Đề tài Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 17 - Tổng công ty xây dựng Trường Sơn

ẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY 17 I. Khái niệm,đặc điểm, phân loại nguyên vật liêu 1. Khái niệm, đặc điểm Nguyên vật liêu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hóa. Một doanh nghiệp muốn tiến hành SXKD ngoài tư liệu lao động phải có đối tượng lao động. NVL là đối tượng lao động 1 trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sx, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Đặc điểm của NVL là chỉ tham gia vào một chu kì SXKD nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết 1 lần vào Chi phí kinh doanh trong kì. Khi tham gia vào hoạt động SXKD VL bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn. Đặc điểm như vậy nên giá trị của NVL được chuyển dịch toàn bộ 1 lần vào sản phẩm và được bù đắp khi giá trị sản phẩm được thực hiện. Cũng vậy trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp , nguyên vật liêu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch một lần vào Chi phí SXKD trong kì.Vì thế cho nên việc cung cấp nguyên vật liêu có đầy đủ kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp dến kế hoạch SXKD của Doanh nghiệp. Nếu nguyên vật liêu cung cấp không đầy đủ thì hoạt động bình thường của quá trình SXKD sẽ bị ngừng trệ. Ngược lại nếu dữ trữ nguyên vật liêu quá lớn sẽ dẫn đến hiện tựơng ứ đọng vốn của Công ty. Điều náy ảnh hưởng xấu đến kinh tế tài chính của Công ty chính vì lẽ đó khi có nguyên vật liêu phải đảm bảo qui cách, phẩm chất thì sản phẩm tạo nên mới đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Chi phí nguyên vật liêu thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong giá thành của sản phẩm xây lắp,nói như vậy để thấy được vị trí quan trọng của Chi phí nguyên vật liêu trong quá trình sản xuất và sự sống còn của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay, với mục đích hạ thấp Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm để có lợi nhuận cao. Vấn đề đặt ra là phải tăng cường tập trung quản lý nguyên vật liêu từ khâu thu mua bảo quản dữ trữ và việc sử dụng mức tiêu hao vật liệu trong sản phẩm với định mức qui định sao cho có hiệu quả nhất đối với mỗi doanh nghiệp xây lắp, góp phần nâng cao hiệu quả của toàn xã hội. Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp được biểu hiện ở hai hình thái: Về hình thái hiện vật: nguyên vật liêu chỉ tham gia vào một chu kì SXKD giá trị của nó được chuyển dịch vào giá trị sản phẩm và không còn hình thái ban đầu. Về hình thái giá trị: nguyên vật liêu là một bộ phận quan trọng thiết yếu nhất của vốn lưu động, nó phản ánh được quá trình vận động của vật tư.Mặt khác, vốn lưu động còn phản ánh số lượng vật tư sử dụng tiết kiệm hay không ,có đảm bảo kế hoạch hay không 2. Phân loại nguyên vật liêu Các sản phẩm xây lắp của các Doanh nghiệp Xây dựng cơ bản thường phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liêu khác nhau,mỗi loại có vai trò, công dụng và tính năng lý, hóa học khác nhau,. Để quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tứng thứ, từng loại vật liệu phục vụ cho quản trị kinh doanh cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu.Với đặc điểm của mỗi Doanh nghiệp là khác nhau, vì thế nguyên vật liêu trong các Doanh nghiệp này cũng phân chia khác nhau, vì thế nguyên vật liêu trong các Doanh nghiệp này cũng phân chia khác nhau nhưng tập trung lại đối với vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chùng trong quá trình xây lắp và yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp ,vật liệu được chia thành các loại như sau: Nguyên vật liệu chính ( gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là đối tượng lao động chủ yếu trong Doanh nghiệp, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắt, thép…Đối với nữa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm cũng được coi là nguyên vật liêu chính. Vật liệu phụ: Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được kết hợp với nguyên vật liêu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý , phục vụ sản xuất, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn… Nhiên liệu: Trong Doanh nghiệp sản xuất, nhiên liệu bao gồm các loại vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, dầu, xăng,hơi đốt… Phụ tùng thay thế: bao gồm các chi tiết, phụ tùng dùng dể sữa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… Thiết bị Xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc Xây dựng cơ bản( cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật liệu cần dùng dể lắp đặt vào các công trình Xây dựng cơ bản). Vật liệu khác: là các loại nguyên vật liêu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại Doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liêu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, thứ, quy cách, phẩm chất khác nhau. Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liêu được chia thành vật liệu mua ngoài , tự gia công chế biến, thuê ngoài chế biến, nhận góp vốn liên doanh… Kế toán chi tiết nguyên vật liêu : Tài khoản sử dụng: Tài khoản 152: nguyên vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại nguyên vật liêu trong kho của Doanh nghiệp. Nội dung phản ánh trên tài khoản . SDĐK: trị giá thực tế nguyên vật liêu tồn đầu kì Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên vật liêu trong kì(mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, điều chỉnh tăng do đánh giá lại, phát hiện thừa..) Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liêu trong kì theo giá thực tế( xuất kho, xuất bán, đánh giá giảm, phát hiện thiếu) SDCK: Trị giá thực tế nguyên vật liêu tồn kho. Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên vật liêu phù hợp với các loại nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị của Doanh nghiệp gồm. TK 152.1: nguyên vật liêu chính TK 152.2: Vật liệu phụ TK 152.3: Nhiên liệu TK 152.4: Phụ tùng thay thế TK 152.5: Vật liệu, thiết bị đầu tư XDCB TK 152.6: Vật liệu khác( phế liệu). Chứng từ sử dụng: Kế toán chi tiết nguyên vật liêu là một khâu công việc khá phức tạp và tốn nhiều công sức. Khác với kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết nguyên vật liêu đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số lượng và chất lượng của từng thứ vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Để kế toán chi tiết nguyên vật liêu kế toán sử dụng các chứng từ theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về nguyên vật liêu bao gồm: -Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) -Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03-VT) -Biên bản kiểm kê vật tư,công cụ, sản phẩm ,hàng hóa (mẫu 05-VT) -Hóa đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH) -Hóa đơn giá trị gia tăng 3. Sổ sách sử dụng: - Thẻ kho ( sổ kho) (mẫu S12-DN) - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ,sản phẩm hàng hóa (mẫu S10-DN) - Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu (mẫu S11-DN) - Sổ đối chiếu luân chuyển Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê lũy kế tổng hợp xuất nhập và lập bảng tổng hợp nhập-xuất- tồn kho nguyên vật liêu phục vụ kịp thời cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng kịp thời. 4. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liêu Công ty 17 sử dụng phương pháp kế toán hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là phương pháp thẻ song song 5. Đánh giá nguyên vật liêu 5.1. Đánh giá thực tế nguyên vật liêu nhập kho: Nguyên vật liệu phục vụ trong công tác Xây dựng có nhiều nguồn cung cấp khác nhau nhưng chủ yếu vẫn là do mua ngoài. Đa số nguyên vật liêu sẽ được chuyển thẳng tới sát chân công trường, chỉ có những vật tư,phụ kiện có giá trị lớn thì bắt buộc phải tiến hành nhập kho của Công ty để tiện cho việc quản lý và bảo quản. Giá trị thực tế Các khoản nguyên vật liêu = Giá mua + Chi phí thu mua - giảm trừ nhập kho (nếu có) Các khoản giảm trừ bao gồm các khoản được hưởng chiết khấu, giảm giá, thuế được hoàn lại… Chi phí thu mua: bao gồm Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, gia công, bao bì,Chi phí của bộ phận thu mua độc lập, Chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi, các loại thuế, lệ phí có liên quan. Thông thường thì nguyên vật liêu phục vụ cho công trường sẽ do các đội Xây dựng tại mỗi công trình tự đi mua. Nhưng hợp đồng do các đội sản xuất ký với những người cung cấp phải được sự đồng ý của Giám đốc mới có hiệu lực về mua bán. Nghiệp vụ thu mua vật liệu do phòng Vật tư – Xe máy của Công ty thực hiện. Các nguyên vật liêu được các đội mua hay được xuất thẳng tới công trình thì đều phải lập chứng từ như Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho … ở phòng Vật tư – Xe máy, sau đó sẽ được chuyển về phòng kế toán dể làm thủ tục thanh toán. Ngoài các NVL được mua từ bên ngoài về nhập kho thì còn có các vật liệu khác như Phế liệu thu hồi: giá trị thực tế nhập kho chính là giá bán ước tính của số phế liệu đó Đánh giá thực tế nguyên vật liêu xuất kho: Trong công việc Xây dựng thì nguyên vật liêu được nhập xuất mang tính thường xuyên và liên tục với số lượng và giá trị khác nhau. Do đặc điểm như vậy nên Công ty đã áp dụng việc tính giá thực tế nguyên vật liêu xuất kho theo phương pháp tính giá bình quân theo tháng. Giá thực tế Đơn giá bình Nguyên vật liệu = Số NVL nhập kho ´ quân NVL nhập kho nhập kho ĐGBQ NVLNK = Trị giá tt NVL tồn Đk + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn ĐK + Số lượng NVL nhập trong kỳ Kế toán tổng hợp nguyên vật liêu : Nguyên vật liêu trong các Doanh nghiệp tăng do từ nhiều nguồn khác nhau, trong mọi trường hợp Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thử tục kiểm nghiệm, nhập kho lập các chứng từ theo đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất, hóa đơn bán hàng và các chứng từ liên quan khác, kế toán phải phản ánh kịp thời các nội dung cấu thành giá trị thực tế của nguyên vật liêu nhập kho vào các tài khoản kế toán, sổ sách kế toán tổng hợp đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với người bán và các đối tượng khác một cách kịp thời. Cuối tháng tiến hành tập hợp số liệu để kiểm tra đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liêu: Tăng do mua ngoài: Hàng và hóa đơn cùng về: Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và Phiếu nhập kho , kế toán ghi: Nợ TK 152. Giá thực tế nguyên vật liêu nhập kho(chi tiết cho từng loại) Nợ TK 133(133.1) Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331,141… Tổng giá thanh toán Trường hợp Doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua hay hàng mua nay trả lại chủ hàng kế toán ghi Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả người bán Nợ TK 111,112: Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 138 (138.8) Số tiền được người bán chấp nhận nhưng chưa trả - Có TK 152 : Số chiết khấu thương mại,giảm giá hàng bán hay hàng mua trả lại theo giá không thuế Có TK 133 (133.1) Thuế GTGT đầu vào tưng úng với sồ chiết khấu, giảm giá được hưởng hay hàng mua trả lại Hàng thừa so với hóa đơn Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan để biết cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi : +/ Nếu nhập toàn bộ. - Nợ TK 152: Trị giá toàn bộ số nguyên vật liêu (giá không Thuế GTGT ) - Nợ TK 133 (133.1): Thuế GTGT tính theo hóa đơn - Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hóa đơn. - Có TK 338 (338.1).Trị giá số hàng thừa chưa có Thuế GTGT . +/ Nếu trả lại cho người bán: - Nợ TK 338(338.1). Trị giá hàng thừa đã xử lý - Có TK 152 trả lại số hàng thừa theo giá mua chưa có Thuế GTGT +/ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: - Nợ TK 338(338.1) Trị giá hàng thừa(giá chưa có Thuế GTGT ) - Nợ TK 133(133.1) Thuế GTGT của số hàng thừa - Có TK 331 Tổng giá thanh toán số hàng thừa +/ Nếu thừa không rõ nguyên nhân,ghi tăng - Nợ TK 338(338.1) trị giá hàng thừa( giá chưa có Thuế GTGT ) - Có TK711 Thu nhập khác +/ Nếu nhập kho theo số hóa đơn: ghi nhận như trường hợp “nếu nhập toàn bộ” và số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi thêm một bút toán đơn: - Nợ TK 002 Khi xử lý số hàng thừa ghi: - Có TK 002 Đồng thời cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: - Nợ TK 152 trị giá hàng thừa(giá chưa có Thuế GTGT ) - Nợ TK 133(133.1) Thuế GTGT của số hàng thừa - Có TK 331 tổng giá trị thanh toán số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân - Nợ TK 152 - Có TK 711 c) Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ như sau +/ Khi nhập - Nợ Tk 152 trị giá thực nhập theo giá không có Thuế GTGT - Nợ TK 138(138.1) trị giá số hàng thiếu theo giá không có Thuế GTGT - Nợ TK 133(133.1) Thuế GTGT theo hóa đơn - Có TK 331 trị giá thanh toán theo hóa đơn +/ Khi xử lý Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu - Nợ TK 152 trị giá số hàng còn thiếu - Có TK 138(138.1) xử lý số thiếu Nếu người bán không giao nốt số hàng còn thiếu - Nợ TK 331 Ghi giảm số tiền phải trả cho người bán - Có TK 138(138.1) Xử lý số thiếu - Có TK 133(133.1) Thuế GTGT của hàng thiếu không được khấu trừ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường - Nợ TK 138(138.8),334 Cá nhân phải bồi thường - Có TK 133(133.1) Thuế GTGT của số hàng thiếu - Có TK 138(138.1) Xử lý số thiếu d) Trường hợp hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả số giảm kế toán ghi - Nợ TK 331,111,112…Tổng giá thanh toán - Có TK 152 Trị giá nguyên vật liêu giao trả hoặc giảm giá - Có TK 133(133.1) Thuế GTGT của số hàng giao trả hoặc giảm giá e) TRường hợp hàng về chưa có hóa đơn Kế toán lưu Phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng chưa có hóa đơn”.Nếu trong tháng có háo đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng, hóa đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: - Nợ TK 152 Giá tạm tính của hàng chưa có hóa đơn - Có TK 331 giá tạm tính phải trả người bán Sang tháng sau khi hóa đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong 3 cách - Cách 1:Xóa giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường; - Cách 2: ghi số chênh lệch giữ giá tạm tinh với giá thực tế bằng bút toán đỏ(nếu giá tạm tính>giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường( nếu giá tạm tính<giá thực tế) - Cách 3: dùng bút toán đảo ngược để xóa bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. 1.2 Tăng do tự gia công chế biến nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến - Nợ TK 152 NVL thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho - Có TK 154: Giá thành sản xuất thực tế( chi tiết cho từng loại). 1.3 Trường hợp tăng nguyên vật liêu khác. Ngoài tăng do mua ngoài, tự gia công nhập kho, nguyên vật liêu của Công ty còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như: góp vốn liên doanh, đánh giá tăng, thừa, hàng bán bị trả lại….Trong mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá trị nguyên vật liêu đều được ghi Nợ TK 152 theo giá trường hợp tế, đối ứng với các tài khoản thích hợp: - Nợ TK 152 giá thực tế nguyên vật liêu tăng thêm. - Có TK 411 Nhận NVL bằng nguồn vốn cấp thêm của Tổng Công ty . - Có TK 336: Vay lẫn nhau trong nội bộ các đơn vị của Tổng Công ty. - Có TK 338.1: Thừa ngoài định mức chừ xử lý. 2. Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liêu. Vật liệu trong Doanh nghiệp giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho SXKD, chế tạo sản phẩm cho nhu cầu phục vụ và quản lý Doanh nghiệp ,phần còn lại có thể xuất bán, góp vốn liên doanh…mọi trường hợp giảm nguyên vật liêu đều ghi theo giá thực tế ở bên có tài khoản 152 và kế toán ghi còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 621, 641, 642… a. Xuất nguyên vật liêu cho sản xuất kinh doanh. - Nợ TK 621, 642: xuất nguyên vật liêu cho sản xuất và quản lý(chi tiết cho từng đối tượng sử dụng) - Có TK 152: Giá thực tế nguyên vật liêu xuất dùng b. Xuất thuê ngoài gia công chế biến. - Nợ TK 154: Giá thực tế nguyên vật liêu xuất chế biến - Có TK 152: Giá thực tế nguyên vật liêu xuất kho c. Giảm do cho vay tạm thời. - Nợ TK 138(138.8) Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời - Nợ TK 136(136.8) Cho vay nội bộ tạm thời. - Có TK 152 giá thực tế nguyên vật liêu cho vay d. Giảm do các nguyên nhân khác. - Nợ TK 632 Nhược bán nguyên vật liêu - Nợ TK 642 Thiếu trong định mức tại kho - Nợ TK 138(138.1) Thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý - Nợ TK 138(138.8), 334 Cá nhân phải bồi thường - Có TK 152 Giá thực tế nguyên vật liêu 3. Tổ chức hạch toán nguyên vật liêu tại Công ty 17. Đối với mỗi hạng mục công trình ở từng giai đoạn, phòng kinh tế kỹ thuật xem xét, nghiên cứu tính toán xem công trình, hạng mục công trình đó cần có những loại vật tư gì với khối lượng, số lượng bao nhiêu sau đó lập hạn mức cho từng công trình, hạng mục công trình đó. Nhân viên cung ứng của đội Xây dựng có thể căn cứ vào nhu cầu thực tế và tiến độ thi công Xây dựng của từng công trình, hạng mục công trình đối chiếu với hạn mức nguyên vật liêu quy định tiến hành tìm kiếm nguồn hàng và hợp đồng mua bán nguyên vật liêu với đơn vị bán. Sau đó gửi hợp đồng lên phòng kế toán xin tạm ứng, phòng kế toán xem xét đối chiếu với hạn mức. 3.1 Kế toán nhập kho Hàng ngày kế toán nhập kho căn cứ vào hóa đơn mua hàng( hóa đơn GTGT ) mang lên người có trách nhiệm ở đội kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn, đối chiếu các chỉ tiêu, chủng loại, quy cách vật liệu, số lượng, khối lượng, phẩm chất ghi trên hóa đơn với thực tế. Sau khi kiểm tra, nếu hợp lý thì cho nhập kho số nguyên vật liêu đó, khi nhập kho thủ kho phải xem xét số vật liệu có đủ số lượng, chủng loại ghi trên hóa đơn, cho tiến hành nhập kho và kí nhận số thực tế nhập vào Phiếu nhập kho, Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, đưa cho người giao hàng cùng kí xác nhận vào ba liên đó. -Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. -Một liên kẹp cùng hóa đơn GTGT chuyển lên phòng kế toán -Một liên giao cho đội giữ để đối chiếu. Phiếu nhập kho là một chứng từ kế toán bắt buộc sử dụng trong trường hợp nhập kho vật tư của Công ty do mua ngoài. 3.2 Thủ tục xuất kho. Căn cứ vào nhiệm vụ xây dựng sản xuất được giao, căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liêu cho từng công trình, hạng mục công trình, các tổ thi công viết giấy xin tạm ứng vật tư, thủ kho căn cứ giấy tạm ứng đã được cấp trên duyệt tiến hành lập Phiếu xuất kho , sau đó thực hiện xuất kho nguyên vật liêu (Phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên). Sau khi kiểm nghiệm số lượng, chất lượng, số thực nhận, người nhận và thủ kho ký vào ba liên đó. -Một liên chuyển về phòng kế toán. -Một liên giao cho tổ lĩnh vật tư. -Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Trong quá trình sản xuất xây dựng vì lý do nào đó mà đội Xây dựng , đơn vị thi công sử dụng nguyên vật liêu quá mức quy đinh, viết Phiếu xuất kho nguyên vật liêu nhiều hơn định mức thì phòng kế toán sẽ không hạch toán phần Chi phí vượt hạn mức của khối lượng công viêc đó mà đội sẽ phải tự thanh toán phần vượt đó. Ví dụ: Ngày 18 tháng 02 năm 2008 Công ty 17 đã mua thép cuộn, thép đốt, dây buộc 1 ly của Công ty Cổ Phần đầu tư và phát triển Vạn Xuân và nhận được Hóa đơn GTGT sau THẺ KHO Ngày lập thẻ: 18/02/2008 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Thép đốt Đơn vị tính:kg STT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng KT xác nhận SH NT N X T A B C D E 1 2 3 G Tồn đầu tháng PN18 18/02 Nhập 18/02 14198 14198 PN18 18/02 Nhập 18/02 13648 27846 PN18 18/02 Nhập 18/02 4880 32726 PN18 18/02 Nhập 18/02 16215 16215 PN18 18/02 Nhập 18/02 11960 60901 PN18 18/02 Nhập 18/02 144 61045 PX22 18/02 Xuất 18/02 14198 46847 PX22 18/02 Xuất 18/02 13648 33199 PX22 18/02 Xuất 18/02 4880 28319 PX22 18/02 Xuất 18/02 16215 12104 PX22 18/02 Xuất 18/02 11960 144 PX22 18/02 Xuất 18/02 144 0 Cộng TỔNG CÔNG TY XD TRƯỜNG SƠN CÔNG TY 17 …… CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày18 tháng 02 năm 2008. Số 117 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có A B C D E G H 18/02 Phải trả công ty CPDTPT Vạn Xuân 133 44.056.819 18/02 thép 152 881.136.370 331 925.193.189 Ngày 18 tháng 02 năm 2008 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG CÔNG TY XD TRƯỜNG SƠN CÔNG TY 17 …… CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày18 tháng 02 năm 2008. Số 117 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có A B C D E G H 18/02 Xuất kho thép phục vụ sản xuất 13612 152 881.136.370 Cộng 881.136.370 Ngày 18 tháng 02 năm 2008 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG HÓA ĐƠN GTGT Tác dụng HĐGTGT là loại hóa đơn sử dụng cho các tổ chức, cá nhân tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bán hàng hóa dịch vụ với số lượng lớn. Hóa đơn do người bán hàng lập khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ thu tiền mỗi hóa đơn được lập cho những hàng hóa dịch vụ có cùng thuế suất. Là căn cứ để ghi vào NKC, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết doanh thu. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi. Ghi rã họ tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân bán hàng và mua hàng, hình thức thanh toán Các cột: Cột A,B: ghi số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ cung ứng thu tiền Cột C: đơn vị tính ghi theo đơn vị tính quốc gia quy định Cột 1: Ghi số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa,dịch vụ Cột 2: Ghi ĐG bán hàng của từng loại hàng hóa,dịch vụ.Trường hợp hàng hóa trao đổi ghi theo giá bán hàng hóa, dịch vụ mang trao đổi. Cột 3:= cột 1+ cột 2 Các dòng còn thừa phía dưới các cột A,B,C,1,2,3 được gạch chéo từ trên xuống, từ phải qua trái. Dòng cộng tiền hàng ghi số tiền cộng được ở cột 3 Thuế suất GTGT : Ghi thuế suất (%) của hàng hóa, dịch vụ theo luật thuế GTGT Dòng tiền thuế GTGT : bằng tiền hàng ´ thuế suất % GTGT Dòng tổng cộng tiền thanh toán: bằng tiền hàng + số tiền thuế GTGT Số tiền viết bằng chữ: ghi bằng chữ số tiền tổng cộng thanh toán Khi viết HĐ phải đặt giấy than viết thành 3 liên Liên 1: Lưu Liên 2: Giao khách hàng Liên 3: Nội bộ PHIẾU NHẬP KHO Mục đích: Nhằm xác nhận số lượng vật tư nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán Phương pháp và trách nhiệm ghi. Góc trên bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị( hoặc đóng dấu đơn vị) bộ phận nhập kho.PNK áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến… Khi lập Phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày tháng năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, số hóa đơn hoặc lệnh nhập kkho, tên kho, địa điểm kho nhập. Cột A,B,C,D: ghi số thứ tự,tên,nhãn hiệu quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ(Hóa đơn hoặc lệnh nhập) Cột 2: Số lượng thực tế nhập kho Cột 3,4: Ghi đơn giá và tính ra số tiền của từng thứ vật tư thực nhập Dòng cộng: ghi tổng số tiền của các loại vật tư nhập cùng một Phiếu nhập kho Dòng số tiền bằng chữ: Ghi tổng số tiền bằng chữ PHIẾU XUẤT KHO Tác dụng Dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong Doanh nghiệp,làm căn cứ để hạch toán Chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phương pháp và trách nhiệm ghi Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị( hoặc dấu của đơn vị), bộ phận xuất kho.Pxk lập cho một hay nhiều thứ vật tư cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán Chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng. Khi lập Phiếu xuất kho phải ghi rõ số phiếu xuất và ngày tháng năm lập phiếu, lý do xuất và kho xuất vật tư. Cột A,B,C,D: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư. Cột 1: Số lượng vật tư theo yêu cầu xuất kho của người( bộ phận ) sử dụng Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho(Chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu). Cột 3,4: Ghi ĐG( tùy theo quy định hạch toán của từng Doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư xuất kho. Cột 4= Cột 2 ´ Cột 3 Dòng cộng: Tổng số tiền của vật tư thực tế xuất kho Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh, quản lý, hoặc bộ phận kho lập thành 3 liên. Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3,4 và ghi vào sổ kế toán Liên 3: người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. THẺ KHO Tác dụng. Theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại vật tư ở từng kho.Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dữ trữ vật liệu và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Căn cứ và phương pháp ghi. Thẻ kho là sổ tờ rời. Nếu đóng thành quyển thì gọi là sổ kho. Thẻ tờ rơi sau khi dùng xong phải đóng thành quyển Sổ kho hoặc thẻ kho. Sau khi đóng thành quyển phải có chữ kí của giám đốc. Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho,Phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi 1 dòng, cuối ngày tính số tồn kho. Cột A: ghi số thứ tự Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Cột C,D: số hiệu của Phiếu nhập kho hoặc Phiếu xuất kho Cột E: ghi