Đề tài Kế toán nguyên vật liệu

ông nghệ sản xuất kinh doanh. Công Ty Cổ Phần May Thăng Long là một doanh nghiệp sản xuất đối tượng chế biến vải được cắt và may thành các chủng loại mặt hàng khác nhau, kỹ thuật sản xuất các cỡ vải của mỗi chủng loại mặt hàng có mức độ phức tạp khác nhau, phụ thuộc vào số lượng chi tiết các loại hàng chế. Quy trình sản xuất sản phẩm của công ty là quy trình sản xuất phức tạp kiểu liên tục sản phẩm phải trải qua những giai đoạn sản xuất kế tiếp nhau. Sản phẩm của công ty rất đa dạng về chủng loại và mẫu mã nhưng dù là mặt hàng nào, kể cả các cỡ của mỗi mặt hàng đó có yêu cầu kỹ thuật sản xuất về loại vải cắt thời gian hoàn thành nhưng đều được sản xuất trên cùng một dây chuyền, chúng chỉ không tiến hành đồng thời trên cùng một thời gian mà thôi. Tóm lại, chúng đều trải qua một quy trình công nghệ như sau: Nguyên vật liệu chính là vải, vải được nhận từ kho nguyên liệu theo từng chủng loại mà phòng kỹ thuật chất lượng đã yêu cầu theo từng mã hàng. Vải được đưa vào cắt, đặt mẫu, cắt phá, cắt gọt, đánh số đồng bộ và cắt thành bán thành phẩm. Sau đó thì nhập kho nhà cắt và chuyển cho các bộ phận may trong xí nghiệp. Đối với những sản phẩm yêu cầu thêu hay in thì được thể hiện sau khi cắt rời mới đưa xuống tổ máy. ở các tổ may chia thành nhiều công đoạn: may thân, may tay, may cổ.... tổ chức thành dây chuyền, bước cuối cùng của dây chuyền mày là hoàn thành sản phẩm. Đối với những sản phẩm cần tẩy mài thi may xong sẽ được đưa vào giặt, tẩy mài. Sản phẩm sau khi qua các khâu trên sẽ được hoàn chỉnh chuyển xuống bộ phận là, đóng gói và nhập kho thành phẩm. Quy trình công nghệ sản xuất được tóm tắt ở sơ đồ sau: Sơ đồ 11: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Bao bì đóng gói Đóng gói kiểm tra May May thân May tay Ghép thành sản phẩm Cắt Trải vải Đặt mẫu Cắt phá Cắt gọt Đánh số Đánh bộ Nguyên vật liệu ( vải ) Nhập kho Là Thêu Tẩy mài Vật liệu phụ 2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. Trong mỗi doanh nghiệp cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hết sức quan trọng, nó là yếu tố quyết định sự thắng lợi hay thất bại của một doanh nghiệp, chính vì vậy mà việc sắp xếp các phòng ban, các phân xưởng làm sao cho hợp lý và phù hợp với tình hình thực cho sản xuất, công việc của công nhân phải thuận lợi làm cho công ty sản xuất kinh doanh đạt được hiệu quả cao nhất. Trước tình hình bức xúc như vậy và do đặc điểm cảu sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ phần may Thăng Long được thể hiện ở sơ đồ sau: Sơ đồ 12:Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý của Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. Chủ tịch hội đồng QT Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc điều hành kỹ thuật Phó tổng giám đốc điều hành nội chính Phó tổng giám đốc điều hành sản xuất Văn phòng Phòng kinh doanh nội địa XN dich vụ đời sống Cửa hàng thời trang Trung tâm TM& GTSP Phòng kế toán tài vụ Phòng chuẩn bị sản xuất Phòng kế hoạch thi trường Cửa hàng trưởng Giám đốc xí nghiệp thành viên Nhân viên thống kê phân xưởng Nhân viên thống kê các xí nghiệp XN may Nam Hà PX mài PX thêu PX2 XN thiết kế thời trang XN phụ trợ XN may Nam Hải PX SX nhựa PX3 Bộ máy tổ chức của công ty được tổ chức gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, cung cấp kịp thời, phục vụ cho yêu cầu quản trị là mong muốn của tất cả mọi doanh nghiệp nói chung và công ty Cổ phần Thăng Long nói riêng. Tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long bộ máy quản lý được tổ chức theo phương pháp trực tuyến nghĩa là các phòng ban tham mưu với ban giám đốc theo từng chức năng, nhiệm vụ của mình để giúp phòng ban giám đốc điều hành ra nhiều quyết định đúng đắn đem lại lợi ích của công ty. Chủ tịch hội đồng quản trị là người đứng đầu công ty, quản trị chung mọi công việc trong công ty, thay mặt công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước về toàn bộ bộ máy quản trị và tất cả các bộ phận của công ty. Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về toàn bộ hoạt động của công ty. Phó giám đốc điều hành kỹ thuật: có trách nhiệm giúp đỡ tổng giám đốc về mặt kỹ thuật sản xuất và thiết kế của công ty. Phó tổng giám đốc điều hành sản xuất: có nhiệm vụ giúp việc cho tổng giám đốc điều hành sản xuất, có nhiệm vụ giúp việc cho tổng giám đốc trực tiếp chỉ đạo hoạt động kinh doanh. Phó tổng giám đốc điều hành nội chính: có nhiệm vụ giúp cho tổng giám đốc biết về mặt đời sống của cán bộ công nhân viên và điều hành xí nghiệp dịch vụ đời sống. Các phòng ban chức năng khác bao gồm: Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ quản lý về mặt nhân sự các tổ chức của công ty, quan hệ đối ngoại, giải quyết chế độ chính sách cho người lao động. Phòng kế hoạch chất lượng: có nhiệm vụ quản lý phác thảo, tạo các mẫu các mã theo đơn đặt hàng của khách hàng và nhu cầu của công ty. Đồng thời có nhiệm vụ kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm khi đưa vào nhập kho. Phòng kế hoạch thị trường: có nhiệm vụ nghiên cứu, kiểm soát thị trường và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh theo tháng, quý, năm, tổ chức quản lý công tác xuất nhập khẩu hàng hoá, đàm phán soạn thảo hợp đồng với khách hàng trong và ngoài nước. Phòng kế toán tài vụ: tổ chức thực hiện công tác kế toán theo từng chính sách của nhà nước đảm bảo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công ty. Phân tích tổng hợp số liệu để đánh giá kết quả kinh doanh, đề xuất các biện pháp đảm bảo hoạt động của công ty có hiệu quả. Phòng chuẩn bị sản xuất: tổ chức tiếp nhận, bảo quản hàng hoá trong kho cũng như vận chuyển cấp phát nguyên phụ liệu đến từng đơn vị theo lệnh sản xuất, ngoài ra còn thực hiện kiểm tra số lượng, chất lượng phụ liệu phục vụ sản xuất. Cửa hàng thời trang: các mặt hàng được trưng bày mang tính chất giới thiệu là chính. Bên cạnh đó còn cung cấp các thông tin về nhu cầu thị hiếu cỉa khách hàng để xây dựng các chiến lược tìm kiếm thị trường. Trung tâm thương mại và giới thiệu sản phẩm, trưng bày, giới thiệu và bán các sản phẩm của công ty. Đồng thời cũng là nơi tiếp nhận các ý kiến đóng góp phản hồi từ khách hàng. Phòng kinh doanh nội địa: tổ chức tiêu thụ hàng hoá nội địa quản lý hệ thống các đại lý bán hàng cho công ty và tổng hợp theo dõi báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của hệ thống cửa hàng nội địa. Các xí nghiệp: cấp xí nghiệp thành viên có ban giám đốc xí nghiệp bao gồm: giám đốc, các phó giám đốc xí nghiệp. Ngoài ra còn có tổ chức sản xuất, nhân viên tiền lương, cấp phát thống kê, cấp phát nguyên liệu. Dưới các trung tâm và cửa hàng có cửa hàng trưởng, các nhân viên.... 2.1.2.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. 2.1.2.3.1. Đặc điểm về bộ máy kế toán tại Công Ty Cổ phần May Thăng Long. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ của nhân viên kế toán, bộ máy kế toán của Công Ty Cổ Phần May Thăng Long được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Bộ máy kế toán được thực hiện trọn vẹn ở phòng kế toán tài vụ ở công ty còn các xí nghiệp thành viên, các bộ phận trực thuộc bộ máy không tổ chức bộ máy riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu thập chứng cứ và ghi chép hạch toán giản đơn để chuyển về phòng kế toán tập trung. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ghi chép các kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, lập các báo cáo tài chính cung cấp các thông tin kịp thời đầy đủ, chính xác giúp ban lãnh đạo của công ty ra quyết định đúng đắn ở Công Ty Cổ Phần May Thăng Long bộ máy kế toán được tổ chức như sau: Phòng kế toán tài vụ được biên chế 10 người, trong đó có một kế toán trưởng, 2 phó phòng kế toán và các kế toán viên bộ phận thể hiện ở sơ đồ sau: Sơ đồ 13: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty. Phòng kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán tiền Kế toán tiêu thụ TP Kế toán tập hợp CPGT Kế toán lương & BHXH Kế toán TSCĐ & vốn Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán vật tư Nhân viên thống kê tại XN Nhiệm vụ cụ thể như sau: - Phòng tài vụ: Mỗi nhân viên kế toán được giao nhiệm thực hiện một phần hành kế toán khác nhau. Kế toán trưởng: Có vị trí đặc biệt trong việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện trong toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kế toán ở công ty, đề xuất thời gian với giá gốc về quy định hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên trong công ty, có quyền yêu cầu các bộ phận trong công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các tài liệu cần thiết cho kế toán và kiểm tra kế toán. Kế toán tổng hợp: là ngời tập hợp số liệu để ghi vào sổ tổng hợp sau đó lập báo cáo tài chính đồng thời là ngời giúp việc cho kế toán trưởng. Kế toán vật tư: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập xuất tồn từng loại vật tư bao gồm: vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ, lao động diễn ra hàng ngày. Kế toán TSCĐ và vốn: có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm, tình hình khấu hao TSCĐ, theo dõi các nhân viên vào các quỹ của công ty. Kế toán tiền lương và BHXH: có nhiệm vụ thanh toán tiền lương và BHXH cho cán bộ công nhân viên của công ty, ghi chép, phản ánh số liệu về số lượng lao động, thời gian và kết quả lao động, tính lơng và các khoản trích theo lương, phân bổ cổ phần, phân công đúng đối tợng sử dụng lao động. Đồng thời có đề xuất nhằm khai thác sử dụng có hiệu quả mọi tiềm năng lao động sẵn có của công ty. Kế toán công nợ: theo dõi tình hình, tính toán công nợ với khách hàng, nhà nước và các ngân hàng mà công ty có giao dịch . Kế toán tập hợp chi phí và tính tổng sản phẩm: có nhiệm vụ tập hợp các chi phí sản xuất trong kỳ thông qua báo cáo từ các xí nghiệp gửi lên và từ đó tính tổng sản phẩm của thành phẩm nhập kho. Kế toán tiêu thụ sản phẩm: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm, hạch toán doanh thu. Kế toán tiền: có nhiệm vụ lập các phiếu thu, phiếu chi trên cơ sở mở sổ theo dõi các khoản thu chi bằng tiền phát sinh trong ngày tại công ty. Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý số tiền hiện có của công ty. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu thu chi hợp lệ đề xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ, phần thu chi , cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán tiền mặt. - Tại các xí nghiệp thành viên có các thủ kho, nhân viên thống kê tại xí nghiệp, nhân viên thống kê phân xởng. 2.1.2.3.2. Đặc điểm công tác tổ chức kế toán ở Công Ty. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty, công tác kế toán giữ vai trò quan trọng thực hiện chức năng kế toán của mình, phản ánh giám đốc quá trình hình thành và vận động của tài sản. Công tác kế toán của công ty đã thực hiện đầy đủ các giai đoạn của quy trình hạch toán từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán để lập hệ thống báo cáo kế toán. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ với hệ thống sổ sách tương đối phù hợp đảm bảo công tác kế toán của công ty, nội dung theo đúng chế độ quy định đảm bảo công tác kế toán tiến hành một cách thường xuyên liên tục. Trình tự ghi sổ của công ty theo hình thức nhật ký chứng từ được tóm tắt như sơ đồ sau: Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NK Chứng Từ Chi phí sản xuất gđ1 Kế toán vật tư Chứng từ gốc: phiếu NK, XK... Thẻ kho Bảng phân bổ VL Sổ chi tiết TK1521, 1522 NKCT số 1,2, 4, 5 Sổ chi tiết TK141,331 Bảng tổng hợp chi tiêt NKCT số 7 Bảng kê số 3, 4, 5 M Sổ cái các TK152, 331, 621 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối kỳ 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. Là một doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực may mặc. Do đó vật liệu của công ty rất đa dạng và phong phú tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau như: sợi, chỉ, thuốc nhuộm, kim may, khuy áo, than, xăng, dầu, mực in, bao bì…Mỗi loại nguyên vật liệu đều có đặc điểm riêng, khối lượng lớn. Một số loại vật liệu không có khả năng bảo quản được trong một thời gian dài, chịu ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu. Do đó công tác bảo quản và tàng trữ chúng rất phức tạp. Tính phức tạp của công tác bảo quản nguyên vật liệu không chỉ ở chỗ chúng có khối lượng lớn mà còn do tính chất lý hóa của chúng. Bởi vậy để thuận tiện hơn cho công tác quản lý sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu công ty đã chia vật liệu thành các loại sau: 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu. - Nguyên vật liệu chính bao gồm: Vải ngoài, vải lót, xốp, bông. Về mặt chi phí chúng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong giá thành sản phẩm ( 60%- 70%). - Nguyên vật liệu phụ: Chỉ, khuy, nhãn mác, khóa… - Bao bì đóng gói: Bìa cứng, túi ni lông, hòm cát tông, đai. - Nhiên liệu: Xăng, dầu, dầu nhờn. 2.2.3. Công tác bảo quản, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. - Quản lý: Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, nguyên vật liệu mua về nhập kho phục vụ cho nhu cầu sản xuất để bán tiêu thụ, đều do Tổng Giám đốc ký hết. Phó Tổng giám đốc chỉ được ký khi Tổng Giám đốc ủy quyền. Trên cơ sở đó phòng ( kinh doanh) kế hoạch phải đưa ra kế hoạch thu mua nguyên vật liệu dựa trên số tồn kho nguyên vật liệu, số nguyên vật liệu đem vào sử dụng của những năm trước. Sau đó đưa ra kế hoạch triển khai và thông qua Tổng Giám đốc xét duyệt. Việc tổ chức thu mua do phòng kinh doanh đảm nhận. Kế hoạch được lập phải bảo đảm đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh. Khi mua nguyên vật liệu vận chuyển về kho, kế toán nguyên vật liệu, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch và thủ kho đồng thời quản lý về khối lượng, số lượng, quy cách, chủng loại căn cứ vào kế hoạch thu mua, các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu. Riêng kế toán nguyên vật liệu phải quản lý cả giá mua, chi phí thu mua, đối với vật liệu mua ngoài, chi phí vận chuyển bốc dỡ, đỗ từ cảng, sân bay về kho. - Bảo quản: Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là vải, bông được nhập ngoại từ nhiều nước trên thế giới. Loại nguyên vật liệu có đặc điểm dễ hút ẩm khi để ngoài không khí nên trọng lượng, chất lượng và các thông số kỹ thuật của chúng bị thay đổi phụ thuộc vào điều kiện khí hậu và bảo quản. Ngoài ra các nguyên vật liệu khác như: hóa chất, xăng, dầu…mỗi loại đều có đặc điểm riêng quyết định đến mức dự trữ và bảo quản. Do đặc điểm khác biệt cụ thể của từng loại nguyên vật liệu như đã trình bày ở trên, cho nên công ty có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất, hạn chế ứ đọng vốn, giảm tiền vay ngân hàng. Công tác quản lý bảo quản nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Hiểu rõ được điều này công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng dự trữ bảo quản nguyên vật liệu hợp lý và gồm các phân xưởng sản xuất để tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển và cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất một cách nhanh nhất. Hệ thống kho tàng được trang bị khá đầy đủ: Phương tiện phòng cháy chữa cháy, cân đo, đong đếm… để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý bảo quản và hạch toán nguyên vật liệu. Trong điều kiện hiện nay cùng với việc sản xuất công ty đã có 9 kho để bảo quản cho từng loại nguyên vật liệu khác nhau tránh hỏng hóc, hao hụt, mất mát và giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt hơn. - Sử dụng nguyên vật liệu: Khi xuất dùng nguyên vật liệu phòng kế hoạch lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu và tiến hành sản xuất theo định mức đó. Việc lập định mức đòi hỏi các xí nghiệp thành viên sản xuất phải sử dụng sao cho hợp lý tiết kiệm. Hơn nữa phòng kế hoạch còn xác định và định mức dự trữ tối đa, không bị gián đoạn và tránh tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 2.2.4. Đánh giá nguyên vật liệu. 2.2.4.1.Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Khi nhập kho nguyên vật liệu công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán. Giá này được xác định tùy theo từng nguồn nhập. - Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu căn cứ vào các chứng từ có liên quan như hóa đơn thương mại ( nhập khẩu), hóa đơn cước phí vận chuyển, lưu kho, lưu bãi và các chi phí liên quan đến nhập khẩu nguyên vật liệu. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập khẩu được tính theo công thức. Giá thực tế Giá ghi trên Thuế nhập CP thu mua = + + NVL NK hóa đơn khẩu phát sinh - Đối với nguyên vật liệu mua trong nước. Giá thực tế NVL Giá mua ghi trên CP thu mua phát = + nhập kho hóa đơn sinh nếu có - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng giá thực tế nhập là giá thực tế có thể sử dụng được, giá có thể bán hoặc giá ước tính. - Đối với nguyên vật liệu do công ty thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá nguyên vật liệu + Chi phí liên quan đến chế biến. 2.2.4.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Do nguyên vật liệu của công ty có đặc điểm lớn về khối lượng, đa dạng về chủng loại mà hầu hết lại toàn được nhập từ nước ngoài. Cho nên luôn có sự biến động về giá cả, để tính giá nguyên vật liệu xuất kho công ty đã sử dụng hạch toán và sử dụng giá trung bình để làm giá tạm tính trong kỳ. Đến cuối kỳ kế toán điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế qua phương pháp hệ số giá. Công thức tính. Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Giá trung bình= Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL Giá trung Số lượng thực = x xuất kho trong kỳ bình tế xuất Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Hệ số giá NVL = Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL Hệ số Giá thực tế NVL = x xuất trong kỳ giá 2.2.5. Tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. Công ty tổ chức công tác kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song. Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ công việc ghi chép của thủ kho và kế toán. Theo đó ở kho chỉ theo dõi về mtj số lượng và giá trị. Ngoài ra còn sử dụng các bảng kê lũy kế tổng hợp nhập xuất tồn… Công việc của thủ kho và kế toán có thể được biểu diễn theo sơ đồ sau: Sơ đồ 15: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. Thẻ kho Báo cáo N- X- T Chứng từ xuất Chứng từ nhập Báo cáo vật liệu tồn Sổ chi tiết Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ. : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra. - Chứng từ sử dụng: Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty bao gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… Công việc tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành đồng thời tại bộ phận kho và bộ phận kế toán. - Hàng ngày khi có sự biến động của nguyên vật liệu, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu, kiểm tra số thực xuất để ghi vào các thẻ, tính số tồn vào cuối ngày hoặc cuối tuần vào từng thẻ kho. Định kỳ sau 15 ngày thủ kho có nhiệm vụ chuyển phiếu nhập, xuất kho và các chứng từ liên quan khác cho phòng kế toán để kế toán nguyên vật liệu làm căn cứ ghi sổ kế toán. Giữa thủ kho và kế toán có lập một phiếu giao nhận các chứng từ và có chữ ký xác nhận của cả hai bên khi kế toán nhận được các chứng từ này. - ở phòng kế toán: khi nhận được các chứng chỉ nhập, xuất kho nguyên vật liệu do thủ kho gửi lên, kế toán nguyên vật liệu tiến hành kiểm tra tính chính xác, hợp lý của các chứng từ sau đó thấy đạt yêu cầu ký xác nhận vào phiếu giao nhận, và tiến hành phân loại sắp xếp số thứ tự phiếu nhập, xuất theo từng kho rồi ghi vào sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu. Mỗi tờ sổ theo dõi một loại nguyên vật liệu về cả số lượng và ( giá) trị giá nguyên vật liệu nhập- xuất- tồn. Cuối cùng kế toán tiến hành nhập số tiền vào máy tính để lên bảng hệ chi tiết nhập vật tư cho từng kho. - Cách lập sổ chi tiết vật liệu: + Đối với vật liệu nhập kho: Kế toan ghi vào sổ chi tiết cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. + Đối với vật liệu xuất kho: Do cuối quý mới tính được đơn giá thực tế vật liệu xuất, nên hàng ngày kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng vật liệu xuất dùng. Căn cứ vào phiếu nhập, xuất kế toán lập sổ chi tiết vật liệu. Cuối quý kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết và tính đơn giá bình quân, tính trị giá vật liệu xuất kho. Căn cứ vào dòng cộng các sổ chi tiết của từng loại vật liêu, kế toán tiến hành ghi vào báo cáo vật liệu trong kho. Mỗi dòng cộng của sổ chi tiết vật liệu được phản ánh trên một dòng của báo cáo vật liệu tồn kho. Biểu số 1: Thẻ kho Ngày lập thẻ 1/ 10/ 2005 Tờ số 47/ 100 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Vải ngoài Đơn vị tính : kg STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1 Tồn đầu tháng 2.000. 2 5/ 10 2/ 10/ 2005 Nhập kho SXSP 2.000. 4.000. 3 15/ 10 6/10/ 2005 Xuất kho cho SX 2.000. 2.000. Cộng 2.000. 2.000. 2.000. Ngày… Tháng…Năm Kế toán trưởng Người lập biểu ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Biểu số 2: Thẻ kho Tờ số: 50/ 100 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Vải lót Đơn vị tính : Kg STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1 Tồn đầu tháng 4.000. 2 10/ 10 3/ 10/ 2005 Nhập kho 3.000. 7.000. 3 30/ 10 10/10/ 2005 Xuất kho cho SX 3.500. 3.500. Cộng 3.000. 3.500. 3.500. Ngày… Tháng…Năm Kế toán trưởng Người lập biểu ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) 2.2.6. Thủ tục nhập- xuất kho nguyên vật liệu. 2.2.6.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu. Theo chế độ kế toán hiện hành: nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho hay gia công chế biến, khi về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long nguyên vật liệu chuyển về phải kèm hóa đơn mua hàng ( HĐ GTGT) phòng kinh doanh là một bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, ký kết hợp đồng với bên bán vật tư. Có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua nguyên vật liệu theo kế hoạch cung cấp. Khi nhận được hóa đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng do người bán gửi đến phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng được chuyển đến công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kinh doanh kết hợp với các thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu, rồi lập biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu. Nếu thấy nguyên vật liệu đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm, phòng kinh doanh tiến hành lập phiếu nhập kho. Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu phòng kinh doanh cũng tiến hành lập biên bản kiểm nhận và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập. - Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. + Một liên lưu tại kho để làm căn cứ vào thẻ kho. + Một liên gửi phòng kế toán kèm chứng từ gốc. + Một liên giao cho người nhận hàng để làm thủ tục thanh toán. Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, phòng kinh doanh căn cứ vào giấy giao hàng của bên nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cũng được lập thành 3 liên và gửi cho các đối tượng như trên. Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi. Phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho thành 2 liên ( một liên giao cho phòng kinh doanh, một liên giao cho thủ kho để làm căn cứ nhập kho). Như vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu bao gồm những chứng từ sau: Hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho, hóa đơn cước phí vận chuyển… Sơ đồ trình tự nhập kho nguyên vật liệu. Hóa đơn kiêm phiếu NK ( giấy báo nhập hàng) Biên bản kiểm nghiệm Phiếu NK Kiểm tra số thực nhập Hợp đồng Thẻ kho 2.2.6.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong kho của công ty chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm, cho quản lý doanh nghiệp, quản lý sản xuất và dùng cho các xí nghiệp thành viên. Ngoài ra còn bán, trao đổi với các đơn vị khác. - Xuất kho phục vụ cho sản xuất. Tại các nhà máy khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu các bộ phận đơn vị sẽ trực tiếp làm phiếu xin lĩnh vật tư và gửi lên phòng kinh doanh. Xét thấy nhu cầu là hợp lý và tại kho còn loại vật tư đó, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho thủ kho. Phiếu này được lập thành 4liên. Sau khi xuất kho thủ kho ghi ngày, tháng, năm xuất kho và ký vào các liên của phiếu ( ghi rõ họ tên) giao cho người vận chuyển tới đơn vị nhập. Thủ kho nhập sau khi nhận hàng xong ghi số thực nhập, ngày tháng nhập cùng với người vận chuyển ký vào các liên của phiếu. + Một liên lưu tại kho. + Một liên gửi phòng kế toán. + Một liên giao cho bộ phận sử dụng. + Một liên gửi phòng kế hoạch. - Xuất kho vật liệu phục vụ cho quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp. Người phụ trách bộ phận sử dụng căn cứ vào từng trường hợp để viết phiếu yêu cầu xuất kho. Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất kho, thủ tục lập phiếu xuất kho và ghi số thực xuất vào thẻ kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. + Một liên lưu tại kho. + Một liên gửi phòng kế toán. + Một liên gửi cho bộ phận sử dụng ( xí nghiệp, cửa hàng). Nếu xuất kho phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp như biếu tặng thì chỉ cần lập 2 phiếu xuất kho, một cho phòng kế toán và một lưu tại kho. - Xuất kho để bán bên ngoài: Căn cứ vào hợp đồng hoặc nhu cầu của khách hàng phòng kinh doanh xét thấy hợp lý, hợp lệ lập phiếu xuất kho. Trong đó ghi rõ số lư