Đề tài Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dược TW Mediplantex

ặc chập nhận thanh toán. 1.5.3 Tổ chức vân dụng hệ thống tài khoản Công ty CP Dược TW MEDIPLANTEX sủ dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006-QĐ BTC ban hành ngày 15 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính và được chi tiết theo từng sản phẩm và khách hàng. 1.5.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán. Thực hiện mục tiêu tin học hóa và tự động hóa, công tác kế toán tại công ty được thực hiện hầu hết trên máy. Phần mềm kế toán công ty sủ dụng là phần mềm EFFECT, việc xử lý dữ liệu kế toán được thực hiện thông qua phần mềm này. Đặc điểm nổi bật của phần mềm này là chỉ cần cập nhật hóa đơn chứng từ các nghiệp vụ phát sinh, máy sẽ tự động tính toán, thực hiện kết chuyển, phân bổ và lên các sổ chi tiết, sổ cái và các BCTC liên quan. Người sử dụng có thể xem xét chi tiết bất kì chứng từ, sổ sách nào. Công ty áp dụng ghi sổ theo hình thức nhật kí chứng từ nên các sổ tổng hợp bao gồm bảng kê, nhật kí chứng từ và sổ cái. Riêng đối với việc hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, công ty áp dụng hình thức sổ nhật kí chung nên sổ sách sử dụng là nhật kí thu tiền và nhật kí chi tiền.Việc áp dụng cùng một lúc hai hình thức sổ kế toán này là khá phức tạp. Kế toán sẽ gặp khó khăn cho quá trình ghi chép sổ sách, tổng hợp số liệu lên báo cáo tài chính, đặc biệt là công tác làm kế toán trên máy. Các loại sổ chi tiết: sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán; sổ chi tiết bán hàng; sổ chi tiết nguyên vật liệu Trình tự ghi sổ: (1): Từ chứng từ kế toán hàng ngày vào bảng kê, vào NKCT, vào sổ chi tiết (2): Từ chứng từ kế toán, cuối kỳ lập bảng phân bổ (nếu cần) (3): Từ bản phân bổ cuối kì vào bảng kê hoặc NKCT (4): Số liệu từ bảng kê cuối kì vào NKCT (5): Từ các nhật kí chứng từ, cuối kì vào sổ cái (6): Từ các sổ chi tiết cuối kì lập bảng tổng hợp chi tiết (7): Đối chiếu so sánh với sổ cái (8): Căn cứ vào số liệu của bảng kê, NKCT, sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, cuối kì lập BCTC. Chứng từ kế toán (1) (1) (2) (1) Bảng phân bổ Bảng kê Sổ chi tiết (3) (4) (3) Nhật kí chứng từ (6) (5) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái (8) (7) BCKT (8) (8) (8) Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.5.5 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo tài chính của công ty cung cấp những thông tin kinh tế tài chính chủ yếu để đánh giá tình hình tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh thực trạng tài chính của doanh nghiệp trong kỳ hoạt động đã qua, giúp doanh nghiệp kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việc phân tích, nghiên cứu, phát hiện những khả năng tiềm tàng và là căn cứ đưa ra các quyết định quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Hệ thống báo cáo của công ty CP Dược TW MEDIPLANTEX được lập theo năm. Bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo tài chính, sau đó xin xét duyệt của cấp trên. Hệ thống báo cáo tài chính năm bao gồm: + Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN); + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu só B02-DN); + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B03-DN); + Bản thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DN). Doanh nghiệp lập báo cáo tài chính theo năm dương lịch. Thời hạn nộp báo cáo tài chính muộn nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán. Báo cáo tài chính của công ty được nộp cho cục thuế Hà Nội, nộp theo ngành dọc là Tổng công ty và cho cơ quan quản lý vốn là cục tài chính doanh nghiệp. Ngoài ra công ty cũng áp dụng các báo cáo quản trị nhằm hỗ trợ tốt hơn cho công tác quản trị doanh nghiệp như: báo cáo doanh thu bán hàng theo khu vực, báo cáo chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm; báo cáo chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TW MEDIPLANTEX 2.1. Đặc điểm, phân loại và quản lí nguyên vật liệu tại Công ty 2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty Là doanh nghiêp hoạt động trong lĩnh vực phục vụ sức khỏe, không chỉ sản xuất thuốc để phục vụ nhu cầu trong nước mà công ty còn tiến hành xuất khẩu. Vì vậy để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục công ty cổ phần Dược trung ương MEDIPLANTEX luôn phải đảm bảo nguồn nguyên liệu, vật liệu sẵn sàng cho sản xuất. Trong những năm vừa qua, công ty từ chỗ chỉ khai thác dược liệu tự nhiên để phục vụ nhu cầu trong nước, côn gty đã có khả năng chỉ đạo nuôi trồng dược liệu, kết hợp với các địa phương như Hưng Yên, Hà Tây, Bắc Giang tạo thành các vùng nguyên liệu, vừa tạo việc làm cho bà con nông dân lại có được nguồn đầu vào ổn định cho quá trình bào chế, chiết xuất ra các hóa dược và tinh dầu phục vụ cho sản xuất trong nước và xuất khẩu. Ngoài những vùng nguyên liệu do công ty tổ chức, công ty tiến hành mua vật liệu với nhiều nhà cung cấp như công ty cổ phần dược liệu Trường Xuân, công ty trách nhiệm hữu hạn Toàn Lộc, công ty cổ phần Him Lam Bên cạnh đó công ty tiến hành nhập khẩu một số loại nguyên liệu mà trong nước không có hoặc khan hiếm. Để phục vụ cho sản xuất thuốc có chất lượng cao, đạt tiêu chuẩn lý, hóa, sinh nhất định, đòi hỏi chất lượng của NVL phải đảm bảo_ yếu tố quyết định nhất. Trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm thì chi phí NVL chính chiếm tỉ trọng lớn nhất: 80% trong đó có những sản phẩm chi phí NVL chính chiếm 95% tổng chi phí NVL. Trong kỳ công ty sử dụng nhiều loại NVL với khối lượng khác nhau, dù một sự thay đổi nhỏ của NVL cũng làm cho giá thành thay đổi. 2.1.2. Phân loại NVL tại Công ty Theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình kinh doanh, Công ty phân loại NVL như sau: * Nguyên vật liệu chính: - Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm.NVL chính của Công ty được cung cấp chủ yếu từ các hãng nước ngoài theo hợp đồng, ngoài ra có thể mua tự do trên thị trường. - Bao gồm: bột, vitamin, bột Paracetamol, Diclofenac, bột Tetracylin * Nguyên vật liệu phụ: - Là những nguyên vật liệu có tác dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật. - Bao gồm: bột tan, bột sắn, các tá dược, đường, hương liệu, nước rửa kính, dây nilon * Nhiên liệu: tạo nhiệt năng như than cục, củi, xăng * Vật liệu khác: bao bì, bìa cotton 2.1.3. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Xuất phát từ đặc điểm của NVL, việc quản lý NVL là hết sức cần thiết và phải quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng dự trữ. Do vật liệu của ngành được chủ yếu là mua ngoài và không dế dàng mua trên thị trường, các kế hoạch NVL được Công ty rất quan tâm. Việc thu mua NVL được thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất thông qua cá chỉ tiêu quy định của Công ty, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm, từ đó Công ty lạp kế hoạch thu mua theo từng tháng, quý, năm. Vật liệu thu mua phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại, nguồn cung cấp ổn định, đội ngũ nhân viên chuyên làm công tác thu mua. Để thực hiện tốt kế hoạch thu mua, Công ty tổ chức bộ phận thu mua, phòng kinh doanh – nhập khẩu chịu trách nhiệm thu mua kịp thời phục vụ cho sản xuất. Gía cả NVL cũng rất được chú ý vè mặt chi phí thu mua sao cho: với chi phí thu ít nhất lại khối lượng thu mua nhiều nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng, hạ thấp chi phí thu mua nhằm hạ giá thành sản phẩm. Đồng thời Công ty cũng tổ chức làm tốt công tác quản lý NVL thông qua hệ thống kho bãi nhằm tránh mất mát, hư hỏng, giảm chất lượng NVL. Với lượng vốn có hạn Công ty thường dự trữ NVL ở mức tối cần thiết và có thể sung NVL ở đơn đặ hàng này cho đơn đặt hàng khác hoặc có thể đem bán với giá cao hơn mà chưa cần sử dụng đến. Nói chung, công tác quản lý NVL ở công ty luôn đảm bảo phục vụ đầy đủ, kịp thời các yêu cầu sản xuất. 2.2. Tính giá NVL tại Công ty Cổ phần Dược TW Mediplantex 2.2.1 Tính giá NVL nhập kho NVL nhập kho của Công ty chủ yếu từ các nguồn sau: mua trong nước, nhập khẩu, thuê ngoài gia công chế biến. Gía thực tế của NVL nhập kho được xác định tùy theo nguồn nhập. * NVL mua trong nước: Gía mua ghi trên hóa đơn của người bán - + = Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua bị trả lại Các chi phí thu mua thực tế Gía thực tế NVL nhập kho Trong đó: + Gía ghi trên hóa đơn của người bán là giá chưa có thuế (Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). + Các chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi, Theo hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25/02/2008, Công ty mua paracetamol của Công ty Dược phẩm Trung ương 1 với: Số lượng: 1000 kg Đơn giá: 550.000 đồng Thành tiền: 550.000.000 đồng Chi phí vận chuyển về đến kho của Công ty do bên bán chịu Như vậy, giá thực tế Para nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT ghi trên hóa đơn: 550.000.000 đồng * NVL nhập khẩu: Các chi phí thu mua thực tế Thuế nhập khẩu Gía thực tế NVL nhập kho Gía mua ghi trên hóa đơn Công ty nhập khẩu NVL theo phương thức nhập khẩu trực tiếp ngoài nghị định thư. + + = Trong đó: + Gía mua ghi trên hóa đơn được ghi bằng ngoại tệ. Kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố. + Thuế nhập khẩu được tính theo công thức: Thuế suất thuế nhập khẩu x Gía tính thuế hàng nhập khẩu Số lượng hàng nhập khẩu = Thuế nhập khẩu x Gía tính thuế hàng nhập khẩu theo giá CIF theo qui định của Nhà nước + Các chi phí thu mua thực tế: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi Theo hợp đồng kinh tế số 81250 ngày 26/02/2008, Công ty nhập khẩu Lactose của Hà Lan với: Số lượng: 10kg Đơn giá: 750 USD Tỷ giá: 16.280 đồng Thành tiền: 122.100.000 Thuế nhập khẩu 5% là: 6.105.000. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ là: 100.000 đồng Vậy giá thực tế của Lactose nhập kho là: 122.100.000 + 6.105.000 + 100.000 = 128.305.000 (đồng) * NVL thuê ngoài gia công chế biến Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, Công ty còn xuất NVL để thuê ngoài gia công chế biến. Các loại vật liệu này chủ yếu phục vụ cho khâu bao gói sản phẩm. Gía thực tế NVL nhập kho gồm giá trị vật liệu xuất chế biến và các chi phí kiên quan (chi phí vận, chuyển, bốc dỡ, thuê gia công chế biến,). Ngày 12/02/2008 công ty xuất 15 kg giấy A1 106 in Diclofenac trị giá 2.250.000 đồng, thuê công ty TNHH Bao bì Toàn Phát gia công theo hợp đồng số 053826 ngày 10/02/2008. Phiếu xuất kho số 56; phiếu nhập vật tư số thuê ngoài gia công số 45 ngày 18/02/2008 của công ty TNHH Toàn Phát: chi phí chế biến là: 752.500 đồng; chi phí vận chuyển do bên gia công chịu. Như vậy, giá thực tế của giấy A1 106 in Diclofenac thuê ngoài gia công chế biến là: 2.250.000 + 752.500 = 3.002.500 (đồng) 2.2.2. Tính giá NVL xuất kho Công ty tính giá thực tế NVL xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này NVL xuất kho được tính theo giá thực tế nhập kho của NVL đó. Xuất kho 500kg paracetamol cho phân xưởng thuốc viên 2 theo phiếu xuất kho số 30 ngày 28/02/2008 Gía thực tế para xuất kho cho phân xưởng thuốc viên là: 500 x 550.000 = 275.000.000 (đồng). 2.3. Chứng từ và kế toán chi tiết NVL tại Công ty 2.3.1. Thủ tục nhập kho NVL * Chứng từ sử dụng - Hóa đơn GTGT - Biên bản kiểm nghiêm, vật tư, sản phẩm, hàng hóa - Phiếu nhập kho - Phiếu nhập vật tư thuê ngoài, gia công * Thủ tục nhập kho - Nhập kho vật liệu do mua ngoài Khi NVL về đến Công ty sẽ được nhân viên phòng KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm) kiểm tra chất lượng, quy cách NVL. Khi cán bộ cung tiêu mang hóa đơn lên phòng kinh doanh nhập khẩu, hóa đơn phải ghi các chỉ tiêu: tên NVL, số lượng, đơn giá, nguồn mua, hình thức thanh toán. Sau khi có sự đồng ý của Ban kiểm nghiệm vật tư thì cán bộ cung ứng phòng kinh doanh nhập khẩu căn cứ vào hóa đơn và số lượng NVL thực nhập để viết phiếu nhập kho. Sau đó, cán bộ cung tiêu đề nghị thủ kho nhập kho. Nếu NVL đủ điều kiện nhập kho, trên cơ sở biên bản kiểm nghiệm thủ kho ký nhận số lượng thực thập kho và phiếu nhập kho.Phòng kinh doanh nhập khẩu lập phiếu nhập kho thành 3 liên với đầy đủ chữ ký của thủ kho, người nhập, phụ trách cung tiêu. Một liên giao cho thủ kho để nhập NVL vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ. Một liên lưu tại phòng kinh doanh nhập khẩu. Một liên gửi kèm hóa đơn cho kế toán thanh toán thanh toán với người bán. Trình tự nhập kho NVL như sau: Phiếu nhập kho NVL Phòng kinh doanh nhập khẩu Ban kiểm nghiệm Nhập kho Hóa đơn Do hoạt động đặc thù của Công ty, kinh doanh hàng hóa là chủ yếu nên hầu hết NVL mua về được nhập vào kho của Công ty. Khi có kế hoạch sản xuất, NVL sẽ được chuyển từ kho của Công ty sang kho của phân xưởng sản xuất. Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2(giao cho khách hàng) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Ngày 25 tháng 02 năm 2008 PX/ 2007 Số: 005189 Đơn vị bán hàng : Công ty Dược phẩm Trung ương 1 Địa chỉ : Km 6 đường Giải Phóng Số TK : 710A – 00602 Mã số thuế : 0100108536 – 1 Họ tên người mua hàng : Đơn vị : Công ty cổ phần Dược Mediplantex Mã số : 0100108430 Hình thức thanh toán : Bù trừ STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Paracetamol Kg 1000 550.000 550.000.000 Cộng tiền hàng : 550.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT : 27.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 577.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm bảy mươi bảy triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hóa) Ngày 26 tháng 02 năm 2008 Số: 495/ 02 - Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25 tháng 02 năm 2008 của Công ty Dược phẩm Trung ương 1 - Ban kiểm nghiệm gồm: Bà: Bùi Tuyết Lan – KCS – Trưởng ban Ông: Thái Đình Thịnh – KCS - Ủy viên Bà: Nguyễn Thị Thuận – Thủ kho - Ủy viên - Đã kiểm nghiệm các loại: Stt Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 1 Paracetamol NAPa Chọn mẫu 100 Kg Kg 1000 1000 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư trên đủ điều kiện nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Căn cứ vào hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm, phòng kinh doanh nhập khẩu viết phiếu nhập kho. Biểu 2.3: Phiếu nhập kho Đơn vị: MEDIPLANTEX Địa chỉ: 358 đường Giải Phóng PHIẾU NHẬP KHO Ngày 26 tháng 02 năm 2008 Nợ: 1521 Số: 89VT Có: 331 Họ và tên người giao hàng: Công ty Dược phẩm Trung ương 1 Theo hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25 tháng 02 năm 2008 của Công ty Dược phẩm Trung ương 1. Nhập tại kho: Kho nguyên liệu (SX) Stt Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Paracetamol NLPa Kg 1000 1000 550.000 550.000.000 Cộng 1000 1000 550.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm trăm năm mươi triệu đồng chẵn. Ngày 26 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) - Nhập kho NVL do thuê ngoài gia công chế biến: Sau khi ký hợp đồng với cơ sở gia công, khi hoàn thành, NVL đưa về nhập kho Công ty, phòng kình doanh nhập khẩu lập phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công, thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần. Liên 1: Lưu tại quyển Liên 2: Giao cho người nhập hàng Liên 3: Thủ kho giữ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ Trong tháng 02/ 2008, Công ty nhập kho giấy A1 106 in Diclofenac do Công ty TNHH bao bì Toàn Phát gia công chế biến theo phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công sau: Biểu 2.4: Phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công: Phòng kinh doanh nhập khẩu ghi số lượng theo phiếu xuất giao hàng. Thủ kho kiểm nhận hàng, ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công chế biến và cùng với nguời giao hàng ký phiếu. Thủ kho giao cho người giao hàng một liên, một liên giữ lại ghi thẻ kho. Sau đó, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ liên quan cho kế toán NVL. Kế toán vật tư định khoản trên phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công, ghi chỉ tiêu giá thực nhập bao gồm chi phí chế biến, chi phí vận chuyển, giá vật tư dùng để chế biến sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký. Đơn vị: MEDIPLANTEX Địa chỉ: 358 đường Giải Phóng PHIẾU NHẬP VẬT TƯ THUÊ NGOÀI GIA CÔNG Số 45 Nợ: 1527 Ngày 18 tháng 02 năm 2008 Có: 1543 Đơn vị gia công: Công ty TNHH bao bì Toàn Phát Hóa đơn số: 053826 ngày 10 tháng 02 năm 2008 Phiếu xuất kho vật tư thuê ngoài gia công số 56 ngày 12/02/2008 Nhập tại kho: Nam (1527) Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Giá nhập thực tế Theo phiếu xuất giao hàng Thực nhập Chi phí chế biến Chi phí vận chuyển Giá vật tư dùng để chế biến Cộng Giấy A1 106 in Diclofenac Kg 15 15 752.500 2.250.000 3.002.500 Cộng 15 15 752.500 2.250.000 3.002.500 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu không trăm linh hai nghin năm trăm đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) 2.3.2. Thủ tục xuất kho NVL * Chứng từ sử dụng - Phiếu xuất kho * Thủ tục xuất kho Khi xuất kho NVL cho sản xuất hay bất cứ mục đích gì đều phải đủ các chứng từ theo quy định Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, yêu cầu về loại vật liệu, số lượng, quy cách, bộ phận cung cấp vật tư của phòng kinh doanh nhập khẩu sẽ viết phiếu xuất kho. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu xuất kho được duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất vật liệu. Liên 1: Lưu tại bộ phận cung cấp vật tư phòng kinh doanh nhập khẩu. Liên 2: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho, định kỳ chuyển cho kế toán NVL. Liên 3: Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng. Trình tự xuất kho NVL: NVL tại kho Phiếu xuất kho Hóa đơn kiêm PXK Bộ phận sử dụng Biểu 2.5: Phiếu xuất kho. Đơn vị: Mediplantex Địa chỉ 358 đường Giải Phóng PHIẾU XUẤT KHO Ngày 28 tháng 02 năm 2008 Số: 30 Nợ: 1541.3V Có: 1521 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hoa Địa chỉ: Phân xưởng thuốc viên 1 Lý do xuất kho: Sản xuất thuốc viên Xuất tại kho: Kho nguyên liệu Stt Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Paracetamol NLPa Kg 500 500 550.000 275.000.000 Cộng 500 500 275.000.000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bảy mươi lăm triệu đồng chẵn. Xuất, ngày 28 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Người nhận hàng Người lập (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên) Trong tháng 2/2008, xuất 5 tấn than cục 1a cho Phân xưởng nồi hơi phục vụ sản xuất theo phiếu xuất kho sau: Đơn vị: MEDIPLANTEX Địa chỉ: 358 Đường Giải Phóng PHIẾU XUẤT KHO Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Số: 205/02 Nợ: 1542.3 Có: 1527 Họ tên người nhận hàng : Địa chỉ : Phân xưởng nồi hơi Lý do xuất kho : Phục vụ sản xuất Xuất tại kho : Sơn Stt Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Than cục 1a NLTC Tấn 5 5 2.750.000 13.750.000 Cộng 5 5 13.750.000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. Xuất, ngày 29 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Người nhận hàng Người lập (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên) Trường hợp xuất NVL đem bán phải có lệnh của Giám đốc công ty. Phòng kinh doanh nhập khẩu căn cứ thỏa thuận với khách hàng kập hóa đơn kiêm phiếu xuất kho làm 3 liên có đủ chữ ký của phụ trách phòng kinh doanh, Giam đốc, ké toán trưởng, người mua, thủ kho. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiề mặt thì kế toán viết phiếu thu, khách hàng mang đến thủ quỹ nộp tiền, đóng dấu đã thu tiền vào phiếu rồi mới xuống kho nhận vật tư. 2.3.3. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty Việc hạch toán chi tiết NVL đảm bảo chặt chẽ tình hình Nhập – Xuất – Tồn NVL theo từng thứ, loại về số lượng, chất lượng, giá trị, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, bằng viêcf kết hợp giữa phòng kế toán và kho thông qua phương pháp hạch toán chi tiết NVL ghi thẻ song song để phản ánh tình hình biến động NVL. * Ở kho: thủ kho dựa vào phiếu nhập, phiếu xuất và các chứng từ khác để mở thẻ kho và ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kì thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào thẻ kho Biểu 2.6: trích thẻ kho tháng 02/2008 Đơn vị: MEDIPLANTEX Địa chỉ: 358 Đường Giải Phóng Kho Nguyên liệu sản xuất (1521) THẺ KHO Ngày lập thẻ : 01/02/2008 Tờ số : 27 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Paracetamol Đơn vị tính : Kg Mã số : 1521 Stt Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu tháng 45 2 89 26/02 Nhập mua 26/02 1000 1045 3 30 28/02 Xuất cho PX viên 28/02 500 545 Cộng phát sinh 1000 500 Tồn cuối tháng 02/2008 545 * Ở phòng kế toán: kế toán NVL mở sổ chi tiết vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng NVL theo số lượng và giá trị. Sau các nghiệp vụ nhập, xuất phải xác định các chỉ tiêu tồn. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho. Sổ chi tiết vật tư dùng làm căn cứ để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư. Bảng này lập cho từng tháng, mở chi tiết cho từng loại vật tư tại kho các xí nghiệp: vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu khác. Đây cũng là căn cứ để đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. - Chỉ tiêu “nhập”: + Số lượng được lấy từ các chứng từ nhạp kho + Đơn giá nhập là đơn giá ghi trên hóa đơn của người bán - Chỉ tiêu “xuất”: số lượng và đơn giá lấy từ phiếu xuất - Chỉ tiêu “tồn” được tính theo công thức: Số lượng vật liệu tồn cuối tháng Số lượng tồn đầu tháng Số lượng vật liệu nhập trong tháng Số lượng vật liệu xuất trong tháng = + - Biểu 2.7: Sổ chi tiết vật liệu tháng 02/2008 Như vậy, có thể khái quát việc hách toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song như sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Bảng tổng hợp N-X-T Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp (bảng kê tính giá) Sổ chi tiết NVL Ghichú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.4. Kế toán tổng hợp NVL tại Công ty Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép phản ánh một cách tổng quát tình hình biến động của NVL trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu giá trị. Hiện nay, Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng 2.4.1. Kế toán tổng hợp nhập kho NVL * Phương pháp hạch toán: Công ty sử dụng TK 152 “nguyên vật liệu” để theo dõi giá trị hiện có, tình thình tăng giảm các loại vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp hai như sau: TK 1521: Vật liệu chính TK1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK1524: Phụ tùng thay thế TK 1525: Vật liệu xây dựng TK1527: Bao bì Trong tháng 02/2008, Công ty mua Paracetamol theo hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25/02/2008 của Công ty Dược phẩm TW 1, chưa thanh toán: Giá mua (chưa thuế GTGT): 550.000.000 Thuế GTGT (đầu vào) 5%: 27.500.000 Tổng cộng thanh toán: 577.500.000 Kế toán vật tư định khoản như sau: Nợ TK 1521(VLC): 550.000.000 Nợ TK 1331 : 27.500.000 Có TK 331 : 577.500.000 Trong tháng 02/2008, Công ty nhập kho giấy A1 106 in Diclofenac theo phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công số 45 ngày 18/02/2008 của Công ty TNHH Bao bì Toàn Phát: giá nhập thực tế bao gồm cả chi phí chế biến, chi phí vận chuyển, giá vật tư dùng để chế biến là: 3.002.500 Kế toán vật tư định khoản như sau: Nợ TK 1527 : 3.002.500 Có TK 1543 : 3.002.500 * Sổ sách sử dụng: - Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào - Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Nhật kí chứng từ số 1 - Nhật kí chứng từ số 5 Đối với trường hợp nhập mua NVL thanh toán ngay cho người bán kế toán căn cứ vào hóa đơn, chứng từ thanh toán, báo cáo quỹ, cuối tháng tổng hợp số liệu ghi vào NKCT có liên quan như NKCT số 1, 2, 4. Trong tháng 02/2008, phát sinh các nghiệp vụ mua vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt VND cho người bán được kế toán ghi vào NKCT số 1: Trường hợp nhập mua chưa thanh toán cho người bán, kế toán sẽ tập hợp hóa đơn, phiếu nhập kho vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào. Bảng này được lập từng tháng và ghi hàng ngày, mối hóa đơn ghi một dòng. Cuối tháng cộng bảng để biết số tiền mua chịu. Từ sổ chi tiết thanh toán với người bán, kế toán ghi vào NKCT số 5. Mỗi nhà cung cấp ghi một dòng. Sổ chi tiết thanh toán với người bán và NKCT số 5 đều có mục đích dùng để tổng hợp, theo dõi việc thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ. Nhu vậy, thực chất hai loại sổ này là giống nhau, mỗi nhà cung cấp chỉ