Đề tài Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Hoá Dầu Petrolimex

đại lý trên địa bàn kinh doanh của mình. 2.1.2.5. Một số kết quả đạt được trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Hoá Dầu . Công ty được chuyển giao một đội ngũ cán bộ có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu vừa có thực tế hoạt động trong nền kinh tế thị trường vốn nhiều yêu cầu khắt khe, lại được kế tục một cơ sở vật chất tương đối thuận lợi của Petrolimex, PLC đã trở thành một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả nhất của Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam. Công ty đã thực hiện nhiều chính sách về lao động, tiếp thị, dịch vụ kỹ thuật, quản lý chất lượng để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, gắn quyền lợi của khách hàng với quyền lợi của Công ty. mặt khác Công ty cúng đã đưa ra chương trình kiểm soát lưu thông tiền hàng, thu hồi công nợ cũng như có những phương thức phục vụ phù hợp với từng đối tượng khách hàng. Đặc biệt với đầu tư cơ sở kỹ thuật, nhân tài, vật lực vào những công tác dịch vụ kỹ thuật trước, trong và sau bán hàng, công tác nghiên cứu và tổ chức sản xuất sản phẩm mới đã được khách hàng đánh giá cao, tạo điều kiện cho Công ty giữ được mối quan hệ ngày càng chặt chẽ với khách hàng. Với những nỗ lực đó, trong 2 năm 2002 và 2003 Công ty đã đạt được những kết quả sau: Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003 1. Tổng doanh thu Tr. đ 596.071.532 649.328.128 2. Năng lực bán các mặt hàng: - Dầu mỡ nhờn - Nhựa đường - Hoá chất Tấn 24.116 65.273 14.364 25.223 68.112 14.987 3. Tổng kim nghạch xuất khẩu Tr. đ 15.548.761 4. Lợi nhuận gộp Tr.đ 93.639.303 95.493.248 5. Tổng lợi nhuận trước thuế Tr.đ 10.349.698 11.299.130 6. Thuế thu nhập nộp NSNN Tr.đ 3.229.245 3.611.369 7. Tổng lợi nhuận sau thuế Tr.đ 7.120.453 7.678.761 8. Tổng số cán bộ CNV Người 574 574 9. Thu nhập bình quân đ/tháng 1.722.000 1.855.000 2.1.3.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty 2.1.3.1.Hình thức tổ chức công tác kế toán: Với đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty có các chi nhánh trực thuộc tại các thành phố lớn trong cả nước, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức nửa tập trung, nửa phân tán. Các kho, cửa hàng trực thuộc hạch toán báo sổ. Các chi nhánh là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, có trách nhiệm tổ chức công tác bán hàng theo kế hoạch của Công ty, dự trữ tồn kho ở mức quy định, được cho khách hàng nợ theo mức khống chế tối đa. Tại các chi nhánh đều có phòng kế toán thực hiện công tác kế toán phát sinh tại đó và lập báo cáo kế toán về Công ty để tổng hợp. Phòng kế toán của Công ty thực hiện công tác kế toán phát sinh tại văn phòng Công ty, kiểm tra báo cáo kế toán của các chi nhánh, tổng hợp báo cáo kế toán toàn Công ty để báo cáo lên Tổng công ty và các cơ quan Nhà nước. 2.1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán. Sơ đồ 10: Bộ máy kế toán văn phòng Công ty Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán bán hàng Kế toán tiền mặt Kế toán tổng hợp toàn Công ty Kế toán Ngân Hàng Kế toán tổng hợp khối văn phòng Phòng kế toán xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội Phòng kế toán chi nhánh hoá dầu Hải Phòng Phòng kế toán chi nhánh hoá dầu Đà Nẵng Phòng kế toán chi nhánh hoá dầu TP Hồ Chí Minh Phòng kế toán chi nhánh hoá dầu Cần Thơ . Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung trước Giám đốc về công tác kế toán – tài chính của Công ty, trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo, điều hành về tài chính, tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước, của ngành về công tác kế toán, bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng công ty, giao kế hoạch tài chính cho các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc, tham gia ký kết và kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế, và phân tích hoạt động kinh tế toàn Công ty. . Phó phòng kế toán: Thay mặt kế toán trưởng điều hành các công táphải thanh toán với ngân sách, xác định kết quả kinh doanh, kiểm tra và tổng hợp các báo cáo kế toán toàn Công ty. .Kế toán tổng hợp: ..Kế toán tổng hợp khối văn phòng: Kiểm tra, kiểm soát phần hành công tác kế toán của các bộ phận. Hàng tháng trên cơ sở nhật ký chứng từ của các phần hành công việc lên sổ cái. Trong tháng tính số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, thuế GTGT đầu ra phải nộp, trên cơ sở đó lập tờ khai thuế hàng tháng, kết chuyển các chi phí liên quan sang TK 911. Cuối quý lên quyết toán văn phòng. ..Kế toán tổng hợp toàn Công ty: Có nhiệm vụ kiểm soát toàn bộ quá trình lưu thông hàng hoá từ khâu mua vào đến khâu bán ra dựa trên cơ sở các phiếu nhập kho, xuất kho, các chứng từ vận chuyển. Kiểm tra tổng hợp quyết toán các đơn vị gửi về, sau đó tổng hợp toàn Công ty. .Kế toán tiền mặt: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ thu, chi trước khi làm thủ tục thanh toán và lưu trữ. Lưu trữ các chứng từ thu, chi tiền mặt theo đúng chế độ quy định. Theo dõi đôn đốc thu hồi các khoản công nợ, tạm ứng theo nhiệm vụ phân công, kiểm tra đối chiếu và ký sổ quỹ theo đúng chế độ Nhà nước quy định. Hàng tháng cùng với thủ quỹ kiểm kê tiền mặt vào ngày cuối cùng của tháng. Lập các sổ tổng hợp và sổ chi tiết để theo dõi các khoản tạm ứng. .Kế toán bán hàng: Viết hoá đơn bán hàng, mở sổ tổng hợp và chi tiết theo dõi công nợ của từng khách hàng. .Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm mở L/C để thanh toán với người bán. theo dõi công nợ nội bộ Công ty về hàng hoá. Lên nhu cầu thanh toán cả VND và USD trong tháng, xác định thời gian thanh toán và số lượng tiền cần thanh toán theo từng L/C, từng hoá đơn. Lên kế hoạch khả năng thanh toán: Nếu khoản công nợ của khách hàng lớn thì cần phải lên kế hoạch thu hồi công nợ, nếu thiếu khả năng thanh toán thì cần phải lên phương án vay ngân hàng. .Phòng kế toán các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc: Hạch toán phụ thuộc, có trách nhiệm tổ chức bán hàng theo kế hoạch của Công ty, thực hiện công tác kế toán phát sinh tại đó và lập báo cáo gửi về công ty để tổng hợp. Công ty đã áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán nên đã giảm thiểu được khối lượng công việc làm tay, số liệu kế toán được phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác. Hệ thông chứng từ của Công ty vẫn theo mẫu của tổng cục thống kê và Nhà nước quy định. Công ty đã thiết lập mạng lưới vi tính cục bộ tại văn phòng Công ty và tại các chi nhánh xí nghiệp trực thuộc. Hệ thống phần mềm gồm: Hệ thống điều hành máy tính cá nhân; MS-DOS Hệ thống điều hành mạng cục bộ : Novell netware Hệ thống phần mềm quản trị dữ liệu Foxpro Hệ thống phần mềm kế toán Hệ thống vi tính nối mạng có tên Petrolimex Infomatics System, do phòng tin học của Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam lập và sử dụng trong toàn ngành. Nguyên tắc chung: Sử dụng chứng từ đầu vào là các chứng từ đã được phân loại, mã hoá, mạng vi tính sẽ tự động xử lý các số liệu trên chứng từ chạy theo chương trình kế toán đã lập sẵn, vào các số liệu cho tất cả các bảng kê, bảng phân bổ, sổ sách kế toán. Các chứng từ chưa đủ điều kiện cần thiết thì lập phiếu kế toán để vào máy. Trách nhiệm của kế toán là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, lập chứng từ ban đầu theo đúng chế độ ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ theo đúng quy định. Lập các phiếu kế toán để định rõ phườn pháp ghi sổ của từng nghiệp vụ, kiểm tra tính chính xác của các số liệu, định khoản, hạch toán kế toán, bảo quản, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định, tham gia phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, kiểm toán nội bộ 2.1.3.3.Phương pháp kế toán áp dụng tại Công ty: Với đặc điểm chủng loại hàng hoá của Công ty khá đa dạng, các hoạt động xuất- nhập hàng hoá thường xuyên, liên tục nên Công ty đã áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên. Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo giá thực tế. 2.1.3.4.Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty: Do đặc điểm của Công ty là quy mô lớn, các chi nhánh phân tán xa nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều nên Công ty dã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ. Theo hình thức ghi sổ này, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Hệ thống sổ kế toán (bắt buộc trong toàn ngành): Nhật ký chứng từ kế toán, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Các loại sổ kế toán như: + Nhật ký chứng từ số 1,2,3,4,5..,10 + Bảng kê số 1,2,3,5,6,8,9,10,11 + Thẻ TSCĐ + Thẻ kho hàng hoá + Báo cáo nhập –xuất- tồn hàng hoá + Báo cáo tiêu thụ…. Sơ đồ 11:Trình tự ghi sổ kế toán theo sơ đồ hình thức Nhật ký chứng từ: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày :Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra 2.2. Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Hoá Dầu Petrolimex: 2.2.1. Đặc điểm hàng hoá của Công ty: Đặc điểm kinh doanh của Công ty Hoá Dầu là vừa kinh doanh vừa sản xuất (có hai cơ sở thực hiện sản xuất pha chế dầu mỡ nhờn là chi nhánh Hoá dầu Hải Phòng và chi nhánh Hoá Dầu TP Hồ Chí Minh). Nhưng về cơ bản các sản phẩm tiêu thụ của Công ty vẫn là hàng hoá mua từ bên ngoài, vì vậy có thể gọi sản phẩm của Công ty là hàng hoá. Hàng hoá của Công ty có đặc điểm: - Được nhập từ hai nguồn: Trong nước và nước ngoài. - Có tính chất lý hoá học phức tạp từ quy trình sản xuất đến bảo quản. - Đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, mức thuế suất GTGT khi bán hàng hoá là 10%. - Riêng đối với hàng của ELF thì PLC là đại diện độc quyền tại Việt Nam dầu nhờn hàng hải của ELF. Sản phẩm cua Công ty chủ yếu là nguyên liệu đầu vào cho hầu hết các nghành công nghiệp. Do đó nó là mặt hàng cần thiết cho sự phát triển kinh tế. Sản phẩm dầu mỡ nhờn của Công ty cũng như hoá chất có đặc điểm là rất “nhạy cảm” với sự thay đổi của môi trường, chúng là những mặt hàng dễ bị thay đổi phẩm chất nếu không bảo quản đúng phương pháp. Chính từ những đặc điểm này mà đòi hỏi quy trình nhập khẩu phương tiện tồn chứa, loại hình và phương tiện vận tải, kỹ thuật bảo quản và sử dụng phải được nghiên cứu tính toán kỹ lưỡng và phải có giải pháp về kỹ thuật, tổ chức quản lý trongquá trình hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó thì trong các loại hình sản phẩm này thì có một số chất gây độc hại cho con người, ảnh hưởng tới sức khoẻ người lao động. Chính vì vậy mà Công ty phải đảm bảo phòng ngừa và có chế độ bảo hộ lao động đối với người lao động, đồng thời thực hiện theo đúng quy trình lao động và an toàn lao động một cách nghiêm túc. 2.2.2.Kế toán bán hàng: 2.2.2.1. Các phương thức bán hàng mà Công ty áp dụng: * Các phương thức bán hàng: Văn phòng Công ty cũng được coi là một bộ phận tiến hành hoạt động kinh doanh, ngoài việc điều động hàng hoá cho các chi nhánh, xí nghiệp thì cũng tổ chức bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của khối văn phòng toàn Công ty. Hoạt động trong nền kinh tế thị trường với nhiều khó khăn và thách thức, để đạt được mục đích tối đa hoá lợi nhuận, Công ty đã tìm ra được biện pháp đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá, đó là “đa phương thức” bán. Có thể khái quát các phương thức bán hàng theo sơ đồ sau: Sơ đồ 12: Các phương thức bán hàng của Công ty Hoá dầu Các phương thức bán hàng của Công ty Hoá dầu Xuất từ tổng đại lý này sang tổng ĐL kia Xuất thẳng từ cảng nhập Xuất từ kho CN, XN Xuất tại kho VP công ty Xuất thẳng cho khách hàng tại cảng nhập Xuất từ kho các tổng đại lý Xuất từ kho chi nhánh, XN trực thuộc Xuất hàng tại kho VP Công ty Các tổng đại lý trực thuộc Petrolimex Các tổng đại lý ngoài Ptrolimex Việt Nam Tại 2 cửa hàng Bán lẻ Bán buôn Bán qua các đại lý Bán hàng trực tiếp 1/ Bán buôn: Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn hàng hoá của Công ty là các hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng. Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng của khách hàng phải ghi rõ các yếu tố: tên đơn vị mua, đơn giá, quy cách, phẩm chất hàng hoá, số lượng hàng hoá và trị giá hợp đồng, địa điểm giao hàng và thời hạn thanh toán…Đây là những điểm chủ yếu nhất mà mỗi đơn đặt hàng hay mỗi hợp đồng phải có, căn cứ vào đó để bên bán giao hàng hoặc khi có tranh chấp sẽ dễ dàng giải quyết. Việc bán hàng theo đơn đặt hàng hoặc ký kết hợp đồng là một điểm mạnh trong hoạt động bán hàng của Công ty, nó tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Bên cạnh đó, Công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua, bán hàng tạo thuận lợi cho công tác kinh doanh của Công ty. Để quản lý vốn hàng hoá chặt chẽ, phương thức bán buôn chủ yếu Công ty áp dụng là phương thức bán buôn trực tiếp qua kho và một số ít bán buôn vận chuyển thẳng mà người mua nhận hàng ngay tại cảng đầu mối nhập. Bán buôn tại Văn phòng Công ty bao gồm bốn hình thức: a.Bán buôn qua kho tại Văn phòng Công ty: Công ty Hoá Dầu có kho hàng tại 43D – Trường Trinh (quy mo nhỏ, mức dự trữ khoảng 30 tấn hàng). Đối tượng mua chủ yếu là khách hàng ở Hà Nội có nhu cầu không lớn, mỗi lần giao hàng ít hơn hoặc bằng 1,5 tấn. Căn cứ vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã thoả thuận, đến ngày giao hàng, kế toán bán hàng của Công ty viết hoá đơn GTGT và lệnh giao hàng và xuất hàng tại kho này. Hoá đơn GTGT là mẫu hoá đơn tự in phát hành theo công văn số4663 TCT/AC ngày 7/121998 của Tổng Cục Thuế. Đây là hoá đơn đặc thù của Công ty, được lập tại Văn phòng và viết ba liên: liên 1 lưu ở sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng mua hàng, liên 3 giao cho bộ phận kho lưu làm thủ tục xuất hàng. Cuối ngày liên 3 phải nộp lên phòng kế toán Công ty kèm theo Bảng kê để kế toán bán hàng hạch toán. b.Bán buôn qua kho tại chi nhánh, xí nghiệp. Đối tượng mua thường là khách hàng có nhu cầu lớn, mỗi lần giao lớn hơn hoặc bằng 2 tấn. Phòng kinh doanh của Công ty sẽ lập lệnh giao hàng sang chi nhánh xí nghiệp trực thuộc. Căn cứ vào lệnh này chi nhánh xí nghiệp trực thuộc viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để báo nợ Công ty theo giá hạch toán nhập kho, đồng thời viết hoá đơn GTGT và lập thành ba liên: một liên giao cho khách hàng, một liên lưu ở sổ gốc, một liên dùng để hạc toán. c.Bán buôn qua kho tổng đại lý: Để tạo điều kiện cho khách hàng và tránh chi phí vận chuyển chồng chéo không cần thiết và lãng phí, Công ty có quy định cho toàn thể hệ thống các công ty xăng dầu, vật tư tổng hợp trực thuộc Petrolimex Việt Nam làm tổng đại lý cho Công ty Hoá Dầu trong phạm vi cả nước. Trường hợp khách hàng nhận hàng tại Lạng Sơn hay Nghệ An nhưng muốn văn phòng Công ty bán hàng thì phải căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, đến thời điểm giao hàng thì kế toán bán hàng tại Công ty viết hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ghi rõ nhận hàng tại Công ty vật tư tổng hợp tỉnh Lạng Sơn hay Nghệ An, kèm theo lệnh điều động hàng hoá và khách hàng đến địa điểm trên nhận hàng. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được lập làm bốn liên: một liên giao cho khách hàng, một liên lưu lại, một liên để hạch toán, một liên chuyển cho tổng đại lý làm cơ sở cho việc ghi nhận giảm số hàng gửi đại lý của Văn phòng Công ty, đồng thời văn phòng Công ty sẽ hạch toán đầy đủ doanh thu, công nợ và ghi giảm tồn kho tương ứng gửi tại các tổng đại lý trên. d.Bán buôn cho khách hàng ngay tại các cảng nhập: Phương thức này thường được áp dụng cho một số khách hàng mua với số lượng lớn và thực tế nó rất hiệu quả, tiết kiệm được chi phí tồn kho, di chuyển, bốc dỡ, hoa hụt…Khi khách hàng có nhu cầu, sau khi hàng làm thủ tục hải quan tại cảng nhập, công ty sẽ thuê phương tiện vận tải chuyển thẳng tới kho của khách hàng mà không qua kho của chi nhánh nơi nhập hàng. Toàn bộ số hàng đó coi như được nhập kho của chi nhánh nơi nhập hàng và căn cứ vào hoá đơn bán hàng của Công ty giao cho khách hàng, chi nhánh này viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kế toán tiến hành hạch toán. 2/ Bán lẻ: Việc bán lẻ các sản phẩm dầu nhờn, nhựa đường, hoá chất được thực hiện tại hai cửa hàng: - Cửa hàng bán lẻ dầu mỡ nhờn số 1 Khâm Thiên. - Cửa hàng bán lẻ 43D Trường Chinh. Tại các cửa hàng bán lẻ của Công ty khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng vẫn lập hoá đơn bán hàng thành ba liên: một liên giao cho khách hàng, một liên lưu tại cửa hàng, một liên kèm theo giấy nộp tiền và định kỳ gửi lên phòng kế toán Công ty để hạch toán. Tuy doanh số bán lẻ không lớn lắm so với bán buôn và bán qua đại lý nhưng nó cũng góp phần nâng cao doanh số tiêu thụ của khối văn phòng Công ty và chủ yếu thông qua các cửa hàng bán lẻ để quảng cáo, để giới thiệu sản phẩm của Công ty. 3/ Bán qua tổng đại lý: Do đặc điểm vai trò của ngành xăng dầu nên hoạt động gửi bán chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số doanh thu tiêu thụ bán hàng của văn phòng Công ty. Các Công ty xăng dầu và Công ty tư tỉnh làm tổng đại lý cho văn phòng Công ty phải bán hàng theo giá mà Công ty quy định, hưởng hoa hồng trên doanh số bán ra. Để điều hành cho các tổng đại lý sao cho phù hợp, Công ty phải dựa trên kế hoạch quý, năm do các tổng đại lý lập. Hàng tháng, các tổng đại lý vẫn phải lập đơn đặt hàng tháng sau, căn cứ vào đó phòng kinh doanh cân đối lượng hàng hoá, lập lệnh điều động từ các kho của Công ty hoặc chi nhánh tới tổng đại lý. Tuy nhiên, việc điều hành hàng còn căn cứ vào tồn kho của các tổng đại lý và khả năng bán hàng trong tháng. Công ty quy định các tổng đại lý chỉ được phép tồn kho đủ bán trong 20 ngày. Để tránh tình trạng chiếm dụng vốn, Công ty quy định việc thanh toán tiền hàng được thực hiện theo kế hoạch một tháng thanh toán hai lần cào ngày 10 và 20 hàng tháng. Kết thúc tháng, các tổng đại lý phải báo cáo chi tiết số hàng đã bán được và số hàng tồn kho còn lại của Công ty. * Bán hàng gửi đại lý có bốn trường hợp sau: a. Xuất qua kho văn phòng gửi các tổng đại lý: Thông thường khi các tổng đại lý có nhu cầu ít hoặc đột xuất thì Công ty điều động từ kho văn phòng 43D – Trường Chinh cho các tổng đại lý. Căn cứ vào nhu cầu điều động hàng hoá mà văn phòng Công ty viết hoá đơn GTGT. Về tổng thể, tồn kho hàng hoá tại văn phòng Công ty không đổi mà chỉ thay đổi địa điểm tồn kho. b.Xuất kho qua chi nhánh, xí nghiệp gửi các tổng đại lý: căn cứ vào kế hoạch điều hàng của Công ty (lệnh điều động) chi nhánh, xí nghiệp dầu nhờn lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ làm bốn liên: một liên chuyển lên văn phòng Công ty hạch toán theo giá hạch toán nhập kho, một liên chuyển lên cho tổng đại lý qua người vận chuyển, một liên lưu lại và một liên kế toán bán hàng dùng để hạch toán giảm tồn kho chi nhánh, xí nghiệp. c.Xuất gửi đại lý ngay tại cảng nhập: Căn cứ vào kế hoạch và lệnh điều động hàng hoá của Công ty, các chi nhánh đầu mối nhập khẩu làm thủ tục viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ làm bốn liên giống như trường hợp trên, nghĩa là chi nhánh đầu mối nhập khẩu vẫn phải làm thủ tục coi như nhập kho hàng hoá và xuất kho chuyển thẳng theo lệnh điều động của Công ty nhưng thực tế đường đi của hàng hoá lại đi trực tiếp từ cảng tới các tổng đại lý của Văn phòng Công ty. d. Điều hàng từ tổng đại lý này sang tổng đại lý kia: Trường hợp này xảy ra rất ít, nhưng thực tế vẫn có bởi vì trong cân đối hàng hoá không thể lường trước được nhu cầu của thị trường. Khi tổng đại lý hết chân hàng phải xử lý nhanh, điều động gấp hàng từ các tổng đại lý gần nhất hoặc điều động hàng ở những tổng đại lý tồn kho mặt hàng này lớn, nhu cầu tiêu thụ ít sang tổng đại lý thiếu hàng để đảm bảo cân đối tồn kho và đạt hiệu quả trong kinh doanh. Khi nhận được bảng thanh toán hàng gửi bán cho các tổng đại lý gửi đến, kế toán bán hàng lập hoá đơn bán hàng thành ba liên: một liên hạch toán hàng đã bán, một liên lưu lại, một liên giao cho tổng đại lý làm cơ sở cho việc ghi giảm hàng tồn kho hàng gửi bán của văn phòng Công ty. * Các phương thức thanh toán mà Công ty áp dụng: Để cạnh tranh với các hãng dầu nhờn nổi tiếng khác cũng như để đạt được lợi nhuận tối đa, Công ty Hoá Dầu đã áp dụng các phương thức thanh toán rất đa dạng, phong phú và linh hoạt, phụ thuộc vào sự thoả thuận của các bên trong hợp đồng đã ký kết, bao gồm: tiền mặt, ngân phiếu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, điện chuyển tiền… Việc thanh toán có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm, Công ty luôn tạo điêug kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán, đồng thời bảo đảm không gây thiệt hại cho Công ty mình. Trong hợp đồng kinh tế Công ty luôn xác định rõ thời hạn thanh toán (tối đa là ba tháng), nếu vượt quá thời hạn thoả thuận , Công ty sẽ tính lãi vượt mức theo lãi suất của ngân hàng, đồng thời việc bán chịu chỉ thực hiện đối với những doanh nghiệp có quan hệ làm ăn lâu dài với Công ty, không bán chịu cho khách tư nhân và khách vãng lai. Để thu hút được khách hàng, Công ty đã có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt. Giá bán được tính trên trị giá hàng mua vào, giá cả thị trường đồng thời phụ thuộc vào mối quan hệ giữa khách hàng với Công ty. Công ty thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua thường xuyên, mua với khối lượng lớn, với khách ở tỉnh xa hoặc khách hàng thanh toán ngay. Phần giảm giá này Công ty có thể thực hiện ngay trên hoá đơn GTGT hoặc sau một chu kỳ kinh doanh, xem xét khách mua trong kỳ để quyết định giảm giá cho khách hàng mua nhiều với tỷ lệ 1% đến 5% trên tổng doanh số bán trong cả năm của khách hàng đó. Việc áp dụng giá bán linh hoạt này đã làm cho uy tín cảu Công ty đối với các bạn hàng ngày càng cao. 2.2.2.2.Chứng từ bán hàng: ứng với mỗi phương thức bán hàng thì chứng từ ban đầu sử dụng, số liên lập và trình tự luân chuyển là khác nhau. Chứng từ ban đầu sử dụng cho việc hạch toán được chia làm hai loại: Chứng từ về hàng hoá: hoá đơn GTGT, bảng kê bán lẻ hàng hoá. Chứng từ thanh toán: phiếu thu, bảng kê nộp séc, uỷ nhiệm chi. Ví dụ 1: Bán buôn qua kho văn phòng Công ty: Ngày 01/03/04 theo hoá đơn số 021555 văn phòng Công ty Hoá Dầu xuất bán một loại hàng hoá sau cho công ty Apatit Việt Nam qua kho 43D- Trường Chinh của văn phòng Công ty. Dầu nhờn Energol HDX 50: 418 lít GV: 9.500d/lít GB: 11.000đ/lít Dầu nhờn Energol CS 100: 1045 lít GV:8.200đ/lít GB: 9.200đ/lít Dầu nhờn Energol HLP 32: 627 lít GV: 10.500đ/lít GB: 11.600đ/lít Công ty Apatit Việt Nam thanh toán bằng tiền mặt một nửa trị giá hàng hoá trên, số còn lại sẽ thanh toán sau 15 ngày cũng bằng tiền mặt. Dưới đây là hoá đơn GTGT (biểu số 1) và phiếu thu (biểu số 2). Biểu số 1 Công ty Hoá Dầu Địa chỉ: Số 1- Khâm Thiên- Hà Nội Tel: 8513205 Fax: 8513207 E- mail: plc@plc.com.vn Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập Tự do- Hạnh phúc -----o O o---- Hoá đơn (GTGT) Liên 3: Kho hàng Ngày: 01/8/2004 Tên khách hàng: Cty APATIT Việt Nam Mã khách D04-00003 Chứng từ số 021555 Địa chỉ Mã số thuế Mã xuất Số tài khoản Đơn đặt hàng Kho xuất hàng Kho VPCT Mã kho xuất VP00 Mã người bán hàng Phương tiện v/c: Khách tự vận chuyển Hình thức thanh toán Địa điểm giao hàng: Đức Giang, Gia Lâm Thời hạn thanh toán Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2*1 Energol HDX 50 Energol CS100 Energol HLP 32 Ghi chú: Văn phòng công ty Hoá Dầu Lít Lít Lít 418 1.045 627 11.000 9.200 11.600 4.598.000 9.614.000 7.273.200 Cộng tiền hàng 21.485.200 Thuế GTGT (10%) 2.148.520 Lệ phí giao thông Tổng cộng tiền thanh toán 23.633.720 Số tiền viết bằng chữ: hai mươi ba triệu sáu trăm ba mươi ngàn bảy trăm hai mươi đồng chẵn Người mua hàng Thủ kho Người lập hoá đơn Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 2 Tổng công ty xăng dầu Công ty hoá dầu Phiếu thu Căn cứ:….Hoá đơn GTGT số 021555…………………………………. Họ tên người nộp tiền: Anh Nam……………………………………… Đơn vị: …..Công ty Apatit Việt Nam…………………………………. Nội dung: …thu tiền bán dầu mỡ nhờn………………………………... Số tiền:…11.816.860đ…………………………………………………. Bằng chữ: Mười một triệu tám trăm mười sáu ngàn tám trăm sáu mươi đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng 2.2.2.3. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán kế toán bán hàng, công ty đã mở những tài khoản chi tiết cho từng loại hình kinh doanh, trong từng loại hình kinh doanh lại mở những tài khoản chi tiết cho từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ… nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết q