Đề tài Hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất ở công ty cổ phần Lam Sơn

doanh, các tổ chức kinh doanh hàng hoá, có thể nhận làm đại lý bán hàng cho các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước hưởng hoa hồng theo tỷ lệ% nhất định tính theo doanh số đại lý sự thoả thuận về giá bản quyền và nghĩa vụ của các bên giao nhận đại lý. 4. Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư. Trên cơ sở kế hoạch mua sắm vật tư và kết qủa nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp nên đơn hàng vật tư và tổ chức thực hiện, bảo đảm vật tư cho sản xuất, lên đơn hàng là quá trình cụ thể hoá, nhu cầu là việc xác định tất cả các quy cách chủng loại hàng hoá dịch vụ cần thiết. Số lượng đặt mua từng quy cách, chủng loại và thời gian nhập hàng, lập đơn hàng là công tác hết sức quan trọng trong quá trình mua sắm vật tư, và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 4.1 Lựa chọn người cung ứng vật tư. Thông qua các tiêu chuẩn về chất lượng, giá cả, khả năng kĩ thuật, sự nổi tiếng, thời hạn giao hàng, vị trí địa lý mà doanh nghiệp lựa chọn người cung ứng. Việc đánh giá đơn vị cung ứng có thể thực hiện theo phương pháp cho điểm theo mỗi tiêu chuẩn của doanh nghiệp. việc đánh giá được thực hiện theo định kỳ và không hạn chế ở các đơn hàng đầu tiên. Người cung ứng phải được đánh giá lại nhằm đảm bảo sự ổn định về chất lượng. 4.2 Thương lượng và tổ chức ký hợp đồng mua bán vật tư. a. Thương lượng: Là giai đoạn quan trọng của quá trình mua. Những mục tiêu cần đạt được trong thương lượng là. Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật các vật tư (độ dung sai sản phẩm, độ bền) và phương pháp kiểm tra. Xác định lại giá cả với những điều khoản xét lại giá cả khi giao hàng theo thời hạn. Xác định hình thức trả tiền. Điều kiện giao hàng. Thời hạn giao hàng và trách nhiệm khi giao hàng chậm. b. Tổ chức kí hợp đồng mua bán vật tư. Hợp đồng mua bán vật tư là văn bản ký kế giữa đơn vị mua và đơn vị bán. Hợp đồng mua bán có tính chất pháp lý, người đại diện cho mỗi bên tham gia ký kết phải là người có tư cách pháp nhân. Vì hợp đồng kinh tế là cơ sở, là căn cứ của trọng tài kinh tế xét sử khi có những tranh chấp xẩy ra giữa hai bên ký kết hợp đồng. Hợp đồng mua bán là cơ sở cho việc thực hiện thương mại phục vụ nhu cầu sản xuất trong những khoảng thời gian nhất định. Hai bên mua bán có thể gặp nhau bàn bạc thoả thuận và ký kết hợp đồng, thông qua các văn bản theo quy định của pháp luật. Nội dung của hợp đồng mua bán phải đầy đủ các diều khoản sau. 1. Ngày, tháng, năm kí kết hợp đồng mua bán, tên, địa chỉ, số tài khoản và ngân hàng giao dịch của các bên, họ tên người đại diện, người đứng tên đăng kí kinh doanh. 2. Đối tượng của hợp đồng mua bán tính bằng số lượng, khối lượng hoặc giá trị quy ước đã thoả thuận. 3. Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của vật tư hoặc các yêu cầu kĩ thuật. 4. Giá cả. 5. Bảo hành. 6. Địa điểm và thời gian giao nhận. 7. Phương thức thanh toán. 8. Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng. 9. Thời hạn hiệu lực của hợp đồng kinh tế. 10. Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng mua bán vật tư. 11. Các thoả thuận khác. Trong hợp đồng kinh tế nội dung quan trọng nhất, đó là các điều khoản cam kết giữa hai bên bao gồm ba loại. Một là, những điều khoản chủ yếu như nội dung giao dịch mặt hàng, trọng lượng khối lượng, số lượng quy cách kích thước mã hiệu, phẩm chất, thời gian, địa điểm phương thức giao nhận, phương thức thanh toán. Hai là, những điều khoản thường lệ: là các điều khoản ghi trong hợp đồng, nhưng vẫn được hai bên công nhận. Ba là, những điều khoản thoả thuận: là những điều khoản chưa có quy định của nhà nước được vận dụng một các linh hoạt, vào thực tế của hai bên mà không trái với các điều luật, của nhà nước như giá cả tỷ lệ (chiết khấu hao mòn). Đối với những hợp đồng kinh tế mua bán với nước ngoài, doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường quốc tế, và có kiến thức nhất định trong quan hệ mua bán quốc tế. 4.3 Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển vật tư. a. Tổ chức tiếp nhận vật tư: * Nhiệm vụ của công tác tiếp nhận vật tư. Tiếp nhận đúng về số lượng, chất lượng vật tư, thời gian đã ghi trong hợp đồng kinh tế hoặc các chứng từ giao nhận vật tư, bảo đảm đúng chính sách chế độ. Giải phóng nhanh phương tiện ga, cảng bến bãi, tiếp nhận đưa nhanh vật tư về kho an toàn. * Nội dung công tác tiếp nhận: Công tác chuẩn bị: Chuẩn bị các thủ tục tiếp nhận (hoá đơn, hợp đồng kinh tế, thủ tục tiếp nhận) chuẩn bị lao động, phương tiện vận chuyển, phương tiện cân đong, chứa đựng, kiểm tra và kho tàng. Phương tiện tiếp nhận: Tiếp nhận về số lượng: Dùng các phương tiện cân, đong, đo, đếm để kiểm tra số lượng vật tư nhập kho. Tiếp nhận về chất lượng: Người nhận cùng với người giao trực tiếp xác định chất lượng vật tư hàng hoá trên các mặt. Phẩm cấp chất lượng hàng hoá và tỷ lệ phẩm cấp trong lô. Xác định về cơ cấu hàng hoá (tính đồng bộ). Mức độ hư hỏng biến chất vật tư hàng hoá. Hình dáng kích thước mầu sắc. Tính chất cơ lý hoá. Việc tiếp nhận hàng hoá được tiến hành theo hai phương pháp. Phương pháp tiết kiệm toàn bộ và phương pháp kiểm tra điển hình, quy trình tiếp nhận phụ thuộc vào điều kiện kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn và điều khoản trong hợp đồng mua bán cũng như các thông lệ hiện hành. Một số trường hợp cần sử lý khi tiếp nhận vật tư: Hàng hoá thừa , thiếu, kém, mất phẩm chất người giao và người nhận cùng nhau lập biên bản, hàng hoá vật tư được tiếp nhận bình thường ghi chép theo đúng biểu mẫu. Hàng hoá đã về kho nhưng chưa có chứng từ, bộ phận nghiệp vụ tiến hành kiểm tra toàn bộ các hợp đồng, kinh tế có liên quan để xác định, loại hàng hoá đó có đúngtrong kế hoạch tiếp nhận hay không. Sau đó tiến hành tiếp nhận theo đúng nguyên tắc, và ghi vào sổ theo dõi hàng chưa có hoá đơn, khi đã có hoá đơn chứng từ tiến hành đối chiếu thực nhập với hoá đơn. Hàng chưa về kho nhưng đã có chứng từ: Nếu đã chấp nhận thanh toán thì tiếp nhận toàn bộ các loại hoá đơn chứng từ đó và ghi vào sổ theo dõi hàng trên đường đi. Nếu chưa chấp nhận thanh toán thì lưu trữ hoá đơn và ghi vào sổ theo dõi chứng từ chờ khi hàng hoá chuyển đến thì tiếp nhận bình thường. làm tốt công tác tiếp nhận vật tư sẽ bảo đảm điều kiện, thúc đẩy quá trình tái sản xuất phát triển giảm chi phí lưu thông, qua việc giải phóng nhanh, ga cảng, bến bãi, kho tàng, phương tiện bốc xếp vận chuyển, giảm hao hụt mất mát, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Làm tốt công tác tiếp nhận là điều kiện thực hiện tốt các nghiệp vụ kho, nắm vững lực lượng vật tư, nguồn nhập là cơ sở để xây dựng các chỉ tiêu về chi phí, tổ chức lao động và hạch toán giá thành. b. Tổ chức chuyển vật tư về kho. Tổ chức vận chuyển vật tư về kho, của doanh nghiệp là thực hiện kế hoạch vật tư nhằm đảm bảo, vật tư cho sản xuất, vì vậy làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cung ứng vật tư kịp thời, và đồng bộ cho sản xuất của doanh nghiệp. Công tác vận chuyển cũng là một điều khoản, trong hợp đồng mua bán dựa trên việc tính toán các chi phí cần thiết trên cơ sở khối lượng vật tư cần mua, địa điểm giao hàng. 5. Tổ chức quản lý vật tư nội bộ. 5.1 Quản lý dự trữ và bảo quản. a. Quản lý dự trữ. Dự trữ là một công tác mà tất cả các doanh nghiệp đều phải làm để thực hiện, duy trì hoạt động của mình. Vì nó đảm bảo cho sản xuất diễn ra liên tục. Dự trữ quá nhiều dẫn đến tốn nhiều chi phí. Nhưng dự trữ mà quá ít có thể gây gián đoạn quá trình sản xuất. Trong cơ chế thị trường, vấn đề quản lý dự trữ vật tư có ý nghĩa kinh tế to lớn, làm tốt công tác dự trữ cho phép huy động được số lượng lớn vật tư vào chu chuyển. Tuy nhiên, đòi hỏi phải phân bố hợp lý lực lượng dự trữ, xác định lượng thông tin kinh tế cần thiết để quản lý các loại dự trữ vơí việc sử dụng công nghệ thông tin, lựa chọn hình thức hạch toán và kiểm tra dự trữ, ... Tối ưu hoá dự trữ được bắt đầu ở các doanh nghiệp là việc xác định mức dự trữ cần thiết, theo từng loại vật tư cụ thể. Cơ sở cho công tác này là dự báo thị trường vật tư, phân tích giá cả, cũng như dự báo tiêu thụ sản phẩm. Trên cơ sở dự báo tính được khối lượng dự trữ cần thiết. Đặc biệt, phải xác định giới hạn tối đa của dự trữ. Hiện nay, có 2 phương pháp quản lý dự trữ. Đó là: Phương pháp theo dõi và điều chỉnh liên tục: Theo dõi sự biến động của vật tư một cách liên tục. Dtt = Dmin + Dtx Trong đó: Dtt: Mức dự trx thực tế. Dmin: Mức dự trữ tối thiểu. Dtx: Mức dự trữ thường xuyên. Phương pháp theo dõi và điều chỉnh định kỳ: Định kỳ tiến hành kiểm tra và đặt hàng. Ddh = Dmax – MxT Trong đó: Ddh: Số lượng đặt hàng. Dmax: Mức dự trữ tối đa. M: Mức tiêu dùng vật tư bình quân 1 ngày đêm. T: Thời gian đặt hàng. b. Tổ chức công tác bảo quản. Làm tốt công tác này có tác dụng tích cực trong việc đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng vật tư về bảo quản chính là, bảo vệ nguyên vẹn những giá trị và giá trị sử dụng của vật tư hàng hoá. Nó góp phần tiết kiệm lao động xã hội, giảm chi phí kho và nâng cao hiệu quả lao động kho. Nhiệm vụ của công tác bảo quản: Bảo quản tốt về số lượng và chất lượng vật tư hàng hoá, không ngừng phấn đấu giảm hao hụt tự nhiên. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích, dung tích nhà kho và thiết bị chứa đựng. Nội dung của nghiệp vụ bảo quản: Đầu tiên, quy hoạch kho: dựa vào đặc điểm xây dựng và mặt bằng khu vực kho, đặc điểm của từng loại vật tư hàng hoá, để chia kho thành những khu vực nhà kho, gian kho, ngăn, ô, để chứa đựng các loại vật tư hàng hoá khác nhau. Thứ hai, định vị định lượng vật tư hàng hoá: xác định vị trí tượng đói ổn định của một loại vật tư nào đó, theo sơ đồ chi tiết của quy hoạch kho bằng các ký hiệu riêng và bảo quản tính thống nhất trong toàn bộ kho.Xác định khối lượng vật tư trong mỗi đơn vị đã được định vị. Thứ ba, Kê lót chất xếp vật tư hàng hoá trong một đơn vị đã được định vị,làm tốt công tác này bảo đảm được nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau, thuận tiện cho công tác bảo quản. Thứ tư, điều hoà nhiệt độ, độ ẩm, hạn chế ảnh hưởng của môi trường đến vật tư hàng hoá. Thứ năm, chống côn trùng và vật gặm nhấm. Thứ sáu, thường xuyên chăm sóc và kiểm tra chất lượng vật tư, xây dựng chế độ kiểm tra, trách nhiệm bảo quản nhằm phát hiện và sử lý những hư hỏng, hao hụt từ đó đề ra các biện pháp nhằm khắc phục kịp thời. Thứ bảy, phòng chống cháy nổ, bão lụt, phòng gian bảo mật. 5.2 Tổ chức cấp phát vật tư cho nhu cầu sản xuất. Tổ chức cấp phát vật tư đến nơi sản xuất ở doanh nghiệp là một trong những biện pháp có hiệu quả, nhằm tiết kiệm vật tư ở doanh nghiệp. Làm tốt công tác này sẽ đảm bảo cung ứng các điều kiện vật chất đầy đủ, đúng chất lượng tạo điều kiện trong quá trình sản xuất tiến hành được nhịp nhàng. Đảm bảo tính đồng bộ của vật tư góp phần thúc đẩy cải tiến quy trình công nghệ rút ngắn thời gian chuẩn bị vật tư cho sản xuất, tạo điều kiện nâng cao năng xuất lao động, sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, tiền vốn giảm lực lượng dự trữ ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của công tác cấp phát vật tư cho nhu cầu sản suất là: Thứ nhất, xuất vật tư đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng hạn mức, đúng nguyên tắc. Thứ hai, Cấp phát nhanh gọn bảo đảm an toàn vật tư. Nội dung của công tác cấp phát vật tư. Giai đoạn 1: Chuẩn bị cấp phát. Vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng cần được chuẩn bị tốt về số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại và thòi gian cấp phát. Chuẩn bị lượng vật tư về số lượng chất lượng về sổ sách theo dõi chứng tư xuất kho. Chuẩn bị phương tiện cân, đong, đo, đếm, phương tiện kiểm tra, kiểm nghiệm, chuẩn bị về lao động. Chuẩn bị ở ngoài doanh nghiệp: Mục đích là giảm lượng dự trữ ở trong kho ở doanh nghiệp,tiết kiệm được chi phí bảo quản,đáp ứng được nhu cầu sản xuất, cần đến loại vật tư nào thì có ngay loại vật tư đó mà không cần phải dự trữ trước. Để làm tốt khâu này cán bộ vật tư phải theo dõi để nắm vững nguồn hàng, nguồn cung ứng phương tiện vận chuyển, bốc xếp...Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để đưa vật tư về kho của doanh nghiệp, chuẩn bị kế hoạch điều độ, cấp phát, chuẩn bị tài liệu để thực hiện. Chuẩn bị tại kho của doanh nghiệp: Chuẩn bị bảo đảm cấp phát vật tư cho tiêu dùng trực tiếp, phân loại đánh giá tình trạng vật tư hiện có, kiểm tra tính đồng bộ, tính thống nhất. Xây dựng phương án cấp phát đảm bảo tính hiệu quả, bố trí nhân lực phù hợp, cấp phát đảm bảo tính hiệu quả. Giai đoạn 2: Cấp phát vật tư cho yêu cầu sản xuất, cơ sở của công tác này là dựa vào hạn mức cấp phát, được xác định bằng hệ thống định mức, kinh tế kỹ thuật cho từng loại vật tư với số lượng sản phẩp sản xuất ra trong kỳ kế hoạch việc cấp phát trật tự theo hạn mức nâng cao trách nhiệm của các bộ phận tổ đội sản xuất trong việc sử dụng số lượng vật tư thực lĩnh một cách hợp lý và tiết kiệm. Nâng cao trách nhiệm của phòng kinh doanh trong việc thực hiện kế hoạch vật tư, nâng cao trách nhiệm của người làm công tác kế hoạch góp phần sử dụng hợp lý kho tàng, đơn giản hoá công tác nghi chép bán đều cho công tác hạch toán Hạn mức được xác định theo công thức: H = Nsx ± Ndd + D - 0 H: Hạn mức cấp phát vật tư Nsx: Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm Ndd: Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang D: Nhu cầu vật tư cho dự chữ phân xưởng O: Tồn kho thực tế đầu kỳ Trên cơ sở hạn mức được xác định, phòng kinh doanh lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức cho phân xưởng. Theo phiếu này thủ kho tiến hành cấp phát vật tư. Thủ kho phải chuẩn bị các điều kiện cấp phát đảm bảo xuất nhanh gọn, an toàn kinh tế nhất. Để giao vật tư cho các phân xưởng, tổ đội sản xuất người ta tiến hành theo hai phương pháp sau: Một là, giao vật tư tại kho của doanh nghiệp là phương thức giao trong đó phân xưởng, tổ đội căn cứ vào chứng từ cấp phát của người mang phương tiện đến để nhập vật tư từ kho của doanh nghiệp. Sử dụng phương pháp nàythì phân xưởng, tổ đội phải có bộ phận tiếp liệu và phương tiện vận chuyển do đó sử dụng không hợp lý lao động và phương tiện vận chuyển trong doanh nghiệp, thủ kho nhiều khi bị động nên khó tránh khỏi sai sót khi xuất. Vì vậy phương pháp này chỉ thích hợp với việc cấp phát vật tư với số lượng ít và không ổn định. Hai là, Giao vật tư tại nơi làm việc. Đây là phương thức giao nhận vật tư căn cứ vào lịch cấp phát vật tư, tự tổ chức chuyển đưa vật tư đến nơi làm việc bằng phương tiện và nhân lực do phân xưởng quản lý. áp dụng phương pháp này phải có bộ phận cấp phát thuộc phòng cung tiêu thực hiện và quyết toán. 5.3 Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư và thanh quyết toán. a. Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư. Kiểm tra sử dụng vật tư phải căn cứ vào các tài liệu hạn mức cấp phát số liệu hạch toán xuất kho của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng, báo cáo của các đơn vị sử dụng về tình hình sử dụng vật tư và số lượng sản phẩm làm ra. Mặt khác phải tiế hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng ở tổ, đội sản xuất và người sử dụng. Về mặt nguyên tắc, lượng vật tư xuất kho của doanh nghiệp phải khớp với hạn mức, với các phiếu lĩnh vật tư. Nhưng trên thực tế có nhiều trường hợp xuất ít hơn hoặc nhiều hơn so với các chứng từ trên vì nhiều trường hợp có lệnh xuất kho mà không có hoặc không đầy đủ, có vật liệu phải xuất nhiều hơn lệnh xuất vì vật liệu đó không thể chia nhỏ để bớt lại, hoặc do nhiều nguyên nhân khác. Lượng vật tư thực tế cấp ra cùng ngày có thể không khớp với hạn mức cấp phát đã duyệt , vì quá trình sản xuất cần xin thêm vật tư hay vì thay đổi loại vật tư khác. Khi có yêu cầu cấp thêm hay phiếu yêu cầu thay thế vật tư riêng, và phải được hạch toán riêng. Phiếu yêu cầu cấp thêm vật tư do phân xưởng (tổ, đội sản xuất) đề nghị trưởng phòng kế hoạch và trưởng phòng vật tư ký. Trong phiếu yêu cầu nêu rõ nguyên nhân xin cấp thêm. Nguyên nhân cấp thêm trong thực tế, có thể do hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất và có thể do sử dụng không đúng mục đích, do có nhiều phế phẩm, do không tuân thủ mục tiêu dùng vật tư. Người quyết định cấp thêm cho phân xưởng là giám đốc hay phó giám đốc doanh nghiệp. Một căn cứ quan trọng nữa để kiểm tra, phân tích tình hình sử dụng vật tư là các báo cáo của phân xưởng trưởng, thủ trưởng các bộ phận trong kỳ qua (thường là một tháng). Trong báo cáo nêu rõ lượng vật tư tồn kho đầu kỳ, lượng vật tư đã nhận trong kỳ, lượng vật tư sử dụng để thực hiện kế hoạch sản xuất (kể cả trường hợp vượt kế hoạch) lượng phế phẩm và tồn kho cuối kỳ. Mặt khác phòng vật tư cần phải tiến hành kiểm tra quan sát ở nơi trực tiếp tiêu dùng vật tư. Chỉ có kiểm tra thực tế sử dụng mức xác định được sử dụng đúng đắn của các tài liệu báo cáo và mới hiểu được rõ ràng tình hình qua báo cáo. Sau khi đã có tình hình và số liệu được xác định và tính toán chính xác, để xác minh được phân xưởng tiêu dùng vật liệu có hợp lý và tiết kiệm không, trước hết cần phải đối chiếu số lượng các loại vật tư mà phân xưởng thực tế nhận trong kỳ với số lượng các loại vật tư quy định trong các phiếu hạn mức. b. Quyết toán vật tư. Để nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố đầu vào của sản xuất đòi hỏi các doanh nghiệp phải định kì quyết toán vật tư sử dụng. Việc quyết toán vật tư là nhằm tính toán lượng vật tư thực chi có sử dụng đúng mục đích không? Việc sử dụng các yếu tố vật chất có tuân thủ các định mức tiêu dùng không? Lượng vật tư tiết kiệm hoặc bội chi? Nguyên nhân gây lãng phí trong sủ dụng vật tư ở doanh nghiêp ... ở các doanh nghiệp, có thể áp dụng các phương pháp sau để quyết toán vật tư sau. * Phương pháp kiểm kê: trên cơ sở số liệu kiểm kê thực tế tồn kho tại phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và có số liệu về lượng vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư chi phí cho sản xuất sản phẩm: C = Ođk + X - Ock C: Lượng vật tư thực tế chi phí Ođk: Số tồn kho đầu kỳ theo kiểm kê Ock: Lượng vật tư tồn kho cuối kỳ. X: Lượng vật tư thực xuất tại kho của doanh nghiệp cho phân xưởng. Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ cung ứng với số lượng vật tư thực chi bằng số lượng thành phẩm trong kỳ trừ đi số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ cộng với số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ. Mức tiết kiệm hay bội chi được xác định theo công thức sau: E = Q . M - C E: Mức tiết kiệm hay bội chi Q: Số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ M: Mức tiêu dùng nguyên vật liệu Kết quả của phép tính nếu là số dương k(+) thì tiết kiệm nếu là số (-) thì bội chi. * Phương pháp nghiên cứu hiện trường: Phương pháp này chủ yếu thu thập thông tin từ trực quan và các quan hệ giao tiếp với thương nhân và người tiêu dùng. Phương pháp này đòi hỏi chi phí cao và có tính chất phức tạp. Do đó người ta thường sử dụng phương pháp này sau khi có kết quả của phương pháp nghiên cứu tài liệu. * Phương pháp đơn hàng: So sánh với mức quy định trong hợp đồng. * Phương pháp quyết toán theo lô hàng cấp ra: Tính cụ thể cho từng lô vật tư cấp phát trực tiếp tiêu dùng đến tận từng tổ, từng công nhân nếu sử dụng không hết sẽ thu hồi nhập kho. Chương II : Thực trang và một số giải pháp ở công ty cổ phần Lam Sơn 1.Giới thiệu chung về công ty Công ty với tiền thân ban đầu là cơ sở kinh doanh thóc gạo của một huyện thuần nông .Với kinh nghiệm buôn bán công ty dần đó phát triển thành công ty trách nhiệm hữu hạn chuyên kinh doanh mặt hàng gạo cho các tỉnh miền bắc.Sau khi cơ chế mở cửa được thông thoáng nhận thấy kinh doanh sản phẩn về gạo thì sẽ mất rất nhiều năm mới phát triển được công ty.Vì thế mà doanh nghiệp đã mạnh dạn chuyển hướng kinh doanh sang mặt hàng thức ăn gia súc.Với sự hợp tác chỉ bảo của tổng công ty mẹ .Công ty đi vào hoạt động với đội ngũ quản lý chủ yếu là người trong nhà họ hàng.Được đào tạo từ bậc trung cấp đến đại học . Với đội ngũ quản lý đã tạo ra một sức mạnh tập thể với sự đoàn kết giữa các cá nhân.Mọi người đã tạo ra một không khí làm việc rất thoải mái .Họ có thể trao đổi rất thẳng thắn với nhau cùng nhau góp ý kiến để tìm giải pháp tốt nhất cho một vấn đề. Và với sự nỗ lực như vậy công ty đẵ ngày càng đi lên với số vốn tăng đáng kể ban đầu chỉ với vài tỷ đồng ngày nay con số đó thật đáng nể đã ngần 200 tỷ đồng. Gìơ đây,là một công ty nằm trên khu đất công nghiệp của huyện Đông Hưng,Thải Bình.Với vị trí thuận lợi tiện đường giao thông đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty phát triển. 2.Khái quát về hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty cổ phần Lam Sơn Làm việc đúng giờ là nguyên tắc đầu tiên của công ty đưa ra.Với những quy định và bảng phân công việc làm rõ ràng chi tiết đã tạo điều kiện cho công nhân viên ý thức,kiểm soát được thời gian làm việc của mình.Với khẩu hiệu “đi làm đúng giờ,tuân thủ đúng nguyên tắc”. Với đặc thù là sản xuất và chế biến thức ăn chăn nuôi. Các công đoạn của quá trình sản xuất phải thật chính xác, tỷ lệ pha trộn theo đúng quy định, vừa đảm bảo chất lượng thức ăn, vừa tuân thủ theo đúng quy định của cục đo lường chất lượng. Với mong muốn vừa làm cho bà con chăn nuôi phát huy được hiệu quả kinh doanh, tạo nhiều công ăn việc làm cho công nhân thì cái mà doanh nghiệp hướng tới là đưa quê hương mình thành một khu công nghiệp phát triển. Ban đầu công ty cần thu gom nguyên vật liệu từ người dân, sản phẩm từ nông nghiệp đặc biệt là ngô. Công ty đã đi đến từng xã, từng làng triển khai mô hình trồng ngô rộng khắp đến bà con. Công việc ban đầu gặp khó khăn, nhưng sau khi phân tích cho bà con thấy được lợi ích từ việc trồng ngô, bởi vì từ xưa nông dân vùng đồng bằng Bắc bộ quen trồng một năm hai vụ lúa, trồng ngô chỉ là xen canh. Nay chuyển hầu hết sang trông ngô, bà con lo lắng sợ rằng không đủ ăn. Công ty đã công bố là đưa các giống ngô tốt để bà con trồng thử, mà trồng ngô lại nhàn, không tốn công chăm sóc, không sâu bệnh. Qua nhiều đợt trồng thử ngô đã cho năng suất tốt và lợi nhuận thu về lớn hơn trồng lúa. Vì vậy, công ty đã thu mua được nguồn nguyên liệu ngô có chất lượng cao. Sau khi ngô được đưa về, công ty tiến hành kiểm tra, loại bỏ những nguyên liệu không đủ chất lượng, tiến hành làm sạch đưa qua máy sấy làm khô để đảm bảo chất lượng, không mối mọt. Với hoạt động sản xuất là liên tục không theo mùa vụ, do đó sản phẩm phải được bảo quản tốt. Vì thế quá trình thu gom nguyên liệu của công ty phải đảm bảo đủ cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Ngô được sấy khô sẽ qua khâu chế biến và trải qua các bước sau: Bước 1: Ngô được nghiền ra Bước 2: Qua sàng lọc cho ra hai loại: ngô ở dạng nát và ngô dạng vỡ Bước 3: Đây là khâu quan trọng nhất. Dạng nát được trộn với một số thành phần khác. VD: các dạng của cua, ốc, hến… sau khi qua chế biến. Đóng bao gói và chuyển cho các đại lý, các cơ sở được uỷ quyền để đưa vào lưu thông. Với mục tiêu làm cho dân giàu nước mạnh thì công ty có thể nói là đã đi theo đúng Nghị quyết của Đại hội Đảng đề ra. Giờ đây với khoảng hơn 200 công nhân viên, công ty đã dần làm thay đổi bộ mặt của địa phương và cải thiện đời sống của người dân. Hàng năm, công ty mở đại hội khách hàng, luôn tuyên dương và khen thưởng cho những đại lý có hiệu quả tiêu thụ tốt, động viên cá nhân có thành tích tốt trong công việc với những phần thưởng có giá trị như: tivi, tủ lạnh … Và hàng năm công ty được các cấp huyện, tỉnh tuyên dương là lá cờ đầu trong công cuộc xây dựng và phát triển quê hương. 3. Thực trạng công tác quản trị vật tư của Công ty Cổ phần Lam Sơn 3.1 Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư. Với đặc điểm vật tư đưa vào sản xuất là khó bảo quản, khối lượng lớn. Vì vậy, kế hoạch mua sắm vật tư là một trong những khâu quan trọng trong công tác quản trị vật tư tại công ty. Kế hoạch cung ứng vật tư tại Công ty Cổ phần Lam Sơn do phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm. Phòng này có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuất thực tế năm trước do phòng kế toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sản xuất từng kỳ( tháng, quý, năm). Ngoài ra phòng kế hoạch còn phải thực hiện các việc liên quan đến vấn đề ký kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác: marketing, quảng cáo sản phẩm, đưa các kế hoạch tham dự hội trợ. Phòng kế hoạch phải tạo mối liên hệ chặt chẽ với khách hàng, sẵn sàng cung ứng đủ số lượng sản phẩm cần thiết cho khách hàng, và đảm bảo cung ứng nguồn vật tư cần thiết cho sản xuất, sửa chữa. Phải tính toán chi tiết lượng vật tư dự trữ, bảo hiểm cần thiết cho cả giai đoạn sản xuất trong kỳ, phải lập kế hoạch chiến lược sản xuât và tiêu thụ sản phẩm trong thời gian tới. Tính toán chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý. Xác định giá thành sản phẩm một cách tối ưu. Phòng kế hoạch vật tư định mức tiêu hao vật tư do phòng kỹ thuật đưa ra và căn cứ vào số lượng sản phẩm kỳ kế hoạch. Lượng phế phẩm thu hồi trong kỳ trước, lượng phế phẩm phát sinh cho phép, rồi lập kế hoạch cung ứng vật tư cho từng đối tượng sản phẩm trong kỳ. Sau khi lập kế hoạch cung ứng vật tư trong kỳ, phòng kế hoạch vật tư trình lên ban giám đốc. Nếu được phê chuẩn, phòng kế hoạch vật tư tiến hành thực hiện công tác cung ứng vật tư cho quá trình sản xuất trong toàn công ty sao cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục và đảm bảo tiến độ sản xuất. Tại công ty việc sản xuất mặt hàng thức ăn chăn nuôi gia súc cung ứng với số lượng lớn, phù hợp với kế hoạch và chỉ tiêu của công ty đề ra nên đôi khi gặp khó khăn trong vấn để thu mua vật tư. Phòng kế hoạch vật tư thông qua các chỉ tiêu đó tổ chức công tác tiếp nhận vật tư rồi điều hành quá trình sản xuất các mặt hàng sao cho kịp tiến độ được giao. Với việc xác định rõ ràng nhà cung ứng vật tư có ý nghĩa tích cực trong việc sản