Đề tài Hoạt động Giao nhận vận tải bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh Alpha Việt Nam tại Hà Nội

là đại lý có hợp đồng ký kết vận chuyển hàng hoá bằng đường hàng không tại Việt Nam của rất nhiều hãng hàng không. Do chính sách ưu tiên về giá, tuyến đường và các chính sách đãi ngộ khác vì thế ALPHA EXPRESS luôn phải lập ra cho mình kế hoạch phân tải trên các hãng hàng không qua các năm. Để giữ vững vị thế của mình ALPHA EXPRESS không ngừng khai thác hàng hoá từ hàng chỉ định đến hàng tự khai thác để cung cấp đủ lượng hàng trên các tuyến chính của các hãng hàng không, nhằm thiết lập mối quan hệ ngày càng gắn bó trên cơ sở hai bên cùng có lợi trong bối cảnh thị trường giao nhận vận tải ngày một chịu nhiều sự cạnh tranh như ngày nay. 3. Chủng loại hàng hóa giao nhận Không phải bất kỳ hàng hoá nào cũng được phép chuyên chở bằng đường hàng không. Hàng hoá khi chuyên chở bằng đường hàng không bắt buộc phải tuân thủ theo các qui định về vận tải hàng không của các nước, nơi hàng đi và đến cũng như các quy định, quy ước chung của các tổ chức, hiệp hội hàng không quốc tế như IATA, FIATA, ICAO... Nhưng nhìn chung hàng hoá giao nhận vận tải bằng đường hàng không có những đặc điểm sau: Thường là hàng có giá trị cao, hàng hoá thông thường; Yêu cầu thời gian chuyển hàng nhanh; Cần độ an toàn cao trong quá trình vận chuyển; Hàng không cồng kềnh, dễ xếp dỡ; Hàng được đóng gói phù hợp với tiêu chuẩn vận chuyển bằng đường hàng không; Hàng phải được dán nhãn mác đầy đủ, rõ ràng, phù hợp; Hàng có đính kèm chứng từ hợp lệ (nếu có yêu cầu). Sản phẩm của ALPHA EXPRESS bao gồm chuyển phát nhanh tài liệu, bưu phẩm, bưu kiện hàng hóa quốc tế với các gói dịch vụ:+ Door to Door (nhận tận tay người gửi và phát tận tay người nhận)+ Door to Air port (nhận tận tay người gửi và vận chuyển đến Sân bay)+ Air port to Air port (vận chuyển đơn thuần) 4. Chính sách giá cả và các hoạt động Marketing 4.1. Cơ sở tính cước Cước phí hàng không được tính trên cơ sở trọng lượng, nếu là hàng nặng. Còn nếu là hàng nhẹ, hàng công kềnh thì tính theo thể tích. Nhưng nếu là hàng quý hiếm thì trọng lượng hay cơ sở tính cước là giá trị của hàng hoá đó. Giá cước phụ thuộc vào: tính thường xuyên của việc vận chuyển, sự cạnh tranh giữa các hãng hàng không, loại hàng và khối lượng hàng hoá vận chuyển, giá trị hàng hoá, các yêu cầu về phương tiện xếp dỡ. Công thức tính cước của ALPHA EXPRESS: - Cước hàng không được tính trên trọng lượng tính cước thực tế, giá cước và phụ phí hàng không được áp dụng tuỳ theo từng hãng hàng không qui định. Trọng lượng tính cước (Chargeable weight) = Dài(cm) x rộng(cm) x cao(cm) 6000 Thực tế ở Việt Nam đơn vị tính được thể hiện bằng centimeter (cm) và trọng lượng được tính bằng kilogram (kg). Hay có thể quy đổi 1 m3 = 167 kg Nếu đơn vị tính cước là inch thì quy đổi 1 inch = 1,54 kgs Việc tính cước dựa vào số cân thực tế tại hải quan cửa khẩu xuất hàng hoặc người ta có thể dựa vào thể tích và qui đổi ra số cân tính cước. Nếu số cân thực tế của lô hàng cao hơn số cân qui đổi từ thể thích thì sẽ áp dụng tính cước theo số cân thực tế và ngược lại. 4.2. Các loại cước phí Bảng 3: Các loại cước phí Trọng Lượng Nấc cước – Tính theo giá trị VNĐ Vùng A Vùng B Vùng C Vùng D Vùng E Vùng F Vùng G Đến 50 Grs 8.000 9.500 9.500 10.000 10.000 11.000 11.500 Trên 50 Grs đến 100 Grs 8.000 12.000 12.000 13.000 14.000 16.000 16.500 Trên 100 Grs đến 250 Grs 10.000 16.500 16.500 19.000 20.000 21.000 23.000 Trên 250 Grs đến 500 Grs 12.500 23.000 23.000 25.500 26.500 28.000 30.500 Trên 500 Grs đến 1000 Grs 15.000 31.000 32.500 37.500 38.500 38.500 44.500 Trên 1000 Grs đến 1500 Grs 18.000 39.000 40.000 46.500 47.500 49.500 57.000 Trên 1500 Grs đến 2000 Grs 21.000 46.500 47.500 56.500 57.500 59.500 68.500 Mỗi 500 Grs tiếp theo 1.600 4.000 5.000 7.000 7.500 8.000 8.500 Các loại hàng hóa đặc biệt đi theo đường hàng không Cộng Cước - Các Loại máy ảnh, video camera - Cộng thêm 10% cước phí cho 2kgs đầu tiên. - Cộng thêm 2.000 đồng/kgs cho các Kgs tiếp theo. - Máy Laptop, NetBooks, Case Máy Tính, Thiết Bị cá nhân PDAs - Các loại máy điện tử, linh kiện điện tử, USB - Điện thoại di động, sim điện thoại - Đồng hồ điện tử, đồng hồ cơ - Các loại vacxin, đồ ăn tươi sống… *Ghi chú: - Bảng giá chưa bao gồm 17% PP xăng dầu và 10% VAT - Đối với tuyến huyện xã ngoài cước chính cộng thêm 20% phụ phí (vùng sâu, vùng xa), miễn phụ phí xăng dầu cho khu vực nội thành Hà Nội. - Đối với hàng hóa nhẹ mang tính chất cồng kềnh, cách quy đổi khối hàng nhanh được tính theo công thức sau: chiều dài (cm) x chiều rộng (cm) x chiều cao (cm) / 6000 Bảng 4: Giá chuyển phát nhanh phát trong ngày (hỏa tốc) Trọng Lượng Nấc cước – Tính theo giá trị VNĐ Nội Tỉnh Hải Phòng Bắc Ninh, Bắc Giang Đà Nẵng HCM Các vùng còn lại Đến 500 Grs 13.500 18.000 20.000 50.000 50.000 Xin vui lòng liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng công ty Alpha để được hướng dẫn và tư vấn. Đến 2000 Grs 30.000 50.000 50.000 55.000 55.000 Mỗi 500 Grs tiếp theo 2.000 4.500 5.000 10.000 10.000 Cộng phụ phí hỏa tốc 20.000 30.000 35.000 90.000 120.000 Chỉ tiêu thời gian Từ 2h - 4 h Từ 4h - 8h Từ 4h - 8h Nhận trước 12h phát trước 20h cùng ngày Nhận trước 8h phát trước 17h cùng ngày (Nguồn: Phòng Khai thác - tháng 4/2011) 4.3. Các loại chi phí khác Bên cạnh cước hàng không (bao gồm: giá cước và các phụ phí như: phí không vận đơn AWB, phí xăng dầu, phí chiến tranh, phí soi an ninh) người gửi hàng hoặc người nhận hàng có thể phải trả cho Alpha Express một số các chi phí phát sinh do người giao nhận cung cấp một số các dịch vụ tương ứng trên cơ sở yêu cầu của người gửi hàng hoặc người nhận hàng. Cụ thể như sau: - Chi phí đóng gói hàng: Kích thước: (40 x 40 x 40)cm => chi phí: 65.500VNĐ Kích thước: (50 x 50 x 50)cm => chi phí: 75.800VNĐ Kích thước: (60 x 60 x 60)cm => chi phí: 86.300VNĐ Kích thước: (70 x 70 x 70)cm => chi phí: 98.000VNĐ - 119.000VNĐ Kích thước: (80 x 80 x 80)cm => chi phí: 120.000VNĐ - 138.000VNĐ - Chi phí vận tải nội địa (thường từ địa điểm tập kết hàng đến sân bay và hoặc ngược lại); Tối thiểu là 65.500VNĐ hoặc 1.300VNĐ/kg. - Chi phí làm hồ sơ, giấy tờ, khai báo hải quan... Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ: 20.000VNĐ Phí làm thủ tục Hải quan: tối thiểu 43.500VNĐ hoặc 800 VNĐ/kg. - Chi phí lưu kho bãi Hai ngày đầu tiên: 215VNĐ/kg. Hai ngày tiếp theo: 4.350VNĐ/kg. Những ngày kế tiếp: 5.400VNĐ/kg. - Phí cân, đo hàng hoá tại sân bay - Phí sân bay; + Đối với hàng nhập khẩu: tối thiểu 64.500VNĐ/lô hàng hoặc 1.100VNĐ/kg (sau 12 tiếng tính từ thời điểm máy bay đến), 1.300VNĐ/kg (sau 9 tiếng tính từ thời điểm máy bay đến), 1.500VNĐ/kg (sau 6 tiếng tính từ thời điểm máy bay đến), USD 2.150VNĐ/kg (sau 3 tiếng tính từ thời điểm máy bay đến). + Đối với hàng xuất khẩu: tối thiểu là 6.500VNĐ/lô hàng hoặc 1.100VNĐ/kg. - Phí làm hàng tại sân bay: Tối thiểu là 32.200VNĐ/lô hàng hoặc USD 1.100VNĐ/kg. - Phí xếp dỡ hàng hoá. Kiện hàng dưới 100kg: tối thiểu là 32.200VNĐ/ lô hàng hoặc 6.500VNĐ/kiện hàng. Kiện hàng trên 100kg: tuỳ theo kích thước và trọng lượng thực tế mà chủ hàng có thể thoả thuận với người thực hiện công việc xếp dỡ. II. Quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không ở Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh ALPHA Việt Nam tại Hà Nội. 1. Hàng Xuất khẩu 1.1. Các bước tiến hành nghiệp vụ hàng xuất Khi nhận được thông tin về hàng chỉ định của Đại lý nước ngoài, nhân viên ALPHA EXPRESS liên hệ trực tiệp với nhà xuất khẩu (shipper), nhà cung ứng (supplier/vendor) để biết rõ chi tiết về hàng hoá, chuẩn bị cho việc vận chuyển, chẳng hạn như: khi nào hàng hoá chuẩn bị xong có thể xuất được, khối lượng cụ thể, kích cỡ...và yêu cầu người gửi hàng gửi cho người giao nhận chỉ thị làm hàng (shipping instruction). Cũng có thể người gửi hàng hoặc đại diện người gửi hàng chủ động liên hệ với ALPHA EXPRESS theo sự chỉ định trong hợp đồng mua bán hay trong tín dụng thư (L/C), lúc này ALPHA EXPRESS sẽ kiểm tra lại với đại lý của mình để xác nhận việc chuyên chở. Các nhân viên thị trường hoặc dịch vụ khách hàng bộ phận xuất cung cấp cho người gửi hàng những thông tin cần thiết như: lịch trình bay, (flight schedule), hãng hàng không sử dụng, ... Chi tiết này có thể do nhà nhập khẩu nước ngoài thoả thuận trước trong hợp đồng hoặc nhà nhập khẩu chọn. Hoặc do nhân viên thị trường giới thiệu tư vấn cho họ. Đây là công việc quan trọng đầu tiên khi quyết định xuất một lô hàng vì với tư cách người gom hàng và người giao nhận cho nhà xuất khẩu, ta phải chọn sao cho vừa hợp lý vừa giảm được cước phí vận chuyển, vừa rút ngắn thời gian vận chuyển mà vẫn đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt, đồng thời có lợi nhuận... Các phương án có thể chọn là: - Tuyến đường đi thẳng (Direct flight - non stop) - Tuyến đường qua một trung tâm chuyển tải (transit hub) của Đại lý giao nhận nước ngoài để tiếp tục vận chuyển theo phương thức gom hàng, hay hàng cần chuyển đến một nơi mà ta chưa có chuyến bay một nước cần phải qua một trạm trung chuyển. - Tuyến đường theo chuyến bay nối tiếp (connecting flight) của cùng một hãng hàng không (thường là để tiếp nhiên liệu). Căn cứ vào kết quả của việc lựa chọn tuyến đường, nhân viên thị trường phải tính toán đưa ra bản giá chào cho từng loại hàng với khối lượng cụ thể ở các mức cước cụ thể. Khi khách hàng thông báo đã làm hàng xong sẵn sàng cho việc vận chuyển, nhân viên thị trường có nhiệm vụ liên hệ với hãng hàng không đã được chọn để đặt chỗ trước (Booking space) theo ngày giờ quy định để xuất hàng. Đồng thời, yêu cầu người gửi hàng cung cấp thư chỉ dẫn (Letter of instruction), giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) nếu có yêu cầu, hoá đơn thương mại (Commercial invoice), danh mục đóng gói (Packing list), giấy phép XNK của Bộ thương mại, ... tất cả các chi tiết có liên quan đến lô hàng để có thể hoàn thành thủ tục khai báo và phát hành vận đơn. Sau đó nhân viên thị trường hoặc nhân viên phải chăm sóc khách hàng để chuyển toàn bộ những thông tin làm hàng cho bộ phận hiện trường để lên kế hoạch, chuẩn bị làm hàng hợp lý phù hợp với tính chất đặc điểm của lô hàng. Theo thời gian quy định người gửi hàng đưa hàng ra sân bay hoặc tổ giao nhận cử nhân viên đến tận nơi để lấy hàng rồi đem tập kết ở sân bay. Tại đó, bộ phận hiện trường sẽ thực hiện việc tiếp nhận hàng để chở (Acceptance for carriage), tổ chức bốc xếp, cân hàng dán nhãn, kiểm hải quan, kiểm văn hoá hoặc kiểm dịch động thực vật, nếu có... Cũng có khi đem hàng về kho đóng gói lại nếu cần thiết hoặc cho thêm đá khô vào hàng đông lạnh ... tuỳ theo tính chất lô hàng hay dịch vụ chọn gói đã chào cho khách mà bộ phận hiện trường có những bước thực hiện cụ thể. Trong thao tác này, nhiệm vụ của hiện trường rất quan trọng, đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn nhất định về làm hàng hàng không (Handling facilities) chỉ một sơ xuất nhỏ tại hiện trường có thể gây ra những hậu quả như: mất mát, thất lạc hàng hoá, chậm giao hàng cụ thể như: Đối với hàng đặc biệt như đồng đen, vàng, tín phiếu, hài cốt...phải dán nhãn hiệu đặc biệt, chú ý nơi đặt hàng. Đối với hàng dễ hư hỏng, như hàng tươi sống (Perishable goods), hàng rau quả, hàng đông lạnh,..phải có kỹ thuật và phương tiện chuyên dùng. Đối với hàng nguy hiểm (Dangerous goods) như hoá chất, súng đạn, chất nổ... phải có giấy chứng nhận được phép làm hàng nguy hiểm do IATA cung cấp. Đối với hàng dễ vỡ phải chèn lót cẩn thận. Đối với hàng động vật sống phải được nhốt trong chuồng thích hợp, chú ý việc đảm bảo điều kiện sống trong suốt quá trình vận chuyển. Ngoài ra, nhân viên làm công tác hiện trường còn phải nắm vững các mã sân bay, thành phố để việc chuyển tải được chính xác. Cũng cần phải chú ý đến việc xác định khối lượng hàng. Trong nhiều trường hợp, đối với những lô hàng bình thường thì khối lượng thực tế cả bì (gross weight) cũng là khối lượng tính cước (chargeble weight). Tuy nhiên với những loại hàng nhẹ cồng kềnh chiếm thể tích lớn thì phải tính giá cước theo khối lượng (volume). Bộ phận hiện trường thu xếp với cán bộ cân hàng của hãng hàng không để xác định trọng lượng của lô hàng. Khi hoàn tất việc cân hàng cán bộ cân hàng sẽ điền khối lượng thực tế của lô vào tờ phiếu cân hàng và ký xác nhận. Sau khi hàng đã được khai báo Hải quan (do người gửi hàng tự khai báo hay họ cũng có thể uỷ thác cho đại lý giao nhận làm thủ tục này), hoàn thành kiểm hoá và có xác nhận của Hải quan trên tờ khai hải quan thì bộ phận hiện trường cầm tờ khai này đến cửa khẩu sân bay Nội bài khâu xuất để thanh lý tờ khai, đóng dấu thực xuất lên tờ khai và tờ cân hàng. Bộ phận hiện trường gửi tờ cân hàng cho hãng hàng không để hãng hàng không lập vận đơn MAWB trên dó người gửi hàng là Alpha- Express còn người nhận là đại lý của Alpha- Express ở nước ngoài. Đồng thời chuẩn bị những chứng từ cần thiết gửi theo lô hàng (attach documents). Bộ phận hiện trường đến nhận MAWB tại hãng hàng không gồm 2 bản: 01 bản chính (Original) cho người gửi hàng và 1 bản copy. Căn cứ vào số liệu làm hàng thực tế và thư chỉ dẫn của khách hàng, bộ phận hiện trường tiến hành hoàn chỉnh vận đơn đại lý “HAWB” do Alpha- Express phát hành, trên đó người gửi hàng là nhà xuất khẩu Việt nam, người nhận hàng là nhà nhập khẩu nước ngoài và giao 1 bản cho người gửi hàng (nhà xuất khẩu). Một công việc hết sức quan trọng tại khâu hiện trường là dán nhãn lên các kiện hàng gửi đi. Có hai loại nhãn: nhãn của vận đơn chủ “MAWB” và nhãn của vận đơn đại lý “HAWB”. Trên mỗi nhãn thường có 3 mục: số vận đơn (nhãn của MAWB ghi số MAWB, nhãn của HAWB ghi số HAWB, số kiện của lô hàng, nơi đi, nơi đến. Trong lô hàng có bao nhiêu kiện thì phải dán bấy nhiêu nhãn. Nhân viên hàng không sẽ căn cứ vào số MAWB ghi trên nhãn để thu xếp việc gửi hàng chính xác. Để cho hàng hoá có thể được xuất đi, trên nhãn của MAWB phải có dấu của hải quan, chứng tỏ lô hàng đã làm xong thủ tục hải quan. Ngoài ra, còn có một số loại nhãn khác dùng cho hàng tươi sống, hàng nguy hiểm ... Khi hàng đã được gửi đi, bộ phận khách hàng khâu xuất lập tức viết pre-alert/pre-advice gửi cho đại lý ở nước ngoài để họ có thể theo dõi, tiếp nhận khi hàng đến, giao hàng cho khách kịp thời hạn chế lưu kho phát sinh. Đây là khâu đặc biệt quan trọng đối với hàng tươi sống, hàng mau hỏng, hàng có giá trị cao, hàng theo mùa, ... Nội dung của một pre-alert bao gồm số MAWB, số kiện, số cân tính cước trên MAWB, hình thức thanh toán cước, số hiệu chuyến bay, ngày giờ bay, .. Tiếp tục giám sát việc di chuyển lô hàng bao gồm việc chuyển tải, chuyển tiếp đến địa điểm cuối cùng để kịp thời giải quyết khi có sự cố xảy ra đối với lô hàng, trả lời cho khách những thông tin về tuyến đường vận chuyển của lô hàng. Cuối cùng nhân viên thị trường hoặc chăm sóc khách hàng gửi bằng chứng của việc giao hàng (Proof of Delivery) cho khách khi nhận được fax của đại lý nước ngoài thông báo người nhận đã nhận được hàng. Sau khi hoàn thành việc gửi hàng, bộ phận kế toán sẽ lập cost sheet cho lô hàng đó, cost sheet là bảng phản ánh toàn bộ chi phí, lợi nhuận cho việc vận chuyển lô hàng mang lại. Lợi nhuận chia cho các bên trên cơ sở đó, lập credit / debit Note, Balance, Statement of Account,...để tiến hành thanh toán với đại lý nước ngoài. 1.2. Chứng từ kèm theo hàng - Master AWB: là bộ vận đơn của hãng hàng không cấp cho người giao nhận, hoặc đại lý của họ, một bộ được gửi đi cùng hàng để làm cơ sở nhận biết của các khâu có liên quan. - House AWB: là bộ vận đơn người gom hàng cung cấp cho chủ hàng, một bộ được gửi theo hàng và chuyển đến người nhận hàng. - Invoice, Packing List, C/O, Visa....là các chứng từ của người bán hàng gửi theo hàng cho người mua hàng, đó cũng là căn cứ để hải quan kiểm tra và đối chiếu. - Tờ khai xuất khẩu: là bộ tờ khai mà chủ hàng khai báo tại cửa khẩu xuất. - Cargo Manifest: là chứng từ người giao nhận gửi cho đại lý của họ và hải quan cửa khẩu đến dùng để nhận biết các lô hàng. - Pre-alert: thường được gửi bằng mail cho đại lý giao nhận để thông báo về thực trạng lô hàng, trước khi hàng đến. - Credit / Debit Note: là hoá đơn, chứng từ gửi cho đại lý để thông báo cho họ biết về cước và các chi phí khác. 2. Hàng Nhập khẩu Làm hàng nhập qua phương thức vận chuyển hàng hoá bằng đường hàng không là một nghiệp vụ ngược vơí hàng xuất. Nếu hàng xuất là gom hàng (Consolidation shipment) do người giao nhận đứng ra thay mặt chủ hàng, với tư cách là ngưòi gửi hàng đăng ký với hãng hàng không để vận chuyển đến nơi yêu cầu thì đại lý làm hàng nhập là người chia lẻ (Break bulk Agent), làm thủ tục nhập, báo cho khách hoặc giao hàng đến tận nơi cho khách nếu khách yêu cầu. Trên cơ sở uỷ thác của nhà nhập khẩu, người giao nhận sẽ thực hiện các dịch vụ của mình với hai phương thức giao nhận hàng như sau: 2.1. Airport to Airport. 2.1.1. Các bước tiến hành - Khi nhận được pre-alert bằng fax từ đại lý nước ngoài thông báo trước về lô hàng sắp được nhập kèm chứng từ bằng fax, dịch vụ Chăm sóc khách hàng bộ phận nhập sẽ thông báo cho khách hàng để họ chuẩn bị các thủ tục nhập hàng và theo dõi sự di chuyển của lô hàng đó. - Khi hàng về đến sân bay Nội bài, bộ phận Chăm sóc khách hàng của phòng hàng nhập liên hệ với phòng hàng nhập của các hãng hàng không (hiện nay do Xí nghiệp Thương mại mặt đất Nội bài làm tổng đại lý cho các hãng hàng không khai thác ở Hà Nội) để nhận chứng từ hàng nhập. Chứng từ hàng nhập bao gồm: không vận đơn (AWB), bộ chứng từ hàng hoá. Đối chiếu bộ chứng từ hàng nhập với Pre-alert, nếu phát hiện sai sót hoặc hàng chưa đến như đã thông báo, thì phải báo ngay cho đại lý gửi hàng ở nước ngoài biết để xử lý kịp thời nhằm bảo vệ quyền lợi của người nhận hàng tránh các chi phí phát sinh và hơn thế nữa là bảo vệ uy tín của công ty, tránh các tranh chấp nảy sinh sau này. - Đối với hàng nhập người gửi hàng trên MAWB là đại lý của Alpha- Express Hà Nội ở nước ngoài, người nhận là Alpha- Express Hà Nội. Trên HAWB mới thể hiện tên chủ hàng thực sự. - Dựạ theo tên, địa chỉ của người nhận trên HAWB, Chăm sóc khách hàng bộ phận nhập gửi thông báo hàng đến (Arrival notice ) cho người nhận hàng trong đó phải ghi rõ chi tiết lô hàng, số vận đơn, số kiện, trọng lượng. - Lưu ý phương thức thanh toán cước cho lô hàng. Nếu là cước thu sau “Collect” phải ghi rõ số tiền cần thanh toán là bao nhiêu. - Làm giấy uỷ quyền và giao vận đơn và bộ chứng từ hàng hoá cho khách hàng, thu tiền nếu là cước thu sau. - Chăm sóc khách hàng thông báo cho đạI lý tình hình giao hàng cho khách hàng (Proò ò Delivery) và đóng hồ sơ (close file). 2.1.2. Chứng từ gửi cùng hàng nhập - Pre-alert: là cảnh báo mà người giao nhận thường nhận được từ đại lý của mình trước khi hàng đến, thông báo về thực trạng lô hàng. - Master AWB: là bộ vận đơn của hãng hàng không cấp cho người giao nhận, hoặc đại lý của họ, một bộ được gửi đi cùng hàng để làm cơ sở nhận biết của các khâu có liên quan. - House AWB: là bộ vận đơn người gom hàng cung cấp cho chủ hàng, một bộ được gửi theo hàng và chuyển đến người nhận hàng. - Chứng từ hàng như Invoice, Packing list, C/O....là chứng được người xuất khẩu chuẩn bị gửi theo hàng cho người nhập khẩu, và cũng để cho cơ quan hải quan theo dõi, kiểm tra. - Cargo Manifest: là chứng từ người giao nhận gửi cho đại lý của họ và hải quan cửa khẩu đến dùng để nhận biết các lô hàng. 2.2. Door to Door: 2.2.1. Các bước tiến hành - Các bước đầu tương tự như phương thức hàng nhập "airport to airport", chỉ khác thay vì giao toàn bộ vận đơn, chứng từ hàng hoá, giấy uỷ quyền cho khách thì chăm sóc khách hàng liên hệ với khách hàng để có được công văn xin nhập hàng (bắt buộc chủ hàng phải đứng tên), giấy uỷ quyền chỉ định Alpha- Express Hà Nội thay mặt họ làm giấy phép và thủ tục nhập hàng. - Sau khi đã có những giấy tờ cần thiết Chăm sóc khách hàng hoặc Hiện trường bộ phận nhập sẽ nhanh chóng tiến hành liên hệ với cơ quan chức năng để xin giấy phép nhập khẩu lô hàng. - Giấy phép nhập khẩu hiện nay thường có hai loại: + Giấy phép nhập khẩu do Bộ Công thương cấp đối với hàng nhập theo dạng hàng mậu dịch (phải có hợp đồng xuất nhập khẩu, thư xin mở L/C). + Giấy phép nhập khẩu do cơ quan Hải quan cấp đối với hàng nhập theo dạng hàng phi mậu dịch (quà biếu, hàng mẫu, hàng triển lãm); nếu là các Văn phòng Đại diện thì phải xin giấy phép tại Cục Hải quan thành phố Hà Nội; các dạng công ty khác tại Hải quan cửa khẩu Nội bài. Mang vận đơn, giấy uỷ quyền đến phòng hàng nhập của trạm hàng hoá sân bay quốc tế Nội Bài làm thủ tục, nộp phí kho bãi, đóng tiền lưu kho (nếu có), lấy phiếu xuất kho và vào kho lấy hàng. Sau khi đã lấy hàng ra khỏi kho, bộ phận Hiện trường hàng nhập khẩu liên hệ với Hải quan cửa khẩu Nội bài để đăng kí tờ khai (ba bản) và xin kiểm hoá. Việc đăng kí này cũng tiến hành theo hai cơ chế: hàng mậu dịch và phi mậu dịch nhằm hợp pháp hoá hàng nhập và xác định mức độ nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước: Đối với hàng mậu dịch: theo biểu thuế của nhà nước qui định. Đối với hàng phi mậu dịch: căn cứ vào loại hàng để áp dụng các mức thuế khác nhau, cụ thể là: + Hàng ngoại giao: có thể được hưởng qui chế miễn trừ + Hàng hội chợ triển lãm: phải có thêm thủ tục tạm nhập tái xuất. + Hàng hành lý cá nhân hoặc hàng của các cơ quan, đơn vị kinh doanh: theo biểu thuế qui định cho từng loại hàng. Mời Hải quan kiểm hoá hoặc đem vào đội kiểm tra hành lí cá nhân (đối với hàng cá nhân). Sau khi đối chiếu hàng thực tế với sự khai báo trên tờ khai hải quan, Hải quan kiểm hoá sẽ đóng dấu xác nhận hàng đã kiểm tra và đưa tờ khai này qua đội thuế để tính thuế nhập khẩu. Khi thủ tục nộp thuế hoàn thành, người giao nhận giữ lại một bản chấm dứt quá trình nhận hàng tại sân bay. Hiện trường bộ phận nhập tiến hành lo phương tiện để giao lô hàng đến tận nơi cho khách. Khách ký nhận và hoàn trả cho người giao nhận phí dịch vụ, các khoản phí liên quan khác mà người giao nhận đã ứng trước như thuế, lưu kho... Chăm sóc khách hàng tình hình giao hàng (POD) và đóng “file”. Hiện nay, dịch vụ "Door to Door" rất phổ biến, đem lại lợi ích cho cả chủ hàng lẫn người giao nhận. Chủ hàng không phải mất thời gian đi nhận mà lại được nhận hàng nhanh chóng do người giao nhận đã thông thạo mọi thao tác trong nghiệp vụ giao nhận hàng và các thủ tục cần thiết liên quan. Ngược lại, người giao nhận cũng được hưởng một khoản lợi nhuận đáng kể từ hoạt động dịch vụ này. 2.2.2. Chứng từ liên quan - AWB - Giấy uỷ quyền cho Alpha- Express Hà nội - Tờ khai hàng nhập khẩu - Giấy phép nhập khẩu. III. Đánh giá chung về hoạt động của Công ty TNHH Vận tải và Giao nhận nhanh Alpha Việt Nam tại Hà Nội 1. Những mặt ưu điểm Trong cơ chế thị trường Alpha Express đảm nhận rất nhiều các dịch vụ giao nhận trong nước và ngay từ những năm đó, Công ty đã là đại lý cho rất nhiều hãng ở nước ngoài. Hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu là hoạt động kinh doanh chính của Công ty. Do đó ALPHA EXPRESS đã có một bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa nói chung và giao nhận hàng không nói riêng. Những lợi thế của Công ty: - Cơ sở vật kỹ thuật của Công ty rất hiện đại, có thể nói là tương đương với những hãng giao nhận lớn trên thế giới. - Đội ngũ cán bộ lành nghề, có nhiều kinh nghiệm. - Có mối quan hệ rất tốt với các nhà đương cục hải quan, thuế, kiểm định…) và các hãng vận tải. - Có rất nhiều đối tác lâu năm, trụ sở chính đặt trong thành phố Hồ Chí Minh, chi nhánh tại Hà Nội. Có thể nói với bề dày kinh nghiệm của mình ALPHA EXPRESS luôn đang là số các Công ty đứng đầu trong ngành giao nhận vận tải. Trong những năm qua ALPHA EXPRESS đã không ngừng cải tiến, đăc biệt trong lĩnh vực đào tạo một đội ngũ nhân viên mang tính chuyên nghiệp cao, am hiểu trong lĩnh vực giao nhận vận tải. Ngoài ra, ALPHA EXPRESS không ngừng mở rộng hệ thống đại lý của mình trên toàn thế giới, chính là đã mang lại cho ALPHA EXPRESS một mạng lưới giao nhận tương đối hoàn chỉnh. 2. Những vấn đề còn hạn chế và nguyên nhân Bên cạnh những lợi thế có được, Alpha Express cũng có những hạn chế riêng, như là: Hạn chế về tiềm lực tài chính, hạn chế về tiềm lực nhân lực được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp,..... hầu hết các Công ty nước ngoài và liên doanh đều có lợi thế hơn hẳn so với ALPHA EXPRESS cũng như so với các Công ty Nhà nước khác, khả năng cạnh tranh của họ rất cao. Đó có thể là do một số nguyên nhân sau: - Họ có thế mạnh về tiềm lực tài chính, do đó họ có thể đầu tư hiện đại toàn bộ các trang thiết bị, cơ sở vật chất… nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận. - Với một lượng đại lý và chi nhánh dày đặc trên khắp thế giới, họ có thể thâu tóm mọi nguồn hàng lớn mà không phải mất thời gian tìm kiếm và Marketing. - Họ nắm trong tay những chuyên gia giỏi nghiệp vụ cấp quốc gia, kinh nghiệm lâu năm…và điều đặc biệt họ có uy tín rất lớn trong lĩnh vực giao nhận trên thị trường, họ luôn đưa ra những chiến lược và giải pháp kinh doanh phù hợp với tình hình thị trường, giá cước hợp lý…nên họ đã thu được khá nhiều khách hàng ở mọi nơi trên thế giới. Chính vì những lý do trên, cho dù hoạt động trong lĩnh vực giao nhận nhưng chưa có Công ty nào của Việt Nam đủ sức để trở thành một hãng giao nhận hàng hoá quốc tế đích thực. Để có thể tồn tại và phát triển, hầu hết các Công ty gi