Đề tài Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty Bia Việt Hà

ững đơn vị áp dụng phương pháp này có đặc điểm tương tự như các doanh nghiệp áp dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 1.4. Hạch toán tổng hợp vật liệu. 1.4.1. hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1.4.1.1. Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên. - Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất tồn kho của các loại vật liệu trên các TK và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập xuất . - Trong một niên độ kế toán thường có từ một đến hai lần DN tổ chức kiểm tra, đối chiếu thực tế giữa số thực tế có trong kho với sổ sách kế toán . Điều kiện áp dụng: Được áp dụng rộng rãi cho mọi loại hình DN có quy mô khác nhau. 1.4.1.2. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Tài khoản kế toán sử dụng: TK 152 “ nguyên liệu vật liệu) TK này dùng để ghi chép số liệu hỉện có và tình hình tăng giảm vật liệu theo giá thực tế. TK 152 có thể mở thành các TK cấp 2, cấp 3 để kế toán chi tiết theo từng loại từng nhóm, thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của DN. + TK 1521: NVL chính. + TK 1522: NVL phụ. + TK 1523: Nhiên liệu. + TK 1524: Phụ tùng thay thế. + TK 1525: Vật liệu và thiết bị XDCB. + TK 1538: Vận liệu khác. TK 331 “ Phải trả cho người bán” TK này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa DN với người bán , người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá dịch vụ theo từng hợp đồng đã ký. TK 133 “ thuế VAT đầu vào được khấu trừ” Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác như TK111,112,141,128,222,241,411,627,641,642. Quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên có thể khái quát theo sơ đồ sau( sơ đồ 4) 1.4.2. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kỉm kê định kỳ. 1.4.2.1. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê dịnh kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho mà chỉ theo dõi phản ánh các giá trị hàng tồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên các tài khoản kế toán không căn cứ vào vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào giá trị vật liệu thực tế tồn kho đầu kỳ mua nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ. Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các DNSX có quy mô nhỏ chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các DN thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, chủng loại nhiều. 1.4.2.2.Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Tài khoản kế toán sử dụng: TK 152 Khác với phương pháp kiểm kê thường xuyên đối với các DN hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì TK152,151 không dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng hoá đang đi đường vào lúc đầu kỳ , cuối kỳ vào TK 611. TK 611 “ mua hàng” TK này dùng để phản ánh giá trị vật tư hàng hoá vào và xuất dùng trong kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác như phương pháp kê khai thường xuyên Quá trinh hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ có thề khái quát theo sơ đồ sau( sơ đồ 5) 1.4.3. Các hình thức sổ kế toán tổng hợp vật liệu . 1.4.3.1. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ. Đặc điểm: Kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi chép theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu cuối tháng. Hệ thống sổ: + Các hình thức NKCT liên quan : NKCT1, NKCT2, NKCT5, NKCT6, NKCT7, Bảng kê: Bảng kê 3, Sổ cái tài khoản. + Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết số 2, Bảng phân bổ số 2. 1.4.3.2. Hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái. Đặc điểm : Mọi nghiệp vụ được ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống vào Nhật ký sổ cái. Hệ thống sổ: + Sổ kế toán tổng hợp: Sử dụng duy nhất một Nhật ký sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết vật liệu. 1.4.3.3. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Đặc điểm: các nghiệp vụ kế toán phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế, phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán rồi ghi vào sổ cái - Hệ thống sổ: + Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký mua hàng, Sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết : Sổ kế toán chi tiết vật liệu. 1.4.3.4. Hình thức chứng từ ghi sổ. Đặc điểm: Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ Chứng từ ghi sổ và được tập hợp vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian rồi ghi vào sổ cái. Hệ thống sổ : + Sổ kế toán tổng hợp: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết vật liệu. Chương 2: thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty bia việt hà. 2.1. Đặc điểm tổ chức quản sản xuất, quản lývà tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Bia Việt Hà: Năm 1966 được sự đồng ý của UBND Thành phố Hà Nội, hợp tác xã Ba nhất được đổi tên thành xí nghiệp nước chấm trực thuộc sở công nghiệp Hà Nội, sản phẩm của xí nghiệp duy nhất chỉ có dấm và nước chấm. Các sản phẩm đều sản xuất theo chỉ tiêu, kế hoạch pháp lệnh, giao nộp để phân phối theo chế độ tem phiếu. Ngày 4/5/1982 xí nghiệp được đổi tên thành nhà máy Thực phẩm Hà Nội sản xuất của xí nghiệp vẫn mang tính chất thủ công. Thời kỳ 1987 – 1993 có những thay đổi trong chính sách vĩ mô của nhà nước Quyết định số 217/HĐBT ngày 14/11/1987 đã xác lập và khẳng định quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, đầu tư sản xuất sản phẩm chủ yếu để xuất khẩu sang các nước Đông Âu và Liên Xô. Năm 1990 – 1991, Liên Xô và Khối Đông Âu tan rã, nhà máy mất nguồn tiêu thụ, tình hình sản xuất trở nên khó khăn, ban lãnh đạo của nhà máy đã đề ra mục tiêu chính trước tình hình khó khăn đó là: Đổi mới công nghệ, đầu tư theo chiều sâu, tìm hướng sản xuất sản phẩm có giá trị cao, liên doanh liên kết trong và ngoài nước. Được các cấp các ngành thành phố giúp đỡ Nhà máy quyết định đi vào sản xuất bia. Đây là hướng đi dựa trên các nghiên cứu về thị trường, nguồn vốn và phương hướng lựa chọn kỹ thuật và công nghệ Nhà máy đã mạnh dạn vay vốn đầu tư mua thiết bị sản xuất bia hiện đại của Đan Mạch để sản xuất bia lon Halida. Tháng 6/1992, Nhà máy được đổi tên thành Nhà máy Bia Việt Hà theo Quyết định số 1224/QĐUB. Từ đây sản phẩm của Nhà máy được người tiêu dùng ưa chuộng và đã được nhiều giải thưởng trong nước và quốc tế. Chỉ sau ba tháng bia Halida đã xâm nhập thị trường và khẳng định chỗ đứng của mình. Ngoài ra, Nhà máy còn sản xuất Bia hơi. Sau một thời gian cân nhắc lựa chọn Nhà máy đi đến quyết định dùng dây chuyền sản xuất Bia lon Halida và quyền sử dụng đất để liên doanh liên kết với hãng bia nổi tiếng Carlberg của Đan Mạch(1/4/1993). Tháng 10/1993, Liên doanh chính thức đi vào hoạt động với tên gọi Nhà máy bia Đông Nam á, phần vốn góp của Nhà máy bia Việt Hà là 72,67 tỉ đồng chiếm 40% tổng số vốn liên doanh. Ngày 2/11/1994, Nhà máy bia Việt Hà đổi tên thành Công ty bia Việt Hà. Sản phẩm của Công ty luôn được nâng cao, máy móc thiết bị luôn được đổi mới, Công ty đã giải quyết việc làm cho gần 350 lao động với thu nhập khá cao. Trong giai đoạn này sản phẩm chủ yếu của Công ty là bia hơi chất lượng cao, ngoài ra, Công ty còn đầu tư vào dây chuyền sản xuất nước khoáng Opal, hiện nay sản phẩm này đang trong giai đoạn chế thử và thâm nhập thị trường. Năm 1998, Theo Quyết định số 35/98QĐUB, ngày 15/9/1998 của UBND Thành phố Hà Nội, Công ty tiến hành cổ phẩn hoá một phân xưởng tại 57 Quỳnh Lôi thành Công ty Cổ phần theo chủ trương cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước. Công ty bia Việt Hà giữ số cổ phần chi phối 20%. Năm 1999, Theo Quyết định 5775/QĐUB của UBND Thành phố Hà Nội 29/12/1999, Công ty bia Việt Hà được phép cổ phần hoá tiếp một bộ phận của doanh nghiệp là trung tâm thể dục thể thao tại 493 Trương Định thành Công ty cổ phần, Công ty giữ 37% số vốn điều lệ. Dưới đây là kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong một vài năm qua. Đơn vị tính :đồng STT Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 6 tháng đầu năm 2001 1 2 3 4 5 6 Tổng doanh thu Tổng chi phí SXKD Tỷ xuất chi phí Tổng lợi nhuận trước thuế Tổng số CBCNVN Tổng thu nhập bình quân một người/tháng 47575 24915 0,52 10806 250 1,4 51670 30642 0.59 7814 270 1,4 26231 12911 0,49 5783 270 1,45 2.1.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Quy trình sản xuất bia là quy trình sản xuất giản đơn liên tục, sản xuất sản phẩm nhiều. Nguyên liệu chủ yếu bao gồm Malt, hoa Hublon, gạo tẻ và các phụ gia khác trong đó Thành phần chính là Malt chưa rang được nhập khẩu chủ yếu từ Anh và Đan Mạch. Hoa Hublon tạo hương vị bia cũng được nhập khẩu từ Đan Mạch và Đức. Các nguyên liệu khác như gạo ,chất trợ loc được mua từ các nguồn hàng truyền thống với giá ưu đãi. Sơ đồ 6 Quy trình sản xuất bia. Dịch hoá Lọc Xay nghiền Nguyên liệu Bia thành phẩm Lên men chính Lên men phụ 2.1.3. Tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý của Công ty bia Việt Hà được tổ chức theo sơđồ 7. - Giám đốc: là người có quyền cao nhất trong công ty, có trách nhiệm quản lý điều hành mọi hoạt động của công ty trên cơ sở chấp nhận đúng chính sách chủ trương, chế độ nhà nước, chịu trách nhiệm sản xuất kinh doanh của công ty. Phó giám đốc: giúp giám đốc giải quyết các công việc do giám đốc giao phó trong lĩnh vực quản lý. Các phòng ban chức năng: chịu sự điều hành trực tiếp của các phó giám đốc bao gồm: + Phó giám đốc kỹ thuật điều hành các phòng: Phòng kỹ thuật, Phòng KCS, Phòng vi sinh. + Phó giám đốc tổ chức điều hành các phòng: Phòng ytế, Phòng tổ chức, Phòng hành chính, Phòng bảo vệ. + Phó giám đốc tài chính kinh doanh điều hành các phòng: Phòng kế toán tài chính Phòng kế hoạch vật tư, Phòng bán hàng marketing, Phòng kinh doanh vận tải, Phòng nước Opal. Các phân xưởng sản xuất: Phân xưởng sản xuất bia, Phân xưởng sản xuất nước Opal, có nhiệm vụ sản xuất bia hơi và nước khoáng Opal để cung ứng cho thị trường. Phòng kế hoạch vật tư, Phòng bán hàng marketing, Phòng kinh doanh vận tải, Phòng nước Opal. Các phân xưởng sản xuất: Phân xưởng sản xuất bia, Phân xưởng sản xuất nước Opal, có nhiệm vụ sản xuất bia hơi và nước khoáng Opal để cung ứng cho thị trường. 2.1.4. Đặc điểm bộ máy kế toán và hình thức kế toán áp dụng tai công ty. 2.1.4.1. Đăc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Sơ đồ 8 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty bia Việt Hà Trưởng phòng Tài chính kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán và tiền lương Thủ quỹ Kế toán tiền mặt và TSCĐ Kế toán nguyên liệu và tính giá thành Kế toán bán hàng và thu nhập Bộ máy kế toán của Công ty bia Việt hà được tổ chức theo hình thức tập trung Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ và có hiệu quả,đội ngũ kế toán của công ty gồm 7 người ,một trưởng phòng kế toán ,một kế toán tổng hơp và 5 kế toán viên .Các thành viên của bộ máy kế toán có nhiệm vụ khác nhau song giữa các bộ phận lại có sự liên kết chặt trẽ trong pham vi chức năng nhiệm vụ của mình. 2.1.4.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty. Tại Công ty bia Việt hà hình thức kế toán được áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ. Trình tự hạch toán theo hình thức này và các loại sổ sach sử dụng được phản ánh qua sơ đồ sau (sơ đồ 9 ). Sơ đồ 9 Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty bia Việt hà Chứng từ gốc và bảng phân bố Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ kế toán chi tiết Sổ tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối quý. : Quan hệ đối chiếu. 2.2.Tình hình thực tế công tác kế toán vật liệu ở Công ty bia Việt hà. 2.2.1. Đặc điểm vật liệu ở Công ty Bia Việt hà. Công ty bia Việt hà là một công ty sản xuất sản phẩm chủ yếu là bia hơI nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu của thi trường rộng lớn trong và ngoài thành phố nên phảI sử dụng một lượng vật tư tương đối lớn. Đặc thù NVL chính của công ty là sản phẩm nông nghiệp và công nghiệp chế biến. Chúng được mua từ nhiều nguồn khác nhau chủ yếu là của những hợp tác xã lương thực và của những hộ nông dân với khối lượng lớn như đường, gạo… Đặc biệt với NVL chính để SX bia là Malt, hoa Hublon, phải nhập ngoại với khối lượng lớn (Malt mua ở Pháp, Bỉ,…Hoa Hublon nhập từ Đức, Mỹ, Tiệp… ). Do đó cần phải quản lý chặt chẽ và xem xét từ đơn vị đối tác tới đơn vị uỷ thác, đơn vị vận chuyển để vật liệu đến kho của công ty được an toàn, đảm bảo về số lượng, quy cách, phẩm chất mà chi phí thấp nhất. Bên cạnh đó công ty còn bảo quản dự trữ vật liệu một cách phù hợp. Ví dụ: Kho Malt, hoa Hublon phải để ở những nơi có máy điều hoà không khí, nhằm đảm bảo độ ẩm, tránh mối mọt. Kho gạo đường phải thoáng, rộng mát không được để quá lâu. Từ những đặc điểm trên của vật liệu, đòi hỏi cán bộ kế toán vật liệu phải có trình độ, trách nhiệm cao trong công việc, đòi hỏi công ty phải có một hệ thống kho tàng đầy đủ tiêu chuẩn phù hợp cho việc nhập xuất, bảo quản dự trữ vật liệu sát đúng với thực tế hạn chế hư hỏng, thất thoát, đảm bảo tốt chất lượng, không gây ứ đọng vốn lưu động. 2.2.2. Phân loại vật liệu. Để giúp cho công ty quản lý và hạch toán được chính xác , kế toán vật liệu đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng thứ vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu như sau: Nguyên vật liệu chính: Malt, gạo tẻ, gạo nếp, đường, hoa Hublon, khí C02, thuốc chống váng, men. Vật liệu phụ bao gồm các hoá chất: hoá chất nấu, hoá chất lọc, hoá chất rửa, hoá chất vệ sinh công nghiệp. Nhiên liệu: Than đá, điện, xăng dầu dùng để chạy lò nấu. Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng chi tiết dùng để sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất như vòng bi, dây curoa, bulông… Thiết bị XDCB: Dùng để lắp đặt , sửa chữa các công trình xây dựng cơ bản của công ty như: xi măng , gạch ,tôn, sắt thép… Vật liệu khác: Bom bia, can là thiết bị dùng để đóng sản phẩm. 2.2.3. Công tác quản lý vật lỉệu. Toàn bộ các vât liệu trên được chia và quản lý theo các kho sau: Kho 1: Là kho chứa các vật liệu chính, vật liệu phụ. Kho 2: Là kho chứa phụ tùng thay thế và công cụ dụng cụ. Hai kho trên đều được Công ty bố trí những điều kiện và chế độ bảo quản rất tốt phù hợp với quy cách đặc đIểm của từng loại vật liệu. Khi được xuất ra khỏi kho đưa xuống phân xưởng sản xuất, người quản lý chịu trách nhiệm bảo quản vật liệu ngay tại phân xưởng tránh hư hỏng mất mát. 2.2.4. Đánh gía vật liệu Công ty bia Việt hà sử dụng giá để hạch toán là giá thực tế. 2.2.4.1. Đối với vật liệu nhập kho Giá thực tế vật liệu mua ngoàI nhập kho là giá mua thực tế cộng chi phí phát sinh trong quá trình mua ( Bao gồm chi phí vận chuyển, bảo quản vật tư, chi phí bốc rỡ thuê kho) cộng thuế nhập khẩu. Kể từ đầu năm 1999 khi áp dụng thuế VAT thì giá vật liệu của công ty bao gồm cả thuế VAT đầu vào. Bởi vì sản phẩm của công ty là bia hơI nên công ty phảI nộp thuế TTĐB cho nên công ty không được khấu trừ thuế VAT đầu vào. Hình thức công ty thu mua vật liệu là trọn gói nên vật liệu mua về nhập kho là kế toán có thể tính ngay giá trị thực tế của số vật liệu đó. 2.2.4.2.Đối với vật liệu xuất kho. Vật liệu xuất kho tại công ty được tính theo phương pháp bình quân giá quyền, phương pháp này tính như sau: Đơn giá bình quân gia quyền = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá thực tế xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Ví dụ: Cuối qút II/ 2001 Sau khi tổng hợp được gía thực tế vật liệu tồn đầu kỳ quý II/ 2001 và giá thực tế vật liệu nhập trong quý II/ 2001, trên sổ chi tiết kế toán tiến hành tính đơn giá xuất vật liệu. Cụ thể với gạo tẻ . Tồn cuối quý I ( đầu quý II) 2001 + Số lượng : 3050 kg. + Thành tiền : 8.535.616 Nhập trong quý II/ 2001 + + Số lượng : 164.050 + Thành tiền : 430.631.250 thì cuối quý II/2001 tính được đơn giá vật liệu xuất kho. 8.535.616 + 430.631.250 Giá bình quân vật liệu xuất = ----------------------------- = 2.628 đồng 3.050 + 164.050 2.2.5. Hạch toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu , là việc ghi chép số liệu luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán trên các chỉ tiêu số lượng và giá cả vật liệu theo từng loại, từng thứ từng kho,vật liệu . Có thể khái quát công tác hạch toán chi tiết vật liệu theo sơ đồ sau ( sơ đồ 10 ). Sơ đồ số 10 Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu tại Công ty bia Việt hà. Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết vật liệu Bảng kê tổng hợp Nhập xuất Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Quan hệ đối chiếu 2.2.5.1. Thủ tục nhập kho vật liệu. Khi có nhu cầu mua vật liệu bộ phận sản xuất quản lý phảI có dự trù mua vật liệu căn cứ vào dự trù mua vật liệu người đại diện bộ phận sản xuất viết giấy đề nghị mua vật liệu trình lên giám đốc công ty sau khi được giám đốc Công ty duyệt phòng kế hoạch vật tư tiến hành đi mua vật liệu của . Ngoài gia phòng kế hoạch vật tư còn căn cứ vào hợp đồng mua vật liệu của Công ty với đơn vị bán để tiến hành mua vật tư. Khi hoá đơn vật liệu về đến kho được nhân viên phòng KCS của công ty kiểm tra chất lượng và quy cách vật liệu . Phiếu kiểm tra chất lượng hàng hoá được lập cho từng lần vật liệu mua về kho , kiểm tra các chỉ tiêu về tính chất pháp lý , hoá học của vật liệu mua về . Ví dụ : Ngày 10/06/2001 Công ty mua gạo tẻ của Công ty lương thực Hà Nam và nhận các chứng từ: hoá đơn bán hàng (biểu số 1), phiếu kiểm tra chất lượng ( biểu số 2). - Kế toán vật liệu căn cứ vào hoá đơn của người bán , phiếu kiểm tra chất lượng hàng hoá và số lượng thực nhập vật liệu để lạp phiếu nhập kho đủ. - Giấy xác nhận được lập nhằm xác nhận số lượng vật liệu nhập kho đủ - Phiếu nhập kho được lập nhằm xác nhận số lượng vật liệu nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho ( biểu số 3). Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: + Liên gốc lưu ở nơi nhập phiếu . + Liên 2 được thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. + Liên 3 giao cho người nhập giữ để làm căn cứ thanh toán . Vật liệu nhạp kho được thủ kho sắp xếp vào đúng chỗ quy định đảm bảo khoa học hợp lý cho việc bảo quản vật liệu , thuận tiện cho việc theo dõi và xuất kho. 2.2.5.2. Thủ tục xuất kho vật liệu . Vật liệu sau khi mua về đều sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm và quản lý sản xuất . Khi có nhu cầu dùng đến vật liệu để sản xuất và làm việc , các bộ phận sử dụng lập sổ lĩnh vật tư trình lên phòng kế hoạch vật tư duyệt sau đó trình lên giám đốc duyệt , kế toán vật liệu căn cứ vào sổ lĩnh vật tư đã được duyệt lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho ( biểu số 3 ) được lập nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng vật liệu của công ty làm căn cứ hạch tóan chi phí sản xuất , tính giá thành sản phẩm và tiến hành việc kiểm tra sử dụng , định mức tiêu hao vật tư . Phiếu xuất kho vật liệu được lập thành 3 liên + Liên 1 được giữ tại phòng Kế hoạch . + Liên 2 thủ kho căn cứ để ghi vào thẻ kho để chuyển cho kế toán vật liệu ghi sổ kế toán chi tiết . + Liên 3 phân xưởng nhận vật tư giữ. Tại kho khi nhận được phiếu xuất kho , thủ kho xuất vật liệu cho phân xưởng và căn cứ vào số thực xuất để ghi vào cột thực xuất ttrong phiếu xuất kho . Ví dụ : Ngày 30/06/2001 phân xưởng sản xuất có nhu cầu về nguyên vật liệu chính phục vụ cho sản xuất. Yêu cầu này được phòng tài vụ duyệt và viết phiếu xuất kho . 2.2.5.3. Phương pháp ghi sổ . Với phương pháp ghi thẻ song song , việc theo dõi chi tiết nhập xuất tồn các vật liệu được tổ chức ở cả kho và phòng kế toán . Tại kho : Việc ghi chép tình hình nhập xuất kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng . Mỗi loại vật liệu được ghi chép theo dõi trên một thẻ kho được ghi như biểu số 5 Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu , thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý , hợp pháp của từng chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập thực xuất vào chứng từ và thẻ kho . Cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào thẻ kho . Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ Nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Mỗi thẻ kho có thể được mở trên một hoặc nhiều tờ tuỳ thuộc vào khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất , phát sinh của từng thứ vật liệu . Tại phòng kế toán : Kế toán mở sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liêụ theo từng kho dùng cho cả năm . Định kỳ từ 3 đến 5 ngày thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất kho vật liệu lên phòng kế toán . Các chứng từ này được phân loại theo từng thứ vật liệu Kế toán sẽ tổng hợp số liệu ở các chứng từ này để ghi sổ chi tiết vật liệu . Sổ này theo dõi trên cả hai chỉ tiêu số lượmg và giá trị . Đơn giá dùng để ghi sổ là giá bình quân gia quyền của tổng số lượng vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ . Cuối tháng sẽ có sự kiểm tra đối chiếu kiểm tra số liệu giữa thủ kho , sổ chi tiết vật liệu và kế toán tổng hợp . Cụ thể : Với sổ chi tiết vật liệu chính TK 1521 nhập kho tháng 6/2001 ( biểu số 6 ) kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho theo thứ tự thời gian . ghi từng dòng vào sổ ghi đầy đủ số lượng và số tiền . Sổ chi tiết xuất vật liệu cũng được lập tương tự như sổ chi tiết nhập vật liệu ( biểu số 7 ) . Từ số liệu tổng hợp trên các sổ chi tiết nhập và sổ chi tiết xuất vật tư của 3 tháng trong quý , cuối quý kế toán tính ra số liệu tổng hợp , đối chiếu và lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn ( biểu số 8 ) . Có thể nói , kế toán chi tiết vật liệu là một trong những khâu quan trọng trong công tác kế toán vật liệu nói riêng và công tác kế toán nói chung . Việc kế toán sử dụng phương pháp ghi sổ song song để hạch toán chi tiết vật liệu ở công ty còn một số hạn chế . Do công ty có nhiều chủng loại vật liệu nên việc ghi chép theo phương pháp này tương đối nhiều chưa tiết kiệm được chi phí lao động trong quản lý vật liệu . 2.2.6. Hạch toán tổng hợp vật liệu . Hiện nay tại Công ty bia Việt hà đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi kế toán tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu . Song song với công việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu là công việc không thể thiếu trong công tác hạch toán vật liệu . 2.2.6.1. Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu . Vật liệu của công ty chủ yếu là quan hệ thanh toán với người bán của công ty phần lớn là các quan hệ với nhà cung cấp , do đó kế toán tổng hợp nhập vật liệu luôn gắn bó hữu cơ với kế toán thanh toán và người cung cấp vật liệu . Với hình thức kế toán Nhật ký chứng từ thì việc hạch toán tổng hợp nhập vật liệu , công cụ dụng cụ ở công ty hiện đang sử dụng : NKCT số 1 - Ghi Có TK 111 : Tiền mặt . NKCT số 2 - Ghi Có TK 112 : Tiền gửi NH . NKCT số 5 - Ghi có TK 331 : Phải trả người bán. Công ty không sử dụng NKCT số 6 – ghi Có TK 151 : hàng mua đi đường . Vì khi mua vật liệu cán bộ cung tiêu luôn đi cùng với hoá đơn và hàng về tận kho công ty nên không có trường hợp hàng về trước hoặc hoá đơn về trước . Hiện nay công ty mới áp dụng kế toán máy vào hạch toán , do hình thức kế toán NKCT khó áp dụng trong kế toán máy , nên công ty đã sử dụng TK 151 như một tài khoản trung gian để ghi chép tình hình nhập vật liệu nhằm tránh trường hợp trùng lặp các hoá đơn , chứng từ Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng khi nhập các dữ liệu này vào máy . TK 151 có 2 TK cấp 2. TK 1511 áp dụng cho nguyên vật liệu . TK 1512 áp dụng cho công cụ dụng cụ . Tất cả các số liệu về nguyên vật liệu phát sinh trong tháng sẽ được kết chuyển hết từ TK trung gian 1511 sáng TK 152 . Khi vận chuyển vật liệu thường có 2 trường hợp xảy ra . Bên bán vận chuyển vật liệu về tận kho cho công ty . Công ty thuê ngoài vận chuển thì có “ Hoá đơn cước phí vận chuyển “ làm cơ sở lập chứng từ xin thanh toán để chuyển cho kế toán thanh toán , Căn cứ vào chứng từ này kế toán ghi vào NKCT sô 1, Ghi có TK111 “ Tiền mặt “ Cuối quý kế toán căn cứ vào các số liệu này để tính giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ . Trình tự ghi sổ tổng hợp nhập vật liệu . Kế toán căn cứ vào hoá đơn bên bán , phiếu kiểm tra chất lượng hàng hoá , phiếu nhập kho đồng thời căn cứ vào phiếu chi ( đối với vật liệu mua bằng tiền mặt ) , hoặc giấy báo nợ của ngân hàng ( đối với vật liệu mua bằng TGNH ) để ghi vào bảng kê chi tiết nhập vật tư . Bảng kê được lập hàng tháng , ghi lần lượt thứ tự phiếu nhập kho , Mỗi phiếu nhập kho được ghi lần lượt vào từng dòng của Bảng kê nhập vật tư . Bảng kê chi tiết nhập vật tư bao gồm các cột ghi số thứ tự , ngày tháng , nội dung của các phiếu nhập kho , cột ghi tài khoản đối ứng và cột ghi giá trị cuả phiếu nhập kho. Ví dụ : Trong tháng 6/2001 Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan tiến hành lập bảng kê chi tiết nhập vật tư TK 1521 NVL chính như biểu số 9 . Trong đó kế toán ghi : Nợ TK 1521 : 1828.696.100 . Có TK 1511 : 506.891.000 . Có TK 331 : 1.321.805.100 . Cùng với việc phản ánh giá trị của vật liệu nhập kho , tại công ty còn theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán theo chứng từ thanh toán . Đối với vật liệu mua ngoài thanh toán ngay bằn