Đề tài Kế toán nguyên, vật liệu tại công ty cổ phần nhựa y tế Mediplast

mưu cho cho các cấp quản lý trong việc đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh và đưa ra những quyết định đúng đắn. Để đáp ứng yêu cầu thông tin kế toán kịp thời chính xác, công ty đã xây dựng bộ máy kế toán tương đối hợp lý theo mô hình tổ chức tập trung. Do vậy bộ máy kế toán của công ty được tập trung ở phòng kế toán bao gồm các thành viên: Kế toán trưởng là cấp quản lý cao nhất của phòng kế toán, phụ trách toàn bộ công tác kế toán của công ty. Giúp việc trực tiếp cho kế toán trưởng gồm có các nhân viên trực tiếp theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là các kế toán phần hành bao gồm: kế toán hàng tồn kho; kế toán thanh toán và thuế; kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ; thủ quỹ. Cụ thể chức năng và nhiệm vụ của mỗi cá nhân được xác định như sau: Kế toán trưởng: phụ trách toàn bộ công tác kế toán của công ty. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo hoạt động của từng nhân viên đồng thời đảm nhận công tác kế toán tổng hợp, thực hiện chức năng nhiệm vụ theo điều lệ của công ty và quy định của Pháp luật. Kế toán hàng tồn kho: một nhân viên, theo dõi quá trình nhập xuất tồn hàng tồn kho của đơn vị. Chịu trách nhiệm nhập số liệu từ các phiếu nhập kho, xuất kho của công ty. Kết chuyển phân bổ cuối tháng. Kế toán thanh toán và thuế : một nhân viên. Kế toán thanh toán và nguồn vốn đảm nhận việc theo dõi, tính toán, đối chiếu thực hiện các khoản công nợ, các khoản thanh toán với ngân hàng, thuế và các khoản thanh toán bằng tiền mặt khác. Ngoài ra, bộ phận kế toán này còn theo dõi nguồn vốn trong công ty. Kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ: một nhân viên, bộ phận này phụ trách việc tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng loại sản phẩm, theo dõi số hiện có, tình hình biến động TSCĐ trong công ty. Thủ quỹ: một nhân viên, theo dõi, quản lý quỹ tiền mặt và đối chiếu với kế toán tiền mặt tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ của công ty. Như vậy chức năng nhiệm vụ được phân chia rõ ràng đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm và có sự đối chiếu, kiểm tra thường xuyên giữa các bộ phận hạch toán. Bộ máy của kế toán của công ty được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Kế toán hàng tồn kho Kế toán thanh toán và thuế Kế toán chi phí, giá thành và TSCĐ Thủ quỹ 2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán. Công ty đã thực hiện đầy đủ các quy định về bộ sổ kế toán theo Luật kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến công ty. Cụ thể Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, niên độ kế toán theo năm (năm kế toán trùng với năm dương lịch) để phù hợp với đặc điểm về ngành nghề kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ kế toán, trang thiết bị vật chất của đơn vị. Về kế toán nguyên, vật liệu, Công ty ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung nên bộ sổ kế toán và trình tự kế toán cũng khá đơn giản. Hiện nay công tác kế toán tại công ty được thực hiện hầu hết trên máy. Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng là phần mềm KTSYS, việc xử lý dữ liệu kế toán nguyên, vật liệu cũng được thực hiện thông qua phần mềm này. Hàng ngày hoặc định kì kế toán căn cứ vào những chứng từ gốc như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá cài đặt trong phần mềm theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi nhập dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng như sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán. Trên sơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, các hóa đơn... máy sẽ tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản liên quan (tài khoản 152). Với số liệu trên các sổ chi tiết, cuối kỳ kế toán tiến hành tổng hợp trên Bảng tổng hợp chi tiết. Cuối kỳ kế toán, kế toán thực hiện thao tác cộng sổ (khoá sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiên tự động và đảm bảo độ chính xác, trung thực theo thông tin được nhập trong kỳ. Việc áp dụng phần mềm kế toán giúp giảm nhẹ công việc kế toán, độ chính xác cao đáp ứng kịp thời yêu cầu quản trị. Mẫu sổ được thiết kế theo đúng quy định và tương đối đầy đủ các khoản mục để theo dõi theo yêu cầu của đơn vị. Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ kế toán nguyên, vật liệu bằng máy tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Chứng từ gốc: - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán - Sổ kế toán chi tiết: SCT vật liệu, SCT công nợ - Sổ tổng hợp: Sổ cái tài khoản 152, Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn. Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối kỳ: Đối chiếu, kiểm tra: 2.2 ĐẶC ĐIỂM, PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. 2.2.1 Đặc điểm và phân loại nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST là công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các loại bơm tiêm, dây chuyền dịch và các loại sản phẩm nhựa y tế khác, do đó, nguyên, vật liệu (NVL) chính để sản xuất sản phẩm là nhựa hạt, dùng để ép ra các sản phẩm, bên cạnh đó còn có các nguyên liệu như: gioăng, kim tiêm, mực in, để hoàn thiện sản phẩm. Mỗi loại sản phẩm có nhiều chi tiết với nhiều quy cách, kích cỡ khác nhau, do đó, NVL để sản xuất cũng rất đa dạng và phức tạp, nhiều chủng loại, và biến động thường xuyên, đòi hỏi phải có sự chú trọng trong lựa chọn phương pháp quản lý và hạch toán NVL. Bên cạnh đó, NVL của công ty có gioăng, kim tiêm,cần phải bảo quản chặt chẽ nơi khô ráo, thoáng để tránh bị hoen rỉ hoặc biến dạng. Các nguyên liệu vật liệu chính của công ty chủ yếu là phải mua ngoài. Để đảm bảo tiến độ sản xuất, vật liệu cần phải được cung cấp một cách kịp thời đảm bảo về mặt số lượng và chất lượng, thỏa mãn cho nhu cầu sản xuất. Kế toán nguyên vật liệu phải cung cấp được thông tin một cách kịp thời, có hệ thống để phục vụ cho quản trị doanh nghiệp, cho việc lập kế hoạch thu mua vật liệu cũng như công tác tính giá thành sản phẩm. Nguyên, vật liệu ở Công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại và quy cách. Công tác phân loại NVL liên quan đến kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và công tác quản lý NVL do đó công ty rất chú trọng đến việc phân loại NVL một cách hợp lý nhất. Nguyên, vật liệu ở Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST được chia thành các loại sau: - Nguyên, vật liệu chính: để hình thành nên các sản phẩm; công ty phải sử dụng một lượng lớn các loại nguyên, vật liệu chính, phần làm nên thực thể của các sản phẩm gọi chung là nguyên, vật liệu chính và được hạch toán vào tài khoản 152.1. Việc quản lý nguyên, vật liệu được tiến hành trên phần mềm kế toán KTSYS bằng việc mã hóa theo từng nguyên liệu. Cụ thể: các loại nguyên, vật liệu chính của công ty: +Nhựa hạt ( PP 710J, PP 760J , PVC Huy Hiếu, RCĐ) + Kim ( Kim Hàn Quốc 2535, kim Nhật 25G*1(3.5, 10cc) + Gioăng (Gioăng 1ml Trung Quốc, Gioăng 3ml Trung Quốc... ) - Vật liệu phụ: là những NVL có tác dụng trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩmlà các loại sản phẩm, được hạch toán vào tài khoản 152.2. Các loại vật liệu phụ như: + Hộp đựng nhỏ duplex (hộp đựng 100 bơm tiêm) + Thùng đựng lớn carton (thùng đựng 100 hộp duplex) + Mực in (dùng để in vạch) + Film đóng gói (bao gói sản phẩm sau tiệt trùng: film blister Đài loan) + Các vật liệu phụ khác như băng keo, đề can, - Nhiên liệu: là những thứ dung để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: dầu Diezen, ga, EOGAS.. dùng để tiệt trùng bơm tiêm. Nhiên liệu được công ty hạch toán vào tài khoản 152.3 - Phế liệu: phế liệu sau quá trình sản xuất: như nhựa cục bẩn, các phế phẩm từ bán thành phẩm hoặc phế phẩm từ thành phẩm. Phế liệu được công ty theo dõi trên tài khoản 152.6. Như vậy nguyên, vật liệu của Công ty được chia theo từng nhóm, gồm có NVL chính, nguyên vật liệu phụ, mỗi nhóm gồm nhiều nguyên, vật liệu đựơc quản lý theo từng mã khác nhau. Biểu 3: Danh mục vật tư hàng hóa. TT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT TK 01 01NPPT51 Nhựa hạt PP760J Kg 152.1 02 01NPVC40 Nhựa hạt PVC FMJ402- Huy Hiếu Kg 152.1 ... ... 55 01KN1838 Kim 18G*11/2 Nhật Cái 152.1 56 01KS2325 Kim 23G* Sing Cái 152.1 82 01G1TQ20 Gioăng 1ml Trung Quốc Cái 152.1 83 01G3TQ20 Gioăng 3ml Trung Quốc Cái 152.1 99 01PEI5S Túi PE đã in slip Kg 152.1 121 01MXLH40 Mực in vạch xi lanh Hàn Quốc Lọ 152.1 ... ... 155 02COP41013A Carton 10 P41013A Cái 152.2 156 02CB10B Chipbox 10cc, đóng gói Blister Cái 152.2 ... ... ... ... ... 209 03D0019 Dầu bảo dưỡng khuôn chống rỉ RP7350 Lọ 152.3 210 03GEO EOGAS bình to Bình 152.3 ... ... ... ... ... 275 06DTKCB2318 P/phẩm DTKCB 2318 hoàn chỉnh do Cty Cái 152.6 2.1.3 Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST. Công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập xuất kho. Đối với nguyên, vật liệu nhập kho: Ở Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST nguyên, vật liệu nhập kho chủ yếu do mua ngoài, do nhập lại vật tư thừa hoặc do thu hồi phế liệu. Do đó, để đánh giá trị giá nguyên, vật liệu, kế toán sử dụng giá vốn thực tế để đánh giá. - Giá vốn thực tế của nguyên, vật liệu nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế của nguyên, vật liệu nhập kho từ mua ngoài bao gồm: + Trị giá mua – là giá bán ghi trên hóa đơn (giá chưa có thuế GTGT) + Thuế không được hoàn lại (nếu có). + Chi phí mua: chi phí vận chuyển bốc dỡ( nếu có). + Trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu( nếu có). - Vật tư thừa nhập kho: Trị giá vốn của vật tư thừa nhập kho là đơn giá tồn kho đầu kỳ của chính nguyên vật liệu đó. - Giá vốn thực tế của phế liệu nhập kho: là giá ước tính có thể bán được của phế liệu tại thời điểm nhập kho (giá trị thị trường tại thời điểm nhập kho), đối với những phế liệu nhập kho không có khả năng bán được thì coi giá trị nhập kho bằng 0, chỉ nhập đơn thuần về mặt số lượng. Đối với nguyên, vật liệu xuất kho: Nguyên, vật liệu của Công ty Cổ phần Nhựa Y tế xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất, cũng có những trường hợp xuất kho NVL để bán nhưng những nghiệp vụ đó xảy ra không thường xuyên, ngoài ra còn có xuất phế liệu đem bán. Trị giá vốn của nguyên, vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ. Phần tính giá vốn xuất kho được tiến hành tự động trên phần mềm kế toán. Cuối tháng, sau khi nhập hết tất cả số lượng và đơn giá của nguyên, vật liệu nhập kho và số lượng của từng nguyên, vật liệu xuất kho, kế toán tiến hành tính giá vốn xuất kho. Sau khi thực hiện các thao tác trên phần mềm kế toán cho nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu, đơn giá xuất kho sẽ kết xuất cho các nghiệp vụ xuất kho trong kỳ, các số liệu trên các bảng kê xuất nhập tồn, các sổ chi tiết và sổ cái về vật tư, hàng hóa, thành phẩm được tự động cập nhật đơn giá xuất kho và giá trị xuất kho. 2.3 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu là công việc được tiến hành kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn theo từng loại vật liệu về số lượng, chất lượng và giá trị đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý vật liệu. Do đó lựa chọn và thực hiện tốt phương pháp kế toán chi tiết nguyên, vật liệu là rất quan trọng. Tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST, công tác kế toán chi tiết nguyên, vật liệu được tiến hành theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này rất phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Nó cung cấp cho kế toán những số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn nguyên, vật liệu một cách chính xác và kịp thời. 2.3.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ theo chỉ tiêu số lượng (ghi theo từng chứng từ). Mỗi loại nguyên, vật liệu được ghi trên một thẻ kho, sau đó thủ kho sắp xếp thẻ kho theo nhóm loại, thứ NVL cho tiện sử dụng và kiểm tra đối chiếu.(Biểu 4) Thẻ kho do kế toán lập, sau đó chuyển xuống cho thủ kho quản lý, sử dụng. Hàng ngày sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập, xuất vật tư thủ kho ghi số lượng thực nhập, xuất vào chứng từ là các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất đó thủ kho ghi vào thẻ kho theo số lượng nhập, xuất của từng thứ vật tư. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất kho được sắp xếp hợp lý để chuyển lên cho kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn về số lượng của từng loại NVL trên các thẻ kho và đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ do kế toán lập. Mẫu thẻ kho được trình bày ở trang sau: Biểu 4 Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST Phòng Tài chính – Kế toán Mẫu số S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ : Ngày 01 tháng 12 năm 2008 Tờ số : 01 Tên hàng : Nhựa hạt PP760J Quy cách đóng gói : 25 kg/kiện Đơn vị tính : kg Ngày Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Xác nhận kế toán Nhập Xuất Cộng tháng 11 15.750 16.125 13.325 Thủy 4/12/08 12/12 -Xuất cho PX ép nhựa L2/12/08 2.000 4/12/08 02/12 NK theo HĐ : 55015 17.000 6/12/08 36/12 Nhập lại kho từ PX ép nhựa 200 ... ... ... ... ... ... ... 24/12/08 48/12 -Xuất cho PX ép nhựa L18/12/08 2.000 28/12/08 85/12 - Xuất cho PX ép nhựa L25/12/08 2.500 31/12/08 136/12 - Xuất cho PX ép nhựa L32/12/08 1.500 Cộng tháng 12 17.500 18.125 12.700 Thủy Cộng cả năm 189.400 193.500 12.700 Thủy Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán. Kế toán vật tư mở sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập, xuất kho nguyên, vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ này cũng được mở cho từng nguyên, vật liệu tương ứng với thẻ kho. Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ gốc do thủ kho chuyển lên, kế toán vật tư tiến hành kiểm tra, đối chiếu và nhập liệu cho từng chứng từ nhập, xuất. Quá trình nhập liệu được tiến hành cho từng loại vật tư và từng chứng từ. Phần mềm kế toán sẽ tự động chạy chương trình, cho phép kết xuất in ra ‘sổ kế toán chi tiết vật tư’ với từng mã vật tư có trong danh mục được khai báo( Biểu 5). Đến cuối tháng kế toán vật tư sẽ phải đối chiếu với thẻ kho về số lượng, nếu có chênh lệch sẽ tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh. Mẫu sổ chi tiết vật tư được trình bày ở trang sau Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội Mẫu số S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Biểu 5 : SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ HÀNG HÓA THEO TÀI KHOẢN Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Mã vật tư : 01NPPT51 Tên vật tư : Nhựa hạt PP 760J Đơn vị tính : kg Tồn đầu kỳ : Số lượng : 13.325 Giá trị : 333.125.000 Đơn giá : 25.000 Tài khoản :152.1 CTừ Ngày Số Diễn giải TK nợ TK Có Nhập Xuất Tồn Đơn giá Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị PXK 4/12 12/12 XK Nhựa PP760J L5/12/08. Linh PXEN 621E 152.1 2.000 51.020.000 11.325 282.103.000 25.510 PNK 4/12 02/12 NK nhựa PPJ760- H. Hiếu 152.1 331 17.000 433.500.000 28.325 715.603.000 25.500 PNK 6/12 10/12 Nhựa PP760J nhập lại kho. Linh PXEN 152.1 621 200 5.000.000 28.525 720.603.000 25.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... PXK 24/12 48/12 XK Nhựa PP760J L18/12/08.Linh PXEN 621E 152.1 2.000 51.020.000 16.200 425.997.000 25.510 PXK 28/12 85/12 XK nhựa PP760J L25/12/08. Linh PXEN 621E 152.1 2.500 63.775.000 14.200 362.242.000 25.510 PXK 31/12 136/12 XK nhựa PP760JL32/12/08. Linh PXEN 621E 152.1 1.500 38.265.000 12.700 323.977.000 25.510 Cộng số phát sinh 17.500 453.220.750 18.125 462.368.750 Tồn cuối kỳ 12.700 323.977.000 25.510 Tồn cuối kỳ : Số lượng : 12.700 Giá trị : 323.977.000 Đơn giá : 25.510 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Sổ chi tiết vật tư tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST sử dụng đúng theo mẫu của Bộ tài chính ban hành. Sổ được đóng thành quyển, theo dõi lần lượt cho từng loại nguyên, vật liệu. Do Công ty có rất nhiều loại NVL nên mỗi quyển chỉ theo dõi cho một tháng. Cuối mỗi tháng, kế toán vật tư in sổ tổng hợp số nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư và đối chiếu với thủ kho về số lượng nhập xuất tồn kho. ( Biểu 6) Ở phòng kế toán, định kỳ, kế toán nhập số liệu từ các phiếu xuất kho và nhập kho vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tổng hợp số nhập xuất tồn theo từng mã vật tư. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn cũng được lập cho từng tháng cho từng loại vật tư. Mẫu sổ tổng hợp nhập xuất tồn vật tư được trình bày ở trang sau Biểu 6 SỔ TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN VẬT TƯ HÀNG HÓA (TRÍCH) Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Công ty CP Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội Mẫu số S11-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Mã VT Tên vật tư hàng hóa ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Đơn giá SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị 01NPPT51 Nhựa hạt PP760J Kg 13.325 333.125.000 17.500 453.220.750 18.125 462.368.750 12.700 323.977.000 25.510 01G3TQ20 Gioăng 3ml Trung Quốc Cái 3.294.700 181.899.430 3.898.531 233.911.860 3.615.440 227.772.720 3.577.791 225.400.833 63 01KN2538 Kim Nhật 25G*1- 1/2 Cái 45.250 4.203.750 35.500 4.082.500 34.980 4.022.700 45.770 5.263.550 115 01KN1838 Kim Nhật 18G*1-1/2 Cái 42.150 4.088.550 37.860 3.672.420 42.870 4.158.390 37.140 3.602.580 97 01PEI20L Túi PE 20ml đã in slip Kg 1.520 35.720.000 650 15.275.000 1.700 39.950.000 470 11.045.000 23.500 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 152.1 4.638.939.866 1.235.689.940 1.125.823.564 4.748.806.242 02CT20P2 Thùng Caron 20cc- PE Cái 317 4.875.460 120 1.854.340 150 2.310.000 287 4.419.800 15.400 02CB3P2 Chipbox 3cc túi PE Cái 3.486 5.926.200 9.565 16.260.500 9735 16.549.500 3.316 5.637.200 1.700 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 152.2 237.804.540 198.211.013 200.845.870 235.169.683 03GEON EOGAS- Bình nhỏ Bình 10 11.025.000 40 49.125.000 38 45.714.000 12 14.436.000 1.203.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 152.3 12.457.643 53.040.296 50.239.200 15.258.739 06B5K2238 PP Bơm tiên 5 K2238 Kg 1.900 703.000 200 74.000 0 0 2.100 777.000 370 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 152.6 422.246.197 26.942.700 20.125.082 429.063.815 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Trình tự kế toán chi tiết được khái quát như sau Sơ đồ 6 : Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết tại công ty. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Nhập dữ liệu vào máy Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Sổ chi tiết vật tư Thẻ kho Ghi chép, vào sổ. Đối chiếu 2.4 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST. Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu là việc ghi chép phản ánh một cách tổng quát tình hình biến động của NVL trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu giá trị. Hiện nay công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng. 2.4.1 Tài khoản kế toán sử dụng. Mọi sự biến động về NVL đều được theo dõi trên tài khoản 152 – Nguyên vật liệu. Căn cứ vào tình hình sử dụng và quản lý NVL, tài khoản này được công ty mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau : TK 152.1: Nguyên, vật liệu chính ; TK152.2: Nguyên, vật liệu phụ ; TK 152.3: Nhiên liệu ; TK 152.6: Phế liệu. Ngoài ra Công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như : TK331, TK133, TK111, TK112, TK141, TK621, TK627 2.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu biến động tăng nguyên, vật liệu. 2.4.2.1 Trình tự và thủ tục nhập kho nguyên vật liệu. Việc thu mua NVL nhập kho do phòng kinh doanh đảm nhận. Căn cứ vào nhu cầu thực tế và loại NVL, cán bộ phòng kinh doanh sẽ tiến hành mua trực tiếp hoặc ký hợp đồng với các nhà cung cấp. Khi NVL mua về đến công ty, bộ phận KCS (kiểm tra chất lượng) tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách sản phẩm đảm bảo đúng số lượng, chủng loại, chất lượng như yêu cầu trong đơn đặt hàng hoặc trong hóa đơn GTGT. Các bên tham gia kiểm nhận vật tư lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa” để làm căn cứ nhập kho. Vật tư sau khi được kiểm định thì phải được tiến hành nhập kho nguyên, vật liệu. Căn cứ vào “Hóa đơn GTGT” do cán bộ thu mua mang về công ty và biên bản kiểm nghiệm nhập kho của hàng mua, phòng kinh doanh kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của hóa đơn và viết “Phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên bằng giấy than, có chữ ký của người giao hàng và cán bộ phòng kinh doanh. Sau đó vật tư được chuyển vào kho, thủ kho nhận hàng và ký vào cả 4 liên của phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sau khi đã có đầy đủ chữ ký thì được lưu giữ ở các bộ phận khác nhau. - Một liên được lưu ở phòng kinh doanh. - Một liên gửi cho thủ kho để làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển lên cho kế toán vật tư. - Một liên được giao cho bên giao hàng. Định kỳ, thủ kho chuyển Phiếu nhập kho về cho kế toán để kế toán làm căn cứ nhập dữ liệu vào máy tính. Bên cạnh đó, vật tư nhập kho cũng có thể được mua bằng tiền tạm ứng. Nhân viên phòng kinh doanh dựa vào nhu cầu nguyên vật liệu của công ty tiến hành thỏa thuận về giá cả và số lượng với các nhà cung cấp vật tư. Bên cạnh đó còn thỏa thuận trước về phương thức thanh toán. Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu trả tiền ngay, công ty có thể ứng trước tiền cho cán bộ công ty để đi mua nguyên vật liệu. Trường hợp này, cán bộ mua vật tư lập “Giấy đề nghị tạm ứng” để ứng trước tiền thanh toán cho người bán. Kế toán tiền mặt lập “Phiếu chi” giao cho thủ quỹ chi tiền để tạm ứng mua vật tư. Khi vật tư về đến công ty, cán bộ đi mua vật tư đưa “Hóa đơn GTGT” của người bán kèm theo “Phiếu nhập kho” và “giấy thanh toán toán tạm ứng” cho kế toán để thanh toán khoản tạm ứng. Nếu người đi mua vật tư không ứng trước tiền, khi vật tư về nhập kho, người mua vật tư nộp hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho để được thanh toán. 2.4.2.1 Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu. Tùy thuộc vào từng nguồn cung cấp NVL và hình thức thanh toán, kế toán tổng hợp nhập kho NVL được thực hiện theo các cách khác nhau. * Trường hợp NVL mua ngoài nhập kho chưa thanh toán cho người bán: Phần lớn NVL ở công ty được nhập kho là do mua ngoài, thông thường khi mua NVL về nhập kho có hóa đơn GTGT kèm theo. Công việc kế toán thường thực hiện trong trường hợp hàng và hóa đơn cùng về. Khi NVL đã được nhập kho, kế toán cập nhật dữ liệu về tình hình nhập NVL do mua ngoài dựa trên cơ sở hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho do bộ phận kho, hoặc phòng kinh doanh chuyển đến để định khoản. Nghiệp vụ mua ngoài nhập kho chưa thanh toán cho người bán được định khoản như sau : Nợ TK 152 (TK152.1, TK 152.2, TK152.3) : Giá chưa có thuế Nợ TK 133 : Thuế GTGT Có TK 331 : Tổng giá thanh toán Dựa vào phiếu nhập kho và hoá đơn kèm theo kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Sau khi nhập liệu vào máy, chương trình sẽ tự động kết chuyển sang các sổ chi tiết và sổ tổng hợp có liên quan : sổ tổng hợp nhập xuất tồn vật tư hàng hóa, sổ chi tiết TK 152, sổ chi tiết TK 331, sổ cái TK 152, sổ cái TK 331, sổ nhật ký chung. Đối với trường hợp nhập kho cùng lúc nhiều vật tư được viết trên cùng một phiếu nhập kho thì kế toán vào trình tự từng bút toán cho mỗi vật tư rồi máy sẽ tự động tính ra tổng số tiền của tất cả các vật tư trên phiếu nhập đó trên dòng tổng cộng. Ví dụ : Ngày 04 tháng 12 năm 2008, nhân viên phòng kinh doanh đi mua 17.000 kg nhựa PP760J của Công ty TNHH Huy Hiếu với đơn giá 25.500 đ/kg. Ngày 04/12/2008, số nguyên vật liệu trên về đến công ty. Các chứng từ thủ tục nhập kho như sau: Sau khi mua vật tư, đơn vị nhận được hóa đơn GTGT do đơn vị bán giao. Biểu 7 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 04 tháng 12 năm 2008 Mẫu 01(GTKT – 3LL) PH/2008B Số 0055015 Đơn vị bán hàng:................ Công ty TNHH Huy Hiếu....................................... Địa chỉ:..................................... Thanh Trì - Hà Nội............................................ Số tài khoản:....................................................................................................... Điện thoại:....................................... MST: 01 0023321-1 ................................ Họ và tên người mua hàng:..................... Trần Văn Vượng.............................. Đơn vị:.............................. Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST.............. Địa chỉ:.............................. 89- Lương Định Của- Phương Mai- Hà Nội........... Số tài khoản:..................................... 120 10