Đề tài Kế toán các khoản thanh toán và phân tích tình hình công nợ, khả năng thanh toán tại Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây

cải tiến mẫu mó, bao bỡ, mở rộng thị trường tiờu thụ sản phẩm, cố gắng giảm đến mức thấp nhất chi phớ, hạ giỏ thành sản phẩm. Nhờ vậy, trong những năm qua Cụng ty đó khẳng định được chỗ đứng trờn thị trường, được số đụng người tiờu dựng biết đến và quen dựng sản phẩm của Cụng ty. Từ những kết quả đú Cụng ty đó được đỏnh giỏ là lỏ cờ đầu của ngành cụng nghiệp địa phương. Hai lần được nhà nước tặng thưởng huy chương lao động hạng III và hạng II vào cỏc năm 1992, 1995. Tuy trong những năm gần đõy Cụng ty gặp nhiều khú khăn do tỡnh hỡnh chung, sản phẩm của Cụng ty phải đối đầu với sự cạnh tranh mạnh mẽ từ cỏc sản phẩm mới, đa dạng, phong phỳ về kiểu dỏng, màu sắc. Đứng trước những đũi hỏi khỏch quan từ phớa thị trường Cụng ty vẫn đang nỗ lực phấn đấu ổn định sản xuất kinh doanh, thực hiện đủ nghĩa vụ với nhà nước, đảm bảo đời sống cho cụng nhõn viờn toàn Cụng ty. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Cụng ty cổ phần liờn hợp thực phẩm Hà Tõy: Trước kia Cụng ty tổ chức sản xuất theo 3 phõn xưởng là: phõn xưởng bia, nước giải khỏt, phõn xưởng bỏnh mứt kẹo và phõn xưởng cơ điện. Tuy nhiờn hiện nay phõn xưởng bia, nước giải khỏt và phõn xưởng bỏnh mứt kẹo đó được nhập làm một. Như vậy Cụng ty được tổ chức sản xuất theo 2 phõn xưởng là: -Phõn xưởng sản xuất: Chuyờn sản xuất giải khỏt, bỏnh quy, bỏnh trung thu, kẹo mềm, kẹo cứng, kẹo lạc bọc đường, mứt tết, lương khụ, kem xốp Phõn xưởng cơ điện: Duy trỡ, bảo quản toàn bộ thiết bị, mỏy múc của Cụng ty -Cỏc phõn xưởng là cỏc đơn vị trực tiếp sản xuất, khụng cú chức năng tuyển dụng cụng nhõn, mua sắm, tiờu thụ vật tư, sản phẩm, tổ chức đời sống tập thể..chịu sự điều hành trực tiếp của quản đốc phõn xưởng cựng sự phối hợp của cỏc phũng chức năng liờn quan. Ở phõn xưởng, thủ trưởng cao nhất là quản đốc, chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc Cụng ty. Trong phõn xưởng sản xuất cú cỏc tổ chuyờn mụn, mỗi tổ cú từ 8-12 người, do 01 tổ trưởng chịu trỏch nhiệm cụ thể là: + Phõn xưởng sản xuất gồm 11 tổ: - Tổ quản lý giỳp quản lý, giỏm sỏt, đụn đốc kiểm tra cỏc hoạt động sản xuất, quản lý lao động, vật tư, thu thập cỏc số liệu thống kờ, bỏo cỏo cho Cụng ty. - Tổ xay nghiền Malt, gạo, tổ nấu men: thực hiện giai đoạn lờn men nấu. - Tổ lọc, chiết CO2, thực hiện lọc, chiết bia theo yờu cầu kỹ thuật: thu hồi hoặc bổ sung CO2 - Tổ thành phẩm: Chụp mó, đúng hộp, vận chuyển vào kho. - Tổ nồi hơi: Cung cấp hơi núng cho nấu bia, thanh trựng vệ sinh cụng nghiệp - Tổ làm lạnh: Cung cấp hơi lạnh cho qua trỡnh lờn men, bảo quản bia - Tổ sản xuất bỏnh cỏc loại: Cú nhiệm vụ sản xuất bỏnh quy, bỏnh lương khụ, bỏnh trung thu... - Tổ sản xuất kẹo cỏc loại: Cú nhiệm vụ sản xuất kẹo lạc bọc đường, kẹo mềm, kẹo cứng... - Tổ gúi bỏnh - Tổ đúng gúi, bao gúi - Tổ thanh trựng + Phõn xưởng cơ điện gồm 2 tổ: - Tổ cơ khớ: Sửa chữa mỏy múc thiết bị - Tổ điện: Sửa chữa và bảo quản an toàn cho nhà mỏy. Mối quan hệ giữa cỏc phõn xưởng tổ đội được cụ thể húa qua sơ đồ sau (Hỡnh 2.1) Việc tổ chức sản xuất ở cỏc phõn xưởng, cỏc tổ đều thực hiện theo ca. Cỏc tổ cú thể phõn cụng làm việc 1 hay 2 ca/ngày tựy điều kiện và nhu cầu tiờu dựng. Riờng phõn xưởng cơ điện làm việc cả 3 ca 1 ngày. Cụng tỏc tổ chức kinh doanh: Cụng ty khụng xõy dựng hay đặt cỏc chi nhỏnh dịch vụ bỏn hàng ở cỏc tỉnh cũng như cũng khụng xõy dựng hệ thống đại lý tiờu thụ sản phẩm. Ngoài một số hợp đồng tiờu thụ với đại lý cố định do nhõn viờn cung ứng, đối với khỏch hàng ở cỏc tỉnh khỏc khi cú nhu cầu sẽ được phũng kế toỏn trực tiếp viết Húa đơn (GTGT). Việc tiờu thụ trong tỉnh sẽ do 4 tổ tiờu thụ thuộc phũng vật tư chịu trỏch nhiệm . Cỏc tổ này sẽ được giao Phiếu xuất kho và chịu trỏch nhiệm vận chuyển cũng như thanh toỏn trực tiếp với khỏch hàng. 10 ngày 1 lần, kế toỏn sẽ căn cứ vào bảng kờ sản lượng tiờu thụ của cỏc tổ để viết Húa đơn GTGT. 2.1.3 Đặc điểm bộ mỏy quản lý Cụng ty cổ phần liờn hợp thực phẩm Hà Tõy: Cụng ty cổ phần liờn hợp thực phẩm Hà Tõy là một cụng ty cổ phần mới thành lập, chịu sự quản lý của UBND tỉnh Hà Tõy và sở cụng nghiệp Hà Tõy.Bộ mỏy quản lý của cụng ty được tổ chức theo hỡnh thức trực tuyến chức năng Đứng đầu ban quản lý là Đại hội đồng cổ đụng.Đại hội đồng cổ đụng bầu ra Chủ tịch Hội đồng quản trị.Trong Cụng ty cổ phần liờn hợp thực phẩm Hà Tõy Chủ tịch Hội đồng quản trị kiờm giỏm đốc điều hành.Giỏm đốc điều hành được Hội đồng quản trị bói và miễn nhiệm. Hai phú chủ tịch hội đồng quản trị đồng thời là hai phú giỏm đốc Hội đồng quản trị cú chức năng: Xỏc định mục tiờu của Cụng ty trong từng thời kỳ, cỏc phương hướng, biện phỏp cơ bản, tạo dựng bộ mỏy quản lý của Cụng ty, phờ duyệt cơ cấu tổ chức, chương trỡnh hoạt động và vấn đề nhõn sự như: tuyển dụng, lựa chọn nhõn viờn quản lý cấp dưới, giao trỏch nhiệm, ủy quyền thăng cấp... phối hợp kinh doanh với cỏc phũng chức năng, xỏc định nguồn lực và đầu tư kinh phớ cho cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty. - Chủ tịch Hội đồng quản trị cú toàn quyền quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, và chịu trỏch nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ mỏy quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh, đồng thời quản lý một số phũng ban trong Cụng ty. - Phú giỏm đốc kinh doanh (phú chủ tịch hội đồng quản trị): Phụ trỏch Marketing(mảng đối ngoại) từ việc hợp tỏc, liờn doanh, liờn kết đến cụng tỏc mua vật tư, tổ chức tiờu thụ, tổ chức hoạt động Marketing. Ngoài ra cũn phụ trỏch cỏc vấn đề về đời sống của Cụng ty. Phú giỏm đốc này trực tiếp chỉ huy cỏc phũng: Phũng vật tư- tiờu thụ, phũng kinh doanh dịch vụ đời sống. - Phú giỏm đốc tài chớnh (phú chủ tịch hội đồng quản trị): Phụ trỏch cỏc vấn đề về tài chớnh Cụng ty Cụng ty gồm 7 phũng chức năng, được sắp xếp như sau: - Đặt dưới sự lónh đạo trực tiếp của Chủ tịch Hội đồng quản trị cú: 1. Phũng tổ chức lao động tiền lương: 2. Phũng hành chớnh: 3.Phũng kỹ thuật KCS: Đặt dưới sự giỏm sỏt của Phú giỏm đốc tài chớnh là cỏc phũng 1. Phũng kế toỏn tài vụ: 2.Phũng kế hoạch tổng hợp: + Đặt dưới sự quản lý của Phú giỏm đốc kinh doanh là cỏc phũng: 1.Phũng vật tư, tiờu thụ sản phẩm: 2.Phũng kinh doanh dịch vụ đời sống: Mối quan hệ trong bộ mỏy quản lý của cụng ty Mối quan hệ này được thể hiện rất rừ qua mụ hỡnh sau (Hỡnh 2.2) 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn a) Bộ mỏy kế toỏn : Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty được tổ chức quản lý tập trung theo tuyến dọc từ trờn xuống. Cụng việc kế toỏn được tiến hành tại phũng kế toỏn. Ở cỏc phõn xưởng khụng cú bộ mỏy kế toỏn riờng mà chỉ bố trớ nhõn viờn theo dừi, ghi chộp nghiệp vụ thống kờ, ghi sổ sỏch, theo dừi nghiệp vụ yờu cầu quản lý sản xuất tại phõn xưởng đú, lập bỏo cỏo nghiệm thu nội bộ và chuyển chứng từ về phũng kế toỏn để hạch toỏn. Phũng kế toỏn cú nhiệm vụ hướng dẫn tất cả cỏc bộ phận nhiệm vụ trong toàn Cụng ty thực hiện tốt kế hoạch ghi chộp ban đầu, phản ỏnh đỳng cỏc nhiệm vụ kinh kế phỏt sinh theo phỏp lệnh kế toỏn thống kờ của Nhà nước quy định. Mặt khỏc phũng kế toỏn cũn phải chịu trỏch nhiệm toàn bộ về việc phản ỏnh và ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh vào sổ kế toỏn một cỏch đầy đủ, chớnh xỏc, kịp thời trờn cơ sở cỏc chứng từ ban đầu phỏt sinh hợp lệ, hợp phỏp đó được kiểm tra, phõn loại, xử lý tổng hợp. Thụng qua số liệu kế toỏn giỳp cho lónh đạo Cụng ty biết được tỡnh hỡnh sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, tỡnh hỡnh chi phớ và kết quả hoạt động của từng thời kỳ và cũng để kiểm tra việc thực hiện cỏc chế độ chớnh sỏch của Nhà nước, cỏc yờu cầu của nghành chức năng như: Tài chớnh, Cục thống kờ, Cục thuế...đề ra để hạch toỏn. Bộ mỏy kế toỏn gồm 6 người được phõn cụng theo khối lượng cỏc phần hành và cơ cấu lao động kế toỏn của Cụng ty. Yờu cầu về chất lượng cũng như tớnh chất thi hành cụng việc và tố chất nghiệp vụ của nhõn viờn là cơ sở để thực hiện phõn cụng cỏc phần hành kế toỏn hợp lý. Ngoài ra, sự phõn cụng này cũn dựa trờn nguyờn tắc cú hiệu quả và tiết kiệm, chuyờn mụn húa và hợp tỏc lao động. Cụ thể phõn cụng ấy thể hiện như sau: - Một trưởng phũng kế toỏn: Tổ chức việc ghi chộp ban đầu, chấp hành chế độ bỏo cỏo thống kờ, bỏo cỏo quyết toỏn theo quy định, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu kế toỏn, đỳc rỳt kinh nghiệm, đề xuất biện phỏp xử lý, thực hiện cụng tỏc kế toỏn TSCĐ, nguồn vốn, tiền lương, chi phớ sản xuất, tớnh giỏ thành và lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh. - Một kế toỏn tiền mặt, kho TP, cụng đoàn - Một kế toỏn cụng nợ phải thu, dịch vụ đời sống, viết Húa đơn - Một kế toỏn TGNH, theo dừi cụng nợ phải trả - Một thủ quỹ cú nhiệm vụ theo dừi thu chi tiền mặt hàng ngày, cuối thỏng rỳt số dư tiền mặt trờn cơ sở chi tiết quỹ, bỏo cỏo quỹ theo chế độ kế toỏn quy định - Một kế toỏn NVL, CCDC, tập hợp chi phớ cú nhiệm vụ theo dừi tổng hợp chi tiết, vật liệu, CCDC, tập hợp chi phớ vật liệu, CCDC cho từng đối tượng. Hỡnh 2.3: Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn Cụng ty Kế toỏn trưởng ( Kế toỏn TSCĐ, nguồn vốn, tiền lương,CPSX, tớnh giỏ thành và lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh Kế toỏn tiền mặt, kho thành phẩm, cụng đoàn Kế toỏn cụng nợ phải thu, dịch vụ đời sống, viết húa đơn Kế toỏn NVL-CCDC, tập hợp chi phớ Kế toỏn TGNH, theo dừi cụng nợ phải trả Thủ quỹ b) Phần mềm kế toỏn sử dụng: Năm 2003 Cụng ty đó bắt đầu đưa phần mềm kế toỏn AFsys.5 vào sử dụng tại phũng kế toỏn của Cụng ty. Việc sử dụng phần mềm kế toỏn đó làm cho cụng việc kế toỏn của toàn Cụng ty được thực hiện nhanh chúng và hiệu quả hơn trước. Tuy nhiờn vẫn cũn lại một số phần hành kế toỏn chưa được thực hiện trờn mỏy mà vẫn làm thủ cụng. Đú là phần hành kế toỏn NVL, cụng cụ dụng cụ và kế toỏn lao động tiền lương, kế toỏn TSCĐ. Sở dĩ cú điều này là do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Cụng ty chi phối: Cụng ty sản xuất nhiều loại sản phẩm khỏc nhau cần nhiều loại nguyờn vật liệu khỏc nhau nờn việc mó húa chỳng gặp nhiều khú khăn. Mặt khỏc cựng một lỳc thực hiện sản xuất cho nhiều phõn xưởng nờn việc quản lý và đưa cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC và kế toỏn tiền lương thực hiện trờn mỏy vi tớnh là tương đối khú khăn. Đặc điểm trờn cú ảnh hưởng rất lớn đến quy trỡnh luõn chuyển chứng từ sổ sỏch của Cụng ty. c) Chứng từ, sổ sỏch kế toỏn của Cụng ty. Hỡnh thức sổ kế toỏn mà Cụng ty ỏp dụng là hinh thức Chứng từ ghi sổ. Kế toỏn tổng hợp hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Trị giỏ vốn NVL, CCDC xuất kho được tớnh theo đơn giỏ thực tế bỡnh quõn gia quyền. Việc hạch toỏn chi tiết NVL, CCDC được hạch toỏn theo phương phỏp thẻ song song và hạch toỏn thuế giỏ trị gia tăng theo phương phỏp khấu trừ Tại mỗi kho cú một thủ kho, thủ kho cú nhiệm vụ bảo quản hàng húa trong kho và theo dừi việc nhập xuất hàng trờn thẻ kho. Cuối thỏng, thủ kho mang thẻ kho lờn phũng kế toỏn tài vụ để đối chiếu số lượng của số hàng nhập, xuất, tồn trong kỳ Cụng ty cú sử dụng cỏc chứng từ kế toỏn được Nhà nước quy định như Húa đơn kiờm Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Phiếu thu, Phiếu chi, giấy đề nghị vay tạm ứng, Húa đơn bỏn hàng (hoặc Húa đơn GTGT)... Hệ thống tài khoản của Cụng Ty được mở theo quyết dinh 1141 TC/CĐKT. Tuy nhiờn, Cụng ty cũn chưa mở được cỏc tài khoản cấp 2 và khụng sử dụng được cỏc tài khoản ngoài bảng. Tại Cụng ty sử dụng cỏc bảng kờ sau: - Bảng kờ ghi Cú TK111 và ghi Nợ cỏc tài khoản khỏc - Bảng kờ ghi Cú TK112 và ghi Nợ cỏc tài khoản khỏc - Bảng kờ ghi Cú TK152 và ghi Nợ cỏc tài khoản khỏc - Bảng kờ ghi Cú TK153 và ghi Nợ cỏc tài khoản khỏc - Bảng kờ ghi Cú TK331 và ghi Nợ cỏc tài khoản khỏc - Bảng kờ ghi Cú TK131 và ghi Nợ cỏc tài khoản khỏc Bờn cạnh đú, Cụng ty cũn sử dụng cỏc bảng phõn bổ như: bảng phõn bổ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, bảng phõn bổ khấu hao TSCĐ. Về hệ thống sổ chi tiết, Cụng ty sử dụng cỏc sổ chi tiết theo dừi việc thanh toỏn với khỏch hàng, sổ chi tiết thanh toỏn với nhà cung cấp, sổ chi tiết vật liệu, cụng cụ dụng cụ... Đối với những phần hành kế toỏn chưa được thực hiện kế toỏn trờn mỏy thỡ kế toỏn Cụng ty thực hiện theo đỳng quy trỡnh của hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ cụ thể: Cuối thỏng từ cỏc chứng từ gốc kế toỏn vào cỏc bảng kờ theo cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh giống nhau. Sau đú, căn cứ vào bảng kờ kế toỏn lập nờn Chứng từ ghi sổ. Cỏc chứng từ này được đỏnh số và được ghi vào sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đú vào sổ cỏi. Mặt khỏc, từ cỏc chứng từ gốc kế toỏn vào sổ chi tiết. Cuối thỏng, lấy số liệu trờn cỏc sổ chi tiết để vào sổ đối chiếu luõn chuyển (với NVL, cụng cụ dụng cụ). Số liệu trờn sổ đối chiếu luõn chuyển sẽ được sử dụng để đối chiếu với sổ cỏi trước khi lập BCTC. -Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức chứang từ ghi sổ (Hỡnh 2.4) Hỡnh 2.4: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức CTGS Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký CTGS Bảng kờ Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cỏi Bỏo cỏo kế toỏn Bảng cõn đối số PS Đối với cỏc phần hành kế toỏn đó được thực hiện kế toỏn trờn mỏy thỡ quy trỡnh ghi sổ được thực hiện như sơ đồ sau: Hỡnh 2.5: Quy trỡnh ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Nhập liệu vào mỏy Cỏc sổ kế toỏn và bỏo cỏo kế toỏn Về hệ thống bỏo cỏo ở doanh nghiệp thỡ Cụng ty sử dụng hai hỡnh thức bỏo cỏo: + Bảng CĐKT + Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh - Bỏo cỏo quản trị: Gồm cỏc bỏo cỏo về doanh thu, chi phớ, lợi nhuận BCTC ở Cụng ty được lập hàng quý và được lập thành 4 bản: một bản lưu lại Cụng ty, một bản nộp cho Cục thuế, một bản nộp cho Sở tài chớnh vật giỏ, một bản nộp cho Cục thống kờ. Bỏo cỏo quyết toỏn tại Cụng ty được lập hàng thỏng và nộp cho Giỏm đốc Cụng ty để làm cơ sở cho cỏc quyết định quản trị của Giỏm đốc. 2.2. Thực trạng về tổ chức kế toán các khoản thanh toán ở Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm hà Tây 2.2.1. Kế toỏn cỏc nghiệp vụ thanh toỏn với khỏch hàng Hiện nay để đẩy mạnh tốc độ lưu thụng hàng húa đồng thời nhằm mở rộng quan hệ ra bờn ngoài cụng ty đó ỏp dụng nhiều phương thức thanh toỏn trong đú phương thanh toỏn thu tiền sau (bỏn chịu) vẫn là phổ biến. Khỏch hàng của Cụng ty cú thể là người trong tỉnh hay ngoài tỉnh, từ đú làm phỏt sinh quan hệ thanh toỏn giữa Cụng ty với khỏch hàng trong và ngoài tỉnh. Để phản ỏnh tỡnh hỡnh thanh toỏn giữa Cụng ty với cỏc khỏch hàng trong trường hợp bỏn chịu hàng húa kế toỏn sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khỏch hàng cựng một số tài khoản liờn quan: TK 511, 333, 111, 112... Chứng từ sử dụng: Húa đơn (GTGT) liờn 3 Giấy khất nợ Phiếu thu tiền mặt Bảng kờ thanh toỏn Hệ thống sổ sỏch: Sổ chi tiết thanh toỏn với người mua (SCT TK131) Sổ cỏi TK131 Quy trỡnh ghi sổ Đối với khỏch hàng trong tỉnh Đối với khỏch hàng trong tỉnh việc tiờu thụ sản phẩm do bốn tổ tiờu thụ thuộc phũng vật tư đảm nhiệm. Khi khỏch hàng cú nhu cầu mua sản phẩm, cỏc tổ sẽ tiến hành viết “ Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý”. Phiếu xuất kho cú 3 liờn trong đú liờn 1: lưu, liờn 2: giao cho khỏch hàng, liờn 3: thủ kho giữ. Cứ 10 ngày 1 lần kế toỏn tổng hợp cỏc Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý và viết Húa đơn. Húa đơn này sẽ là căn cứ để nhập liệu vào mỏy. Với phần mềm kế toỏn AFsys5 việc nhập liệu cú thể được thực hiện trờn cỏc màn hỡnh nhập liệu khỏc nhau tựy thuộc vào loại chứng từ mà kế toỏn lựa chọn liờn quan đến nghiệp vụ phỏt sinh. Khi nhập kế toỏn lựa chọn loại chứng từ, như Phiếu thu, Phiếu chi, Húa đơn GTGT... Cỏc chứng từ này ứng với cỏc phần hành kế toỏn đó được thực hiện kế toỏn mỏy. Đối với những nghiệp vụ sử dụng cỏc loại chứng từ trờn kế toỏn chỉ việc chọn loại chứng từ tương ứng với nghiệp vụ và nhập số liệu vào mỏy. Cũn với cỏc loại nghiệp vụ khỏc khụng cú loại chứng từ tương ứng trong dang mục chứng từ trờn mỏy thỡ phần mềm AFsys5 cho phộp kế toỏn Cụng ty sử dụng loại “chứng từ kế toỏn khỏc” để nhập số liệu. Vớ dụ: căn cứ vào cỏc Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý từ ngày 20 đến 30 thỏng 9 năm 2004 kế toỏn viết Húa đơn số 0078552, tiền hàng 108.520.400 (đồng), chiết khấu thương mại 2%, thuế GTGT 10%. Tổng giỏ trị thanh toỏn 116.985.000 (đồng) -Húa đơn Để nhập Húa đơn (GTGT) vào mỏy kế toỏn chọn loại chứng từ “ Húa đơn xuất hàng húa” sau khi chọn, màn hỡnh nhập liệu sẽ hiện ra dưới dạng sau: Kế toỏn sẽ nhập số liệu lần lượt vào cỏc ụ tương ứng theo định khoản Nợ TK 131 116.350.000 Cú TK 511 106.350.000 Cú TK 3331 10.635.000 Khi kế toỏn ấn nỳt “ lưu” trờn màn hỡnh, mỏy sẽ tự động chuyển số liệu vào cỏc sổ sỏch, bỏo cỏo tương ứng. Đối với sản phẩm bia khi xuất hàng húa ngoài một Húa đơn GTGT do kế toỏn lập cũn cú một Phiếu xuất kho do thủ kho lập cho vỏ chai, kột gỗ, kột nhựa. Số tiền này được hạch toỏn ghi tăng TK 131 và ghi giảm TK138. Chỳng ta sẽ xem xột cỏch nhập PXK này trong phần hành kế toỏn cỏc khoản phải thu khỏc. Cuối ngày cỏc tổ tập hợp cỏc Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý để lập một bảng kờ thanh toỏn. Trong bảng kờ cú số Húa đơn và số tiền thu được của từng loại sản phẩm. Phũng kế toỏn sẽ căn cứ vào bảng kờ để nhập vào mỏy đồng thời in 2 Phiếu thu. Cỏc tổ cầm Phiếu thu đi nộp tiền tại phũng thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ giữ một Phiếu thu và một Phiếu thu được lưu tại phũng kế toỏn. Vớ dụ: Ngày 4 thỏng 9 /2004 căn cứ vào bảng kờ thanh toỏn của anh Lý tổ tiờu thụ số 2, tổng số tiền thu được 7.792.100(đồng) Bảng kờ thanh toỏn Họ tờn: Hoàng Văn Lý Số Húa đơn Số tiền Bia hơi Bia chai 3170 7.792.100 Tổng tiền 7.792.100 Kế toỏn chọn loại chứng từ “ Phiếu thu tiền mặt”. Màn hinh nhập liệu sẽ hiện ra dưới dạng sau: Kế toỏn nhập số liệu vào cỏc ụ tương ứng theo định khoản: Nợ TK 111 7.792.100 Cú TK 131 7.792.100 Sau khi ấn “ lưu” mỏy sẽ chuyển số liệu vào sổ kế toỏn và bỏo cỏo tương ứng. +Khi khỏch hàng trả lại vỏ chai, kột gỗ, kột nhựa kế toỏn sẽ căn cứ vào Phiếu nhập kho để nhập số liệu vào mỏy. Vớ dụ: Ngày 30/09/2004 phỏt sinh nghiệp vụ trả lại vỏ chai, kột gỗ, kột nhựa khỏch hàng cược kế toỏn căn cứ vào Phiếu nhập kho để nhập liệu như sau: Kế toỏn cập nhật chứng từ nhập hàng húa-nhập khỏc.Ở ụ loại chứng từ kế toỏn chọn “Phiếu nhập hàng húa khỏc”. Màn hỡnh nhập liệu như sau: Kế toỏn nhập lần lượt nhập vào cỏc ụ theo định khoản sau: Nợ TK 153 25.862.400 Cú TK 131 25.862.400 Khi kế toỏn ấn nỳt “Lưu” mỏy sẽ chuyển số liệu vào cỏc sổ sỏch, bỏo cỏo tương ứng. Đối với khỏch hàng ngoại tỉnh Khỏch hàng ngoại tỉnh sẽ làm việc trực tiếp tại phũng kế toỏn. Kế toỏn viết Húa đơn (GTGT). Húa đơn sẽ là căn cứ để nhập liệu vào mỏy. Vớ dụ: Ngày 2/9/2004 chị Dung ở Tam Điệp lấy 600 gúi bỏnh hương quả loại 200g, 320 gúi bỏnh kem xốp 300g. Tổng cộng tiền thanh toỏn 4.096.000 (đồng). Thuế GTGT 10%. Màn hỡnh nhập liệu tương tự hỡnh. Loại chứng từ “Húa đơn xuất hàng húa”. Kế toỏn nhập vào cỏc ụ theo định khoản. Nợ TK511 4.096.000 Cú TK 511 3.723.600 Cú TK 333(1) 372.400 Khi thanh toỏn kế toỏn sẽ viết Phiếu thu (tương tự trường hợp đối với cỏc tổ tiờu thụ) Cuối thỏng phũng kế toỏn sẽ tiến hành đối chiếu cụng nợ với khỏch hàng và cỏc tổ tiờu thụ. Biờn bản đối chiếu cụng nợ sẽ được lập thành 2 bản Cụng ty giữ một bản để làm căn cứ đối chiếu với số dư cuối thỏng trờn sổ chi tiết. 2.2.2. Kế toỏn cỏc nghiệp vụ thanh toỏn với người bán Trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh cụng ty cần phải mua nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ... của nhà cung cấp. Khi Cụng ty chưa thanh toỏn cho cỏc bờn do chưa đến hạn thanh toỏn hoặc đang trong thời hạn thanh toỏn theo hợp đồng kớ kết sẽ làm phỏt sinh cỏc khoản phải trả cho người bỏn (nhà cung cấp). Thụng thường khi cú nhu cầu mua nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ... Cụng ty sẽ yờu cầu nhà cung cấp cung ứng, sau khi hàng húa được nhập kho đảm bảo chất lượng Cụng ty mới tiến hành thanh toỏn hoặc Cụng ty sẽ yờu cầu cho nợ trong một thời gian nhất định. Để phản ỏnh tỡnh hỡnh thanh toỏn giữa Cụng ty với nhà cung cấp trong trường hợp mua chịu vật tư, hàng húa, kế toỏn sử dụng tài khoản 331- Phải trả cho người bỏn cựng với cỏc tài khoản cú liờn quan như TK 111, 112, 131, 152, 153, 133... Chứng từ được sử dụng Húa đơn GTGT (liờn 2 ) do người bỏn lập Hợp đồng mua bỏn Biờn bản thanh toỏn bự trừ cụng nợ ... Quy trỡnh ghi sổ Khi hàng húa về đến Cụng ty cú kốm theo Húa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toỏn vận chuyển, sửa chữa (nếu cú)..., đối với một số loại nguyờn liệu vật liệu chớnh như: Đường, bơ, sữa... sẽ được phũng kiểm tra chất lượng KCS kiểm tra. Nếu đảm bảo chất lượng người chịu trỏch nhiệm kiểm tra sẽ viờt “ Phiếu kiểm tra chất lượng” với kết luận “ đảm bảo chất lượng” và đề nghị cho nhập kho. Phũng vật tư sẽ viết Phiếu nhập kho. Sau đú, bộ chứng từ gồm: Húa đơn (GTGT)+ Phiếu nhập kho+ Phiếu kiểm tra chất lượng (nếu cú)+ Đề nghị thanh toỏn (nếu cú) sẽ được chuyển lờn phũng kế toỏn. Phũng kế toỏn sẽ căn cứ vào Húa đơn, Phiếu nhập kho để cập nhật vào chứng từ thanh toỏn cụng nợ Vớ dụ: Ngày 07/9 Cụng ty mua 14.000 Kg Malt bia của cụng ty Thanh Tựng giỏ 6.000 đ/Kg. Thuế suất GTGT: 5%. Húa đơn GTGT số 00711, đó nhập kho, Phiếu nhập kho số 648 Căn cứ vào Húa đơn, Phiếu nhập kho kế toỏn cập nhật vào chứng từ thanh toỏn cụng nợ, loại chứng từ “ Ghi cú cỏc tài khoản cụng nợ”. Màn hỡnh nhập liệu sẽ hiện ra như sau: Sau khi nhập cỏc dữ liệu vào màn hỡnh theo định khoản Nợ TK152 84.000.000 Nợ TK 13311 4.200.000 Cú TK 331 88.200.000 Kế toỏn ấn nỳt “lưu”, mỏy sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ sỏch và bỏo cỏo tương ứng. Khi cụng ty tiến hành thanh toỏn bằng Ủy nhiệm chi hoặc tiền mặt, kế toỏn sẽ cập nhật chứng từ tiền mặt loại chứng từ “Phiếu chi tiền mặt” hoặc cập nhật chứng từ tiền gửi ngõn hàng loại chứng từ “ ghi cú tài khoản tiền gửi” Vớ dụ: Ngày 24/09/2004 Cụng ty thanh toỏn tiền nợ cho cụng ty Thanh Tựng, số tiền 300.000.000 (đồng). Căn cứ vào Ủy nhiệm chi kế toỏn nhập liệu vào mỏy theo định khoản: Nợ TK331 300.000.000 Cú TK 1121 300.000.000 Màn hỡnh nhập liệu như sau: Kế toỏn ấn nỳt “ lưu” để kết thỳc, mỏy sẽ tự động đưa số liệu vào sổ sỏch, bỏo cỏo cú liờn quan. 2.2.3 Kế toỏn cỏc nghiệp vụ thanh toỏn với ngõn sỏch Nhà nước Cụng ty cổ phần liờn hợp thực phẩm Hà Tõy là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh do vậy cụng ty phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước từ đú làm phỏt sinh nhiều nghiệp vụ thanh toỏn giữa Cụng ty với ngõn sỏch Nhà nước. Để theo dừi thuế và cỏc khoản phải nộp vào ngõn sỏch Nhà nước kế toỏn sử dụng TK 333- Thuế và cỏc khoản phải nộp Nhà nước, trong đú chi tiết theo từng loại thuế cựng với cỏc TK liờn quan: TK 111, 112, 133 Chứng từ sử dụng: Húa đơn GTGT liờn 2 khi mua hàng Húa đơn GTGT liờn 3 khi bỏn hàng Giấy thụng bỏo thuế Giấy nộp tiền vào NSNN Ủy nhiệm chi- Chuyển tiền ... Hệ thống sổ sỏch sử dụng Sổ chi tiết TK 3331 Sổ cỏi TK 333 Quy trỡnh ghi sổ: Cụng ty phải nộp ba loại thuế chớnh là thuế GTGT, thuế TTĐB và thuế TNDN tuy nhiờn do Cụng ty thường xuyờn làm ăn thua lỗ nờn trong mấy năm qua khụng phải nộp thuế TNDN. Cụng ty chỉ theo dừi chi tiết đối với thuế GTGT mà khụng theo dừi chi tiết đối với thuế TTĐB +Thuế GTGT: Hàng ngày khi phỏt sinh nghiệp vụ bỏn hàng, mua hàng căn cứ vào cỏc Húa đơn bỏn hàng, Húa đơn mua hàng kế toỏn cập nhật vào mỏy qua màn hỡnh nhập liệu “chứng từ xuất bỏn hàng húa” hoặc chứng từ “Thanh toỏn cụng nợ”. Cuối mỗi thỏng kế toỏn thuế sẽ lập tờ khai thuế GTGT và hai Chứng từ ghi sổ phản ỏnh số thuế GTGT được khấu trừ và số thuế GTGT phải nộp trong thỏng . Chứng từ ghi sổ Số 9 Ngày 30 thỏng 9 năm 2004 STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Cú Nợ Cú 1. Thuế đầu vào được khấu trừ kết chuyển giảm thuế phải nộp 1331 13311 92.675.665 92.675.665 Chứng từ ghi sổ Số 18 Ngày 30 thỏng 9 năm 2004 STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Cú Nợ Cú 1. Thuế GTGT phải nộp thỏng 9/2004 5111 3331 305.720.100 305.720.100 +Thuế TTĐB: Để xỏc định số thuế TTĐB phải nộp trong thỏng kế toỏn thuế sẽ căn cứ vào bảng kờ sản lượng tiờu thụ để lập một CTGS và tờ khai thuế TTĐB Chứng từ ghi sổ Số 19 Ngày 30 thỏng 9 năm 2004 STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Cú Nợ Cú 1. Thuế TTĐB phải nộp thỏng 9/2004 5111 3332 702.585.624 702.585.620 Cỏc Chứng từ ghi sổ sau khi được kế toỏn trưởng duyệt sẽ được chuyển cho kế toỏn tổng hợp để vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ cỏi TK333 được lập trờn mỏy. Để cập nhật CTGS này vào mỏy kế toỏn chọn loại “chứng từ kế toỏn khỏc”. “Chứng từ kế toỏn khỏc” bao gồm hai loại là: “chứng từ khỏc ghi cú” cho phộp kế toỏn ghi nghiệp vụ một Cú nhiều Nợ và “chứng từ khỏc ghi nợ”cho phộp kế toỏn ghi nghiệp vụ một Nợ nhiều Cú. Như vậy để nhập CTGS số 18 và CTGS số 19 ở ụ loại chứng từ kế toỏn sẽ lựa chọn “chứng từ kế toỏn khỏc _ghi cú” và để nhập CTGS số 9 kế toỏn sẽ chọn loại chứng từ “chứng từ khỏc ghi nợ”. Vớ dụ đối với CTGS số 19 kế toỏn sẽ nhập số liệu vào cỏc ụ tưong ứng theo định khoản: Nợ TK 511(1) 702.585.624 Cú TK 333(2) 702.585.624 Màn hỡnh nhập liệu sẽ hiện ra như sau: Để kết thỳc quỏ trỡnh nhập liệu kế toỏn nhấn nỳt “Lưu” mỏy sẽ tự động chuyển số liệu vào cỏc sổ sỏch, bỏo cỏo liờn quan. Khi thanh toỏn cỏc khoản thuế với ngõn sỏch nhà nước kế toỏn sẽ nhập liệu vào mỏy qua giao diện “cập nhật chứng từ tiền gửi ngõn hàng ”. Tại ụ “loại chứng từ” chọn “chứng từ ghi cú Tk tiền gửi-VND” sau đú trờn màn hỡnh nhập liệu kế toỏn sẽ lần lượt nhập cỏc thụng tin liờn quan. Đối với “giấy nộp tiền vào ngõn sỏch nhà nước bằng chuyển khoản: Kế toỏn định khoản: Nợ TK 3332 300.000.000 Nợ TK 3331 100.000.000 Cú TK 1121 400.000.000 Màn hỡnh nhập