Đề tài Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty sản xuất và dịch vụ xuất khẩu Nguyễn Hoàng – Nhà máy May Như Quỳnh

trỡnh mua nguyờn vật liệu mà theo thoả thuận cụng ty phải chịu. Tr? giỏ th?c t? NVL nh?p kho = Giỏ mua ghi trờn hoỏ don GTGT + Chi phớ thu mua - Cỏc kho?n gi?m tr? Trong dỳ: +Giỏ mua là giỏ khụng cỳ thu? GTGT +Chi phớ thu mua bao g?m cỏc kho?n chi phớ v?n chuy?n, b?c d?, chi phớ luu kho, luu búi,… +Cỏc kho?n gi?m tr?: là cỏc kho?n gi?m giỏ, chi?t kh?u thanh toỏn,… Vớ d?: Ngày 12/01/2007, Cụng ty mua 5.141, 1 một v?i màu Cofina A140 c?a Cụng ty D?t Vi?t Th?ng. Can c? vào hoỏ don GTGT s? 001787 và phi?u nh?p kho s? N14/1, don giỏ chua thu? c?a lụ hàng là 22.000 d /m, thu? GTGT 10%, chi phớ v?n chuy?n s? hàng này v? kho là 450.000d. Cụng ty dú thanh toỏn b?ng ti?n m?t. Nhu v?y, giỏ th?c t? c?a 5.141, 1 một v?i nh?p kho là 5.141,1 x 22.000 + 450.000 = 113.554.200 d Nhỡn chung, việc xỏc đinh trị giỏ nhập kho vật liệu tại Cụng ty khỏ đơn giản. Toàn bộ giỏ mua và chi phớ liờn quan trực tiếp đến quỏ trỡnh mua vật liệu đều được tớnh vào trị giỏ nhập kho. Tuy nhiờn, đối với một số nguyờn vật liệu khụng lớn, thường là vật liệu phụ do cụng ty tự vận chuyển, bảo quản thỡ giỏ thực tế vật liệu nhập kho vẫn chỉ bao gồm giỏ ghi trờn hoỏ đơn chưa cú thuế GTGT đầu vào, cũn mọi chi phớ liờn quan đến quỏ trỡnh vận chuyển, bảo quản vật liệu, cụng ty khụng tớnh thẳng vào trị giỏ vật liệu nhập kho mà hạch toỏn thẳng vào chi phớ dịch vụ mua ngoài (TK6277). *Đối với nguyờn vật liệu xuất sử dụng khụng hết nhập lại kho: Khi định mức về số lượng nguyờn vật liệu mà Cụng ty giao lớn hơn định mức mà cỏc phõn xưởng thực hiện thỡ trị giỏ thực tế được xỏc định theo giỏ ước tớnh. Đến cuối thỏng, khi tớnh được giỏ nguyờn vật liệu xuất kho theo giỏ bỡnh quõn cả kỳ dự trữ thỡ kế toỏn tiến hành tớnh giỏ thực tế, đồng thời điều chỉnh giỏ ước tớnh theo giỏ thực tế. *Đối với phế liệu thu hồi: Cụng ty xỏc định giỏ trị thực tế của nguyờn vật liệu thu hồi theo giỏ ước tớnh. II.3.2. Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu xuất kho Trong một kỳ kế toỏn, khối lượng nguyờn vật liệu xuất kho khụng lớn nhưng lại chia làm nhiều lần khỏc nhau. Vỡ vậy, để giảm nhẹ khối lượng cụng việc tớnh toỏn và tăng cường cụng tỏc kiểm tra của kế toỏn trong khõu thu mua, bảo quản cũng như để thuận tiện cho việc hạch toỏn, Cụng ty đó sử dụng tỷ giỏ thực tế bỡnh quõn gia quyền để tớnh giỏ cho tất cả cỏc loại nguyờn vật liệu xuất kho. Giỏ đơn vị bỡnh quõn cả kỳ dự trữ thường được xỏc định vào cuối thỏng. Hàng ngày, khi xuất kho nguyờn vật liệu phục vụ cho sản xuất, kế toỏn khụng phản ỏnh giỏ trị của chỳng. Đến cuối thỏng, kế toỏn căn cứ vào số lượng và trị giỏ nguyờn vật liệu tồn đầu thỏng và nhập trong thỏng để tớnh ra đơn giỏ bỡnh quõn theo cụng thức: Đơn giỏ mua NVL thực tế bỡnh quõn = Trị giỏ thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giỏ thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Sau đú, trị giỏ thực tế của NVL xuất kho được tớnh: Trị giỏ vốn thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giỏ mua bỡnh quõn Vớ dụ: Đối với loại vải bũ LL7108Đ /103 mà Cụng ty hiện cú đầu thỏng 3/2007 là 2.180 m, trị giỏ 65.400.000đ. Trong thỏng, Cụng ty đó mua thờm 2.123, 5 m với đơn giỏ là 30.455đ/m. Do đú, đơn giỏ bỡnh quõn của loại vải bũ LL7108 /103 thỏng 3/2007 là: 65.400.000 + (2.123,5 x 30.455) = 30.225 (đ/m) 2.180 + 2.123,5 Trong thỏng, Cụng ty đó xuất 4.303 m vải loại này cho sản xuất. Như vậy, trị giỏ thực tế vải bũ xuất thỏng 3/2007 là: 4.303 x 30.225 = 130.058.175 đ Tương tự như vậy, kế toỏn sẽ tớnh được trị giỏ xuất kho của toàn bộ nguyờn vật liệu xuất dựng trong thỏng theo cụng thức như trờn. II.4. Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại Cụng ty Nguyễn Hoàng Hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu ở nhà mỏy là cụng việc kết hợp giữa thủ kho và phũng kế toỏn nhằm mục đớch theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh hiện cú và sự biến động của nguyờn vật liệu. II.4.1. Chứng từ kế toỏn sử dụng Mọi trường hợp tăng, giảm nguyờn vật liệu tại Cụng ty đều phải được xỏc định bằng một hệ thống đầy đủ cỏc thủ tục, chứng từ. Chớnh những chứng từ kế toỏn này sẽ làm cơ sở để ghi vào sổ kế toỏn. Cỏc chứng từ được sử dụng trong kế toỏn chi tiết vật liệu bao gồm: +Phiếu đề nghị mua vật tư +Hoỏ đơn GTGT +Biờn bản kiểm nghiệm nhập kho +Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho +Sổ chi tiết nguyờn vật liệu (chớnh, phụ) +Thẻ kho +Định mức nguyờn vật liệu II.4.2. Thủ tục nhập – xuất kho nguyờn vật liệu *Thủ tục nhập kho nguyờn vật liệu Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và định mức tiờu hao do phũng Kế hoạch vật tư đưa ra, phũng XNK sẽ tớnh ra được nhu cầu sử dụng nguyờn vật liệu để sản xuất ra khối lượng sản phẩm dự tớnh trong kỳ tới. Tiếp đú, phũng XNK tỡm ra phương ỏn giỏ và lập “Phiếu yờu cầu”. Với sự đồng ý của Giỏm đốc hoặc Phú Giỏm đốc, phũng kế hoạch vật tư sẽ đi mua hoặc ký hợp đồng mua bỏn nguyờn vật liệu theo thời hạn nhất định đỏp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất, trỏnh tỡnh trạng bị giỏn đoạn hay ngừng trệ. Khi cú hoỏ đơn GTGT, phũng kế hoạch vật tư kiểm tra và lập phiếu nhập kho thành 3 liờn (Một liờn giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, một liờn giao cho cỏn bộ cung ứng giữ, một liờn giao cho kế toỏn giữ cựng hoỏ đơn GTGT để làm căn cứ ghi vào sổ kế toỏn). Nguyờn vật liệu khi về đến Cụng ty sẽ được đưa về bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng và lập “Biờn bản kiểm nghiệm nhập kho”. Sau đú, chỳng được đưa về kho để làm thủ tục nhập kho. Tại kho, thủ kho tiến hành nhập nguyờn vật liệu và viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhập. Đồng thời, căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho và chuyển lờn cho phũng kế toỏn. Trường hợp kiểm nhận thừa, thiếu, khụng đỳng phẩm chất, quy cỏch ghi trờn chứng từ thỡ thủ kho phải bỏo cho phũng kế toỏn hoặc phũng XNK, đồng thời cựng người giao hàng lập biờn bản để kế toỏn cú chứng từ làm căn cứ ghi sổ. Vớ dụ: Ngày 12/01/2007 căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm ỏo sơ mi trẻ em mó 15130, phũng XNK đó viết đơn đề nghị mua vật tư để phục vụ cho sản xuất. Đến ngày 14/01/2007, thủ tục nhập kho được tiến hành căn cứ vào cỏc chứng từ như: Hoỏ đơn GTGT, biờn bản kiểm nghiệm nhập kho, phiếu nhập kho HOÁ ĐƠN GTGT Liờn 2: Giao khỏch hàng Ngày 12 thỏng 01 năm 2007 A86/2007 Ký hiệu: AA/2005-T-VT Số HĐ: 001787 Cụng ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng BM 09 – 03 Nhà mỏy May Như Quỳnh BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM NHẬP KHO Ngày cú hiệu lực: 15/05/2004 Ngày 14 thỏng 01 năm 2007 Việt Thắng nhập hàng Mó hàng: ASM. 15130 Khỏch hàng: KICO Số hợp đồng:............ Nhúm kiểm nhận hàng gồm: 1- ụng (bà): Trần Thị Hoa Nhõn viờn phũng Kế hoạch 2- ụng (bà): Nguyễn Thị Ngõn Nhõn viờn phũng KCS 3- ụng (bà): Đặng Thị Nhõm Phụ kho Số lượng cụ thể như sau: STT Tờn, chủng loại Mó VT Đơn vị tớnh Số lượng nhập Số lượng thực nhập Thừa (+) Thiếu (-) Nguyờn nhõn 1 Vải Cofina màu A140 1VCFN Một 5.141,10 5.141,10 0 Chỳng tụi xỏc nhận số lượng trờn là hoàn toàn chớnh xỏc Nhõn viờn P. Kế hoạch Nhõn viờn P. KCS Phụ kho Thủ kho Trần Thị Hoa Nguyễn Thị Ngõn Đặng Thị Nhõm Nghiờm Tựng Nhà mỏy May Như Quỳnh Ban hành ngày 30/09/02 PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – VT Ngày 14 thỏng 01 năm 2007 Số N14 /1 Nợ TK: 1521, 1331 Cú TK: 331 Họ tờn người giao hàng: Hoàng Võn Anh Theo HĐ số 001787 ngày 12/01/2007 của Cty Dệt Việt Thắng Nhập tại kho: Kho Cụng ty TT Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư Mó VT ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Vải Cofina màu A140 1VCFN Một 5.141,1 5.141,1 22.000 113.104.200 Cộng 113,104,200 Nhập ngày 14 thỏng 01 năm 2007 Kế toỏn trưởng Người lập biểu Người giao hàng Thủ kho Tụn Nữ B. Hiờn Quỳnh Anh HoàngVõn Anh Nghiờm Tựng Riờng trường hợp nhập kho nguyờn vật liệu do khỏch hàng mang đến thuờ gia cụng, trờn phiếu nhập kho kế toỏn chỉ phản ỏnh số lượng nguyờn vật liệu mà khụng phản ỏnh giỏ trị của chỳng. *Thủ tục xuất kho nguyờn vật liệu Theo kế hoạch sản xuất của cỏc đơn đặt hàng, phũng kỹ thuật sẽ lập định mức vật tư tiờu hao cho một sản phẩm. Khi đú, phũng kế hoạch vật tư sẽ căn cứ vào định mức tiờu hao trờn để tớnh và lập phiếu xuất kho nguyờn vật liệu. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liờn: 1 liờn lưu ở cuống phiếu, 1 liờn lưu để ghi sổ kế toỏn, 1 liờn do thủ kho giữ để tiến hành xuất kho và ghi vào thẻ kho. Phiếu xuất kho được lập một hay nhiều lần khỏc nhau và mỗi lần xuất sẽ lập một phiếu xuất kho. Căn cứ vào cỏc chứng từ hợp lệ, thủ kho tiến hành xuất nguyờn vật liệu và viết phiếu xuất kho theo số lượng thực xuất. Đồng thời, căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho và chuyển lờn cho phũng kế toỏn. Do đơn giỏ nguyờn vật liệu xuất dựng Cụng ty tớnh theo phương phỏp bỡnh quõn cả kỳ dự trữ nờn hàng ngày, khi làm thủ tục xuất kho nguyờn vật liệu, kế toỏn chỉ phản ỏnh số lượng của chỳng trờn phiếu xuất kho. Đến cuối thỏng, căn cứ vào số lượng nguyờn vật liệu tồn đầu thỏng, nhập trong thỏng, xuất trong thỏng và tồn cuối thỏng, kế toỏn mới tiến hành tớnh đơn giỏ xuất cho cả thỏng theo từng loại nguyờn vật liệu Vớ dụ: Ngày 16/01/2007 với định mức tiờu hao nguyờn vật liệu dựng để sản xuất ỏo sơ mi trẻ em với số lượng theo kế hoạch là 2.200 bộ do phũng kỹ thuật lập ra, phũng kế hoạch sẽ lập phiếu xuất kho yờu cầu xuất 1.120 một vải Cofina Việt Thắng phục vụ cho việc sản xuất. Thủ kho căn cứ vào đú để xuất kho vải Cofina và điền vào cột “Thực xuất”. Ta cú phiếu xuất kho số X16 /01 như sau: Cụng ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng BM 09 – 05 Nhà mỏy May Như Quỳnh Ban hành ngày 30/09/02 Mẫu số: 02 – VT PHIẾU XUẤT KHO Số X16 /01 Ngày 16 thỏng 01 năm 2007 Nợ TK: 621 Cú TK:1521 Họ tờn người nhận hàng: Đào Thị Huyền Bộ phận: Sản xuất Lý do xuất kho: SX sản phẩm Xuất tại kho: Kho Cụng ty TT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch vật tư Mó VT Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Yờu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Vải Cofina màu A140 ( # hồng) 1VCFN Một 1,120 1,120 - - Cộng 1,120 1,120 Xuất ngày 16 thỏng 01 năm 2007 Kế toỏn trưởng Người nhận Thủ kho Người lập biểu Tụn Nữ B. Hiờn Đào Thị Huyền Nghiờm Tựng Quỳnh Anh II.4.3. Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại Cụng ty Như đó trỡnh bày, Cụng ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo phương phỏp ghi thẻ song song. Cụ thể: Quy trỡnh hạch toỏn chi tiết NVL tại Cụng ty Thẻ kho Chứng từ xuất kho Chứng từ nhập kho Sổ chi tiết nguyờn vật liệu Bảng tổng hợp Nhập -Xuất-Tồn Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Kiểm tra, đối chiếu Ghi cuối thỏng Trờn cơ sở cỏc chứng từ phỏt sinh thỡ cụng tỏc hạch toỏn, ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh sẽ được tiến hành như sau: Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chộp hàng ngày tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyờn vật liệu theo chỉ tiờu số lượng. (Thẻ kho được kế toỏn lập từ đầu thỏng và chuyển xuống cho thủ kho dựng để ghi chộp sự biến động về từng loại nguyờn vật liệu). Thẻ này được lập cho từng loại nguyờn vật liệu và mỗi loại được ghi vào một tờ thẻ kho hoặc một số tờ liờn tiếp. Mỗi chứng từ được ghi vào một dũng trờn thẻ kho. Hàng ngày, sau khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho nguyờn vật liệu, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nhập, xuất. Sau đú, thủ kho ghi vào thẻ kho theo từng cột nhập, xuất về mặt số lượng (ghi theo số thực nhập, thực xuất) và tớnh ngay ra số tồn kho cho từng thứ nguyờn vật liệu hàng ngày. Số tồn được ghi trờn cột “Tồn” của thẻ kho. Định kỳ, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ và thẻ kho cho kế toỏn để đối chiếu và ghi sổ. Đồng thời, thủ kho phải thường xuyờn đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trờn thẻ kho. Vớ dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số N14 /1 ngày 14/01/2007 và phiếu xuất kho số X16 /1 ngày 16/01/2007, thủ kho sẽ tiến hành ghi vào thẻ kho như sau: THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2007 Tờ số: 01 Tờn, nhón hiệu, quy cỏch vật tư: Vải Cofina màu A140 Mó hàng:1VCFN Đơn vị tớnh: một (m) STT Chứng từ Diễn giải Ngày Nhập, Xuất Số lượng Ký xỏc nhận kế toỏn Số hiệu NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 2 3 4 5 X06/1 N14/1 X16/1 X18/1 N23/1 07/1 14/1 16/1 19/1 26/1 Tồn đầu thỏng Xuất kho Nhập kho Xuất kho Xuất kho Nhập kho 07/01 14/01 16/01 19/01 28/01 5.141,1 2.570 700 1.120 3.400 1.410 710 5.851,1 4.731,1 1.331,1 3.901,1 Cộng 7.711,1 5.220 3.901,1 Tồn cuối thỏng 3.901,1 Người lập Thủ kho Tại phũng kế toỏn: Định kỳ, căn cứ vào cỏc chứng từ gốc (phiếu nhập, xuất kho, hoỏ đơn GTGT, ...) do thủ kho và phũng kế hoạch chuyển sang, sau khi kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp của chứng từ, kế toỏn sẽ nhập mó nguyờn vật liệu vào mỏy tớnh đó được lập trỡnh sẵn dựa trờn Sổ danh điểm vật tư. Tiếp đú mỏy tớnh sẽ đưa ra màn hỡnh mẫu “Sổ chi tiết vật liệu” và kế toỏn sẽ nhập số lượng và giỏ trị theo từng cột nhập, xuất. Mẫu sổ này được mở cho từng loại nguyờn vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. -Đối với nguyờn vật liệu nhận gia cụng chế biến, kế toỏn ghi sổ chi tiết theo số lượng (nhập, xuất, tồn) -Đối với nguyờn vật liệu mua ngoài: +Khi nhập kho: kế toỏn ghi sổ chi tiết theo số lượng và giỏ trị +Khi xuất kho: kế toỏn chỉ ghi sổ theo số lượng xuất, tồn. Cuối thỏng, sau khi tớnh ra đơn giỏ xuất thỡ kế toỏn mới phản ỏnh vào cột tổng trị giỏ nguyờn vật liệu xuất kho. Vớ dụ: Với phiếu nhập kho số N14 /1 ngày 14/01/2007, phiếu chi số 12 và phiếu xuất kho số X16 /1 ngày 16/01/2007 của loại vải Cofina màu A140 kế toỏn sẽ mở hệ thống sổ chi tiết. Sau đú nhập mó 1VCFN vào mỏy tớnh, mỏy tớnh sẽ đưa ra sổ chi tiết nguyờn vật liệu loại vải Cofina màu A140. Tiếp đú, kế toỏn tiến hành nhập cỏc dữ kiệu; ngày thỏng; số chứng từ; số lượng và đơn giỏ nhập, số lượng xuất. Với cụng thức đó được lập trỡnh sẵn trong mỏy (Thành tiền = số lương x đơn giỏ; Số lượng tồn kho = Số lượng nhập kho – Số lượng xuất kho), mỏy tớnh sẽ đưa ra kết quả trờn cột thành tiền và cột ‘Số lượng tồn” cuối ngày trờn sổ chi tiết (trang bờn) Nhỡn chung toàn bộ cỏc loại nguyờn vật liệu trong kho của Cụng ty đều được theo dừi chi tiết trờn từng trang sổ riờng biệt. Cụng việc ghi chộp, phản ỏnh nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra đều đặn, giỳp cho kế toỏn theo dừi kịp thời tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn của từng loại nguyờn vật liệu. Cụng ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng SỔ CHI TIẾT NGUYấN VẬT LIỆU Thỏng 1 năm 2007 Tờn, quy cỏch vật liệu: Vải Cofina màu A140 Mó hàng: 1VCFN Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL (m) Đơn giỏ (đ) Thành tiền (đđ) SL (m) Đơn giỏ (đ) Thành tiền (đ) SL (m) Thành tiền (đ) 01/1 Tồn đầu thỏng 1.410 31.020.000 09/1 X04/1 Xuất cho SX 621.1 700 21.388,8 14.972.160 710 16.047.840 14/1 N14/1 PC12 Nhập kho Chi phớ v /c 331 111 5.141,1 22.000 113.104.200 450.000 5.851,1 129.602.040 16/1 X16/1 Xuất cho SX 621.1 1.120 21.388,8 23.955.456 4.731,1 105.646.584 19/1 X18/1 Xuất cho SX 621.1 3.400 21.388,8 72.721.920 1.331,1 32.924.664 28/1 N23/1 PC 18 Nhập kho Chi phớ /c 331 111 2.570 19.500 50.115.000 400.000 3.901,1 83.439.664 Cộng 7.711,1 164.069.200 5.220 21.388,8 111.649.536 3.901,1 83.439.664 Tồn cuối thỏng 3.901,1 83.439.664 Ngày 31 thỏng 01 năm 2007 Người lập Kế toỏn trưởng Cuối thỏng, căn cứ vào sổ chi tiết, kế toỏn vật liệu sẽ lập “Bỏo cỏo Nhập - Xuất -Tồn”. Bỏo cỏo này được lập cho toàn bộ cỏc loại nguyờn vật liệu trong kho. Mỗi loại nguyờn vật liệu được lập trờn một dũng bỏo cỏo. Vớ dụ: Căn cứ vào tổng số lượng và giỏ trị Vải Cofina màu A140 tồn đầu thỏng 01/2007 và nhập trong thỏng trờn sổ chi tiết, kế toỏn vật tư sẽ tớnh: (31.020.000 + 113.104.200 + 450.000 + 50.515.000 + 400.000 ) (1.410 + 5.141,1 + 2.570 ) = Đơn giỏ BQ Vải Cofina màu A140 = 21.388,8 (đđ/m ) Tiếp đú, kế toỏn nhập đơn giỏ xuất kho vừa tớnh được trờn từng phiếu xuất kho để tớnh ra trị giỏ xuất kho. Tiếp đú, kế toỏn sẽ nhập đơn giỏ vào cột “Đơn giỏ xuất” trờn sổ chi tiết NVL để tớnh ra cột “Thành tiền xuất” và thành tiền trờn cột “Tồn”. Ta cú: +Tổng giỏ trị Vải Cofina màu A140 xuất kho trong thỏng là 5.220 x 21.388,8 = 111.649.536 đ +Tổng trị giỏ Vải Cofina màu A140 tồn kho thỏng 01/2007 là: 31.020.000 + 164.069.200 – 111.649.536 = 83.439.664 đ Sau khi hoàn thành đầy đủ số liệu trờn sổ chi tiết, kế toỏn sẽ lập “ Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn” thỏng 01/2007 của tất cả cỏc loại nguyờn vật liệu cú trong kho Cụng ty để đối chiếu với sổ cỏi cỏc tài khoản cú liờn quan. Mỗi loại nguyờn vật liệu được ghi trờn một dũng. Căn cứ vào số liệu dũng “tổng cộng” trờn Sổ chi tiết từng loại vật liệu, kế toỏn sẽ nhập vào bảng này cỏc nội dung: tờn nhón hiệu; cỏc chỉ tiờu số lượng và thành tiền trờn cột tồn đầu thỏng, nhập trong thỏng, xuất trong thỏng và tồn cuối thỏng. BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN NGUYấN VẬT LIỆU Thỏng 01 năm 2007 TT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch vật tư ĐVT Tồn đầu thỏng Nhập trong thỏng Xuất trong thỏng Tồn cuối thỏng SL TT(đ) SL TT(đ) SL TT(đ) SL TT(đ) 1 Hàng Cụng ty mua Vải lụng trắng Vải Cofina màu A140 Chỉ 40/2 5000m/c ... Một Một Cuộn 2.180 1.410 750 ... 42.074.000 31.020.000 3.607.500 ... 8.704 7.711,1 4.002 ... 170.119.680 164.069.200 22.281.870 .... 9.152 5.220 3.920 ... 178.427.392 111.649.536 21.356.160 .... 1.732 3.901,1 832 ... 33.766.288 83.439.664 4.533.210 .... Cộng 141.850.293 411.676.940 375.113.233 178.414.000 2 Gia cụng MASCOT Vải sơ mi 6 màu Mex mỏng (TrắngT) …… Một Một 855 0 5.905 754 6.221,3 754 538.7 0 Cộng ... ... ... 3 Gia cụng ET Vải tricot 2 màu Bụng 20Z (cứngc) …… Một Gúi 1.150 500 3.132 9.945 3.695 9.829,6 587 615,4 Cộng ... ... Ngày 31 thỏng 01 năm 2007 II.5. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu tại Cụng ty Nguyễn Hoàng Bờn cạnh cụng tỏc kế toỏn chi tiết thỡ cụng tỏc kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu ở Cụng ty cũng hết sức phức tạp. Nú khụng những đũi hỏi cỏn bộ vật tư nắm vững cỏc nghiệp vụ phần hành kế toỏn của mỡnh mà cũn yờu cầu phải nắm vững được những nguyờn lý kế toỏn vật tư trong mối quan hệ với cỏc phần hành kế toỏn liờn quan như: kế toỏn vốn bằng tiền, kế toỏn thanh toỏn với người bỏn, .... II.5.1. Tài khoản kế toỏn sử dụng Do Cụng ty hạch toỏn nguyờn vật liệu theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn và tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ nờn tài khoản kế toỏn sử dụng bao gồm: -Tài khoản 152- “Nguyờn liệu, vật liệu”. TK này cú hai tài khoản cấp 2: + TK152.1 – Nguyờn vật liệu chớnh: vải 100% cotton polin Newtex, Vải thơ mỏng Choong Nam, Vải Cofina Việt Thắng... + TK152.2 – Nguyờn vật liệu phụ: chỉ, cỳc, khoỏ, bụng, băng... -Tài khoản 331- “Phải trả người bỏn” (chi tiết) -Tài khoản 111- “Tiền mặt”; TK112- “Tiền gửi ngõn hàng”; TK 141- “Tạm ứng”, TK 133.1- “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoỏ, dịch vụ” -Cỏc tài khoản phản ỏnh quỏ trỡnh xuất kho phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất: + TK 621- “Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp”. Cú 2 TK cấp hai: TK 621.1 – Chi phớ vật liệu chớnh (được mở chi tiết theo mó hàng) TK621.2 – Chi phớ nguyờn vật liệu phụ (được mở chi tiết theo mó hàng) + TK627- “Chi phớ sản xuất chung”. +TK 642- “Chi phớ quản lý doanh nghiệp” II.5.2. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu Phũng kế toỏn của Cụng ty hiện ghi sổ theo hỡnh thức " Chứng từ ghi sổ". Định kỳ, khi nhận được cỏc chứng từ gốc do thủ kho và phũng kế hoạch vật tư chuyển sang, kế toỏn sẽ lập Chứng từ ghi sổ phản ỏnh cỏc nghiệp vụ nhập, xuất nguyờn vật liệu. Tiếp đú, kế toỏn sẽ ghi vào sổ Cỏi TK 152 Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức “CHỨNG TỪ GHI SỔ” Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI Bảng cõn đối số phỏt sinh Bỏo Cỏo Tài Chớnh Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Kiểm tra, đối chiếu Ghi cuối thỏng II.5.2.1. Kế toỏn tổng hợp tăng nguyờn vật liệu Như đó trỡnh bày, nguyờn vật liệu ở Cụng ty hầu hết là do mua ngoài và nhận gia cụng. Ngoài ra cũn cú trường hợp nguyờn vật liệu thừa sử dụng khụng hết nhập về kho và phế liệu thu hồi nhập kho. Quỏ trỡnh vận chuyển nguyờn vật liệu là do nhà cung cấp hoặc khỏch hàng mang đến tận kho của Cụng ty nờn khụng xảy ra trường hợp vật liệu và hoỏ đơn khụng về cựng một thỏng. Định kỳ, căn cứ vào cỏc chứng từ gốc (hoỏ đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…) kế toỏn sẽ lập Chứng từ ghi sổ. Đồng thời mở sổ chi tiết cỏc tài khoản cú liờn quan theo bỳt toỏn: Nợ TK 152 – Giỏ mua thực tế (Chi tiết) Nợ TK 1331 – Thuế GTGT Cú TK 111, 112, 141, 331,…- Tổng giỏ thanh toỏn Khi phỏt sinh cỏc khoản chi phớ vận chuyển, kế toỏn định khoản: Nợ TK 152 – Trị giỏ thực tế Nợ TK 1331 – Thuế GTGT (nếu cú) Cú TK 111, 112, 141, 331 Sau đú, trờn mỗi Chứng từ ghi sổ cú liờn quan đến cỏc nghiệp vụ nhập nguyờn vật liệu thỡ kế toỏn tiến hành ghi vào sổ cỏi TK 152. Vớ dụ: Ngày 15/01/2007, căn cứ vào phiếu nhập kho số N14 /1 ngày 14/01/2007 và phiếu chi số 12 ngày 12/01/2007, kế toỏn ghi vào Chứng từ ghi sổ số 04 và sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn, sổ chi tiết tiền mặt theo bỳt toỏn sau: (Đơn vị: Đồng) + Nợ TK 152.1 113.104.200 Nợ TK 1331 11.310.420 Cú TK 331 124.414.620 + Nợ TK 152.1 450.000 Nợ TK 1331 45.000 Cú TK 111 495.000 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 04 Ngày 15 thỏng 01 năm 2007 Đơn vị tớnh: Đồng Chứng từ Diễn Giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Cú … N10/1 .... N14/1 PC12 N15/1 .... … 11/01 .... 14/01 12/01 14/01 ... ……… Mua cỳc 24L/55 Thuế GTGT ...... -Mua Vải Cofina màu A140 -Chi phớ vận chuyển -Mua vải lút trắng Thuế GTGT ....... … 152.2 133 ... 152.1133.1 152.1 133.1 152.1 133.1 .... … 331 331 .... 331 331 111 111 331 331 ... ….. 547.000 54.700 ......... 113.104.200 11.310.420 450.000 45.000 1.487.500 148.750 .......... Tổng cộng 183.852.570 Kốm theo 09 chứng từ gốc Người lập Kế toỏn trưởng Đặng Quang Minh Tụn Nữ Băng Hiờn Việc hạch toỏn nguyờn vật liệu nhập kho do mua ngoài luụn đi liền với hạch toỏn thanh toỏn với người bỏn dưới cỏc hỡnh thức sau: thanh toỏn ngay bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản, bằng tiền tạm ứng hoặc thanh toỏn sau,... Tuỳ theo từng hỡnh thức mà kế toỏn theo dừi hạch toỏn khỏc nhau, cụ thể: - Đối với hỡnh thức thanh toỏn ngay bằng tiền mặt: Hỡnh thức này thường chỉ ỏp dụng đối với trường hợp mua cỏc vật tư nhỏ lẻ, giỏ trị thấp, chủ yếu phục vụ quản lý doanh nghiệp như giấy, bỳt, mực..... Việc hạch toỏn tiến hành như sau: Sau khi mua nguyờn vật liệu về nhập kho hoặc xuất dựng thẳng, người đi mua viết “Giấy xin thanh toỏn”, kế toỏn căn cứ vào đú để viết phiếu chi, sau khi được kế toỏn trưởng, giỏm đốc duyệt chi thỡ thủ quỹ sẽ căn cứ vào đú để xuất quỹ tiền mặt. Kế toỏn căn cứ vào phiếu nhập kho, hoỏ đơn, phiếu chi để nhập dữ liệu vào mỏy theo dừi nội dung của “Phiếu nhập mua hàng” và thực hiện cỏc bỳt toỏn: + Nếu nguyờn vật liệu mua về nhập kho (thường là nguyờn vật liệu phục vụ cho sản xuất): Nợ TK 152 – Trị giỏ mua ghi trờn hoỏ đơn Nợ TK 1331 – Thuế GTGT (nếu cú) Cú TK 111 – Tổng giỏ thanh toỏn + Nếu nguyờn vật liệu mua về xuất dựng ngay (thường là nguyờn vật liệu phục vụ cho quản lý hoặc sản xuất): Nợ TK 642, 627 – Trị giỏ mua ghi trờn hoỏ đơn Nợ TK 1331 - Thuế GTGT (nếu cú) Cú TK 111 – Tổng giỏ thanh toỏn - Đối với hỡnh thức thanh toỏn bằng chuyển khoản thụng qua Uỷ nhiệm chi: Cụng ty Nguyễn Hoàng cú mở tài khoản tại Ngõn hàng Đầu tư và phỏt triển Hà Nội, Ngõn hàng và phỏt triển Thăng Long, Khỏnh Hoà, Sài Gũn Thương Tớn, Ngõn hàng thương mại cổ phần Đà Nẵng nờn việc thanh toỏn theo hỡnh thức này được sử dụng rất nhiều vỡ nú nhanh gọn, an toàn Trỡnh tự hạch toỏn theo hỡnh thức sau: Sau khi nhập kho nguyờn vật liệu, căn cứ vào hoỏ đơn GTGT, nhõn viờn mua hàng viết “Giấy đề nghị chuyển tiền”, sau khi được kế toỏn trưởng và giỏm đốc duyệt, cỏc tài liệu này chuyển lại cho kế toỏn thanh toỏn làm thủ tục chuyển tiền thụng qua Uỷ nhiệm chi Căn cứ vào Uỷ nhiệm chi và cỏc tài liệu cú liờn quan, kế toỏn phản ỏnh vào Chứng từ ghi sổ cú liờn quan đến Cú TK 331, cuối thỏng ghi vào sổ Cỏi cú liờn quan và thực hiện bỳt toỏn: + Khi nhập kho nguyờn vật liệu mà người bỏn chưa thu được tiền: Nợ TK 152 - Trị giỏ mua ghi trờn hoỏ đơn Nợ TK 1331 - Thuế GTGT (nếu cú) Cú TK 331 – Tổng giỏ thanh toỏn + Khi người bỏn nhập được tiền thụng qua Uỷ nhiệm chi, Ngõn hàng sẽ gửi giấy bỏo nợ cho cụng ty, khi đú kế toỏn thưc hiện bỳt toỏn: Nợ TK 331 – Tổng giỏ thanh toỏn Cú TK 112 – Tổng giỏ thanh toỏn Trong trường hợp cụng ty thanh toỏn cho người bỏn thụng qua Ngõn hàng bằng tiền vay ngắn hạn thỡ trỡnh tự hạch toỏn cũng như trờn nhưng khi người bỏn hàng nhận được tiền thỡ kế toỏn thực hiện bỳt toỏn: Nợ TK 331 – Tổng giỏ thanh toỏn Cú TK 311 - Tổng giỏ thanh toỏn Trong trường hợp này nhà mỏy làm thủ tục vay ngõn hàng thụng qua “Hợp đồng tớn dụng ngắn hạn” và một số tài liệu khỏc. - Đối với hỡnh thức thanh toỏn bằng tiền tạm ứng: Khi cú nhu cầu về nguyờn vật liệu phũng vật tư thiết bị sẽ cử cỏn bộ đi mua hoặc gửi kế hoạch mua xuống để cỏc phõn xưởng sản xuất cử người đi mua. Người đi mua nguyờn vật liệu sẽ viết “Giấy đề nghị tạm ứng” cú đầy đủ chữ ký. Kế toỏn căn cứ vào đú viết phiếu chi làm căn cứ để thủ quỹ xuất tiền. Dựa vào cỏc tài liệu cú liờn quan, kế toỏn nhập dữ liệu vào mỏy theo định khoản: Nợ TK 141 – Số tiền Tạm ứng Cú TK 111 Khi nguyờ