Đề tài Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng giao thông 18

êm với công việc cụ thể là: đào đường, xây dựng các công trình cầu đường...Với đặc điểm như vậy nên NVL sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm của Công ty cũng mang những đặc thù khác nhau. Từ những đặc điểm trêm cho thấy việc quản lý NVL của Công ty có những khó khăn riêng biệt. Vấn đề đặt ra cho công ty là phải đưa ra những biện pháp quản lý chặt chẽ NVL và sử dụng một cách hợp lý, giúp nâng cao kết quả sản xuất, đó cũng chính là mục tiêu phấn đấu của Công ty. Chính vì vậy ở Công ty đã tiến hành phân loại NVL. 2, Phân loại NVL : Do có nhiều chủng loại NVL khác nhau, nên muốn quản lý tốt vật liệu và hạch toán chính xác vật liệu chính xác vật liệu thì cần phải tiến hành phân loại NVL một cách khoa học và hợp lý. - Căn cứ vào nội dung kinh kế vật liệu được chia thành các loại sau: + Vật liệu chính: là đối tượng chủ yếu của Công ty, tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm. Bao gồm: Đất đá, cát , sỏi, xi măng... + Vật liệu phụ: gồm rất nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ rất đa dạng và phong phú, nó mang tính đặc thù khác nhau. Có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất như làm thay đổi bên ngoài của sản phẩm. + Nhiên liệu: là các loại xăng, dầu, mỡ... phục vụ cho quá trình vận hành máy móc thiết bị của Công ty mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy móc thiết bị. + Phế liệu thu hồi: chủ yếu là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất. Xét về mặt chi phí, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất đặc biệt là chi phí NVL chính. Do đó một biến động nhỏ về chi phí NVL cũng có ảnh hưởng ngay tới giá thành sản phẩm. Do vậy mà Công ty phải có biện pháp thu mua vận chuyển, bảo quản tốt tránh tình trạng hư hao, mất mát làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất của Công ty, đồng thời tính toán sao cho chi phí vận chuyển là thấp nhất. 3, Đánh giá vật liệu: - Vật liệu chủ yếu của Công ty là nguồn thu mua ngoài như xi măng, đất, đá, cát, sỏi... - Thực tế ở Công ty, vật liệu được đánh giá theo thực tế, sử dụng theo phương pháp tính giá: Nhập trước, xuất trước. Theo phương pháp này, dựa tên giả định hàng nào nhập trước sẽ xuất trước, và trị giá NVL xuất kho sẽ đước tính bằng số lượng hàng xuất kho * đơn giá của hàng nhập kho theo thứ tự thời gian từ trước đến sau.NVL tồn kho được tính theo số lượng NVL tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau hiện còn. Trong phần hạch toán vật liệu ở Công ty Cổ phần XDGT 18 sử dụng các chứng từ kế toán: Hoá đơn GTGT. Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. II, Nội dung chi tiết của các loại chứng từ, sổ sách. 1, Hoá đơn GTGT: a) Mục đích: - Là cơ sở để chứng minh cho các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra, là cơ sở để ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế về các hoạt động kinh tế tài chính đó. - Giúp cho kế toán quản lý được quá trình mua bán nguyên vật liệu, giúp cho việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi. - Hoá đơn GTGT giúp cho việc kiểm tra, thanh tra tính trung thực, tính hiệu quả về mặt thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành, xác định trách nhiệm của đơn vị, bộ phận, cá nhân đối với hoạt động kinh tế tài chính, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hoạt động kinh tế tài chính, phân loại hoạt động kinh tế theo đối tượng để ghi sổ kế toán đúng đắn và quản lý có hiệu quả. - Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển và tin học được ứng dụng rộng rãi trong kế toán, các chứng từ cần được xây dựng, thiết kế như một phương tiện ghi nhận, lưu giữ thông tin để sử dụng trong kế toán đảm bảo cho các phương tiện kỹ thuật tin học sử dụng trong kế toán có thể thực hiện thu nhận thông tin đã được ghi nhận, lưu giữ. b) Yêu cầu: Những yếu tố cơ bản của hoá đơn là những yếu tố bắt buộc mà bất cứ hoá đơn nào cũng phải có: - Tên gọi của chứng từ: Mọi hoá đơn chứng từ kế toán phản ánh trực tiếp các hoạt động kinh tế tài chính đều phải có tên gọi. Giúp cho việc phân loại, tổng hợp số liệu. - Ngày lập hoá đơn: phải ghi rõ ngày lập, số hiệu của hoá đơn, mã số thuế của đơn vị mua hàng. - Tên, địa chỉ, chữ ký và dấu ( nếu có) của đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan tới hoạt động kinh tế tài chính ghi trong hoá đơn. Phải có chữ ký của kế toán trưởng- người kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính, chữ ký của thủ trưởng đơn vị- người phê duyệt và đóng dấu của đơn vị. - Nội dung tóm tắt các hoạt động mua bán cần diễn đạt gọn, rõ ràng, chính xác. - Các đơn vị đo lường cần thiết: Mỗi loại hàng hoá cần sử dụng đơn vị đo lường thống nhất. - Ngoài ra một số hoá đơn có thêm yếu tố thời gian thanh toán, hình thức thanh toán, thuế... - Các yếu tố này cần bố trí, sắp xếp hợp lý, đảm bảo cho việc ghi chép thuận tiện. c) Nội dung: - Nội dung của hoá đơn thể hiện ý nghĩa tính hợp pháp, hợp lý của hoạt động kinh tế tài chính, bởi vậy cần diễn đạt gọn, rõ ràng, chính xác giúp cho việc kiểm tra, thanh tra nội dung hoạt động kinh tế tài chính và ghi sổ kế toán hoạt động đó được đúng đắn. d) Phương pháp ghi chép. Hoá đơn GTGT gồm 3 liên: + Liên 1: Lưu tại cuống + Liên 2: Giao khách hàng + Liên 3: Lưu tại cuống( cuối tháng bỏ ra lưu theo chứng từ đã xuất). Biểu hoá đơn GTGT gồm 6 cột: + Cột 1: Ghi số thứ tự + Cột 2: Ghi tên hàng hoá, dịch vụ. + Cột 3: Ghi đơn vị tính. + Cột 4: Ghi số lượng + Cột 5: Ghi đơn giá + Cột 6: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá. - Cộng tiền hàng: Cộng dọc Cột 6. Ghi rõ mức thuế suất GTGT... %. Mức phí xăng dầu( nếu là hoá đơn mua dầu). - Tổng tiền thanh toán = Cộng tiền hàng + Thuế suất GTGT + Phí xăng dầu ( nếu có) - Ghi rõ tổng số tiền bằng chữ. e) Công việc của nhân viên kế toán: - Hạch toán ban đầu có thể do nhân viên kế toán hoặc những người có liên quan đến quá trình hoạt động kinh tế tài chính thực hiện. Các chứng từ liên quan đến quá trình hoạt động của đơn vị nảy sinh ở những thời điểm khác nhau, thời gian khác nhau đều phải được tập trung về bộ phận của kế toán của đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ để sử lý và sử dụng trong công tác kế toán, công tác quản lý. Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ theo số liên quy định và bộ phận kế toán đơn vị thực hiện các công việc sau: - Kiểm tra chứng từ. Khi nhận được chứng từ kế toán thực hiện kiểm tra các nội dung: tính hợp pháp, hợp lệ của hoạt động kinh tế ghi trong chứng từ, tính rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực của các yếu tố. Những chứng từ không đảm bảo phải báo ngay cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị để xử lý kịp thời. Những chứng từ đảm bảo không vi phạm mới sử dụng để ghi số kế toán. - Tập hợp, phân loại chứng từ phục vụ ghi sổ kế toán. - Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần được tổ chức luân chuyển đến các bộ phận, đơn vị, cá nhân có liên quan phục vụ việc ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế. Việc luân chuyển cần tuân thủ những quy định của kế toán trưởng về thứ tự và thời gian. - Bảo quản và lưu trữ chứng từ: Sau khi sử dụng, chứng từ cần được bảo quản và lưu trữ theo quy định mà nhà nước đã ban hành tránh gây hư hỏng, mất mát, đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lại, phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra. Trường hợp sảy ra mất mát phải báo cáo thủ trưởng, kế toán trưởng. - Sau đó kế toán hạch toán các chứng từ trên theo từng loại chi phí. -Tổng số tiền thanh toán trên hoá đơn sẽ vào bên Có của sổ chi tiết thanh toán với người bán( khi chưa trả tiền hoặc mới trả được một ít). Với trường hợp đã thanh toán thì vào sổ nhật ký tiền mặt. VD: Ngày 6 tháng 7 năm 2006 Công ty Cổ phần XDGT 18 mua xi măng PCB 30. HOÁ ĐƠN GTGT (Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 06 tháng 03 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT- 01 Ký hiệu: AA/ 2003- T Số: 047601 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng. Địa chỉ: Cửa hàng 88 Linh Đàm. Tài khoản: MST: 5100100046. Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18. Địa chỉ: Cụm 10- Pháp Vân- Hoàng Liệt- Hoàng Mai- Hà Nội. Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0109093258. STT Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 * 2 1, Xi măng bao PCB 30 Tấn 33 668.128, 22.050.006, Cộng tiền hàng: 22.050.006, Thuế GTGT 10%: 2.204.994, Tổng số tiền thanh toán: 24.255.000, (Bằng chữ: Hai mươi bốn triệu Hai trăm năm mươi lăm nghìn đồng./.) Người mua hàng Kế toán Thủ trưởng đơn vị. (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) HOÁ ĐƠN GTGT (Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 06 tháng 03 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT- 01 Ký hiệu: AA/ 2003- T Số: 0056057 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng. Địa chỉ: Cửa hàng 88 Linh Đàm. Tài khoản: MST: 5100100046. Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18. Địa chỉ: Cụm 10- Pháp Vân- Hoàng Liệt- Hoàng Mai- Hà Nội. Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0109093258. STT Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 * 2 1, Xi măng bao PCB 30 Tấn 6 668.128, 4.145.454, Cộng tiền hàng 4.145.454, Thuế GTGT 10%: 414.546, Tổng số tiền t.toán: 4.560.000, (Bằng chữ: Bốn triệu năm trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn./.) Người mua hàng Kế toán Thủ trưởng đơn vị. (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) 2, Phiếu nhập kho. a). Mục đích: - Phiếu nhập kho phản ánh trực tiếp hoạt động kinh tế tài chính xảy ra, sao chụp lại nguyên vẹn hoạt động kinh tế tài chính đó. Nó là cơ sở để ghi chép, tính toán số liệu, tài liệu ghi sổ kế toán thông tin kinh tế và kiểm tra, quản lý các hoạt động kinh tế tài chính. - Lập phiếu nhập kho để xác định số lượng, chất lượng, giá cả của vật tư mua vào thực tế nhập kho, để ghi vào thẻ kho, thanh toán tiền hàng. b) Yêu cầu: - Ghi đầy đủ tên người nhập, ngày nhập, tên vật tư, số lượng, đơn giá , thành tiền. Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra, thanh tra tính trung thực, tính hiệu quả về mặt thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. - Tên, địa chỉ, chữ ký và dấu ( nếu có) của đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan. Bắt buộc phải có chữ ký của của người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị và đóng dấu của đơn vị. c) Nội dung: - Phiếu nhập kho được dùng để tổng hợp tài liệu từ các chứng từ gốc cùng loại, phục vụ việc ghi sổ kế toán được thuận lợi. Cần phải kèm theo các chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kế toán, thông tin kinh tế, quản lý. d) Phương pháp ghi chép: - Phiếu nhập kho đươc ghi thành 3 liên cụ thể như sau: + Liên 1: Lưu tại phòng tài vụ. + Liên 2: Giao cho nhân viên vật tư. + Liên 3: Giao cho thủ kho giữ. - Biểu phiếu nhập kho gồm 8 cột: + Cột A: Ghi số thứ tự. + Cột B: Ghi tên vật liệu, Công cụ dụng cụ sản phẩm hàng hoá. + Cột C: Mã số vật liệu. + Cột D: Đơn vị tính. + Cột 1 : Số lượng theo chứng từ( hoá đơn hoặc lệnh nhập). + Cột 2 : Ghi số lượng thực nhập vào kho. + Cột 3 : Đơn giá( giá hạch toán hoặc giá hoá đơn). + Cột 4 : Thành tiền = Số lượng thực nhập * Đơn giá. - Dòng tổng cộng: Cộng dọc Cột 4. Ghi tổng số tiền của các loại vật tư. - Ghi rõ tổng số tiền bằng chữ trên phiếu nhập kho. - Căn cứ phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 152 Có TK111, 112, 331... e) Công việc của nhân viên kế toán. - Nếu chấp nhận mua thì kế toán vật liệu ở phòng tài vụ sẽ nhập phiếu nhập kho cùng hoá đơn mua hàng xuống kho giao cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho và tình hình thực tế vật tư. Sau khi tiến hành kiểm nhận số lượng thủ kho sẽ ghi vào cột thực nhập co cả 3 liên của phiếu nhập kho và cùng người giao hàng ký tên vào 3 liên của phiếu nhập kho. - Sau khi ghi vào thẻ kho thủ kho sẽ chuyển vào phòng tài vụ Công ty để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho ghi vào thẻ kho và chỉ theo dõi chỉ tiêu, số lượng về nhập, xuất, tồn kho từng loại vật liệu mà không theo dõi về giá trị của vật liệu. - Dựa vào số lượng và đơn giá ở Cột 1 và Cột 2 trong hoá đơn GTGT kế toán ghi vào Cột 1,2,3 trong phiếu nhập kho để theo dõi quá trình mua hàng và tiêu thụ hàng hoá trong kỳ.Từ đó làm căn cứ để ghi vào thẻ kho. Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18 Bộ phận: Mẫu số: 01- VT. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 09 tháng 03 năm 2006 Số: 23/ 03 Họ tên người giao hàng: Hoàng Văn Lực. Theo HĐ số 0056057 ngày 09 tháng 03 năm 2006 của. Nhập tại kho: Kho vật tư số 1. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1, Xi măng bao PCB 30 B30 Tấn 6 6 668.128 4.145.454, Cộng 4.145.454, Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Bốn triệu một trăm bốn muơi lăm nghìn bốn trăm bốn muơi lăm./. Số chứng từ gốc kèm theo: 01. Ngày 09 tháng 03 năm 2006. Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18 Bộ phận: Mẫu số: 01- VT. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 06 tháng 03 năm 2006 Số: 22/ 03 Họ tên người giao hàng: Hoàng Văn Lực. Theo HĐ số 047601 ngày 06 tháng 03 năm 2006 của. Nhập tại kho: Kho vật tư số 1. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1, Xi măng bao PCB 30 B30 Tấn 33 33 668.128 22.050.006, Cộng 22.050.006, Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Hai mươi hai triệu khong trăm năm mươi nghìn không trăm linh sáu đồng./. Số chứng từ gốc kèm theo: 01. Ngày 06 tháng 03 năm 2006. Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng 3, Phiếu xuất kho. a) Mục đích: - Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ dụng cụ sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. b) Yêu cầu: - Ghi đầy đủ các khoản theo quy định như người nhận hàng, đơn vị, lý do xuất kho. Số lượng, đơn giá, thành tiền. - Ký và ghi rõ họ tên của người lập phiếu, người nhận phiếu, người nhận hàng, thủ kho, kế toán trưởng, giám đốc. c) Nội dung: - Trong quá trình thi công kế toán công trường căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật liệu, làm thủ tục xuất kho vật liệu sử dụng cho thi công căn cứ vào chứng từ xuất kho kế toán vào sổ chi tiết vật liệu. d) Phương pháp ghi chép: - Góc bên trái của phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị( hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho, phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng. - Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên đơn vị bộ phận, số và ngày, tháng năm lập phiếu, lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. - Cột A,B,C,D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hoá. - Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người( bộ phận) sử dụng. - Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu) - Cột 3: Kế toán ghi đơn giá. - Cột 4: Tính giá thành tiền của từng loại vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho ( Cột 4 = Cột 2 * Cột 3). - Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, hàng hoá công cụ dụng cụ thực tế đã xuất kho. - Dòng “ tổng số tiền bằng chữ”: Ghi tổng số tiền bằng chữ trên phiếu xuất kho. e) Công việc của nhân viên kế toán. - Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập thành 3 liên( đặt giấy than viết 1 lần) . Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho Giám đốc hoặc người uỷ quyền duyệt( ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thu kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho( ghi rõ họ tên). + Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu. + Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán. + Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. - Dựa vào phiếu xuất kế toán ghi số liệu ở Cột 2 vào Cột 2 của thẻ kho cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá. Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18 Bộ phận: Mẫu số: 02- VT. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 07 tháng 03 năm 2006 Số: 15/ 03 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Cảnh Hậu. Địa chỉ: Đội xây dựng công trình số 2 Lý do xuất kho: xuất cho đội xây dựng công trình số 2 Xuất tại kho: Kho vật tư số 1. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1, Xi măng bao PCB 30 B30 Tấn 30 30 668.128, 20.043.840, Cộng 20.043.840, Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Hai mươi triệu không trăm bốn mươi ba nghìn tám trăm bốn mươi đồng./. Số chứng từ gốc kèm theo: 02. Ngày 07 tháng 03 năm 2006. Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18 Bộ phận: Mẫu số: 02- VT. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 09 tháng 03 năm 2006 Số: 16/ 03 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Cảnh Hậu. Đia chỉ: Đội xây dựng công trình số 2. Theo HĐ số 047601 ngày 06 tháng 03 năm 2006 của. Xuất tại kho: Kho vật tư số 1. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1, Xi măng bao PCB 30 B30 Tấn 9 9 Cộng Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo: 01. Ngày 09 tháng 03 năm 2006. Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc 4, Thẻ kho. a) Mục đích: - Theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ NVL, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá ở từng kho. Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. b) Yêu cầu: _ Thẻ kho là sổ tờ rơi. Nếu đóng thành quyển thì gọi là “ sổ kho”. Thẻ tờ rơi sau khi dùng xong phải đóng thành quyển. “ Sổ kho” hoặc “ thẻ kho” sau khi đóng thành quyển phải có chữ ký của Giám Đốc. c) Nội dung: - Mỗi thẻ kho dùng cho một loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. d) Phương pháp ghi sổ: - Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. - Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính số tồn kho. + Cột A: Ghi số thứ tự. + Cột B: Ghi ngày tháng của phiếu nhập kho, xuất kho. + Cột C, D: Ghi số hiệu của phiếu nhập kho hoặc xuất kho. + Cột E: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Cột F: Ghi ngày nhập, xuất kho. + Cột 1: Ghi số lượng nhập kho. + Cột 2: Ghi số lượng xuất kho. + Cột 3: Ghi số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày. e) Công việc của nhân viên kế toán: - Theo định kỳ, nhân ciên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho( Cột G). - Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê theo chế độ quy định. - Kế toán dựa vào phiếu nhập, phiếu xuất để vào thẻ kho. Nhập số liệu vào thẻ kho chỉ nhập phần số lượng. - Kế toán lấy số liệu ở ( Cột 2) trên phiếu nhập điền vào ( Cột 1) trên thẻ kho và lấy số liệu ở ( Cột 2) trên phiếu xuất điền vào ( Cột 2) trên thẻ kho. Trên thẻ kho ghi rõ số lượng tồn cuối ngày. - Sau đó dựa vào số lượng ghi trong thẻ kho để vào sổ chi tiết vật liệu. ( Cột 1) và ( Cột 2) trên thẻ kho sẽ lần lượt được vào ( Cột 2) và ( Cột 4) trên sổ chi tiết vật liệu. Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18 Địa chỉ: Mẫu số:S12- DN THẺ KHO ( SỔ KHO) Ngày lập thẻ: 06 tháng 03 Tở số: 10 Tên, nhãn hệu, quy cách vật tư: Xi măng PCB 30 Đơn vị tính: tấn Mã số: B30 STT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 1 06/03/04 22/3 Mua xi măng 33 33 2 07/03/04 15/3 Xuất xi măng 30 3 3 09/03/04 23/3 Mua xi măng 6 4 09/03/04 16/3 Xuất xi măng 9 0 5 10/03/04 24/3 Mua xi măng 20 6 10/03/04 25/3 Mua xi măng 5 25 7 15/03/04 17/3 Xuất xi măng 2 23 8 16/03/04 26/3 Mua xi măng 5 28 Cộng cuối kỳ - Sổ này có 59 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 59. - Ngày mở sổ: Ngày 30 tháng 03 năm 2006. Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18 Địa chỉ: Mẫu số:S12- DN THẺ KHO ( SỔ KHO) Ngày lập thẻ: 06 tháng 03 Tở số: 11 Tên, nhãn hệu, quy cách vật tư: Xi măng PCB 30 Đơn vị tính: tấn Mã số: B30 STT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 9 20/03/04 27/3 Mua xi măng 12 40 10 21/03/04 18/3 Xuất xi măng 15 25 11 24/03/04 28/3 Mua xi măng 60 85 12 28/03/04 19/3 Xuất xi măng 20 65 13 30/03/04 20/3 Xuất xi măng 65 0 Cộng cuối kỳ 141 141 0 - Sổ này có 59 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 59. - Ngày mở sổ: Ngày 30 tháng 03 năm 2006. Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc 5, Sổ chi tiết vật liệu. a) Mục đích: - Dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất và tồn kho cả về số lượng và giá trị của từng thứ nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá ở từng kho làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho. b) Yêu cầu: - Số liệu ghi vào các chỉ tiêu trong bảng chi tiết vật liệu phải chính xác, trung thực, đúng với thực tế tình hình hoạt động của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin kế toán. Từ đó giúp cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá đúng đắn tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị. c) Nội dung: - Sổ này được mở theo từng tài khoản( nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm hàng hoá: 152, 153, 155, 156) theo từng kho và theo từng thứ vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá. d) Phương pháp ghi chép: - Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá. - Cột C: Ghi diễn giải nội dung của chứng từ để ghi sổ. - Cột D: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng. - Cột 1: Ghi đơn giá( giá vốn) của 1 đơn vị vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập, xuất kho. - Cột 2: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá nhập kho. - Cột 3: Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho ghi giá trị( số tiền) vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá nhập kho( Cột 3 = Cột 1 * Cột 2) - Cột 4: ghi số lượng sản phẩm, dụng cụ, hàng hoá xuất kho. - Cột 5: Ghi giá trị vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho ( Cột 5 = Cột 1 * Cột 4). - Cột 6: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá tồn kho. - Cột 7: Ghi giá trị vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá tồn kho ( Cột 7 = Cột 1 * Cột 6) e) Công việc của nhân viên kế toán. - Kế toán tập hợp các số liệu trên các phiếu xuất, phiếu nhập để vào sổ chi tiết vât liệu. Kế toán phải kiểm tra kỹ và đối chiếu chính xác số liệu với thẻ kho của thủ kho về số lượng xuất, nhập tồn rồi nhân ngược lại với giá. - Kế toán tập hợp sổ chi tiết vật liệu của tất cả các vật liệu sản phẩm, hàng hoá ( Vào sổ chi tiết từng loại). Từ đó làm căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết vật liệu các vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. - Kế toán lấy số liệu trên thẻ kho ( Cột 1 và Cột 2) lần lượt vào ( Cột 2), ( Cột 4) trên sổ chi tiết vật liệu. - Dựa vào đơn giá trên hoá đơn kế toán điền vào ( Cột 1) và nhân thành tiền ghi vào (Cột 3, cột 5) trên sổ chi tiết vật liệu. Kế toán ghi rõ số lượng và thành tiền tồn cuối ngày. - Từ sổ chi tiết vật liệu kế toán làm căn cứ để vào bảng tổng hợp chi tiết vật liệu các vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. - Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết chỉ lấy tổng số tiền từng loại vật liệu, hàng hoá trên sổ chi tiết vật liệu. 6, Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu: a) Mục đích: - Dùng để tổng hợp phần giá trị từ các trang sổ, thẻ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá nhằm đối chiếu với số liệu tài khoản 152, 153, 155, 156, 158 trên sổ cái hoặc nhật ký sổ cái. b) Yêu cầu: - Số liệu ghi vào các chỉ tiêu trong bảng và giữa các bảng tổng hợp cân đối kế toán có sự phù hợp đảm bảo mối quan hệ cân đối giữa các đối tượng kế toán. Yêu cầu này giúp cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán có thể kiểm tra tính chính xác, tính đúng đắn của thông tin kế toán. - Lập thêo đúng mẫu biểu đã ban hành, lập và gửi kịp thời, đúng thời hạn quy định. c) Nội dung: - Mỗi tài khoản vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá được lập một bảng riêng. Bảng này được lập vào cuối tháng, căn cứ vào số liệu dòng cộng trên sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá để lập. d) Phương pháp ghi chép: - Cột A: Ghi số thứ tự vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. - Cột B: Ghi tên, quy cách vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá( Mỗi thứ ghi một dò