gia thanh quyết toán vốn đầu tư theo từng dự án đầu tư xây dựng cơ bản của Công ty. Nhiệm vụ: b1. Công tác kế hoạch và báo cáo thống kê: Xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, hàng quý, hàng tháng của Công ty để báo cáo với tổng Công ty, các ngành liên quan. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh quý, năm được Tổng Công ty giao, căn cứ vào năng lực của từng đơn vị thành viên mà tiến hành giao kế hoạch cho đơn vị trực thuộc theo từng tháng, quý, năm. Lập và giao kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, hàng năm, quý. Theo dõi kiểm tra, giám sát tổng hợp tình hình thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ kế hoạch, tình hình đầu tư phát triển các đơn vị trực thuộc, phân tích đánh giá để tham mưu với Giám đốc Công ty. Lập báo cáo định kỳ theo quy định của Tổng Công ty và Công ty. Lập báo cáo đánh giá tình hình thực hiện công tác kế hoạch hàng quý và hàng năm của Công ty. Công tác báo cáo thực hiện kế hoạch. b2. Công tác kinh tế: Soạn thảo các văn bản quản lý kinh tế trong quá trình thực hiện dự án, trình lãnh đạo Công ty phê duyệt, ban hành. Thu thập các định mức đơn giá mới, các chế độ phụ phí, phụ cấp...dựa vào các chế độ chính sách của nhà nước và điều kiện cụ thể của mỗi công trình đề suất,bổ sung sửa đổi để có cơ sở làm việc với chủ đầu tư và các cơ quan của nhà nước, dựa vào đơn giá công trình. Hướng dẫn các đơn vị công tác lập dự án, thanh toán từng công trình. Hướng dẫn các đơn vị xây dựng các định mức đơn giá mới để đưa vào tính toán, nghiệm thu thanh toán với các chủ đầu tư. Lập hồ sơ mời thầu cung cấp vật tư thiết bị cho các dự án, các công trình đơn vị mua sắm phục vụ thi công và đầu tư xây dựng cơ bản của Công ty theo phân cấp có giá trị <1 tỷ đồng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Tổ chức đấu thầu mua vật tư, thiết bị sau khi hồ sơ mời thầu được phê duyệt. Chủ trì trong công tác đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp. Soạn thảo quyết định trúng thầu, thông báo trúng thầu và trình giám đốc Công ty ký kết. Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc tổ chức đấu thầu mua sắm vật tư, vật liệu, thiết bị để xây dựng công trình mà các đơn vị thi công. Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện công tác đấu thầu mua sắm vật tư, vật liệu toàn Công ty hàng quý báo cáo Giám đốc Công ty. Cùng các phòng và các đơn vị liên quan tính toán giá cho các thiết bị xe máy thanh lý không cần dùng; vật tư phụ tùng tồn kho không sử dụng. Thường xuyên rà soát, bổ sung kiện toàn các văn bản quy định về phân cấp quản lý của Công ty cho các đơn vị trực thuộc để bổ sung chấn chỉnh kịp thời các đơn vị trực thuộc. b3. Công tác hợp đồng kinh tế: Dự thảo và đàm phán hoặc phối hợp thoả thuận đàm phán để lãnh đạo Công ty ký kết tất cả các hợp đồng kinh tế theo phân cấp bao gồm: Nhận thầu xây lắp, mua sắm các máy móc thiết bị, vật tư phụ tùng trong và ngoài nước, bảo hiểm công trình, bảo hiểm vận chuyển hàng hoá nhập khẩu, giám định thiết bị, hợp đồng kinh tế các thiết bị nội bộ Công ty..vv Làm thủ tục uỷ quyền thực hiện các hợp đồng kinh tế theo quy chế quản lý hợp của Công ty. Tổ chức theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng kinh tế mà Công ty ký kết để đảm bảo tiến độ xây lắp và mua sắm thiết bị công nghệ, thiết bị xe máy phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo kế hoạch đề ra. Báo cáo thường xuyên, đột xuất để lãnh đạo Công ty kịp thời xử lý. Soạn thảo các văn bản về phân cấp công tác quản lý hợp đồng kinh tế giữa Công ty và các đơn vị trực thuộc, đồng thời theo dõi đôn đốc kiểm tra việc triển khai thực hiện tại các đơn vị cơ sở. Quản lý lưu giữ các hợp đồng kinh tế theo quy định phân cấp về công tác quản lý ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế của giám đốc Công ty. Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng kinh tế trong toàn Công ty, hàng tháng, quý, năm báo cáo giám đốc Công ty và tổng Công ty. b4. Công tác quản lý đầu tư và xây dựng cơ bản: Căn cứ vào định hướng phát triển sẳn xuất kinh doanh của đơn vị và kế hoạch đơn vị sản xuất kinh doanh hàng năm, trên cơ sở cân đối lực lượng trang thiết bị hiện có kết hợp với phòng Thị Trường để xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản và đầu tư máy móc thiết bị công trình tổng Công ty phê duyệt theo kế hoạch năm. Quản lý các định mức đơn giá và tổng dự toán dự án đầu tư. Thường xuyên kiểm tra, xem xét phát hiện các vấn đề phát sinh khi thực hiện dự án để đề ra phương án để báo cáo giám đốc Công ty xử lý. Soạn thảo quyết định phê duyệt đầu tư các thiết bị máy móc thi công, các dự án nhỏ theo phân cấp của Tổng Công ty trình Giám đốc Công ty phê duyệt. Kết hợp với các phòng ban lập các thủ tục thanh quyết toán vốn đầu tư theo từng dự án, phối hợp với các đơn vị quản lý vận hành dự án sau khi đi vào khai thác sử dụng để đánh giá hiệu quả kinh tế của việc đầu tư. Hướng dẫn nghiệp vụ các đơn vị thực hiện công tác đầu tư thiết bị thi công và đầu tư xây dựng cơ bản theo quy định của nhà nước, Tổng Công ty và Công ty. Biểu 7: Cơ cấu Phòng KTKH. stt Chức năng nhiệm vụ S.lượng Trình độ Chuyên môn Độ tuổi <30 30-45 >45 1 Trưởng phòng 1 ĐH Kinh tế 1 2 Bộ phận Kế hoạch 2 ĐH KinhTế;xâydựng 1 1 3 Bộ phận ĐT XDCB 1 ĐH Kinh tế 1 4 Bộ phận hợp đồng thu vốn 2 ĐH Kinh tế 2 Nguồn: Phòng TCHC. Qua biểu trên ta thấy phòng Kinh tế - Kế hoạch hiện tại gồm có 6 người và 100% có trình độ Đại học. Về độ tuổi có 2 người >45 tuổi; 2 người từ 30 – 45 tuổi và 2 người <30 tuổi. Như vậy, Cơ cấu của phòng đã đảm bảo về trình độ và sự năng động, nhiệt tình cũng như kinh nghiệm và bản lĩnh trong công việc. Tuy nhiên, Để đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của phòng thì với số lượng 6 người là quá ít, khối lượng công việc của nhân viên trong phòng lớn, đòi hỏi sự nhanh nhạy, quán xuyến công việc. Vì vậy, Công ty cần bổ sung nhân lực cho phòng, đặc biệt là một phó phòng để chia sẻ gánh nặng cho Trưởng phòng, nhất là khi Trưởng phòng đi vắng. 2.1-4. Phòng tài chính kế toán: a) Chức năng phòng tài chính Kế Toán: Phòng Tài chính - Kế toán có chức năng tham mưu giúp Giám đốc công ty trong công tác huy động và phân phối vật tư, tiền vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tổ chức bộ máy tài chính kế toán từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế, hạch toán kế toán nhằm quản lý tốt tài sản của Nhà nước, ghi chép, phản ánh đầy đủ chính xác quá trình hình thành, vận động và chu chuyển của vốn biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của Công ty, Tổng công ty về công tác quản lý kinh tế, tài chính. b. Nhiệm vụ b1. Công tác kế toán - Tổ chức bộ máy kế toán: Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty để lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, phân tán và nửa tập trung, nửa phân tán cho phù hợp và bố trí cán bộ kế toán cho từng đầu mối sản xuất kinh doanh. Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên toàn công ty. - Thu thập chứng từ, ghi chép, tính toán phản ánh chính xác kịp thời, trung thực, đầy đủ quá trình hình thành vận động và chu chuyển của vốn biển hiện bằng số lượng, chất lượng và giá trị toàn bộ tài sản tiền vốn của toàn Công ty. - Tính toán và trích nộp đúng, đầy đủ kịp thời các khoản nộp Ngân sách. các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại Công ty và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả. - Tổ chức lập đầy đủ và gửi kịp thời báo cáo kế toán, quyết toán định kỳ. Kiểm tra báo cáo kế toán các đơn vị cấp dưới gửi lên, tổng hợp báo cáo các đơn vị thuộc phạm vi quản lý. b2. Công tác Tài chính - Tín dụng - Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính, tổng hợp và lập báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch hàng tháng, quý, năm. Giao kế hoạch Tài chính tổng hợp, dự toán chi phí quản lý và hạn mức tín dụng vốn lưu động cho các đơn vị. - Xác định mức vốn lưu động và các nguồn vốn đảm bảo cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị. Huy động kịp thời các nguồn vốn sẵn có vào sản xuất kinh doanh. b3. Công tác phân tích hoạt động kinh tế và thông tin kinh tế - Tổ chức kiểm tra kế toán và phân tích hoạt động kinh tế các đơn vị trực thuộc để xác định chính xác kết quả hoạt động SXKD nhằm tham mưu cho Giám đốc Công ty quản lý điều hành có hiệu quả. - Tổ chức công tác thông tin tình hình kinh tế, tài chính, tín dụng trong Công ty một cách khoa học, trên cơ sở phát triển phần mềm do máy tính trợ giúp. Biểu 8: Cơ cấu Phòng TCKT. stt Chức năng nhiệm vụ S.lượng Trình độ Chuyên môn Độ tuổi <30 30-45 >45 1 Trưởng phòng 1 ĐH TCKT 1 2 Phó phòng 1 ĐH TCKT 1 3 Bộ phận Tài chính 3 ĐH TCKT;Ktoán TH 1 2 4 Bộ phận Tín dụng 1 CĐ Ktoán TH 1 5 Bộ phận Kế toán 3 ĐH Ktoán TH 2 1 6 Thủ quỹ 1 TC TCKT 1 Nguồn: Phòng TCHC. Qua bả