Đề tài Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT

phải thu’’ Riêng các TK “ chiết khấu bán hàng, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán’’ là TK điều chỉnh của TK “doanh thu’’ nên có số dư nợ. Khi hàng bán bị trả lại, khoản chiết khấu bán hàng sẽ được tính trên giá trị thuần của số hàng không bị trả lại. * Hạch toán kết quả kinh doanh - Nếu doanh nghiệp xác định hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên thì TK giá vốn hàng bán sẽ phản ánh số hàng hoá bán được trong kỳ và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ như sau: Nợ TK “doanh thu’’ Có TK “Xác định kết quả’’ Nợ TK “ Xác định kết quả’’ Có TK “Chi phí’’ Nợ TK “Xác định kết quả’’ Có TK “Chi phí’’ Nợ TK “Xác định kết quả’’ Có TK “Chi phí’’ Nợ TK “Doanh thu’’ Có TK “Xác định kết quả’’ - Nếu doanh nghiệp xác định hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì cuối kỳ thực hiện bút toán xử lý hàng tồn kho cùng với bút toán điều chỉnh khác như sau: Nợ TK “Xác định kết quả’’ Có TK “Chi phí’’ Nợ TK “Hàng tồn kho’’ ( cuối kỳ) Có TK “Xác định kết quả’’ Trên đây là những nét khái quát về trình tự hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Pháp, Mỹ. Việc học hỏi kinh nghiệm kế toán ở các nước trên thế giới là việc làm rất cần thiết với kế toán Việt Nam, bởi chúng ta đang mở của, thu hút vốn đầu tư nước ngoài. Việc học hỏi này giúp kế toán Việt Nam hoà nhập kịp với công tác kế toán trong khu vực và trên thế giới. Qua những nội dung chính về chuẩn mực doanh thu quốc tế, em thấy chế độ kế toán Việt Nam về hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh phù hợp với nền kinh tế thị trường và dần dần hoà nhập vào thông lệ kế toán quốc tế. Tuy nhiên, đây mới chỉ là lý luận, còn trong thực tế, tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp mà có sự vận dụng khác nhau, mang nét đặc thù riêng và có sự khác biệt nhất định. Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp thương mại nói chung và công ty HIPT nói riêng là làm sao chọn đuợc cho mình một phương thức kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty mình nhằm đảm bảo cho tài sản, tiền vốn được phản ánh một cách trung thực hợp lý Phần II: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học HIPT. I. Giới thiệu khái quát chung về công ty. 1. Qúa trình hình thành và phát triển của công ty – HIPT. Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học ( High Performance Technology Joint Stock Company ), viết tắt là HIPT có trụ sở chính tại 79 Bà Triệu – Hà Nội, cửa hàng bán lẻ tại 23 Quang Trung – Hà Nội, hoạt động theo: Giấy phép thành lập số 008291 GP/TLDN ngày 02 tháng 6 năm 1994 do Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội cấp Giấy đăng ký kinh doanh số 044123 ngày 18 tháng 6 năm 1994 do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp. Sau 6 năm hoạt động, đến ngày 29 tháng 02 năm 2000 công ty trách nhiệm hữu hạn cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT được chuyển đổi thành công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103000008 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Việc chuyển đổi loại hình từ công ty TNHH thành công ty cổ phần cùng với việc tăng vốn điều lệ từ 500000000 đồng lên 5120000000 ( năm tỉ một trăm hai mươi triệu đồng Việt Nam ) phù hợp với quy mô phát triển và tính chất hoạt động của công ty. Điều này thể hiện rất rõ qua sơ đồ doanh thu của công ty trong những năm trở lại đây: ( Sơ đồ số 16 ) Doanh thu của HIPT từ năm 1994 – 2002 Tỉ đồng Từ sơ đồ trên càng chứng tỏ hướng đi vững chắc của công ty HIPT trên lĩnh vực công nghệ thông tin. Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh và lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty – HIPT. Chức năng: Công ty – HIPT là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tin học, viễn thông, chức năng chính là chuyển giao công nghệ và dịch vụ tin học tiên tiến trên thế giới vào Việt Nam. Thông qua việc cung cấp dịch vụ tư vấn, cung cấp trang thiết bị và giải pháp tin học viễn thông của các hãng lớn cho khách hàng Việt Nam. Nhiệm vụ: Cung cấp các chủng loại thiết bị tin học chủ yếu của hãng Hewlett-packard ( HP ) như máy tính, máy in, máy quét, các thiết bị nối kết mạng cục bộ và mạng diện rộng, các thiết bị ngoại vi khác. Nghiên cứu áp dụng các giải pháp máy tính ( Lan,Wan ) trên các môi trường khác nhau ( Dos, Netware, Windows, NT, Unit…) dựa trên công nghệ hệ thống mở. Tư vấn và cùng với khách hàng thiết kế, xây dựng và phát triển các hệ thống thông tin, các chương trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu theo mô hình khách – chủ, dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất phần mềm hàng đầu thế giới . Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ ( Intranet ), mạng thông tin toàn cầu ( Internet ) các giải pháp thương mại điện tử E-commerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng Internet như : thư tín điện tử ,world wire wed, voip, catalo điện tử. Đặc điểm về sản phẩm của công ty: HIPT là công ty kinh doanh trong các lĩnh vực công nghệ cao đặc biệt là công nghệ thông tin, sản phẩm chủ yếu của công ty là các hoạt động thiết kế, lắp đặt các thiết bị tin học, các phần mềm ứng dụng, các dịch vụ tư vấn xây dựng kế hoạch phát triển công nghệ thông tin cho các ngành, bộ… Đặc điểm về thị trường mua và bán của công ty HIPT: HIPT là công ty cổ phần chuyên tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực tin học, HIPT có rất nhiều các sản phẩm, dịch vụ khác nhau cung ứng ra thị trường. Mỗi sản phẩm, dịch vụ có ưu thế về mặt thị trường hay chiếm tỉ trọng khác nhau trên thị trường, khách hàng của công ty chủ yếu là các tổ chức, công ty, ngân hàng, cơ quan có nhu cầu xây dựng hệ thông tin hoặc thiết bị và giải pháp thông tin sử lý nhanh với chất lượng cao như: Văn phòng Quốc hội, Tổng công ty Hàng không Việt Nam, Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam, công ty điện toán và Truyền số liệu ( VDC ), Bộ ngoại giao… 2. Tổ chức bộ máy quản lý công ty HIPT. (Sơ đồ số 17) Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty HIPT Công ty cổ phần HIPT được thành lập thông qua đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ). Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hoạch toán độc lập, cơ cấu bộ máy được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng : + Đại hội đồng cổ đông: trong công ty cơ quan có quyền quyết định cao nhất là Đại hội đồng cổ đông, gồm 15 cổ đông có quyền biểu quyết. Đại hội đồng cổ đông bầu ra hội đồng quản trị gồm 3 người để thay mặt các cổ đông điều hành, quản lý trực tuyến mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất một năm một lần để thông qua báo cáo tài chính năm của công ty. Đại hội đồng cổ đông cũng có quyền quyết định việc phân chia cổ tức hàng năm cho từng cổ đông. + Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. Hội đồng quản trị có 3 thành viên trong đó gồm có 1 chủ tịch, 1 phó chủ tịch và một thành viên. Hội đồng quản trị có nhiệm vụ quản lý chung hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách đưa ra các nghị quyết, phương hướng hoạt động của công ty, các phương hướng kiểm soát nội bộ. + Ban giám đốc: là thành viên của hội đồng quản trị, có nhiệm vụ điều hành trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh của công ty theo các nghị quyết của Hội đồng quản trị và phương án kinh doanh của công ty, được uỷ quyền là đại diện hợp pháp của công ty. + Khối văn phòng gồm phòng tổng hợp và phòng tài chính kế toán trong đó phòng tổng hợp giải quyết các vấn đề liên quan đến người lao động như : tuyển lao động, đào tạo lao động, khen thưởng, kỷ luật nhân viên và giải quyết các vấn đề liên quan đến tiền lương. Phòng tài kế toán có nhiệm vụ tổ chức các vấn đề liên quan đến công tác kế toán của công ty theo đúng chế độ kế toán, cung cấp các thông tin kế toán cho các bộ phận có liên quan, cố vấn cho giám đốc trong quản trị doanh nghiệp. + Khối kinh doanh bán lẻ gồm: phòng kinh doanh bán lẻ phụ trách việc tiêu thụ trực tiếp và gián tiếp, phòng triển khai có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm, lập kế hoạch cung ứng vật tư, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ, xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật.Tổ vật tư XNK phụ trách việc quản lý hàng hoá tại các kho của công ty thông qua nhập xuất hàng qua kho. + Khối kinh doanh dự án và KH tiềm năng gồm có phòng kinh doanh dự án làm nhiệm vụ lập các dự án kinh doanh của công ty trong từng thời điểm cụ thể. + Khối kỹ thuật gồm có trung tâm dịch vụ kiểm tra và bảo hành làm nhiệm vụ theo dõi kiểm tra bảo đảm về mặt kỹ thuật cho hàng hoá nhập vào cũng như xuất bán, và bảo đảm việc bảo hành theo đúng hợp đồng khi bán hàng. + Khối khai thác phần mềm và hệ thống bao gồm : trung tâm phát triển phần mềm và kỹ thuật hệ thống ở trung tâm này người ta chia thành phòng khai thác phần mềm, phòng kỹ thuật hệ thống, phòng quản trị dự án và phát triển thông tin với mục đích khai thác tối đa sức mạnh của phần mềm cũng như cập nhật một cách nhanh nhất các chương trình phần mềm mới nhất để cung cấp cho thị trường Việt Nam. + Khối các đơn vị trực thuộc gồm: ban quản lý dự án, công ty HIDC, Showroom 23 Quang Trung chủ yếu quản lý các dự án, bán lẻ máy móc,triển khai các hoạt động kinh doanh nhằm mở rộng hơn nữa thị trường tiêu thụ. Không những vậy công ty có đội ngũ kỹ thuật lành nghề, được đào tạo từ nhiều nước : Liên Xô, Đức, Pháp, Hungari, Bungari và các trường Đại học hàng đầu trong nước: Đại học Bách khoa Hà nội, Đại học Quốc gia Hà nội, Đại học Kinh tế Quốc dân Hà nội, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh. Nhiều cán bộ kỹ thuật của công ty đã tham dự các khoá đào tạo nghiệp vụ của hãng Hewlett-Packard (HP) Oracle,… tại Việt Nam, Singapore, Hỗng Kông và Thái Lan, đặc biệt trong lĩnh vực máy HP, giải pháp mạng, máy in, máy quét và máy vẽ. 3. Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán tại công ty HIPT 3.1 Sơ đồ bộ máy kế toán. Phòng kế toán gồm có 6 người, mỗi người có thể kiêm nhiệm nhiều công việc kế toán khác nhau đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin cho việc quản lý toàn công ty. - Phó tổng giám đốc kiêm kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ phụ trách chung, chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các công việc do kế toán viên thực hiện. Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc , cơ quan chủ quản về số liệu kế toán cung cấp. - Trưởng phòng tài vụ : là người tập hợp số liệu từ các phần hành kế toán để ghi vào sổ cái, tính số thuế phải nộp và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước. Không những vậy do công ty có mô hình nhỏ nên trưởng phòng tài vụ còn chịu trách nhiệm theo dõi ghi chép , tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định, tiền lương và bảo hiểm, kết quả tiêu thụ các mặt hàng , phản ánh các nghiệp vụ này vào sổ chi tiết, bảng phân bổ cùng với số liệu do kế toán ở các phần hành khác chuyển qua và vào sổ nhật ký chung, cuối quý lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán . - Kế toán hàng hoá : theo dõi quá trình giao dịch hàng hoá, quản lý hàng hoá, phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến hàng hoá lên sổ chi tiết TK 156, sổ chi tiết TK632 . - Kế toán công nợ : quản lý đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản công nợ phải thu và phải trả theo các nội dung công nợ ( công nợ với người mua, người cung cấp hàng hoá dịch vụ, công nợ với Ngân sách Nhà nước, với cán bộ nhân viên công ty, công nợ khác, chi tiết theo từng đối tượng công nợ, số tiền, thời hạn thanh toán theo hợp đồng và theo từng chứng từ phát sinh công nợ như hoá đơn, phiếu nhập hàng, phiếu chi tiền …). Từ các nguồn phát sinh công nợ, đôn đốc nhắc nhở việc thu hồi thanh toán công nợ đảm bảo việc thanh toán công nợ nhanh chóng kịp thời và chính xác . - Kế toán tiền mặt : chịu trách nhiệm theo dõi ghi chép tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh liên quan đến tiền mặt, mở các sổ chi tiết. ( Sơ đồ số 18 ) Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty HIPT Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán tiền lương và bảo hiểm Kế toán chi phí Kế toán TSCĐ Kế toán tiền mặt Phó tổng giám đốc kiêm kế toán trưởng Trưởng phòng tài vụ Kế toán giao dịch hàng hoá Kế toán quản lý hàng hoá Kế toán giao dịch hàng hoá Kế toán công nợ tạm ứng, phải thu và vay đối tượng khác Kế toán chi phí bán hàng Kế toán chi phi quản lý DN Kế toán giao dịch tiền Thủ quỹ Kế toán hàng hoá 3.2 Hình thức kế toán tại công ty HIPT Công ty HIPT đã áp dụng chương trình kế toán trên máy tính nên toàn bộ nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính và sử dụng phần mềm Balance. Balance là sản phẩm phần mềm kế toán tiên tiến hiện nay của Việt Nam, nó được thiết kế nhằm mục đích điện toán hoá công tác kế toán tài chính. Balance đáp ứng yêu cầu phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định, lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ tài khoản, các báo cáo kế toán…Công ty áp dụng hình thức kế toán tập chung tức là chứng từ kế toán được gửi về phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán. Từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình nên công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trong chương trình quản lý của mình. Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình quy mô kinh doanh, thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác kế toán.Có thể khái quát trình tự ghi sổ kế toán bán hàng theo sơ đồ 04 sau đây: ( Sơ đồ số 19) Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán trên máy của công ty HIPT Chứng từ gốc ( Hoá đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi…) Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy tính Máy tính xử lý thông tin Nhật ký chung, Bảng kê chứng từ Phiếu kế toán Sổ chi tiết TK 131, 156 Sổ cái TK 111, 112, 632… Đối chiếu ( Post ) Báo cáo tài chính Do quá trình được hạch toán hoàn toàn trên hệ thống máy tính nên số liệu từ chứng từ gốc có thể đồng thời vào Nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái vì vậy kế toán có thể vào các loại sổ này bất cứ thời điểm nào theo nhu cầu thực tế. Là một doanh nghiệp mang đặc trưng của kinh doanh thương mại, công ty HIPT sử dụng hệ thống TK theo chế độ hiện hành trừ TK 154 chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Hệ thống TK được chi tiết theo từng đối tượng, mỗi đối tượng lại chi tiết theo trường hợp cụ thể. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. II. Hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu. Hạch toán doanh thu bán hàng. Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học HIPT ra đời hoạt động và phát triển trong nền kinh tế thị trường do vậy mục tiêu của công ty là tối đa hoá lợi nhuận. Để thực hiện điều này, công ty tiêu thụ hàng hoá theo nhiều phương thức khác nhau. 1. Hạch toán bán hàng theo phương thức Bán buôn Trong các phương thức bán buôn công ty sử dụng phương thức bán buôn qua kho: bán hàng trực tiếp tại kho, chuyển hàng theo hợp đồng. Công ty tiến hành bán buôn hàng hoá tại ba nơi chủ yếu là công ty HIDC, kho HHO và Showroom79, còn đối với trường hợp bán buôn chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi nhập mua hàng hoá của nhà cung cấp. Trường hợp này thường dùng cho các khách hàng truyền thống, nó giúp công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng hàng hoá. Việc mua bán hàng hoá tại các bộ phận đều phải ký hợp đồng với công ty để quy định rõ trách nhiệm quyền lợi của hai bên. Những khách hàng này đều được ưu đãi về phương thức thanh toán chủ yếu là thanh toán theo phương thức trả chậm. Khi họ có nhu cầu về hàng hoá thì giao dịch với các trung tâm thông qua các đơn đặt hàng, căn cứ vào các đơn đặt hàng, nhân viên của trung tâm sẽ tiến hành làm đầy đủ các thủ tục chứng từ bán hàng: Viết đề nghị hàng xuất bán đã được duyệt, Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho để giao cho thủ kho và thủ kho xuất hàng giao cho khách hàng nhận tại kho. Sau đó toàn bộ chứng từ được chuyển lên phòng kế toán, kế toán hàng hoá nhận liên 3 để ghi sổ. Hoá đơn GTGT được ghi thành 3 liên Liên 1: tím lưu tại quyển Liên 2: đỏ giao cho người mua Liên 3: xanh dùng luân chuyển cùng nghiệp vụ lưu tại đơn vị để ghi sổ và theo dõi thanh toán. Nhân viên bán hàng tại các trung tâm cũng đồng thời vào số liệu trên máy vi tính, hệ thống máy tính được nối mạng cho toàn công ty cũng như bộ phận kế toán. Vì thế ngay khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh thì kế toán giao dịch hàng hoá cũng theo dõi nghiệp vụ trên máy của mình. Cụ thể khi nhân viên bán hàng tại các trung tâm hay cửa hàng mỗi khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh nhập số liệu tương tự vào máy ( tức là lập để in hoá đơn GTGT ). Từ khách hàng, kiểu bán, số hoá đơn, ngày hoá đơn, kho bán, mã hàng, số lượng, đơn giá, loại thuế, hợp đồng, kỳ ghi sổ. Kết quả này là in ra hoá đơn GTGT ( Biểu số 01), và mẫu phiếu kế toán có mẫu tương tự như sau ( Biểu số 02 ) ( Biểu số 01 ) Hoá Đơn GTGT Liên 2 ( Giao cho khách hàng ) Ngày 2 – 12 – 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT. Địa chỉ: 79 Bà Triệu – Hà Nội Số TK: Điện thoại: 049433886 Mã số: Đơn vị mua hàng: Công ty dịch vụ điện tử 2 Địa chỉ: 115 Hùng Vương – Phú Thọ Số TK: Điện thoại: Mã số: Hình thức thanh toán: Tiền Mặt STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn Giá Thành Tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Bán Mo15 Bộ 13 1463570 19026410 Cộng tiền hàng 19026410 Thuế suất GTGT 10% 1902641 Tổng cộng tiền thanh toán 20926051 Số tiền viết bàng chữ: Hai mươi triệu chín trăm hai mươi sáu ngàn không trăm năm mươi mốt đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, đóng dấu ) Những chứng từ đính kèm bao gồm: hoá đơn GTGT, hợp đồng bán hàng, phiếu kế toán được in ra sau khi kế toán nhập số liệu vào máy, những chứng từ này sẽ được đính kèm và lưu trữ. Sau khi nhận được Liên 3 kế toán giao dịch hàng hoá nhập số liệu vào máy để theo dõi thanh toán. Ví dụ: Ngày 2/12/2002 HIPT bán 13 Mo15 cho công ty dịch vụ điện tử 2 ( Công ty dịch vụ điện tử 2 ) tại kho HHO đơn giá 1463570 đồng, giá vốn 1445202,85 đồng. Nợ TK 131 ( Công ty dịch vụ điện tử 2 ): 20929051 Có TK 511: 19026410 Có TK 3331: 1902641 Sau khi nhập mã hàng hoá máy tính sẽ tự động tính giá vốn: Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: 18787637 Có TK 156: 18787637 Ngày 17/12/2002 công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng về khoản thanh toán Nợ TK 11211: 20929051 Có TK 131: 20929051 Lúc này nghiệp vụ bán hàng và thanh toán tiền hàng kết thúc. Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau khi nhập số liệu vào máy, máy sẽ tự động vào sổ chi tiết TK 131 của một khách hàng ( biểu số 09), cuối tháng máy sẽ tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết để lập báo cáo số dư khách hàng tại các bộ phận ( biểu số 10 ). Balance theo dõi công nợ theo từng khách hàng trên sổ chi tiết công nợ với khách hàng. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất bán, kế toán căn cứ trực tiếp vào hoá đơn GTGT để ghi trực tiếp vào sổ công nợ với khách hàng trên cột phát sinh nợ. Khi khách hàng thanh toán, kế toán căn cứ vào phiếu thu hay giấy báo có của ngân hàng để ghi vào cột phát sinh có TK 131 của sổ. Cuối tháng tổng cộng công nợ cho từng khách hàng trên sổ chi tiết, căn cứ vào chỉ tiêu dư nợ, dư có trên sổ chi tiết để ghi vào sổ tổng hợp công nợ với khách hàng. Sổ này được mở một lần vào cuối tháng cho tất cả các khách hàng theo sổ tổng hợp, mỗi khách hàng được theo dõi trên một dòng. Cuối tháng công ty tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết TK 131 đã được chi tiết theo từng khách hàng để lập báo cáo số dư khách hàng tại các bộ phận. Báo cáo này được lập cho toàn bộ khách hàng của công ty. Trên cơ sở báo cáo này sẽ cho thấy tình hình thanh toán của khách hàng giúp cho kế toán thanh toán kịp thời thu hồi công nợ, đồng thời đôn đốc những khách hàng quá hạn trả nợ, tránh tình trạng chiếm dụng vốn của công ty. Sau khi lập hoá đơn GTGT, nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng, ở kho khi nhận được hoá đơn thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho theo số lượng hàng được bán. Thẻ kho ( Biểu số 03) do thủ kho mở hàng tháng và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập xuất tồn và sau khi vào thẻ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn cho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán. 2. Hạch toán bán hàng theo phương thức bán lẻ Công ty tiến hành bán lẻ hàng hoá của mình tại các của hàng thuộc trung tâm bán lẻ máy tính và thiết bị văn phòng theo phương thức thu tiền trực tiếp. Hệ thống bán lẻ chỉ bao gồm một của hàng duy nhất. Cửa hàng 23 Quang Trung – Hà Nội. Hàng ngày nhân viên bán hàng trực tiếp viết hoá đơn bán hàng có chữ ký của phụ trách cửa hàng ( được giám đốc uỷ quyền ) giao hàng và thu tiền của khách hàng. Chứng từ bán hàng của phương thức này là hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho do nhân viên bán hàng lập. Các bút toán phản ánh doanh thu tương tự như bán buôn. VD: Ngày 3/12/2002 bán cho công ty Thăng Thiên số chứng từ 99868 Mã khách NT 382464383 Đơn vị: đồng. 1LJ2200 ( Mã hàng: EO11LJ2200 ). Giá bán: 10060118 VAT 5%: 1006011,8 Giá vốn: 9999004. Nhân viên tại cửa hàng bán lẻ sẽ nhập số liệu vào máy và in ra hoá đơn GTGT để giao cho khách hàng liên đỏ, mặt khác cùng với hệ thống được nối mạng, sau hai tiếng kế toán giao dịch hàng hoá sẽ cập nhật số lượng nghiệp vụ bán hàng để theo dõi nghiệp vụ thanh toán. Việc định khoản tương tự như trên. Kế toán vào sổ chi tiết, sổ cái TK, báo cáo hay bảng kê tương tự như trên. Kế toán theo dõi chi tiết hàng hoá theo kho, mẫu sổ chi tiết hàng hoá ( Biểu số 04 ), sau đó được tổng hợp cho một hàng hoá tại mọi kho toàn công ty, cuối tháng trên cơ sở sổ chi tiết này kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn cho tất cả các mặt hàng của toàn công ty. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn này được theo dõi cho cả chỉ tiêu về hiện vật và giá trị ( Biểu số 05). 3. Hạch toán nghiệp vụ bán dự án. Bán dự án là công việc công ty thiết kế và xây dựng những giải pháp mạng tổng thể về mạng máy tính theo đúng hợp đồng đã ký kết với khách hàng. Theo hình thức này, sau khi công ty ký hợp đồng với sự bảo lãnh của ngân hàng, bên khách hàng sẽ phải trả trước cho công ty từ 30% đến 70% giá trị hợp đồng. Sau đó công ty thực hiện giao hàng theo đúng hợp đồng đã ký kết. Khi hoàn thành xong hợp đồng, bên khách hàng sẽ thanh toán nốt số tiền còn lại công ty. Phương thức bán dự án là do khối kỹ thuật phần mềm và hệ thống của công ty đảm nhận. Chứng từ của phương thức bán hàng này là hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho. VD: Ngày 15/12/2002 Showroom 79 bán dự án cho Uỷ ban nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài, mã khách TN382464398. Giải pháp mạng cục bộ Intranet bao gồm 10 bộ IBM bên khách hàng trả trước 50% giá trị hợp đồng ( đơn vị : đ ). Giá bán 1 bộ: 15423000 Giá vốn một bộ: 13876240 VAT 10% Mã hàng CO 41I24 Kế toán định khoản như sau: Khi khách hàng trả trước 50% giá trị hợp đồng Nợ TK 11211 : 84826500 Có TK 131 : 84826500 Phản ánh doanh thu: Nợ TK 131 : 169653000 Có TK 511 : 154230000 Có TK 3331: 15423000 Ngày 24/12/2002 khách hàng thanh toán nốt số tiền còn lại Nợ TK 11211 : 84826500 Có TK 131 : 84826500 Sau khi nhập mã hàng vào máy, máy tính sẽ tự động tính ra giá vốn hàng bán theo phương phương pháp nhập trước xuất trước. Nợ TK 632 : 138762400 Có TK 156 : 138762400 Nghiệp vụ bán hàng và thanh toán tiền hàng kết thúc, các mẫu sổ chi tiết, sổ cái, TK liên quan, bảng kê, báo cáo tương tự như trên. Do công ty sử dụng chương trình kế toán Balance nên cũng mang một số đặc thù riêng, việc chọn lọc hay chọn tiêu thức là do yêu cầu của công tác quản lý, sau khi nhập vào điều kiện lọc thì máy sẽ tự động tính ra các sổ chi tiết, sổ cái phù hợp. ( báo cáo bán hàng: Biểu số 06 ) III Kế toán các khoản thanh toán trong tiêu thụ. 1. Thanh toán với ngân sách. Theo quy định của bộ tài chính về việc áp dụng thuế GTGT trong các doanh nghiệp, kế toán hàng hoá đồng thời là người hạch toán thuế GTGT đầu ra. Cơ sở để hạch toán thuế GTGT là các hoá đơn GTGT. Kế toán sử dụng TK 133 – thuế GTGT được khấu trừ và TK 3331 thuế GTGT phải nộp để hạch toán. Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT xuất cho khách hàng, kế toán mở sổ chi tiết TK 3331. Cuối tháng kế toán lập “ Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra’’ ( Biểu số 07 ). Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ được khấu trừ Cuối tháng kế toán tính ra số thuế GTGT phải nộp cho nhà nước theo công thức sau: Thuế GTGT phải nộp trong kỳ Thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ = - Và sau đó căn cứ vào các bảng kê để lập tờ khai thuế GTGT ( Biểu số 08) làm hai bản, một bản gửi cho chi cục thuế thành phố Hà Nội, một bản lưu tại công ty.Việc nộp thuế do kế toán thanh toán và thủ quỹ của công ty thực hiện nộp tại kho bạc Nhà nước. VD: Tháng 12/2002, kế toán công ty HIPT tính thuế GTGT phải nộp như sau: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: 37568230 đ Thuế GTGT đầu ra: 434388427,6 đ Số thuế GTGT khấu trừ tháng 12: 37568230 đ Số thuế còn phải nộp: 396820197,6 đ Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 3331: 37568230 Có TK 133: 37568230 Khi nộp thuế ghi: Nợ TK 3331: 396820197,6 Có TK 11211: 396820197,6 ( Biểu số 08 ) Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – tự do – hạnh phúc. Tờ khai thuế GTGT Tháng 12 năm 2002 ( Dùng cho cơ sở kinh doanh tính thuế GTGT theo phương