Đề tài Kế toán tài sản cố định và vai trò của công tác kế toán tài sản cố định nhằm tăng cường quản lý tài sản cố định tại Công ty Toyota Việt Nam

ệu KT trong Oracle luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống. Như vậy, trên hệ thống Oracle, Kế toán không những là nơi ghi nhận và cung cấp thông tin, mà còn giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh. 1.4.5. Hệ thống sổ sách: Sổ Tổng Hợp: Sổ Nhật ký Chung, Sổ nhật ký đặc biệt, Sổ Cái các Tài Khoản Sổ, thẻ Kế Toán Chi tiết: Sổ TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Kho; Sổ Chi Tiết Vật tư, Sản Phẩm; Sổ Chi Phí sản xuất; Bảng Tổng hợp giá thành sản phẩm, dịch vụ; Sổ chi tiết Tạm ứng, Tiền mặt, TGNH, Sổ chi tiết Thanh toán với Nhà cung cấp, Thanh toán với Khách Hàng Sổ chi tiết thanh toán với nội bộ, thanh toán với Nhà Nước Hệ thống Báo cáo Tài Chính: Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo kết quả kinh doanh. Các Báo cáo quản trị. Báo Cáo tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn kho Nguyên Vật Liệu Báo cáo tổng hợp hàng Nhập kho theo người bán, theo mặt hàng Báo cáo Khấu hao lũy kế… Đặc điểm chung chi phối công tác kế toán TSCĐ: 1.5.1. Ảnh hưởng của đặc điểm phát triển kinh doanh và hoạt động sản xuất kinh doanh: Công ty Toyota Việt Nam có lịch sử hình thành và phát triển trên 10 năm. Trong quá trình đó, công ty đã không ngừng cải tiến năng lực sản xuất; liên tục cho ra đời những dòng xe, mẫu xe mới; Ngoài ra, công ty còn tiến hành các hoạt động bảo vệ môi trường một cách tích cực. Đồng thời, công ty còn mở rộng quy mô bằng cách mở thêm hai chi nhánh, một tổng kho phụ tùng và một trung tâm xuất khẩu. Sự mở rộng quy mô như vậy khiến cho công ty có hai lần đầu tư lớn về TSCĐ: năm 1997 và 1998. Sự mở rộng quy mô như vậy lại khiến cho công tác kế toán TSCĐ thêm khó khăn, vì công ty chỉ có kế toán tiền mặt tại các chi nhánh còn mọi hoạt động ở các phần hành khác và toàn bộ chứng từ lien quan đều được quản lý tại trụ sở chính của công ty. Công tác kế toán phải thực hiện từ xa và một năm chỉ có 2 lần đi kiểm kê thực tế. Ngoài ra, chính vì luôn có sự cải tiến về năng lực sản xuất và mẫu mã sản phẩm nên tại Toyota luôn có sự đầu tư mua sắm TSCĐ mới hàng năm; có những trường hợp công ty mua về những tài sản để gắn thêm lên những TSCĐ cũ để cải tiến. Bản thân những tài sản mới mua về này không đủ những tiêu chuẩn để ghi nhận là TSCĐ, nếu chúng để tách riêng. Tuy nhiên vì có gắn với các TSCĐ khác nên chúng vẫn được ghi nhận là TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng theo như quy định trong QĐ 206/2003 của Bộ Tài Chính. Về hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty còn kinh doanh dịch vụ và xuất khẩu ngoại trừ hoạt động chính là sản xuất ô tô. Các hoạt động này cũng cần sử dụng một số TSCĐ tuy nhiên chúng được diễn ra hầu hết ở các chi nhánh và đôi khi có sự thay đổi mục đích sử dụng TSCĐ do có sự chuyển giao tài sản giữa những mảng kinh doanh khác nhau của công ty, vậy nên công tác kế toán TSCĐ cũng gặp thêm khó khăn. 1.5.2. Ảnh hưởng của đặc điểm tổ chức quản lý: Hầu hết các TSCĐ của công ty là mua từ những công ty nằm trong hệ thống Tập Đoàn Toyota. Tuy nhiên, công ty Toyota Việt Nam là một pháp nhân hoàn toàn độc lập với những công ty khác của Tập Đoàn Toyota Nhật Bản, vì vậy việc hạch toán các nghiệp vụ tăng TSCĐ hoàn toàn được ghi nhận như đối với các đối tác bên ngoài. Theo sơ đồ, bộ máy quản lý của công ty chia làm 3 mảng chính: Sản xuất, Marketing, Hành chính-Tài Chính-Kiểm soát nội bộ. Trong mỗi bộ phận lại có nhiều phòng ban, làm các nhiệm vụ khác nhau. Quy mô công ty lớn nên các hoạt động phát sinh nhiều không chỉ về số lượng mà còn rất đa dạng; do đó dẫn đến hệ thống phòng ban khá phức tạp. Vậy nên ngoài hệ thống tài khoản kế toán, bộ máy kế toán của công ty còn sử dụng một hệ thống mã số theo phòng ban, mỗi khi định khoản, kế toán viên đồng thời cũng phải xác định và phản ánh nơi phát sinh nghiệp vụ đó vào hệ thống để dễ dàng theo dõi, quản lý các khoản chi phí phát sinh. Đối với phần hành TSCĐ nói riêng, kế toán riêng phải có những thông tin liên quan đến TSCĐ không chỉ giá trị của chúng, thời gian sử dụng, mà còn phải biết cụ thể nơi sử dụng, mục đích sử dụng và cập nhật liên tục những thay đổi phát sinh trong quá trình sử dụng tài sản, để có thể phản ánh một cách chính xác bản chất của khoản chi phí khấu hao phát sinh hàng kỳ. Và hệ thống Mã phòng ban chính là để hỗ trợ kế toán hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tăng hiệu quả trong công tác tính khấu hao hàng kỳ. Là một công ty có quy mô lớn, số lượng TSCĐ nhiều nên để công tác kế toán TSC được thực hiện một cách hiệu quả, chính xác nhất, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán TSCĐ, phòng mua hàng, nơi đặt mua và nơi sử dụng TSCĐ. Kế toán TSCĐ luôn phải biết rõ một TSCĐ mua như thế nào, ai đặt mua và dùng để làm gì, có dùng để ghép với một TS nào khác không…Có như vậy mới đảm bảo việc hạch toán được chính xác, đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.5.3. Ảnh hưởng của đặc điểm hệ thống Kế toán: Hệ thống kế toán của công ty hoạt động tập trung ở trụ sở chính, tại hai chi nhánh chỉ thực hiện kế toán tiền mặt; vì vậy ở chi nhánh chỉ có nhiệm vụ tập hợp số liệu, chứng từ phát sinh rồi gửi về trụ sở chính, việc tính khấu hao cũng được thực hiện tại trụ sở chính. Hệ thống kế toán của công ty được chia làm nhiều phần hành, dựa trên cơ sở sử dụng phần mềm kế toán Oracle. Tiêu chí đầu tiên của phần mềm này là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa học hơn toàn bộ thông tin của công ty. Trong đó, thông tin kế toán là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ. Trong Oracle, mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ Kế Toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán... Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau. Việc lập ra các Tài khoản trung gian như vậy tuy có khác biệt so với chế độ Kê Toán Việt Nam, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của công ty, ngoài ra còn có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa. Đối vơi hoạt động kế toán TSCĐ nói riêng, để tạo sự liên kết với phần hành kế toán phải trả, các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động mua TSCĐ, kế toán phải trả sẽ phản ánh vào một TK trung gian là TK 2418. Sau đó, việc vốn hoá các khoản chi đó thành TSCĐ sẽ là nhiệm vụ của Kế toán phần hành TSCĐ. Ngoài ra, hệ thống Oracle có cấu trúc hệ thống tài khoản rất linh hoạt với nhiều chiều thông tin, chúng đáp ứng được mọi yêu cầu về phân tích và quản lý tài chính của một doanh nghiệp, nhất là với quy mô lớn như Công ty Toyota Việt Nam. Nhờ hệ thống này mà việc quản lý doanh thu và chi phí theo từng phòng ban sẽ thực hiện đơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản. Cuối kỳ, ta chỉ cần sử dụng các báo cáo về số dư tài khoản để xem tất cả các số liệu KT phát sinh ở một phòng ban bất kỳ. Để làm được điều đó, các kế toán khi hạch toán phải đảm bảo định khoản chính xác phòng ban phát sinh chi phí. Đối với kế toán TSCĐ nói riêng, điều này lại càng quan trọng bởi chi phí khấu hao hàng kỳ bao giờ cũng lớn, vì vậy kế toán TSCĐ phải luôn nắm được tình hình sử dụng thực tế của các TSCĐ. PHẦN II: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY TOYOTA VIỆT NAM: 2.1. Đặc điểm TSCĐ và chính sách quản lý TSCĐ: 2.1.1. Đặc điểm TSCĐ tại công ty Toyota Việt Nam: Ta có Bảng tổng kết tình hình tài sản cố định tại công ty vào cuối tháng 3 năm 2007 như sau: Bảng 2.1: Bảng tổng kết tình hình TSCĐ (30/3/2007) (Nguồn: Bảng cân đối kế toán thử ngày 30/3/2007) (Tổng Tài Sản: khoảng 2000 tỷ VND) Loại TSCĐ NG TSCĐ/Tổng TS GTCL/Tổng TSCĐ GTCL/Tổng TS Nhà cửa 4.65 % 5.89 % 2.18 % Vật kiến trúc 2.53 % 3.46 % 1.28 % Máy móc và Thiết bị 12.91 % 9.09 % 3.37 % Ôtô và Xe cộ 1.31 % 1.66 % 0.62 % Thiết bị, dụng cụ quản lý 8.26 % 11.83 % 4.38 % Quyền sử dụng đất 4.76 % 9.13 % 3.38 % Phần mềm máy tính 1.58 % 0.97 % 0.36 % Các TSCĐ vô hình khác 1.06 % 2.07 % 0.77 % Tổng Tài Sản Cố Định 37.06 % 44.10 % 16.34 % Trước hết, là công ty sản xuất, lại là sản phẩm có kích thước lớn nên công ty cần một diện tích đất lớn để xây dựng nhà xưởng, kho chứa vật liệu, phụ tùng, công cụ, sản phẩm…vậy nên giá trị quyền sử dụng đất chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty. Quyền sử dụng đất cùng với phần mềm máy tính là hai loại tài sản cố định vô hình điển hình và có giá trị lớn nhất của công ty. Về phần mềm máy tính, sản phẩm của công ty tiêu thụ trên quy mô toàn quốc, thậm chí còn xuất khẩu ra nước ngoài; các đối tác có giao dịch kinh tế phát sinh cũng rất nhiều, đa dạng và trên quy mô rộng lớn, vì vậy bộ máy quản lý của công ty cần một số lượng lớn những thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến làm tăng tốc độ công việc. Điều này làm cho các phần mềm máy tính và các thiết bị văn phòng công ty chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty: phần mềm máy tính là 1.58%, các công cụ, thiết bị văn phòng là 8.26%. Thứ 3, là một doanh nghiệp sản xuất lắp ráp nên cơ cấu giá trị máy móc thiết bị trên tổng số TSCĐ là lớn nhất, chiếm khoảng 34.8% tổng giá trị TSCĐ, chiếm 12.9% tổng tài sản của công ty. Công ty sản xuất hàng chính hãng nên thiết bị đặc chủng nhiều, không sản xuất hàng loạt mà phần lớn theo đơn đặt hàng riêng lẻ nên giá trị lớn. Đây là phần TSCĐ khó quản lý nhất trong hệ thống TSCĐ của công ty vì chúng không những có số lượng lớn mà còn thường xuyên được sử dụng trong môi trường nhiều dầu mỡ, bụi bặm, hay phải di chuyển nên hay hỏng hóc, mất thẻ gắn trên tài sản; thường xuyên phải thay thế, cải tiến, bảo dưỡng, thay đổi nơi sử dụng…Chính vì vậy, những TSCĐ thuộc lại này thường xuyên được theo dõi, kiểm tra hơn những loại tài sản khác. Ngoài ra, đối với các máy móc thiết bị, do là hàng chính hãng nên TSCĐ không dùng nữa phần lớn là huỷ hoặc tháo rời, vậy nên giá trị thu hồi ước tính thấp, phần lớn là công ty không đề cập đến giá trị thu hồi ước tính trong khi tính giá trị khấu hao hàng kỳ. Như vậy, các TSCĐ của Công ty Toyota có đặc điểm là giá trị và số lượng đều lớn nên công tác kế toán TSCĐ gặp rất nhiều khó khăn, cần có những phương pháp quản lý tài sản hợp lý, cùng sự theo dõi chặt chẽ hệ thống TSCĐ trên sổ sách cũng như trên thực tế. 2.1.2. Phân loại TSCĐ: Nguyên tắc phân loại TSCĐ tại công ty Toyota Việt Nam là căn cứ vào tính chất của TSCĐ. Các TSCĐ được phân làm hai loại: - Tài sản cố định dùng cho mục đích kinh doanh - Tài sản cố định dùng cho mục đích phúc lợi, sự nghiệp an ninh, quốc phòng (hay có nguồn hình thành từ quỹ phúc lợi). Các TSCĐ thuộc loại thứ 2, doanh nghiệp chỉ theo dõi, quản lý nhưng không trích khấu hao hàng kỳ. Đối với những TSCĐ thuộc loại 1, công ty phân ra làm 6 loại: Nhà cửa (TK 2112100) là nơi để diễn ra các hoạt động sản xuất kinh doanh của người và thiết bị, hoặc để làm kho. Vật kiến trúc (TK 2112200) bao gồm đường xá, vỉa hè, bục thang máy… Máy móc và thiết bị (TK 2113000): bao gồm máy cưa, máy nghiền, máy hàn, máy biến thế hàn, súng bắn điện để hàn, thiết bị điều khiển… Xe cộ (TK 2114000): bao gồm xe hơi, xe tải, xe bus đưa đón nhân viên và các loại xe khác. Công cụ và thiết bị quản lý (TK 2115000): bao gồm kính hiển vi, các thiết bị kiểm tra và đo lường, cẩu, đồ gá lắp, máy tính và các đồ dùng văn phòng khác...; được chia làm 3 loại nhỏ: Thiết bị công nghệ: máy tính, máy tính xách tay, máy chủ nội bộ, bộ định tuyến, khoá chuyển đổi và các thiết bị thông tin khác. Công cụ cho sản xuất: gồm các công cụ trực tiếp và gián tiếp Công cụ văn phòng: các loại công cụ, thiết bị còn lại. TSCĐ vô hình (TK 2130000): là tài sản không có hình thái vật chất, nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định vô hình. Ở Công ty Toyota Việt Nam, chúng bao gồm quyền sử dụng đất, phần mềm máy tính và các tài sản vô hình khác. 2.1.3. Chính sách quản lý TSCĐ: Một tài sản được coi là TSCĐ khi chúng có cấu trúc độc lập hoặc có nhiều phần riêng biệt có thể kết hợp tạo thành một TS để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh có thể được coi là TSCĐ nếu chúng có giá trị trên 1000$ và có thời gian sử dụng trên một năm. Trong trường hợp hệ thống gồm nhiều bộ phận Tài sản riêng lẻ liên kết với nhau, trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộ phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động chính của nó, nhưng do yêu cầu quản lý, sử dụng TSCĐ đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận tài sản thì mỗi bộ phận tài sản đó nếu cùng thoả mãn đồng thời bốn tiêu chuẩn của TSCĐ được coi là một TSCĐ hữu hình độc lập. Khi được ghi nhận là một TSCĐ, chúng sẽ được quản lý theo nguyên tắc như sau: + Mọi tài sản cố định trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (bao gồm đơn đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, bảng báo giá, hợp đồng kinh tế, hoá đơn thuế, biên bản giao nhận tài sản và đơn đăng ký TSCĐ. Các TSCĐ được phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, đựơc theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ. Mỗi TSCĐ được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán: Giá trị còn lại Nguyên giá Số khấu hao luỹ kế trên sổ kế toán = của Tài sản _ của tài sản của TSCĐ cố định cố định Đối với những tài sản cố định không tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh quy định tại khoản 2, điều 9 của QĐ206, công ty sẽ quản lý tài sản cố định này theo nguyên giá, số giá trị hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán: Giá trị còn lại Nguyên giá Giá trị hao mòn trên sổ kế toán = của tài sản _ luỹ kế của tài sản của Tài sản cố định cố định cố định Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý đối với những TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ bình thường. +Khi một phòng ban nào đó có nhu cầu mua TSCĐ, đại diện phòng ban đó sẽ phải làm một đơn đề nghị mua hàng, và phải được sự phê chuẩn của các cấp lãnh đạo có thẩm quyền. Sau khi được phê chuẩn, phòng mua hàng sẽ làm đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp và tiến hành làm hợp đồng. + Đăng ký TSCĐ: mọi TSCĐ được đăng ký bởi yêu cầu Tài Sản hoặc người chịu trách nhiệm về tình trạng kỹ thuật của Tài Sản. (Xem mẫu đăng ký TSCĐ phần phụ lục- Mẫu số FA-1) + Thẻ TSCĐ: mọi TSCĐ trong công ty phải được đính kèm một thẻ có mã số để quản lý, trừ xe của công ty, nhà cửa và vật kiến trúc, súng bắn điện, xe đẩy tay, các tài sản ngầm dưới đất và TSCĐ vô hình (là những tài sản hoặc có thể quản lý theo số seri đặc trưng của tài sản và số lượng hoặc không thể gắn thẻ lên được). Mã TSCĐ được quy định gồm 9 ký tự : A- AAA- 0000- 0 Trong đó, ký tự đầu tiên chỉ loại tài sản, được quy định như sau: Mã TSCĐ Số TK Tên TK A 2112100 Nhà cửa B 2112200 Vật kiến trúc C 2113000 Máy móc và thiết bị D 2114000 Xe cộ (xe văn phòng, xe tải và xe đưa đón nhân viên E 2115000 Công cụ, thiết bị quản lý F 2131000 Bảng quảng cáo G 2137000 Phần mềm máy tính Ký tự thứ 2, chỉ phòng ban sử dụng Tài sản, được quy định như sau: Ký tự thứ 1 Ký tự thứ 2 Phòng ban, bộ phận sử dụng A P Sản xuất Z Hành chính M Marketing B P Sản xuất Z Hành chính M Marketing C W Sản xuất – Hàn T Sản xuất - Sơn A Sản xuất - Lắp Ráp M Sản xuất - Bảo Dưỡng I Sản xuất - Kiểm tra S Sản xuất - Dập E Sản xuất - Xuất Khẩu P Sản xuất - Thiết bị chung D V Hành chính E V Sản xuất và Marketing F W Sản xuất – Hàn T Sản xuất - Sơn A Sản xuất - Lắp Ráp P Sản xuất - Thiết bị chung M Sản xuất - Bảo Dưỡng I Sản xuất - Kiểm tra S Sản xuất - Dập E Sản xuất - Xuất Khẩu D Công cụ, thiết bị chung cho văn phòng G Đồ đạc văn phòng E Trung tâm đào tạo G P Sản xuất D Hành chính M Marketing Ký tự thứ 3 và thứ 4 là để chỉ tên tài sản. Bốn ký tự tiếp theo bằng số là một dãy số chuỗi. Ký tự cuối cùng dung trong trường hợp có sự thay đổi. Người chịu trách nhiệm về TSCĐ ở phòng kế toán sẽ có nhiệm vụ đặt tên cho những TSCĐ. + Thanh lý TSCĐ: tuân theo quy địng trong thông tư số 01/2005 của Bộ Thương Mại, ngày 6/1/2005 (áp dụng cho việc thanh lý vật liệu, xe cộ, thiết bị và dụng cụ của các công ty có vốn đầu tư nước ngoài). ( Xem mẫu thanh lý TSCĐ phần phụ lục Mẫu số FA-3) Tài sản được thanh lý thuộc một trong các trường hợp sau: Đã khấu hao hết; thời gian sử dụng không còn nhiều; Bị phá huỷ, không thể sửa chữa hoặc chi phí sửa chữa quá lớn; Sử dụng lại cho dự án mới hoặc cắt giảm cho hoạt động nghiên cứu cải tiến; Những công cụ và máy móc đặc biệt dùng cho mẫu xe không còn sản xuất nữa; Đem bán; Phương thức thanh lý bao gồm: tái sử dụng, huỷ, tặng, bán. Trường hợp huỷ phải được chuẩn bị, ký bởi những người tham gia chứng kiến và trực tiếp huỷ tài sản. Trường hợp đem bán phải có những văn bản cần thiết kèm theo (như: quyết định bán của cấp lãnh đạo có thẩm quyền, hợp đồng kinh tế với bên mua, hoá đơn thuế); quá trình bán sẽ được ghi lại và bất cứ các khoản lỗ hoặc lãi nào cũng đều phải được ghi nhận bởi Kế toán các khoản phải thu. + Kiểm kê TSCĐ: sự tồn tại, vị trí và hiện trạng của mọi TSCĐ sẽ được thẩm tra lại trong các kỳ kiểm kê 2 lần một năm vào giữa và cuối năm tài chính (31/3 và 30/9). Lịch kiểm kê sẽ được gửi cho các phòng ban có liên quan bằng email ít nhất 3 tuần trước khi kiểm kê để đảm bảo kiểm kê nhanh chóng hiệu quả và chính xác nhất. Quá trình kiểm kê và kết quả kiểm kê sẽ được ghi lại và ký xác nhận bởi đại diện chịu trách nhiệm của bên kế toán và các bên có liên quan. Mọi sai lệch giữa số liệu của kế toán và số liệu kiểm kê được cần phải được điều tra tìm nguyên nhân, lập biên bản và có biện pháp xử lý trước khi kế toán TSCĐ tiến hành điều chỉnh. + Sửa chữa TSCĐ: được phản ánh vào chi phí kỳ phát sinh hoạt động sửa chữa. + Mất hoặc bị mất cắp Tài Sản: cần tiến hành điểu tra rõ nguyên nhân, đưa ra quyết định cuối cùng trước khi chuyển sang để kế toán TSCĐ phản ánh. Như vậy, tuy số lượng tài sản có nhiều nhưng công ty đã thiết lập được những chính sách quản lý đồng bộ, có hệ thống; với sự phối hợp quản lý đồng thời của ban bộ phận: tại nơi sử dụng, bộ phận quản lý chất lượng và phòng kế toán. Chính sách quản lý luôn yêu phải có cầu sự phối hợp tích cực giữa các bên có liên quan với những thủ tục, quy định rõ ràng về trách nhiệm, để làm sao quản lý tốt hệ thống TSCĐ đồ sộ như vậy. 2.2. Thực trạng kế toán Tài sản Cố định tại công ty Toyota Việt Nam: 2.2.1. Thực trạng hạch toán biến động TSCĐ: 2.2.1.1. Hạch toán tăng TSCĐ: Do đặc trưng của hệ thống kế toán của Toyota là kế toán nhiều phần hành nên để liên kết phần hành kế toán phải trả với phần hành kế toán TSCĐ, công ty có sử dụng thêm một TK trung gian là TK 2418 trong trường hợp phát sinh các chi phí liên quan. a) Xác định nguyên giá TSCĐ: Xác định trong từng trường hợp cụ thể, như sau: - TSCĐ mua sắm: Nguyên giá TSCĐ mua sắm bao gồm giá mua (trừ các khoản được chiết khấu thương mại, giảm giá), các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như chi phí chuẩn bị mặt bằng, chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu, chi phí lắp đặt, chạy thử (trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử), chi phí chuyên gia và các chi phí liên quan trực tiếp khác… - TSCĐ do đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu: Đối với TSCĐ hữu hình hình thành do đầu tư xây dựng theo phương thức giao thầu, nguyên giá là giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng, các chi phí liên quan trực tiếp khác và lệ phí trước bạ (nếu có). - TSCĐ mua trả chậm: Trường hợp TSCĐ mua sắm được thanh toán theo phương thức trả chậm, nguyên giá tài sản cố định đó được phản ánh theo giá mua trả ngay tại thời điểm mua. Khoản chênh lệch giữa giá mua trả chậm và giá mua trả tiền ngay được hạch toán vào chi phí theo kỳ hạn thanh toán, trừ khi số chênh lệch đó được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình (vốn hóa) theo quy định của Chuẩn mực "Chi phí đi vay". - Thành phẩm trong trường hợp sử dụng làm TSCĐ sẽ bao gồm giá vốn hàng bán, thuế tiêu thụ đặc biệt, phí đăng ký và các khoản phí liên quan khác. Trong trường hợp trên, mọi khoản lãi nội bộ, các chi phí không hợp lý như nguyên liệu, vật liệu lãng phí, lao động hoặc các khoản chi khác sử dụng vượt quá mức bình thường trong quá trình tự xây dựng hoặc tự chế đều không tính vào nguyên giá của TSCĐ đó. - TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi: Nguyên giá TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi với một TSCĐ không tương tự hoặc tài sản khác được xác định theo giá trị hợp lý của TSCĐ nhận về, hoặc giá trị hợp lý của tài sản đem trao đổi, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu về. Nguyên giá TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi với một TSCĐ tương tự, hoặc có thể hình thành do được bán để đổi lấy quyền sở hữu một tài sản tương tự (tài sản tương tự là tài sản có công dụng tương tự, trong cùng lĩnh vực kinh doanh và có giá trị tương đương). Trong cả hai trường hợp không có bất kỳ khoản lãi hay lỗ nào được ghi nhận trong quá trình trao đổi. Nguyên giá TSCĐ nhận về được tính bằng giá trị còn lại của TSCĐ đem trao đổi. Ví dụ: Việc trao đổi các TSCĐ tương tự như trao đổi máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, các cơ sở dịch vụ hoặc TSCĐ khác. + Những chi phí thực tế phát sinh liên quan đến giai đoạn triển khai (đối với TSCĐ vô hình) được tập hợp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Từ thời điểm xét thấy kết quả triển khai thỏa mãn được định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ thì các chi phí giai đoạn triển khai được tập hợp vào Tài khoản 241 "Xây dựng cơ bản dở dang" (2412). Khi kết thúc giai đoạn triển khai các chi phí hình thành nguyên giá tài sản cố định vô hình trong giai đoạn triển khai phải được kết chuyển vào bên Nợ Tài khoản 213 "Tài sản cố định vô hình". + Chi phí liên quan đến tài sản cố định phát sinh sau khi ghi nhận ban đầu phải được ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, trừ khi thỏa mãn đồng thời 2 điều kiện sau thì được ghi tăng nguyên giá TSCĐ: - Chi phí phát sinh có khả năng làm cho tài sản cố định tạo ra lợi ích kinh tế trong tương lai nhiều hơn mức hoạt động được đánh giá ban đầu; - Chi phí được đánh giá một cách chắc chắn và gắn liền với tài sản cố định cụ thể. Chi phí phát sinh đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp gồm chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên và chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động của doanh nghiệp mới thành lập, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm được ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ hoặc được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong thời gian tối đa không quá 3 năm. Chi phí liên quan đến tài sản vô hình đã được doanh nghiệp ghi nhận là chi phí để xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ trước đó thì không được tái ghi nhận vào nguyên giá tài sản cố định vô hình. + Đối với trường hợp đặc biệt là quyền sử đất (tại công ty là quyền sử dụng đất có thời hạn), nguyên giá của TSCĐ bao gồm tiền chi ra để có quyền sử dụng đất hợp pháp cộng chi phí cho đền bù giải phóng mặt bằng, san lấp mặt bằng, lệ phí trước bạ…; hoặc là giá trị quyền sử dụng đất nhận góp vốn + Các nhãn hiệu hàng hóa, quyền phát hành, danh sách khách hàng và các khoản mục tương tự được hình thành trong nội bộ doanh nghiệp không được ghi nhận là tài sản cố định vô hình. + Nguyên giá chỉ thay đổi trong trường hợp: Tuổi thọ của tài sản được kéo dài Đánh giá lại giá trị TSCĐ (theo quy định của pháp luật) Sự nâng cấp tài sản làm tăng chất lượng sản phẩm. Tháo dỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ. Nếu có sự thay đổi về nguyên giá TSCĐ, kế toán sẽ phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại trên sổ kế toán, số khấu hao luỹ kế của TSCĐ và tiến hành hạch toán theo các quy định hiện hành. b) Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tăng TSCĐ: + Trường hợp mua TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 211, 213 - Tài sản cố định (Giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng) Nợ TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (1332) Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng; hoặc Có TK 141 - Tạm ứng Có TK 331 - Phải trả cho người bán.