Đề tài Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cao su Đà Nẵng

Cao Su Đà Nẵng: Chức năng: Công ty Cao Su Đà Nẵng là công ty chuyên sản xuất các sản phẩm xăm lốp ôtô, xăm lốp xe đạp, xe máy và các sản phẩm cao su kỹ thuật phục vụ cho các ngành công nghiệp và dân dụng. Xuất nhập khẩu các mặt hàng phục vụ ngành công nghiệp sản xuất cao su. Nhiệm vụ: Thực hiện hạch toán kinh doanh nhằm sản xuất sử dụng hợp lý lao động, tẩin, vốn vật tư thiết bị bảo đảm hiệu quả kinh doanh. Chấp hành pháp lệnh kế toán thống kê thực hiện đầy đủ nhiệm vụ đối với ngân sách Nhà nước bảo toàn và phát triển vốn được giao . Đào tạo công nhân viên đáp ứng yêu cầu công ty, thực hiện đầy đủ hợp lý chính sách chế độ tiền lương, an toàn lao động cho nhân viên. Kiện toàn tổ chức, quản lý chỉ đạo công ty theo cơ chế Nhà nước hiện hành. c. Quyền hạn: Chủ động giao dịch đàm phán ký kết các hợp đồng kinh tế và các văn bản về hợp tác liên doanh liên kết trong nước và các lĩnh vực kinh doanh theo đúng pháp luật Nhà nước, được quyền kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, bảo vệ trật tự an toàn xã hội, công ty được quyền tố tụng khiếu nại trước cơ quan Nhà nước đối với mọi cá nhân tổ chức vi phạm hợp đồng kinh tế, chế độ quản lý. 4. Khó khăn và thuận lợi tại Công ty Cao Su Đà Nẵng: a. Khó khăn: Vay vốn đầu tư từ bên ngoài. Trong khi đó thị trường cạnh tranh lại quá mạnh dẫn đến công ty phải giảm giá thành sản phẩm. Hàng nhập ngoại tràn vào quá nhiều, lấn chiến thị trường. Sản phẩm lốp ôtô, nguyên vật liệu chính là nhập ngoại do vậy không dự đoán chính xác và phục vụ vào biến động thị trường. Giá xăng dầu, điện mỗi lúc một tăng ảnh hưởng đến chi phí sản xuất của công ty. b. Thuận lợi: Ngành công nghiệp cao su phần lớn do quốc doanh nắm giữ, ngành này đòi hỏi công nghệ cao và vốn đầu tư lớn. Do đó tư nhân không thể cạnh tranh với doanh nghiệp mà chỉ đóng vai trò là người lấp chỗ trống trên thị trường. hơn nữa công ty lại được Nhà nước đầu tư cải thiện kỹ thuật. Hiện nay ở nước ta chỉ có 3 công ty cao su lớn: Công ty Cao Su Sao Vàng (SRC) ở miền Bắc, Công ty Cao Su miền Nam (CaSumina) ở miền Nam, và công ty Cao Su Đà Nẵng (DRC) cho đến năm 1997 sản phẩm của công ty làm ra nhỏ hơn nhu cầu trên thị trường. Đây là lợi thế của công ty. II. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY: 1. Cơ cấu tổ chức: Lãnh đạo cao nhất ở công ty là giám đốc do Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam bổ nhiệm. Ban giám đốc bao gồm: - Một giám đốc công ty. - 4 phó giám đốc công ty, phụ trách các lĩnh vực khác nhau. - Có 6 xí nghiệp chức năng, phụ trách sản xuất của công ty. Đứng đầu là Giám đốc xí nghiệp điều hành trực tiếp các tổ chức sản xuất cơ sở, chịu sự chỉ đạo của phó giám đốc công ty phụ trách, đồng thời thi hành các chỉ thị của các phòng ban chức năng trực thuộc. Ngoài ra còn có các chi nhánh miền Bắc, miền Nam trực tiếp theo dõi và phân phối các sản phẩm cho đại lý, theo dõi và thu hồi công nợ , phản ánh và đề nghị những biến động trong quá trình tiêu thụ sản phẩm trên thị trường cho cácphòng kế hoạch tiêu thụ và giám đốc. Hai cửa hàng tiêu thụ đặt tại Đà Nẵng phụ trách tiêu thụ sản phẩm trên thị trường Đà Nẵng. * Sơ đồ bộ máy tổ chức được trình bày như sau: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY CAO SU ĐÀ NẴNG GIÁM ĐỐC PGĐ KỸ THUẬT PGĐ SẢN XUẤT PGĐ KINH DOANH PGĐ KCS PHÒNG TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH ĐỘI BẢO VỆ PHÒNG KỸ THUẬT CƠ NĂNG BAN ĐIỀU HÀNH SẢN XUẤT PHÒNG KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ PHÒNG VẬT TƯ XNK PHÒNG KẾ HOẠCH TIÊU THỤ PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KCS XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ XÍ NGHIỆP CÁN LUYỆN XÍ NGHIỆP NL-ĐL XÍ NGHIỆP XĂM LỐP XĐ-XM XÍ NGHIỆP XĂM LỐP ÔTÔ XÍ NGHIỆP ĐẮP LỐP ÔTÔ Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 2. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, bộ phận: Với sơ đồ cơ cấu tổ chức của DRC gồm các bộ phận: - Giám đốc công ty: vừa là người đại diện cho Nhà nước vừa đại diện cho tập thể CBCNV, đại diện cho pháp nhân của đơn vị, quản lý công ty theo chế độ một thủ trưởng. - Phó giám đốc sản xuất: là người giúp cho giám đốc trên các mặt sản xuất và có trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất cụ thể. - Phó giám đốc kỹ thuật: là người giúp cho giám đốc trên một số mặt về kỹ thuật, phụ trách phòng kỹ thuật cơ năng và xí nghiệp cơ khí của công ty, có quyền chỉ đạo đối với trưởng bộ phận mà mình phụ trách. Các phòng ban chức năng: Hiện nay DRC có tất cả 10 phòng ban chức năng. Để có thể đánh giá được tính hợp lý hay bất hợp lý của cơ cấu này chúng ta xem xét các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban. Mỗi phòng ban có một trưởng phòng, họ là tham mưu cho giám đốc và được giám đốc uỷ quyền để quyết định một số công việc và có quyền đề nghị với giám đốc về khen thưởng, kỷ luật nhân viên trong phòng. - Phòng tài vụ: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch KHTSCĐ, cân đối thu chi, hạch toán giá thành, kiểm tra và giám sát nghiệp vụ kinh tế kết hợp với phòng ban khác để xây dựng kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính, phân tích hoạt động kinh tế, tham mưu cho giám đốc công ty mọi lĩnh vực tài chính kinh tế. Phòng này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và có quyền kiểm tra thống kê kế toán ở các xí nghiệp. - Phòng tiêu thụ: là đơn vị chức năng, phụ trách tiêu thụ sản phẩm toàn công ty. Nhiệm vụ của phòng là: Theo dõi thị trường, xây dựng kế hoạch tiêu thụ trung và ngắn hạn. Tổ chức ký kết và thực hiện các hợp đồng tiêu thụ. - Phòng tổ chức hành chính: đặt địa vị chỉ đạo của giám đốc công ty, phòng này có nhiệm vụ xây dựng và cải tiến bộ máy quản lý, tuyển dụng lao động, đào tạo cán bộ phụ trách công tác thi đua khen thưởng cho CBCNV trong công ty. - Phòng vật tư XNK: thuộc quyền quản lý trực tiếp của giám đốc công ty. Nhiệm vụ của phòng này là nghiên cứu các nguồn cung ứng trong và ngoài nước, lập kế hoạch tổ chức thu mua, vận chuyển tồn kho vật liệu để cung ứng cho quá trình sản xuất kịp thời đầy đủ. - Phòng KCS: chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc. Bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đưa ra thị trường để giữ uy tín cho công ty, timg nguyên nhân và có biện pháp khắc phục tình trạng sản phẩm kém chất lượng. - Phòng kỹ thuật công nghệ: chịu sự quản lý trực tiếp của phó giám đốc sản xuất. Phòng này có nhiệm vụ thiết kế theo dõi quy trình công nghệ sản xuất. Xây dựng định mức vật tư, trực tiếp chỉ đạo sản xuất, kiểm tra đánh giá lại chất lượng vật tư nhập kho, nghiên cứu chế thử sản phẩm mới. - Phòng kỹ thuật cơ năng: chịu sự quản lý trực tiếp của phó giám đốc kỹ thuật. Chức năng của phòng này là theo dõi tình hình sử dụng, vận hành máy móc thiết bị. Mua sắm thiết bị sản xuất mới, theo dõi việc thanh lý, đổi mới tẩin, máy móc thiết bị. - Ban điều hành sản xuất: chịu sự chỉ đạo của phó giám đốc sản xuất, có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất từng ngày cho từng xí nghiệp sản xuất. Tức kế hoạch tháng, quý đã được giám đốc duyệt, tiến hành kiểm tra, giám sát việc thực hiện các kế hoạch của từng đơn vị. - Ban an toàn: chịu sự quản lý trực tiếp cả công ty. Ban này có nhiệm vụ thực thi các chế độ bảo hộ lao động cho công nhân, thực hiện công tác, PCCC, đảm bảo điều hành về ánh sáng, hệ thống điện thoại, công tác vệ sinh công cộng. * Ban quản lý công trình: có nhiệm vụ quản lý các công trình xây dựng cơ bản, bố trí mặt bằng xây dựng và chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc. * Xí nghiệp cơ điện: cung cấp năng lượng điện cho hoạt động sản xuất, đảm bảo xử lý kịp thời khi có sự cố về nguồn điện. * Các xí nghiệp sản xuất: là những đơn vị có tổ chức hạch toán riêng. Công ty có 5 xí nghiệp: xí nghiệp cán luyện; xí nghiệp năng lượng - động lực, Xí nghiệp xăm lốp ôtô, xí nghiệp xăm lốp xe đạp xe máy, xí nghiệp đắp lốp ôtô. 3. Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty Cao Su Đà Nẵng: a. Tổ chức bộ máy kế toán: + Kế toán trưởng: ký kếy kiểm tra sổ sách chứng từ, số liệu kế toán. Thực hiện công tác quản lý điều hành trong phòng kế toán. Tham mưu, đề bạt với giám đốc và ban lãnh đạo về tình hình tài chính của công ty. + Phó phòng kế toán: quản lý theo dõi TSCĐ, ký chứng từ, số liệu khi kế toán trưởng đi công tác. * Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, thực hiện các công vụ thanh toán, tạm ứng và theo dõi thanh toán giữa công ty với ngân hàng. * Kế toán tiêu thụ: theo dõi, quản lý công nợ với khách hàng. Thực hiện nghiệp vụ hạch toán tiêu thụ lỗ lãi, theo dõi lãi. Theo dõi thuế và các khoản nộp ngân sách. * Kế toán nguyên vật liệu: có nhiệm vụ theo dõi nguyên vật liệu, nhập xuất tồn kho theo dõi công nợ thanh toán tiền mua bán NVL. Theo dõi thuế GTGT đầu vào. * Kế toán giá thành: theo dõi hạch toán giá thành, theo dõi thanh toán lương. Bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên. * Kế toán thống kê: tổng hợp theo dõi sản phẩm nhập kho hàng tháng, tính giá trị tổng sản lượng. * Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý, thu chi tiền của công ty. b. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Phó phòng kế toán kiêm KT tổng hợp Kế toán Thống kê Kế toán NVL Kế toán TSCĐ Kế toán Tiêu thụ Kế toán Thanh toán Thủ quỹ c. Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ tại công ty: Gồm các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký chứng từ. - Bảng kê. - Sổ cái. - Sổ kế toán chi tiết. * Nội dung cơ bản và trình tự ghi chép của nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ số 1: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 "tiềnmặt: (phần chi) đối ứng bên nợ với các tài khoản có liên quan. Nhật ký chứng từ số 2: dùng phản ánh số phát sinh bên có TK 112 "tiền gởi ngân hàng" đối ứng bên nợ với các tài khoản có liên quan. Nhật ký chứng từ số 4: dùng phản ánh số phát sinh bên có TK 311 "vay ngắn hạn" ,TK 431 "vay dài hạn" TK 342 "nợ dài hạn" đối ứng bên nợ với các tài khoản có liên quan. Nhật ký chứng từ số 9: dùng phản ánh số phát sinh bên có TK 211 "TSCĐ hữu hình" , TK 212 "TSCĐ thuê tài chính", TK 213 "TSCĐ vô hình". Nhật ký chứng từ số 10: dùng phản ánh số phát sinh bên có TK 121, 128, 129, 136, 111, 334, 338 đối ứng bên Nợ và có với các tài khoản có liên quan. * Trình tự ghi sổ: Công ty DRC áp dụng hình thức nhật ký chứng từ cho các kế toán, vì hình thức này phù hợp với loại hình sản xuất của công ty vì khối lượng công việc ở phòng kế toán khá lớn. Trình độ các bộ phận đồng đều 90% là trình độ đại học. Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày được phản ánh trên chứng từ gốc là được ghi thẳng vào nhật ký chứng từ. Mỗi nhật ký chứng từ dùng cho một Tk hoặc nhiều TK có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có mối quan hệ mật thiết với nhau. Từ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái, dựa vào các nhật ký chứng từ sổ cái làm căn cứ để lập báo cáo kế toán. Ngoài việc sử dụng bảng kê, nhật ký chứng từ sổ cái còn sử dụng một số sổ chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết để phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp, tập hợp hạch toán chi phí tính giá thành sản phẩm với loại sổ này các chi phí phát sinh, tên chứng từ gốc được ghi vào sổ chi tiết. Cuối tháng ghi vào sổ tổng hợp, sổ tổng hợp chi tiết và làm căn cứ báo cáo định kỳ. * Sơ đồ trình tự ghi chép kế toán hình thức nhật ký chứng từ: MÔ HÌNH TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN Chứng từ gốc và bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo kế toán Bảng kê Sổ kế toán chi tiết từ Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 4. Tình hình sản xuất kinh doanh tại Công ty Cao Su Đà Nẵng: Với đà thắng lợi trong sản xuất kinh doanh từ năm 1996, ngày từ quý III/1996 kế hoạch năm 1997, 1998, 1999 đã được thông qua, với chỉ tiêu phấn đấu cao hơn. Sắp xếp lại mặt bằng sản xuất từ cuối năm 1996 đến tháng 02/1997 công ty tiếp tục giao quyền tự chủ cho các xí nghiệp. Điều hành sản xuất gắn với nhu cầu tiêu thụ, từ máy móc thiết bị đến con người đều bố trí hợp lý. Do vậy năng suất không ngừng nâng cao và tăng 40% so với năm 1996. Năm 1998 tăng 80% so với năm 1996 và giảm tỷ lệ phế phẩm xuống 3% đối với sản phẩm săm lốp xe đạp; 1,5% đối với sản phẩm săm lốp ôtô. Tiết kiệm điện, vật tư, dầu đốt lò gần 10% so với năm 1996. Đặc biệt là sau khi đưa dây chuyền đắp lốp ôtô vào hoạt động, năm 1998 đã đạt sản lượng cao nhất từ 20 năm nay với gần 22.000 lốp ôtô đắp đã giải quyết hàng loạt vấn đề từ con người đến giá trị kinh tế môi trường cạnh tranh với thị trường lốp đắp trong nước. BẢNG SẢN LƯỢNG SẢN XUẤT VÀ TIÊU THỤ Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 SX TT SX TT SX TT 1. Giá trị SXCN 72.623.352.000 84.372.647.000 125.179.178.000 2. Doanh thu 99.958.634.000 114.560.653.000 173.147.789.000 3. Sản phẩm SX - Lốp xe đạp (chiếc) 989.625 953.723 1.364.932 1.400.426 1.430.427 1.433.650 - Săm xe đạp (chiếc) 1.010.552 1.090.273 11.300.308 1.203.726 1.361.921 1.359.000 - Lốp xe máy (chiếc) 21.119 19.753 22.073 20.256 20.219 22.731 - Săm xe máy (chiếc) 7.259 7.326 14.382 15.257 9.040 10.331 - Lốp ôtô mới (chiếc) 46.812 45.973 56.633 60.213 97.899 97.900 - Lốp ôtô đắp (chiếc) 17.595 17.850 19.515 18.930 22.593 22.600 BẢNG BÁO CÁO THU NHẬP 30/3/03 Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2002 1. Doanh thu 173.147.789.000đ 114.560.653.000đ 2. Khoản phải thu 762.726.050.000đ 5.253.000.000đ 3. Doanh thu thuần 165.421.739.000đ 109.307.653.000đ 4. Giá bán hàng hóa 123.795.630.000đ 82.560.653.000đ 5. Lợi tức gộp 41.626.109.000đ 26.747.000.000đ 6. Chi phí bán hàng 7.560.310.000đ 2.460.000.000đ 7. Chi phí quản lý 19.670.253.000đ 12.860.000.000đ 8. Lợi tức thuần 14.395.546.000đ 11.427.000.000đ 9. Thuế lợi tức 5.038.441.100đ 3.999.450.000đ 10. Lợi tức sau thuế 9.357.104.900đ 7.427.550.000đ III. HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU - CCDC TẠI CÔNG TY DRC: 1. Phân loại và tính giá NVL- CCDC: a. Phân loại NVL - CCDC: Với sản phẩm chính là săm lốp các loại: Công ty cần nhu cầu NVL là rất lớn . Mỗi loại NVL có tác dụng khác nhau trong quá trình tạo sản phẩm. NVL tại công ty được phân chia theo tác dụng của nó với quá trình sản xuất. * Nguyên vật liệu chính: Đây là loại NVL có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm, nó chiếm 90% kết cấu sản phẩm và 75% giá trị sản phẩm. NVL chính của công ty bao gồm: - Cao su tự nhiên, cao su tổng hợp CKC, coa su BR 1712, cao su tái sinh. - Hoá chất: FLEXION 3P, VUN KALEN - G, SILICOL, CaCO3, cao kanh, than đen, xăng công nghệ. - Vỏ mành xe đạp , hon da, vải chapor bọc lốp vải mành ôtô. - Thép tanh xe đạp, hon da, ôtô, màng lưu hoá ôtô. - NVL chính này sau khi qua các công đoạn sơ luyện, hỗn luyện sẽ được dùng vào sản xuất thành hình lốp. * Nguyên vật liệu phụ: Ngoài NVL chính tạo ra sản phẩm, để sản phẩm hoàn thiện cần phải cso NVL phụ tại công ty bao gồm: - Phiếu kiểm tra, bảo hành sản phẩm, nhãn hiệu hàng hóa, bao bì sản phẩm. - Băng keo, móc nhôm, đai, muối, oxy, axetien, mảnh hoa nhôm. - Dầu HĐ, dầu BS, dầu CZ, mỡ. * Nhiên liệu: Là vật liệu tạo ra nhiệt năng để làm ra sản phẩm của lò hơi. Nhiên liệu tại công ty: dầu diezen, dầu mazut, xăng. * Phụ tùng thay thế: Dùng để thay thế sửa chữa cho phụ tùng máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, CCDC tạo ra sự an toàn, liên tục vận hành máy móc thiết bị, phương tiện đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh như: bulông, ốc vít, aptomat, khởi động từ... và các phương tiện thay thế khác. * Phế liệu: Gồm các NVL bị loại bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh như: cao su thải, sắt thép vụn... b. Tính giá NVL nhập kho: Tại Công ty Cao Su Đà Nẵng - Nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế của giá NVL nhập kho. Tuỳ theo từng hình thức nhập kho cũng như nguồn gốc NVL tại công ty có các tính toán khác nhau. * Đối với NVL mua ngoài: Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, hoá đơn hoặc chứng từ về chi phí thu mua với hàng hóa trong nước, tờ khai hải quan, phí bảo hiểm, thuế nhập khẩu, mà kế toán NVL tiến hành tính giá. - Nguyên vật liệu trong nước: Giá thực tế NVL = giá ghi trên hoá đơn + Giá chi phí mua thực tế (giá chưa có thuế GTGT) Với chi phí mua gồm: Vận chuyển chi phí mua vật tư, chi phí khác. - Nguyên vật liệu mua do nhập khẩu: Giá thực tế NVL = giá nhập khẩu x Tỷ giá thực tế + thuế nhập khẩu + CP mua. Với chi phí mua gồm: chi phí Vận chuyển + chi phí giao nhận hàng hóa nhập khẩu + chi phí mua vật tư (lương cán bộ vật tư). + Chi phí khác: (như bảo hiểm, bốc xếp, chi phí hao hụt vật tư). * Đối với NVL tự chế biến: Giá thực tế NVL = giá của NVL xuất chế biến + Chi phí chế biến. Với chi phí chế biến gồm: lương công nhân chế biến, phí bốc vác, tham gia gia công chế biến. * Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Tại công ty có một số NVL phải thuê ngoài gia công chế biến: màng lưu hoá, băng tải, mặt lốp, cao su butyl. Giá thực tế NVL thuê ngoài gia công chế biến = giá thực tế NVL chế biến + Chi phí vận chuyển NVL đến nợ chế biến và từ nơi chế biến về công ty + tiền thuê ngoài gia công chế biến. c. Tính giá NVL xuất kho : Để thuận tiện cho việc tính giá xuất kho NVL, tại Công ty thực hiện việc tính giá xuất kho NVL vào giá bình quân cuối tháng. Hàng tháng sau khi thu nhập chứng từ, các chi phí liên quan đến NVL nhập kho. Kế toán tiến hành tính giá NVL nhập kho rồi tiến hành tính giá xuất kho NVL. Giá thực tế bình quân = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Tổng giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Tổng số lượng tế NVL nhập trong kỳ Do đó: đơn giá thực tế NVL xuất trong kỳ = đơn giá thực tế bình quân x số lượng xuất trong kỳ. 2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ: Tại Công ty Cao Su Đà Nẵng việc hạch toán chi tiết NVL - CCDC được kế toán NVL thực hiện về cả giá trị và hiện vật kế toán NVL theo dõi từng thứ, từng chủng loại, quy cách của NVL-CCDC để quản lý và sử dụng. Hàng tháng kế toán NVL - CCDC phải luôn kiểm tra việc hạch toán vật liệu về giá trị và hiện vật giữa thực tế ở kho với số liệu trên sổ sách của kế toán NVL giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Tại Công ty Cao Su Đà Nẵng hiện nay đang chọn phương pháp hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. * Phòng vật tư: Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn, phòng vật tư tiến hành làm thủ tục. Chứng từ này được viết làm 3 liên. Liên gốc phòng vật tư giữ, 2 liên còn lại đưa xuống kho. Phòng vật tư theo dõi NVL - CCDC về giá trị và số lượng (giá ở đây là giá trên hoá đơn, giá thực mua) Mẫu phiếu nhập kho Đơn vị: .................................. Bộ phận: .................................. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 13 tháng 3 năm 2003 Số 4615 Định khoản: Nợ : .... Có: .... Họ tên người nhận hàng : Công ty Cao Su Chư Prông. Mã số thuế : 59.0019064-1 Nhập tại kho : số 3 theo hoá đơn số 3488 ngày 03/3/2001. Lý do: phục vụ sản xuất Hình thức thanh toán: chuyển khoản UNC. TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá T.tiền YC TN 1 Cao su cốm 1 Kg 50.000 50.000 7.700 385.000.000 2 Cao su cốm 3 Kg 20.000 20.000 6.800 136.000.000 Cộng : 521.000.000 Cộng tiền hàng: 521.000.000đ Thuế suất GTGT 10% tiền thuế 52.100.000đ Cộng tiền hàng 573.100.000đ Số tiền bằng chữ (năm trăm bảy ba triệu một trăm ngàn đồng chẵn) Phụ trách đơn vị Người nhập Kế toán Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: .................................. Bộ phận: .................................. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 3 năm 2003 Số 215 Định khoản: Nợ : .... Có: .... Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Văn A. Địa chỉ : Xí nghiệp Cơ khí. Lý do xuất kho : sửa chữa máy luyện. Xuất tại kho: kho số 5 - Thúy TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Giá thực tế Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 5 1 Bulong 3x20 Con 3 2.000 6.000 2 Aptomat 5A Cái 4 45.000 180.000 3 Phụ tùng máy luyện Cái 1 1.200.000 1.200.000 Cộng : 1.386.000 Tổng số tiền bằng chữ (Một triệu ba trăm tám sáu ngàn đồng chẵn) Phụ trách đơn vị Người nhập Kế toán Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất cho từng danh điểm NVL và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho. - Với trường hợp xuất NVL thì căn cứ vào mức đã duyệt thủ kho vào thẻ của mình. - Thủ kho luôn đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho và thực tế tồn kho trong kỳ. * Tại phòng kế toán công ty: sau khi nhận chứng từ nhập, xuất kho , kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ nhập, xuất gồm: hoá đơn nhậo kho, đơn giá nhập, số lượng so với phiếu nhập, kiểm tra phiếu xuất kho về số lượng so với giấy yêu cầu vật tư. Kiểm tra thủ tục, giấy tờ đã đầy đủ chưa. Nếu chưa sẽ trả lại cho phòng vật tư để làm hoàn chỉnh thủ tục chứng từ. Sau đó kế toán NVL mới xác nhận cho người cung cấp để thanh toán tiền bán NVL. - Kế toán NVL: theo dõi NVL, CCDC chi tiết cho từng loại vật tư, từng quy cách tương ứng với thẻ kho. Sổ chi tiết NVL có nội dung giống như thẻ kho, song theo dõi về số lượng lẫn giá trị. Tại công ty do không thể tập hợp chi phí mua NVL cho từng hoá đơn, phiếu nhập được nên thông thường việc tính giá NVL nhậop xuất được kế toán NVL thực hiện vào đầu tháng sau. Căn cứ vào chi phí mua NVL phát sinh trong tháng, phiếu thanh toán vận chuyển, phiếu giao nhận các chi phí khác đã phát sinh. Kế toán ghi đơn giá chi và tính thành tiền cho từng phiếu nhập, phiếu xuất theo tỷ lệ bình quân cho từng kg NVL nhập. Căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho đã kiểm tra, tính thành tiền. Kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ kế toán chi tiết. Đến cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết theo từng loại NVL, tính ra tổng số lượng nhập, tổng tiền nhập, tổng tiền xuất, tổng lượng xuất vào sổ tổng hợp nhập xuất NVL. Số liệu nhập, xuất tồn trên bảng tổng hợp đối chiếu với thẻ kho theo từng loại NVL. MẪU THẺ KHO Đơn vị: Công ty Cao Su Đà Nẵng Tên kho: kho số 2 - Thuý THẺ KHO Tờ số: 02 Tên NVL: Cao su cốm 1 ĐVT: kg TT Chứng từ nhập xuất Hoá đơn yêu cầu Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận kế toán Số Ngày Số Ngày 1 2 3 SỔ TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TT Tên NVl Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Cao su cốm 1 20.000 150.000 50.000 385.000 30.000 40.000 2 Hoá chất MgO 38 213 30 Cộng 20.000 150.000 Tài vụ công ty số tổng hợp nhập xuất NVl - theo dõi từng kho NVL gồm: - Sổ tổng hợp N - X - T nguyên vật liệu chính. - Sổ tổng hợp N - X - T nguyên vật liệu phụ. - Sổ tổng hợp N - X - T nhiên liệu . - Sổ tổng hợp N - X - T phụ tùng. 3. Hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL - CCDC: * Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty hiện đang thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nghĩa là việc nhập, xuất hàng tồn kho NVL được thể hiện trên sổ sách kế toán một cách thường xuyên có hệ thống. Tuy thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên song để đơn giản cho việc tính giá NVL. Nên vào đầu tháng sau kế toán mới tiến hành tính giá cho tất cả hàng nhập trong tháng trước. Sau đó mới tiến hành nhập xuất NVL. Tuy vậy, nhưng trên sổ sách chi tiết vẫn thể hiện liên tục việc nhập xuất tồn NVL một cách có hệ thống và theo thứ tự thời gian. Chỉ có điều do việc tính giá chậm nên thực tế kế toán NVL chưa thể theo dõi một cách sát sao tình hình nhập xuất tồn NVL tại thời điểm NVL nhập kho, xuất, tồn trong tháng. Công việc theo dõi lượng NVL nhập, xuất, tồn tại thời điểm nhập, xuất kho thủ kho và cán bộ nghiệp vụ phòng vật tư theo dõi. Cuối kỳ kế toán NVL được tiến hành kiểm tra số liệu của mình với số tồn trên thẻ kho và xác nhận thẻ kho. Cán bộ phòng vật tư dựa trên số liệu tồn kho của mình với thẻ kho tiến hành kiểm tra NVL - CCDc thực tế trong kho cùng với thủ kho. Nếu có sai sót thì báo lên phòng vật tư, phòng kế toán để tìm ra nguyên nhân. 4. Thủ tục, chứng từ hạch toán nhập, xuất kho NVL - CCDC: 4.1. Với NVL nhập kho: a. NVL mua ngoài nhập kho: đòi hỏi cần có một số chứng từ sau: - Hoá đơn bán hàng. - Phiếu nhập vật tư. - Hợp đồng mua NVL. Phòng vật tư sau khi nhận hoá đơn của người bán, cán bộ vật tư mang về phải kiểm tra đối chiếu với hợp đồng về số lượng, đơn giá, kiểm tra con dấu của bảo vệ xem đã mang hàng vào cổng hay chưa, chữ ký của phòng kỹ thuật (nếu là phụ tùng thay thế). Để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận nhập lô hàng NVL này. Sau đó phòng vật tư lập phiếu nhập kho gồm 3 liên, liên gốc để lại cuối, 02 liên sau chuyển xuống kho, sau khi có xác nhận của phụ trách phòng vật tư. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kiểm tra lại phiếu nhập NVL tại kho. Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào phiếu và cùng người cung cấp NVL ký tên vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải có chữ ký của người giao NVL, thủ kho phụ trách phòng vật tư, kế toán. Thủ kho sau khi vào thẻ kho phải chuyển về phòng kế toán 1 liên, phòng vật tư 1 liên (liên phòng vật tư dùng đối chiếu với liên trong cuốn). Sau đó dùng nó làm liên đưa cho nhà cung cấp thanh toán tiền với kế toán thanh toán. b. Với NVL tự chế biến nhập kho: Thủ tục gồm: - Phiếu báo nhập NVL (do từng xí nghiệp có NVL nhập lập) - Phiếu nhập kho. Phòng vật tư sau khi nhận phiếu báo nhập NVL có chữ ký của phụ trách xí nghiệp, chữ ký phòng kỹ thuật, phụ trách phòng vật tư thì mới tiến hành làm "Phiếu nhập kho" thành 3 liên. Sau khi phụ trách phòng vật tư ký, người mang NVL và phiếu nhập kho xuống kho nhập. Căn cứ "Phiếu nhập kho" thủ kho ghi số lượng, ký nhận. 1 liên giao cho người nhập NVL, liên gốc chuyển về phòng vật tư, 012 liên thủ kho dùng để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòn