Đề tài Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu Công ty vận tải và đại lý vận tải Hà nội – VITACO

iện các loại. Công ty vận tải và đại lý vận 0tải kinh doanh XNK chịu sự ảnh hưởng cuả nhiều yếu tố. Chẳng hạn như chịu sự ảnh hưởng hết sức phức tạp của môi trường bên ngoài và yếu tố khách quan, cụ thể là môi trường tự nhiên cuả Công ty rất thuận lợi cho công tác giao dịch, nắm bắt thông tin. Vì nằm tại các trung tâm buôn bán giao dịch của đất nước nên sự đổi mới về công nghệ của Công ty có nhiều điều kiện thuận lợi nhất. Nhờ sự hiện đại hoá của kỹ thuật công nghệ, sự phát triển nhanh chóng của môi trường công nghệ mà Công ty có thể trang bị hiện đại cho cơ sở vật chất của mình, phục vụ tốt hơn hoạt động kinh doanh. Công ty hoạt động trong môi trường kinh tế hết sức sôi động, môi trường này tác động đến Công ty qua chỉ tiêu vốn, nguồn lao động, các mức giá, các khách hàng, các đối thủ... Do đó việc kinh doanh của Công ty cũng gặp khó khăn như: Sự cạnh tranh, sự biến động của giá...Hơn thế nữa, việc kinh doanh XNK còn phụ thuộc rất nhiều vào thị trường như nhu cầu XNK của khách hàng và bạn hàng trong và ngoài nước. 2. Đặc điểm về vốn và cơ sở vật chất ký thuật Cùng với sự phát triển của nền kinh tế trong nước và khu vực, đi song song với sự phát triển về công nghệ kỹ thuật thì nguồn vốn của Công ty ngày càng tăng. Là một doanh nghiệp vận tải và đại lý vận tải nên vốn của Công ty phần lớn là vốn cố định. Cụ thể được thể hiện qua bảng số liệu sau: Biểu 1: Tổng số vốn kinh doanh của Công ty vận tải và đại lý vận tải Hà nội ( 1996 – 2000). Đơn vị tính: Tỷ đồng Năm 1996 1997 1998 1999 2000 Vốn cố định 8,7 9,5 11,3 12,6 14,2 Vốn lưu động 2,5 3,9 4,5 6,1 7,6 Tổng vốn kinh doanh 11,2 13,4 15,8 18,7 19,8 Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy nguồn vốn kinh doanh của Công ty luôn tăng theo thời gian. Điều này chứng tỏ hoạt động kinh doanh của Công ty đạt kết quả tốt. Công ty đã biết huy động và sử dụng hợp lý các nguồn vốn, các sản phẩm dịch vụ của Công ty đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường, mặt khác hoạt động kinh doanh XNK cuả Công ty hai năm vừa qua có kết quả tốt, cho nên đã góp phần vào làm tăng nguồn vốn kinh doanh của Công ty lên với tốc độ cao hơn thời kỳ trước. Vốn cố định luôn tăng do máy móc, trang thiết bị phục vụ cho quá trình kinh doanh luôn được cải tiến và đổi mới theo kịp với sự phát triển của nền kinh tế và đòi hỏi của khách hàng về chất lượng hàng hoá và dịch vụ ngày càng cao. 3. Đặc điểm về lao động và cơ cấu lao động. Hiện nay Công ty có tổng số lao động là 143 người, trong đó lao động có trình độ đại học là 35 người, trình độ trung cấp, cao đẳng là 15 người, trình độ sơ cấp là 10 người, công nhân kỹ thuật là 12 người, còn lại là lao động phổ thông 71 người. Tính đến cuối năm 2000, tổng số lao động làm việc tại Công ty có 40 cán bộ quản lý ( 35 trình độ đại học), 25 cán bộ khoa học kỹ thuật, còn lại là lao động phổ thông. Đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty thường xuyên được bồi dưỡng thêm kiến thức và nâng cao trình độ chuyên môn để đáp ứng được đòi hỏi của thị trường. Đội ngũ lao động của Công ty với tinh thần trách nhiệm cao, giàu trí sáng tạo, luôn hoàn thành xuất sắc kế hoạch được đề ra, đảm bảo cung cấp dịch vụ vận tải và hàng hoá kịp thời và hợp lý với giá cả cạnh tranh. đây là một trong những điều kiện khá quan trọng, tạo đà cho sự phát triển nhanh chóng của Công ty trong thời gian qua. 4. Đặc điểm về thị trường và khách nước ngoài. Thị trường nước ngoài: Đứng trước sự bỡ ngỡ của buổi đầu làm quen với bạn hàng Quốc tế và sự biến động của nền kinh tế thế giới, nhưng VITACO đã cố gắng tìm kiếm đến các thị trường và có mối quan hệ làm ăn với các thị trường thế giới. Tuy mới chỉ có ba năm hoạt động XNK nhưng quy mô hoạt động khá lớn và ngày càng được mở rộng. Lúc đầu khi mới sát nhập vào Tổng công ty XNK nông sản và thực phẩm chế biến thì chỉ có quan hệ mua bán Quốc tế với những nước chủ yếu như: Singapore, Đài Loan, HồngKông, Nhật Bản, Thái Lan, Trung quốc, Hà Lan, Hàn Quốc... Nhìn vào những thị trường Quốc tế chủ yếu của Công ty thì chúng cũng biết ngay là Công ty đang chú trọng vào thị trường các nước ở Châu á. trong kế hoạch đề ra năm 2001 và trong thời gian tới thì Công ty sẽ đẩy mạnh và mở rộng việc buôn bán Quốc tế. Do đó Công ty sẽ mở rộng quy mô và thị trường kinh doanh sang một số nước Châu âu, Đông âu ( Bắc Mỹ ), Australia, EU, SNG. Khách hàng nước ngoài: Nhằm xác định vị trí của mình trên thị trường đang có sự cạnh tranh hết sức gay gắt, thì Công ty phải chú trọng nghiên cứu đặc điểm của từng nhóm khách hàng khác nhau nhằm đáp ứng một cách linh hoạt các nhu cầu đa dạng và phức tạp của họ. Các khách hàng truyền thống của Tổng công ty thì cũng là bạn hàng có mối quan hệ buôn bán mật thiết với Công ty như bạn hàng ở Hàn Quốc, Thái Lan, Hồng Kồng, Nhật bản, Singapore... hầu hết những nước này có thu nhập cao nên yêu của họ về sản phẩm khắt khe hơn rất nhiều so với thị trường trong nước. Vì vậy, sản phẩm muốn xuất khẩu được phải đa dạng, hấp dẫn mẫu mã, màu sắc đẹp phong phú, lạ mắt. Đặc biệt là Nhật Bản với một nền văn hoá truyền thống đặc trưng của người á Đông nên sản phẩm xuất sang phải có chất lượng cao, phù hợp với văn hoá của họ. Mặt khác, Công ty cũng nhập khẩu nhiều hàng hóa mà trong nước chưa sản xuất được. Trong các thị truờng quan hệ buôn bán Quốc tế thì có rất khách hàng đến Công ty ký kết hợp đồng làm ăn lâu dài và số lượng ngày càng gia tăng. Trong số đó, lượng khách hàng thường xuyên ký hợp đồng với Công ty bao gồm: Biểu 2: Số lượng khách hàng nước ngoài ký kết hợp đồng thường xuyên với Công ty. Năm Tên đơn vị giao dịch, ký kết hợp đồng nhập khẩu Nước 1998 Dow chernical Pacific Pte. Ltd Singapore Toto LTD Nhật Bản Asian Pulp and Paper Co., Ltd Singapore SCT Co., Ltd Thái Lan ICI Pte Ltd Singapore PJ International Hồng Kông Moritex Export Ltd Đài Loan 1999 Golden Wheat Đài Loan Chung Shing Textile Co Đài Loan Agiec Anhui Garments – Import Export Corporation Trung Quốc Itochu Corp Nhật Bản Woobo Hàn Quốc Srikasem Trading Co., Ltd Thái Lan Toto LTD Nhật Bản 2000 Asian Pulp and Paper Co., Ltd Singapore Dae Seung International Hàn Quốc Hunts Man ICI Hà Lan Hy Cor Hàn Quốc Venture International Singapore Seiden Sticker Hồng Kông Takalar Corp Đài Loan Kanematsu Corp Nhật Bản Sunkoo Trading Hàn Quốc Choong Nam Hàn Quốc Geka Textile B.V Hà Lan 5. Đặc điểm về phương thức và hình thức kinh doanh. Từ đặc điểm mặt hàng kinh doanh cảu Công ty là dịchvụ vận tải và đại lý vận tải. Bên cạnh đó còn kinh doanh hàng hoá tiêu dùng hàng ngày và các linh kiện, phụ tùng, máy móc. Cho nên mặt hàng kinh doanh của Công ty là rất đa dạng, cả những hàng hoá hữu hình mà thị trường có nhu cầu. Từ đó cho phép chúng ta biết được hình thức kinh doanh của Công ty là đa dạng hoá, mặt hàng kinh doanh, hình thức bán hàng, mua hàng và giao hàng theo các đơn đặt hàng ( mua hàng) của khách. Còn phương thức kinh doanh chủ yếu cảu Công ty là cung cấp tốt dịch vụ vận tải với giá cả cạnh tranh và tham gia vào buôn bán Quốc tế. Trong buôn bán Quốc tế thì chủ yếu Công ty nhận XNK uỷ thác cho Công ty khác và bạn hàng trong nước. Mặt hàng xuất nhập khẩu gồm một sốhàng hoá tiêu dùng và nguyên vật liệu để sản xuất.... nói chung là XNK một số hàng hoá mà nhà nước không cấm. III. Hiện trạng ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở Công ty vận tải và đại lý vận tải – hà nội. 1. Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu Trong vòng hai năm tham gia vào hoạt động kinh doanh XNK với một số nước trong khu vực và Quốc tế. Công ty được Bộ thương mại cho phép Xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá. Nhưng vì điều kiện kinh doanh của công ty thời gian kinh doanh XNK và thị trường của Công ty còn nhiều hạn chế và không mấy thuận lợi góp phần vào việc thúc đâỷ hoạt động kinh doanh XNK. Bên cạnh những mặt hạn chế, Công ty cũng có đội ngũ cán bộ làm việc trong lĩnh vực XNK nhiều năm, có nghiệp vụ và khả năng làm việc tốt được chuyển từ Tổng Công ty XNK Nông sản và thực phẩm chế biến về. Nên trong vòng ba năm tham gia vào thị trường quốc tế mà Công ty đã có quan hệ làm ăn với khá nhiều nước, đặc biệt là quan hệ với một số nước trong khu vực như: Hàn Quốc, Trung Quốc, Singapore, Hồng Kông, Đài Loan....còn với bạn hàng trong nước thì họ cũng rất tin tưởng vào Công ty và cán bộ quản lý XNK của Công ty, điều này được thể hiện là phần lớn các hợp đồng XNK là hợp đồng XNK uỷ thác. Điều này đã đem lại phần lợi nhuận khá lớn cho công ty, góp phần vào công cuộc phát triển Công ty. Qua nhiều hợp đồng uỷ thác Công ty đã thực hiện tốt trong thời gian qua, đã nâng cao niềm tin của khách hàng đối với công ty và nâng cao uy tín của Công ty. Điều nà có tác động rất lớn đến mặt tâm lý của Công ty, nó giúp cho cán bộ quản lý XNK có niềm tin ở mình đối với sự phát triển và mở mang nghành nghề kinh doanh của Công ty. Trong thời gian qua, do mới tham gia vào kinh doanh quốc tế nên số lượng hợp đồng ký được cũng không nhiều, nhưng theo thời gian thì có nhiều tiến triển tốt. Để xem xét một cách cụ thể kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu, ta có thể theo dõi một số bảng số liệu sau: Biểu 3: Kim nghạch xuất nhập khẩu của công ty vận tải và đại lý vận tải – Hà nội. Chỉ tiêu 1999 2000 Tổng kim nghạch xuất nhập khẩu 930.834 1.690.880 Kim nghạch xuất nhập khẩu 250.310 370.428 Kim ngach nhập khẩu 680.524 1.320.452 Tỷ trọng NK/ Tổng kim nghạch XNK 73,11% 79,09% Biểu 4: So sánh giữa tổng doanh thu và doanh thu nhập khẩu Đơn vị tính: Tỷ đồng Chỉ tiêu 1998 1999 2000 Mức biến động 99/98 Mức biến động 2000/99 STĐ STĐ (%) STĐ STĐ (%) Tổng doanh thu 55,7 60,8 76,8 5,1 109,16 16,0 126,32 Doanh thu NK 0 9,4 18,4 9,4 0 9,0 195,7 Như vậy qua các số liệu cụ thể ở bảng trên, ta có thể thây rằng tổng kim ngạch XNK từ năm 1999 đến năm 2000 tăng rất nhanh ( từ 930.834 USD năm 1999 đến 1.690.880 USD năm 2000). Trong đó kim ngạch NK là chủ yếu, chiếm trên 70% tổng kim ngạch Xuất nhập khẩu. Điều này cho thấy hoạt động XNK của Công ty còn yếu kém, chưa tìm được thị trường xuất khẩu cho công ty mình, mà xuất khẩu hàng hoá lại đem lại lợi ích rất lớn đối với doanh nghiệp và cho cả nền kinh tế nữa. Đẩy mạnh được xuất khẩu thì sẽ tiếp xúc trực tiếp được thị trường Quốc tế và tốt hơn cho doanh nghiệp rất nhiều trong buôn bán quốc tế. Qua hai năm hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, mặc dù còn nhiều điểm yếu kém, cần phải khắc phục và sửa chữa, nhưng Công ty đã cố gắng đẩy mạnh được hoạt động nhập khẩu, nâng cao uy tín của mình đối với bạn hàng trong nước và quốc tế, tạo được lòng tin với bạn hàng và ngày càng có nhiều khách hàng đến ký kết hợp đồng mua bán với Công ty hơn. Điều này được thể hiện trên tổng kim nghạch nhập khẩu: ( năm 1999 là 680.524 USD lên đến 1.320.450 USD năm 2000). Doanh thu của Công ty tăng dần trong ban năm gần đây, điều này chứng tỏ rằng hoạt động kinh doanh của Công ty là tốt. Tổng doanh thu của Công ty năm 1999 so với năm 1998 tăng 5,1 tỷ đồng, với tốc độ tăng là 109,16%. Năm 2000 tăng 16,9 tỷ đồng so với năm 1999 với tốc độ tăng là 126,32%. Nhưng doanh thu nhập khẩu tăng 9,0 tỷ đồng với tốc độ tăng là 195,7%. Điều này chúng ta thấy rằng hoạt động nhập khẩu của Công ty là rất tốt, chính vì vậy trong thời gian tới Công ty nên đầu tư và mở rộng các hoạt động kinh doanh quốc tế. Từ biểu 4 ta có thể xây dựng được biểu đồ sau: Biểu 4.1: Biểu đồ biểu diễn tỷ trọng doanh thu nhập khẩu trong tổng doanh thu của Công ty vận tải và đại lý vận tải - Hà nội. DTVT DTNK Năm 1998 DTVT DTNK Năm 1999 DTVT DTNK Năm 2000 Qua biểu đồ tỷ trọng doanh thu trên, ta có thể biết rằng doanh thu của Công ty tăng lên và tỉ trọng của doanh thu nhập khẩu trong Tổng doanh thu ngày càng tăng, từ 15,6% năm 1999 lên đến 24,1 năm 2000. Điều này cho thấy hoạt động nhập khẩu của Công ty là tốt và ngày càng có ưu thế hơn đối với Công ty. Do đó trong thơì gian tới Công ty nên chú trọng và mở rộng việc kinh doanh XNK. Biểu 5: Kim nghạch nhập khẩu theo hình thức hợp đồng Đơn vị tính: USD Chỉ tiêu 1999 2000 Mức biến động 2000/1999 Số tiền Tỉ lệ (%) Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp 197.284 374.842 177.558 190,0 Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác 483.240 945.610 462.370 195,68 Tổng kim nghạch NK 680.524 1.320.452 639.928 194,03 Qua số liệu bảng trên cho ta thấy kim nghạch nhập khẩu của Công ty tăng khá nhanh. Cụ thể kim nghạch nhập khẩu theo hình thức hợp đồng nhập khẩu trực tiếp tăng từ 197.284 USD năm 1999 lên 374.842USD năm 2000, cho nên năm 2000 tăng được 177.558 USD so với tốc độ tăng 190,0%. Còn hình thức nhập khẩu theo hợp đồng uỷ thác tăng 462.379USD với tốc độ 195.68%. Do đó tổng kim nghạch nhập khẩu năm 2000 tăng 639.928USD với tốc độ 194,03%. Qua đây ta thấy tốc độ tăng kim nghạch của hai hình thức hợp đồng đều cao, điều đó chứng tỏ rằng hoạt động nhập khẩu của Công ty là tốt, nhưng năm 2000 thì tốc độ tăng của hình thức nhập khẩu uỷ thác tăng 195,68% cao hơn so với hình thức nhập khẩu trực tiếp. Điều này là không tốt lắm bởi nhập khẩu uỷ thác phụ thuộc vào thị trường và bạn hàng trong nước. Điều này làm cho hoạt động kinh doanh XNK của Công ty bị động, không làm chủ được hoạt động kinh doanh của mình. Do đó trong thời gian tới Công ty nên đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu theo hình thức trực tiếp, tạo sự chủ động trong buôn bán quốc tế, nâng cao uy tín và lợi ích của Công ty. 2. Tình hình ký kết hợp đồng nhập khẩu ở Công ty vận tải và đại lý vận tải - hà nội. 2.1. Căn cứ để ký một hợp đồng nhập khẩu. Ký kết một hợp đồng nhập khẩu là một khâu mở đầu quan trọng trong hoạt động nhập khẩu. Vì Công ty chỉ có thể bắt tay vào việc thực hiện các thương vụ khi ký kết được hợp đồng. Song trên thực tế thì không phải bất cứ một hợp đồng nhập khẩu nào cũng được Công ty ký kết, mà việc ký kết có thành công hay không còn phụ thuộc rất nhiều vấn đề và việc đi đến quyết định ký kết đó phải dựa trên một căn cứ sau: Thứ nhất là: Chính sách quản lý của Nhà nước Việt nam về kinh tế đối ngoại thương. Thứ hai: đơn đặt hàng, đơn chào hàng của bạn hàng, nghiên cứu các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu như giá cả, chất lượng thanh toán.. và thời hạn giao hàng cho bên uỷ thác, sao cho hợp đồng nhập khẩu đạt hiệu quả cao nhất là một căn cứ quan trọng của những người làm công tác hợp đồng. Thứ ba: Tình hình thị truờng liên quan đến nhu cầu của thị trường, dung lượng của thị trường.. Thứ tư: Lựa chọn đối tác. Phần lớn bạn hàng của Công ty đã có mối quan hệ lâu dài nhưng đối với một khách hàng mới thì bắt buộc Công ty phải tiến hành nghiên cứu dựa trên một số yếu như: quan điểm kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, khả năng tài chính, người đại diện, phạm vi và trách nhiệm của họ.. khi có quan hệ làm ăn với Công ty. Thứ năm: Hoa hồng uỷ thác. Thú sáu: Khả năng của Công ty. Nếu các căn cứ trên đều hợp lệ mà lại không phù hợp với khả năng kinh doanh của Công ty thì việc ký kết hợp đồng nhập khẩu cũng trở nên vô nghĩa. Bởi vậy khả năng của Công ty cũng là một căn cứ quan trọng mà trước khi ký kết một hợp đồng các nhà đàm phán phải tính toán cẩn thận để tránh mọi rủi ro có thể xảy ra cho Công ty. 2.2. Phương pháp ký kết một hợp đồng nhập khẩu Cũng giống như bất cứ một hợp đồng kinh tế thông thường nào, việc ký kết một hợp đồng nhập khẩu của Công ty cũng có thể là trực tiếp gặp gỡ hoặc gián tiếp đàm phán thông qua con đường thư tín, điện tín, fax. Đối với những khách hàng quen thuộc hoặc khách hàng ở xa thì Công ty thường ký theo hình thức gián tiếp, có nghĩa là khách hàng gửi đơn hỏi hàng đến cho Công ty hoặc Công ty gửi đơn chào hàng cho khách hàng. Nếu hai bên đều nhất thì cùng ký vào, làm thành một hợp đồng. Đối với khách hàng mà công việc cần bàn bạc, giải quyết cặn kẽ để ký kết một hợp đồng mới hay bổ xung tiếp cho hợp đồng cũ hoặc khách hàng lần đâù có quan hệ làm ăn với Công ty thì thường ký theo hình thức trực tiếp. Biểu 6: Số hợp đồng được ký kết theo phương pháp khác nhau: Đơn vị tính: hợp đồng Chỉ tiêu 1999 2000 Mức độ biến động 20002/1999 Số HĐ Tỉ lệ (% ) Số hợp đồng nhập khẩu ký trực tiếp 3 8 5 266,7 Số hợp đồng NK ký gián tiếp 28 46 18 164,3 Tổng số hợp đồng nhập khẩu đã được ký 31 54 23 174,2 Nhìn vào bảng trên ta biết tình hình ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty là tốt. Tổng số hợp đồng nhập khẩu ký kết được theo hai phương pháp tăng nhanh từ 31 hợp đồng, năm 1999 tăng lên 54 hợp đồng năm 2000. Điều này chứng tỏ kinh doanh XNK của Công ty có nhiều triển vọng trong tương lai. Mặt khác, tỷ lệ (%) số hợp đồng nhập khẩu ký trực tiếp. Năm 2000 so với năm 1999 là tăng 266,7%, còn hợp đồng nhập khẩu ký gián tiếp tăng 164,3%. Điều này chứng tỏ việc kinh doanh XNK của Công ty ngày càng được mở rộng, và có nhiều bạn hàng mới. 2.3. Nội dung ký kết của một hợp đồng nhập khẩu. Mọi hợp đồng nhập khẩu đểu do Giám đốc Công ty trực tiếp đứng ra ký kết, chứ không uỷ quyền cho cấp dưới ( VD: trưởng phòng XNK ) như một đơn vị nhập khẩu khác, trừ những trường hợp thật là đặc biệt. Nội dung của bất kỳ một hợp đồng Nhập khẩu nào được ký giữa Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội với Công ty nước ngoài đều phải tuân thủ các nguyên tắc chung của Luật pháp về hợp đồng. Công ty nhập khẩu hàng hoá rất đa dạng, nhập khẩu tất cả các hàng hoá theo yêu cầu bạn hàng trong nước và thị trường nội địa mà Nhà nước không cấm. Nên các hợp đồng nhập khẩu khác nhau có các điều khoản khác nhau tuỳ thuộc vào bản chất của hàng nhập khẩu. Nhìn chung tất cả các hợp đồng nhập khẩu của Công ty có các điều khoản cơ bản với nội dung tuỳ thuộc vào từng hàng hoá và bạn hàng. Nếu khách hàng quen thì hợp đồng thường đơn giản hơn. Nội dung hợp đồng nhập khẩu thường có các điểm sau: Điều khoản tên hàng: Thường được ghi một cách chung chung có một số hàng hoá có tính phức tạp như máy móc và linh kiện thay thế thì công ty thường có mục lục kèm theo để mô tả sản phẩm và các thông số kỹ thuật cần thiết để tránh hiện tượng lừa bịp trong kinh doanh quốc tế. Còn những hàng hoá bình thường làm đơn giản. VD: Điều khoản tên hàng trong hợp đồng nguyên liệu sản xuất mút, số hợp đồng là: VITACO 259/98 chỉ ghi : VORANOL 3010( Polyethar Polyols - PPG) Điều khoản phẩm chất: Quy cách phẩm chất cảu từng loại hàng hoá có những tiêu chuẩn khác nhau nên từng loại hàng hoá khi ký kết hợp đồng, Công ty đưa ra những tiêu chuẩn khác nhau, phù hợp với lô hàng định nhập và đảm bảo hàng hoá được nhập đúng với yêu cầu của Công ty. Thông thường thì có những phương pháp xác định phẩm chất như sau mà công ty luôn áp dụng khi xây dựng điều khoản phẩm chất hàng hoá trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty: + Dựa vào mẫu hàng + Dựa vào phẩm cấp hoặc tiêu chuẩn + Dựa vào quy cách hàng hoá + Dựa vào các chỉ tiêu đại khái quen dùng. + Dựa vào hàm lượng chất chủ yếu trong hàng hoá + Dựa vào hiện trạng hàng hoá + Dựa vào sự xem hàng trước + Dựa vào tài liệu kỹ thuật + Dựa vào nhãn hiệu hàng hoá + Dựa vào mô tả hàng hoá. VD: Hợp đồng NK thiết bị vệ sinh ngày 10/11/2000 điều khoản phẩm chất có ghi như sau: Item Description Color C703 W/C complete set White CW420J W/C complete set White L237CF Pedestal Lavatory White L521V3 Couter top lavatory PP TX101LB Lavatory faueet PB Điều khoản khối lượng: Đây là điều khoản đơn giản, cũng tuỳ thuộc vào từng loại hàng hóa mà quy định đơn vị tính khối lượng. VD: Hợp đồng VITACO 259/98 có ghi 33.60 metric ton net for voranol * 3010 ( more or less 10% in quantily and amount acceptable. Third party shipper and shipping document acceptable). Điều khoản giá cả: Trong hợp đồng nhập khẩu Công ty luôn quy định đồng tiền tính giá, mức giá, phương pháp quy định giá, phương pháp xác định mức giá, cơ sở của giá cả và việc giảm giá. Trước khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với đối tác nước ngoài, Công ty tìm mọi cách đàm phán ( trực tiếp hoặc gián tiếp) và đưa ra một mức giá phù hợp để đi đến ký kết hợp đồng. Ví dụ: hợp đồng nhập khẩu số 99AI152 – 006 có ghi: Total amount: 18,707USD, CIF Hai Phong. Điều khoản giao hàng: trong các hợp đồng nhập khẩu của Công ty đều nêu rõ thời hạn và địa điểm giao hàng, xác định phương thức giao hàng và việc thông báo giao hàng. Ví dụ: Hợp đồng nhập khẩu số 99A1474 – 078 có ghi: Delivery time shall be within 15 days upon receipt and accepted the L/C. Discharge port: Haiphong port, North Vietnam. * Điều khoản thanh toán: Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán L/C ( trả ngay, không huỷ ngang). Công ty thường thanh toán qua một ngân hàng có uy tín tại Việt nam là Hanoi Invesment and Deverlopment Bank – No. 73010658I. Ví dụ: Hợp đồng nhập khẩu số VITACO 1484/ 2000 có ghi: Terms of payment: by irrevocable L/C at right without recourse payable by telegraphic transfer in favour of: Dow Chemical pacific ( Singapore) Pte. Ltd. 260 Orchard road. # 18 – 01 the Heeren, Singapore 238855 All Charges by opening bank are for buyer’s account. L/C should provide reimburdemoen bank with telegraphic reimburesment allowed. The order is not effective until we have in our hands an L/C that is issued or confirmed by a bank and substance acceptance to us. Điều khoản khiếu nại và giải quyết tranh chấp: Điều khoản này sẽ được thoả thuận một cách chi tiết, kỹ lưỡng và chặt chẽ đối với những khách hàng mới có quan hệ làm ăn làm đầu với Công ty và với những lô hàng có giá trị lớn, tính phức tạp cao. Còn với khách hàng quen thuộc và uy tín thì việc đề cập này khá đơn giản, thậm chỉ là hình thức. Ví dụ: Điều khoản VII trong hợp đồng số 19/HSM – IAF/99 chỉ viết: ( Theo bản dịch hợp đồng). “ Trong quá trình thực hiện hợp đồng, những tranh chấp không giải quyết được bằng thương lượng sẽ do ban trọng tài ngoại thương giải quyết phù hợp với Tncoterms 1990, bên cạnh phòng Thương mại và công nghiệp Việt nam, quyết định của trọng tài là bắt buộc đối với các bên.” Ngoài lý do tin tưởng nhau, việc không thoả thuận chi tiết các điều khoản này, một phần do những người tham gia ký kết chưa ý thức được tầm quan trọng của nó, một phần khác là do tâm lý nếu đề cập quá kỹ lưỡng điều khoản đó sẽ gây tâm lý không tin tưởng nhau, kém thân mật và gây khó khăn cho việc thoả thuận các điều khác. Trên đây là những điều khoản không thể thiếu được trong một hợp đồng nhập khẩu của Công ty ký kết với bạn hàng nước ngoài. Ngoài những điều khoản này ra thì tuỳ vào từng lô hàng, đối tác kinh doanh mà Công ty khi đàm phán, ký kết hợp đồng có thêm một số điều khoản nữa để ràng buộc hai bên hơn nữa đối với việc ký kết và thực hiện hợp đồng. Chẳng hạn như điều kiện đóng gói hàng hoá, điều khoản bảo hiểm hàng hoá, điều khoản về bao bì hàng hoá, điều khoản về trường hợp miễn trách, điều khoản vận tải.... Từ những ví dụ cụ thể trên ta thấy các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu, mà công ty đã ký kết trong thời gian là chưa chặt chẽ, còn nhiều lỗ hổng có thể ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. 3. Tình hình thực hiện họp đồng nhập khẩu của Công ty. 3.1. Hiệu quả thực hiện hợp đồng. Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty tiến hành thực hiện hợp đồng. đây là giai đoạn mà Công ty phải có kế hoạch cụ thể để thực hiện công việc, đồng thời để sử lý các sự cố xảy ra bất cứ lúc nào, để nhận hàng kịp thời tiến độ như đã thoả thuận và đáp ứng tốt yêu cầu của thị trường và khách hàng, bởi có nhiều hàng hoá có tính thời vụ, nếu không thực hiện tốt hợp đồng thì hàng hoá nhận về sẽ không đáp ứng cho thị trường kịp thời và sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty. Để đánh giá một hợp đồng thực hiện có hiệu quả hay không thể hiện gián tiếp qua một hệ thống chỉ tiêu gồm: Về tốc độ thực hiện hợp đồng, đây là chỉ tiêu quan trọng, nó ảnh hưởng đến hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Trong hai năm hoạt động trong lĩnh vực thươngmại quốc tế thì đây quả là một thời gian ngắn ngủi cho một Công ty kinh doanh quốc tế. Do vậy không thể tránh khỏi những sai sót khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Thời gian đầu mới tham gia kinh doanh XNK nên đã có mấy hợp đồng thực hiện không đúng tiến độ, thường bị lỗi trong khâu làm thủ tục nhận hàng nên hàng hoá nhận được thường bị chậm lại, dẫn đến việc thiệt hại về tài chính đối với Công ty như việc trả tiền lưu bãi, tiền đi lại, có cả tiền phạt do không thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác đúng tiến độ như đã thoả thuận.Nhưng sau mấy tháng hoạt động Công ty đã rút kinh nghiệm và tiến hành cải cách cả về tổ chức và nghiệp vụ chuyên môn cho Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty, nên sau đó tốc độ thực hiện hợp đồng đã theo đúng tiến độ như thoả thuận, từ đó đã tạo được niềm tin cho khách hàng và bạn hàng, tăng thêm phần tự tin vào việc kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty mình. - Thời gian thực hiện hợp đồng: Phần lớn số hợp đồng mà công ty đã ký và thực hiện kéo dài trong một khoảng thời gian ít nhất là hai tháng, bởi thời gian tính từ lúc ký hợp đồng đến lúc Công ty ra ngân hàng mở L/C. Sau một khoảng thời gian nhất định Công ty nhận được bộ chứng từ hàng hoá từ ngân hàng do đối tác gửi đến. Công ty đem bộ chứng từ này ra ngân hàng ký hậu để có thể đi nhận hàng khi có thông báo hàng về đến cảng quy định. Sau khi nhận được bộ chứng từ của ngân hàng, công ty phải kiểm tra kỹ lưỡng các số liệu ghi trong bộ chứng từ và đặc biệt là vận đơn bộ thương mại. Có nhiều