Đề tài Kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá

u cầu. Cứ một tuần, kế toán lại căn cứ vào phiếu xuất kho và HĐ GTGT để ghi nhận doanh thu và ghi sổ công nợ vật tư để thuận tiện theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. Đối với bán máy – là hàng hoá có doanh thu lớn Nhân viên Marketing sau khi thoả thuận với khách hàng về giá cả sẽ lập một phiếu yêu cầu, trình Giám đốc. Sau đó, phiếu này sẽ được chuyển xuống phòng kế toán để phòng kế toán làm HĐ GTGT. Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu yêu cầu và HĐ GTGT để xuất máy và những linh kiện kèm theo. Cuối tuần, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho và HĐ GTGT để ghi nhận doanh thu và ghi vào sổ công nợ để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. Riêng trường hợp bán vào các khu chế xuất, khu công nghiệp – là các doanh nghiệp được miễn thuế GTGT trong một khoảng thời gian hoạt động thì phòng kế toán phải có trách nhiệm đi liên hệ với hải quan nơi doanh nghiệp mua hoạt động để làm thủ tục miễn thuế và kiểm hoá. Do đó thủ tục rắc rối và phức tạp hơn so với bán hàng thông thường. VD: Ngày 02/03/2007, Công ty xuất hàng bán cho Công ty TNHH Nippo Mechantronic với nội dung như sau: STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá 1 Trống máy V236 Khối 01 2.000.000 2 Mực máy V236 Hộp 01 504.545 Cộng 2.504.545 Kế toán khi có đủ các chứng từ tiến hành hạch toán vào phần mềm với nội dung sau: Nợ TK 632: 1.409.808 Có TK 1561: 1.409.808 Biểu số 6 Đơn vị:Công ty TNHH Đức Lân Mẫu số 02-VT Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân- HBT- HN Theo QĐ: 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của BTC Phiếu xuất kho Số: 0203/07 Ngày 02 tháng 03 năm 2007 Nợ TK 632 Có TK 156 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Bích Hoàn Lý do xuất kho: Bán cho Công ty TNHH Nippo Mechantronic Xuất tại kho: 345 Trần Khát Chân STT Tên sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Sốlượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Trống máy V236 CT200417 Khối 01 803.056 803.056 2 Mực máy V236 CT200416 Hộp 02 303.376 606.752 Cộng X X X X 1.409.808 Cộng thành tiền bằng chữ : Một triệu bốn trăm lẻ chín ngàn tám trăm lẻ tám đồng chẵn./. Xuất ngày 02 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách Phụ trách Người nhận hàng Thủ kho BP sử dụng cung tiêu 2.2.3 Hạch toán chi tiết hàng hóa Sơ đồ phân phối thẻ song song: Chứng từ gốc -Phiếu nhập kho -Phiếu xuất kho Thẻ kho Số, thẻ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp N-X-T Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Chứng từ sử dụng Công ty TNHH Đức Lân là đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên kế toán nghiệp vụ mua hàng thường sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra - Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. - Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng. Ngoài ra đối với hàng hoá nhập khẩu Công ty còn sử dụng một số chứng từ sau đây: - Invoice : là chứng từ do bên bán cung cấp cho công ty.Trong đó nêu rõ số lượng, đơn giá của từng loại hàng hoá mà bên bán cung cấp cho công ty. - Hợp đồng kinh tế, Parking list, Invoice - Co (Certificate of Origin):Là chứng từ do bên bán cung cấp.Bản Co này chứng nhận nguồn gốc của các loại hàng hoá mà bên bán cung cấp. - CQ (Certificate of Quantity): Chứng từ chứng nhận số lượng hàng hoá mà bên bán cung cấp. -Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu - Biên lai thu lệ phí hải quan - Biên lai thu lệ phí bến bãi. - Giấy thông báo Thuế, Phụ thu. Sổ sách sử dụng: Sử dụng hoàn toàn phần mềm trong công tác kế toán là một lợi thế rất lớn. Từ các chứng từ gốc ban đầu, kế toán nhập vào phần mềm kế toán. Phần mềm sẽ tự sử lý các số liệu vào các sổ chi tiết có liên quan. Khi cần kiểm tra đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán mở phần “ Kế toán chi tiết” và kiểm tra số liệu. Tuy nhiên, kế toán cũng cập nhật các chứng từ mua bán hàng hoá vào Excel để có thể cân đối cho chính xác giữa thẻ kho và phần mềm kế toán. Cách làm này rất nhanh lại tốn ít thời gian nên được áp dụng đã rất lâu dài trong công ty Tại kho Hàng ngày, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất tồn của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, mỗi loại hàng hoá được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và để quản lý dễ hơn. Cách ghi thẻ kho: Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập xuất hàng hoá, thủ kho thực hiện kiểm tra lại các số liệu thực xuất rồi tiến hành ghi vào thẻ kho. Thẻ kho ghi các nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa theo thời gian, sau đó thủ kho tính ra số tồn đầu tháng, tính ra số tồn cuối tháng. Biểu số 7 Doanh nghiệp:Công ty TNHH Đức Lân Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân – HBT - HN Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/03/2007 Tờ số:01 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Mực máy V212/230 Đơn vị tính: hộp – Mã hàng: D280 Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Số hiệu ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 150 02/03 0203/02 02/03 Xuất hàng 01 0203/07 02/03 Xuất hàng 02 135 … 12/03 1203/18 12/03 Xuất hàng 04 103 … 29/03 2903/15 29/03 Xuất hàng 02 80 Cộng - 70 Tồn cuối tháng 80 Biểu số 8 Doanh nghiệp:Công ty TNHH Đức Lân Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân – HBT - HN Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/03/2007 Tờ số: 05 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Máy Photo KTS 186 DC Đơn vị tính: chiếc – Mã hàng: TL200139 Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Số hiệu ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 02 07/03 0703/04 Xuất kho 01 01 09/03 0309/01 09/03 Nhập kho 01 02 12/03 1203/01 12/03 Xuất kho 01 01 27/03 2703/02 27/03 Xuất kho 01 - Cộng 01 03 Tồn cuối tháng - Tại phòng kế toán: Từ thẻ kho được thủ kho chuyển lên vào cuối mỗi tuần, kế toán doanh thu phản ánh doanh thu. Khi cần theo dõi hàng hoá trên sổ kế toán có khớp với thẻ kho của thủ kho hay không, kế toán cho in sổ chi tiết hàng hoá hoặc các bảng kê kèm theo. Khi phát hiện các sai sót phải lập tức tìm hiểu nguyên nhân, điều chỉnh cho kịp thời. Tránh những sai sót đáng tiếc. Trong hạch toán chi tiết hàng hoá, kế toán sử dụng Bảng kê hàng bán ra, mua vào Sổ chi tiết hàng hoá Sổ chi tiết thanh toán với người bán Sổ quỹ tiền mặt ( Biểu số 25) Sổ tiền gửi ( Biểu số 26) Sổ theo dõi thuế GTGT ( Biểu số) Cuối mỗi tháng sổ được in ra và đóng dấu, bảo quản. Riêng thẻ kho ở Công ty TNHH Đức Lân được coi là một tài liệu tham khảo. Biểu số 9 Sổ chi tiết thanh toán với người Bán Tài khoản : 331 Đối tượng: ông A Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tk ĐƯ Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 1.Số dư đầu kỳ 2.Số phát sinh trong kỳ ……. …… Cộng phát sinh 3.Số dư nợ cuối kỳ Kế toán tổng hợp hàng hoá Tài khoản sử dụng: TK 156 Dùng để theo dõi giá trị hàng hoá hiện có, tình hình tăng giảm theo các giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại nhóm hàng, mặt hàng… Tuỳ theo yêu cầu quản lý và các phương tiện tính toán Kết cấu TK 156 Bên nợ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá trị hàng hoá trong kỳ : mua ngoài, nhận góp vốn, kiểm kê phát hiện thừa,… Bên có phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá trị hàng hoá trong kỳ : xuất dùng, xuất bán, góp vốn kinh doanh, kiểm kê phát hiện thừa thiếu… Dư nợ : Giá trị thực tế của hàng hoá tồn kho Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như : TK 111, TK 133, TK 331, TK 112,… Các loại sổ tổng hợp: Sổ cái TK 156, 331, 111, 112, 133 Sổ nhật ký chung Hạch toán tổng hợp hàng hoá Trong phần hạch toán chi tiết hàng hoá, kế toán đã mở sổ chi tiết hàng hoá, cuối mỗi tháng kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết hàng hoá, tính ra tổng số nhập xuất tồn cho từng loại hàng hoá. Số phản ánh trên sổ chi tiết phải được khớp với số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho. Mọi sai sót phải được kiểm tra xác minh và điều chỉnh kịp thời theo đúng số thực tế . Hàng tuần đồng thời với việc kiểm tra sổ chi tiết hàng hoá, kế toán tiến hành xem sổ nhật ký chung xem tất cả các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá đã được phản ánh đầy đủ hay chưa. Song song bên cạnh đó là sổ cái TK 156 và các sổ tương ứng xem đã khớp số hay chưa. Nếu có sai sót phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân để sửa trước cuối tháng. Để xem sổ chi tiết: Kế toán tổng hợp\ Sổ cái TK 156\ Xem Điều kiện: Từ tháng 03/2007 Có thể xem chi tiết cho từng kho hoặc từng loại mặt hàng. Có thể in tuỳ theo yêu cầu quản lý. Biểu số 14 Sổ cái TK 156 Hàng hoá Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 9.127.049.699 Số phát sinh 0203/02 02/03 Xuất kho 632 303.376 0203/07 02/03 Xuất kho 632 606.752 … 0703/04 07/03 Xuất kho 632 20.932.999 … 0309/01 09/03 Nhập kho 331 26.654.800 … 1203/01 12/03 Xuất kho 632 20.932.999 … 0326/02 26/03 Nhập kho 112 8.639.000 2703/02 27/03 Xuất kho 632 26.654.800 … … … … … Cộng SPS X 112.423.857 2.775.469.831 Số dư cuối tháng X 6.464.003.725 Biểu số 15 Sổ cái TK 331 Phải trả cho người bán Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 1.201.382.435 Số phát sinh 35555 02/03 Nhập mua hàng 156,133 6.421.250 NH0304/02 04/03 Trả nợ khách 112 200.000.000 35629 09/03 Nhập mua hàng 156,133 21.620.280 … … … … … Cộng SPS X 532.469.350 132.676.043 Số dư cuối tháng X 801.589.128 Công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá của Công ty TNHH Đức Lân Các phương thức tiêu thụ và hình thức thanh toán Công ty TNHH Đức Lân là một Công ty kinh doanh thương mại với nhiều mặt hàng và chủng loại phong phú, với số lượng lớn về các thiết bị văn phòng. Vì vậy việc tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với của Công ty. Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty áp dụng hai hình thức tiêu thụ như sau: Bán buôn và bán lẻ. Các nhân viên Marketing của Công ty TNHH Đức Lân chủ yếu là bán hàng qua điện thoại và đôi khi do khách hàng yêu cầu họ sẽ mang mẫu máy đến để giao dịch trực tiếp. a.Bán buôn hàng hoá: Thường là cho các đối tác trong kinh doanh. Khi đối tác có yêu cầu công ty bán hàng hoá với số lượng đã thoả thuận, kế toán sẽ viết HĐ GTGT và chuyển cho thủ kho làm thủ tục xuất kho. Nếu đối tác ở nội thành Hà Nội hoặc ở các tỉnh phía Bắc, công ty sẽ giao hàng tận nơi. Nếu đối tác ở các tỉnh miền Trung trở vào sẽ chịu mọi chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi bên mua nhận hàng và chấp nhận thanh toán. Hình thức thanh toán chủ yếu thường là chuyển khoản và nó rất nhanh và tiện lợi. b.Bán lẻ hàng hoá: Thường cho các cá nhân hoặc doanh nghiệp mua về với mục đích tiêu dùng. Khách hàng có thể gọi điện cho phòng bán hàng để đặt hàng. Sau đó tuỳ theo yêu cầu khách sẽ được giao hàng tận nơi mà không phải chịu bất cứ một khoản phí nào. Tuy nhiên với những khách hàng ở xa thì phải chịu các chi phí liên quan đến vận chuyển hàng hoá. Nhân viên kỹ thuật khi đi giao hàng sẽ hướng dẫn chi tiết cho khách hàng cách sử dụng. Khách hàng có thể có nhiều hình thức thanh toán: Thanh toán ngay bằng tiền mặt, thanh toán chậm bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng… Tuy nhiên thời hạn nhận nợ không quá 6 tháng kể từ ngày khách hàng chấp nhận thanh toán. Kế toán chi tiết tiêu thụ hàng hoá: a. Chứng từ và tài khoản sử dụng Công ty Fuji Xerox uỷ quyền cho Công ty TNHH Đức Lân bán hàng hoá tại Việt Nam nên chứng từ sử dụng cho việc hạch toán đều theo chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành gồm có: - Hợp đồng kinh tế. - Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. - Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng. - Hoá đơn giá trị gia tăng. - Bảng kê hoá đơn bán lẻ hàng hoá, dịch vụ. Bên cạnh việc lựa chọn các chứng từ phù hợp, bộ phận kế toán còn phải xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp thuận tiện cho việc hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá phát sinh trong kỳ. Tài khoản sử dụng cho việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá bao gồm: 156, 632, 511, 333, 131. Ví dụ: Ngày 02/03/2007, Công ty xuất hàng bán cho Công ty TNHH Nippo Mechantronic với nội dung như sau: STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá 1 Trống máy V236 Khối 01 2.000.000 2 Mực máy V236 Hộp 01 504.545 Cộng 2.504.545 Kế toán căn cứ vào phiếu yêu cầu mà phòng kinh doanh cung cấp tiến hành viết hoá đơn giá trị gia tăng và thủ kho viết phiếu xuất kho. Biểu số 16 Mẫu số: 01 GTGT- 3LL AU/2007B 003109 Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 02 tháng 03 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Đức Lân Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân - HBT - HN Số tài khoản: 140031010054 Điện thoại: 04.9725072 MST: 0100232438 Họ tên người mua hàng: Lê Hồng Ngọc Tên đơn vị: Công ty TNHH Nippo Mechantronic Địa chỉ: Khu công nghiệp Thăng Long - HN Số Tài khoản Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0101296385 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Trống máy V236 Khối 01 2.000.000 2.000.000 2 Mực máy V236 Hộp 01 504.545 504.545 Cộng 2.504.545 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 250.455 Tổng cộng tiền thanh toán 2.755.000 Thành tiền bằng chữ: Hai triệu bẩy trăm năm mươi lăm ngàn đồng chẵn ./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Biểu số17 Đơn vị:Công ty TNHH Đức Lân Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân- HBT- HN Phiếu xuất kho Số: 0203/07 Ngày 02 tháng 03 năm 2007 Nợ TK 632 Có TK 156 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Bích Hoàn Lý do xuất kho: Bán cho Công ty TNHH Nippo Mechantronic Xuất tại kho: 345 Trần Khát Chân STT Tên sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Sốlượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Trống máy V236 CT200417 Khối 01 803.056 803.056 2 Mực máy V236 CT200416 Hộp 02 303.376 606.752 Cộng X X X X 1.409.808 Cộng thành tiền bằng chữ : Một triệu bốn trăm lẻ chín ngàn tám trăm lẻ tám đồng chẵn./. Xuất ngày 02 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách Phụ trách Người nhận hàng Thủ kho BP sử dụng cung tiêu Ví dụ: Ngày 07/03/2007, dựa trên phiếu yêu cầu ngày 05/03/2007 của chị Oanh, phòng kế toán và thủ kho viết HĐGTGT và phiếu xuất kho để tiến hành bán hàng cho công ty Zamil với nội dung: Biểu số 18 Phiếu yêu cầu Ngày 05 tháng 03 năm 2007 Tên tôi là: Vương Tú Oanh Bộ phận: Marketing Lý do: Xuất hàng bán cho Công ty TNHH Nhà thép Zamil Tên hàng ĐVT Số lượng Giá bán Máy DC 186 ST Dây nguồn 2 khay chính, một khay tay Trống+mực 455 Scan kit, Duplex kit, thẻ nhớ 256MB Kệ gỗ Bộ 01 105.633.000 (giá trên đã bao gồm cả % VAT) Giám đốc Người viết đơn Lê An Nhơn Vương Tú Oanh Biểu số 19 Mẫu số: 01 GTGT- 3LL AA/2004T 0035629 Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 07 tháng 03 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Đức Lân Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân – HBT - HN Số tài khoản: 14003101054 Điện thoại: 04.9725072 MST: 0100232438 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Thuỷ Tên đơn vị: Công ty TNHH Nhà thép Zamil Địa chỉ: Khu Công nghiệp Sài Đồng Số Tài khoản Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0100680623 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Máy Photocopy DC 455I Dây nguồn,Kệ gỗ Trống 455 Mực 455I 2khay chính, 1khay tay Scan kit, Duplex kit,Fax, thẻ nhớ 256MB Bộ 01 96.030.000 96.030.000 Cộng 96.030.000 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 9.603.000 Tổng cộng tiền thanh toán 105.633.000 Thành tiền bằng chữ: Một trăm linh năm triệu sáu trăm ba mươi ba ngàn đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 20 Đơn vị:Công ty TNHH Đức Lân Mẫu số 02-VT Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân- HBT- HN Theo QĐ: 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của BTC Phiếu xuất kho Số: 0703/02 Ngày 07 tháng 03 năm 2007 Nợ TK 632 Có TK 156 Họ và tên người nhận hàng: Vương Tú Oanh – Nguyễn Quang Minh Lý do xuất kho: Bán cho CTNHH Nhà thép Zamil Xuất tại kho: 345 Trần Khát Chân STT Tên sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Sốlượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Máy DC 455I TL200203 Chiếc 01 45.263.041 45.263.041 2 Dây nguồn DC300210 Chiếc 01 35.000 35.000 3 Khay tay D550 Khay 01 815.350 815.350 4 Khay giấy A001235 Khay 02 1.350.232 2.700.464 5 Trống 455 D027 Khối 01 863.750 863.750 6 Mực 455I A001341 Hộp 02 126.435 252.780 7 Kệ gỗ DL000455 Cái 01 - - Cộng X X X X 49.930.385 Cộng thành tiền bằng chữ : Bốn mươi chín triệu chín trăm ba mươi ngàn ba trăm tám mươi lăm đồng chẵn./. Xuất ngày 07 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách Phụ trách Người nhận hàng Thủ kho BP sử dụng cung tiêu  b.Tổ chức hạch toán chi tiết quá trình tiêu thụ hàng hoá. *)Hạch toán giá vốn hàng bán. Phần mềm Unesco có tiện ích là khi phản ánh doanh thu sẽ tự chạy vào sổ giá vốn. Cuối tháng kế toán cho in sổ chi tiết TK632 theo dõi đồng thời với TK 156 sẽ biết được chính xác giá vốn hàng bán ra trong tháng. Sổ chi tiết có mẫu đơn giản như sau: Biểu số 21 Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 632 - "Giá vốn hàng bán" Trích sổ Tháng 03 năm 2007 Dư nợ đầu kỳ: - Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số hiệu PS Nợ PS Có 02/03 0203/01 Xuất bán 1561 154.202 02/03 … ... … … 02/03 0203/07 Xuất bán 1561 1.384.654 … … ... … … 07/03 0703/02 Xuất bán 1561 49.930.385 ..... Cộng phát sinh 2.775.469.831 2.775.469.831 Dư nợ cuối kỳ - Lập, Ngày31 Tháng 03 Năm 2007 Kế toán trưởng Người lập biểu *)Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm được thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn. Do đó Công ty TNHH Đức Lân cũng không phải là ngoại lệ. Công ty phải chi ra các khoản chi phí bán hàng để tiêu thụ hàng hoá nhanh hơn, doanh thu lớn hơn. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán thường sử dụng TK 641 “chi phí bán hàng” song tại công ty TNHH Đức Lân lại không dùng tài khoản 641 mà đều hạch toán vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” để tránh rườm rà trong hạch toán. Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh có liên quan chung đến mọi hoạt động của Công ty, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên văn phòng, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí hội nghị, tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nước … Sổ chi tiết TK 642 được in vào cuối tháng. Kế toán vào các chứng từ phản ánh chi phí để làm báo cáo KQKD vào mỗi tháng được chính xác. Dưới đây là trích sổ tháng 03/2007 Biểu số 22 Sổ chi Phí sản xuất kinh doanh Tài khoản: 642 - "Chi phí quản lý doanh nghiệp" Từ ngày : 01/03/2007 đến ngày 31/03/2007 Số dư đầu kỳ: - Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng PS Nợ PS Có 5599 02/03/07 TT tiền vận chuyển 1111 1.779.047 57948 06/03/07 TT tiền đtuyển NV 1111 3.181.818 NH0307/02 07/03/07 Phí ngân hàng 11211 5.000 764428 12/03/07 Thanh toán cước DĐ 1111 1.854.407 NH0315/10 15/03/07 Phí ngân hàng 11211 70.909 36761 16/03/07 Thanh toán tiền xăng 1111 1.004.545 548481 19/03/07 TT tiền điện 1111 1.971.720 …………… Cộng phát sinh 372.124.530 372.124.530 Số dư cuối kỳ - - Lập, ngày31 tháng 03 năm 2007 Kế toán trưởng Người lập biểu *)Hạch toán doanh thu bán hàng. Để theo dõi doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu kế toán mở sổ chi tiết bán hàng.Sổ này được mở chi tiết cho từng loại hàng hoá đã bán và được khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Biểu số 23 Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản 511 - "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" Tháng 03/2007 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng SL Đơn giá Thành tiền 3101 02/03 Bán mực máy 1311 02 225.000 450.000 3102 02/03 Bán mực máy 11211 01 495.000 495.000 3103 02/03 Bán khối trống 250 1311 01 3.537.000 3.537.000 3104 02/03 Bán mực 3030 1111 01 2.010.000 2.010.000 3151 07/03 Bán máy 455 11211 01 96.030.000 96.030.000 3153 07/03 Bán máy 236DC 11211 01 43.282.727 43.282.727 88250 30/03 Cung cấp dịch vụ 1111 01 40.563.248 40.563.248 … … ... … .. … … Cộng phát sinh X X X 3.290.306.430 Lập, ngày 31 Tháng 03 Năm 2007 Người ghi sổ *)Tổ chức hạch toán thanh toán với người mua Khi kế toán hạch toán doanh thu bán hàng, phần mềm sẽ tự thể hiện chi tiết phải thu khách hàng của từng đối tượng qua sổ chi tiết thanh toán với người mua. Do đó sẽ mất ít thời gian để vào sổ hơn Biểu số 24 Sổ chi tiết thanh toán với người mua Tài khoản : 131 Đối tượng: ông A Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tk ĐƯ Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 1.Số dư đầu kỳ 2.Số phát sinh trong kỳ ……. …… Cộng phát sinh 3.Số dư nợ cuối kỳ Biểu số 25 Sổ quỹ tiền mặt Tài khoản : 111 Đối tượng: VND NT CT SH Diễn giải Số tiền Thu Chi Thu Chi Tồn SDĐT 327.547.093 02/03 C302.3 Công tác phí 625.000 326.922.093 05/03 T302.4 Thu bán hàng 3.080.000 392.002.093 12/03 C312.1 Nộp vào NH 200.000.000 12/03 T312.2 Thu bán hàng 9.054.374 385.429.670 26/03 C326.8 TT tiền VC 1.085.000 671.657.201 Cộng SPS 712.817.364 803.468.532 SDCT 236.895.925 Kế toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá: Sau khi đã tiến hành định khoản kế toán lập các hoá đơn, ghi sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 632 và sổ chi tiết tài khoản 511, kế toán thực hiện việc ghi sổ, bao gồm: Sổ cái TK156( Biểu số 14) Sổ cái TK 333(Biểu số) Sổ cái TK632 Sổ cái TK 511 Sổ cái TK 642 Sổ cái TK 131 NKC Biểu số 27 Sổ cái TK 632 Giá vốn hàng xuất bán Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng - Số phát sinh 0203/02 02/03 Xuất kho 303.376 0203/07 02/03 Xuất kho 606.752 … 0703/04 07/03 Xuất kho 20.932.999 … 0309/01 09/03 Nhập kho 26.654.800 … 1203/01 12/03 Xuất kho 20.932.999 … 0326/02 26/03 Nhập kho 8.639.000 2703/02 27/03 Xuất kho 26.654.800 … … … … … Cộng SPS X 2.775.469.831 2.775.469.831 Số dư cuối tháng X - Biểu số 28 Sổ cái TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có SD đầu tháng - Số phát sinh 5599 02/03 TT tiền vận chuyển 111 1.779.047 57948 06/03 TT tiền đtuyển NV 111 3.181.818 NH0307/02 07/03 Phí ngân hàng 112 5.000 764428 12/03 Thanh toán cước DĐ 111 1.854.407 NH0315/10 15/03 Phí ngân hàng 112 70.909 36761 16/03 Thanh toán tiền xăng 111 1.004.545 548481 19/03 TT tiền điện 111 1.971.720 … KCCPQLDN03 31/03 KCCPquản lý T3 911 372.124.530 Cộng SPS X 372.124.530 372.124.530 SD cuối tháng X - Biểu số 29 Sổ cái TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng - Số phát sinh 3101 02/03 Bán mực máy 131 450.000 3102 02/03 Bán mực máy 112 495.000 3103 02/03 Bán khối trống 250 131 3.537.000 3104 02/03 Bán mực 3030 111 2.010.000 3151 07/03 Bán máy 455 112 96.030.000 3153 07/03 Bán máy 236DC 112 43.282.727 88250 30/03 Cung cấp dịch vụ 111 40.563.248 … KCDT03 31/03 KC dthu bán hàng T3 911 3.290.306.430 Cộng SPS X 3.290.306.430 3.290.306.430 Số dư cuối tháng X - Biểu số 30 Sổ cái TK 131 Phải thu của khách hàng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 984.342.571 Số phát sinh 3101 02/03 Bán mực máy 511,333 495.000 NH0302/02 02/03 Thu bán hàng 112 96.000.000 3103 02/03 Bán khối trống 511,333 21.620.280 … … … … … Cộng SPS X 1.956.354.202 932.408.523 Số dư cuối tháng X 2.008.288.250 Biểu số 31 Sổ cái TK 111 Tiền mặt Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 327.547.093 Số phát sinh C302.3 02/03 Công tác phí 141 625.000 ... T302.4 05/03 Thu bán hàng 131 3.080.000 ... C312.1 12/03 Nộp vào NH 112 200.000.000 T312.2 12/03 Thu bán hàng 131 9.054.374 ... C326.8 26/03 TT tiền VC 642,133 1.085.000 ... Cộng SPS 712.817.364 803.468.532 SDCT 236.895.925 Biểu số 32 Sổ cái TK 112 Tiền gửi ngân hàng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 1.390.812.206 Số phát sinh NH0301/01 01/03 Thu bán hàng 131 36.252.735 NH0301/03 01/03 Phí ngân hàng 642,133 11.000 ... NH0307/05 01/03 Trả nợ khách 331 250.000.000 ... NH0312/02 12/03 Nộp tiền vào NH 111 200.000.000 ... NH0328/04 28/03 Thu bán hàng 131 206.064.000 ... Cộng SPS X 1.401.761.744 1.361.783.561 Số dư cuối tháng X 1.430.790.389 NKC Kế toán xác định kết quả kinh doanh Xác định kết quả kinh doanh Công ty TNHH Đức Lân ngoài việc kinh doanh trong các hoạt động đầu tư mua bán máy móc văn phòng cũng hoạt động trên các lĩnh vực khác. Vì thế thu nhập cũng như rủi ro trong đầu tư khác là có thể xảy ra. Vì thế, ngoài TK 511 phản ánh doanh thu bán hàng, TK 632 – Giá vốn, TK642 – CF QLDN, doanh nghiệp còn sử dụng TK 515 cho hoạt động mua cổ phần của các công ty khác; TK 635 cho chi phí tài chính, chủ yếu là chi phí lãi vay; TK 711 cho thu nhập khác như bồi thường hợp đồng, thu p