Đề tài Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty lương thực cấp 1 Lương Yên

tấn gạo tương đương với số vốn là 2 tỷ đồng để đảm bảo lương thực phòng trừ thiên tai, mất mùa, chiến tranh.. Nếu nhà máy có nhu cầu trao đổi gạo vẫn có thể thực hiện được nhưng phải bảo toàn số vốn đó và đảm bảo đủ lương thực khi cần đến. Cuối năm 1989, hoạt động của nhà máy chuyển sang cơ chế thị trường, lúc đó Việt Nam tham gia vào thị trường xuất khẩu gạo và đang đứng ở tốp dẫn đầu trên thế giới. Vì thế Nhà nước giao chỉ tiêu cho Công ty cung cấp gạo cho Tổng công ty để xuất khẩu. Nhà máy xay Hà Nội với nhiệm vụ chính là xay xát, nay đã thêm cả nhiệm vụ kinh doanh. Việc Nhà nước khuyến khích phát triển 5 thành phần kinh tế đã tạo ra sức cạnh tranh lớn trên thị trường từ đó dẫn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty gặp nhiều khó khăn nên cơ cấu tổ chức phải thu hẹp, công nhân thiếu việc làm. Trước tình hình đó, một số giải pháp đã được ban lãnh đạo Tổng công ty và Công ty tiến hành để vượt qua khó khăn : thu nhỏ phân xưởng nay thành trung tâm chế biến, thanh lý các phân xưởng ép dầu, tận dụng hệ thống kho bảo quản lương thực để cho thuê gọi là trung tâm bảo quản hàng hoá. Từ những năm 1995 trở lại đây, Tổng công ty đã trang trải nợ cho các đơn vị thành viên phát triển cơ sở vật chất cho Công ty và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Đến năm 1996, công ty Lương thực cấp I Lương Yên được chính thức thành lập theo quyết định số 57NN-TCCB/ QĐ ngày 20/01/1996 của bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn trên cơ sở sáp nhập Công ty XNK Hà Nội và Công ty chế biến lương thực Lương Yên. Từ khi thành lập đến nay, công ty Lương thực cấp I Lương Yên thực hiện các hoạt động sản xuất như một đơn vị kinh tế độc lập. Công ty thực hiện các hoạt động sản xuất, chế biến nông sản, kinh doanh các nghành hàng nông nghiệp. Mặt hàng kinh doanh chính của công ty là gạo. Tuy nhiên khi nhận thấy nhu cầu của nhân dân tăng cao, họ cần thêm nhu cầu về một loại lương thực khác là mỳ ăn liền, năm 1998 công ty đã nhập thêm một dây chuyền sản xuât mỳ ăn liền của Nhật trị giá 150000USD bằng vốn vay và vốn tự có. Đương nhiên từ năm 1999 nhà máy đã tích cực bằng mọi biện pháp đẩy mạnh khâu tiêu thụ, chủ động trên thị trường và cho đến năm 2000 nhà máy đã lắp đặt thêm thiết bị, cải tạo dây chuyền sản xuất mỳ có chiên. Đến năm 2001, thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty đã lan rộng ra các tỉnh miền Bắc như: Ninh Bình, Nam Định, Thái Bình, Hải Hưng, Vĩnh Phúc, Quảng Ninh... Cũng trong năm 2001, công ty đã sản xuất được 1400 tấn mỳ ăn liền với dây chuyền sản xuất 2 ca. Ngoài việc sản xuất kinh doanh trên, năm 1997, công ty đã bắt đầu tiến hành việc xuất khẩu gạo. Nhiệm vụ lúc này của công ty là thu mua lương thực tại các tỉnh miền Nam để tiến hành xuất khẩu gạo ra nước ngoài. Ngoài việc xuất khẩu gạo để bán ra thị trường nước ngoài, công ty còn xuất khẩu nợ cho các nước theo côta của nhà nước. Thị trường xuất khẩu của công ty chủ yếu là các nước vùng trung Đông như Irắc. Như vậy bên cạnh nhiệm vụ kinh doanh, công ty đảm bảo bảo nhiệm vụ phục vụ chính trị, đó là đáp ứng nhu cầu lương thực thường xuyên trên địa bàn Hà Nội, các tỉnh phía Bắc và cho các đối tượng cũng như yêu cầu đột xuất do tổng công ty và bộ giao như: cưú đói, chống “ cơn sốt gạo “, phục vụ hội nghị lớn. Kể từ khi có sự chuyển biến trong nền kinh tế cho tới nay với sự nỗ lực, công ty đã vượt qua được những khó khăn để tồn tại và phát triển. Tính đến cuối năm 2001 công ty đã có tổng số vốn là 12 tỷ triệu 711 ngàn đồng. Là công ty vừa có tính chất sản xuất vừa có tính chất kinh doanh hoạt động trên phạm vi cả nước. Trong sản xuất kinh doanh có nhiều đối thủ cạnh tranh nhưng với sự nhạy bén của đội ngũ lãnh đạo công ty, thị trường tiêu thụ hàng hoá của công ty vẫn không ngừng được mở rộng để đáp ứng nhu cầu của thị trường ngày càng gia tăng trong lĩnh vực lương thực. Công ty còn dự tính không chỉ kinh doanh gạo trên thị trường nội địa mà còn phải xuất khẩu gạo nhiều hơn nữa ra thị trưòng thế giới. Mặt khác, do nhu cầu của thị trường xăng dầu ngày càng gia tăng, công ty đã mở đại lý bán lẻ xăng dầu và kinh doanh một số dịch vụ thương mại khác như: nhà hàng và bến xe. 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, hoạt động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Trên cơ sở đó công ty có những nhiệm vụ sau: - Tổ chức xay xát, chế biến, dự trữ và bảo quản lương thực, nông sản, thực phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường, góp phần bình ổn giá cả lương thực trên địa bàn. - Tổ chức đại lý tiêu thụ hàng hoá - Thực hiện dịch vụ bảo quản hàng hoá - Kinh doanh hàng nông sản, lương thực, các mặt hàng chế biến dưới hình thức bán buôn bán lẻ. - Thưc hiện XNK theo sự chỉ đạo của tổng công ty lương thực miền Bắc. - Thực hiện hoạt động SXKD theo sự chỉ định của tổng công ty giao phó. 3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty lương thực cấp I Lương Yên Để phù hợp kinh doanh trong cơ chế mới, công ty đã tổ chức mạng lưới quản lý như sau: 3Ban giám đốc: + Giám đốc công ty: là người đứng đầu công ty do tổng công ty bổ nhiệm với chức năng nhiệm vụ: phụ trách chung toàn bộ hoạt động của công ty, chỉ đạo sản xuất kinh doanh, công tác tài chính, tổ chức hành chính, đại diện cho cán bộ công nhân viên của công ty theo luật định. + Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: tham mưu cho giám đốc chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh. + Phó giám đốc phụ trách tổ chức hành chính: tham mưu cho giám đốc cho ra chỉ đạo công tác tài chính. + Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: chỉ đạo công tác kỹ thuật. 3Các phòng ban chức năng: + Phòng tổ chức hành chính: có chức năng giúp cho giám đốc và tham mưu cho giám đốc quản lý về công tác tổ chức cán bộ, quản lý về văn thư lưu trữ, xác định lịch trình làm việc, giúp ban giám đốc quản lý về nhân sự trong công ty, ban hành các qui chế về lao động tiền lương, điều động cán bộ . Tham mưu cho ban giám đốc về bổ nhiệm và biên chế công nhân viên trong công ty, ban hành các qui chế, nội qui cơ quan, giải quyết các chế độ chính sách của công nhân viên về hưu trí, mất sức, thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, khen thưởng, kỷ luật... + Phòng kinh doanh: với chức năng và nhiệm vụ chính là giúp giám đốc về hoạt động kinh doanh của công ty trên tất cả các mặt, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, dịch vụ trên cơ sở định hướng sản xuất kinh doanh của công ty hàng năm. Tổ chức nguồn hàng và khai thác. Phòng này đặt dưới sự chỉ đạo của phó giám đốc kinh doanh. Nhân viên phòng có nhiệm vụ: j Tập hợp các đơn đặt hàng của các địa phương về số lượng, chất lượng cũng như chủng loại các mặt hàng lương thực. jTham mưu cho giám đốc trong việc ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác nhập khẩu và các hợp đồng kinh tế khác. j Xây dựng kế hoạch sản xuất, tháng, quí cho bộ phận sản xuất trên cơ sở các hợp đồng, đơn đặt hàng đã ký kết với khách hàng. + Phòng kỹ thuật: có chức năng giúp giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, mua sắm, xây dựng mới các thiết bị, công trình phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Phòng này có nhiệm vụ quản lý kho vận và các phương tiện vận tải. + Phòng tài chính kế toán: với chức năng chính là hạch toán kế toán và kiểm tra, kiểm soát vấn đề tài chính trong công ty. Phòng này nằm dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc. Với chức năng quản lý hoạt động kế toán trong công ty do đó bộ phận kế toán luôn cố gắng bám sát quá trình kinh doanh, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ chính xác phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh. + Công ty có cửa hàng tại số 10 Nguyễn Trãi có nhiệm vụ bán lẻ và giới thiệu sản phẩm của công ty. Cửa hàng này chịu sự giám sát và quản lý của phòng kinh doanh. + Phân xưởng sản xuất chế biến gạo dưới sự chỉ đạo của phó giám đốc phụ trách kinh doanh. + Công ty có đội xe chuyên chở hàng giao cho đại lý. Đội xe này đặt dưới sự quản lý của phòng kỹ thuật. + Đội cung ứng tiêu thụ làm nhiệm vụ đưa hàng, thu tiền hàng từ các đại lý tiêu thụ và đi thu mua hàng hoá phục vụ cho việc kinh doanh cũng như xuất khẩu. Vì công ty là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại nên số nhân viên của công ty hiện nay chủ yếu là hợp đồng. Số lượng nhân viên làm văn phòng không nhiều, bộ máy tổ chức quản lý gọn nhẹ. Cùng với tổ chức quản lý gọn nhẹ và sự cố gắng của ban giám đốc cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty, công ty lương thực cấp I Lương Yên cũng đã và đang tự khẳng định mình trên thương trường Sơ đồ 10: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Lương thực cấp I Lương Yên Phòng kỹ thuật Giám đốc Phó GĐ (phụ trách KD) Phó GĐ (phụ trách TC-HC) Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng tổ chức-HC Cửa hàng số 10 Phân xưởng Đội cung ứng Đội xe Bộ phận kho Phó GĐ (phụ trách kỹ thuật) 4. Tổ chức công tác kế toán a) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty Do qui mô của công ty lớn, địa bàn hoạt động rộng và trên nhiều lĩnh vực; Công ty có nhiều đơn vị trực thuộc và được phân cấp quản lý khác nhau nên bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Như vậy phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh tại công ty cũng như văn phòng đại diện, tổng hợp báo cáo gửi về Tổng công ty và các cơ quan nhà nước. Phòng kế toán của công ty có 6 người. Mỗi người có chức năng nhiệm vụ cụ thể theo từng mảng công việc mà mình đảm nhận. Sơ đồ 11: Sơ đồ bộ máy kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán tiền mặt Thủ quĩ Kế toán TSCĐ Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán các đơn vị trực thuộc j Kế toán trưởng: có nhiệm vụ tổ chức và điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công ty,làm tham mưu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh, tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty. Tất cả các bộ phận trong phòng kế toán của công ty và các nhân viên kế toán đều chịu sự lãnh đạo của kế toán trưởng. Các bộ phận kế toán tại văn phòng công ty có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ gốc vaò sổ cái để lập báo cáo tài chính, phân tích kinh tế. j Bộ phận kế toán quĩ: chịu trách nhiệm bảo quản, thu, chi tiền mặt theo đúng chế độ hiện hành. j Bộ phận kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ phản ánh số tiền hiện có và tình hình biến động tăng giảm của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng bao gồm cả tiền Việt Nam, ngoại tệ của công ty j Bộ phận kế toán thanh toán: có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu, phải trả, các khoản phải nộp, phải cấp cũng như tình hình thanh toán và còn phải thanh toán với người mua, người bán, Ngân sách, công nhân viên... j Bộ phận kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp số liệu vào sổ cái các tài khoản. Từ đó tiến hành lập báo cáo tài chính, cân đối tài khoản. j Bộ phận kế toán TSCĐ: theo dõi việc mua sắm TSCĐ, khấu hao TSCĐ, thanh lý, nhượng bán TSCĐ, kiểm kê tài sản. b)Hình thức sổ kế toán của công ty Phương pháp hạch toán của công ty là hạch toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ để tiện cho việc dễ làm đối chiếu và công việc kế toán được dàn đều chia nhỏ. Đây cũng là hình thức ghi sổ phù hợp nhất với công ty- một doanh nghiệp có qui mô vừa và nhỏ, tài khoản sử dụng không nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao. Sơ đồ 12: Sơ đồ trình tự ghi sổ Hoá đơn Gtgt Báo cáo kho kinh doanh Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết bán hàng Sổ cái các TK 511, 632, 641, 642 Sổ chi tiết TK511, 632, 641, 641 Sổ chi tiết TK 911 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra c) Hệ thống chứng từ sổ sách, báo cáo kế toán Đối với phần hành tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ chứng từ gốc dùng để hạch toán là hoá đơn GTGT, phiếu thu tiền, giấy báo có của ngân hàng jTài khoản: Tài khoản dùng để hạch toán trong quá trình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh trong Công ty bao gồm TK 156, TK 632, TK 511, TK 911, TK 641, TK 642. jSổ sách, báo cáo kế toán: Hệ thống sổ kế toán bao gồm các sổ sau: - Sổ chi tiết doanh thu (TK 511), giá vốn (TK 632), chi phí bán hàng (TK 641), chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642). Sổ cái TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 911. Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh (TK 911). Ngoài ra còn một số các bảng kê như: bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Hệ thống báo cáo trong phần hành tiêu thụ theo qui định của Tổng công ty gồm hệ thống báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo thuế....). II. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá 1.Tài khoản, sổ sách sử dụng Phương pháp tính giá vốn: Phương pháp tính giá của công ty là theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, trong tháng hàng hoá xuất kho không được ghi sổ, cuối tháng khi tính giá mới được ghi. Giá hàng hoá trên được tính trên cơ sở bình quân cho cả tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Công tác xác định như sau: Đơn giá bình quân = Giá thực tế hàng hoá tồn trong kỳ + Giá thực tế hàng hoá nhập trong kỳ Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ + Số lượng hàng hoá nhập trong kỳ Theo phương pháp này giá hàng hoá xuất kho tiêu thụ được tính một cách chính xác, đơn giản nhưng không linh hoạt vì công việc thường dồn vào cuối tháng. VD: Gạo tẻ Miền Bắc: Tồn đầu kỳ 6.724kg, đơn giá: 4.579đ/kg Mua trong kỳ 97.345kg, đơn giá: 3.422đ/kg Đơn giá xuất = 6.724*4.579 + 97.345*3.422 = 3.497đ/kg 6.724 +97.345 Chi phí thu mua hàng cũng được tính vào giá vốn hàng bán theo công thức: Giá vốn hàng bán = Giá mua hàng hoá được xác định là tiêu thụ + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán hàng hoá sẽ phản ánh giá vốn của hàng được bán như sau: Nợ TK 632: Có TK 1561: Có TK1562: -Phản ánh giá vốn hàng bán: Cuối kỳ, kế toán hàng hoá sẽ thực hiện đánh giá giữa các chi phí và giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ sau đó kết chuyển toàn bộ giá vốn của hàng bán trong kỳ được tập hợp ở sổ chi tiết TK 156, sổ chi tiết TK 1562 và sổ chi tiết TK 157 sang sổ chi tiết TK 632 để xác định giá vốn hàng xuất bán trong kỳ. b) Hạch toán doanh thu: Hàng hoá được mua về sẽ được chuyển đi bán trong thời gian ngắn nên các khoản giảm trừ doanh thu ít phát sinh do đó khi phát sinh kế toán sẽ trừ ngay vào doanh thu của hàng bán. Để hạch toán doanh thu tiêu thụ kế toán sử dụng các tài khoản: TK 5111, TK 5113, TK 5114, TK 131, TK 1363, TK3331. Doanh thu của công ty được theo dõi chi tiết và riêng cho từng hoạt động kinh doanh. Do đó sổ chi tiết doanh thu gồm các sổ: Sổ chi tiết TK 5111: Phản ánh doanh thu về kinh doanh lương thực. Sổ chi tiết TK 5113: Phản ánh doanh thu của trung tâm dịch vụ bán lẻ. Sổ chi tiết TK 5114: Phản ánh doanh thu của cửa hàng xăng dầu. Và sổ cái của tất cả các TK trên c) Hạch toán thuế GTGTtại công ty Cũng giống như các đơn vị sản xuất kinh doanh khác, song song với việc hạch toán doanh thu tiêu thụ, kế toán công nợ của công ty cũng phải theo dõi các khoản thuế tiêu thụ. Bước sang năm 1999, để phù hợp với sự phát triển chung của nền kinh tế xã hội và nhằm khắc phục những hạn chế của thuế doanh thu, Bộ tài chính đã ban hành luật thuế mới- thuế GTGT Theo những qui định của bộ tài chính, công ty lương thực cấp I Lương Yên có đủ điều kiện cho phép để tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Và các hàng hoá của công ty khi tiêu thụ được áp dụng theo 3 mức thuế suất: Thuế suất 5% đối với hàng lương thực. Thuế suất 10% đối với hàng xăng dầu. Thuế suất 20% đối với dịch vụ thể thao. Trong quá trình tiêu thụ công ty chỉ phải hạch toán và theo dõi thuế GTGT để thực hiện nghĩa vụ của mình với ngân sách. Do đó, kế toán chỉ sử dụng TK 133- thuế GTGT được khấu trừ và 3331- thuế GTGT đầu ra để hạch toán. Sổ sách chủ yếu dùng dể hạch toán gồm có: Bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, Bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra, Tờ khai thuế GTGT và sổ cái TK 133 và TK 3331. Trình tự hạch toán: j Xác định thuế GTGT của hàng bán Để thuận lợi cho việc xác định số thuế GTGT đầu ra, nên khi viết Hoá đơn GTGT kế toán phải ghi rõ phần giá bán chưa có thuế GTGT, thuế GTGT và tổng giá thanh toán. Trong đó: Tổng giá thanh toán = Gía bán chưa có thuế + Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu ra = Gía bán chưa có thuế * Thuế suất Trên cơ sở hoá đơn GTGT, kế toán sẽ định khoản, phân loại, xác định số thuế GTGT đầu ra tương ứng với các mức thuế suất 5%, 10%, 20% của từng hoạt động đồng thời vào “Bảng kê chứng từ, hàng hoá, dịch vụ bán ra”. Chẳng hạn căn cứ vào hoá đơn GTGT của công ty Việt Tiến, kế toán sẽ hạch toán để xác định số thuế GTGT đầu ra như sau: Nợ TK 131( công ty Việt Tiến): 145.191.312 Có TK 5111: 138.277.440 Có TK 3331: 6.913.872 jXác định số thuế đầu vào: Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ gốc của hàng hoá, dịch vụ, nguyên vật liệu mua vào kế toán sẽ hạch toán: Nợ TK 156: 5.454.500 Nợ TK 133: 545.450 Có TK 331 ( Thông tin tài chính DN): 5.999.950 Đồng thời xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tương ứng với các mức thuế suất để vào “Bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào” jXác định số thuế GTGT phải nộp: Căn cứ vào số liệu trên bảng kê chứng từ, hàng hoá, dịch vụ bán ra và mua vào, cuối tháng kế toán tổng hợp sẽ xác định số thuế GTGT phải nộp theo công thức sau: Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên các hoá đơn, chứng từ mua vào Đồng thời tiến hành lập “Tờ khai thuế GTGT” .Kế toán hạch toán thuế phải nộp trong tháng 12 như sau: Nợ TK 3331: 42.353.686 Có TK 133: 42.353.686 Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá,dịch vụ bán ra ( Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng 12 năm 2002 Tên cơ sở KD: Công ty lương thực cấp I Lương Yên Mã số: 0100103111-1 Địa chỉ: Số 3- Lãng Yên Hoá đơn, chứng từ bán Tên người mua Mã số thuế của người mua Doanh số mua chưa thuế Thuế GTGT đầu ra Ghi chú Ký hiệu hoá đơn Số hoá đơn Ngày tháng năm phát hành 1 2 3 4 5 6 7 8 AL/02 AL/02 AL/02 AL/02 ..... 4531 4533 4534 4535 ..... 7/12 8/12 10/12 15/12 ...... Công ty Việt Tiến Công ty Hùng Cường Trại giam HN Xưởng kem Thăng Long ..... 100254061 101012851 100513791 100913691 138.277.440 5.100.000 74.67.000 32.460.000 6.913.872 510.000 3.733.500 3.246.000 Cộng 633.221.706 Ngày 31/12/2002 Người lập Kế toán trưởng ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ, tên) Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng12 năm 2002 Tên cơ sở KD: Công ty lương thực cấp I Lương Yên Mã số: 0100103111-1 Địa chỉ: Số 3- Lãng Yên- HBT Hoá đơn, chứng từ bán Tên người bán Mã số thuế của người bán Doanh số mua chưa thuế Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Ký hiệu hoá đơn Số hoá đơn Ngày tháng năm phát hành 1 2 3 4 5 6 7 8 EV/99 AK/01 AH/01 .... AQ/00 17703 47788 57642 .... 96409 6/12 10/12 10/12 ..... 29/12 Thông tin tài chính DN Cty XL& cung ứng VT Trạm CáI Bè .... Nguyễn Hiền Nhân 100819498 101002500 100786940 .... 100829175 5.454.500 18.854.451 66.900.000 ..... 217.476 545.450 942.722 3.345.000 ....... 6.524 Cộng 590.868.020 Ngày 31/12/2002 Người lập Kế toán trưởng ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ, tên) 2.Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá 2.1-Phương thức tiêu thụ áp dụng tại công ty: Vì là một thành viên của Tổng công ty Lương thực miền Bắc nên việc tổ chức và hạch toán kế toán của Công ty đều phải thực hiện theo qui định của Tổng công ty. Theo qui định trong chế độ kế toán của Tổng công ty, mọi công ty thành viên đều hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Do đó, việc tiêu thụ hàng hoá được phản ánh hàng ngày ngay khi nghiệp vụ phát sinh. Hàng hoá được mua về sẽ được chuyển đi bán trong thời gian ngắn nên các khoản giảm trừ doanh thu ít phát sinh do đó khi phát sinh kế toán sẽ trừ ngay vào doanh thu của hàng bán. Vì hàng hoá của công ty được bán ra với số lượng lớn nên khi bán phòng kinh doanh phải lập hợp đồng mua bán. Cơ sở để giao nhận hàng hoá của công ty trong quá trình tiêu thụ là các hợp đồng đã ký kết. Hợp đồng mua bán là cơ sở để hai bên cùng kiểm tra số lượng, đánh giá chất lượng hàng hoá và các tiêu chí đặc thù khác. Do vậy, trong hợp đồng ngoài các thông tin cần thiết về bên mua hàng: tên công ty, địa chỉ giao dịch, người đại diện, tên ngân hàng, điện thoại, fax... hai bên phải thoả thuận thêm một số điều khoản chủ yếu sau: khối lượng, giá thoả thuận, số tiền trả trước, trách nhiệm của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng, hình thức và thời hạn thanh toán.... Công ty áp dụng 2 phương thức tiêu thụ hàng hoá: bán buôn và bán lẻ. k Bán buôn: theo 2 hình thức ; Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: khách hàng cử người đại diện của mình đến nhận hàng tại kho của công ty, thủ kho xuất hàng giao trực tiếp cho người đại diện của bên mua. Thời điểm ghi ngận doanh thu trùng với thời điểm xuất kho hàng hoá. ; Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng : công ty sau khi mua hàng, nhận hàng bằng phương tiện vận tải của mình hay thuê ngoài sẽ chuyển hàng đến cho bên mua tại điạ điểm được thoả thuận. Khi nhận được giấy báo bên mua đã nhận được hàng thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ. k Bán lẻ: Công ty có cửa hàng bán lẻ ở số 10 Nguyễn Trãi chuyên bán lẻ gạo, thóc và các mặt hàng lương thực. Theo hình thức này công ty tiến hành giao khoán cho cửa hàng trên cơ sở hợp đồng giao khoán đã ký kết giữa công ty và cửa hàng. Hàng tháng, cửa hàng phải nộp lên công ty một khoản lợi nhuận theo hợp đồng giao khoán đã ký. 2.2- Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá Trở lại với quá trình tiêu thụ của công ty. Khi xuất bán phòng kinh doanh lập hoá đơn GTGT. Thủ kho sẽ dựa vào hoá đơn này để xuất hàng và ghi thẻ kho. Sau đó, hoá đơn sẽ được chuyển cho phòng kế toán. Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1: lưu sổ gốc (tại phòng kinh doanh) Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: dùng để thanh toán( được chuyển sang khi thanh toán và lưu tại sổ phòng kế toán ) Để thuận tiện cho việc nghiên cứu các phần sau, chúng ta cùng xem xét ví dụ cụ thể về việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá của công ty với các hình thức tiêu thụ. Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Căn cứ vào hoá đơn GTGT bán cho khách hàng, kế toán tiến hành hạch toán: Hạch toán giá vốn hàng bán Nợ TK 6321: trị giá vốn hàng bán Có TK 1561: Hạch toán doanh thu Nợ TK 1311: Tổng giá thanh toán Có TK 5111: doanh thu chưa thuế Có TK 3331: thuế GTGT Cùng với việc phản ánh giá vốn, doanh thu, kế toán hàng hoá phải mở sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi tiết bán hàng , sổ chi tiết phát sinh công nợ và tình hình thanh toán của từng khách hàng. Định kỳ 3-5 ngày, tuỳ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít, kế toán sẽ tập hợp hoá đơn GTGT để vào sổ chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán tổng hợp sẽ vào sổ cái các TK. Ví dụ: Ngày 3/12/2002, giám đốc công ty- Đinh Văn Năm ký hợp đồng số 13/HĐPN 2002 với công ty Việt Tiến về việc bán 37.905 kg gạo tẻ miền Bắc với đơn giá 3.648 đ/kg. Thuế suất: 5%. Ngày 7/12/2002 hàng hoá sau khi dược xuất giao cho người mua, phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho với mẫu như sau: Mẫu số: 01GTKT-3LL Hoá đơn ( GTGT) Liên 3: ( dùng để thanh toán) Ngày 7 tháng 12 năm 2002 Người bán hàng: Công ty lương thực cấp I Lương Yên Địa chỉ: Số 3 Lãng Yên –Hai Bà Trưng Số TK: 431101000005 Điện thoại: 8219889 MS: 0100103111-1 Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty Việt Tiến Địa chỉ: Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: MS: 100254061 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 Bán gạo tẻ miền Bắc kg 37.905 3.648 138.277.440đ Cộng tiền hàng: 138.277.440đ Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 6.913.872đ Tổng cộng tiền thanh toán: 145.191.312đ Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn mươi lăm triệu một trăm chín mốt nghìn bag trăm mười hai đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ, tên) (ký, ghi rõ họ, tên) ( ký, ghi rõ họ, tên) Trên cơ sở hoá đơn GTGT, kế toán tiêu thụ sẽ hạch toán doanh thu, công nợ của công ty Việt Tiến bằng bút toán: Hạch toán giá vốn: Nợ TK 6321: 37.905 *3.497 = 132.553.785 Có TK 1561: 132.553.785 Hạch toán doanh thu: Nợ TK 131 (công ty Việt Tiến): 145.191.312 Có TK 5111: 138.277.440 Có TK 3331: 6.913.872 Khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán vào sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giá vốn hàng bán đồng thời cũng vào sổ chi tiết bán hàng.(xem biểu số 1-sổ chi tiết TK 5111 , biểu số 2- Sổ chi tiết TK 632; biểu số 3-sổ chi tiết bán hàng) Sau đó, 3-5 ngày kế toán sẽ tập hợp hoá đơn GTGT và tiến hành lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ Tháng 12 năm 2002 Số: 10/12 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 7/12 Doanh thu bán gạo 131 5111 3331 145.191.312 138.277.440 6.913.872 Kèm theo chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng b) Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Căn cứ vào hoá đơn do bên bán chuyển giao, kế toán ghi nhận giá của hàng chuyển thẳng cho người mua: Nợ TK 157: Nợ TK 1331: Có TK 331: Sau đó ghi giá vốn của hàng chuyển bán Nợ TK 6321: Có TK 157: Phản ánh doanh thu: Nợ TK 1311 Có