Đề tài Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần chế tạo thiết bị điện Đông Anh

ận Người đề nghị tạm ứng Trần văn Quang P.Xuân Thành Ng.Thị Lan Nguyễn Văn Giác Mẫu 2: Đơn vị: Công ty CP chế tạo thiết bị điện Mẫu số: 02 - TT (Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 8 tháng 3 năm 2007 Quyển số:01 Số:1 Nợ: 141 Có: TK 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Giác Địa chỉ: Phòng kỹ thuật điều độ Lí do chi: ứng tiền mua vật tư cho công ty Số tiền: 20.000.000đ (Viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn Kèm theo: Chứng từ gốc Ngày 8 tháng 3 năm 2007 Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) T. Quang Xuân Thành Nguyễn văn Giác Thanh Hà Thanh Hà Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn Mẫu 3: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP- TỰ DO- HẠNH PHÚC HỢP ĐỒNG KINH TẾ NO: 03 Căn cứ vào bộ luật dân sự số 33/ QH11/2005 ban hành ngày 14/06/2005 Căn cứ vào các quy định hiện hành về hợp đồng kinh tế Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên Hà Nội, ngày 8 tháng 3 năm 2007, chúng tôi gồm: Bên A: TRUNG TÂM THIẾT BỊ LƯỚI ĐIỆN PHÂN PHỐI ( BÊN BÁN) Tên cơ quan: Trung tâm thiết bị lưới điện phân phối Người đại diện: Hoàng Ngọc Nam Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ : Đống Đa - Hà Nội Điện thoại: 04 8730057 CMT: 012073928 Bên B: CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO THIẾT BỊ ĐIỆN (BÊN MUA) - Người đại diện: Trần văn Quang Chức vụ: Giám đốc - Trụ sở: Khối 3A thị trấn Đông Anh - Điện thoại: (04)8833781 - Mã số thuế :1001013220011 - Tài khoản: 710A - 00002 Mở tại Ngân hàng công thương Đông Anh Sau khi trao đổi và thoả thuận, hai bên đã thống nhất ký kết hợp đồng với nội dụng chính sau: Điều 1: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG: Bên B đặt mua Dây điện từ êmay f 1,5, số lượng 256,7 kg đơn giá 62.000đ/kg. Tổng giá trị hợp đồng: 15.915.400 đồng ( Bằng chữ: Mười lăm triệu chín trăm mười lăm nghìn bốn trăm đồng chẵn) Điều 2: HÌNH THỨC THANH TOÁN VÀ THỜI HẠN THANH TOÁN Bên B thanh toán cước phí theo các hình thức: Thanh toán bằng tiền mặt Thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng Số tiền tạm ứng: 5.000.000 đồng ( Bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn) Hạn thanh toán: Thanh toán hàng tháng Số tiền còn lại: 10.915.400 đồng (Bằng chữ: Mười triệu chín trăm mười lăm nghìn bốn trăm đồng chẵn) Điều 3: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A: 1. Bên A có trách nhiệm quản lý, duy trì đúng nội dung hợp đồng đã kí kết. 2. Bên A có quyền đơn phương chấm dứt hợp đòn và không phảI chịu bất cứ trách nhiệm nào nếu Bên B không thanh toán đúng thời hạn trong hợp đồng Điều 4: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B: 1. Bên B có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ thông tin, tạo điều thuận lợi cho bên A thực hiện hợp đồng. 2. Bên B có thể ngừng thanh toán các khoản chi phí nếu bên A không đảm bảo đúng nội dung hợp đồng. Điều 5: ĐIỀU KHOẢN CHUNG 1. Nếu như mâu thuẫn không tự giảI quyết được thì hai bên thống nhất sẽ khiếu nại tới toà án kinh tế thành phố Hà Nội. Mọi phán quyết của Toà án sẽ là phán quyết cuối cùng cho hai bên thực hiện. 2. Mọi chi phí về kiểm tra, xác minh và lệ phí Toà án sẽ do bên có lỗi chịu trách nhiệm thanh toán. Hợp đồng trên được thảo thành 02 bản, mỗi bên giữ một bản. Khách hàng CTCP chế tạo TBĐ ( Bên A) (Bên B) (Ký và ghi rõ họ tên) ( Ký tên và đóng dấu) Mẫu 4: HOÁ ĐƠN (GTGT ) Mẫu số: 01 GTGT Liên 2 (Giao khách hàng) CN/100 – B Ngày 08 tháng 03 năm 2007 No.097388 Đơn vị bán hàng: Trung tâm Thiết Bị Lưới Điện Phân Phối 2 . . . 5 1 2 1 5 8 0 0 0 1 Địa chỉ: Đống Đa-Hà Nội.Số TK 710A-739946 NH Công thương Chương Dương - MS Điện thoại: 04 8730057 Họ tên người mua hàng: Đ/c Giác Đơn vị: Công ty chế tạo Thiết Bị Điện 1 Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh- Hà Nội - Số tài khoản: 710A - 00002 NH Công thương Đông anh 0 1 0 0 1 2 2 3 1 1 0 0 0 MS Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tình Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Dây diện từ êmay f 1,5 Kg 256,7 62.000 15.915.400 Cộng tiền hàng: 15.915.400 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1.591.540 Tổng tiền thanh toán: 17.506.940 (Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu năm trăm linh sáu ngàn chín trăm bốn mươi đồng chẵn.) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký tên) (Ký tên) ( Ký tên) Mẫu 5: Mẫu số 05-VT (Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ-BTC Ngày 1/11/1995 của Bộ trởng BTC) Đơn vị: Công ty CP chế tạo thiết bị điện BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 9 tháng 3 năm 2007 Số: 01 Căn cứ vào Hoá đơn số 097388 ngày 8/3/2007 của công ty TTTBLĐPP. Ban kiểm nghiệm gồm: Bà : Nguyễn Thị Ngọc- Phòng kỹ thuật - Trưởng ban. Ông: Nguyễn Văn Sơn- Phòng kỹ thuật- uỷ viên Ông: Nguyễn Văn Luyện - Thủ kho - uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐV tính SL theo hoá đơn Kết quả kiểm nghiệm Ghichú Sl đúng QCPC Sl không đúng QCPC 1 Dây điện từ êmay f 1,5 Cân ,đo Kg 256,7 256,7 Không Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt chất lượng đúng qui cách, phẩm chất Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Nguyễn Văn Sơn Nguyễn Văn Luyện Nguyễn Thị Ngọc Mẫu 6 : Đơn vị: Công ty CP chế tạo TBĐ PHIẾU NHẬP KHO Số: 6434 Mẫu số: 01-VT Địa chỉ:Thị trấn Đông Anh. Ngày 09/03/2007 QĐ số: 1141 TC/QĐ/CĐKT Nợ TK: 152 (152.21) Ngày 01/11/1995 của BTC Có TK: 331 Họ tên người giao hàng: Đ/c Giác - Phòng vật tư Theo hoá đơn số: 0973388 ngày 08/03/2007 của Trung tâm Thiết Bị Lưới Điện Phân Phối Nhập tại kho: đ/c Luyện STT Tên sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Dây điện từ êmay f1,5 Kg 256,7 256,7 62.000 15.915.400 Cộng 15.915.400 Cộng thành tiền bằng chữ: Mười lăm triệu chín trăm mười lăm nghìn bốn trăm đồng chẵn. Ngày 09 tháng 03 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Mẫu 7: Đơn vị: Công ty CP chế tạo thiết bị điện Mẫu số: 06 - VT (Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ –CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ MUA HÀNG Ngày 8 tháng 3 năm 2007 Quyển số: 01 Số: 1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Giác Nợ: TK 152 Phòng ban: phòng kỹ thuật điều độ Có: TK 331 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, hàng hoá Địa chỉ mua hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3  1 Dây điện từ êmay f1,5 Kg  256,7 62.000  15.915.400  Cộng 15.915.400 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Mười lăm triệu chín trăm mười lăm nghìn bốn trăm đồng chẵn Ghi chú: Người mua Nguyễn Văn Giác Kế toán trưởng Phạm Xuân Thành Người duyệt mua Nguyễn Văn Thắng Mẫu 8: Đơn vị: Công ty CP chế tạo thiết bị điện Mẫu số: 06 – TT Địa chỉ: Thị Trấn Đông Anh (Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ – CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng BTC) BIÊN LAI THU TIỀN Ngày 9 tháng 3 năm 2007 Số: 01 Họ và tên người nộp: Nguyễn Văn Giác Địa chỉ: Phòng kỹ thuật điều độ - Công ty CP chế tạo Thiết bị điện Nội dung thu: Hoàn lại tiền tạm ứng mua số nguyên, vật liệu của phiếu chi số 1 ngày 8 tháng 3 năm 2007 Số tiền thu: 4.084.600đ (Viết bằng chữ): Bốn triệu không trăm tám tư nghìn sáu trăm đồng chẵn. Người nộp tiền Người thu tiền Nguyễn Văn Giác Phạm Thanh Hà Mẫu 9: Đơn vị: Công ty CP chế tạo Thiết bị điện Mẫu số: 01 – TT (Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ – CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày 9 tháng 3 năm 2007 Quyển số:01 Số:1 Nợ: Tk 111 Có: TK 141 Họ và tên người nộp: Nguyễn Văn Giác Địa chỉ: Phòng kỹ thuật điều độ - Công ty CP chế tạo Thiết bị điện Nội dung thu: Hoàn lại tiền tạm ứng mua số nguyên, vật liệu của phiếu chi số 1 ngày 8 tháng 3 năm 2007 Số tiền thu: 4.084.600đ (Viết bằng chữ): Bốn triệu không trăm tám tư nghìn sáu trăm đồng chẵn. Ngày 9 tháng 3 năm 2007 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ T.Văn Quang P.Xuân Thành Nguyễn Hương Nguyễn Văn Giác P. Thanh Hà 2.2.2 Chứng từ kế toán giảm nguyên, vật liệu Căn cứ vào dự trù vật tư được duyệt do các bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư mang đến, phòng Vật tư viết phiếu xuất kho cho từng loại vật tư. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: Một liên lưu tại cuống sổ ở phòng vật tư. Một liên người nhận hàng sau khi nhận hàng sẽ giữ. - Hai liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất vật tư, thủ kho tiến hành xuất vật tư theo đúng chủng loại, ghi số lượng xuất kho vào cột thực xuất trên phiếu xuất kho, ghi số lượng xuất kho vào cột xuất trên thẻ kho, chuyển hai liên phiếu xuất kho này cho kế toán nguyên vật liệu để kế toán ghi số lượng xuất kho vào cột xuất trên sổ kho, ghi đơn giá xuất kho lên cột đơn giá và tính ra thành tiền trên phiếu xuất kho. Kế toán nguyên vật liệu lưu một liên, một liên chuyển cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành để làm căn cứ tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Mỗi phiếu xuất kho khi chuyển cho kế toán phải có đầy đủ chữ ký của thủ tưởng đơn vị, kế toán trưởng, phụ trách cung tiêu, người nhận hàng, thủ kho. SƠ ĐỒ THỦ TỤC XUẤT VẬT TƯ Dự trù vật tư Phiếu xuất kho Lưu vật tư Lưu phiếu xuất Thủ kho Kế toán vật liệu Lưu chứng từ kế toán Mẫu 10: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Kính gửi : Phòng kế hoạch vật tư công ty CP chế tạo thiết bị điện Tên tôi là: Nguyễn Minh Hồng – Trưởng Ban kỹ thuật sản xuất Ban kỹ thuật sản xuất chúng tôi có nhiệm vụ sản xuất 2 MBA, nên chúng tôi cần sử dụng nguyên vật liệu như sau : Số TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Dây điện từ êmay f1,5 Kg 258 Vậy tôi làm giấy này đề nghị phòng kế hoạch duyệt để đảm bảo tiến độ sản xuất. Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2007 Duyệt Người viết giấy Giám Đốc Ký tên. Trần văn Quang Nguyễn Minh Hồng Sau khi giấy đề nghị trên được duyệt, phòng Kế hoạch điều độ viết phiếu xuất kho. Mẫu 11: Đơn vị: Công ty CP chế tạo TBĐ PHIẾU XUẤT KHO Số 1425 Mẫu số: 02 - VT Ngày 12/03/2007 QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT Nợ TK: 621 Ngày 01/11/1995 Có TK: 152 (152.21 ) Họ tên người nhận hàng: đ/c Hồng- PX máy biến áp Lý do xuất: Sản xuất máy Biến áp 125 MVA-220KV Xuất tại kho: đ/c Luyện STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất Mã Số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Y/c T/x A B C D 1 2 3 4 Dây điện từ êmay f 1,5 Kg 258 258 62.000 15.996.000 Cộng 15.996.000 Cộng thành tiền (bằng chữ ): Mười năm triệu chín trăm chín mươi sáu ngàn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) 2.3 Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho Quá trình ghi chép ở kho: Sau khi làm thủ tục nhập - xuất kho, ghi số lượng thực nhập, thực xuất lên phiếu nhập, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất lên thẻ kho, mỗi thẻ kho được lập để theo dõi chi tiết tình hình nhập – xuất - tồn của từng loại vật tư theo mẫu: Mẫu 12 : Đơn vị : Công ty CP chế tạo TBĐ THẺ KHO Mẫu số: 06 - VT Tên kho:Phân xưởng. Ngày lập thẻ 01/03/2007 QĐ số1141/TC/QĐ/CĐKT Tờ số 01 Ngày 01/11/1995 của BTC Tên nhãn hiệu quy cách: Dây điện từ êmay f 1,5 Đơn vị tính: Kg Mã số: 37503150 STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 23 4 5 6 ........ 6433 1424 ........ 6434 1425 ............ 12/2/2007 27/2/2007 ......... 9/3/2007 12/3/2007 K201/01/2007 TTTBLĐPPhối PXBA Cộng T2/2007 TTTBLĐPPhối PXBA ...... ...... ..... ....... ...... ..... ..... 290 ........ ........ 256,7 ......... ....... .... 175 ...... ...... 258 0 290 15 15 271,7 13,7 Cộng T3/2007 13,7 Cuối tháng kế toán nguyên, vật liệu đối chiếu từ sổ chi tiết tài khoản 152 với thẻ kho Vật liệu xuất dùng cuối kỳ không sử dụng hết theo quy định của Công ty bộ phận sử dụng phải lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. Phiếu này có thể lập cho một hoặc nhiều loại vật liệu sau đó được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán vật tư ghi giảm chi phí nguyên vật liệu cho bộ phận tương ứng ghi Nợ TK 152/Có TK 621. Đầu kỳ hạch toán sau kế toán ghi bút toán đảo ngược bút toán trên. Mẫu 13: PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ Ngày 31/03/2007 Bộ phận sử dụng: Phân xưởng Biến áp STT Tên, mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Lý do sử dụng 1 Dây điện từ êmay f 1,5 Kg 13,7 Sản xuất máy 1250KVA 2 Tôn Silic 0,35 Kg 29 Sản xuất máy 1250KVA 3 Tôn đen Kg 30 Sản xuất máy 1250KVA ... ... 2.4 Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại phòng kế toán Quá trình ghi chép ở phòng kế toán: Công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song. Phương pháp này vừa đơn giản, dễ làm, vừa phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập xuất kho, phù hợp với đặc điểm của Công ty. Để theo dõi việc nhập xuất nguyên vật liệu kế toán mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn. Chứng từ ghi sổ . Sổ cái TK152 và các sổ sách khác có liên quan Sau khi nhận được các phiếu nhập, phiếu xuất kho, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất kho để ghi vào sổ kho vật liệu và theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Sổ kho được chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu. Định kỳ kế toán cộng sổ kho xác định số lượng tồn kho cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Nếu thấy chênh lệch sẽ cùng thủ kho tìm rõ nguyên nhân để từ đó có biện pháp xử lý. Sổ kho được kế toán mở có mẫu như sau: Mẫu 14: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 3 năm 2007 Tên vật liệu: Dây điện từ êmay Chứng từ Diễn giải Đ/v tính Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 6433 1424 6434 1425 12/2/2007 27/2/2007 9/3/2007 12/3/2007 K21/1/2007 TTTBLĐPPhối PXBA Cộng 2/2007 TTTBLĐPPhối PXBA Kg Kg Kg Kg 62.000 62.000 62.000 62.000 62.000 62.000 ...... 290 ......... . 256,7 ........ .............. 17.980.000 .............. .............. 15.915.400 ..... ...... 175 ..... ....... 258 ......... ........ 10.850.000 ........... ............ 15.996.000 0 ... ..... 15 ............ .......... ......... 930.000 Cộng 3/2007 13,7 849.400 Quy cách: f 1,5 Mã số: 37503150 Mẫu 15: BÁO CÁO NHẬP - XUẤT - TỒN (trích) Từ ngày 01/03/2007 đến 31/03/2007 Kho: Phân xưởng STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ 1 Dây điện từ êmay f 1,5 Kg 15 256,7 258 13,7 2 Tôn silic 0,3 Kg 1259 250 1480 29 3 Tôn silic 0,35 Kg 1572 3710 2802 1939 4 Giấy cách điện Nhật Kg 345 760 782 323 5 Giấy cách điện TQ Kg 402 550 897,5 384,5 6 ống cách điện M 173 750 735 188 7 Sứ cao thế 22Kv Quả 98 250 198 150 8 Sứ hạ thế M30 Quả 124 230 244 110 9 Que hàn f 3 Kg 512 560 843 229 ... ... Kế toán xuất nguyên vật liệu ở công ty theo đúng chế độ kế toán hiện hành và theo chuẩn mực kế toán mới. III/ KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN, VẬT LIỆU 3.1 Tài khoản sử dụng Tài khoản sử dụng: 152 (152.1, 152.2, 152.3, 152.5, 152.6...) - TK152: Nguyên vật liệu Tài khoản: 152.1 Nhiên liệu 152.21 Nguyên vật liệu chính 152. 22 Nguyên vật liệu phụ 152.3 Phụ tùng thay thế 152.5 Vật liệu khác - TK 111: Tiền mặt Tài khoản: 111.1 Tiền VNĐ - TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ - TK331: Phải trả người bán - Tài khoản 621. Chi phí NVL trực tiếp - Tài khoản 627. Chi phí quản lý chung - Tài khoản 641. Chi phí bán hàng - Tài khoản 642. Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.2 Kế toán tổng hợp tăng nguyên, vật liệu Đối với nguyên vật liệu được mua về nhập kho thanh toán ngay bằng tiền mặt ngoài hai chứng từ trên (hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho) kế toán phải dựa vào phiếu chi để ghi sổ kế toán Ví dụ: Ngày 06/03/2007 Công ty mua đồng đỏ lá f 5,2 số lượng 1000kg của Công ty kinh doanh vật tư kim khí Đông Anh theo Hoá đơn GTGT số 097218 ngày 7/03/2007, giá hàng chưa thuế là 25.500đồng/kg và thuế GTGT là 10%. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152(152.21): 25.500.000 Nợ TK 133: 2.250.000 Có TK 111: 27.750.000 - Các nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt được ghi chép trên sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền mặt của Công ty được lập thành các tập, các tập được chia theo thứ tự thời gian định kỳ là 5-6 ngày và hàng tháng được kế toán tập hợp trên Bảng kê số 1 và Nhật ký chứng từ số 1. - Nhật ký chứng từ số 1 là số tổng hợp dùng để theo dõi tình hình chi trả các khoản bằng tiền mặt ghi Có Tài khoản 111 và ghi đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. - Căn cứ lập: là sổ quỹ được ghi chép trong tháng. Cách lập: Định kỳ kế toán tiền mặt tổng hợp sổ quỹ (theo từng tập) để ghi vào Nhật ký chứng từ số 1, mỗi tập được ghi trên 1 dòng trên Nhật ký chứng từ số1. Các nghiệp vụ phát sinh có cùng nội dung kinh tế được ghi theo số tổng cộng vào các cột thích hợp. Cuối tháng kế toán khoá sổ Nhật ký chứng từ số 1 xác định tổng số phát sinh bên Có của Tài khoản 111 đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan và kế toán lấy số tổng cộng của Nhật ký chứng từ số 1 để ghi vào sổ Cái (bên Có của Tài khoản 111 và bên Nợ của các tài khoản có liên quan). Ví dụ : Trích nhật ký chứng từ số 1 tháng 3 năm 2007 Trình tự hạch toán: Đối với nguyên vật liệu công cụ dụng cụ mua ngoài sau khi đã được kiểm tra làm thủ tục nhập kho, kế toán căn cứ vào các hoá đơn và phiếu nhập kho để ghi sổ kế toán. - Đối với nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ mua về nhập kho chưa thanh toán với người bán, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết TK 331 “thanh toán với người bán” . Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở theo dõi chi tiết công nợ phải trả cho người bán theo từng đối tượng công nợ (từng người bán). VD: Kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 097388 ngày 8/03/2007 và phiếu nhập kho số 6434 ngày 9/03/2007 kế toán ghi: Nợ TK 152.21 15.915.400 Nợ TK 133 1.591.540 Có TK 331 17.506.940 Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Trích: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Số dư cuối tháng (Dư Nợ hoặc dư Có) của từng đối tượng công nợ trên sổ chi tiết thanh toán với người bán được dùng để tổng hợp ghi vào Nhật ký chứng từ số 5 theo từng nhóm đối tượng công nợ. Nhật ký chứng từ số 5 được mở để theo dõi tình hình mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho và thanh toán với người bán. Căn cứ lập: Nhật ký chứng từ số 5 tháng trước và sổ chi tiết thanh toán với người bán của tháng phát sinh. Cách lập: + Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng của Nhật ký chứng từ số 5 cuối tháng trước làm số dư đầu tháng của tháng này. + Số phát sinh trong tháng: Căn cứ vào số tổng cộng của các dòng cộng số phát sinh trong tháng của các nhóm đối tượng công nợ trên sổ chi tiết thanh toán với người bán để ghi vào dòng số phát sinh trong tháng trên Nhật ký chứng từ số 5. + Số dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng của từng đối tượng công nợ trên sổ chi tiết TK 331 cộng theo từng nhóm để ghi vào dòng số dư cuối tháng của nhật ký chứng từ số 5. Trích Nhật ký chứng từ số 5 Cuối tháng, kế toán tổng hợp từ Nhật ký chứng từ số 5 và các Nhật ký chứng từ có liên quan khác để ghi vào sổ cái tài khoản 331 - Phải trả người bán. Sổ Cái tài khoản 331 là sổ tổng hợp mở cho cả năm phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có theo từng tháng và số dư cuối mỗi tháng. Số phát sinh Có của tài khoản 331 phản ánh trên sổ Cái theo tổng số lấy từ dòng tổng cộng tương ứng với cột cộng Có tài khoản 331 trong Nhật ký chứng từ số 5, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các Nhật ký chứng từ có liên quan khác. Sổ Cái chỉ ghi một lần vào cuối mỗi tháng. * Cách lập Sổ Cái của tài khoản 331 + Số dư đầu năm: lấy từ số dư cuối tháng 12 trên sổ Cái tài khoản 331 của năm trước. + Số dư đầu tháng: là số dư cuối tháng trước. + Số phát sinh Nợ: lấy từ các Nhật ký chứng từ có liên quan đối ứng Nợ của tài khoản 331. + Số phát sinh Có: lấy theo số tổng cộng trong Nhật ký chứng từ số 5. + Số dư cuối tháng: được xác định bằng công thức: Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Phát sinh Nợ – Phát sinh Có. Sau khi tập hợp toàn bộ số liệu trên các Nhật ký chứng từ số 1, Nhật ký chứng từ số 2, Nhật ký chứng từ số 5, Nhật ký chứng từ số 7 ... và các Nhật ký chứng từ khác kế toán lập Bảng kê số 3. Bảng kê số 3: Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Căn cứ lập: Bảng kê số 3 tháng trước và các Nhật ký chứng từ liên quan. Cách lập: + Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng của Bảng kê số 3 tháng trước. + Số phát sinh trong tháng: Căn cứ vào số cộng cuối tháng của từng Nhật ký chứng từ ghi vào phần ghi Nợ TK 152, TK 153 đối ứng với ghi Có các tài khoản liên quan. VD: Căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 5 kế toán ghi vào bảng kê số 3 Nợ TK 152.21: 4.797.461.913 Có TK 331: 4.797.461.913 Nợ TK 152.3 924.340.434 Có TK 331 924.340.434 Tương tự ta ghi với các Nhật ký chứng từ khác. + Số xuất dùng trong tháng: Lấy số liệu tổng cộng phần ghi Có TK 152, TK 153 đối ứng với ghi Nợ các TK trên Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ để ghi vào dòng xuất dùng trong tháng trên Bảng kê số 3. VD: Trong tháng Nhà máy xuất tổng số nguyên vật liệu chính cho sản xuất sản phẩm là: Nợ TK 621: 5.028.634.405 Có TK 152: 5.028.634.405 + Số tồn kho cuối tháng: Được xác định theo công thức sau: - + = Số tồn kho Số dư Số phát sinh Xuất dùng Cuối tháng đầu tháng trong tháng trong tháng VD: Trên Bảng kê số 3 tháng 3 năm 2007 tồn kho cuối tháng của nguyên vật liệu (TK 152) được xác định như sau: Tồn kho cuối tháng = 7.809.784.846 + 7.054.108.043 - 5.028.634.405 = 9.835.258.484 3.3 Kế toán tổng hợp giảm nguyên, vật liệu -Trình tự hạch toán: Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được xuất dùng cho hai mục đích chính là để sản xuất, phục vụ sản xuất và xuất bán (Nhượng bán vật tư). Căn cứ vào các phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT kế toán theo dõi tình hình xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trên sổ kho cả về mặt số lượng và giá trị, cuối tháng kế toán tiến hành tổng hợp, phân loại đối tượng xuất dùng để ghi vào Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Bảng phân bổ số 2 “Bảng phân bổ nguyên vật liệu công cụ dụng cụ”. Bảng phân bổ số 2: Căn cứ lập: Các phiếu xuất kho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Kết cấu: +Theo cột: Phản ánh số nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho. +Theo dòng: Phản ánh đối tượng sử dụng. Cách lập: Căn cứ vào số tổng cộng xuất kho chi tiết từng loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, .... và công cụ dụng cụ có chi tiết cho đối tượng sử dụng để ghi vào từng dòng đối tượng sử dụng của TK 621, TK 627, TK 642, TK 632 tương ứng với từng cột thực tế của các TK 1521, TK 1522, Tk 1523, TK 1524, TK 1528, TK 153. VD: Bảng phân bổ số 2 - Tháng 3 năm 2007 (Trang sau) Tại phòng kế toán sau khi có đầy đủ các chứng từ về xuất vật liệu kế toán do kế toán vật tư chuyển đến kế toán tổng hợp tiến hành lập Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, dựa trên bảng phân bổ này và các số liệu đã được tổng hợp kế toán tiến hành lập Bảng kê số 4,5 dùng để tổng hợp số phát sinh Có của tài khoản 152, 153 đối ứng Nợ với các tài khoản 621, 627 và được chi tiết theo bộ phận sản xuất. + Căn cứ lập: Các bảng phân bổ số 1, 2, 3 Các bảng kê và các Nhật ký chứng từ có liên quan. + Kết cấu: +Theo cột: Phản ánh số nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho. +Theo dòng: Phản ánh đối tượng sử dụng. + Cách lập: Căn cứ vào số tổng cộng xuất kho chi tiết từng loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ.... công cụ dụng cụ có chi tiết cho đối tượng sử dụng để ghi vào từng dòng đối tượng sử dụng của TK 621, TK 627 tương ứng với từng cột thực tế của các TK 152.21, TK 152.22, TK 152.1, TK 152.3, TK 152.5, TK 153. Số liệu tổng hợp của Bảng kê số 4,5 sau khi khoá sổ vào cuối tháng được dùng để ghi vào Nhật ký chứng từ số 7. Mẫu 22: BẢNG KÊ SỐ 5 THÁNG 03 NĂM 2007 STT Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK TK 152.21 TK 152.22 TK 152.1 TK 152.5 Cộng TK 152 TK 153 1 TK 641 2.244.365 14.733.000 16.977.365 Triển lãm... 2 TK 642 2.311.777 13.842.574 9.882.689 26.037.040 2.126.026 Sửa chữa... Cộng 2.311.777 16.086.939 9.882.689 14.733.000 43.014.405 2.126.026 Sau khi tiến hành lập xong các Bảng kê số 4 và số 5 dựa vào các bảng kê này và các chứng từ có liên quan và các Nhật ký chứng từ khác kế toán tiến hành lập Nhật ký chứng từ số 7, Nhật ký chứng từ này dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh như TK 152, TK 153, TK 154, TK 214, TK621, TK 622, TK627 và một số tài khoản đã phản ánh trên các Nhật ký chứng từ khác nhưng có liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong kỳ và dùng để ghi Nợ các tài khoản 154, 621, 622, 627, 641, 642.. + Căn cứ lập: Bảngkê số 4, số 5. Các bảng phân bổ. Các Nhật ký chứng từ và chứng từ liên quan. + Kết cấu: gồm 3 phần: - Phần 1: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp, phản ánh xuất. Phần 2: Chi phí sản xuất theo yếu