Đề tài Hoàn thiện tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội

c. Công ty là khách hàng thường xuyên của Công ty thương mại Dệt may thành phố Hồ Chí Minh, công ty bông Việt Nam, công ty xăng dầu Hà Nội,.. Đối với thị trường ngoài nước công ty có mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp tại nhiều nước trên thế giới. Ví dụ, bông thiên nhiên được nhập chủ yếu từ Nga, Thái Lan, Singapore, Mehico, Mỹ, Austraylia, Trung Quốc,.. Xơ hoá học polieste gồm các loại xơ chunginh, kinchơ có nguồn cung cấp thường xuyên từ Đài Loan, Nhật Bản, ấn Độ,..Các loại nguyên vật liệu chính của Công ty vẫn hầu hết phải nhập từ nước ngoài, vì vậy Công ty phụ thuộc chủ yếu vào nguồn nguyên liệu ngoại nhập và thường không có đủ nguồn nguyên liệu trong nước để thay thế. 2.1.2 Các chính sách quản lý và kế toán áp dụng tại Công ty Dệt may Hà Nội * Để tập hợp số liệu phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và phục vụ cho công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng, Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp tương đối đầy đủ theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính, bổ sung và sửa đổi theo quyết định số 149/2001/BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài Chính V/v ban hành và công bố 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1). 2.1.2.1 Các chính sách về quản lý nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu chiếm một vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất, tỷ trọng của nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm sợi là 65% đến 75%, trong sản phẩm dệt kim là 60% đến 70% nên quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm, góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và đó là mục tiêu chính mà các nhà doanh nghiệp đều hướng tới. Việc quản lý nguyên vật liệu của Công ty được thực hiện khá kỹ càng ngay từ khâu thu mua. Khi được mua về, sau khi được kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã nguyên vật liệu mới được phép nhập kho. Lượng nguyên vật liệu được xác định dựa trên kế hoạch và nhu cầu sản xuất do bộ phận cung ứng thuộc phòng sản xuất kinh doanh xây dựng nên. Công ty sử dụng trên 100 loại vật tư với đủ chủng loại và tính năng khác nhau nên chúng được quản lý một cách khoa học trong hệ thống kho tàng của Công ty với đầy trang thiết bị bảo quản phù hợp với đặc tính của từng loại nguyên vật liệu, nhằm hạn chế tối đa sự hư hỏng, mất mát, hao hụt. Ví dụ, hệ thống kho tàng của công ty: Kho bông xơ, kho hoá chất, kho vật liệu phụ,... Công ty luôn tìm mọi biện pháp thích hợp để tiết kiệm nguyên vật liệu. Một trong những biện pháp đó là tận dụng bông xơ phế bị rơi ra trong các giai đoạn sản xuất của dây chuyền sản xuất sợi. Công ty đã tận dụng những bông xơ rơi này để làm nguyên liệu cho dây chuyên OE tận dụng bông phế, sản xuất các loại sợi dệt mành, vải bò, vải lót lốp xe,.. Đối với công tác định mức tiêu hao nguyên vật liệu, Công ty luôn có một bộ phận theo dõi thực hiện các mức này và tiến hành hoàn thiện chúng. Cụ thể định mức bông xơ cho sản xuất sợi được xây dựng như sau: Bảng 5 TT Tên nguyên vật liệu và sản phẩm Loại nguyên vật liệu và % pha trộn Định mức Đơn vị tính mức 1 Bông cho sợi chải thô nhà máy sợi 1 và 2 90% bông Nga cấp 1 10% bông Nga cấp 2 1081 Kg/ kg sợi 2 Bông cho sợi chải kỹ nhà máy sợi 1 và 2 90% bông Nga cấp 1 10% bông Nga cấp 2 1255 Kg/ kg sợi 3 Xơ PE cho nhà máy sợi 1 và 2 1017 Kg/ kg sợi 4 Bông cho sợi OE Phương án 1(tỷ lệ bông dùng cho F1 chưa xử lý) 50% bông sợi chải kỹ 50% bông F1 đã xử lý 1400 Kg/ kg sợi 5 Bông cho sợi OE Phương án 2 50% bông sợi chải kỹ 45% bông F1 đã xử lý 5% bông nguyên hạ cấp 1310 Kg/ kg sợi 6 Bông hồi PECO cho sợi OE của nhà máy sợi 2 1060 Kg/ kg sợi 7 Bông cho sợi chải thô có chỉ số Ne<30của nhà máy sợi Vinh 100% bông Nga cấp 2 1084 Kg/ kg sợi 8 Bông cho sợi chải thô có chỉ số Ne> 30 của nhà máy sợi Vinh 80% bông Nga cấp 1 20% bông Nga cấp 2 1082 Kg/ kg sợi 9 Xơ PE nhà máy sợi Vinh 1018 Kg/ kg sợi Để công tác quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ hơn, cứ 6 tháng một lần Công ty thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu nhằm xác định một cách chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu.Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho và mỗi kho sẽ thành lập một ban kiểm kê gồm 3 người: + Thủ kho + Thống kê kho + Kế toán nguyên vật liệu Sau khi kết thúc kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê, trên đó ghi kết quả kiểm kê do phòng sản xuất kinh doanh lập. Do có sự kết hợp chặt chẽ giữa thủ kho và kế toán nên ở Công ty Dệt may Hà Nội hầu như không có sự chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và sổ sách. Hơn nữa, hệ thống kho tàng của Công ty rất tốt được đặt gần các nhà máy sản xuất, các điều kiện bảo quản đầy đủ nên việc vận chuyển nguyên vật liệu từ kho tới nơi sản xuất tương đối thuận tiện, tránh được tình trạng mất mát, hao hụt trong quá trình vận chuyển. 2.1.2.2 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Dệt may Hà Nội Quy trình hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chứng từ tại công ty dệt-may hà nội Chứng từ nhập xuất NK-CT liên quan 1,2,4,10 Bảng kê chi tiết nhập vật tư Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê xuất vật tư Bảng tổng hợp nhập vật tư Bảng kê số 3 NK –CT số 5 Bảng tổng hợp xuất vật tư Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4,5,6 NK-CT số 7 Sổ cái TK 152, 153 Sơ đồ 5 * Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Về nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu nhập kho là phải theo đúng giá mua thực tế của vật liệu tức là kế toán phải phản ánh đầy đủ chi phí thực tế Công ty đã bỏ ra để có được vật liệu đó. Khi tổ chức kế toán vật liệu, do yêu cầu phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu nên khi nhập kho Công ty đã sử dụng giá thực tế, giá này được xác định theo từng nguồn nhập. - Nguyên vật liệu chính của Công ty là bông xơ được thu mua trên thị trường trong nước và chủ yếu là nhập ngoại. + Giá thực tế vật liệu mua trong nước bằng giá mua ghi trên hoá đơn cộng với chi phí thu mua phát sinh (nếu có) + Giá thực tế vật liệu nhập ngoại bằng giá ghi trên hoá đơn người bán cộng thuế nhập khẩu và cộng chi phí mua phát sinh. Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền công tác phí của cán bộ thu mua, giá trị nguyên vật liệu hao hụt trong định mức. Thường thì nguyên vật liệu được vận chuyển tới tận kho của Công ty nên hay phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ. Công ty tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ nên giá ghi trên hoá đơn là giá chưa có thuế GTGT đầu vào. - Đối với nguyên vật liệu do Công ty tự sản xuất gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu nhập kho là giá trị thực tế vật liệu xuất kho cộng với các chi phí chế biến phát sinh. - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng thì giá thực tế nhập kho là giá trị thực tế có thể sử dụng được, giá có thể bán hoặc ước tính. - Vật  liệu do Công ty thuê ngoài, gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu bằng giá vật liệu xuất gia công chế biến cộng chi phí liên quan. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Nguyên vật liệu chính - bông xơ xuất kho chủ yếu dùng để sử dụng cho sản xuất sản phẩm của công ty, việc bán ra ngoài là rất hãn hữu, ví dụ như bán bông, phế liệu, sợi... Để phản ánh giá vật liệu xuất kho được chính xác, Công ty đã sử dụng phương pháp giá trung bình để tạm tính giá vật liệu xuất kho. Đây là phương pháp đơn giản được thực hiện để đưa ra một mức giá phù hợp với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu phát sinh trong kỳ hạch toán. Lý do công ty sử dụng phương pháp này là vì nguyên vật liệu chính và một số vật liệu phụ khác chủ yếu nhập từ nước ngoài và luôn có sự biến động về giá cả, do phụ thuộc vào yếu tố chủ quan và khách quan (mùa vụ, thuế nhập khẩu, tình hình kinh tế trong và ngoài nước ...). Nhờ có hệ thống máy vi tính đã được lập trình sẵn nên việc tính toán được thực hiện nhanh gọn hơn. Kế toán chỉ cập nhập số liệu thực tế của một số loại vật liệu nào đó trong kho, máy vi tính sẽ tự động tính ra giá trung bình theo công thức sau: Giá trung bình = Giá hạch toán vật liệu = Giá trung bình x Số lượng thực tế xuất kho trong kỳ Giá trung bình được dùng làm giá tạm tính cho vật liệu xuất kho trong kỳ. Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán dùng phương pháp hệ số giá để điều chỉnh giữa giá thực tế và giá hạch toán theo công thức sau: Hệ số giá VL = Giá VL thực tế xuất trong kỳ = Giá hạch toán VL xuất trong kỳ x Hệ số giá * Các thủ tục chứng từ ban đầu trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội Công ty sử dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp tương đối đầy đủ theo Quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Phòng Kế hoạch thị trường là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện việc cung ứng và các công việc liên quan đến cung ứng vật liệu. Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua vật liệu theo kế hoạch cung cấp. Phòng Kế hoạch thị trường sẽ ký kết hợp đồng với bên bán vật liệu. Khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng của bên bán gửi đến, phòng Kế hoạch thị trường sẽ kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng được chuyển đến Công ty, cán bộ tiếp liệu phòng Kế hoạch thị trường sẽ kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư phòng Kế hoạch thị trường lập phiếu nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu, phòng cũng lập biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho theo số thực nhập. Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên: 1 liên lưu tại phòng kế hoạch thị trường 1 liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán 1 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho Định kỳ phiếu nhập vật tư được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lưu. - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, phòng Kế hoạch thị trường căn cứ vào giấy giao hàng của bên nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cũng được lập thành 3 liên và giao cho các đối tượng như trên. - Trường hợp nhập kho vật liệu do sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi, phòng Kế hoạch thị trường lập phiếu nhập kho thành 2 liên (1 liên giao cho phòng kế hoạch thị trường, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ nhập kho). Như vậy, thủ tục nhập kho nguyên vật liện gồm các chứng từ: Hóa đơn GTGT Biên bản kiểm nghiệm vật tư Phiếu nhập kho Thẻ kho Bảng kê nhập kho Bảng tổng hợp nhập Các chứng từ này được cụ thể như sau: Khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng của bên bán gửi đến, phòng Sản xuất kinh doanh sẽ kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Hoá đơn mà phòng Sản xuất kinh doanh nhận được của bên bán cụ thể như sau (biểu số 1): Tổng công ty dệt may việt nam Công ty Dệt May Hà nội Biểu số 1 Hoá đơn (gtgt) Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 23/12/2003 No:398956 Đơn vị bán: Công ty thương mại Dệt- May Việt Nam TP Hồ Chí Minh Địa chỉ: Số TK: 7310.0563 Mã số thuế: 001001258 Họ tên người mua: Quỳnh Hoa Địa chỉ : Công ty Dệt- May Hà Nội TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL ĐG TT A B C 1 2 3=1x2 1 Bông nga cấp 1 Kg 8342 18.700 155995400 Cộng 155995400 Thuế suất GTGT 10% 15599540 Tổng cộng tiền thanh toán 171594940 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bảy mươi mốt triệu, năm trăm chín mươi tư nghìn, chín trăm bốn mươi đồng chẵn. Người mua Người thu tiền Người viết hoá đơn TT Thủ trưởng đơn vị Khi hàng được chuyển đến Công ty, phòng sản xuất kinh doanh, phòng KCS sẽ kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư (biểu số 2). Tổng công ty dệt may việt nam Công ty dệt may Hà nội Biểu số 2 Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 27 tháng 12 năm 2003 Người nhập: Anh Tuyên Căn cứ hóa đơn số 398956 ngày 27/12/2003 của Công ty Dệt May Hà Nội Nhập kho: Bông xơ Thành phần Ban kiểm nghiệm: - Phòng KHTT - Phòng KCS - Thủ kho Danh điểm vật tư Tên, quy cách vtư Đvt Phương thức kiểm nghiệm Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng thực tế kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 1 Bông Nga cấp 1 kg K 8342 8342 8342 Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Nguyên vật liệu nhập kho đảm bảo đúng về số lượng và chất lượng trên hoá đơn người bán Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng sản xuất kinh doanh lập "phiếu nhập kho" (biểu số 3). Tổng công ty dệt may Công ty Dệt May Hà Nội Biểu số 3 Phiếu nhập kho Số 121 ngày 27/12/2003 Đơn vị bán : Công ty thương mại Dệt May Việt Nam TP Hồ Chí Minh Chứng từ số 398956 ngày 27 tháng 12 năm 2003 Biên bản kiểm nghiệm số: 01- 78 Nhập vào kho: Bông xơ TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Số lượng nhập kho Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú mã 1 Bông Nga cấp 1 kg 8342 18.700 155995400 XBXN Cộng 155995400 Cộng thành tiền: Một trăm năm mưoi lăm triệu, chín trăm chín mươi lăm nghìn, bốn trăm đồng. Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế: 15.599.540VNĐ Tổng tiền: 171.594.940 (Một trăm bảy mươi mốt triệu, năm trăm chín mươi tư nghìn, chín trăm bốn mươi đồng.) Thủ kho Người giao Phụ trách KHTT Đối với nguyên vật liệu nhập ngoại: Căn cứ vào Hợp đồng số 35/HSM - EI/03, nguyên vật liệu được nhập kho theo phiếu nhập kho (biểu số 4) như sau: Biểu số 4 Tổng công ty dệt may Công ty dệt may Hà Nội Mẫu số 02 - VT QĐ liên bộ TCTK-TC Số 583LB ngày 1/9/1967 Phiếu nhập vật tư Số: 234/PLK Ngày 18/12/2003 Đơn vị bán: HORION ENTERPRISE LTD Chứng từ số: 75H2282 Ngày 2/8/2003 N:……….. C:……….. Biên bản kiểm nghiệm số: Nhập vào kho: Phụ liệu dệt kim TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Số lượng nhập kho Giá đơn vị (USD/m) Thành tiền (USD) Ghi chú mã 1 Dây Satin White m 1766 0.0678 119,73 LF03-049 2 Frosted Sage - 1766 0.0678 119,73 - 3 Malibu mist - - - 119,73 - 4 Dolphin - - - 119,73 - 5 Deep Pink - 2649 0.0678 179,60 - 6 Pale rosy Pink - 1766 - 119,73 - Cộng 778,25 Tỷ giá ngoại tệ: 1$=15480 VNĐ Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Mười hai triệu, bốn mươi bảy nghìn, ba trăm mười đồng chẵn Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế: 1.204.731 Tổng tiền: 13.252.041 (Mười ba triệu, hai trăm năm mươi hai nghìn, bốn mươi mốt đồng.) Thủ kho Người giao Thủ trưởng đơn vị Căn cứ tỷ giá bình quân tại thời điểm mua hàng là 15.480VNĐ/USD tính được tổng số tiền là: 778,25$ * 15.480 = 12.047.310VNĐ  Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Khi thực hiện xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất hay cho bất kỳ một mục đích gì, để phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác cho đối tượng vật liệu xuất dùng Công ty phải thực hiện đầy đủ thủ tục chứng từ đúng quy cách. Việc xuất kho vật liệu để sản xuất được tiến hành như sau: Khi các phòng ban, phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, người phụ trách đơn vị sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua tổng giám đốc công ty ký duyệt. Nếu là vật liệu xuất theo định kỳ thì không cần phải thông qua ký duyệt của lãnh đạo công ty, khi có yêu cầu xuất vật tư thì yêu cầu đó sẽ được đưa lên phòng kế hoạch thị trường. Xét thấy nhu cầu là hợp lý và tại kho còn loại vật tư đó, phòng kế hoạch thị trường sẽ lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho phép lĩnh vật tư. Các phiếu này được lập thành 3 liên :1 liên lưu tại phòng Kế hoạch thị trường, 1 liên giao cho người lĩnh vật tư, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho. Định kỳ phiếu xuất kho được chuyển lên phòng kế toán để chuyển và ghi sổ lưu. Trên các phiếu này, phòng kế hoạch thị trường chỉ ghi số lượng xuất kho còn cột đơn giá, thành tiền do kế toán tính và ghi. Tại Công ty Dệt may Hà Nội thủ tục xuất kho nguyên vật liệu bao gồm các chứng từ sau: Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyên nội bộ, Bảng kê xuất, Bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, Sổ chi tiết vật tư, Bảng kê. NKCT, Bảng phân bổ nguyên vật liệu… Xét thấy nhu cầu xuất nguyên vật liệu là hợp lý và tại kho còn loại nguyên vật liệu đó, phòng kế hoạch thị trường sẽ lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho phép lĩnh nguyên vật liệu (biểu số 5) Công ty Dệt May Hà Nội Biểu số 5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 26/12/2003 Liên3 No:28737 Họ và tên người vận chuyển: Quỳnh Hoa Phương tiện vận chuyển: Xe 37H - 0252 Xuất tại kho: Bông Xơ Lý do xuất: Sản xuất Nhập tại kho: Nhà máy sợi Vinh TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (SP - HH) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Bông Nga cấp 1 kg 8430 8430 Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển Trường hợp nguyên vật liệu xuất để bán, Công ty sử dụng mẫu "Hoá đơn thuế GTGT", "Phiếu xuất kho" (biểu số 6). Tiến hành xuất kho nguyên vật liệu phải có sự chứng kiến của các bộ phận liên quan như phòng kế hoạch thị trường, thủ kho và phải có lệnh của tổng giám đốc Công ty. Phòng kế hoạch thị trường căn cứ vào yêu cầu khách hàng lập "Hoá đơn GTGT"(biểu số 7) và lập thành 3 liên: liên một lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ. Tổng công ty dệt may Việt Nam Công ty Dệt May Hà nội Biểu số 6 Hoá đơn (gtgt) Liên (Lưu) Ngày 15/11/2003 No:31544 Đơn vị bán: Công ty Dệt- May Hà Nội Địa chỉ: Số TK: 155.1585 Mã số thuế: 01000125 Họ tên người mua: Quỳnh Trang Địa chỉ : Công ty Dệt Nam Định TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL ĐG TT A B C 1 2 3=1x2 1 Bông Trung Quốc cấp 1 Kg 4500 20.450 92025000 Cộng 92025000 Thuế suất GTGT 10% 9202500 Tổng cộng tiền thanh toán 101227500 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh một triệu, hai trăm hai mươi bảy nghìn, năm trăm đồng chẵn. Người mua Người thu tiền Người viết hoá đơn TT Thủ trưởng đơn vị Công ty Dệt May Hà Nội Biểu số 7 Phiếu xuất kho 26/12/2003 Liên3 No:54562 Họ và tên người vận chuyển: Quỳnh Hoa Phương tiện vận chuyển: Xe 37H - 0252 Xuất tại kho: Bông Xơ Lý do xuất: Bán TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (SP - HH) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Bông Trung Quốc cấp 1 kg 4500 4500 Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội. 2.2.1 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội - Tại kho: Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hàng kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của các chứng từ, sắp xếp, phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho. Do vậy, thẻ kho (biểu số 8) được dùng làm căn cứ để đối chiếu số liệu thực tế của kế toán chi tiết tại phòng kế toán. Định kỳ (15 ngày), thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ (Phiếu nhập, Phiếu xuất được sắp xếp theo từng nhóm vật tư) về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Mẫu thẻ kho được trình bày như sau: Tổng công ty dệt may Công ty Dệt May Hà Nội Biểu số 8 thẻ kho Tháng 12 năm 2003 Kho : Bông Xơ Tên hàng : Bông Nga cấp 1 - BXBN Đơn tính : kg Chứng từ Diễn giải nhập xuất tồn SH NT Tồn đầu tháng 12/2003 379474 109 26/12 Công ty TM Dệt May VN TPHCM 190000 569474 121 27/12 Công ty TM Dệt May TPHCM 8342 577816 28735 228/12 Nhà máy sợi Vinh 5036 572780 28737 229/12 Nhà máy sợi Vinh 8430 564350 …. … … Cộng phát sinh tháng 12/2003 198342 217466 Tồn tháng 12/2003 360350 Phụ trách kinh doanh Ngày ......tháng .....năm Người lập biểu - Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu ở công ty lập sổ chi tiết vật tư dựa trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên để ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết, kế toán nguyên vật liệu tính ra số tiền của mỗi lần nhập xuất. Số tiền của mỗi lần nhập được tính căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho còn số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lượng nhập-xuất-tồn có khớp không, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu chính ( Biểu số 9)được đóng thành quyển còn nguyên vật liệu phụ dạng tờ rơi. Tổng công ty dệt may Công ty Dệt May Hà Nội Sổ chi tiết vật tư Kho: Bông xơ Vật tư: Bông Nga cấp 1-ĐVT: Kg Tháng 12/2003 Biểu số 9 Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn SL N GT SL GT SL GT Dư đầu tháng 12 379474 6813039600 109 26/12 Công ty TM dệt may VN TPHCM 190000 3553000000 569474 121 27/12 Công ty dệt may VN-TPHCM 8342 155995400 577816 8735 28/12 Nhà máy sợi Vinh 5036 91785560 572780 8737 29/12 Nhà máy sợi Vinh 8340 153510300 564350 ………………… ….. ……… ……. ……….. ……. Cộng phát sinh 198342 3708995400 217466 3960055860 Tồn cuối T12/2003 360350 6561979140 Kế toán trưởng Ngày .. . tháng … năm Người lập biểu Định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyển lên, kế toán nguyên vật liệu phân loại sắp xếp theo số thứ tự của phiếu nhập theo từng kho, căn cứ vào đó để kế toán lập các bảng kê nhập kho vật liệu (biểu số 10), bảng tổng hợp nhập vật liệu ( biểu số 11) Bảng kê nhập kho Bông xơ Tháng 12/2003 Biểu số 10 Chứng từ Diễn giải TK SL ĐG TT H T Nợ Có 87 11/12 Bông TQ cấp 1 1521 1521V 5864,4 19482,3 114252000 98 12/12 Bông VN cấp 1 1521 331H 201580 20000 4031600000 .................. 109 26/12 Bông Nga cấp 1 1521 331H 190000 18700 3553000000 121 27/12 Bông Nga cấp 1 1521 331H 8342 18700 155995400 …....... ....... ….... Cộng 1053288 58455089744 Nghiệp vụ nhập kho bông Trung Quốc cấp 1 ngày 1/12 có thể được diễn giải như sau: Nhà máy sợi Vinh không sử dụng hết nguyên vật liệu nên gửi chuyển trả vào kho nguyên vật liệu của Công ty dệt may Hà Nội. Nhà máy sợi Vinh sẽ lập " Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ " (biểu số 11) giao liên 2 cho người lĩnh nguyên vật liệu. Tại kho của công ty, thủ kho và cán bộ của phòng sản xuất kinh doanh sẽ lập "phiếu nhập kho" (biểu số 12). Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mà Công ty nhận được có dạng như sau: Công ty Dệt May Hà Nội Biểu số 11 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 1/12/2003 Liên 2 No:28737 Họ và tên người vận chuyển: Cúc Hoa Phương tiện vận chuyển: Xe 37H - 0436 Xuất tại kho: Nhà máy sợi Vinh Nhập tại kho: Bông xơ- Công ty dệt may Hà Nội TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (SP - HH) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Bông TQ cấp 1 kg 5864,4 5864,4 Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển Tổng công ty dệt may Công ty Dệt May Hà Nội Biểu số 12 Phiếu nhập kho Số 121 ngày 1/12/2003 Đơn vị xuất: Nhà máy sợi Vinh Chứng từ số 398456 ngày 1 tháng 12 năm 2003 Biên bản kiểm nghiệm số: Nhập vào kho: Bông xơ TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Số lượng nhập kho Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú mã 1 Bông TQ cấp 1 kg 5864,4 19482,3 114252000 XBXN Cộng 114252000 Cộng thành tiền: Một trăm mười bốn triệu, hai trăm năm mươi hai nghìn đồng chẵn. Thủ kho Người giao Phụ trách KHTT Sau khi lập bảng kê nguyên vật liệu một cách đầy đủ, kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành lập" bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu" (Biểu số 13). Tổng số tiền ở cột thành tiền trên " Bảng kê nhập kho bông xơ" (biểu số 13) phải trùng khớp với cột thành tiền trên " Bảng tổng hợp nhập bông xơ " (biểu số 12). Đồng thời, số tiền đó cũng phải là tổng của 3 cột " TK 152V" (phản ánh tổng giá trị nguyên vật liệu nhập từ nhà máy sợi Vinh), " TK 154" ( phản ánh tổng giá trị nguyên vật liệu nhập từ sản xuất dở dang), " TK 331H" ( phản ánh tổng giá trị nguyên vật liệu nhập do mua từ nhà cung cấp - Công ty bông Việt Nam). Bảng tổng hợp nhập bông xơ Tháng 12/2003 Biểu số 13 Nguyên vật liệu Số lượng TT TK 1521V TK 154 TK 331H Bông F1 11416 176949376 176949376 Bông sợi chải kỹ 38988 331398000 331398000 Bông TQ cấp 1 149334 2909321083 2909321083 Bông Nga cấp 1 198342 3708995400 3708995400 ….. ……… .......... .......... Cộng 1053288 58455089744 13563045959 9827023607 35065020178 Sau khi nhận được các chứng từ xuất kho, kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra và định khoản. Sau khi thu thập các chứng từ xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và cuối kỳ máy sẽ tự tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá hạch toán để lên bảng chi tiết xuất vật tư (Bảng kê xuất kho