Đề tài Hoàn thiện tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Đóng tàu vận tải Hải Dương

oạt đảm bảo cho con tàu hoạt động bỡnh thường. Do con tàu bao gồm nhiều phũng như: Phũng thuyền trưởng, Phũng vụ tuyến điện, Phũng hải đồ đến cỏc phũng thuỷ thủ cần phải ốp gỗ bọc da. Hơn nữa, phần vỏ tầu làm bằng tụn, thộp rất cần sơn cỏc loại nờn khõu hoàn chỉnh sản phẩm cú nhiệm vụ làm phần đú. Mặt khỏc, khi con tầu sản xuất xong cần tiến hành chạy thử để cục đăng kiểm kiểm tra. Trong quỏ trỡnh này phỏt sinh cỏc vấn đề về độ chớnh xỏc và cỏc thụng số kỹ thuật thỡ khõu hoàn thiện sản phẩm cần hoàn thiện cho phự hợp với quy phạm đăng kiểm Việt Nam. Trong những năm qua, mặc dù gặp nhiều khó khăn do những nguyên nhân chủ quan và khách quan, nhưng dưới sự lãnh đạo thống nhất của các cấp uỷ Đảng, công đoàn và ban giám đốc, tập thể cán bộ công nhân viên đã không ngừng phấn đấu, lao động sản xuất để đưa Công ty từng bước phát triển, khắc phục các khó khăn tạm thời, hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, Công ty thường xuyên kiện toàn bộ máy tổ chức sản xuất để đáp ứng được yêu cầu về tiến bộ khoa học kỹ thuật, chất lượng ngày càng cao, tích luỹ và đầu tư trang bị thêm máy móc thiết bị cần phục vụ cho thi công để có thể cạnh tranh được với các nhà thầu lớn trong nước. 2.2. Tổ chức hệ thống kế toán và bộ máy kế toán tại công ty 2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn trong Cụng ty. Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty được tổ chức theo hỡnh thức tập trung, nghĩa là toàn bộ cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty được tập trung trờn phũng kế toỏn. Từ khõu xử lý chứng từ, ghi sổ kế toỏn chi tiết, ghi sổ tổng hợp đến lập bỏo cỏo kế toỏn và phõn tớch số liệu. Tuy nhiờn cỏc phõn xưởng cú bố trớ nhõn viờn cú chức năng thống kờ làm nhiệm vụ thống kờ, tập hợp số liệu và ghi chộp ban đầu gửi đến phũng kế toỏn. Để phự hợp với quy mụ của Cụng ty, tổ chức bộ mỏy kế toỏn được khỏi quỏt qua sơ đồ: Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn Kế toỏn trưởng Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn tiền lương và TSCĐ Kế toỏn NVL, tớnh giỏ thành SP phẩm Thủ quỹ Kế toỏn thuế Kế toỏn TGNH Kế toỏn cụng nợ Với cơ cấu quản lý độc lập, nờn bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty được tổ chức với cỏc chức năng: Phũng kế toỏn tài chớnh được ghộp với kinh tế đối ngoại: Với cụng việc chớnh là lập kế hoạch tài chớnh, thu thập xử lý thụng tin nhanh,chớnh xỏc. Cung cấp đầy đủ kịp thời những thụng tin kinh tế tài chớnh cho nhà quản lý lập bỏo cỏo tài chớnh đầy đủ theo đỳng chế độ quy định. + Kế toỏn trưởng : Phụ trỏch chung và điều hành mọi cụng việc trong phũng kế toỏn. Tham mưu cho Giỏm đốc ký kết cỏc hợp đồng kinh tế và phụ trỏch kế hoạch tài chớnh cú trỏch nhiệm tổng hợp lập bỏo cỏo quý, năm xỏc định kết quả kinh doanh đồng thời cũng là một kiểm soỏt viờn của nhà nước tại cụng ty. + Phú phũng với vai trũ phụ trỏch mảng kinh tế đối ngoại: Chịu trỏch nhiệm về mọi hoạt động đối ngoại của Cụng ty với khỏch hàng cũng như nhà cung cấp. Làm nhiệm vụ kế toỏn tổng hợp chi phớ để tớnh giỏ thành sản phẩm và phụ trỏch chung thay cho trưởng phũng khi trưởng phũng đi vắng. + K ế t úan ti ền l ư ơng ki ờm TSCĐ + Kế toỏn thanh toỏn:Theo dừi cỏc khoản nợ ngõn hàng, khỏch hàng nội bộ. Cú nhiệm vụ nhập chứng từ hàng ngày, đồng thời viết phiếu thu chi tiền mặt, theo dừi cỏc khoản thu chi, vào sổ chi tiết, cuối thỏng tổng hợp vào nhật ký chứng từ, bảng kờ cõn đối, đối chiếu với thực tế kịp thời phỏt hiện những sai sút. Theo dừi những khoản cụng nợ cần thanh toỏn với khỏch hàng, tỡnh hỡnh tiờu thụ sản phẩm. Cuối thỏng cú trỏch nhiệm đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ. + Kế toỏn thủ quỹ: Hàng ngày, hàng thỏng vào sổ thu chi quỹ và thường xuyờn kiểm tra tiền mặt tồn quỹ. Hàng thỏng cú trỏch nhiệm đối chiếu số dư tiền mặt với kế toỏn thnah toỏn. Định kỳ hàng thỏng, quý, năm thực hiện kiểm kờ quỹ, lập biờn bản kiểm kờ và nộp cho Giỏm đốc. + Kế toỏn thuế: Hàng ngày theo dừi và đối chiếu chặt chẽ cỏc hoỏ đơn chứng từ cú thuế giỏ trị gia tăng đầu vào với kế toỏn vật tư. Hàng thỏng lấy số liệu về doanh thu bỏn hàng để xỏc định thuế giỏ trị gia tăng đầu ra để xỏc định số thuế phải nộp. + Kế toỏn vật tư: Cú nhiờm vụ theo dừi phiếu nhập – phiếu xuất nguyờn vật liệu, theo dừi cỏc thẻ kho cần lập cỏc chứng từ ghi vào bảng kờ số 3 sau đú vào bảng phõn bổ nguyờn vật liệu. Định kỳ năm ngày thỡ đối chiếu tay ba giữa thủ kho, bảo vệ và kế toỏn vật tư về nguyờn vật liệu. + Kế toỏn tiền lương, BHXH, TSCĐ Cú nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh tăng giảm TSCĐ, trớch khấu hao theo từng quý. Tổng hợp lương và BHXH đưa vào cỏc tài khoản liờn quan. 2.2.2.Hỡnh thức kế toán ỏp dụng tại Cụng ty. Để đỏp ứng yờu cầu của cụng tỏc quản lý kinh tế tài chớnh, hiện nay Cụng ty ỏp dụng ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký – Chứng từ và hạch toỏn nguyờn vật liệu theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Cụng ty ỏp dụng phương phỏp khấu trừ thuế để hạch toỏn thuế giỏ trị gia tăng Cụng ty lựa chọn ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký – Chứng từ hỡnh thức ghi sổ này giỳp cho cụng việc ghi chộp của kế toỏn được giảm bớt dàn đều trong thỏng, việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành ngay trờn sổ kế toỏn và hỡnh thức kế toỏn cũn thể hiện được trỡnh độ nghiệp vụ thành thạo của đội ngũ kế toỏn. Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức này là từ việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp được căn cứ trực tiếp vào Nhật ký- Chứng từ. Nhật ký - chứng từ là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để phản ỏnh toàn bộ phỏt sinh bờn cú của cỏc tài khoản tổng hợp. Nhật ký – Chứng từ mở cho tất cả cỏc tài khoản cú thể mở cho mỗi tài khoản một Nhật ký – Chứng từ hoặc mở một Nhật ký – Chứng từ để dựng chung cho một số tài khoản cú nội dung kinh tế giống nhau hoặc cú quan hệ đối ứng mật thiết với nhau và thụng thường là nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh cú cỏc tài khoản đú khụng nhiều. Dưới đõy là sơ đồ trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký – Chứng từ : Sơ đồ 4: Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký- Chứng từ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Quan hệ đối chiếu * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ: (1). Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký- Chứng từ hoặc Bảng kê, Sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí, sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lẩn hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phẩn loại trong các Bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của Bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký- Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liêu tổng cộng của Bảng kê, Sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liêu vào Nhật ký- Chứng từ. (2). Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật hý- Chứng từ, kiểm tra đối chiếu số kiệu tren các Nhật ký – Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký- Chứng từ ghi trự tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái Số liệu tổng cộng ở Số Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký-Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập Báo cáo tài chính. 2.2.3.Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng ở Cụng ty: Cụng ty sử dụng hầu hết cỏc tài khoản theo quy định của Bộ tài chớnh với cụng ty cổ phần, từ loại 1 đến loại 9 và cỏc tài khoản ngoài bảng loại khụng như: TK: 111,112,133, 138, 141, 142, 152, 153, 154, 155, 211, 213, 214, 241, 311, 331, 333, 335, 336, 338, 341, 411, 412, 414, 415, 421, 431, 511, 521, 621, 622, 623, 627, 631, 632, 641, 635, 642, 711, 811, 911,002. 2.2.4. Chứng từ kế toán áp dụng tại công ty. Hầu hết các chứng từ kế toán công ty áp dụng đều tuân thủ theo quy định của BTC ban hành + Chỉ tiêu lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương hợp đồng giao khoán, hợp đồng lao động, biên bản thanh lý hợp động lao động. + Chỉ tiêu tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, hoá đơn bán hàng, giấy đề nghị tạm ứng. + Chỉ tiêu tài sản cố định: Bảng trích khấu hao TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành + Chỉ tiêu vật tư: Phiếu nhập kho; phiếu xuất kho; Giấy đề nghị lĩnh vật tư; Biên bản kiểm kê vật tư; Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn thành phẩm; Bảng kê giá hạch toán xuất kho từng sản phẩm. 2.2.5.Sổ kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty. +Sổ số dư. +Bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn . +Bảng tổng hợp nhập – xuất nguyờn vật liệu. +Sổ cỏi . +Bảng kờ +Nhật ký chứng từ. +Bảng phõn bổ nguyờn vật liệu. 2.2.6.Bỏo cỏo kế toỏn áp dụng tại Cụng ty: Tại Cụng ty Đúng tàu vận tải Hải Dương Bỏo cỏo được lập vào cuối mỗi quý và cuối mỗi năm gồm cỏc Bỏo cỏo sau: + Bảng cõn đối kế toỏn: Mẫu số B 01- DN. + Bỏo cỏo kết quả kinh doanh: Mẫu số B 02- DN. +Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03- DN + Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh: Mẫu số B 09- DN. Bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty được lập và gửi vào mỗi quỹ chậm nhất sau 15 ngày của quý mới và vào cuối năm chậm nhất sau 30 ngày kể từ ngày kết thỳc niờn độ kế toỏn. Bỏo cỏo tài chớnh được gửi đi cỏc nơi: + Chi cục tài chớnh DN + Chi cục thuế Hà Nội + Chi cục thống kờ + Tổng Cụng ty vận tải + Cỏc ngõn hàng mà Cụng ty mở tài khoản vay Ngoài ra cụng ty cũn bỏo cỏo cụng khai một số chỉ tiờu tài chính. Bỏo cỏo này cụng khai một số tỡnh hỡnh tài chớnh đối với cỏc tổ chức, đoàn thể và người lao động trong Cụng ty để người lao động thực hiện được quyền hạn, nghĩa vụ và trỏch nhiệm trong việc thực hiện dõn chủ, thực hành tiết kiệm, chống tham ụ, lóng phớ, .Để nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh bảo toàn và phỏt triển vốn của Cụng ty. 2.3. Trực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty Đóng tàu vận tải Hải Dương 2.3.1.Đặc điểm tỡnh hỡnh quản lý, cung cấp, dự trữ, sử dụng nguyờn vật liệu. Nguyờn vật liệu là đối tượng lao động thiết yếu để tiến hành sản xuất được thể hiện dưới dạng vật hoỏ. Trong Cụng ty Đúng tàu vận tải Hải Dương với ngành nghề kinh doanh chớnh là đúng mới và sửa chữa cỏc loại tàu biển nờn nguyờn vật liệu chủ yếu là tụn và thộp hỡnh. Đõy là loại nguyờn vật liệu thuộc kim loại nờn rất dễ bị ăn mũn bởi điều kiện khớ hậu núng ẩm như Việt Nam chỳng ta. Do dặc thự nguyờn vật liệu của cụng ty nờn để bảo quản tốt nguyờn vật liệu cụng ty đó xõy dựng 2 bói, 4 kho và 5 phõn xưởng. +2 bói cụng ty dựng để tụn vỡ tụn thường mỗi lần nhập rất nhiều lại cồng kềnh nờn khú vận chuyển vào phõn xưởng. +4 kho dựng để chứa thộp ,sắt, gỗ, mỏy múc thiết bị, xăng +5 phõn xưởng dựng để gia cụng làm nờn sản phẩm của cụng ty . Quy chế nội dung bảo quản sử dụng : mỗi kho được bố trớ thủ kho, thủ kho cú trỏch nhiệm bảo quản về số lượng, chất lượng từng loại nguyờn vật liệu. Cụng ty gắn trỏch nhiệm vật chất cho từng thủ kho nhằm nõng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo kịp thời trong cụng tỏc nhập – xuất nguyờn vật liệu. Cụng tỏc kiểm kờ kho được tiến hành 2 kỳ trong năm (đầu năm và cuối năm) cú sự phối hợp giữa cỏc phũng chức năng : Phũng kế toỏn, Phũng KCS, Phũng Vật tư nhằm phỏt hiện những hư hao, thiếu hụt kộm phẩm chất của từng nguyờn vật liệu để trỡnh Giỏm đốc cho ý kiến chỉ đạo kịp thời. Do đặc thự sản xuất của cụng ty là sản xuất theo đơn đặt hàng nờn để quỏ trỡnh sản xuất được diễn ra theo đỳng tiến độ cụng ty luụn phải dự trữ nguyờn vật liệu ở mức dộ hợp lý so với trọng tải con tàu cần đúng. Trong quỏ trỡng làm sản phẩm thỡ thụng tin về nguyờn vật liệu luụn phải đầy đủ kịp thời và chớnh xỏc muốn vậy thỡ kế toỏn nguyờn vật liệu phải thực hiện: + Ghi chộp đầy đủ, tớnh toỏn phản ỏnh chớnh xỏc trung thực kịp thời về số lượng, chất lượng và giỏ thành thực tế nguyờn vật liệu nhập kho . + Tập hợp và phản ỏnh đầy đủ chớnh xỏc kịp thời số lượng giỏ thành nguyờn vật liệu xuất kho và chấp hành tốt định mức tiờu hao. + Phõn bổ hợp lý giỏ trị nguyờn vật liệu sử dụng vào cỏc đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất kinh doanh . + Tớnh toỏn và phõn bổ chớnh xỏc giỏ trị nguyờn vật liệu tồn kho, phỏt hiện kịp thời nguyờn vật liệu thiếu thừa, kộm phẩm chất để cụng ty cú biện phỏp xử lý. 2.3.2. Phõn loại nguyờn vật liệu Với đặc điểm như trờn thỡ việc sử dụng sao cho hiệu quả ,hợp lý là một vấn đề khú khăn,Vỡ vậy việc phõn loại là biện phỏp tốt nhất gúp phần giải quyết vấn đề này.Trờn cơ sở đặc điểm nguyờn vật liệu cựng yờu cầu quản lý chung và cụng dụng của nguyờn vật liệu trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh cụng ty đó phõn loại nguyờn vật liệu thành những loại sau: *Nguyờn vật liệu chớnh:Là đối tượng chủ yếu của cụng ty khi tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm gúp phần cấu thành cấu thành nờn thực thể con tầu. nguyờn vật liệu chớnh bao gồm:tụn và thộp hỡnh chiếm khoảng 90%. *Nguyờn vật liệu phụ:Tuy khụng cấu thành nờn thực thể con tàunhưng cú tỏc dụng hoàn thiện hơn về hỡnh dỏng bề ngoài của con tầu.Nguyờn vật liệu phụ bao gồm:cỏc loại sơn , ụ xy, gas, que hàn. *Nhiờn liệu:Cụng ty thường dựng cỏc loại nhiờn liệu như:xăng A92, A76, dầu nhờn A90, dầu diezen, cỏc loại mỡ. *Phụ tựng thay thế:Là cỏc chi tiết mỏy múc dựng thay thế cho cỏc mỏy múc mà cụng ty đang sử dụng. *Phế liệu thu hồi:Là cỏc loại tụn, thộp hỡnh, sắt cũn lại sau quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh. Trờn cơ sở phõn loại nguyờn vật liệu Cụng ty đó lập bảng danh điểm nguyờn vật liệu như sau: Sổ danh điểm vật tư Danh điểm Tờn quy cỏch, chất lượng VL Đơn vị tớnh Đơn giỏ hạch toỏn Ghi chỳ nhúm Danh điểm TK152 TK1521 TK 1522 TK 1523 .. 1521.01 1521.02 1521.03 1521.04 1522.01 1522.02 1522.03 1522.04 1523.01 1523.02 1523.03 1523.04 Nguyờn vật liệu Nguyờn vật liệu chớnh Tụn tấm CT3 5 ly Nga Tụn tấm CT3 7 ly Nga Thộp trũn f 28 VN Thộp L50x50VN Nguyờn vật liệu phụ Sơn ễ xy gas que hàn Nhiờn liệu Xăng A92, A76 Dầu nhờn A90 Dầu diezen cỏc loại mỡ . . kg kg kg kg kg kg kg kg lớt lớt lớt lớt lớt 4.000 4.000 4.000 4.000 .. 2.3.3.Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu ở Cụng ty Đúng vận tải Hải Dương. Do doanh nghiệp cú nhiều loại vật liệu, giỏ cả thường xuyờn biến động nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thường xuyờn nờn việc hạch toỏn giỏ thực tế trở nờn phức tạp tốn nhiều cụng sức và nhiều khi khụng thực hiện được. Do đú việc hạch toỏn hàng ngày cụng ty sử dụng giỏ hạch toỏn. Với đặc điểm hoạt động nhập xuất khụng nhất quỏn về mặt thời gian nờn cụng ty tớnh giỏ nguyờn vật liệu như sau: *Với giỏ nguyờn vật liệu nhập kho: Trường hợp mua ngoài bao gồm: giỏ mua ghi trờn hoỏ đơn gồm cả thuế nhập khẩu nếu cú cộng (+) với cỏc chi phớ thu mua thực tế như vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phớ thuờ kho thuờ bói, tiền phạt, tiền bồi thường, *Với giỏ nguyờn vật liệu xuất kho: Cụng ty sử dụng giỏ hạch toỏn: + Đối với nguyờn vật liệu nhập kho ghi theo giỏ hạch toỏn. + Nguyờn vật liệu xuất trong kỳ cụng ty ghi theo giỏ hạch toỏn(Bảng 1). + Cuối kỳ sau khi tớnh được giỏ hạch toỏn thỡ kế toỏn nguyờn vật liệu tiến hành điều chỉnh từ giỏ hạch toỏn sang giỏ thực tế dựa trờn cơ sở hệ số giỏ thực tế và giỏ hạch toỏn. Giỏ hạch số lượng Đơn giỏ toỏn nguyờn = nguyờn vật liệu * hạch toỏn vật liệu xuất kho xuất kho = x x Trong đú: + Cụng thức xỏc định hệ số giỏ: Hệ số Chờnh lệch giữa giỏ thực tế và giỏ hạch toỏn NVL, + Giỏ thực tế của NVL nhập kho trong kỳ Giỏ thực tế của NVL tồn đầu kỳ = Giỏ hạch toỏn của NVL nhập kho trong kỳ Giỏ hạch toỏn của NVL tồn đầu kỳ + VD: Trong thỏng 1/2007cú chứng từ nhập – xuất tụn tấm như sau: + Tồn đầu kỳ:5000 kg + Phiếu nhập kho số 01 ngày 2/1/2007, cụng ty nhập kho 10.000 kg tụn tấm Ct3 5 ly nga, đơn giỏ 4200đ. + Phiếu xuất kho số 01 ngày 3/1/2007, cụng ty xuất kho 5000 kg. Căn cứ vào cỏc phiếu này kế toỏn ghi: Giỏ hạch toỏn nguyờn vật liệu xuất=5000*4000=20.000.000 đ 10.000*4200 5000*4200 + 1,05 Hệ số lệch giữa thực tế và giỏ hạch toỏn NVL = = 10.000*4000 5000*4000 + , 21.000.000 = 20.000.000 * 1.05 = Nguyờn vật liệu xuất kho theo giỏ thực tế 2.4. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty. Để hạch toỏn chi tiết vật liệu, Cụng ty ỏp dụng phương phỏp sổ số dư. Đầu năm phũng kế toỏn căn cứ vào số tồn kho của nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ cuối năm trước để mở thẻ kho theo từng danh điểm vật liệu và giao cho thủ kho. * Về nguyờn tắc: - Ở kho chỉ hạch toỏn số lượng Kế toỏn chi tiết vật liệu chỉ theo dừi tỡnh hỡnh xuất- tồn của từng nhúm vật tư về giỏ trị. *Trỡnh tự phương phỏp Sổ số dư: Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Phiếu nhập kho Sổ tổng hợp Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chỳ:Ghi hàng ngày: Ghi cuối thỏng: Đối chiếu: * Hạch toỏn ở kho: Hàng ngày khi nhận được cỏc chứngtừ nhập – xuất, thủ kho căn cứ vào cỏc phiếu nhập, phiếu xuất hợp lệ hợp phỏp để ghi số lượng vật tư thực nhập thực xuất vào thẻ kho. Định kỳ 5 ngày thủ kho phải tập hợp toàn bộ cỏc chứng từ nhập- xuất kho phỏt sinh theo từng vật liệu, cụng cụ dụng cụ quy định sau đú lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho Kế toỏn kốm theo cỏc chứng từ nhập xuất nguyờn vật liệu. Cuối thỏng thủ kho phải ghi số lượng vật liệu tồn kho theo từng danh điểm vật liệu vào số dư. Số dư được Kế toỏn mở cho từng kho và dựng cho cả năm, trước ngày cuối thỏng khi ghi sổ xong thủ kho phải gửi về phũng Kế toỏn để kiểm tra và tớnh tiền. * Tại phũng Kế toỏn Định kỳ 5 ngày nhõn viờn Kế toỏn xuống kho kiểm tra hướng dẫn việc ghi chộp thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, Kế toỏn kiểm tra và tớnh giỏ (giỏ hạch toỏn) theo từng chứng từ, tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trờn phiếu giao nhận chứng từ, đồng thời ghi số tiền vừa tớnh được của từng nhúm vật liệu (nhập riờng, xuất riờng) vào bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho mỗi kho một tờ được ghi trờn cơ sở cỏc phiếu giao nhận chứng từ nhập - xuất vật liệu. Tiếp đú cộng số tiền nhập – xuất trong thỏng đưa vào số dư đầu thỏng để tớnh ra số dư cuối thỏng của từng nhúm vật liệu. Số dư này được dựng để đối chiếu với số dư trờn Sổ số dư (trờn Sổ số dư tớnh bằng cỏch lấy số lượng tồn kho (x) theo giỏ hạch toỏn. * Trình tự nhâp Xuất kho NVL tai công ty Đầu năm Kế toỏn mở thẻ kho và giao cho cỏc kho: (số dư đầu năm căn cứ vào số dư cuối năm trước). Cỏc lần nhập xuất được lấy số liệu ở trờn phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Thẻ kho là chứng từ để thủ kho đối chiếu nới số liệu trờn sổ chi tiết Mọi trường hợp nhập-xuất vật liệu, cụng cụ dụng cụ đều phải tuõn thủ theo những quy định riờng của doanh nghiệp. +Thủ tục nhập kho: Căn cứ vào “hoỏ đơn bỏn hàng” của bờn bỏn cú xỏc nhận nhập đủ hàng của thủ kho Cụng ty và đó được phũng KCS kiểm tra ký xỏc nhận chất lượng. Kế toỏn vật liệu làm phiếu nhập kho (3 liờn). Hoỏ đơn được đớnh kốm theo phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho hợp lệ được chuyển cho thủ kho một bản, kế toỏn thanh toỏn 1 bản kốm theo hoỏ đơn, 1 bản lưu lại cuống. +Thủ kho xuất kho: Hàng ngày kế toỏn vật liệu căn cứ vào sổ đề nghị lĩnh vật tư của cỏc phõn xưởng sản xuất đó được phũng Kỹ thuật ký duyệt để làm phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được viết 3 liờn: 1 liờn lưu tại cuống, 1 liờn giao cho thủ kho. Sau khi thủ kho phỏt hàng xong sẽ chuyển 1 liờn phũng kế toỏn. 2.4.1. Trỡnh tự nhập kho NVL tại Cụng ty : *Đối với vật liệu mua ngoài: Nguyờn vật liệu của cụng ty nhập từ nhiều nguồn khỏc nhau trong đú chủ yếu là mua ngoài. Việc cung ứng vật tư cho sản xuất, cho cỏc đối tượng khỏc trong cụng ty do Phũng Vật tư thực hiện. Căn cứ vào tỡnh hỡnh sản xuất và dự trữ của toàn cụng ty phũng Vật tư thực hiện kế hoạch thu mua nguyờn vật liệu. Khi nhận được hoỏ đơn của người bỏn gửi đến hay do nhõn viờn cung tiờu của cụng ty mang về, phũng Vật tư đối chiếu với hợp đồng kinh tế đó được ký kết giữa hai bờn rồi tiến hành nhập kho. Mẫu số:01 GTKT- 3LL LU/2006B HOÁ ĐƠN (GTGT) Liờn 2: (Giao cho khỏch hàng) Ngày 2 thỏng 1 năm 2007 Số 0099285 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty 189 Bộ Quốc Phũng Địa chỉ: Hải Phũng Họ tờn người mua hàng: Nguyễn Viết Tiến Đơn vị: Cụng ty Đúng tàu và vận tải Hải Dương Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển Khoản Đơn vị tớnh: đồng STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền 1 2 3 4 5 Tụn tấm CT3 5 ly Nga Tụn tấm CT3 7 ly Nga Tụn tấm XL 6 ly Nga Thộp trũn f 28 VN Thộp L50x50VN Kg Kg Kg Kg Kg 10.000 10.000 15.000 12.000 9.000 4200 7.140 5.460 7.350 9.450 42.000.000 71.400.000 81.900.000 88.200.000 85.050.000 Cộng tiền hàng 368.550.000 Thuế GTGT 10% 36.855.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn 405.405.000 Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) Căn cứ vào hoỏ đơn số 0099285 trờn đõy kế toỏn lập phiếu nhập kho theo giỏ thực tế: +Nếu khi nhập kho phỏt hiện thiếu nguyờn vật liệu so với hoỏ đơn thỡ kế toỏn ghi: Nợ TK 138(1381): Chờ sử lý Nợ TK 138(1388): yờu cầu bồi thường v.v. Cú TK : 111,112,331,311: Giỏ thanh toỏn của số nguyờn vật liệu thiếu. +Nếu nhập kho thấy nguyờn vật liệu thừa so với hoỏ đơn thỡ kế toỏn ghi số thừa vào TK002 “vật tư hàng hoỏ giữ hộ”(nếu cụng ty khụng mua số thừa) hoặc căn cứ vào giỏ hoỏ đơn của số vật liệu thừa kế toỏn ghi: Nợ TK152: Cú TK 338(3388): Đơn vị: Cụng ty Đóng tàu vận tải Hải Dương PHIẾU NHẬP KHO ngày 2 thỏng 1 năm 2007 số 01 Mẫu số 01VT QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/0302006 của BTC Họ và tờn người nhập: Nguyễn Viết Tiến Theo HĐ số 0099285 ngày 2 thỏng 1 năm 2007 của công ty 189-Bộ quốc phòng Nhập tại kho: Nguyờn vật liệu Địa điểm: Phường Ngọc Châu- TP Hải Dương Đơn vị tớnh: đồng STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất, vật tư (sản phẩm hàng hoỏ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực nhập 1 2 3 4 5 Tụn tấm CT3 5 ly Nga Tụn tấm CT3 7 ly Nga Tụn tấm XL 6 ly Nga Thộp trũn f 28 VN Thộp L50x50VN Kg Kg Kg Kg Kg 10.000 10.000 15.000 12.000 9.000 10.000 10.000 15.000 12.000 9.000 4.200 6.800 5.200 7.000 8.600 42.000.000 68.000.000 78.000.000 84.000.000 77.400.000 Cộng 347.400.000 Phụ trỏch cung tiờu (ký, họ tờn) Người giao hàng (ký, họ tờn) Thủ kho (ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (ký, họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tờn) *Đối với vật liệu là thành phẩm do cụng ty tự sản xuất nhập kho : Thực chất đõy là quỏ trỡnh nhập kho thành phẩm mà thành phẩm của cụng ty ở đõy là cỏc loại thộp. Sau khi thành phẩm được sản xuất song quản đốc phõn xưởng kiểm tra và phũng vật tư viết phiếu nhập kho giống như phiếu nhập kho của nguyờn vật liệu mua ngoài. *Đối với phế liệu thu hồi:Phế liệu thu hồi của cụng ty là những mẫu tụn, mẫu thộpthừa tronng quỏ trỡnh sản xuất. Mặc dự chỳng khụng cũn giỏ trị sử dụng trong cụng ty nhưng vẫn cú thể bỏn cho cỏc của hàng phế liệu. Do đú phế liệu trong cụng ty vẫn được gom lại để thanh lý, tạo ra một khoỏn kha khỏ gúp phần nhỏ vào quỹ khen thưởng, quỹ phỳc lợi của cụng ty. 2.4.2. Trỡnh tự xuất kho nguyờn vật liệu Tại cụng ty nguyờn vật liệu xuất dựng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, chứng từ sử dụng để xuất kho nguyờn vật liệu là “phiếu xuõt kho”. Phiếu được lập cho một hoặc nhiều thứ nguyờn vật liệu tại cựng một kho, cựng sử dụng để sản xuất một loại sản phẩm, phiếu xuất kho được lập thành 3 liờn: +1 Liờn: Người xin lĩnh giữ. +1 Liờn: Gửi phũng vật tư. +1 Liờn: Thủ kho gửi lờn phũng kế toỏn. Căn cứ sổ đề nghị lĩnh vật tư của phõn xưởng đó được ký duyệt Sổ đề nghị lĩnh vật tư. Đơn vị: Cụng ty Đúng tầu vận tải Hải Dương Địa chỉ: Ngọc Châu- Hải Dương SỔ ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ Phõn xưởng: gia cụng Ngày TT Tờn quy cỏch vật tư Đ/vị tớnh Xin lĩnh Về việc Sản phẩm Ký duyệt 3/1 1 2 3 4 Tụn tấm CT3 5 ly Nga Tụn tấm XL 6 ly Nga Thộp trũn f 28 VN Thộp L50x50VN Kg Kg Kg Kg 5.000 7.000 3.000 3.000 Khung mạn tầu ------- ------- H 119 Trưởng phũng vật tư Nguyờn vật liệu được xuất kho theo mục đớch sử dụng của cỏc bộ phận trong cụng ty.Thủ kho tiến hành xuất kho căn cứ vào sổ đề nghị tạm lĩnh vật tư của phõn xưởng đó được ký duyệt. Kế toỏn làm phiếu xuất kho như sau: Đơn vị : Cụng ty Đúng tầu vận tải Hải Dương Địa chỉ: Ngọc Châu- Hải Dương PHIẾU XUẤT KHO ngày 4 thỏng 1 năm 2007 số 01 Mẫu số 02 - VT QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của BTC Nợ: TK 621 (tầuH119) Cú: TK 152 Họ và tờn người nhận hàng: Trần Quốc Mạnh Địa chỉ(bộ phận): Phõn xưởng gia cụng Lý do xuất kho:Khung mạn tàu Xuất tại kho: Nguyờn vật liệu ĐVT: Đồng STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất, vật tư (sản phẩm hàng hoỏ) Đ/ vị tớnh Số lượng Đơn giỏ HT Thành tiền (đồng) Yờu cầu Thực xu ất A 1 2 3 4 B Tụn tấm CT3 5 ly Nga Tụn tấm XL 6 ly Nga \Thộp trũn f 28 VN Thộp L50x50VN C Kg Kg Kg Kg 5.000 7.000 3.000 3.000 3 4.000 5.200 7.000 8.600 4 20.000.000 36.400.000 21.000.00 25.800.000 Cộng 103.200.000 Xuất ngày 4 thỏng 1 năm 2007 Phụ trỏch bộ Phụ trỏch cung tiờu Người nhận Thủ kho phận sử dụng (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (Ký, Họ tờn) Căn cứ vào PXK, kế toán tiến hành lập thẻ kho Doanh nghiệp: C