Đề tài Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng

i các cửa hàng và đại lý tại chi nhánh. Xuất phát từ các yêu cầu, nhiệm vụ được giao kết, bộ máy điều hành của công ty được tổ chức như sau (Biểu 2.2) 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của công ty của công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 2.1.4.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu kế toán. Phòng kế toán của công ty bao gồm 14 thành viên, mỗi thành viên có nhiệm vụ khác nhau, nhưng tất cả đều nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung. * Kế toán trưởng: - Chịu trách nhiệm chung trong công tác kế toán tài chính của công ty. - Giúp giám đốc trong công tác quản lý tài chính. - Theo dõi mọi biến động trong hoạt động sản xuất kinh doanh. * Phó phòng kế toán: - Giúp kế toán trưởng trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt. - Quản lý trực tiếp bộ phận kế toán xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn. * Kế toán tổng hợp: - Tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán, vào Sổ cái và lập Báo cáo tài chính. - Giúp kế toán trưởng trong phân tích hoạt động kinh doanh. * Kế toán xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn (1 người): theo dõi, thanh toán, quyết toán các hạng mục công trình xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn. * Kế toán TSCĐ, CCDC và tiền mặt (1 người): - Theo dõi sự tăng, giảm của TSCĐ, CCDC. - Trích khấu hao và phân bổ khấu hao, đánh giá lại TSCĐ, CCDC. - Theo dõi thu chi tiền mặt. * Kế toán hàng hóa và tiền gửi ngân hàng (1 người): - Theo dõi nhập, xuất, tồn kho hàng hóa. - Tính giá thực tế nhập, xuất kho hàng hóa. - Theo dõi số dư tiền gửi ngân hàng và công nợ. * Kế toán bán hàng (1 người): - Theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa. - Theo dõi chi tiết công nợ phải thu, tạm ứng, nhận ký quỹ ký cược. * Kế toán chi phí kinh doanh (2 người): - 1 người theo dõi, tập hợp, thanh toán cước phí vận tải. - 1 người theo dõi, tập hợp, thanh toán cước bốc xếp * Kế toán thanh toán (1 người): theo dõi tình hình thanh toán với Nhà Nước về các khoản thuế và các khoản phải nộp khác. * Thủ quỹ (3 người): - 1 người chịu trách nhiệm thu, chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty và vào Sổ quỹ. - 2 người chịu trách nhiệm thu tiền hàng từ các trung tâm và nộp ngân hàng số tiền ngoài định mức dự trữ tiền mặt. Ngoài ra, các chi nhánh, xí nghiệp, phòng tiêu thụ và các trung tâm đều có thủ quỹ, cán bộ thống kê theo dõi báo số tiền hàng ngày về P. TCKT của công ty. Từ các chức năng, nhiệm vụ đó, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau (Biểu 2.3) 2.1.4.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty. Mô hình kế toán áp dụng tại công ty là mô hình kế toán tập trung. Mọi hoạt động đều tập trung tại công ty. Các chi nhánh, xí nghiệp chỉ tập hợp chứng từ ban đầu, thống kê và xử lý chứng từ gốc rồi luân chuyển về công ty. Hàng tháng vào máy tính chuyển về công ty kèm theo các báo cáo. Đây là hình thức báo sổ. Tại công ty, các bộ phận kế toán tập hợp, kiểm nghiệm các báo cáo các hoạt động kinh doanh của các chi nhánh, xí nghiệp vận tải và lập các Báo cáo tài chính theo quy định của Nhà Nước. 2.1.4.3. Hình thức kế toán - Hệ thống sổ kế toán. * Hình thức kế toán mà công ty sử dụng là hình thức Nhật ký chung. Công ty áp dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư bổ sung. Các tài khoản được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý của công ty. Đồng thời, công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. * Hệ thống sổ kế toán. Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng, công ty sử dụng hệ thống sổ sau: Sổ tổng hợp: + Nhật ký chung + Sổ cái các TK: 1561, 1562, 131, 511, 632, 641, 642, 911 Sổ chi tiết: + Sổ chi tiết các TK: 131, 641, 642 + Thẻ kho 2.1.5. Đặc điểm phần mềm kế toán công ty sử dụng. Tiến bộ hơn các doanh nghiệp áp dụng kế toán thủ công, công ty VTKTXM đã ứng dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán SAS. Với phần mềm kế toán SAS, người sử dụng chỉ cần cập nhật các chứng từ, tài liệu gốc ban đầu. ở các khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo, chương trình SAS sẽ tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các sổ sách, báo cáo kế toán theo mẫu biểu đã được Nhà Nước quy định; đồng thời kết xuất và cung cấp các thông tin, các báo cáo phân tích quản trị phục vụ cho công tác quản lý và Ban giám đốc công ty. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tập hợp tự động của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế toán không phải ghi chép, cộng dồn, chuyển sổ theo kiểu thủ công. Do đó, thông tin trên các sổ được ghi chép thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động. Kế toán không nhất thiết phải đến cuối quý mới có số liệu tổng hợp, khi cần có thể xem, in các sổ tổng hợp bất kỳ lúc nào. Biểu 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán SAS: Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy vi tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán 2.2. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 2.2.1. Các phương thức bán hàng tại công ty. Công ty VTKTXM sử dụng cả hai phương thức bán hàng đó là phương thức bán trực tiếp và phương thức gửi hàng. Cụ thể 2.2.1.1. Phương thức bán hàng trực tiếp: Trong phương thức này, công ty sử dụng các hình thức sau: *Bán buôn trực tiếp: Đây là hình thức chủ yếu, chiếm phần lớn DTBH và được tiến hành ở tất cả các bộ phận kinh doanh của công ty trên cơ sở Hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa công ty và khách hàng. Theo hình thức này, bên mua cử đại diện trực tiếp đến kho của công ty nhận hàng theo thời gian và địa điểm trong Hợp đồng. Phòng KTKH và phòng TT chịu trách nhiệm soạn thảo, triển khai thực hiện, theo dõi hợp đồng, thiết lập hóa đơn chứng từ và các loại báo cáo như: + Viết Hóa đơn GTGT loại 3 liên: Liên 1: lưu ở cuống. Liên 2: giao cho khách hàng. Liên 3: do nhân viên điều độ xuất hàng giữ để lập bảng kê xuất hàng hàng ngày tại các kho, ga, cảng sau đó tổng hợp gửi về phòng TCKT. + Cuối ngày: Căn cứ Hóa đơn GTGT, phòng KTKH và phòng TT lập bảng kê bán hàng theo dõi số lượng xuất trong ngày, sau đó lập bảng kê bán hàng hàng ngày theo hợp đồng kinh tế chuyển về phòng TCKT tổng hợp chung toàn công ty. + Cuối tháng: Tổng hợp hàng xuất bán trong tháng (theo dõi về lượng, chủng loại) và đối chiếu với phòng ĐĐQLK, sau đó tổng hợp bảng kê bán hàng (theo dõi về lượng-tiền) trong tháng nộp về phòng TCKT để tổng hợp chung toàn công ty. + Mở sổ theo dõi công nợ đối với từng khách hàng đồng thời chịu trách nhiệm đôn đốc thu hồi công nợ. Cuối mỗi ngày và cuối mỗi tháng đều phải lập báo cáo chi tiết công nợ nộp về phòng TCKT tổng hợp toàn công ty Phòng ĐĐQLK có trách nhiệm cung cấp thông tin nhanh về lượng hàng tồn kho hàng ngày, đồng thời điều phối cung cấp nguồn hàng và phương tiện vận tải. Mặt khác, viết hóa đơn kiêm vận chuyển nội bộ 3 liên: Liên 1: lưu ở cuống Liên 2: giao khách hàng - Liên 3: kèm theo bảng kê, hóa đơn bán hàng và cuối tháng nộp cho phòng TCKT tổng hợp. Phòng TCKT: Bộ phận kế toán bán hàng có trách nhiệm theo dõi tổng hợp chung toàn bộ báo cáo bán hàng, báo cáo chi tiết công nợ toàn công ty và chuyển cho kế toán tổng hợp phản ánh vào máy. * Bán hàng trả chậm. Căn cứ vào hợp đồng mua bán giữa khách hàng và công ty, công ty chuyển hàng đến nơi tiêu thụ, khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc mua chịu. Theo quy định của công ty trong 30 ngày khách hàng phải trả hết số nợ thì mới được tiếp tục mua hàng. Trong thời gian trả chậm đó công ty không tính lãi trả chậm nhằm khuyến khích khách hàng mua hàng công ty. Hình thức này được thực hiện tương tự hình thức bán buôn trực tiếp ở trên, chỉ khác là phòng KTKH không tham gia hình thức này. * Bán lẻ. Công ty tiêu thụ hàng hóa thông qua các trung tâm, mỗi trung tâm lại quản lý khối cửa hàng, đại lý trực tiếp làm nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa. Tại cửa hàng: Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng, nhân viên bán hàng sẽ viết hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1: Lưu ở cuống. Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Luân chuyển trong nội bộ. Cuối mỗi ngày, cửa hàng lại lập Bảng kê Hóa đơn bán lẻ, Báo cáo bán hàng trong ngày nộp về trung tâm. Tại trung tâm: Sau khi nhận được các chứng từ từ khối cửa hàng do trung tâm quản lý, kế toán trung tâm tiến hành tổng hợp Báo cáo nhập-xuất-tồn (theo dõi về lượng) và Báo cáo bán hàng (theo dõi cả về lượng và giá trị) kèm các Báo cáo từ khối cửa hàng nộp về phòng TT công ty. Tại phòng TT: Sau khi tập hợp đầy đủ các loại báo cáo của Trung tâm gửi về, kế toán phòng TT tổng hợp Báo cáo nhập-xuất-tồn và Báo cáo bán hàng trong ngày (mẫu tương tự) chuyển về phòng TCKT công ty. Tại phòng KTTC: Kế toán bán hàng lập Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng tại khu vực Hà Nội hàng ngày và lũy kế theo tháng. Thủ quỹ các Trung tâm thu tiền các cửa hàng trong ngày và cuối ngày nộp về bộ phận thủ quỹ - phòng TCKT công ty. Các địa bàn còn lại do các chi nhánh Thái Nguyên, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Lào Cai trực tiếp thực hiện, hình thức báo cáo, sổ sách tương tự như phòng TT. Hàng tháng vào đầu tháng sau kế toán các chi nhánh về công ty đối chiếu sổ sách, tiền hàng với các đơn vị liên quan và quyết toán tài chính với phòng TCKT công ty. 2.2.1.2. Phương thức gửi bán đại lý. Theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và điều kiện để làm đại lý cho công ty, căn cứ vào khoản ký quỹ đại lý của chủ đại lý với công ty, công ty điều chuyển hàng cho đại lý. Và các cửa hàng đại lý phải thực hiện đúng các quy định về chế độ báo cáo tiền hàng, nội quy, quy định của công ty và được hưởng hoa hồng đại lý tính trên doanh thu bán ra hàng tháng. Hoạt động bán hàng của cửa hàng đại lý tương tự như các cửa hàng bán lẻ của công ty, chỉ khác ở chỗ: Các đại lý phải nộp một khoản ký quỹ tương ứng với số lượng hàng dự kiến bán ra trong tháng trước khi đi vào hoạt động. Nhân viên bán hàng của đại lý không phải là cán bộ công nhân viên của công ty. Các đại lý tự mua và quản lý hóa đơn bán hàng của mình. Khi mua hàng của công ty, khách hàng có thể thanh toán theo các phương thức như thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản, UNC. 2.2.2. Các đối tượng quản lý liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. * Đặc điểm hàng hóa: mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là các loại xi măng. Vì xi măng là hàng hoá độc hại nên không thể bố trí các cửa hàng, đại lý tiêu thụ xi măng tại những khu vực như: bệnh viện, trường học.. , * Đặc điểm về tiêu thụ hàng hóa: Việc tổ chức tiêu thụ hàng hóa của công ty được phối hợp chặt chẽ giữa phòng KTKH, phòng TT, phòng ĐĐQLK và phòng TCKT nhằm đảm bảo thủ tục nhanh gọn, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Công ty ngoài việc trực tiếp tổ chức tiêu thụ hàng hóa còn xây dựng cho mình 4 chi nhánh: Vĩnh Phúc, Lào Cai, Phú Thọ, Thái Nguyên, nên hàng hóa của công ty được phân phối rộng khắp các tỉnh ở Miền Bắc trong đó Hà Nội là thị trường chính. Tất cả những đặc điểm trên đã tác động tới việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty trong điều kiện áp dụng kế toán máy. Cụ thể đối với từng công tác kế toán: 2.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng, thuế GTGT, theo dõi thanh toán với khách hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 2.2.3.1. Kế toán doanh thu bán hàng. * Nguyên tắc kế toán doanh thu bán hàng tại công ty: Công ty chỉ phản ánh vào tài khoản doanh thu bán hàng số doanh thu của khối lượng hàng hóa đã xác định tiêu thụ trong kỳ tức được khách hàng chấp nhận thanh toán, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Hàng hóa của công ty thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng được phản ánh theo giá bán chưa có thuế GTGT. Khi phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng TK 511”Doanh thu bán hàng”, không sử dụng TK 512”Doanh thu tiêu thụ nội bộ”, TK 521”Chiết khấu thương mại”, TK 531”Hàng bán bị trả lại”, TK 532”Giảm giá hàng bán” do không phát sinh. Đồng thời, kế toán sử dụng TK 131”Phải thu của khách hàng” làm tài khoản trung gian thanh toán, nên tài khoản đối ứng của TK 511 luôn là TK 131 cho dù khách hàng đã thanh toán ngay tại thời điểm mua hay mới chỉ chấp nhận thanh toán. Tại chi nhánh: hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào Hóa đơn GTGT, nhân viên thống kê phản ánh ngay doanh thu bán hàng vào máy, và kết nối nội bộ chuyển lên mạng chính của công ty. Tại công ty: Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng một lần vào cuối tháng mà không hạch toán riêng theo từng hóa đơn bán hàng, không hạch toán riêng theo từng ngày và không chi tiết cho từng loại hàng hóa. Trong phạm vi luận văn này, em chỉ xin đi sâu tìm hiểu về công tác kế toán tại công ty. *Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 5111”Doanh thu bán hàng hóa” để phản ánh doanh thu về kinh doanh xi măng. Ngoài ra, công ty sử dụng các tài khoản liên quan: TK 131, TK 9111 ”Xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh“. *Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng. Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng tại cửa hàng, nhân viên bán hàng lập Hóa đơn giá trị gia tăng (Biểu 2.5). Trung tâm sau khi nhận được các Báo cáo từ các cửa hàng, lập Báo cáo Nhập- xuất- tồn khối cửa hàng (Biểu 2.8) và Báo cáo bán hàng (Biểu 2.9). Cuối ngày, nộp các Báo cáo này cùng các Báo cáo từ khối cửa hàng về P.TT. P.TT tổng hợp các Báo cáo từ các trung tâm và lâp Báo cáo Nhập-xuấ-tồn kho xi măng và Báo cáo bán hàng các trung tâm (mẫu tương tự) để gửi về P.TCKT. Tại phòng KTTC: Cuối tháng, kế toán bán hàng trên cơ sở các báo cáo từ phòng tiêu thụ gửi về, lập Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng tại khu vực Hà Nội (Biểu 2.10) để phản ánh doanh thu xi măng tại công ty (Hà Nội). Đồng thời, cùng với các báo cáo do chi nhánh gửi về, kế toán bán hàng lập Báo cáo doanh số bán hàng tại văn phòng công ty (Biểu 2.11) để phản ánh doanh thu bán xi măng toàn công ty. Biểu số 2.10 Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng tại khu vực Hà Nội Tháng 12 năm 2005 STT Diễn giải Số lượng (tấn) Doanh số bán có thuế GTGT (đồng) Doanh số bán chưa thuế GTGT (đồng) Thuế GTGT (10% DT) (đồng) I. P.TT 135.279,56 100.682.251.700 91.529.315.216 9.152.936.484 1. TT1 32.277,7 24.185.592.250 21.986.902.050 2.198.690.200 2. TT3 15.700,25 11.764.994.500 10.695.449.099 1.069.545.401 3. TT5 34.365,64 25.331.558.900 23.028.685.837 2.302.873.063 ………. II. Khối gián tiếp 9.051,81 6.940.693.300 6.309.721.180 630.972.120 6. XNVT 3.752,55 2.820.173.030 2.563.793.640 256.379.390 7. P. KTKH 2.328 1.955.520.000 1.777.745.450 177.774.550 8. VPTTXM 2.971,26 2.165.000.300 1.968.182.090 196.818.210 Cộng 144.331,37 107.622.945.000 97.839.036.396 9.783.908.604 Cuối tháng, theo Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng và Báo cáo bán hàng toàn công ty, để hạch toán doanh thu bán xi măng tại trung tâm 1, kế toán vào máy theo trình tự (Màn hình 2). Từ màn hình giao diện chung, kế toán vào mục “Nhập chứng từ”, xuất hiện màn hình nhập liệu ”Sửa đổi nội dung chứng từ”, đánh dấu chuột vào ô Tổng hợp. Tiến hành khai báo các thông số: Ô “Tháng”: :Nhập 12. Ô “Ngày CT” : Nhập 31/12/05. Ô “Ngày GS” : Nhập 11/01/06. Ô “Số hiệu” : Nhập DTXM01. Ô “Diễn giải” :Nhập doanh thu bán XM tại Cty tháng 12/2005: TT1=32.277,7 tấn. Ô” Tài khoản” :Nhập 333111. Ô”Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô”Phát sinh Có” : Nhập số tiền 2.198.690.200, ấn enter. Ô “Tài khoản” : Nhập 5111. Ô”Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô “Phát sinh Có” :Nhập số tiền 21.986.902.050, ấn Enter. Ô “Tài khoản” :Nhập 13141011. Ô”Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô” Phát sinh Nợ” :Nhập 24.185.592.250. ấn Enter. Máy sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết, sổ cái TK 511, TK33311, TK 131. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết TK5111 kế toán thực hiện kết chuyển sang TK 9111 để xác định KQKD. Để in ra các sổ sách, báo cáo, sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành các thao tác sau: Từ màn hình giao diện chung - Chọn mục Kế toán tổng hợp, xuất hiện màn hình in sổ sách báo cáo “Sổ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính“, kế toán tùy theo nhu cầu muốn xem sổ Nhật ký chung, sổ cái hay các loại báo cáo thì đánh dấu vào các mục tương ứng và nhấn In (Màn hình 3). - Kế toán vào mục Kế toán chi tiết, xuất hiện màn hình in sổ sách báo cáo “Sổ kế toán chi tiết và báo cáo quản trị“, đánh dấu vào mục Sổ chi tiết để xem sổ chi tiết theo nhu cầu (Màn hình 4). 2.2.3.2. Kế toán thuế GTGT. * Nội dung và phương pháp tính: Hàng hóa của công ty chịu thuế GTGT 10% và công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Khi bán hàng hóa, cùng với việc ghi nhận doanh thu bán hàng, kế toán xác định số thuế GTGT đầu ra phải nộp như sau: Thuế GTGT đầu ra phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Trong đó: Thuế GTGT đầu ra = Giá tính thuế của hàng hoá chịu thuế bán ra * Thuế suất Thuế GTGT đầu vào = Tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn thuế GTGT mua hoá đơn *Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra” để phản ánh số thuế GTGT phải nộp cho hàng bán ra. Đồng thời mở chi tiết TK 33311”Thuế GTGT đầu ra tại Hà Nội” để phản ánh số thuế GTGT đầu ra tại công ty. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan như TK111”Tiền mặt”, TK112”Tiền gửi ngân hàng”, TK 131”Phải thu của khách hàng”… Cuối tháng khi nhập dữ liệu vào máy để hạch toán doanh thu bán hàng, đồng thời với việc làm này số liệu về thuế GTGT đầu ra cũng được chuyển tới Sổ chi tiết TK 333111. Cuối tháng, kế toán thuế lập Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra (Biểu 2.12) và Tờ khai thuế GTGT (Biểu 2.13) để nộp cho cơ quan thuế. 2.2.3.3. Kế toán theo dõi thanh toán với khách hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, việc hạch toán khoản thanh toán với khách hàng trở nên đơn giản hơn rất nhiều do có máy tính hỗ trợ. Công tác kế toán các khoản phải thu phải thường xuyên theo dõi công nợ từng khách hàng để thu hồi vốn kịp thời. * Tài khoản sử dụng: TK 131 “Phải thu của khách hàng”. Đối với TK này, công ty xây dựng hệ thống tài khoản theo quy tắc: TK 1311: Phải thu các DN thuộc nội bộ TCT. TK 1314: Phải thu các DN thành phần kinh tế khác. Đồng thời, tài khoản này được mở chi tiết cho từng thành phần kinh tế khác: TK 1314101 : Các trung tâm bán xi măng. TK 1314102 : Văn phòng công ty. ….. Ngoài ra, còn các tài khoản liên quan khác như: TK 5111, TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 9111… * Trình tự kế toán phải thu của khách hàng. Hàng ngày, kế toán bán hàng phải theo dõi cập nhật sổ sách tình hình bán hàng toàn công ty Cuối tháng, khi hạch toán doanh thu bán hàng, máy sẽ chuyển số liệu phản ánh khoản phải thu khi bán hàng vào Sổ cái và Sổ chi tiết của TK 131. Trong tháng, khi khách hàng thanh toán tiền hàng. - Đối với tiền khách hàng trả đã nhập quỹ công ty, kế toán tiền mặt lập phiếu thu hoặc kế toán tiền gửi ngân hàng nhận giấy báo Có của ngân hàng. Căn cứ vào các chứng từ đó, hai bộ phận kế toán này phản ánh số đã thu vào máy theo quy trình sau: Phiếu thu Nhập dữ liệu vào máy Máy chuyển số liệu tự động (Giấy báo Có) theo trình tự trên vào Sổ cái và Sổ chi tiết TK131 - Đối với tiền khách hàng đã trả còn đang đi đường, cuối tháng căn cứ vào Bảng kê tiền khách hàng đã trả còn đi đường (Biểu 2.14), kế toán tiến hành vào máy như trình tự trên. Biểu 2.14 Bảng kê tiền khách hàng đã trả còn đI đường tại khu vực Hà Nội (Trích) Tháng 12 năm 2005 Ngày Tên khách hàng Số sec, UNC Số tiền I Phòng tiêu thụ 1 Công ty xây dựng số 4- TT3 UNC 30.000.000 2 Công ty TNHH Xuân Sơn-TT9 81996 28.023.750 …. ….. 15 Công ty xây dựng số 2- TT5 576879 85.808.250 … …. Cộng 2.541.241.325 Theo TG250 ngày 1/12/05, ngày ghi sổ 1.12/05, thu tiền xi măng (UNC) công ty cổ phần Xuân Sơn do trung tâm 1 bán hàng số tiền 150.000.000. Kế toán vào máy: Từ màn hình giao dịên chung, chọn “Nhập chứng từ”, đánh dấu vào mục Tổng hợp và tiến hành khai báo các thông số: về Tháng, Ngày CT, Ngày GS, Số hiệu, Diễn giải. Ô “Tài khoản” :Nhập 13141011. Ô “Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô “Phát sinh Có” :Nhập số tiền 150.000.000, ấn Enter. Ô “Tài khoản” :Nhập 1121. Ô “Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô “Phát sinh Nợ” : Máy sẽ tự hiện số liệu. ấn Enter. Máy sẽ kết xuất số liệu sang sổ chi tiết TK 13141011, sổ cái TK 131. Cuối tháng, kế toán in ra sổ chi tiết và sổ cái để theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng và của toàn công ty. 2.2.4. Kế toán giá vốn hàng bán tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng. * Đặc điểm hạch toán giá vốn hàng bán tại công ty. Công ty tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh, tức khi xuất kho hàng hóa thì căn cứ vào số lượng hàng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho. Công ty phản ánh GVHB là giá mua thực tế của hàng hóa tại các công ty sản xuất và chi phí thu mua (chi phí vận chuyển, lưu kho, bảo quản…) phân bổ cho số hàng đã bán. GVHB được hạch toán một lần vào cuối tháng, không hạch toán hàng ngày theo từng hóa đơn mà hạch toán giá vốn chung cho tất cả các phương thức bán hàng (bán buôn, bán lẻ, đại lý). *Tài khoản sử dụng: Để phản ánh GVHB công ty sử dụng TK 632”Giá vốn hàng bán” trong đó chi tiết: TK6321:”Giá mua hàng hóa”. TK6322: “Chi phí mua hàng hóa”. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan: TK1561”Giá mua hàng hóa”, TK 1562”Chi phí thu mua hàng hóa”, TK9111… *Trình tự kế toán giá vốn hàng bán: Cuối tháng, căn cứ vào Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, kế toán bán hàng tổng hợp trị giá vốn xuất bán các loại xi măng vận chuyển bằng các đơn vị (bộ, sắt, thủy) và phản ánh vào Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn kho xi măng (Biểu 2.15). Đồng thời, kế toán bán hàng tính toán phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cho hàng tồn cuối tháng theo công thức: Chi phí thu mua phân = ồ{ khối lượng * đơn giá thanh toán bổ cho hàng tồn hàng tồn cước thực tế } Phần chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối tháng được phản ánh trên Bảng phân bổ chi phí cho hàng tồn (Biểu 2.16) Biểu 2.16 Bảng phân bổ chi phí vận chuyển cho hàng tồn tháng 12/05 Diễn giải Lượng tồn (t) Đơngiá (đ/t) Thành tiền (đồng) Khu vực Hà Nội XM Hoàng thạch (Đ bộ) XM Hoàng Thạch (Đ.Sắt) XM Bỉm Sơn (Đ. bộ) …. Chi nhánh Phú Thọ …. 55.040,88 2.015 1.420,5 1.500 4.825,25 58.754 34.496 40.343 2.164.327.859 118.389.310 48.393.888 60.514.500 157.795.859 Tổng cộng toàn công ty 65.172,888 2.488.358.389 Chi phí vận chuyển tồn ĐK 1.986.276.084 Chi phí phát sinh trong kỳ 9.291.503.788 Số để lại kỳ sau 2.488.358.389 Phân bổ cho hàng bán trong kỳ 8.789.421.483 Sau đó, kế toán bán hàng xác định chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ theo công thức: Chi phí thu mua Chi phí vận Chi phí vận Chi phí thu mua phân bổ cho = chuyển tồn + chuyển phát - phân bổ cho hàng hàng bán đầu kỳ sinh trong kỳ tồn cuối kỳ Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán vào máy theo trình tự chung. Cuối tháng, theo Bảng tổng hợp Nhập – Xuất - Tồn kho xi măng, kế toán phản ánh giá vốn xi măng tháng 12/05 VC=Đ.Thủy như sau: (Màn hình 5). Từ màn hình giao diện chung, chọn “Nhập chứng từ”, kích chuột vào mục Tổng hợp và tiến hành khai báo về Tháng, Ngày CT, Ngày GS, Số hiệu và Diễn giải. Ô ”Tài khoản” : Nhập 15611. Ô ”Phát sinh Nợ” : Nhập 39.881.658.343, ấn Enter. Tiếp tục quay về khai báo số hiệu tài khoản đối ứng (TK 6321) ở ô “Tài khoản” và máy sẽ tự ghi số tiền tương ứng với giá mua. ấn Enter. Máy sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu ở các Sổ cái TK 632 để kết chuyển vào TK 9111. 2.2.5. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 2.2.5.1. Kế toán chi phí bán hàng. *Nội dung: Chi phí bán hàng là tất cả các chi phí phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa của công ty. Trên cơ sở hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành theo QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT, đồng thời căn cứ vào đặc điểm ngành nghề, mặt hàng kinh doanh, công ty mở chi tiết tới cấp 3, 4 theo từng đối tượng chi phí trong CPBH để quản lý. Cụ thể TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng. TK 64111: Tiền lương, tiền công và phụ cấp khác. TK 64112 đến TK 64114: phản ánh BHXH, BHYT, KPCĐ. TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì. TK 64121: Nhiên liêu, vật liệu. TK 64122: Chi phí bao bì đóng lại. TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 64141: Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 64142: Chi phí sửa chữa lớn. TK 6416: Chi phí hao hụt. TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. Trong tài khoản cấp 2 này, mở chi tiết từ TK64171 đến 64177, trong đó: TK 64174: chi phí hoa hồng trả cho đại lý bán hàng. TK 641741: chi phí hoa hồng trả đại lý tại công ty TK 641742: chi phí hoa hồng trả đại lý tại chi nhánh TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 9111, TK 3352. * Trình tự kế toán CPBH. Là một công ty thương mại, chịu trách nhiệm kinh doanh tiêu thụ xi măng nên CPBH chiếm một tỷ trọng