Đề tài Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơ

ống quản lý của công ty. Nhờ có sự phản ánh của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, xác định kết quả kinh doanh đã giúp cho Hội đồng quản trị, phó giám đốc, các tổ chức cá nhân đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn.Việc tổ chức bộ máy kế toán là rất quan trọng, hoạt động của bộ máy kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình phát triển và uy tín của công ty. Để phù hợp với tính chất đặc điểm quy mô hoạt động của công ty ban lãnh đạo công ty và kế toán trưởng đã quyết định chọn làm công tác kế toán theo hình thức kế toán tập trung Theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán trong công ty đều được tiến hành tập trung tại phòng kế toán, ở các bộ phận trực thuộc như: Xí nghiệp xây lắp 1,2,3, các đội xây dựng 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ và chuyển về phòng kế toán tập trung theo đùng thời hạn quy định. Bên cạnh đó tại mỗi công trường thi công đơn vị có thể bố trí thêm một hệ thống kế toán để thường xuyên kiểm tra giám sát mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình xây lắp . Với quy mô này người chịu trách nhiệm cao nhất là kế toán trưởng .Kế toán trưởng là người được Hội đồng quản trị uỷ quyền giám sát mọi hoạt động tài chính có liên quan đến tài sản và nguồn vốn của công ty. Bên cạnh đó các nhân viên phòng kế toán cũng phải chịu trách nhiệm về công việc ,nhiệm vụ của mình dưới sự điều khiển của kế toán trưởng . Hình thức kế toán tập trung đã giúp cho bộ máy kế toán của công ty giảm nhẹ được thời gian đi lại và khối lựợng công việc của các cán bộ thống kê ,kế toán ở các đội sản xuất.Tuy nhiên hình thức này còn có một nhược điểm do địa bàn hoạt động rộng khắp nơi nên việc kiểm tra giám sát của của kế toán trưởng và lãnh đạo công ty với các công tác kế toán cũng như những hoạt động khác không kịp thời, sát sao và bị hạn chế. Bộ máy kế toán của công ty có vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nó thực hiện chức năng thu nhận và xử lý thông tin kinh tế tài chính cho các đối tượng có liên quan. Bộ máy kế toán có nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc trong công tác đầu tư liên doanh liên kết. Cụ thể bộ máy kế toán có các nhiệm vụ sau: Tổ chức hạch toán kế toán: phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình biến động tài sản trong quan hệ với nguồn vốn. Lập và trình bày các báo cáo cần thiết theo quy định. Tổ chức công tác phân tích tình hình tài chính của công ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định. Tổ chức công tác, phổ biến kịp thời các chế độ thể lệ quy định, quy chế tài chính mới ban hành. Hướng dẫn, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán. * Sơ đồ bộ máy kế toán: KẾ TOÁN TRƯỞNG Bộ phận kế toán vật tư, tài sản cố định, thống kê sản lượng. Bộ phận kế toán thanh toán, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, kế toán vốn bằng tiền Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thủ quỹ Bộ phận kế toán thuế, công nợ cổ phần. Bộ phận kế toán tổng hợp, phân tích kiểm tra số liệu. Nhân viên kinh tế các đội * Chức năng ,nhiệm vụ của các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán Phòng kế toán công ty chia làm 5 bộ phận + Bộ phận kế toán vật tư, tài sản cố định, thống kê sản lượng. + Bộ phận kế toán thanh toán, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, kế toán vốn bằng tiền. + Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính gía thành, thủ quỹ. + Bộ phận kế toán thuế, công nợ, cổ phần. + Bộ phận kế toán tổng hợp, phân tích kiểm tra số liệu. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Đứng đầu bộ máy là kế toán trưởng( Trưởng phòng tài chính kế toán). - Kế toán trưởng là người đại diện của Phòng tài chính kế toán trong quan hệ với Giám đốc, phó giám đốc và các phòng ban khác trong đơn vị. Kế toán trưởng là người có trình độ, có thâm niên công tác, có kinh nghiệm đặc biệt là được đào tạo chuyên ngành tài chính kế toán và chương trình kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức hoạt động trong kế toán, hướng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán ghi chép tình hình hạt động của Công ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã được Nhà nước quy định. Bộ phận kế toán vật tư, tài sản, thống kê sản lượng có nhiệm vụ: ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập- xuất- tồn vật liệu, công cụ dụng cụ. Ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tăng giảm TSCĐ, tình hình trích khấu hao và phân bổ khấu hao vào quá trình SXKD của công ty, báo cáo thống kê định kỳ. Bộ phận kế toán thanh toán, lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, kế toán vốn bằng tiền: có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, các khoản thanh toán với người bán, tổng hợp só liệu từ các đội gửi lên để phối hợp với các bộ phận tính khác tính toán lương, phụ cấp cho CBCNV, trích BHXH theo chế độ quy định. Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thủ quỹ: có nhiệm vụ tập hợp tất cả chi phí để tính giá thành cho từng công trình và cùng với kế toán vốn bằng tiền tiến hành thu- chi và theo dõi chặt chẽ các khoản thu- chi tiền mặt. Bộ phận kế toán thuế, công nợ, cổ phần: Bộ phận này có nghiệm vụ tập hợp các loại thuế để thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước, thanh toán các khoản phải trả, thống kê số cổ phần và báo cáo lợi tức của mỗi cổ phần trước đại hội đồng cổ đông. Bộ phận kế toán tổng hợp, phân tích kiểm tra số liệu: có nhiệm vụ trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau , đồng thời phải thường xuyên kiểm tra đối chiếu chi tiết và tổng hợp, hỗ trợ kế toán trưởng trong việc vận dụng hệ tống tài khoản phù hợp và định kỳ lập các báo cáo tài chính tổng hợp theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công tác quản lý. Nhân viên kinh tế các đội hàng ngày thu thập chứng từ, tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hạch toán ban đầu và chuyển về phòng kế toán tập trung. 2 /Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Hình thức tổ chức kế toán bao gồm: số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợpkết cấu sổ, mối quan hệ, kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép cũng như việc tổng hợp số liệu đó lập báo cáo kế toán. Trên cơ sở các tài khoản sử dụng, nội dung và quy mô của Công ty. Để thuận tiện và phù hợp trong quá trình hạch toán kế toán Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ làm hình thức kế toán cho Công ty mình. Niên độ kế toán được công ty áp dụng từ 01/01 đầu năm đến 31/012 cuối năm và kỳ kế toán Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn làm theo 1 năm 4 quý . Sổ kế toán được mở vào đầu kỳ kế toán năm (tức ngày 01/01 đầu năm ) .Do công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là hình thức sổ tờ rời nên đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các sổ tờ rời trước khi dung phải được Giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời.Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán để đảm bảo sự an toàn,dễ tìm. Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra đảm bảo các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính (ngày cuối cùng của năm tài chính 31/12 ) * Đặc điểm hình thức chứng từ ghi sổ. Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống .Toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Tách rời kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để ghi sổ theo hai đường khác nhau. Cơ sở để ghi sổ kế toán tổng hợp chứng từ ghi sổ là tổng hợp chứng từ gốc đính kèm theo chứng từ ghi sổ đã lập. Cuối tháng phải lập bảng CĐTK để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép tổng hợp . * Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ TẠI CÔNG TY Báo cáo kế toán Chứng từ gốc Các loại sổ k ế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK Bảng cân đối tài khoản Bảng tổng hợp Chi tiết Sổ quỹ Ghi hàng ngày (Định kỳ) Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán phản ánh vào vào các chứng từ có liên quan theo đúng quy định hiện hành. Hệ thống chứng từ sử dụng. Trong công ty, hệ thống chứng từ được phân loại theo bản chất của chúng. Bao gồm các loại chứng từ sau: Chứng từ quỹ: Được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hay hàng quý. Đây là những chứng từ phản ánh việc thu, chi tiền mặt tại quỹ như: Phiếu thu, phiếu chi. Đi kèm các chứng từ này là các chứng từ gốc có liên quan như: Giấy xin tạm ứng, hoá đơn mua hàng, giấy đề nghị thanh toán Chứng từ ngân hàng: được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Đây là những chứng từ có liên quan đến việc trao đổi, giao dịch với ngân hàng như: Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng và các chứng từ khác như bảng kê nộp tiền, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi. Chứng từ thanh toán: : Được đánh số từ 1 đến n gồm hoá đơn thanh toán vật tư, hàng hoá dịch vụ mua ngoài, hồ sơ quyết toán với trường hợp tự gia công chế biến và các chứng từ có liên quan như hợp đồng thanh lý hàng hoá, bảng kê chứng từ thanh toán Chứng từ vật tư, vật liệu: bao gồm các phiếu nhập vật tư, phiếu xuất vật tư, bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ Chứng từ kế toán khác: là những chứng từ không bao gồm các loại chứng từ như trên như: bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng tính và phân bổ tiền lương * Phương pháp hạch toán. Căn cứ váo các chứng từ kế toán phát sinh, thì kế toán sẽ phản ánh váo các loại sổ kế toán chi tiết và các chứng từ ghi sổ theo từng loại nghiệp vụ. Trên cơ sở của bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết. Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành công số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng để lập bảng “ Cân đối kế toán”. Đối với các khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, bảng tính tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng tiến hành cộng các sổ thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của tài khoản đó. Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập báo cáo tài chính. Đối với các đội thì định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán các đội tiến hành tập hợp các chứng từ phát sinh vào các bảng kê tổng hợp và đưa về phòng kế toán tài chính kèm theo chứng từ gốc. Các bảng kê gồm: Tờ kê thanh toán chứng từ hoá đơn thanh toán chi phí.Tại phòng kế toán tài chính, chủ yếu các kế toán viên có nhiệm vụ tiếp nhận, kiểm tra, xem xét tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra việc tính toán của các đội gửi về đưa vào hạch toán và ghi sổ chi tiết. Vào cuối kỳ kế toán ( mỗi quý ) phải lập Báo cáo tài chính hàng quý nộp cho đơn vị cấp trên. Kết thúc năm tài chính phải lập báo cáo tài chính năm .Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán .Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán . PHẦN II: CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ TAM SƠN Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn Để tiến hành thi xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò, tính năng lý hoá riêng. muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu, công cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý. Tại Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn cũng tiến hành phân loại vật liệu công cụ dụng cụ. nhưng việc phân loại vật liệu chỉ để thuận lợi và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu công cụ dụng cụ ở kho. Trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tư nên công ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ mà công ty đã xây dựng mỗi thứ vật tư một mã số riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu công cụ dụng cụ. Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đều hạch toán tài khoản 152 “ nguyên vật liệu”, các loại công cụ dụng cụ sử dụng đều hạch toán vào tài khoản 153 “ công cụ dụng cụ”. cụ thể ở Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn sử dụng mã vât tư như sau: Đối với vật liệu: + Nguyên vật liệu không phân loại thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ mà được coi là vật liệu chính: “ Là đối tượng lao độ chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụngnhư: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép 6, thép 10, thép 20, thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng. + Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe như xăng, dầu. + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô. + Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa , vỏ bao xi măng Nhưng hiện nay công ty không thực hiện được viêc thu hồi nên công ty không có phế liệu thu hồi. Công ty bảo quản vật liệu, công cụ dụng cụ trong hai kho theo mỗi công trình là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng. Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô xy hoá vật liệu, công cụ dụng cụ, các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi, được đưa thẳng tới công trình. Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển, bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra. Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ công ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học nhưng công ty chưa lập sổ danh điểm và mỗi loại vật liệu công ty sử dụng bởi các chữ cái đầu là tên của vật liệu. Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết nhất định các loại nguyên vật liệu của ngành xây dựng cơ bản để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập, xuất, bảo quản nguyên vật liệu trong kho. Đối với công cụ dụng cụ: + Công cụ dụng cụ: dàn giáo, mác, cuốc, xẻng + Bao bì dụng cụ: vỏ bao xi măng. + Đồ dùng cho thuê: các loại máy móc phụ vụ thi công II. Hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn. Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, tuy nhiên cũng có mốt số vận dụng mẫu sổ phù hợp với thực tế và phát huy tốt các chức năng của kế toán. Cụ thể khi vật liệu, công cụ dụng cụ mua về đến kho của công ty trình tự hạch toán được tiến hành như sau: 1. Thủ tục nhập kho: 1.1. Trường hợp nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài: Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu, công cụ dụng cụ về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật liệu, công cụ dụng cụ được chuyển đến công ty, người đi nhận hàng( nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, công cụ dụng cụ lên phòng vật tư, trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán Căn cứ vào hoá đơn của bên bán, phòng vật tư dự xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo thì đồng ý nhập kho số vật liệu đó đồng thời nhập thành 2 liên phiếu nhập kho. Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu nhập và vào thẻ kho rồi giao cả 2 liên cho người nhận hàng. Người nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng. Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thực nhận rồi ký nhận vào cả 2 liên phiếu nhập kho, sau đó vào thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu một liên phiếu nhập còn một liên phiếu nhập ( kèm theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toán công nợ để theo dõi thanh toán. Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế toán công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu chưa mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ. Kế toán theo dõi công nợ phải thường xuyên theo dõi thông báo số nợ của từng người bán và có biện pháp thanh toán dứt điểm tránh tình trạng nợ lần dây dưa. Thủ tục nhập kho được biểu diễn theo sơ đồ sau: Ban kiểm nghiệm Hoá đơn Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Vật liệu,công cụ dụng cụ Phòng vật tư Nhập kho Phòng kế toán Hoá đơn Hàng tháng thủ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút sổ số dư cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho. Khi hàng về tới kho, nhân viên kế toán tiến hành lập biên bản kiểm tra 1.2. Nhập kho do di chuyển nội bộ Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của giám đốc, phòng vật tư lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên. Người di chuyển mang 2 liên đến thủ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận song song giữ lại 1 liên để giao cho kế toán vật tư, một liên đưa cho người di chuyển mang đến nhập kho,thủ kho làm thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhận rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất. 1.3. Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế theo số lượng và giá cả phòng kinh tế kế hoạch dự án thực hiện lập phiếu nhập kho. Khi lập phiếu nhập kho phải thực hiện cùng kho, cùng nhóm, cùng nguồn nhập, phải kiểm nghiệm trước khi nhập và lập biên bản kiểm nghiệm mới được nhập kho. Cuối ngày kế toán vật liệu phải đối chiếu kế toán công nợ và đưa phiếu nhập kho cho kế toán công nợ làm báo cáo kế toán. 2. Thủ tục xuất kho. Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp trực thuộc công ty thi công công trình . - Xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật, phòng kinh tế kế hoạch dự án lập phiếu xuất kho gồm 2 liên. Người lĩnh vật tư mang 2 liên phiếu xuất kho đến kho để xin lĩnh vật tư. Thủ kho căn cứ vào quyết định của đội trưởng và theo tiến độ thi công để xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Thủ kho giữ lại 1 liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu để hạch toán, một liên giữ cán bộ kỹ thuật phụ trách công trường để kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu, công cụ dụng cụ đưa từ kho đến nơi sử dụng. 3. Trình tự nhập- xuất vật liệu Công tác kế toán vật liệu ở Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn do một thủ kho và một kế toán viên đảm nhận. Phần hành kế toán nhập kho, xuất kho vật liệu đều được xử lý trên máy vi tính. Vì vậy các công đoạn lập sổ, ghi sổ kế toán tổng hợp, chi tiết đều do máy thực hiện. Thủ kho và nhân viên kế toán vật liệu chỉ phải làm thủ tục ban đầu và tập hợp liệt kê các chứng từ gốc liên quan đến nhập- xuất vật liệu, tạo cơ sở dữ liệu để đưa vào máy. 3.1. Trình tự nhập kho vật liệu. Ở Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn, việc mua vật tư thường do phòng kế hoạch đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu sản xuất thi công. Khi vật liệu được mua về, người đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng như: hoá đơn bán hàng, hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán, hoá đơn cước phí vận chuyểnlên phòng kế toán. Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra số lượng, chất lượng quy cách đối chiếu với hoá đơn, nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vật liệu sẽ viết phiếu nhập kho. Trường hợp vật liệu mua về có khối lượng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật tư lập” Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật tư về số hàng mua về đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập kho. 3.2. Trình tự xuất kho. Ở Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho thi công các công trình. Nguyên vật liệu của công ty gồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thường xuyên trong ngành cho từng bộ phận sử dụng là các đội công trình. Việc xuất vật liệu được căn cứ vào nhu cầu thi công và định mức tiêu hao Nguyên vật liệu trên cơ sở các đơn đặt hàng đang được ký kết. Sau khi có lệnh sản xuất của giám đốc, phòng kinh tế kế hoạch dự án tổ chức thực hiện tiến độ sản xuất, theo dõi sát sao tiến độ thi công các công trình và tiến độ thực hiện các hợp đồng. Sau khi đối chiếu khối lượng nguyên vật liệu trên phiếu xuất kho tại cột số lượng yêu cầu đối với khối lượng nguyên vật liệu thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lượng thực xuất và ký xác nhận. Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu. 4. Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng nhóm, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng, thì trước hết bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập- xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi sổ kế toán. Tại Công ty TNHH Thiết bị công nghệ Tam Sơn, chứng từ kế toán đươc sử dụng trong phần hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là: Phiếu nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ . Phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Sổ( thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật liệu, công cụ dụng cụ. Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: S¬ ®å Thủ kho Sổ(thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Chứng từ nhập Chứng từ xuất Giải thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Kế toán chi tiết ở công ty sử dụng phương pháp thẻ song song và có một số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý vật tư trên máy tính. Nội dung, tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ được tiến hành như sau: Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho. Theo chỉ tiêu khối lượng mỗi thứ vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu. Phòng kế toán: Lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Khi nhận được chứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp lý của chứng từ đó đối với số liệu thực nhập rồi tiến hành ký xác nhận vào thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho. Ở phòng kế toán: đối với kho công trình định kỳ vào cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra chứng từ gốc với thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời hàng ngày khi nhận được chứng từ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ để ghi vào:” sổ chi tiết vật tư hàng hoá” từng tháng từng loại vật liệu, công cụ dụ