Đề tài Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty da giầy Hà Nội

Tài chính kế toán Phòng kỹ thuật Phòng Tổ chức Quản đốc PX Giầy Quản đốc PX chế biến II Quản đốc PX da keo Quản đốc PX chế biến I Quản đốc PX cơ khí 5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của côngty 5.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Hiện nay công ty là một đơn vị hạch toán độc lập trong Tổng công ty da giầy Việt Nam. Hình thức công tác kế toán ở đây là hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung thực hiện tại phòng kế toán từ khâu tập hợp số liệu, ghi sổ kế toán đến báo cáo tài chính. Các phân xưởng không có bộ máy kế toán riêng chỉ có quản đốc phân xưởng quản lý sản xuất và các nhân viên kinh tế. Do địa bàn hoạt động của công ty tập trung tại một điểm phương tiện kỹ thuật ghi chép thông tin được trang bị khá đầy đủ nên hình thức kế toán nêu ở trên tỏ ra rất phù hợp với công ty đảm bảo sự kiểm tra giám sát của kế toán trưởng và sự lãnh đạo kịp thời của ban giám đốc. Theo biên chế phòng kế toán của công ty có 7 người: 1 kế toán trưởng kiêm trưởng phòng, 1 phó phòng và 5 kế toán viên. Nhiệm vụ và chức năng của từng người như sau: - Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ điều hành bộ máy kế toán thực thi theo đúng chế độ chính sách, hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra hoạt động của các nhân viên kế toán. - Phó phòng kế toán (kế toán tổng hợp): Thực hiện công tác kế toán tổng hợp (ghi sổ cái) theo dõi mạng kế toán tài chính, lập báo cáo kế toán. - Kế toán TSCĐ, vật liệu và công cụ dụng cụ: Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu. - Kế toán tiền gửi ngân hàng, tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, XDCB: Theo dõi việc gửi tiền hoặc rút tiền ở ngân hàng. Theo dõi chi phí cho đầu tư XDCB và nguồn hình thành, đồng thời kiêm kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán thanh toán: Theo dõi chi tiết thanh toán với người khác, thanh toán lương bảo hiểm cho công nhân. Đồng thời theo dõi tình hình trích lập và sử dụng các quỹ, tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt. - Kế toán thành phẩm và phụ trách vấn đề tiêu thụ thành phẩm, theo dõi công nợ đối với người mua. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ quỹ tiền mặt, thu chi tiền mặt và ghi sổ quỹ. Dưới các phân xưởng không có bộ máy kế toán riêng mà chỉ biên chế các nhân viên hạch toán kinh tế. Các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu thu nhận và kiểm chứng từ ghi chép sổ sách phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất dưới phân xưởng. Định kỳ lập báo cáo chuyển chứng từ và báo cáo về phòng tài chính kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán. Đặc biệt cuối tháng thống kê các phân xưởng phải lập 2 loại báo cáo gửi về phòng kế toán công ty: - Báo cáo chi phí phát sinh trong kỳ - Báo cáo tái chế phẩm cuối kỳ Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Thủ quỹ Kế toán TP và tiêu thụ TP theo dõi công nợ Kế toán tập hợp CF và Zsx XDCB, TGNH Kế toán NVL, CCDC, TSCĐ Kế toán tiền lương tiền mặt, theo dõi tính toán hàng bán Nhân viên kinh tế ở các phân xưởng 5.2. Hình thức ghi sổ kế toán - Căn cứ vào quy mô, đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán, Công ty da giầy Hà Nội tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ với hệ thống sổ bao gồm NKCT số 1,2,4,5,7,9,10; bảng kê số 1,2,3,4,5,6; bảng phân bổ số 1,2,3 và các sổ cái TK. - Công ty đang hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty không dùng giá hạch toán để đánh giá vật tư, hàng hoá, tài sản mà đánh giá theo giá thực tế vận dụng phương pháp bình quân gia quyền. - Trình tự ghi sổ theo sơ đồ sau: Sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ Nhật ký chứng từ Bảng phân bổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái các TK Bảng cân đối SPS Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng Báo cáo tài chính * Một điều đặc biệt trong công tác kế toán ở công ty là kế toán quản trị ở đây đang được hình thành một cách rõ nét, hỗ trợ một cách đắc lực cho công tác quản lý điều hãnh với hệ thống báo cáo nội bộ sau: STT Tên báo cáo Nơi lập Nơi nhận 1 Báo cáo ngày - Báo cáo quỹ TM P. Kế toán BGĐ - Báo cáo tiêu thụ trong ngày P. Kinh doanh BGĐ, P. KH - Báo cáo N, XT kho TP P. Kinh doanh BGĐ, BPQL kho, KTT 2 Báo cáo định kỳ (10 ngày) - Báo cáo tình hình tiêu thụ P. Kinh doanh BGĐ - Báo cáo tình hình công nợ, tài chính P. Kế toán BGĐ 3. Báo cáo tháng - Kết quả SX và phân tích kết quả SX của từng phân xưởng P. Kế hoạch BGĐ, Kế toán trưởng, các quản đốc PX - Bảng sử dụng vật tư của từng PX P. Kế hoạch nt - Bảng tổng hợp tình hình công nợ P. Kế toán BGĐ, P. Kinh doanh - Tình hình thu chi tài chính nt BGĐ - Tình hình cung cấp và bảo quản vật tư Bộ phận quản lý kho BGĐ, Kế toán trưởng 4. Báo cáo quý - Tiêu thụ SP chi tiết cho từng chủng loại P. Kinh doanh BGĐ, Kế toán trưởng - Biểu tính thưởng, chiết khấu nt nt II/ Thực trạng tổ chức công tác kế toán và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty da giầy Hà Nội 1. Tổ chức kế toán thành phẩm 1.1. Đặc điểm của thành phẩm: Hiện nay công ty đang sản xuất ra 3 nhóm mặt hàng đó là da thuộc, keo công nghiệp, giầy vải. Trong đó da thuộc, theo công nghiệp là sản phẩm truyền thống của công ty. Da thuộc do phân xưởng da keo sản xuất ra, một phần được bán ra ngoài phần còn lại chuyển sang phân xưởng chế biến để chế biến ra hàng tiêu dùng. Thành phẩm của công ty rất đa dạng phong phú. Sản phẩm da là sản phẩm thuộc ngành công nghiệp chế biến và là nguyên vật liệu chính của ngành da giầy và ngành dệt nên sản phẩm da đóng vai trò quyết định trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho các ngành này. Do yêu cầu của khách hàng và kết cấu của thành phẩm nên thành phẩm của công ty được chia thành nhiều loại có nhiều quy cách, đặc tính khác nhau. Việc phân loại thành phẩm của công ty căn cứ vào giá trị sử dụng và chỉ số kỹ thuật của từng thành phẩm do phòng kỹ thuật quy định. 1.2. Phân loại và công dụng của thành phẩm của công ty: - Da mềm: dùng làm dây curoa, băng truyền tải, bao súng, bao đạn... Da mềm có nhiều loại như da bò boxcal A, bò boxcal B, da trâu gông, da trâu mộc... Đơn vị tính của sản phẩm da mềm là bia (1bia = 30cm x 30cm). - Da cứng: dùng làm nguyên liệu sản xuất ra dụng cụ thể thao dây đai thang cao su và làm phụ liệu cho ngành sản xuất giầy. Da cứng có các loại trâu curoa, da takê, da trâu đế, keo công nghiệp v.v... đơn vị tính là kg. - Giầy vải: Phục vụ cho tiêu dùng. Giầy vải chỉ có 1 loại nhưng có nhiều kích cỡ khác nhau: X, XL, LL... Thành phẩm của công ty đều chịu mức thuế suất GTGT là 10%. 1.3. Tình hình quản lý thành phẩm Để quản lý chặt chẽ thành phẩm về mặt số lượng - chất lượng công tác quản lý phải được tiến hành chủ yếu ở 3 bộ phận chính đó là phòng kế toán, phòng kinh doanh, kho thành phẩm. Ngoài ra còn một số phòng ban chức năng khác có liên quan như phòng kỹ thuật, nhân viên thống kê, quản đốc, trưởng ca, đội bảo vệ... Trách nhiệm của từng bộ phận như sau: - Phòng kỹ thuật: Kiểm tra chất lượng thành phẩm trước khi nhập kho - Phòng kinh doanh: ngoài công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh và lập kế hoạch cho sản xuất, cũng cần phải nắm chắc số liệu nhập xuất tồn thành phẩm từng loại để có hướng cho việc xuất hàng và chỉ đạo sản xuất. - Kho thành phẩm: Là nơi tiếp nhận sản phẩm từ sản xuất chuẩn bị cho lưu thông, do vậy đây là nơi mà số lượng và chất lượng thành phẩm dễ bị sai lệch nhất. Vì vậy yêu cầu trong công tác này là nhân viên quản lý kho (thủ kho) phải tiến hành sắp xếp theo thứ tự từng loại thành phẩm riêng để khi nhập cũng như khi xuất không gây ra khó khăn, đồng thời phải có sổ ghi chép kiểm tra số lượng thành phẩm nhập, xuất từ đó tính ra được số tồn cuối ngày cho từng loại thành phẩm. Cuối tháng phải tiến hành đối chiếu, kiểm kê giữa kho và phòng kế toán đảm bảo tính pháp lý của công việc. Bên cạnh đó phòng kế toán cụ thể là nhân viên tính giá thành và nhân viên kế toán thành phẩm phải thường xuyên kiểm tra, giám sát số thành phẩm nhập - xuất - tồn hàng ngay với kho và sổ sách của mình để hạch toán nghiệp vụ nhập xuất được chính xác cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo. Ngoài việc theo dõi số lượng thành phẩm về mặt hiện vật kế toán cần theo dõi cả về mặt giá trị của thành phẩm xác định mức độ biến động về mặt giá trị cho từng loại sản phẩm. Hơn nữa phải đôn đốc kiểm tra, giám sát việc ghi chép dưới kho để có thông tin kịp thời và hoàn thành chức năng kiểm tra giám sát của kế toán. Nhìn chung công tác quản lý thành phẩm ở Công ty da giầy Hà Nội thực hiện rất chặt chẽ đảm bảo tính phản ánh và giám đốc của công tác kế toán. 1.4. Đánh giá thành phẩm Thành phẩm ở Công ty da giầy Hà Nội được tính toán phản ánh theo một loại giá duy nhất đó là giá thực tế. Thành phẩm là một bộ phận của TSLĐ do đó nào có thể giám đốc được tình hình luân chuyển vốn lưu động nói chung và vốn thành phẩm nói riêng thì cần phải xác định giá trị của thành phẩm bằng phương pháp đánh giá thành phẩm. Hàng năm Công ty da giầy Hà Nội có xây dựng giá thành kế hoạch cho mỗi loại sản phẩm song trong công tác hạch toán thành phẩm chỉ được tính toán phản ánh theo một loại giá duy nhất đó là giá thực tế (giá thành công xưởng thực tế). Về giá thành kế hoạch: Vào đầu quý I ban giám đốc và phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào định mức tiêu hao NVL, tiền lương và các chi phí khác trên cơ sở giá cả vật tư năm nay đồng thời dựa vào tình hình thực hiện kế hoạch giá thành năm trước và nhiệm vụ hạ giá thành năm nay để xây dựng giá thành kế hoạch cho mỗi loại sản phẩm. Cụ thể giá thành kế hoạch của mỗi loại sản phẩm như sau: Biểu số 2a: Đơn vị tính Giá thành kế hoạch Trâu mộc bia 9500 Váng bóng - 10500 Váng lót - 6000 Váng găng - 15000 Bò boxcal - 16000 - Đối với giá thực tế của thành phẩm nhập kho: Kế toán căn cứ vào giá thành sản xuất thực tế của từng loại sản phẩm. Cuối mỗi tháng bộ phận tập hợp chi phí và tính giá thành sản xuất căn cứ vào sản lượng thực tế của từng loại sản phẩm và tính giá thành công xưởng cho từng loại sau đó bộ phận tính giá thành chuyển số liệu này cho kế toán thành phẩm và tiêu thụ. Cụ thể giá thành công xưởng của từng loại như sau: Biểu số 2b: STT Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Zsx Z đơn vị SX 1 Trâu mộc bia 18.109,5 16.607.400 9.200 2 Bò Boxcal B bia 10.200 158.100.000 15.500 3 Váng bóng bia 28.100 295.050.000 10.500 4 Trâu curoa kg 11.200 392.000.000 35.000 5 Keo CN kg 1.890 31.185.000 16.500 1.544.320.000 Đối với giá thực tế xuất kho công ty áp dụng tính giá thực tế xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền (bình quân gia quyền tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ) Trị giá TP tồn đầu kỳ + Trị giá TP nhập trong kỳ Đơn giá bình quân gia quyền = Số lượng TP tồn đầu kỳ + Số lượng TP nhập trong kỳ Trị giá TP xuất kho = Đơn giá bình quân x Số lượng TP xuất kho Ví dụ: Tính trị giá thực tế xuất kho của da bò boxcal B: 230.416.840 + 158.100.000 Đơn giá bình quân = = 15.230 15.199 + 10.200 Trị giá xuất kho: 12.084,3 x 15.230 = 184.043.880 - Căn cứ vào sổ chi tiết nhập kho phần số dư đầu tháng có được trị giá thực tế tồn đầu kỳ 230.416.840 và số lượng tồn đầu kỳ: 15.199 bia. - Căn cứ vào số tổng các phần ghi nợ TK155 trên bảng tổng hợp nhập xuất thành phẩm để ghi giá trị thực tế nhập trong kỳ: 158.100.000. - Căn cứ vào phần ghi có TK 155 trên bảng tổng hợp nhập xuất thành phẩm có được số lượng thành phẩm xuất trong kỳ là 12.084,3 bia. 1.5. Kế toán chi tiết thành phẩm Để đảm bảo về quản lý đối với thành phẩm là phản ánh và theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm theo từng thứ loại, giá trị kế toán phải thực hiện kế toán chi tiết thành phẩm. ở Công ty da giầy Hà Nội kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này rất phù hợp với tình hình thực tế ở công ty. a) Mọi thủ tục luân chuyển chứng từ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được phản ánh vào các chứng từ kế toán. Các hoạt động nhập xuất kho thành phẩm đều được lập chứng từ đầy đủ, kịp thời là cơ sở pháp lý để tiến hành hạch toán nhập xuất kho thành phẩm và là khâu hạch toán ban đầu đối với xuất kho thành phẩm. Hiện nay để kế toán chi tiếp thành phẩm công ty sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu kiểm nghiệm nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho gửi đại lý - Biên bản kiểm kê thành phẩm - Hoá đơn GTGT * Thủ tục nhập kho thành phẩm: Hiện nay thành phẩm của công ty nhập kho từ 2 nguồn đó là nhập kho từ sản xuất, nhập do đại lý trả lại hàng. Trước khi nhập kho toàn bộ sản phẩm đều phải qua 1 bước kiểm nghiệm của bộ phận kiểm nghiệp bộ phận này sẽ lập 1 phiếu kiểm nghiệm nhập kho. Phiếu này có mẫu như sau: Biểu số 2c: Công ty da giầy Hà Nội Bộ phận kiểm nghiệm Phiếu kiểm nghiệm nhập kho Số 12 ngày 05/01/99 Ngày sản xuất : Tháng 1 Loại sản phẩm : Da mềm Quy cách : Bò boxcal B Số lượng : 10200 bia Kết luận : đủ tiêu chuẩn Đề nghị : Nhập kho Cán bộ kiểm nghiệm Sau khi có phiếu kiểm nghiệm nhập kho, số lượng hàng nhập kho sẽ được ghi vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho do thủ kho lập thành 3 liên và được tính với phiếu kiểm nhập kho. Hàng ngày, sau mỗi ca thống kê phân xưởng phải xuống kho lấy phiếu nhập kho về để theo dõi số lượng sản xuất của phân xưởng và làm cơ sở tính lương cho công nhân theo sản lượng hoàn thành nhập kho. Định kỳ kế toán bán hàng và 1 nhân viên xuống phòng kinh doanh xuống kho và hoặc thủ kho gửi lên 1 phiếu nhập kho để vào bảng nhập kho thành phẩm, lấy đó làm căn cứ hàng hoá có trong kho để bán hàng. Còn 1 liên giao cho thủ kho (liên này đính kèm với phiếu kiểm nghiệm nhập kho) để làm căn cứ ghi vào thẻ kho định kỳ kiểm kê đối chiếu với nhân viên kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho thành phẩm PNK Kho TP Thành phẩm 1 2a 2d Thủ kho lập phiếu NK Thống kê phân xưởng (liên 1) Thủ kho ghi thẻ kho (liên 4) 2c 2b Phòng kế hoạch (liên 3) Kế toán TP (liên 2) 1. Sau khi đã được bộ phận kiểm nghiệm chấp nhận nhập kho. Thủ kho nhập kho, lập phiếu nhập kho. 2a. Một liên giao cho thống kê phân xưởng 2b. Một liên giao cho kế toán thành phẩm. Khi lấy chứng từ kế toán phải ký nhận vào phiếu giao chứng từ. 2c. Một liên giao cho phòng kinh doanh 2d. Liên còn lại thủ kho giữ liên này kèm với phiếu kiểm nghiệm nhập kho. Chứng từ nhập kho TP có mẫu như sau: Biểu số 2d: Đơn vị: Công ty da giầy Hà Nội Địa chỉ: 409 Nguyễn Tam Trinh Mẫu số 01 VT QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/10995 của BTC Phiếu nhập kho Số 12 Ngày 5 tháng 1 năm 1999 Họ tên người giao hàng: Phân xưởng da keo Theo PKN nhập kho số 12 ngày 5-1-99 của bộ phận kiểm nghiệm Nhập tại kho: Thành phẩm STT Tên nhãn hiệu quy Mã Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành cách phẩm chất số tính Theo chứng từ Thực nhập tiền 1 Bò boxcal B bia 10.200 10.200 Cộng 10.200 10.200 Cộng thành tiền: Nhập, ngày 5/1/99 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ kho Trên đây là phiếu nhập kho từ sản xuất. Trường hợp nhập kho do khách hàng trả lại cũng dùng phiếu nhập kho có mẫu tương tự nhưng có thêm dòng nhập trả lại dưới dòng chữ in phiếu nhập kho. Với thủ tục luân chuyển chứng từ nhập kho như trên ta thấy trình tự nhập kho của công ty rất chặt chẽ do vậy công ty đã xoá bỏ được tình trạng thất thoát tài sản ở khâu này đảm bảo thành phẩm nhập kho theo đúng số lượng, chất lượng yêu cầu. Tuy nhiên do không sử dụng giá hạch toán thành phẩm nhập kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn về mặt giá trị không theo dõi được. * Thủ tục xuất kho: Thành phẩm của công ty chủ yếu được xuất dùng phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội, ngoài ra còn được xuất phục vụ nội bộ để phù hợp với nội dung này kế toán sử dụng loại chứng từ tương ứng. - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho (nội bộ) - Hoá đơn GTGT - Phiếu xuất kho gửi đại lý Phiếu xuất kho thông thường và hoá đơn GTGT phản ánh xuất kho thành phẩm bán cho khách hàng. Khi khách hàng đến mua hàng phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho. Hoá đơn và phiếu xuất kho được phòng kinh doanh lưu lại số liệu trên máy. Cuối ngày cán bộ phòng kinh doanh theo dõi thành phẩm căn cứ vào số liệu nhập, xuất để làm báo cáo hàng ngày và tổng hợp số liệu vào cuối tháng. Phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT được lập này chuyển sang phòng kế toán để làm các thủ tục pháp lý. Thủ kho sau khi xem và kiểm tra tính pháp lý của chứng từ mà hóa đơn mang xuống, nếu đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ rồi sẽ tiến hành xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên Liên 1: Lưu lại phòng kinh doanh Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên còn lại giao cho thủ kho sau đó thủ kho chuyển lên phòng kế toán để kế toán hoàn thiện chứng từ. Hoá đơn GTGT cũng được lập thành 3 liên giao cho phòng kế toán. Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền thì kế toán đóng dấu đã thu tiền và đính kèm với phiếu thu nếu khách hàng mua chịu thì kế toán sẽ đóng dấu "chấp nhận sau". Sau khi đóng dấu 1 liên được chuyển trả về phòng kinh doanh, liên 2,3 khách hàng cầm xuống kho, liên 4 phòng kế toán giữ. Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho. 1 Phòng Kinh doanh Phòng kinh doanh lập 4 liên xuất 4 2 Thẻ kho Ghi thẻ kho 3 Khách hàng Kế toán TP và tiêu thụ 1. Phòng Kinh doanh lưu liên gốc 2. Giao cho thủ kho 1 liên để làm căn cứ ghi thẻ kho 3. Định kỳ thủ kho gửi liên cho phòng kế toán 1 liên 4. Thủ kho sau khi kiểm tra mọi thủ tục hợp lý ký nhận, giao hàng và chuyển 1 liên cho khách hàng. Chứng từ xuất kho có mẫu như sau: Biểu số 2e: Đơn vị: Công ty da giầy Hà Nội Địa chỉ: 409 Nguyễn Tam Trinh Phiếu xuất kho Số 29 Ngày 9/1/99 Xuất cho: Xuất tại: kho thành phẩm STT Tên nhãn hiệu quy Mã Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành cách phẩm chất số tính Theo chứng từ Thực nhập tiền 1 Bò boxcal B bia 1.296 Cộng Cộng thành tiền: Nhập, ngày 6/1/99 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Thủ kho Trường hợp xuất kho gửi đại lý - xuất nội bộ cũng sử dụng chứng từ xuất kho tương tự nhưng có thêm dòng gửi đại lý hoặc xuất nội bộ dưới dòng chữ in. Tóm lại việc vận dụng chế độ ghi chép ban dầu cũng như mọi trình tự luân chuyển chứng từ của công ty đẩm bảo phản ánh một cách theo dõi chính xác chặt chẽ tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm theo đúng chế độ quy định. Biểu số 2g: Mẫu: Hoá đơn GTGT Mẫu số 01 GTGT-3LL Hoá đơn GTGT (Liên 3 - dùng để thanh toán) Ngày 6/1/99 No: 0366725 Đơn vị bán hàng: Công ty da giầy Hà Nội Địa chỉ: 403 Nguyễn Tam Trinh Điện thoại: 8626889 Mã số thuế: 0100101315 Họ tên người mua: A. Du - Xí nghiệp Minh Xuân Địa chỉ: 40 Hình thức thanh toán: tiền mặt STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 1) Bò boxcal B bia 1296 18.000 23.328.000 Thuế suất VAT: 10% Cộng tiền hàng: 23.328.000 Thuế GTGT: 2332.800 Tổng cộng tiền thanh toán: 25.660.800 Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 6. Kế toán chi tiết thành phẩm Như phần trên đã trình bày, một trong những yêu cầu quản lý đối với thành phẩm là phản ánh và theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho cho từng thứ hàng loại cả giá trị và số lượng. Để đảm bảo đáp ứng yêu cầu này kế toán. * ở kho: Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho thành phẩm thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành nhập, xuất kho theo đúng số luợng, chất lượng ghi trên chứng từ sau đó thủ kho ghi vào thẻ kho một cách chính xác số lượng thành phẩm thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Với mỗi sản phẩm mở thẻ kho. Mẫu thẻ kho như sau: Biểu số 3a: Tên kho : Kho TP công ty QĐ 1141 - TC/QĐ/CCKT Thẻ kho Ngày 1/1/95 của BTC Ngày lập thẻ: 1/1/99 Tờ số: 02 Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm: Bò boxcal B Mã số: Đơn vị tính: bia STT Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Số Ngày N, X Nhập Xuất Tồn Tồn kho 1/1/99 15199 12 5/1/99 Nhập kho 10200 41 6/1/99 Xuất bán 1296 24103 45 7/1/99 Xuất bán 1263 022840 52 8/1/99 Xuất chào hàng 182 022658 ... .... ... ... ... ... Cộng 10.200 12.084,3 13.496,7 Thẻ kho dùng để theo dõi trong cả năm. Số liệu ghi trên thẻ kho là căn cứ vào từng phiếu nhập, hoá đơn GTGT chứ không căn cứ vào từng lãi xuất, nhập. Bở công ty có một số khách hàng thường xuyên hàng với số lượng khá nhiều. Mỗi hoá đơn không xuất ngay 1 lần mà phải xuất làm nhiều lần. Do đó để theo dõi tình hình xuất kho hàng ngày, từng lãi xuất kho thủ kho còn mở thêm sổ chi tiết ở kho. Sổ chi tiết ở kho chỉ phản ánh việc xuất thành phẩm không phản ánh việc thành phẩm. Sổ có mẫu như: Biểu số 3b: Sổ chi tiết ở kho (xuất thành phẩm) Hoá đơn Phiếu X. kho Ngày thực xuất Da trâu mộc Da bò găng Trâu curoa Da bò đế Bò boxcal 0366711 2/1 18 2/1 1200 0366718 5/1 26 5/1 2000 16/1 3000 0366720 5/1 33 5/1 500 2150 0366725 6/1 41 6/1 1296 0366730 7/1 45 7/1 1263 .... 49 8/1 182 0366768 24/1 83 24/1 3216 28/1 1534 .... 0366758 29/1 29/1 300 (Các sản phẩm khác ghi tương tự) Mỗi 1 lần xuất thủ kho ghi vào 1 dòng đến khi ghi đủ số lượng trên hoá đơn thủ kho sẽ cộng lại số liệu này đối chiếu phải trùng khớp với thẻ kho. Trên thẻ kho với mỗi loại HĐ kế toán tính ngay ra lượng tồn, cột ngày xuất không ghi. Bên cạnh việc ghi thẻ kho thủ kho căn cứ vào sổ chi tiết ở kho lấy số liẹu ghi vào bảng kê nhập xuất tồn kho thành phẩm. Bảng kê này được mở cho từng nhóm sản phẩm (nhóm da cứng, nhóm da mềm, sản phẩm giầy...) để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng chủng loại, từng khách hàng. Khác với thẻ kho bảng kê chỉ ghi theo ngày và chỉ theo dõi lượng nhập, lượng nhập không theo dõi số hoá đơn. Biểu số 3c: Kê nhập, xuất sản phẩm nhóm da mềm Ngày 6/1/99 Diễn giải Bò boxcal B Bò boxcal A Da trâu gông Da trâu mộc Váng bóng Da bò gắng 1. Nhập kho 10.200 3.950 1.150 6.200 2. Xuất kho - XN Minh Xuân 1.296 300 - NM Gạch Thái Nguyên 2.450 3.800 - Ô. Sinh Hải Phòng 200 5.870 - A. Thắng Dệt Hà đông 1.300 3150,5 Tổng xuất 1.296 1.300 2.650 3150,5 5870 3.800 Biểu số 3d: Kê nhập xuất sản phẩm nhóm da cứng Ngày 6/1 Diễn giải Trâu curoa Da takê Da trâu đế Da bò đế Da trâu mổ Keo CN 1. Nhập kho 5.500 21750,5 3152 920,5 1550 2. Xuất kho - A. Tân HTX Tân Tiến 78,5 - A. Xoa gạch chịu lửa TN 2065 1100 - Dệt chí nhân HĐ 96,5 - A. Tiến Nam Định 86,5 Tổng xuất 2065 78,5 96,5 1100 (Kê nhập suất sản phẩm giầy mở tương tự) Hàng ngày thủ kho gửi bảng kê nhập, xuất thành phẩm lên phòng kinh doanh. Định kỳ 10 ngày kế toán tiêu thụ nhận chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên. Cuối tháng thủ kho đối chiếu với phòng kế toán. * ở phòng kế toán Căn cứ vào chứng từ mà định kỳ thủ kho gửi lên kế toán mở sổ chi tiết nhập kho và sổ chi tiết xuất kho theo dõi tình hình nhập xuất kho theo từng tháng trong năm. Biểu số 4a: Sổ chi tiết nhập kho Năm 1999 Tên sản phẩm ĐV tính Tồn đầu năm Tháng 1 Tháng 2 .... Tháng 12 SL GT I. Da thuộc mềm bia 1.083.200.000 - Bò boxcal B - 15.199 230.416.840 10.200 - Bò boxcal A - 1686,5 16.522.800 1892 - Da trâu Gông - 120 1.860.000 6.200 - Da trâu mộc - 11.206 104.215.800 18.109,5 - Váng bóng - 781,75 327.866.000 28.100 - Do bò găng - 12270,5 103.072.200 8.600 ...... - II. Da thuộc cứng kg 585.940.000 - Trâu curoa - 2788,5 97.580.000 11200 - Da takê - 1215,5 38.962.000 3159,75 - Da trâu đế - 1300 37.700.000 2500 - Da trâu mỡ - 8061,75 201.600.000 2920,5 - Keo CN - 1132,5 19.252.500 1890 - Da bò đế - 1185 76.832.000 6500 .... - III. Giầy vải đôi 12500 316.250.000 (Sổ chi tiết xuất kho mở tương tự) Sổ chi tiết xuất kho và sổ chi tiết nhập kho được dùng trong cả năm để theo dõi tình hình nhập, xuất thành phẩm của từng thứ thành phẩm trong từng tháng về mặt số lượng. Ngoài ra, sổ chi tiết xuất kho còn phản ánh số tồn kho theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Căn cứ để ghi sổ chi tiết nhập kho là dòng tổng cộng của cột "số thực nhập" của tất cả các phiếu nhập kho trong tháng (kể cả phiếu nhập trả lại). Còn căn cứ để ghi vào sổ chi tiết xuất kho là tổng cộng của cột "số thực xuất" trên các phiếu xuất kho. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết xuất, nhập kho kế toán tính ra lượng tồn kho cuối tháng của từng loại theo công thức. Số lượng TP tồn cuối kỳ = Số lượng TP tồn đầu kỳ + Số lượng TP nhập trong kỳ - Số lượng TP xuất trong kỳ * ở phòng kinh doanh: Các phòng ban trong công ty có một sự độc lập tương đối nhưng cũng có sự gắn bó mật thiết, đặc biệt là mặt thông tin. Do việc quản lý thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm gắn bó chặt chẽ với nhau nên ngoài phòng kế toán phòng kinh doanh cũng tham gia việc theo dõi chi tiết thành phẩm. Cuối ngày khi thủ kho gửi lên bảng kê nhập, xuất thành phẩm kế toán căn cứ vào bảng kê này đồng thời căn cứ vào số liệu xuất nhập kho, cán bộ phòng kinh doanh sẽ lập 1 bản báo cáo tình hình "Nhập kho - tiêu thụ và tồn kho thành phẩm". Báo cáo này gồm 4 phần (mẫu trang sau). Đây là một báo cáo nội bộ mang tính chất cập nhật bản báo có tác dụng không chỉ trong công tác theo dõi chi tiết thành phẩm mà còn có tác dụng điều hành sản xuất kinh doanh của công ty cụ thể: - Cho biết chi tiết tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm về chỉ tiêu số lượng. - Giúp cho phòng kinh doanh biết được lượng tồn kho không viết hoá đơn quá số đó. - Giúp tính toán được lượng dự trữ