Đề tài Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm dịch vụ viễn thông khu vực I

ơng so với doanh thu của năm sau thấp hơn năm trước. ĐIều này chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm là rất có hiệu quả. 2.2. Tình hình tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm dịch vụ viễn thông khu vực I 2.2.1. Phân tích cơ cấu tổ chức quản lý và phân chia chức năng quản lý của Trung tâm dịch vụ viễn thông khu vực I Bộ máy quản lý của Trung tâm được tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng. Đây là kiểu cơ cấu quản lý đang được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp hiện nay. Với kiểu tổ chức bộ máy quản lý này, cho phép doanh nghiệp đảm bảo được nguyên tắc tập trung dân chủ. - Giám đốc Trung tâm do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của Công ty. Giám đốc là người đại diên pháp nhân của Trung tâm, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về quản lý, điều hành và hoạt động của Trung tâm trong phạm vi quyền hạn, nhiệm vụ được giao. Giám đốc là người có quyền quản lý và điều hành cao nhất của Trung tâm. - Phó Giám đốc do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật. Phó Giám đốc là người giúp Giám đốc quản lý điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Trung tâm theo phân công của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được phân công. - Kế toán trưởng do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật. Kế toán trưởng là người giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện công tác kế toán, thống kê của Trung tâm, chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng cấp trên và pháp luật về thực hiện quyền và nhiệm vụ theo pháp luật quy định. - Các phòng, đài, xưởng có Trưởng phòng, Trưởng đài, Trưởng xưởng phụ trách và có thể có các cấp phó giúp việc. - Cấp trưởng và phó các đơn vị do Giám đốc Trung tâm quyết định bồ nhiệm, khen thưởng và kỷ luật. Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của các phòng, đài, xưởng do Giám đốc Trung tâm quyết định theo sự phân cấp của Công ty. Việc tổ chức lại và giải thể Trung tâm do Giám đốc Công ty đề nghị Tổng Giám đốc Công ty Bưu chính – Viễn thông Việt nam quyết định, việc tổ chức lại và giải thể các phòng, đài, xưởng trực thuộc Trung tâm do Giám đốc Công ty xem xét quyết định theo đề nghị của Trung tâm. Để phục vụ đắc lực cho việc chỉ huy sản xuất kinh doanh được tập trung và thống nhất trong toàn Trung tâm, đảm bảo sự nhịp nhàng và ăn khớp giữa các phòng và bộ phận, Trung tâm tổ chức ra thành 9 bộ phận như sau: 1/ Phòng Tổ chức - Hành chính (có tổ lái xe và bảo vệ trực thuộc); 2/ Phòng Kế toán – Thống kê - Tài chính; 3/ Phòng Kỹ thuật – Nghiệp vụ; 4/ Phòng Kế hoạch – Vật tư; 5/ Phòng Kinh doanh – Tiếp thị; 6/ Đài GSM; 7/ Đài Khai thác; 8/ Xưởng sửa chữa thiết bị hệ thống; 9/ Chi nhánh Dịch vụ Khách hàng; Sơ đồ7: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm Gđ tt Pgđ P tc hc P kt tk tc P kh vt P kt nv P kd tt Đài Khai thác Đài GSM Chi nhánh DVụ KH Xưởng SC TB HT Pgđ Pgđ Nhận xét: - Với sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, Trung tâm đảm bảo thực hiện chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu bộ máy quản lý là Giám đốc Trung tâm, Giám đốc trực tiếp chỉ đạo các phòng sau: Phòng Kế toán Tài chính - Thống kê và Phòng Kế hoạch - Vật tư. - Phó Giám đốc phụ trách Nội chính trực tiếp chỉ đạo các phòng: Phòng Tổ chức - Hành chính và Đài Khai thác. - Phó Giám đốc phụ trách Kinh doanh trực tiếp chỉ đạo các phòng: Phòng Kinh doanh - Tiếp thị và Chi nhánh Dịch vụ Khách hàng. - Phó Giám đốc phụ trách Kỹ thuật trực tiếp chỉ đạo các phòng: Phòng Kỹ thuật - Nghiệp vụ, Đài GSM và Xưởng sửa chữa thiết bị hệ thống. 2.2.2. Phân tích chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và mối quan hệ của các đơn vị trực thuộc Trung tâm 2.2.2.1. Phòng Tổ chức - Hành chính Phòng Tổ chức - Hành chính là một phòng chức năng của Trung tâm có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Trung tâm trong công tác xây dựng đội ngũ cán bộ, tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác lao động tiền lương, các công tác về chế độ, chính sách, bảo hộ lao động và an toàn vệ sinh lao động, các công tác về hành chính của Trung tâm. Xuất phát từ các chức năng đó, phòng Tổ chức – Hành chính có nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau: ã Nhiệm vụ: * Công tác tổ chức Cán bộ - Lao động và Tiền lương 1/ Công tác tổ chức bộ máy - Hướng dẫn và cùng các đơn vị thực hiện việc kiện toàn tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của Trung tâm trong cùng thời kỳ theo chủ trương, phương hướng chung của Ngành theo định hướng của Giám đốc Công ty, Giám đốc Trung tâm, kết hợp với việc xây dựng cơ số lao động theo chức danh, nhiệm vụ của từng cá nhân trong các phòng chức năng và theo định mức lao động đối với các bộ phận tham gia trực tiếp sản xuất. - Định kỳ tổng hợp phân tích hiệu quả của bộ máy quản lý và sản xuất với việc thực hiện nhiệm vụ được giao, từ đó đề xuất các ý kiến tham mưu với Giám đốc Trung tâm trong công tác củng cố, sắp xếp hợp lý hóa sản xuất đối với các đơn vị trực thuộc. 2/ Công tác cán bộ, nhân sự: - Xây dựng quy hoạch cán bộ phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Trung tâm. - Nắm chắc năng lực, phẩm chất cũng như lịch sử sức khoẻ bản thân của đội ngũ CBCNV Trung tâm để có những đề xuất kịp thời trong công tác sắp xếp, điều động, đào tạo, lực lượng dự nguồn bổ sung cho hướng phát triển lâu dài trong chiến lược con người của Trung tâm và các đơn vị. - Giúp Giám đốc trong việc lựa chọn sơ bộ và tổ chức thi theo quy chế tuyển dụng lao động của Công ty và Trung tâm để tuyển chọn được những cá nhân có đủ điều kiện đáp ứng được yêu cầu đề ra. - Quản lý hồ sơ cán bộ thuộc Trung tâm quản lý theo đúng quy chế quản lý hồ sơ cán bộ của ngành, lập báo cáo thống kê nhân sự định kỳ và đột xuất theo quy định. - Giúp Giám đốc thanh, kiểm tra các đơn vị cơ sở trong công tác quản lý và sử dụng lao động. - Tham mưu đề xuất, trình Giám đốc trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ theo phân cấp. 3/ Công tác tiền lương: - Giúp Giám đốc lập kế hoạch sử dụng tiền lương (từng quý, năm) để báo cáo cho Công ty. - Xây dựng quy chế các hình thức trả lương, phân phối tiền thưởng, lợi nhuận năm áp dụng trong Trung tâm, đồng thời theo dõi, giám sát kiểm tra việc thực trong toàn Trung tâm và tại các đơn vị. - Tính đơn giá tiền lương hàng tháng cho CBCNV để phòng Kế toán thống kê - Tài chính dựa làm cơ sở cho việc phân phối lương tháng cho người lao động. - Theo dõi quản lý và cùng phòng Kế toán thống kê - Tài chính thực hiện việc phân phối và thanh quyết toán quỹ thu nhập hàng năm của Trung tâm. - Quản lý biến động lương của CBCNV, thực hiện việc xét nâng bậc lương cho CNVC theo phân cấp và theo chế độ hiện hành. 4/ Công tác đào tạo: - Xây dựng kế hoạch công tác đào tạo năm và bổ túc nghiệp vụ (kinh tế, chính trị, kỹ thuật, ngoại ngữ) cho CBCNV toàn Trung tâm. Tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi đã được Giám đốc phê duyệt. - Đề xuất chọn cử cán bộ đi đào tạo, bổ túc nghiệp vụ ở trong nước và nước ngoài. - Tổ chức bổ túc nghiệp vụ cho CBCNV đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh. Tổ chức hướng dẫn và theo dõi kiểm tra việc thi nâng bậc cho công nhân. Liên hệ với Công ty giải quyết thủ tục xuất, nhập cảnh cho CBCNV được cử đi học tập công tác ở nước ngoài. - Theo dõi, cùng các đơn vị chức năng đánh giá kết quả của cán bộ, học sinh, trong thời gian học tập, tập sự ở Trung tâm. 5/ Công tác chính sách và công tác bảo hiểm xã hội: - Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện về công tác BHXH theo chế độ chính sách hiện hành của Nhà nước và phân cấp quản lý của Công ty. - Trực tiếp và kết hợp các phòng chức năng của Công ty giải quyết thủ tục hưu trí, thôi việc, tiền tuất theo chế độ, thai sản ốm đau... theo chính sách hiện hành và theo phân cấp. - Quản lý danh sách cán bộ hưu trí, tổ chức và quản lý hoạt động của Ban hưu trí toàn Trung tâm. - Quản lý và theo dõi thực hiện chế độ quy định đối với các bà mẹ Việt nam anh hùng do Trung tâm phụng dưỡng suốt đời, các CBCNV thuộc diện gia đình chính sách, các thương binh và những người đã tham gia lực lượng vũ trang trong Trung tâm. - Tổ chức thực hiện lao động công ích của Trung tâm theo chế độ chính sách của Nhà nước và địa phương. 6/ Công tác bảo hộ lao động : - Hàng năm lập kế hoạch BHLĐ để đăng ký dự trù mua sắm trang thiết bị BHLĐ của toàn Trung tâm. - Xây dựng kế hoạch huấn luyện ATLĐ và vệ sinh công nghiệp hàng năm, theo dõi, kiểm tra thực hiện và tổng hợp báo cáo định kỳ. - Tổ chức đăng ký thi đua xây dựng đơn vị an toàn vệ sinh công nghiệp. Hướng dẫn các đơn vị xây dựng mạng lưới an toàn viên, kiểm tra các đơn vị về thực hiện ATLĐ. - Quản lý việc cấp phát trang bị BHLĐ cho CBCNV trên cơ sở đã được Giám đốc phê duyệt. - Phân loại hoạt động, hướng dẫn việc kiểm tra cung cấp các tiêu chuẩn của ngành quy định đối với CBCNV làm việc trong khu vực có độc hại, ca ba... - Theo dõi việc thực hiện chế độ nghỉ phép năm, ốm đau, thai sản..., về việc sử dụng lao động nữ của Công ty. - Phối hợp với Công đoàn, Y tế tổ chức việc nghỉ mát, điều dưỡng cho CBCNV theo chế độ. 7/ Công tác thanh tra: - Tổ chức và quản lý công tác thanh tra của Trung tâm bao gồm việc tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch thanh tra hàng năm và hướng dẫn kiểm tra các đơn vị thực hiện hệ thống hoá các văn bản pháp quy, các chế độ xét thanh tra và xét khiếu tố. Tổng hợp tình hình kết quả thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, tiến hành qiải quyết các đơn khiếu nại, tố cáo. - Quản lý công tác yếu tố bao gồm: Hướng dẫn kiểm tra các đơn vị thực hiện nhiệm vụ tiếp xúc với CBCNV và giải quyết đơn khiếu nại tố cáo, thẩm tra xác minh, kết luận, kiến nghị biện pháp giải quyết những đơn khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền phân cấp. Phối hợp với Công đoàn tổ chức sơ kết, tổng kết chuyên đề, phổ biến kinh nghiệm, hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ban thanh tra nhân dân. 8/ Công tác tổng hợp pháp chế thi đua: - Tổng hợp tình hình mọi mặt hoạt động của Trung tâm theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm để báo cáo Lãnh đạo Trung tâm và Công ty. - Xây dựng chương trình công tác hàng tuần, hàng tháng, nhiệm vụ công tác hàng quý, 6 tháng và phương hướng nhiệm vụ công tác hàng năm của Trung tâm. - Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản pháp quy, bao gồm việc lập kế hoạch xây dựng và hệ thống hóa văn bản pháp quy, tổ chức lấy ý kiến tham gia các dự án pháp luật của Nhà nước và phổ biến tuyên truyền hướng dẫn thực hiện pháp luật. - Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật của Nhà nước, tăng cường pháp chế làm mọi người nắm vững pháp luật, nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật. - Xây dựng nội dung, mục tiêu, hình thác biện pháp thi đua hàng năm, các phong trào thi đua ngắn hạn, đột xuất theo chủ trương công tác thi đua của Công đoàn Tổng Công ty và Công ty. Đề xuất chủ trương, biện pháp, hình thức thi đua có hiệu quả phù hợp với mục tiêu yêu cầu hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của Trung tâm. - Giúp Giám đốc và Chủ tịch Công đoàn Trung tâm và tổ chức phát động và tổng kết phong trào thi đua, ký kết giao ước thi đua và tổ chức thực hiện. - Xây dựng các quy chế, tiêu chuẩn thi đua theo quy định, hướng dẫn của Công ty. Tổ chức xét chọn các danh hiệu cho cá nhân và tập thể theo tiêu chuẩn và phân cấp của Công ty. - Đề xuất, khen thưởng và kỷ luật các đơn vị cá nhân trông Trung tâm. * Công tác Hành chính - Quản trị 1/ Công tác hành chính quản trị: - Nghiên cứu xây dựng các văn bản quy định về công tác hành chính để thực hiện trong nội bộ Trung tâm: quy định về công văn đi, đến, về lưu trữ văn bản chế độ nhân bản, Fotocopy, Fax... và các quy định quản lý các thiết bị văn phòng... - Chủ động đề xuất trang thiết bị cho phòng làm việc thuộc Lãnh đạo Trung tâm và Lãnh đạo các đơn vị. - Tổ chức thực hiện và quản lý các mặt công tác hành chính của khối văn phòng Trung tâm: + Quản lý sổ công văn, giấy tờ giới thiệu, giấy công tác con dấu hành chính theo quy định của Nhà nước, Tổng Công ty, Công ty và Trung tâm. + Theo dõi lưu và trữ các loại văn bản đi và đến Trung tâm, trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét chỉ đạo giải quyết và phân phối cho các đơn vị phòng ban chức năng. + Đánh máy, in, Photocopy, các loại văn bản tài liệu phục vụ công tác văn thư của văn phòng Trung tâm. + Đặt mua báo chí chuyên môn cũng như tổ chức đoàn thể. + Đón tiếp và hướng dẫn khách đến làm việc với Trung tâm một cách lịch sự và có hiệu quả. 2/ Công tác quản trị, đời sống: Tổ chức thực hiện và quản lý các mặt công tác quản trị đời sống khối vsưn phòng Trung tâm: - Đề xuất,bố trí phương án phòng làm việc cho các đơn vị trực thuộc, cán bộ viên chức và Lãnh đạo Trung tâm trên cơ sở mặt bằng hiện có. - Quản lý tài sản, vật tư hành chính theo quy định và phân cấp của Công ty. Đề xuất Lãnh đạo Trung tâm việc tổ chức sửa chữa bảo dưỡng định kỳ và đột xuất của những tài sản này. - Lập dự trù và thực hiện mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, vật rẻ mau hỏng theo định mức chế độ quy định. - Tổng hợp yêu cầu tu sửa nhà làm việc, nhà ở (nếu có). Nghiên cứu đề xuất giải pháp quan tâm đến vấn đề nhà ở và đất xây đựng nhà ở cho CNVC. Đề xuất Lãnh đạo để báo cáo Công ty các cá nhân được hưởng tiêu chuẩn theo chỉ tiêu quỹ hỗ trợ nhà ở, theo thoả ước và cam kết đã quy định. - Xây dựng phương án và tổ chức thực hiện bữa ăn giữa ca cho CBCNV khối văn phòng Trung tâm. - Nghiên cứu, đề xuất và tổ chức thực hiện việc trang cấp những phương tiện, trang thiết bị, dụng cụ làm việc, sinh hoạt văn phòng cho toàn Trung tâm. - Theo dõi, thanh toán tiền sử dụng điện, nước, điện thoại, nhà cửa...thuộc khối văn phòng và kịp thời tổ chức lắp đặt, sửa chữa khi phát sinh và xảy ra hư hỏng. - Tổ chức phục vụ hội nghị, lễ tết, tiếp khách, trang trí các ngày lễ. Tổ chức thăm hỏi, ma chay, hiếu hỉ theo chế độ và ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Trung tâm. - Hợp đồng phương tiện đưa đón, mua vé máy bay, tàu hỏa, ô tô cho CBCNV các đơn vị về Trung tâm công tác hoặc CBCNV của Trung tâm đi công tác. - Bố trí chỗ ăn ở cho CBCNV các đơn vị ở xa về Trung tâm công tác, học tập. - Đảm bảo công tác vệ sinh sạch đẹp cơ quan, vệ sinh nơi công cộng trong khuôn viên trụ sở cơ quan và vệ sinh trong phòng làm việc của Lãnh đạo Trung tâm. Tổ chức tham gia phong trào vệ sinh sạch đẹp do địa phương phát động. - Tổ chức quản lý sửa chữa các đầu xe ô tô, đảm bảo điều động phục vụ mọi hoạt động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh. Định kỳ kiểm tra thiết bị an toàn của xe và trình độ tay nghề của lái xe Trung tâm. 3/ Công tác bảo vệ, tự vệ: - Tổ chức và quản lý công tác bảo vệ, tự vệ, bao gồm các kế hoạch, biện pháp, nội quy thực hiện các quy định về bảo vệ tài sản XHCN, bảo vệ trật tự an toàn cơ quan, bảo vệ bí mật Nhà nước, bí mật thông tin liên lạc, bảo vệ an toàn sản xuất kinh doanh, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác bảo vệ các đơn vị trực thuộc, theo dõi nắm tình hình chung và giúp Giám đốc chỉ đạo kịp thời, đảm bảo công tác bảo vệ tốt. - Quản lý công tác quân sự tự vệ trong toàn Trung tâm, bao gồm nhiệm vụ tổ chức xây dựng, huấn luyện, hoạt động của lực lượng tự vệ cơ sở, quản lý danh sách quân dự bị và thực hiện kế hoạch động viên tuyển quân. - Trực tiếp tổ chức thực hiện và quản lý các mặt công tác bảo vệ cơ quan Công ty: + Lập và tổ chức thực hiện phương án bảo vệ an toàn cơ quan, văn phòng Công ty. Quan hệ chặt chẽ với chính quyền địa phương (quận, phường) và các đơn vị liên quan để thực hiện tốt nhiệm vụ bảo vệ nội bộ cơ quan. + Tổ chức thường trưc bảo vệ cơ quan 24/24 giờ, đảm bảo an toàn mọi hoạt động của cơ quan Trung tâm. + Đề xuất các trang bị và quản lý các thiết bị, công cụ vật tư PCCC đảm bảo an toàn công tác sản xuất kinh doanh của Trung tâm. ã Quyền hạn: - Được hướng dẫn kiểm tra đôn đốc các đơn vị trong Trung tâm thực hiện các chế độ chính sách về TCCB – LĐ và tiền lương, các quy định về công tác hành chính quản trị đời sống, bảo vệ và tự vệ. - Được quyền can thiệp (hoặc đình chỉ) các công việc không đảm bảo an toàn lao động cho con người và thiết bị (trong trường hợp cần thiết). - Được đề xuất tổ chức kiểm tra chấm điểm thi đua đối với các đơn vị về công tác an toàn vệ sinh lao động và phòng cháy chất nổ. - Được quan hệ với các đơn vị trong và ngoài Trung tâm và các Phòng, Ban của Công ty trong các vấn đề liên quan tới nhiệm vụ được giao theo chủ trương kế hoạch của Trung tâm. - Được thừa lệnh của Giám đốc xác nhận hồ sơ lý, lịch cán bộ theo phân cấp trách nhiệm và xác nhận giấy đi đường của CBCNV ngoài cơ quan đến liên hệ công tác. ã Cơ cấu tổ chức : Phòng Tổ Chức - Hành Chính bao gồm có hai khối là khối chức năng và khối phục vụ: - Khối chức năng và bộ phận lễ tân, tạp vụ của khối phục vụ do Trưởng phòng và Phó phòng trực tiếp phụ trách, điều hành. - Lực lượng lái xe và bảo vệ được hình thành 01 tổ, có tổ trưởng và tổ phó phụ trách, giúp Trưởng và Phó phòng trong việc quản lý và điều hành. Qua phân tích chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ nhân viên trong phòng TC – HC, tình hình phân bổ lao động của phòng được thể hiện cụ thể như sau: Biểu số 4: Tình hình cán bộ của phòng TC-HC TT Chức danh Số CB Chuyên môn Trình độ Thâm niên nghề CN TC CĐ ĐH <5 5 – 20 > 20 1 Trưởng phòng 1 Vô tuyến điện 1 1 2 Phó phòng 1 Toán kinh tế 1 1 3 Tổ trưởng tổ xe 1 Ngành ô tô 1 1 4 Nhân viên 10 4 3 3 9 1 5 NV lái xe 9 9 9 6 NV bảo vệ 7 3 4 7 7 Tổng số 29 16 7 0 6 26 3 0 8 Tỷ trọng (%) 100 55,2 24,1 0 20,7 89,6 10,4 0 Nhận xét: - Số lượng cán bộ công nhân viên trong phòng TC – HC là 29 người, gồm 01 Trưởng phòng và 01 Phó phòng. - 20,7% CBCNV có trình độ ĐH, 24,1% có trình độ TC, 55,2% có trình độ CN-SC. - Cán bộ chủ chốt trong phòng là những người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong công tác xứng đáng là những người đảm nhận vị trí quan trọng trong phòng. - Phòng đã thực hiện bố trí công việc và phân công chức năng, nhiệm vụ phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ đào tạo. - Ngoài mối quan hệ giữa CBCNV nội bộ trong phòng, phòng còn có mối quan hệ công tác với các phòng, bộ phận khác trong Trung tâm, với Công ty và Tổng Công ty. 2.2.2.2. Phòng kế toán thống kê - tài chính Phòng Kế toán Thống kê - Tài chính là một phòng chức năng của Trung tâm, giúp Giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán thống kê và hạch toán kinh tế của Trung tâm. ã Nhiệm vụ: - Tham mưu cho Giám đốc thực hiện các nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, chế độ hách toán kế toán thống kê của Nhà nước, Tổng Công ty và quy định của Công ty về: sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. - Tổ chức tính toán ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời đầy đủ tình hình Tài sản, Vật tư, Tiền vốn và quá trình sản xuất kinh doanh của Trung tâm. - Tính toán và trình nộp đầy đủ kịp thời các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước, nộp cấp trên, các quỹ để lại và trả các khoản nợ khác. - Chủ trì trong công tác tổ chức kiểm kê tài sản của Trung tâm, phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê và xử lý chênh lệch thừa thiếu tài sản trong mọi trường hợp. Đề xuất xử lý tài sản, vật tư tồn đọng, thanh ký tài sản không sử dụng. - Lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê, báo cáo quyết toán các hợp đồng kinh tế. - Phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ Tài chính - Kế toán - Thống kê và thông tin kinh tế của Nhà nước, của Ngành và của Công ty. - Bảo quản và lưu giữ hồ sơ tài liệu kế toán của Trung tâm theo đúng quy chế tài chính của Nhà nước và của Ngành. - Tham gia xây dựng các nội dung trong các điều khoản liên quan đến tài sản chính ghi trong hợp đồng kinh tế của Trung tâm. - Quản lý, nhận bàn giao thẻ Cardphone, thẻ cào Vinacard... từ Công ty và cung cấp thẻ theo kế hoạch cân đối của Trung tâm. - Thống kê tình hình phát triển thuê bao của dịch vụ điện thoại di động GMS, nhắn tin, và điện thoại dùng thẻ theo nghiệp vụ tài chính tại các Bưu điện Tỉnh, Thành phố trong khu vực được phân cấp. - Phân tích hoạt động kinh tế, đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh, phát hiện những lãng phí và bất hợp lý trong kinh doanh, đề xuất khả năng phát huy tiềm tàng của Trung tâm. - Theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra thường xuyên và đột xuất hoạt động tài chính của các đơn vị sản xuất. ã Quyền hạn: - Được đại diện cho Trung tâm quan hệ với cấp trên và bên ngoài về mặt KTTK - TC theo chủ trương của Giám đốc Trung tâm. - Được quyền theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra thường xuyên và đột xuất hoạt động tài chính của các đơn vị sản xuất. ã Cơ cấu tổ chức: Phòng Kế toán thống kê - Tài chính do Trưởng phòng và Phó phòng Lãnh đạo, trực tiếp giám sát, điều hành công việc với từng cá nhân, thành viên trong phòng. Qua phân tích chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của CBCNV trong phòng KTTK-TC, tình hình phân bổ lao động của phòng như sau: Biểu số 5: Tình hình cán bộ của phòng KTTK-TC TT Chức danh Số CB Chuyên môn Trình độ Thâm niên nghề CN TC CĐ ĐH <5 5 -20 > 20 1 Trưởng phòng (kế toán trưởng) 1 Ngân hàng 1 1 2 Phó phòng 1 Kế toán NH 1 1 3 Nhân viên 7 1 1 5 7 4 Tổng số 9 0 1 2 6 8 1 0 5 Tỷ trọng (%) 100 0 11,1 22,2 66,7 88,9 11,1 0 Nhận xét: - Số lượng CBCNV của phòng là 9 người, gồm 01 Trưởng phòng và 01 Phó phòng. - 66,7% CBCNV có trình độ ĐH, 22,2% có trình độ CĐ, 11,1% có trình độ TC. - Cán bộ chủ chốt trong phòng là những người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong công tác xứng đáng là những người đảm nhận vị trí quan trọng trong phòng. - Phòng đã thực hiện bố trí công việc và phân công chức năng, nhiệm vụ phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ đào tạo. - Ngoài mối quan hệ giữa CBCNV nội bộ trong phòng, phòng còn có mối quan hệ công tác với các phòng, bộ phận khác trong Trung tâm, với Công ty và Tổng Công ty. 2.2.2.3. Phòng Kế hoạch - Vật tư Phòng Kế hoạch - Vật tư là một phòng chức năng của Trung tâm, có nhiệm vụ giúp Giám đốc Trung tâm trong việc kế hoạch, vật tư và xây dựng cơ bản của Trung tâm. Hướng dẫn và giám sát các đơn vị toàn Trung tâm thực hiện hợp đồng kinh tế theo quy định và thực thi các hợp đồng kinh tế theo phân cấp của Công ty và Trung tâm. ã Nhiệm vụ: 1/ Công tác kế hoạch hóa: - Nghiên cứu xây dựng các cơ chế về kế hoạch hóa trong nội bộ Trung tâm, bao gồm từ khâu thống kê, dự báo, lập kế hoạch, báo cáo và bảo vệ kế hoạch được xây dựng với Công ty. - Tham gia nghiên cứu chế độ kế hoạch hóa chung của Công ty theo phân cấp và uỷ quyền của Công ty. - Nghiên cứu đề xuất các biện pháp thực hiện chỉ tiêu kế hoạch hàng năm của Công ty giao cho Trung tâm. Giúp Giám đốc tổ chức triển khai đến các đơn vị việc thực hiện các chỉ tiêu đó bằng cách xây dựng đơn giá sản phẩm và định mức kinh tế - kỹ thuật liên quan. 2/ Công tác tổng hợp theo dõi kế hoạch của Trung tâm: - Chủ động đôn đốc các đơn vị thực hiện tốt kế hoạch Trung tâm đã xây dựng theo kế hoạch dự kiến của Trung tâm. - Chủ trì xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm và hướng dẫn đôn đốc các đơn vị thực hiện theo kế hoạch đề ra. - Cập nhật theo dõi và tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh của Trung tâm, báo cáo kịp thời để Lãnh đạo Trung tâm hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị thực hiện. - Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch nguồn vốn được Công ty giao, tính toán điều chỉnh và chỉ đạo ca đơn vị thực hiện trên cơ sở đảm bảo sự cân đối chung, phân bổ đồng đều và hợp lý theo từng tháng, quý, thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Phối hợp với phòng KTTK – TC giám sát việc sử dụng các nguồn vốn trên. 3/ Công tác quản lý mua sắm vật tư, thiết bị: - Chủ trì xây dựng kế hoạch về vật tư. Phân tích đánh giá tình hình sử dụng, quản lý vật tư trong toàn Trung tâm, đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh và tiếp nhận vật tư thiết bị mua mới theo lệnh điều chuyển từ Công ty. - Nhận vật tư, trang bị, phương tiện do Công ty giao. Mua vật tư, trang bị, phương tiện ohục vụ cho công tác bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn và ứng cứu thông tin cho toàn Trung tâm trên cơ sở cân đối nguồn vốn và phù hợp theo phân cấp về đầu tư và được Công ty uỷ quyền. - Tiếp nhận và giải quyết các thủ tục để đưa đi bảo hành, sửa chữa các thiết bị đang trong thời gian bảo hành, theo hợp đồng kinh tế đã ký hoặc theo chỉ đạo của Công ty. - Chủ trì quyết toán vật tư của các công trình đã nghiêm thu đưa vào sử dụng. - Quản lý kho vật tư của Trung tâm. 4/ Công tác quản lý đầu tư phát triển và xây dựng cơ bản - Chủ trì tổ chức các đơn vị liên quan thực hiện sửa chữa lớn theo phân cấp và theo uỷ quyền của Công ty. - Thẩm định các hồ sơ thiết kế dự toán các loại công trình theo phân cấp và uỷ quyền của Công ty. - Giúp Giám đốc tổ chức tuyển, chọn tư vấn, chọn thầu xây lắp, cung cấp vật tư, thiết bị mạng lưới và phục vụ hoạt động sản xuất theo phân cấp và uỷ quyền của Công ty. - Thực hiện và phối hợp với các đơn vị liên quan giám sát thi công các công trình xây lắp trong khu vực Trung tâm quản lý. - Quản lý toàn bộ hồ sơ tài liệu nhà trạm của Trung tâm theo quy định của Công ty. 5/ Công tác hợp đồng kinh tế: - Đề xuất các biện pháp giải quyết, xử lý khi hợp đồng bị vi phạm, đảm bảo thực hiện đúng chế độ chính sách Nhà nước, quyền lợi của Công ty và Trung tâm. - Chủ trì đàm phán việc ký kết và thanh lý các hợp đồng kinh tế liên quan đến mạng lưới và do Lãnh đạo Trung tâm phân công. - Chủ trì trong việc phối hợp các đơn vị liên quan thực hiện việc khảo sát