Đề tài Kế toán nguyên vật liệu tại tổng công ty cổ phần may Việt Tiến

toán chi tiết - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO THỦ KHO Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng 2.6.1.2 Phương pháp sổ số dư: Tại kho: Hàng ngày, thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho. Tại phòng kế toán: Hàng ngày, nhận được các chứng từ nhập xuất, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ có liên quan. Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm. Cứ định kỳ ngắn (ví dụ như 3 hoặc 5, 7, 10, 15 ngày) kế toán xuống kho trực tiếp kiểm tra việc ghi chép vào bộ thẻ kho và xác nhận kết quả kiểm tra. Cuối tháng, căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng tồn kho của từng loại vật liệu vào sổ số dư. Ghi sổ số dư xong thủ kho chuyển giao sổ số dư cho phòng kế toán để tính thành tiền. Số liệu trong sổ số dư phải khớp với số dư trên sổ cái TK 152. SƠ ĐỒ 2.4: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Sổ số dư Sổ cái TK 152 Bộ thẻ kho Kiểm tra định kỳ 3, 5… ngày/lần - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO THỦ KHO Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng 2.6.1.3 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Tại kho: Việc ghi chép của kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp ghi thẻ song song Tại phòng kế toán: Mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và giá trị của từng vật liệu, theo từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng vật liệu. Mỗi loại vật liệu chỉ được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển về tổng số nhập, xuất trong từng tháng và số tồn mỗi tháng. Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho. Và số dư trên sổ đối chiếu luân chuyển phải khớp với số dư trên sổ cái TK 152. SƠ ĐỒ 2.5: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sổ cái TK 152 Bộ thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển - Bảng kê nhập - Bảng kê xuất - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO THỦ KHO Ghi chú: Ghi hàng ngày. Đối chiếu. Ghi cuối tháng Ngày nay doanh nghiệp phần lớn dùng phương pháp ghi thẻ song song nhờ vào sự hỗ trợ của máy vi tính và kết nối kịp thời giữa kế toán và kho nguyên vật liệu. 2.6.2 Kiểm kê nguyên vật liệu: Nội dung Kiểm kê là một phương pháp kế toán nhằm để quản lý nguyên vật liệu, hàng hóa chặt chẽ không bị thất thoát về số lượng, thay đổi chất lượng, đảm bảo ghi chép kế toán đúng với thực tế tồn kho. Thời gian kiểm kê: Bất thường hay theo định kỳ quý, và theo chế độ kế toán hiện hành bắt buộc doanh nghiệp phải kiểm kê cuối năm và phải lập biên bản kiểm kê. Chuẩn bị kiểm kê: Trước khi kiểm kê, doanh nghiệp cần phải lập ban kiểm kê. Ban kiểm kê bao gồm lãnh đạo doanh nghiệp, nhân viên phòng kế toán, phòng nghiệp vụ…và một số nhân viên khác do kế toán trưởng điều động nếu cần, sau đó phân thành nhóm kiểm kê và cử 1 người làm nhóm trưởng, những người còn lại làm ủy viên. Kế toán phải hoàn thành cột theo sổ sách (cột số lượng và thành tiền) trên biên bản kiểm kê nguyên vật liệu. Tiến hành kiểm kê: Ban kiểm kê của doanh nghiệp sử dụng các phương tiện cân, đo, đong, đếm, thử chất lượng… xác định số lượng nguyên vật liệu có tại kho vào thời điểm kiểm kê và đồng thời xác định về mặt chất lượng của từng loại nguyên vật liệu. Sau đó hoàn thành tất cả các cột còn lại của biên bản kiểm kê, xác định rõ số lượng cũng như chất lượng của đối tượng được kiểm kê. Biên bản kiểm kê được gửi lên cho phòng kế toán, nếu phát hiện nguyên vật liệu thừa và thiếu khi so sánh thực tế với sổ sách thì tùy theo từng trường hợp mà kế toán xử lý. Chứng từ sử dụng: Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 05-VT). BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA -Thời gian kiểm kê…..giờ…..ngày……tháng……năm…….. -Bản kiểm kê gồm: Ông/Bà:……………………………….. Chức vụ …………………………………………….. Đại diện…………………………. Trưởng ban Ông/Bà:……………………………….. Chức vụ …………………………………………….. Đại diện…………………………. Ủy viên Ông/Bà:……………………………….. Chức vụ …………………………………………….. Đại diện…………………………. Ủy viên -Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Số lượng Thành tiền Sốlượng Thành tiền Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kémphẩm chất Mất phẩm chất Số lượng Thành tiền Sốlượng Thành tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Ngày…….tháng………năm…….. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Thủ kho Trưởng ban kiểm kê Xử lý sau kiểm kê: Đối với việc thừa, thiếu hoặc là nguyên vật liệu bị hỏng thì cần phải tìm hiểu kỹ nguyên nhân. Sau khi tìm được nguyên nhân của việc thừa, thiếu thì lập biên bản xử lý kiểm kê. Kế toán dựa vào biên bản xử lý kiểm kê để hạch toán nghiệp vụ. + Nếu số chênh lệch là do sai lệch trong cân, đong, đo, đếm thiếu chính xác khi xuất kho thì phải điều chỉnh lại chỉ tiêu giá vốn hàng bán trong kỳ. + Nếu chênh lệch là do những nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt…thì sẽ tính vào chi phí bất thường. + Nếu số chênh lệch lớn và là do những nguyên nhân chủ quan, thì phải quy trách nhiệm cho người chịu trách nhiệm quản lý để bắt bồi thường. Các khoản hao hụt, mất mát nguyên vật liệu sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra thì phải ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. SƠ ĐỒ 2.6: HẠCH TOÁN VẬT LIỆU THỪA THIẾU SAU KHI KIỂM KÊ 338(3381) 152 111, 334, 138(1388), 632 Yêu cầu người phạm lỗi bồi thường số vật liệu thiếu Vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý 138(1381) Vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý 2.7 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Nội dung Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giá vật liệu tồn kho bị giảm. Đối tượng lập dự phòng là nguyên vật liệu dùng cho sản xuất, vật liệu tồn kho (gồm cả những nguyên vật liệu bị hư hỏng, kém mất phẩm chất, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, ứ đọng, chậm luân chuyển…) mà giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được và đảm bảo điều kiện sau: - Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính - Là những vật tư thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Trường hợp nguyên vật liệu có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá gốc nhưng giá bán sản phẩm dịch vụ được sản xuất từ nguyên vật liệu này không bị giảm giá thì không được trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đó. Thời điểm lập: Thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm cuối kỳ kế toán năm. Trường hợp doanh nghiệp được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng năm tài chính khác với năm dương lịch (bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc 31/12 hàng năm) thì thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là ngày cuối cùng của năm tài chính. Đối với các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ thì được trích lập và hoàn nhập dự phòng ở cả thời điểm lập báo cáo tài chính giữa niên độ. Phương pháp tính khoản dự phòng: Mức dự phòng giảm giá nguyên vật liệu == Lượng nguyên vật liệu thực tế tại thời điểm lập báo cáo tài chính xx Giá gốc nguyên vật liệu theo sổ kế toán _- Giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu Giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu (giá trị dự kiến thu hồi) là giá bán (ước tính) của nguyên vật liệu trừ (-) chi phí để hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ (ước tính). Mức lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu được tính cho từng loại nguyên vật liệu bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán (giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ) của doanh nghiệp. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Tài khoản này phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được trích lập và hoàn nhập của doanh nghiệp. 159 632 (năm N) 632 (năm N + 1) Cuối năm N trích lập dự phòng Cuối năm N+1 hoàn nhập dự phòng (chênh lệch giữa dự phòng đã trích năm trước và số phải trích) 632 (năm N + 1) Cuối năm N+1 trích thêm (chênh lệch giữa số phải trích và dự phòng đã trích năm trước) Xử lý hủy bỏ đối với vật tư đã trích lập dự phòng: Hàng tồn đọng do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, dịch bệnh, hư hỏng, do không còn giá trị sử dụng phải hủy bỏ thì xử lý như sau: Doanh nghiệp lập Hội đồng xử lý tài sản để thẩm định tài sản bị hủy bỏ. Biên bản thẩm định phải kê chi tiết tên, số lượng, giá trị vật liệu phải hủy bỏ, nguyên nhân phải hủy bỏ, giá trị thu hồi được do bán thanh lý, giá trị thiệt hại thực tế. Mức độ tổn thất thực tế của từng loại hàng tồn đọng không thu hồi được là khoản chênh lệch giữa giá trị ghi trên sổ kế toán trừ đi giá trị thu hồi do thanh lý (do người gây thiệt hại đền bù, do bán thanh lý hàng hóa). b) Thẩm quyền xử lý: Hội đồng quản trị (đối với doanh nghiệp có Hội đồng quản trị) hoặc Hội đồng thành viên (đối với doanh nghiệp có Hội đồng thành viên); Tổng giám đốc (hoặc Giám đốc) đối với doanh nghiệp không có Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên; chủ doanh nghiệp căn cứ vào Biên bản của Hội đồng xử lý, các bằng chứng liên quan đến vật liệu tồn đọng để quyết định xử lý hủy bỏ vật tư nói trên; quyết định xử lý trách nhiệm của những người liên quan đến số vật tư đó và chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước chủ sở hữu và trước pháp luật. CHƯƠNG 3: TÌNH HÌNH KẾ TOÁN NGUYÊN PHỤ LIỆU THỰC TẾ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT TIẾN. 3.1 Đặc điểm nguyên phụ liệu ở công ty + Đặc điểm và công tác quản lý nguyên phụ liệu:(Tổng công ty cổ phần may Việt Tiến sử dụng từ nguyên phụ liệu thay cho nguyên vật liệu) Tổng công ty cổ phần may Việt Tiến là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm của công ty nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại như: áo sơ mi, quần kaki, quần tây, veston, bóp, túi xách…Đặc điểm sản xuất của Tổng công ty là vừa nhận may gia công, sản xuất hàng FOB xuất khẩu và FOB nội địa do vậy mà đặc điểm về nguyên phụ liệu dùng để sản xuất sản phẩm cũng rất đa dạng. Đối với các hợp đồng gia công thì nguyên phụ liệu chủ yếu là do bên đặt gia công gửi sang, chỉ có một phần nhỏ nguyên phụ liệu có thể bên đặt gia công nhờ mua hộ. Đối với nguyên phụ liệu dùng vào sản xuất hàng FOB xuất khẩu và FOB nội địa thì công ty tự mua ngoài (cả mua trong nước và nhập khẩu ở nước ngoài). Thực tế đó đặt ra cho công ty những yêu cầu cấp thiết trong công tác quản lý, hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng nguyên phụ liệu. Đối với công tác hạch toán vật liệu nhận gia công thì kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng còn đối với nguyên phụ liệu mua ngoài thì kế toán theo dõi cả mặt số lượng và mặt giá trị. Công tác quản lý nguyên phụ liệu được đặt ra là phải bảo quản, sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa, đặc biệt là nguyên liệu chính.Và để có thể quản lý nguyên phụ liệu một cách hợp lý, công ty đã bảo quản nguyên phụ liệu theo từng kho dựa theo công dụng của nguyên phụ liệu. Hiện tại công ty có 3 loại kho để bảo quản nguyên phụ liệu: kho nguyên phụ liệu đang dùng cho sản xuất, kho nguyên phụ liệu tiết kiệm được và kho nguyên phụ liệu nợ khách (những kho chứa những nguyên phụ liệu phải trả lại cho nhà cung cấp do nhà cung cấp chuyển hàng thừa). Và nguyên liệu và phụ liệu được bảo quản riêng theo kho để dễ trong việc bảo quản và sử dụng nguyên phụ liệu. + Đặc điểm sử dụng nguyên phụ liệu tại công ty. - FOB nội địa Công ty mua nguyên phụ liệu từ trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài để sản xuất theo đơn đặt hàng trong nước hoặc là sản xuất theo kế hoạch sản xuất mà ban quản trị đã đề ra để bán trong nước. - FOB xuất khẩu Công ty mua nguyên phụ liệu từ trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài để sản xuất theo đơn đặt hàng nước ngoài hoặc là sản xuất theo kế hoạch sản xuất mà ban quản trị đã đề ra để xuất khẩu ra các nước khác. - Gia công Đối với trường hợp công ty nhận gia công thì sẽ sử dụng nguyên phụ liệu do bên đặt gia công chuyển sang nhưng cũng có trường hợp công ty sẽ mua thêm một số nguyên phụ liệu mà bên đặt gia công cung cấp thiếu và giá gốc của số nguyên phụ liệu này sẽ được tính vào giá thành sản phẩm gia công. 3.2 Phân loại nguyên phụ liệu ở công ty: Dựa vào tỉ trọng và giá trị trên một sản phẩm, nguyên phụ liệu dùng cho sản xuất tại công ty được chia thành 2 loại: Nguyên liệu và phụ liệu. Nguyên liệu: Thành phần chiếm tỉ trọng lớn, tạo nên những tính chất cơ bản trong một sản phẩm và có giá trị lớn trong tổng thể. Vải chính Vải lót. Vải dựng. Vải phối Phụ liệu: Là những nguyên phụ liệu có sẵn, rất đa dạng và phong phú về chủng loại, có giá trị nhỏ trong tổng thể và góp phần tạo nên những đặc điểm phụ trên sản phẩm. Túi nylon Dựng dệt 100% cotton Nút chặn nhựa Khoan kim loại Nhãn vải chính Đạn nhựa Móc treo nhựa Thùng carton Ví dụ: Danh mục phụ liệu cấu thành nên một bộ veston: Gai đinh Dây dệt vải Chỉ Nhãn vải phụ Băng keo Giấy lụa Dây keo nhựa Nhãn giấy lụa Ngoài ra, nguyên phụ liệu tại công ty còn được chia thành 3 loại: Nguyên phụ liệu đang dùng cho sản xuất: Là những nguyên phụ liệu đang được giữ ở kho để phục vụ cho sản xuất. Nguyên phụ liệu tiết kiệm được: Là những nguyên phụ liệu tiết kiệm được nhập kho sau sản xuất. Nguyên phụ liệu nợ khách.: Là những nguyên phụ liệu mà nhà cung cấp chuyển hàng thừa, nhập kho tạm thời để trả lại sau, nếu số lượng quá ít thì nhập kho luôn. 3.3 Đánh giá nguyên phụ liệu tại công ty 3.3.1 Đối với nguyên phụ liệu nhập kho 3.3.1.1 Trường hợp mua nội địa Giá gốc nguyên phụ liệu bằng giá mua ghi trên hóa đơn cộng (+) chi phí thu mua phát sinh (nếu có) trừ (-) các khoản giảm giá. Công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên phần thuế GTGT không được tính vào giá gốc nguyên phụ liệu nhập kho. Cuối tháng các phần hành khác sẽ gửi cho kế toán kho tờ kê chi phí vận chuyển, chi phí cho đội vận tải, chi phí kiểm định, giám định để kế toán kho tập hợp vào cuối tháng. Chi phí ứng với chứng từ nhập nào thì sẽ tính vào giá nhập kho của nguyên phụ liệu thuộc chứng từ nhập đó. 3.3.1.2 Trường hợp nhập khẩu Giá gốc của nguyên phụ liệu trong trường hợp này bằng giá ghi trên hóa đơn cộng (+) với thuế nhập khẩu và cộng (+) chi phi thu mua phát sinh (nếu có). Giá ghi trên hóa đơn có thể là giá CIF (giá bao gồm cả chi phí vận chuyển và bảo hiểm) hoặc là giá FOB ( giá không bao gồm phí bảo hiểm). Hiện nay, công ty thường dùng giá CIF hơn. Giá ghi trên hóa đơn khi hạch toán vào TK 152 công ty quy đổi theo tỷ giá thực tế Nếu nhập khẩu nguyên phụ liệu sản xuất hàng bán trong nước thì có đóng thuế nhập khẩu. Trường hợp nhập khẩu nguyên phụ liệu để sản xuất hàng xuất khẩu thì không phải đóng thuế nhập khẩu. Cuối tháng các phần hành khác sẽ gửi cho kế toán kho tờ kê chi phí vận chuyển, chi phí cho đội vận tải, chi phí kiểm định, giám định để kế toán kho tập hợp vào cuối tháng. Chi phí ứng với chứng từ nhập nào thì sẽ tính vào giá nhập kho của nguyên phụ liệu thuộc chứng từ nhập đó. 3.3.2 Đối với nguyên phụ liệu xuất kho trong kỳ Đối với nguyên phụ liệu xuất kho trong kỳ thì công ty chủ yếu sử dụng phương pháp thực tế đích danh, ngoài ra công ty còn sử dụng phương pháp bình quân gia quyền. Đối với nguyên liệu thì công ty dùng giá thực tế đích danh. Đối với phụ liệu có giá trị lớn hoặc dùng riêng cho từng mã hàng, mặt hàng thì công ty dùng phương pháp thực tế đích danh còn đối với những phụ liệu dùng chung cho tất cả các mã hàng thì công ty có thể dùng phương pháp bình quân gia quyền. Đơn giá thực tế bình quân Giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ Đối với phụ liệu công ty mua ngoài dùng chung cho nhiều mã hàng thì khi xuất kho dùng cho sản xuất công ty áp dụng phương pháp tính đơn giá bình quân tính cho từng loại phụ liệu theo công thức sau: = = Số lượng phụ liệu xuất dùng trong kỳ x Đơn giá bình quân Trị giá phụ liệu xuất dùng 3.4 Kế toán nguyên phụ liệu tại công ty cổ phần may Việt Tiến. Kế toán tổng hợp nguyên phụ liệu là một khâu quan trọng trong quá trình hạch toán nguyên phụ liệu bởi nó đóng vai trò cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ công tác quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Những thông tin do kế toán cung cấp cho nhà quản lý nhằm tiến hành các hoạt động kiểm tra, kiểm soát đối với các loại nguyên phụ liệu nhằm đảm bảo cho những hoạt động quản lý vốn lưu động có hiệu quả thiết thực, đúng với đường lối phát triển sản xuất và phát triển kinh tế. Hiện nay, tại Tổng Công ty Cổ phần May Việt Tiến, kế toán nguyên phụ liệu được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên, hình thức kế toán nhật ký chung và có áp dụng phần mềm EFFECT ERP 3.0. 3.4.1 Kế toán mua nguyên phụ liệu 3.4.1.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ Chứng từ sử dụng: Lệnh điều động nhập Biên bản giám định Hóa đơn GTGT Phiếu nhập kho (Xem phụ lục 3.1 và 3.2) Quy trình nhận hàng và luân chuyển chứng từ: Mua trong nước. Khi có nhu cầu sản xuất, phòng kinh doanh nội địa (nếu sản xuất hàng bán trong nước) hoặc phòng kinh doanh xuất khẩu (nếu sản xuất hàng xuất khẩu) sẽ lập bảng chiết tính giá thành để định mức số lượng nguyên phụ liệu cần cho sản xuất và giá dự toán. Sau đó phòng kinh doanh sẽ làm việc với nhà cung cấp. Khi đã thỏa thuận xong với nhà cung cấp thì phòng kinh doanh lập lệnh điều động thành 3 liên. _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kho _ Liên 3 gửi phòng kho vận Khi hàng về, bộ phận nhận hàng nhất thiết phải có các bên tham gia: bộ phận sales của lô hàng đó, thủ kho, bộ phận quản lý chất lượng (QA) tại kho và nhân viên phòng kỹ thuật công nghệ. Thủ kho: Có nhiệm vụ trực tiếp nhận hàng, xem xét, so sánh số lượng, quy cách hàng thực tế nhận so với Packing list, đơn đặt hàng (nhận từ bộ phận bán của lô hàng) và hóa đơn có phù hợp không. Tại giai đoạn này, thủ kho kiểm tra số thùng, số kiện, số cây. Trong thời gian quy định 7 ngày, thủ kho tiến hành kiểm tra chi tiết loại nguyên phụ liệu (chú ý kiểm tra số lượng, chất lượng từng loại nguyên phụ liệu của những mã hàng có kế hoạch sản xuất trước) và nộp biên bản giám định. Trường hợp hàng về hóa đơn cùng về, khi nhập hàng thủ kho kiểm tra số lượng, chủng loại thực tế với hóa đơn và lập thủ tục nhập kho bình thường và ký nhận vào phía sau hóa đơn khi hàng nhập đủ và đúng theo yêu cầu. Trường hợp hàng nhập về xảy ra thừa thiếu so với đơn đặt hàng, thủ kho mời phòng kinh doanh nội địa, kinh doanh xuất khẩu giải quyết, xác nhận làm cơ sở theo chặt chẽ lô hàng và thông báo với bộ phận sales của mặt hàng có liên quan, đồng thời chỉ nhập theo số thực nhập (đối với hàng thiếu), đối với hàng thừa chỉ nhập theo Packing list hay hóa đơn và xem nguồn gốc hàng thừa. Trường hợp hàng về không làm thủ tục nhập kho mà đưa thẳng về xí nghiệp (Để đảm bảo tính chất kịp thời cho sản xuất). Khi đó xí nghiệp sản xuất phải giám định và gửi phiếu xuất cho thủ kho để chuyển lên phòng kho vận làm phiếu nhập. Bộ phận QA tại kho: có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng lô hàng đúng yêu cầu hay không, từ đó lập báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu chuyển cho phòng kinh doanh để có kế hoạch liên hệ với nhà cung cấp. Nếu phát hiện nguyên phụ liệu không phù hợp thì để vào bao gói riêng và ghi rõ nguyên phụ liệu không đạt. Nếu chấp nhận lô hàng, ghi đã kiểm tra trên phiếu xác nhận chất lượng sản phẩm, sau đó cán bộ QA tại kho sẽ trình cho lãnh đạo phòng QA phê duyệt và giao cho đơn vị mua xem xét, xử lý. Nguyên phụ liệu không đạt yêu cầu thì không được nhập kho. Bộ phận sales có nhiệm vụ kiểm tra lô hàng có đúng yêu cầu đã đặt ra hay không căn cứ vào báo cáo chất lượng từ QA gửi về. Các lô hàng không đạt chất lượng sẽ không được xuất kho và sẽ được nhân viên kiểm tra nguyên phụ liệu phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra 100% để xác định chủng loại, tỷ lệ và số lượng không phù hợp, phòng kinh doanh sẽ giải quyết ngay nguyên phụ liệu không phù hợp hoặc khiếu nại với nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất để đảm bảo tiến độ sản xuất. Trong bất kỳ trường hợp nào, thủ kho nhận hàng phải lập Biên bản nhận hàng có đầy đủ chữ ký bên giao hàng đồng thời ký nhận phía sau hóa đơn kèm theo đơn đặt hàng và các chứng từ liên quan, sau đó sao chép 1 bộ gửi kế toán công nợ làm cơ sở hạch toán. Nếu chấp nhận hàng thì phòng kho vận sẽ dựa vào lệnh điều động (liên 3) và biên bản giám định để làm căn cứ nhập dữ liệu đồng thời lập phiếu nhập kho thành 3 liên _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kế toán thanh toán _ Liên 3 gửi kho Thủ kho dựa vào lệnh điều động (liên 2) và phiếu nhập kho (liên 3) cho nhập kho nguyên phụ liệu. Kho sau khi vào thẻ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho về cho kế toán kho. Kế toán kho truy xuất dữ liệu từ phòng kho vận (gồm các thông tin như số chứng từ, số hợp đồng, mã hàng, số phiếu xuất, mã vật tư, năm nhập, mã kho, đơn giá, thành tiền…) để đối chiếu dữ liệu. Phần mềm EFFECT sẽ tự động định khoản nghiệp vụ phát sinh. SƠ ĐỒ 3.1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua nguyên phụ liệu trong nước 2 3 Lệnh điều động 1 B Phòng kho vận Kho Phòng kinh doanh Kế toán kho Nhà cung cấp N Kho KTCN B C PNK 3 Nhập dữ liệu Cập nhật HTK Lập phiếu NK PNK 3 PNK 1 2 3 Bắt đầu A Hóa đơn GTGT C Nhập hàng và lập biên bản giám định HHTK Lập lệnh điều động BB giám định A N Biên bản giám định LĐĐ 3 N Ví dụ: Nghiệp vụ mua nguyên phụ liệu trong nước tại công ty Sau khi thỏa thuận với Công ty LD SX NUT NHUA VIET THUAN mua phụ liệu CUC NHUA, căn cứ vào hợp đồng thì phòng kinh doanh nội địa lập lệnh điều động thành 3 liên: _ Liên 1 lưu. _ Liên 2 gửi kho. _ Liên 3 gửi phòng kho vận. Khi hàng về, thủ kho lập biên bản nhận hàng có đầy đủ chữ ký bên giao hàng đồng thời ký nhận phía sau hóa đơn kèm với các chứng từ liên quan gửi lên kế toán công nợ. Sau khi các phòng nghiệp vụ kiểm tra chất lượng, số lượng thì thủ kho lập biên bản giám định gửi phòng kho vận. Phòng kho vận dựa vào lệnh điều động liên 3 và biên bản giám định nhập dữ liệu và lập phiếu nhập kho (với tổng số lượng 91,580.00 CH, tổng tiền hàng là 15,158,000 VNĐ, thuế GTGT là 1,515,800 VNĐ, tổng giá thanh toán là 16,673,800 VNĐ) thành 3 liên. _ Liên 1 lưu. _ Liên 2 gửi kế toán thanh toán. _ Liên 3 gửi kho. Thủ kho dựa vào lệnh điều động nhập (liên 2) và phiếu nhập kho (liên 3) cho nhập kho phụ liệu CUC NHUA. Kho sau khi vào thẻ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho (liên 3) về cho kế toán kho. Kế toán kho truy xuất dữ liệu từ phòng kho vận và đối chiếu dữ liệu và phần mềm hạch toán nghiệp vụ.(Nợ 1522: 15 158 000/ Có 3311.A: 15 158 000) Nhập khẩu nguyên phụ liệu Khi có nhu cầu sản xuất, phòng kinh doanh nội địa (nếu nhập nguyên phụ liệu về để sản xuất hàng trong nước) hoặc phòng kinh doanh xuất khẩu (nếu nhập nguyên phụ liệu về để sản xuất hàng xuất khẩu) sẽ lập bảng chiết tính giá thành để định mức số lượng nguyên phụ liệu cần cho sản xuất và giá dự toán. Sau đó phòng kinh doanh sẽ làm việc với nhà cung cấp. Khi đã thỏa thuận xong với nhà cung cấp thì phòng kinh doanh xuất khẩu sẽ lập lệnh điều động thành 3 liên: _ Liên 1 lưu _ Liên 2 gửi kho _ Liên 3 gửi phòng kho vận Khi hàng về, bộ phận nhận hàng nhất thiết phải có các bên tham gia: bộ phận sales của lô hàng đó, thủ kho, bộ phận quản lý chất lượng (QA) tại kho và nhân viên phòng kỹ thuật công nghệ. Thủ kho: Có nhiệm vụ trực tiếp nhận hàng, xem xét, so sánh số lượng, quy cách hàng thực tế nhận so với Packing list, đơn đặt hàng (nhận từ bộ phận bán của lô hàng) và hóa đơn có phù hợp không. Tại giai đoạn này, thủ kho kiểm tra số thùng, số kiện, số cây. Trong thời gian quy định 7 ngày, thủ kho tiến hành kiểm tra chi tiết loại nguyên phụ liệu (chú ý kiểm tra số lượng, chất lượng từng loại nguyên phụ liệu của những mã hàng có kế hoạch sản xuất trước) và nộp biên bản giám định về phòng kho vận. Trường hợp hàng về tờ khai nhập khẩu và hóa đơn cùng về, khi nhập hàng thủ kho kiểm tra số lượng, chủng loại thực tế với hóa đơn và lập thủ tục nhập kho bình thường và ký nhận vào phía sau hóa đơn khi hàng nhập đủ và đúng theo yêu cầu. Trường hợp hàng nhập về xảy ra thừa thiếu so với đơn đặt hàng, thủ kho mời phòng kinh doanh nội địa, kinh doanh xuất khẩu giải quyết, xác nhận làm cơ sở theo chặt chẽ lô hàng và thông báo với bộ phận sales của mặt hàng có liên quan, đồng thời chỉ nhập theo số thực nhập (đối với hàng thiếu), đối với hàng thừa chỉ nhập theo Packing list hay hóa đơn và xem nguồn gốc hàng thừa. Bộ phận QA tại kho: có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng lô hàng đúng yêu cầu hay không, từ đó lập báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu chuyển cho phòng kinh doanh để có kế hoạch liên hệ với nhà cung cấp. Nếu phát hiện nguyên phụ liệu không phù hợp thì để vào bao gói riêng và ghi rõ nguyên phụ liệu không đạt. Nếu chấp nhận lô hàng, ghi đã kiểm tra trên phiếu xác nhận chất lượng sản ph