Đề tài Kế toán nguyên vật liệu ở nhà máy thiết bị bưu điện Hà Nội

Khi đó kế toán hạch toán vật liệu nhập kho theo giá ghi trên hoá đơn của người bán cộng (+) chi phí thu mua ( công tác phí, chi phí vận chuyển ...). +/ Trong thực tế, do yêu cầu đòi hỏi của sản xuất cũng như đáp ứng yêu cầu tiêu dùng ngày càng cao của một số sản phẩm mà một số nguyên vật liệu phải nhập từ nước ngoài như: Kính hiển vi điện tử, máy xoá tem ... thì người cung cấp giao tận cầu cảng. +/ Trong trường hợp này kế toán hạch toán vật liệu nhập kho theo giá ghi trên hoá đơn + thuế nhập khẩu + chi phí vận chuyển vật liệu về kho. Tuy nhiên, trong cả 3 trường hợp nêu trên khi doanh nghiệp áp dụng luật thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá ghi trên hoá đơn là giá chưa có thuế GTGT, khi nhập kho vật liệu thì trị giá thực tế được ghi theo giá hoá đơn. Thuế GTGT (10% giá hoá đơn) được hạch toán riêng vào tài khoản 133 “ Thuế GTGT được khấu trừ ”(TK 13312-Thuế GTGT được khấu trừ đối với hàng hoá nhập khẩu). +/ Trong trường hợp đơn vị bán hàng áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì khi đó đơn vị bán sẽ sử dụng một loại hoá đơn riêng, đó là hoá đơn GTGT.  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 02 GTTT-3LL Liên 2 : Giao khách hàng. BD/99-B: Ngày tháng năm. No Đơn vị bán : Địa chỉ : Số TK: Điện thoại: Mã số : Họ tên người mua hàng: Đơn vị : Địa chỉ : Số TK: Hình thức thanh toán: Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền bán hàng: Thuế suất GTGT: Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên, đóng dấu ) Trường hợp này, giá ghi trên hoá đơn là giá bao gồm cả thuế GTGT đầu ra của đơn vị bán. Số thuế này nhà máy không được khấu trừ khi hạch toán vật liệu nhập kho. +/ Với những loại vật liệu do nhà máy tự gia công chế biến như: Vỏ hộp đấu dây, vỏ thùng thư, hộp điện thoại ... thì giá thực tế vật liệu nhập kho được tính như sau: Giá thực tế vật = Giá thực tế + Chi phí liệu nhập kho vật liệu xuất chế biến chế biến +/ Đối với những vật liệu phải thuê ngoài gia công chế biến thì: Giá thực tế vật = Giá thực tế vật liệu ghi + Chi phí liệu nhập kho trên hoá đơn xuất chế biến chế biến 3.2- Đánh giá vật liệu xuất kho: Với một khối lượng lớn nguyên vật liệu được xuất thường xuyên cho nhiều mục đích khác nhau phục vụ sản xuất, do vậy để thuận tiện cho việc hạch toán vật liệu xuất kho, nhà máy sử dụng giá hạch toán. Khi sử dụng giá hạch toán (thường lấy giá từ cuối năm trước) thì căn cứ vào giá trị của khối lượng nguyên vật liệu xuất ra tính theo giá hạch toán đó, cuối kỳ tính giá thực tế và điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế vật liệu xuất kho qua hệ số giá (H). Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ H = Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ+Giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ Trong thực tế, khối lượng nguyên vật liệu của nhà máy tồn kho ít do xác định được mức dự trữ hợp lý, nguyên vật liệu được nhập vào liên tục và cũng được sử dụng ngay cho sản xuất. Mặt khác thị trường vật liệu hiện nay cũng rất đa dạng, do đó khi nhu cầu sản xuất đòi hỏi, bộ phận cung ứng có thể dáp ứng để sản xuất ngay, nên thời gian thu mua và đưa vào sản xuất ngắn, cho nên giá thực tế của vật liệu xuất kho thường xấp xỉ bằng giá thực tế của vật liệu nhập kho (trừ những loại nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài). Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, chẳng hạn nhập một lô hàng lớn và xuất ngay thì giá xuất kho của vật liệu được tính theo giá thực tế của từng lô hàng. 4. Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện: 4.1 - Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu tại nhà máy, kế toán sử dụng tài khoản sau: +/ TK 152 - “ Nguyên liệu, vật liệu ”. +/ Các tài khoản phản ánh phương thức thanh toán với nhà cung cấp như TK 111, TK 112, TK 141, TK 331 ... +/ Các tài khoản phản ánh quá trình xuất kho phục vụ cho các mục đích khác nhau như : TK 621, TK 627, TK 641, TK 642 ... Do đặc thù của nhà máy về phương thức mua vật liệu nên kế toán không sử dụng tài khoản 151- “ Hàng mua đang đi đường”. Nội dung, kết cấu của các tài khoản nêu trên đã được trình bày ở phần thứ nhất “ Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất ”. ở phần này chỉ xin đề cập đến những tài khoản liên quan đến kế toán nguyên vật liệu. 4.2- Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy thiết bị Bưu điện: Một trong những yêu cầu cơ bản đối với quản lý vật tư là đòi hỏi phải theo dõi, phản ánh chặt chẽ tình hình nhập-xuất- tồn kho vật liệu theo những thứ, những loại vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Tổ chức thực hiện được toàn bộ các công tác kế toán vật liệu nói chung và kế toán chi tiết nguyên vật liệu nói riêng trước hết phải bằng hệ thống chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan tới nhập, xuất kho nguyên vật liệu. Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Thực tế Nhà máy chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hành chi tiết vật liệu gồm: Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Để phù hợp với quy mô sản xuất thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính và trình độ chuyên môn của thủ kho, kế toán chi tiết thực hiện theo phương pháp “ Ghi thẻ song song ”. Theo phương pháp này, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán như sau: +/ Tại kho, căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu chỉ về mặt số lượng. Định kỳ (nửa tháng một lần) sau khi đã ghi chép vào thẻ kho đầy đủ, thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất cho kế toán vật liệu. +/ Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên kế toán vật liệu sẽ tiến hành phân loại, xắp xếp theo thứ tự phiếu nhập kho, xuất kho riêng. Sau đó tiến hành ghi chép vào các sổ thẻ chi tiết hàng ngày, lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và làm báo cáo tài chính. a.- Kế toán chi tiết nhập vật liệu: a.1- Thủ tục nhập vật liệu: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức nguyên vật liệu, phòng vật tư tính toán, xác định mức độ nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất ra một khối lượng sản phẩm nhất định, căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng kỳ, phòng vật tư mở sổ nghiệp vụ, lên kế hoạch thu mua vật liệu, sau đó được sự đồng ý (ký duyệt) của giám đốc hoặc phó giám đốc, phòng vật tư cử người đi mua hoặc ký hợp đồng mua bán theo thời hạn nhất định. * Thủ tục nhập kho do mua ngoài: Tại Nhà máy, nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài với khối lượng và giá trị rất lớn. Để đảm bảo chất lượng sản phẩm làm ra cũng như đảm bảo tính liên tục trong quá trình sản xuất, trước khi nhập kho vật liệu, nhà máy tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm trong những trường hợp cần thiết. Thủ tục nhập kho được tiến hành tuỳ thuộc vào từng hình thức thanh toán cụ thể. Chẳng hạn, khi người bán vận chuyển nguyên vật liệu đến cho nhà máy, căn cứ vào hoá đơn bán hàng như sau: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: (giao cho khách hàng) KB/90-B Ngày 05 tháng 03 năm 2000. No: 042988 Đơn vị bán hàng: Công ty Thương mại Tràng Thi - CHTMDV Thuốc Bắc Địa chỉ : 24 Thuốc Bắc Số TK: Điện thoại MS : 01 00107437 - 1 Họ tên người mua hàng: Ninh Đức Thắng - PVT. Đơn vị : Nhà máy thiết bị Bưu điện . Điạ chỉ: 61 Trần Phú-Hà Nội Số TK: 710A - 00009 NH CT Ba Đình Hình thức thanh toán: TGNH MS : 01 00686865 - 1 Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Nhôm cuộn Kg 404 21818,4 8.814.634 Cộng tiền hàng: 8.814.634 Thuế suất : 10% Tiền Thuế GTGT 881.463 Tổng cộng tiền thanh toán 9.696.097 đ Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu, sáu trăm chín sáu nghìn không trăm chín bẩy đồng chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ hoá đơn số 042988 tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư như sau: Tổng công ty BC-VT Việt nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Nhà máy thiết bị Bưu điện Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Biên bản kiểm nghiệm vật tư Căn cứ vào hợp đồng số 108-00 ngày 03 tháng 03 năm 2000 giữa Nhà máy thiết bị Bưu điện Hà nội (bên mua ) và Công ty Thương mại Tràng Thi (bên bán). Căn cứ vào một số hoá đơn chứng từ khác có liên quan . Hôm nay, Ngày 05/03/2000, vào hồi 8 giờ 30 phút, chúng tôi gồm có: Bà Nguyễn Tân Chung - Phó GĐ kỹ thuật Ông Ninh Đức Thắng - Trưởng phòng vật tư. Bà Võ Minh Huệ - Kế toán vật tư Bà Nguyễn Thị Thanh - Thủ kho vật tư - dụng cụ Ông Hoàng Công Sơn - Phòng Kỹ thuật Cùng tiến hành kiểm tra lô hàng nhập khẩu với nội dung sau: STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Chất lượng Ghi Theo HĐ Thực nhập chú 1 Nhôm cuộn 1,2m*1m Kg 404 404 Có 2 kg nhôm không đúng chủng loại Kết luận của ban kiểm nghiệm: Có 02 kg không đúng chủng loại 1,2mx1 m. Biên bản hoàn thành vào lúc 11 giờ 30 phút cùng ngày. Phó GĐ kỹ thuật P.KTTK Phòng vật tư Thủ kho P. Kỹ thuật (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, bộ phận thu mua lập phiếu nhập kho vật liệu. Phiếu nhập kho được chia làm 3 liên; 1 liên lưu lại phòng vật tư , 1 liên giao cho thủ kho vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi vào thẻ và sổ kế toán chi tiết (sổ nhập vật liệu, các sổ nhật ký đặc biệt); 1 liên giao cho người bán. Thông thường mỗi loại vật liệu sẽ được lập một phiếu nhập kho, nhưng cũng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều vật liệu. ở đây sau khi vật liệu được kiểm nghiệm, phòng vật tư lập phiếu nhập kho số 258. Tổng công ty BC-VT Việt Nam Nhà máy thiết bị Bưu điện Phiếu nhập kho số: 258 Ngày 05 tháng 03 năm 2000. Nhập của : Công ty Thương Mại Tràng Thi Theo chứng từ: HĐ Số : 042988 Ngày 05/03/2000 Nhập tại kho: Vật tư Thượng Đình STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Nhôm cuộn Kg 404 404 21818,4 8.814.634 Thuế VAT 10% 881.463 Vận chuyển 40.000 Tổng: 9.696.097 đ Bằng chữ: Chín triệu, sáu trăm chín sáu nghìn không trăm chín bẩy đồng chẵn./. Phụ trách vật tư Người giao Thủ kho Người lập phiếu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Căn cứ vào số lượng nhập kho và giá đơn vị để tính ra tổng số tiền thanh toán cho người bán (bao gồm cả các khoản chi phí khác như vận chuyển, bốc dỡ, ... các loại thuế (nếu có). Tuỳ theo yêu cầu của người bán (hoặc đã thoả thuận trong hợp đồng) mà thủ quỹ thanh toán theo các hình thức khác nhau và vào sổ chi tiết, các nhật ký tương ứng. Trong trường hợp này Doanh nghiệp thanh toán theo hình thức Tiền gửi ngân hàng cho nên thủ quỹ sẽ viết giấy uỷ nhiệm chi gửi đến ngân hàng nơi Nhà máy đã mở tài khoản. Đơn vị:.. .. .. uỷ nhiệm chi Số: 104 Chuyển khoản, chuyển tiền, thư, điện Lập ngày 05 tháng 03 năm 2000 Tên đơn vị trả tiền: Nhà máy Thiết Bị Bưu Điện Phần do ngân hàng ghi: Số tài khoản:.. .. .. TK nợ Tại ngân hàng: Sở giao dịch NH Công thương VN 710A-0009 Tên đơn vị nhận tiền: Công ty Thương Mại Tràng Thi TK có Số tài khoản: .. .. Tại ngân hàng Ngoại thương VN Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu sáu trăm chín mươi Số tiền viết bằng số: sáu nghìn không trăm chín mươi bảy đồng chẵn ./. 9.696.097 Nội dunh thanh toán: Trả tiền mua nhôm cuộn. Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B KT Chủ TK ghi sổ ngày .. .. .. ghi sổ ngày 05/03/2000 KT KTT KT KTT Sau khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng gửi về thủ quỹ tiến hành vào sổ Nhật ký Tiền gửi ngân hàng rồi giao chứng từ có liên quan cho kế toán vật liệu để vào sổ chi tiết Nguyên vật liệu trong kỳ. Tổng Công ty BCVTVN nhật ký quỹ Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng cho tiền gửi VND) TK: 112 Quý 3/2000 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Nợ Có .. .. .. .. 042988 05/03 Trả tiền cho Cty TM Tràng Thi 152 112 9.696.097 .. . .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng phát sinh: 704.363.672 Kế toán trưởng Người lập biểu + Trường hợp thanh toán bằng tạm ứng: thì thủ tục được tiến hành như sau: trước hết phòng vật tư sẽ viết giấy đề nghị chi gửi cho kế toán Nguyên vật liệu. Tổng Công ty BCVTVN Nợ.. .. .. Số:130 Nhà máy TBBĐ Đề nghị chi Đề nghị chi cho : Tống Xuân Hồng Đơn vị công tác : Phòng VT Số tiền : 15.000.000 Viết bằng chữ : Mười năm triệu đồng chẵn ./. Lý do chi : Chi tạm ứng mua vật tư. Duyệt Phòng VT Người đề nghị chi. Sau khi nhận được đề nghị chi kế toán vật liệu viết phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ để xuất tiền. Mẫu:.. .. Đơn vị: Nhà máy TBBĐ phiếu chi số: 134 Ngày 06 tháng 03 năm 2000 Nợ: .. .. .. .. Có: .. .. .. .. Họ tên người nhận tiền : Tống Xuân Hồng. Địa chỉ : Phòng VT. Lý do chi : Chi tạm ứng mua vật tư. Số tiền : 15.000.000 (viết bằng chữ): Mười năm triệu đồng chẵn ./. Kèm theo đề nghị chi chứng từ gốc số 130. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười năm triệu đồng chẵn./. Thủ trưởng Kế toán trưởng Người Thủ quỹ Người đơn vị lập phiếu nhận tiền Sau khi mua được hàng kế toán vật liệu căn cứ vào hoá đơn tính lại số tiền chi mua vật liệu đã tạm ứng nếu thừa thì thu lại, thiếu thì bổ sung thêm. Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: (giao cho khách hàng) KB/90-B Ngày 06 tháng 03 năm 2000. No: 043896 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng bách hoá tổng hợp Địa chỉ : 68 Trần Phú Số TK: Điện thoại MS : Họ tên người mua hàng: Tống Xuân Hồng - PVT. Đơn vị : Nhà máy thiết bị Bưu điện . Điạ chỉ: 61 Trần Phú-Hà Nội Số TK: 710A - 00009 NH CT Ba Đình Hình thức thanh toán: TM MS : Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Cụm khoá Inox cái 500 18.000 9.000.000 2 Ecu + Rong đen bộ 700 850 595.000 3 Keo dog hộp 50 12.000 600.000 Cộng tiền hàng: 10.195.000 Thuế suất : 10% Tiền Thuế GTGT 1.019.500 Tổng cộng tiền thanh toán 11.214.500 Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu hai trăm mười bốn nghìn năm trăm đồng chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Sau đó kế toán căn cứ vào hoá đơn số 043896 tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư tương tự như hoá đơn 042988. Tiếp đó bộ phận thu mua lập phiếu nhập kho. Tổng công ty BC-VT Việt Nam Nhà máy thiết bị Bưu điện Phiếu nhập kho số: 270 Ngày 06 tháng 03 năm 2000. Nhập của : Cửa hàng bách hoá tổng hợp Ba Đình. Theo chứng từ: HĐ Số : 043896 Ngày 06/03/2000 Nhập tại kho: Vật tư Thượng Đình STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Cụm khoá Inox cái 500 500 18.000 9.000.000 2 Ecu + Rong đen bộ 700 700 850 595.000 3 Keo dog hộp 50 50 12.000 600.000 Cộng: 10.195.000 Thuế VAT: 10 % 1.019.500 Tổng: 11.214.500 Bằng chữ: Mười một triệu hai trăm mười bốn nghìn năm trăm đồng chẵn./. Phụ trách vật tư Người giao Thủ kho Người lập phiếu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Phòng vật tư viết giấy đề nghị thu gửi cho kế toán vật liệu đề nghị thu lại số tiền tạm ứng mua vật tư thừa. Tổng Công ty BCVTVN Nợ.. .. .. Số:150 Nhà máy TBBĐ Đề nghị thu Đề nghị thu của : Tống Xuân Hồng Đơn vị công tác : Phòng VT Số tiền : 3.785.500 Viết bằng chữ : Ba triệu bảy trăm tám mươi năm nghìn năm trăm đồng chẵn ./. Lý do thu : Thu lại tạm ứng. Duyệt Phòng VT Người đề nghị thu. Kế toán Nguyên vật liệu viết phiếu thu chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ thu lại tiền và ký nhận. Mẫu: số 01- TT Đơn vị: Nhà máy TBBĐ phiếu thu QĐ số:1141-TC/CĐKT 1/11/95 của Bộ TC Ngày 06 tháng 03 năm 2000 Nợ: .. .. .. .. Có: .131. .. .. .. Họ tên người nộp tiền : Tống Xuân Hồng. Địa chỉ : Phòng VT. Lý do nộp : Nộp lại tạm ứng. Số tiền : 3.785.500 (viết bằng chữ): Ba triệu bảy trăm tám năm nghìn năm trăm đồng chẵn ./. Kèm theo đề nghị thu chứng từ gốc số 150. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười năm triệu đồng chẵn./. Thủ trưởng Kế toán trưởng Người Thủ quỹ Người đơn vị lập phiếu nhận tiền Căn cứ vào giấy đề nghị chi, đề nghị chi, phiếu thu, phiếu chi và hoá đơn số:043896 kế toán vật liệu vào sổ Nhật ký Tạm ứng. Tổng Công ty BCVTVN nhật ký tạm ứng Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng cho TK tạm ứng) TK: 141 Quý 3/2000 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Nợ Có .. .. PC 130 06/03 Hồng tạm ứng mua NVL. 141 111 15.000.000 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. PT 150 06/03 Hồng nộp lại tám ứng. 111 141 .. .. 3.785.500 .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng quý I/2000 128.475.438 Kế toán trưởng Người lập biểu và vào sổ Nhật ký quỹ tài khoản 111. Tổng Công ty BCVTVN nhật ký quỹ Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng cho tiền mặt VND) TK: 111 Quý 3/2000 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Nợ Có .. .. 043896 06/03 Tră cửa hàng BHTH Ba Đình 152 111 112.214.500 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng quý I/2000: 591.127.742 Kế toán trưởng Người lập biểu + Trường hợp thanh toán bằng trả chậm: căn cứ vào hoá đơn kế toán vật liệu vào sổ Nhật ký mua hàng (thanh toán với người bán). Hoá đơn bán hàng Mẫu số 01-GTKT-3LL Liên 2: (giao cho khách hàng) KB/90-B Ngày 07 tháng 03 năm 2000. No: 035514 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Lan Địa chỉ : 55 Thuốc Bắc Số TK: Điện thoại MS : 0100120195-3 Họ tên người mua hàng: Anh Hùng - PVT. Đơn vị : Nhà máy thiết bị Bưu điện . Điạ chỉ: 61 Trần Phú-Hà Nội Số TK: 710A - 00009 NH CT Ba Đình Hình thức thanh toán: Ttả chậm MS : Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vỏ tủ TS 150*2 cái 500 45.000 22.500.000 2 Núm cao su cái 1000 325 325.000 3 Móc cài cái 2000 1050 2.100.000 Cộng tiền hàng: 24.925.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai tư triệu chín trăm hai năm nghìn đồng chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Căn cứ vào hoá đơn số 035514 lập biên bản kiểm nghiệm vật tư sau đó lập phiếu nhập kho. Tổng công ty BC-VT Việt Nam Nhà máy thiết bị Bưu điện Phiếu nhập kho số: 300 Ngày 07 tháng 03 năm 2000. Nhập của : Cửa hàng Lan 55 Thuốc Bắc. Theo chứng từ: HĐ Số : 035514 Ngày 07/03/2000 Nhập tại kho: Vật tư Thượng Đình STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Vỏ tủ TS 150* 2 cái 500 500 45.000 22.500.000 2 Núm cao su cái 1000 1000 325 325.000 3 Móc cài cái 2000 2000 1050 2.100.000 Cộng: 24.925.000 Tổng: 24.925.000 Bằng chữ: Hai tư triệu chín trăm hai năm nghìn đồng chẵn./. Phụ trách vật tư Người giao Thủ kho Người lập phiếu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Kế toán vật liệu căn cứ vào hoá đơn số 035514 và phiếu nhập kho số 300 vào Nhật ký mua hàng (thanh toán với người bán). Tổng Công ty BCVTVN nhật ký mua hàng Tập: 03-03/2000. Nhà máy TBBĐ (sử dụng để thanh toán với người bán) TK: 331 Quý I/2000 Chứng từ Diễn giải TK ghi nợ Ghi có TK 331 Số Ngày 152 153 TK# Tháng 1 Tháng 2 .. .. Tháng 3 .. .. 035514 07/03 Cửa hàng Lan 55 Thuốc Bắc 152 24.925.000 .. .. Cộng Q I/2000 13.525.365.646 * Thủ tục nhập lại kho do cần đổi chủng loại hoặc do sử dụng không hết nhập lại kho: Thông thường đối với trường hợp này, trước hết phải căn cứ vào “biên bản kiểm kê vật tư ”hoặc phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ do từng phân xưởng lập ra và trình lên phòng vật tư, nếu được sự đồng ý của bộ phận cung ứng vật tư thì mới viết phiếu nhập kho. Nhưng ở Nhà máy thiết bị Bưu điện không sử dụng “Biên bản kiểm kê vật tư ” hay “ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ”, mà chỉ căn cứ vào “Báo cáo tình hình sử dụng vật tư trong kỳ ” và viết phiếu nhập kho cho những nguyên vật liệu thừa hoặc không sử dụng đến. Phiếu nhập kho được viết thành 2 liên, một liên lưu tại phòng vật tư, 1 liên giao xuống kho. * Thủ tục nhập phế liệu thu hồi: Nhà máy không làm các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau mỗi chu kỳ sản xuất phế liệu được lấy ra từ các phân xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho phế liệu, không qua một hình thức kiểm tra cân, đong, đo, đếm nào. Nghĩa là ở nhà máy không có giấy tờ sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi. Một cách tổng quát , thủ tục nhập kho nguyên vật liệu có thể mô tả bằng sơ đồ sau: Làm thủ tục nhập kho: Phiếu nhập kho Kiểm nghiệm, đánh giá chất lượng nguyên vật liệu mua về Nguyên vật liệu mua về: Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán a.2/ Căn cứ vào các chứng từ gốc Kế toán chi tiết nhập vật liệu được tiến hành như sau: +/ Tại kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho hợp lệ do phòng vật tư chuyển xuống, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho được ghi theo từng loại nguyên vật liệu cho cả quý. Mỗi loại nguyên vật liệu được ghi vào một tờ thẻ hoặc một số tờ thẻ liên tiếp, cuối tháng tính ra số vật liệu tồn kho để tiện theo dõi và quản lý. Chẳng hạn với phiếu nhập kho số 258, thủ kho ghi thẻ kho như sau: Đơn vị: Nhà máy thiết bị Bưu điện Mẫu số: 06/VT. Tên kho: KKTĐ Thẻ kho Ban hành theo QĐ số 186 TC/CĐKT ngày 14/3/95 của BTC Ngày lập thẻ: 01/01/00 Số thẻ: 126 Tờ số 1 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Nhôm cuộn 1,2m x 1m Đơn vị tính: Kg. STT Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Ký xác nhận Số Ngày Xuất nhập Nhập Xuất Tồn Tồn đầu năm 2000 150 ....... Tháng 03/00 258 05/03 Cty TM Tràng Thi 404 404 554 ... ... ... Cũng tương tự như vậy đối với phiếu nhập kho số 270 và 300 thủ kho ghi thẻ kho cho từng loại vật liệu vào từng thẻ kho theo dõi loại vật liệu tương ứng. +/ Tại phòng kế toán : Khi nhận được phiếu nhập kho kế toán vật liệu cũng tiến hành ghi thẻ kho, sau đó tiến hành ghi chép phản ánh vào các sổ chi tiết. ở đây căn cứ vào phiếu nhập kho số 258, 270, 300 và một số phiếu khác, kế toán ghi “ Sổ chi tiết nhập vật liệu ”. Sổ chi tiết nhập vật liệu được mở cho một tháng theo từng chứng từ, số, ngày cụ thể cho tất cả các loại vật liệu nhập kho trong tháng. Giá ghi vào sổ chi tiết nhập vật liệu là đơn giá thực tế không bao gồm thuế GTGT (nếu đơn vị bán áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT). Sổ chi tiết nhập vật liệu Tháng 3 năm 2000 Chứng từ Diễn giải ĐVT S.lượng Đơn giá Thànhtiền Người bán TK Số Ngày ĐƯ ... ... ... 258 05/03 Nhôm cuộn kg 404 21818,4 8.814.634 CTy TM Tràng Thi 8.814.634 112 .. .. .. .. .. .. .. .. .. 270 06/03 Cụm khoá Inox cái 500 18.000 9.000.000 Cửa hàng bách Ecu+ rong đen bộ 700 850 595.000 hoá tổng hợp Keo dog hộp 50 12.000 600.000 Ba Đình 10.195.000 111 .. .. .. .. .. .. .. .. .. 300 07/03 Vỏ tủ TS 150*2 cái 500 45.000 22.500.000 Cửa hàng Lan Núm cao su cái 1000 325 325.000 55 Thuốc Bắc Móc cài cái 2000 1050 2.100.000 24.925.000 331 ..... ..... ..... ..... ..... ..... Trên cơ sở sổ chi tiết nhập vật liệu, căn cứ vào chứng từ gốc và hình thức thanh toán (cột hình thức thanh toán ở sổ chi tiết nhập vật liệu) được tổng hợp từ tất cả các kho, kế toán vật tư lập sổ đối ứng vật liệu (sổ tổng hợp vật liệu) . Sổ đối ứng vật liệu được ghi chép theo từng chứng từ cụ thể của các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến quá trình nhập vật liệu (Nợ TK152 ) đối ứng Có các tài khoản liên quan thể hiện các hình thức thanh toán tiền hàng. Sổ đối ứng vật liệu mở cho cả quý của tất cả các kho, cuối quý kế toán tổng hợp số liệu của từng tài khoản ghi có để làm căn cứ lập bảng kê tính giá thực tế nguyên vật liệu. b/- Kế toán chi tiết xuất vật liệu: b/.1- Thủ tục xuất vật liệu: Hiện tại nhà máy có 10 phân xưởng, mỗi phân xưởng trong một thời gian nhất định có nhu cầu về mỗi loại vật liệu lại khác nhau nên đặc điểm nguyên vật liệu ở nhà máy đã đa dạng lại càng phức tạp hơn với kế toán thực hiện việc hạch toán xuất kho vật liệu. Cũng như bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào khi xuất kho vật liệu với mục đích gì đều thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định như: +/ Phiếu xuất kho. +/ Phiếu xuất kho theo hạn mức (nếu có). +/ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. +/ Phiếu xuất kho vật tư kiêm vận chuyển nội bộ. +/ Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT (nếu có)). “ Phiếu xuất kho ” do các bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng vật tư lập. Thủ kho chỉ xuất vật liệu khi có đầy đủ các chữ ký của các thành phần liên quan như: phụ trách vật tư, người giao, thủ kho và người lập phiếu. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: +/ 1 liên lưu lại phòng vật tư. +/ 1 liên giao cho thủ kho giữ để làm căn cứ xuất vật liệu và ghi thẻ kho. +/ 1 liên giao cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nguyên vật liệu của nhà máy được quản lý theo kho, ở từng kho căn cứ vào mục đích sử dụng và đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu xuất ra mà hạch toán vào từng tài khoản cho phù hợp. Chẳng hạn khi kho Kim khí xuất sắt, thép để sản xuất thì kế toán sẽ hạch toán vào TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp... . Phiếu xuất kho được lập cho từng lần xuất theo nhu cầu của từng phân xưởng và được ghi theo giá hạch toán (giá cố định). Giá hạch toán được xây dựng trên cơ sở đánh giá của h