Đề tài Kế toán Nguyên vật liệu tại công ty xây dựng Xuân Bồng

- Chi phớ sản xuất chung Tài khoản này dựng để phản ỏnh những chi phớ phục vụ sản xuất xõy lắp trong quỏ trỡnh tiến hành xõy dựng cơ bản tại cỏc cụng trường, cỏc đội và cỏc bộ phận sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp xõy dựng cơ bản. - Bờn Nợ: Tập hợp cỏc chi phớ sản xuất trong kỳ - Bờn Cú: + Kết chuyển, phõn bổ vào tài khoản 154 + Số ghi giảm chi phớ sản xuất chung Tài khoản 627 cuối kỳ khụng cú số dư . (Tất cả cỏc tài khoản trờn đều mở chi tiết cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh) * Tài khoản 154 - Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang Tài khoản này được dựng để tập hợp chi phớ sản xuất phục vụ cho việc tớnh giỏ thành cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh hoặc những sản phẩm lao vụ dịch vụ và trong cỏc doanh nghiệp xõy dựng cơ bản. Tài khoản này tớnh cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh xõy lắp. - Bờn Nợ: Chi phớ sản xuất sản phẩm trong kỳ - Bờn Cú: + Giỏ trị phế liệu thu hồi, giỏ trị vật liệu nhập lại kho + Giỏ thành xõy lắp hoàn thành bàn giao Dư Nợ: Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang trong kỳ Phần 2: Thực trạng kế toỏn nguyên vật liệu tại cụng ty xõy dự ng Xuõn Bồng. 2.1_ Đặc điểm, vai trò, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. * Đặc điểm Đối tượng lao động là một điều kiện không thể thiếu để tiến hành sản xuất. Vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá khác với tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, dưới tác động của tư liệu lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ và bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm mới. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị của vật liệu chuyển dịch một lần toàn phần vào giá trị của sản phẩm mới của sản phẩm được sản xuất ra trong kỳ. Bởi vậy vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp, giá trị vật liệu dự trữ thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp. Tỷ trọng vật liệu trong giá trị sản phẩm, dịch vụ tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, xây dựng... giá trị của vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm. * Vai trò của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất. Với ý nghĩa đó, xét trên hai phương diện giá trị và vật chất ( hiện vật ) thì nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu của bất kỳ một quy trình sản xuất nào. Để có thể tiến hành quá trình sản xuất thì yếu tố thiết yếu đầu tiên chính là yếu tố đầu vào và nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đó thiếu nguyên vật liệu, không có nguyên vật liệu cũng đồng nghĩa với việc không hoạt động đối với một doanh nghiệp sản xuất. Kết quả của quá trình sản xuất là sản phẩm, kết quả đó được hình thành từ nguyên vật liệu dưới tác động của lao động , như vậy có thể nói nguyên vật liệu dưới hình thái hiện vật nó biểu hiện là một bộ phận quan trọng của sản phẩm sản xuất, còn dưới hình thái giá trị nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp. Như vậy với tư cách là tài sản lưu động của doanh nghiệp, sau quá trình gia công, chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm và thực hiện được giá tri trên kết quả đó. * Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu - với vai trò quan trọng của nó - phát sinh thường xuyên trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó việc quản lý chặt chẽ ở mọi khâu (thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ ) là điều kiện quan trọng không thể thiếu để đảm bảo thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất. - ở khâu thu mua : phải quản lý việc thu mua ( về số lương , chất lượng, chủng loại , giá cả) theo kế hoạch để đảm bảo tiến độ cung cấp vật liệu cho quá trình sản xuất được thực hiện liên tục, không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ sau này. - ở khâu bảo quản : phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, phương tiện cân, đo, đong, đếm một cách hợp lý, tránh mất mát, hư hỏng và phải thực hiện dúng chế độ quy định, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu. ở khâu dự trữ : cần đảm bảo một lượng dự trữ nhất định để quá trình sản xuất không bị gián đoạn. Muốn vậy phải quản lý nguyên vật liệu bằng việc xác định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại vật liệu để đảm bảo tính đồng bộ cho vật tư trong sản xuất, phải dự trữ sao cho không vượt mức dự trữ tối đa để tránh tình trạng ứ đọng vốn. ở khâu sử dụng: cần sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm, tránh lãng phí mất mát, tuân thủ theo các định mức tiêu hao đã đề ra. Nói tóm lại quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu ở doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán vật liệu cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Thực hiện đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với công tác, yêu cầu quản trị của doanh nghiệp - Tổ chức các chứng từ kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Ghi chép phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động, tăng, giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Cung cấp số liệu kịp thời về chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia việc phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 2.2_ Phân loại và đánh giá NVL ở Công ty xây dựng Xuân Bồng. 2.2.1- Phân loại: Phân loại vật liệu là căn cứ vào một tiêu thức nào đó tuỳ theo yêu cầu quản lý để sắp xếp từng loại, từng thứ vật liệu vào cùng một tiêu thức. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật tư khác nhau và mỗi loại vật tư lại có tính năng lý, hoá khác nhau. Để quản lý có hiệu quả, đòi hỏi phải biết từng loại, từng thứ vật tư. Phân loại vật tư theo những tiêu thức phù hợp cũng là điều kiện để quản lý, hạch toán vật liệu được chặt chẽ và chính xác hơn. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu được chia thành : -Nguyên vật liệu chính: Là những thứ vật liệu mà sau quá trinh gia công chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm ( kể cả bán thành phẩm mua vào để tiếp tục chế biến) .VD : sắt , xi , cát đá, gạch. . . -Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, cấu thành thực thể của sản phẩm mà kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường hoặc phục vụ cho công tác quản lý, cho việc bao gói sản phẩm hàng hoá như các loại thuốc nhuộm, tẩy sơn, dầu nhờn, thuốc chống mốc, bột tạo màu... -Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt độ cho quá trình sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể là chất rắn, thể lỏng, thể khí như than, xăng dầu, khí đốt -Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng chi tiết để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. -Vật liệu khác: Là các loại vật liệu tạo ra trong quá trình sản xuất, chế tạo ra sản phẩm như gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết cụ thể của từng doanh nghiệp mà trong các loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ quy cách khác nhau. Có thể khái quát thành sơ đồ như sau: Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu phụ Nhiên liệu Phụ tùng thay thế Vật liệu khác Nguyên vât liệu chính Căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu nêu trên tài khoản kế toán thì nguyên vật liệu được chia thành: -Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm. -Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác (phục vụ quản lý 1 ý ở các phân xưởng, tổ đội) Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu : -Nguyên vật liệu do mua ngoài -Nguyên vật liệu tự gia công chế biến -Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh Việc phân loại vật liệu là cơ sở để tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu, cho phép mở các tài khoản tổng hợp cũng như chi tiết để theo dõi, hạch toán sự biến động, tình hình hiện có của các vật liệu. 2.2.2- Đánh giá NVL: Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Đánh giá vật liệu rất cần thiết, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất, đáp ứng được yêu cầu quản lý. Có hai phương pháp đánh giá vật liệu : Đánh giá vật liệu theo giá thực tế và đánh giá vật liệu theo giá hạch toán. * Nhập kho Giá thực tế nhập kho: Trong doanh nghiệp vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập mà giá thực tế của chúng trong từng trường hợp được xác định như sau: + Đối với vật liệu mua ngoài thì trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn ( bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng (+) với chi phí mua thực tế (bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, chi phí nhân viên) trừ (-) đi các khoản chiết khấu giảm giá, hàng mua bị trả lại (nếu có). Chú ý: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế vat theo phương pháp khấu trừ thì trong giá mua ghi trên hoá đơn không bao gồm thuế VAT. Trong đó giá chưa có thuế VAT có thể có sẵn trên hoá đơn. Đối với hoá đơn tự in đặc thù như tem bưu điện, vé sổ số, vé máy bay thì giá chưa có thuế vat được xác định theo công thức sau Tổng giá thanh toán Giá chưa thuế VAT= 1 + % thuế suất thuế VAT Vì thế: giá chưa có thuế VAT = Tổng giá thanh toán – Thuế VAT Ví dụ : Ngày3 tháng 6 XN H mua 200 Kg vật liệu A với giá cả thuế là 440.000 (đ) Thuế GTGT 10% Chi phí vận chuyển bốc dỡ là 30.000đ .Tính giá thực tế vật liệu nhập kho. Giải : Giá thực tế VL nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn ( Không có vat) + Chi phí vận chuyển bốc dỡ Giá chưa có thuế VAT = 440.000 1 + 10% = 400.000 Giá thực tế VL nhập kho = 400.000 + 30.000 = 430.000 (đ) * Xuất kho - Giá thực tế vật liệu xuất kho Vật liệu nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau ở những thời điểm khác nhau. Do vậy giá thực tế của từng lần, từng đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Vì thế khi xuất kho kế toán phải tính toán, xác định được giá thực tế xuất kho đã được đăng ký áp dụng cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau. Việc tính giá vật liệu xuất kho có thể áp dụng phương pháp sau: Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức Trị giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ = Số lượng vật tư xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + + Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ vật tư. Vẫn với ví dụ trên giải theo phương pháp này. Đơn giá bình quân cả kỳ: = (300 x 1000) + ( 1200 x 1050 + 800 x 1100) 300 + 1200 + 800 = 1060.86 Vậy giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ là: 1000 x 1060.86 = 742.602 (đ) Đơn giá bình quân có thể tính cho cả kỳ gọi là đơn giá bình quân cả kỳ.Theo cách tính này khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn vật tư vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. Đơn giá bình quân có thể tính theo mỗi lần nhập gọi là đơn giá bình quân liên hoàn theo cách tính này xác định được trị giá vốn thực tế vật tư hàng ngày cung cấp được thông tin kịp thời. Tuy nhiên khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp này sẽ thích hợp đối với những doanh nghiệp đã làm kế toán máy Ưu điểm : Đơn giản, dễ tính toán Nhược điểm: Công việc tính toán sẽ bị tồn, chờ đến cuối tháng khi không còn lần nhập nào nữa. Điều kiện áp dụng: áp dụng cho từng danh điểm vật tư hoặc từng loại giống nhau về chất. Ví dụ : Đơn giá xuất ngày 3/5 = 300.000 + 1.26.000 300 + 1.200 = 1.040 (đ) Trị giá xuất ngày 3/5 = 1040 x 700 = 728.000 (đ) 2.3_ Kế toán chi tiết nhập - xuất tại Xí nghiệp. 2.3.1- Chứng từ kế toán đang sử dụng. Trong quá trình hạch toán NVL, kế toán sử dụng các loại chứng từ: Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu nhập vật tư, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Thẻ kho. Giấy đề nghị thanh toán. 2.3.2- Thủ tục nhập - xuất kho NVL. a. Thủ tục nhập kho. Căn cứ vào tiên lượng dự toán và định mức tiêu hao NVL, phụ trách vật tư lên kế hoạch cung cấp vật tư và ký hợp đồng. Theo chế độ kế toán quy định tất cả các NVL về đến DN đều phải tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Thực tế tại Công ty xây dựng Xuân Bồng khi mua NVL, về thủ kho căn cứ vào hoá đơn người bán do bộ phận cung ứng vật tư cấp để kiểm nghiệm về các chỉ tiêu trên NVL-đơn vị tính, số lượng đơn giá , tổng tiền hàng, tiền thuế GTGT, tổng số tiền phải thanh toán, quá trình nhập kho nhất thiết phải có sự hiện diện về nhân viên kế toán vật tư. Phiếu nhập kho được chia làm 3 liên: Một niên thủ kho giữ để ghi vào sổ kho, một liên do cán bộ cung ứng giữ, liên còn lại do kế toán giữ cùng hoá đơn để làm căn cứ thanh toán và ghi vào sổ kế toán. hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 2: (giao khách hàng) Ngày 01 tháng 6 năm 2008 Mẫu số : 01GTKT –3LLey/2003E 033981 Đơn vị bán hàng : Công ty trách nhiện hữu hạn Lan Trường Địa chỉ: 94- Lý Bôn - Thị xã Thái Bình Số tài khoản: Điện thoại: MST: 100266097 Họ tên người mua hàng: Phạm Xuân Tiếm Đơn vị : Công ty xây dựng Xuân Bồng Địa chỉ: Thụn Lương Phỳ, xó Tõy Lương, huyện Tiền Hải, tỉnh Thỏi Bỡnh Hình thức thanh toán: Trả ngay MST : 0100108984009 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2x1 1 Thép F6 + F8 LD Kg 5000 11.500 57.500.000 2 Thép F10 đến F22 LD Kg 10.000 11.750 117.500.000 Cộng tiền hàng 175.000.000 Thuế suất GTGT 5% 8.750.000 Tổng cộng tiền hàng 183.750.000 Số tiền bằng chữ : Một trăm tám ba triệu bảy trăm lăm mươi nghìn đồng. Kế toán trưởng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào. Tháng 6 năm 2008. Tên cơ sở: Công ty xây dựng Xuân Bồng MST: 0100108984009 Địa chỉ : Thụn Lương Phỳ, xó Tõy Lương, huyện Tiền Hải, tỉnh Thỏi Bỡnh Đơn vị tính : Đồng Chứng từ Tên dơn vị bán hàng Thuế VAT đầu vào Số Ngày 0033981 01/6 Công ty TNHH Lan Trường 183.750.000 8.750.000 0050665 5/6 Nguyễn Mạnh Hùng 110.000 0033982 8/6 Công ty xây lắp 1 – Thái Bình 10.908.000 1.090.800 0033983 10/6 Công ty TNHH Lan Trường 66.000.000 6.600.000 0033980 17/6 Công ty TNHH Ninh Cường 1.360.000 68.000 0033984 20/6 Công ty TNHH Lan Trường 27.200.000 1.360.000 0050666 22/6 Nguyễn Mạnh Hùng 50.000 0033985 26/6 Công ty TNHH Ninh Cường 2.952.000 147.600 001234 28/6 Của hàng xăng dầu số 3 70.000 0033986 29/6 Công ty TNHH Ninh Cường 759.000 37.950 Cộng 293.159.000 18.054.350 Khi vật liệu mua về, căn cứ vào “hợp đồng mua bán hàng hoá” và hoá đơn GTGT của người bán để thủ kho và ban kiểm nghiệm vật tư kiểm nhận chất lượng và số lượng của vật tư, sau đó lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Biên bản kiểm nghiệm vật tư được lập như sau: Biên bản kiểm nghiệm Ngày 05 tháng 6 năm 2008 Mẫu số 05 – VT Số : 369 Căn cứ vào : Hoá đơn GTGT số 0033981ngày 01/6/2008 của Công ty TNHH Lan Trường Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: - Thủ kho vật tư Ông : - Kế toán Đã kiểm nhận các loại vật tư nhập kho như sau: TT Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Mã số P/thức kiểm nghiệm Đ.vị tính Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú S.lg đúng qui cách S.lg sai qui cách 1 Thép F6 + F8 LD Kg 5.000 0 2 Thép F10 đến F22 LD Kg 10.000 0 ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Số lượng kiểm nghiệm đúng với số lượng ghi trên hoá đơn và không bị sai quy cách, phẩm chất. Phụ trách cung tiêu ký tên Kế toán Ký tên Thủ kho Ký tên Biên bản kiểm nghiệm chính là cơ sở để làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho là chứng từ gốc phản ánh tình hình nhập kho vật liệu Phòng kế toán lập “Phiếu nhập kho” vật liệu. Phiếu nhập kho được lập như sau: phiếu nhập kho Ngày 05 tháng 6 năm 2008 Mẫu số C11 - H Số : 63 Nợ : 1521 Có : 111 Họ tên người giao hàng: Phạm Xuân Tiếm Theo : Biên bản kiểm nghiệm số 369 ngày 01/6/2008 Nhập tại kho : Công ty TT Tên, nhãn hiệu vật tư Mã số Đ.vị tính Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) Theo hoá đơn Thực nhập 1 Thép F6 + F8 LD Kg 5.000 5.000 11.500 57.500.000 2 Thép F10 đến F22 LD Kg 10.000 10.000 11.750 117.500.000 Cộng 175.000.000 Ngày 01 tháng 6 năm 2008 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng người giao hàng thủ kho Trình tự nhập kho như vậy là chặt chẽ, đảm bảo cho việc nhập kho vật liệu được thuận tiện, nhanh chóng. b. Chứng từ xuất kho. * Chứng từ kế toán sử dụng Công ty xây dựng Xuân Bồng là một doanh nghiệp xây dựng nên hàng xuất kho chủ yếu để phục vụ cho việc xây dựng các công trình. Căn cứ vào kế hoạch thi công cũng như nhu cầu thực tếkhi thủ kho ra công trình hàng ngày, đề nghị xuất vật tư. Kế toán lập phiếu xuất kho .Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: Một liên lưu tại phòng kế toán. Một liên giao thủ kho làm căn cứ xuất nguyên vật liệu Phiếu xuất kho vật liệu được lập như sau: phiếu xuất kho Ngày 03 tháng 6 năm 2008 Mẫu số 7 AVT Số : 70 Nợ : 621 Có : 1521 Họ tên người nhận hàng : Tô Văn Cẩn Lý do cấp: Cho công trình Tại kho: Công ty TT Tên, nhãn hiệu vật tư Đ.vị tính Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) Yêu cầu Thực xuất 1 Thép F6 + F8 LD Kg 3.000 3000 11.500 34.500.000 2 Thép F10 đến F22 LD Kg 5.000 5.000 11.750 58.750.000 Cộng 93.250.000 Ngày 03 tháng 6 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Phụ trách cung ứng (ký, họ tên) Người nhận (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) * Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu là việc hạch toán giữa kho và Phòng Kế toán, nhằm mục đích theo dõi một cách chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho từng mã, từng danh điểm vật tư theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Đây là yêu cầu hết sức quan trọng đặt ra cho kế toán vật liệu và thủ kho. Công ty hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song * Tại kho: Công ty sử dụng thẻ kho theo đúng chế độ ghi chép ban đầu để hạch toán chi tiết vật liệu theo chỉ tiêu số lượng một cách thường xuyên hàng ngày. Thẻ kho được mở hàng tháng và được theo dõi cho từng mã, từng danh điểm vật tư. Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho vật liệu, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng một cách chính xác. Cuối tháng, sau khi đã tập hợp đủ các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho, thủ kho tính ra số tồn cuối tháng cho từng loại vật tư và tiến hành đối chiếu với số thực còn trong kho. Công ty xây dựng xuân bồng Mẫu số 06 - VT Thẻ kho Lập thẻ ngày 05 tháng 6 năm 2008 Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư: Thép F6 + F8 LD Tại kho : Công ty Đơn vị tính: Kg Chứng từ Trích yếu Ngày N - X Số lượng Xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 1.200 50 1/5 Nhập thép 1/6 5.000 70 3/6 Xuất thép 3/6 3.000 71 7/6 Xuất thép 7/6 2.000 51 20/6 Nhập thép 20/6 4.000 72 28/6 Xuất thép 28/6 3.200 Cộng 9000 8.200 Dư cuối kỳ 2.000 Tại Phòng Kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập , xuất cho từng thứ vật tư, hàng hoá theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị .Khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán vào sổ chi tiết theo từng cột nhập, xuất theo phương pháp thẻ song song. Với cách ghi chép và kiểm tra đối chiếu như trên phương pháp thẻ song song có ưu nhược điểm sau: Ưu điểm : Ghi chép đơn giản, để kiểm tra đối chiếu. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, số lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sơ đồ tổng quát: Sơ đồ 1 Thẻ kho Sổ kế toán tổng hợp Bảng kê nhập – xuất – tồn Sổ chi tiết kế toán Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Cuối tháng căn cứ vào các phiếu nhập, kế toán lập bảng tổng hợp nhập vật liệu.Bảng tổng hợp nhập vật liệu ghi toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật liệu phát sinh trong tháng. C.TY xây dựng xuân Bồng Bảng tổng hợp nhập vật liệu Đơn vị tính : Đồng Chứng từ Ngày tháng Nội dung Ghi nợ TK Ghi có TK 152 133 111 331 TK 152.1 50 1/6 Nhập thép 175.000.000 8.750.000 183.750.000 52 8/6 Nhập gạch tynuel 10.908.000 1.090.800 11.998.800 53 10/6 Nhập Xi măng 66.000.000 6.600.000 72.600.000 54 17/6 Nhập đá 1 x 2 1.360.000 68.000 1.428.000 55 20/8 Nhập thép 27.200.000 1.360.000 28.560.000 57 26/6 Mua vôi cục 2.952.000 147.600 3.099.600 59 29/6 Mua cát 759.000 37.950 796.950 TK 152.2 51 5/6 Thép 1 ly 110.000 110.000 56 22/6 Đinh 50.000 50.000 TK 152.3 58 28/6 Nhập Xăng 70.000 70.000 Cộng 284.409.000 18.054.350 289.036.550 13.426.800 Căn cứ vào phiếu xuất kho,kế toán vào sổ tổng hợp xuất vật liệu. Công ty xây dựng Xuân bồng Bảng tổng hợp xuất vật liệu Tháng 6 năm2008 Phiếu xuất Nội dung xuất Loại Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 70 Xuất thép F6 + F8 Kg 3.000 11.500 34.500.000 71 Xuất thép F6 + F8 Kg 2.000 11.500 23.000.000 72 Xuất gạch tyunel Viên 40.000 273 10.908.000 73 Xuất xi măng Tấn 50 660 33.000.000 74 Xuất đá 1 x 2 m3 20 68.000 1.360.000 75 Xuất thép F6 + F8 Kg 3.200 6.800 21.760.000 76 Xuất đinh Kg 2 10.000 20.000 77 Xuất vôi Tấn 10 295.200 2.952.000 78 Xăng Lít 10 7000 70.000 79 Xuất cát vàng m3 15 56.600 759.000 Cộng 128.329.000 cuối tháng căn cứ vào " Bảng kê nhập vật liệu " và " Sổ tổng hợp xuất vật liệu " Kế toán lập "bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu'' Mỗi loại vật liệu được ghi một dòng vào bảng, số liệu lấy ở dòng cộng cuối tháng nhập, xuất, tồn của từng thẻ kế toán chi tiết. Đồng thời, kế toán tổng hợp “Sổ cái tài khoản 152” và tiến hành đối chiếu với kế toán chi tiết về mặt giá trị thông qua bảng tổng hợp chi tiết vật liệu và sổ cái tài khoản 152. 2.4_ Kế toán tổng hợp vật liệu tại Công ty xây dựng Xuân Bồng. Tài khoản kế toán sử dụng Để hạch toán nguyên vật liệu xí nghiệp sử dụng tài khoản 152. Song vì nguyên vật liệu của xí nghiệp có nhiều chủng loại, lại phát sinh thường xuyên, nên đòi hỏi phải có hệ thống tài khoản chi tiết phù hợp đáp ứng được yêu cầu quản lý đảm bảo công tác kế toán được chặt chẽ, đảm bảo việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất được thường xuyên liên tục thì kế toán sử dụng các tài khoản chi tiết để phân loại từng nguyên vật liệu: 152.1 - Nguyên vật liệu chính ( Thép , xi măng) 152.2 - Vật liệu phụ ( Sơn, ve) 152.3 - Nhiên liệu ( Xăng , dầu ) 152.4 - Phụ tùng thay thế ( ốc, xăm) Việc hạch toán tình hình biến động vật liệu được theo dõi theo giá thực tế. Để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, Công ty sử dụng các tài khoản sau: - TK 152 : “Nguyên vật liệu” - TK 331 : “Phải trả người bán” - TK 311 : “Vay ngắn hạn” - TK 111 : “Tiền mặt” - TK 621 : “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” và một số tài khoản có liên quan khác. Xí nghiệp sử dụng các sổ tổng hợp sau để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu. Sổ cái các TK 152,111,331, ,621... Sau khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế trên, thủ kho cùng ban kiểm nghiệm nhập kho và lập “biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Bên cạnh đó, dựa vào các nhu cầu xuất vật liệu của các bộ phận, Phòng Kế toán lập “Phiếu xuất kho” Tại kho, thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho để vào “thẻ kho”. Ta có các thẻ kho chi tiết theo từng loại vật tư: Thép ,xi măng , gạch ... Kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng để ghi vào " Chứng từ ghi sổ". C.TY xây dựng xuân bồng Mẫu số: S01-SKT/DN Chứng từ ghi sổ Số: 156 Tháng 6 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có 57 26/6 Mua vôi cục 152 111 2.952.000 thuế VAT 133.1 111 147.600 Trả tiền lương công nhân 334 111 10.000.000 Cộng 13.099.600 Kèm theo 2 chứng từ gốc Kế toán trưởng Người lập biểu Công ty xd xuân bồng Mẫu số: S01-SKT/DN Chứng từ ghi sổ Số: 159 Tháng 6 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có 59 29/6 Mua cát vàng 152 111 759.000 Thuế VAT 1331 111 37.950 Trả tiền điện thoại 627 111 1.100.000 Cộng 1.896.950 Kèm theo chứng 2từ gốc Kế toán trưởng Người lập biểu Căn cứ vào " Chứng từ ghi sổ" Kế toán lập " Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ " C