Đề tài Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim

thanh toán có lợi nhất cho người xuất khẩu. Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Vilexim sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây: - Hoá đơn GTGT. - Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, ủy nhiệm thu, Séc, Giấy báo Có của ngân hàng, Sổ phụ ngân hàng... - Chứng từ kế toán liên quan khác như : Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn thương mại Commercial Invoice (dùng trong bán hàng xuất khẩu). Hoá đơn GTGT xác nhận số lượng, đơn giá, số tiền bán và tổng giá thanh toán của hàng xuất bán. Hoá đơn do kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lưu tại phòng kinh doanh XNK, sau này sẽ chuyển cho cơ quan Thuế; Liên 2 giao cho người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán ở đơn vị mua; Liên 3 lưu tại phòng Tài chính Kế toán để thanh toán và làm cơ sở hạch toán. Quy trình luân chuyển Hoá đơn GTGT - Trước hết, bộ phận liên quan (người mua) chuẩn bị tiền và các chứng từ liên quan đến việc trả tiền (Giấy báo Có của ngân hàng, phiếu thu…). Sau đó, chứng từ được luân chuyển theo trình tự sau: (1) Nhân viên kế toán được bố trí tại các phòng kinh doanh để viết hoá đơn sẽ nhận các chứng từ thanh toán, viết hóa đơn bán hàng (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) gồm 3 liên. (2) Kế toán trưởng, chủ tài khoản (Giám đốc) ký duyệt hóa đơn. (3) Kế toán tiêu thụ nhận hóa đơn đã ký duyệt, đưa người mua ký (Liên 1 lưu ở phòng kinh doanh XNK; Liên 2 giao cho người mua; Liên 3 lưu tại phòng TCKT). Nếu người mua không có điều kiện ký hoá đơn (người mua ở xa, người mua là người nước ngoài) thì sẽ đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại” vào chỗ chữ ký của người mua hàng. (4) Kế toán tiêu thụ, thanh toán nhập liệu vào phần hành kế toán tương ứng. (5) Chuyển hóa đơn đến các bộ phận kế toán liên quan để nhập liệu (nếu cần) (6) Lưu hóa đơn ở bộ phận kế toán bán hàng, kết thúc quy trình lưu chuyển Hoá đơn GTGT. 1.2.2.2. Tính giá mua của hàng xuất bán. Như đã trình bày ở trên, do đặc điểm kinh doanh của Công ty, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá, kế toán hàng hoá tại công ty sẽ tiến hành tổ chức xử lý theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng bộ hợp đồng kinh tế được ký kết, từng lô hàng xuất nhập khẩu. +) Đối với hàng nhập khẩu, giá mua hàng thường là giá CIF được ấn định tại cảng giao hàng tại Việt Nam. Giá CIF bao gồm giá mua gốc cộng chi phí vận chuyển và bảo hiểm để đưa hàng hoá về cảng tại Việt Nam. Trị giá vốn của hàng NK xuất kho để bán được áp dụng theo phương pháp bình quân gia quyền tính cho cả tháng. Trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức: Trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho = Số lượng vật tư xuất kho X Đơn giá bình quân gia quyền Trong đó, đơn giá bình quân gia quyền được xác định như sau: Đơn giá bình quân gia quyền = Trị giá vốn thực tế vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế vật tư nhập trong k ỳ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ +) Đối với hoạt động xuất khẩu, giá vốn của lô hàng xuất khẩu bao gồm giá mua gốc tại Việt Nam + chi phí thu mua liên quan tới lô hàng (CP sơ chế, bảo quản, vận chuyển hàng tới cảng để xuất khẩu). 1.2.2.3. Kế toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ. Tại Vilexim, kế toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ theo phương thức giao bán trực tiếp sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán”. TK này phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa lao vụ dịch vụ đã bán, các khoản chi phí nguyên vật liệu, nhân công giá trị khấu hao hụt vốn được tính vào giá vốn hàng bán cũng như trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Biểu 2.5. Sơ đồ kết cấu TK 632 “ Giá vốn hàng bán” Kết chuyển XĐKQ TK 911 TK 156 (1) Xuất kho bán trực tiếp TK 632 TK 111,112,331... TK133 133 (2) Hàng mua chuyển thẳng không qua kho Sau khi tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, ta phân bổ cho số hàng hóa được tiêu thụ trong kỳ. Từ đó, ta xác định được trị giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ: Trị giá vốn hàng tiêu thụ = Trị giá vốn của hàng xuất kho để bán + Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán Trị giá vốn hàng nhập khẩu gồm giá CIF và chi phí mua. Các chi phí mua của một lô hàng nhập khẩu tại Công ty Vilexim thông thường bao gồm: Lãi vay Ngân hàng; Thủ tục phí, điện phí Ngân hàng; Phí vận chuyển, bốc dỡ; Phí Công ty; Các khoản thuế không hoàn lại… Các chi phí này được tính cho từng lô hàng để xác định lãi lỗ lô hàng. Giá vốn hàng bán của hàng nhập khẩu tại Công ty Vilexim được xác định thủ công như sau: Biểu 2.6. Bảng tính giá vốn hàng bán cho từng lô hàng Bảng tính giá vốn hàng Nhập khẩu Phòng KD1 Tên hàng: ổ bi Số L\C, T\TR, D\P: D\P022 Số phương án: Chỉ tiêu Số tiền Ghi chú Giá mua hàng 6.895.000 Thuế Nhập khẩu 344.750 Thuế TTĐB ´ Cước vận chuyển 137.900 Phí Công ty 689.500 Lãi vay Ngân hàng 153.988 Phí chuyển tiền NH 62.055 Phí bốc dỡ, giao nhận… 55.000 Tổng cộng (Giá vốn) 8.338.193 Số lượng 88.000 Giá vốn trung bình: 8.319.500 Người lập biểu Kế toán trưởng 1.2.2.4. Kế toán doanh thu bán hàng. 1) Nội dung. Kế toán bán hàng tại Vilexim bao gồm hai mảng chính yếu sau đây: a) Xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài Khi hàng gửi đi xuất khẩu được xác định là hoàn thành xuất khẩu, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hoá thực tế xuất khẩu, kế toán bán hàng tiến hành lập Hoá đơn GTGT của hàng xuất khẩu, đồng thời định khoản bút toán phản ánh doanh thu bán hàng xuất khẩu đã được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán (thông thường người nhập khẩu phía nước ngoài thanh toán ngay bằng điện chuyển tiền qua mạng SWIFT tại ngân hàng): Nợ TK 111(2), 112(2), 131 (Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 511(1) (Tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá BQLNH) Hàng hoá trong hoạt động xuất khẩu theo quy định hiện hành đều thuộc đối tượng chịu thuế suất thuế GTGT là 0% (khác đối tượng không chịu thuế GTGT). Do đó, doanh thu bán hàng xuất khẩu là toàn bộ số tiền bán hàng xuất khẩu. b) Nhập khẩu hàng hoá về bán trong nước Kế toán nhập khẩu hàng về bán trong nước tương tự như trong kinh doanh thương mại nội địa, khi hàng hoá xuất kho được xác định là đã tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng, tức là người mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán bán hàng sẽ định khoản như sau: Nợ TK 131, 111(1), 112(1) Có TK 5111(1) Có TK 333(1) Công ty Vilexim là đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hàng hoá kinh doanh ở công ty đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Vì vậy, doanh thu bán hàng của công ty chính là toàn bộ số tiền bán hàng không bao gồm thuế GTGT. 2) Chứng từ kế toán sử dụng Kế toán bán hàng tại Công ty Vilexim sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây: - Hoá đơn GTGT. - Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, ủy nhiệm thu, Séc, Giấy báo Có của ngân hàng, Sổ phụ ngân hàng... - Chứng từ kế toán liên quan khác như : Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn thương mại Commercial Invoice (dùng trong bán hàng xuất khẩu). Hoá đơn GTGT xác nhận số lượng, đơn giá, số tiền bán và tổng giá thanh toán của hàng xuất bán. Hoá đơn do kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lưu tại phòng kinh doanh XNK, sau này sẽ chuyển cho cơ quan Thuế; Liên 2 giao cho người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán ở đơn vị mua; Liên 3 lưu tại phòng Tài chính Kế toán để thanh toán và làm cơ sở hạch toán. 3) Quy trình nhập liệu. Để nhập liệu một chứng từ vào phần mềm kế toán Fast Accounting, kế toán bán hàng cần nắm được quy trình nhập một chứng từ mới trong Fast Accounting. Trên cơ sở minh họa nhập liệu một Hoá đơn GTGT lập cho khách hàng của phòng XNK2 (đây là tên cũ của phòng KD1) mua ổ bi nhập khẩu thanh toán theo D\P022 sau đây, các quá trình nhập liệu các chứng từ khác cũng lặp lại tương tự. Biểu 2.7. Hoá đơn GTGT Hoá đơn Mẫu số : 01 GTKT-3LL Giá trị gia tăng LX/2005B Liên 3 : Lưu tại Phòng Kế toán Ngày 31 tháng 03 năm 2006 0030669 Đơn vị bán : Công ty CP XNK&HTĐT VILEXIM Địa chỉ : 170 Giải Phóng, Phương Liệt, Thanh Xuân, HN Số tài khoản: Điện thoại : MST : 010007035 Họ tên người mua hàng: Đơn vị : Cty chế tạo máy XD& Khai thác mỏ Hoà Phát Địa chỉ : Xã Giai Phạm, Yên Mỹ, Hưng Yên Số tài khoản : Hình thức thanh toán : CK/TM MST : 0900198095 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 ổ bi Chiếc 88.000 9.259.000 Cộng tiền hàng : 9.259.000 Thuế suất GTGT : 5 % Tiền thuế GTGT : 462.950 Tổng cộng tiền thanh toán : 9.721.950 Số tiền viết bằng chữ : Chín triệu, bảy trăm hai mốt ngàn, chín trăm năm mươi đồng, chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Trưởng phòng TC-KT Giám đốc Vũ Đình Phúc Nguyễn Trường Sơn Các bước để nhập Hoá đơn GTGT trên vào Fast Accounting Bước 1) Chọn menu cần thiết bằng gõ phím Enter hoặc bấm chuột trái vào menu lựa chọn: Biểu 2.8. Cập nhật số liệu vào các chứng từ tiêu thụ hàng hoá Trong ví dụ này là “Bán hàng và công nợ phải thu” => “Cập nhật số liệu” => “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” Bước 2) Fast Accounting sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập liệu gần nhất và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Bấm phím ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có các nút “Mới”, “Lọc” và “Quay ra” là có hiệu lực thực hiện, các nút khác đều vô hiệu lực. Con trỏ nằm tại nút “Mới” Bước 3) Tại nút “Mới” bấm phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ. Bước 4) Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí, chiết khấu, … Màn hình nhập liệu Biểu 2.9. Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho - Mã khách: XN2019, tức là khách thứ 19 của phòng XNK2 theo mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Khi con trỏ ở trường mã khách gõ phím Enter, Fast Accounting tự động mở cửa sổ Danh mục khách hàng để lấy mã khách cần chọn. Các thông tin liên quan đến khách hàng như địa chỉ, mã số thuế… được Fast Accounting tự động điền vào. - Mã TK nợ là TK131101 – Phải thu của khách hàng trong nước phòng KD1 (tên mới của phòng XNK2) - Gõ phím Enter liên tục cho con trỏ chạy tới trường Số HĐ thì nhập số HĐ là “0030669”; xong gõ Enter để chuyển sang trường số seri, nhập số seri là “LX/2005B”. - Gõ phím Enter để con trỏ chuyển tới trường ngày hạch toán, nếu không nhập ngày mà tiếp tục gõ Enter thì Fast Accounting tự động điền ngày hạch toán là ngày theo đồng hồ máy tính lúc đó (today). Đối với ngày lập hoá đơn cũng tương tự như vậy. - Tại trường tỷ giá, gõ Enter để bỏ qua, chương trình mặc định là tỷ giá VND =1,0000. - Tại trường mã hàng, gõ Enter để mở cửa sổ Danh mục hàng hoá, chọn mã hàng là KD1OBI, chương trình sẽ tự điền tên hàng và đơn vị tính. Các trường mã kho, mã vụ việc cũng tương tự như vậy. - Tại trường số lượng, nhập như trên Hoá đơn là “88.000”, giá bán mặc định là 0.000 do Công ty chỉ quan tâm đến số lượng và trị giá của cả lô hàng. Trị giá lô hàng được điền vào trường Thành tiền VND. - Gõ phím Enter liên tục đến khi, Fast Accounting hỏi “Có nhập tiếp không?”. Do ta chỉ nhập một mặt hàng nên sẽ trả lời là “Không”. - Tiếp theo tới trường mã thuế, gõ Enter cho cửa sổ Danh mục thuế suất hiện lên, chọn mã thuế tương ứng với thuế suất trên hoá đơn là mã thuế 5. Chương trình tự động tính thuế và định khoản các nghiệp vụ: Nợ TK 131101 Có Tk 33311 Bước 5) Tại nút “Lưu”, bấm phím Enter để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện lưu xong thì sẽ hiện lên thông báo “Đã thực hiện xong!”. Bước 6) Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút “Mới” và lúc này có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo: - Mới: Vào chứng từ mới - In chứng từ: In chứng từ hiện thời - Sửa: Sửa lại chứng từ hiện thời - Xoá: Xoá chứng từ hiện thời - Xem: Xem các chứng từ vừa mới cập nhật - Lọc: Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó để xem, sửa, xoá - PgUp: Xem chứng từ trước chứng từ hiện thời - PgDn: Xem chứng từ sau chứng từ hiện thời - Quay ra: Kết thúc cập nhật chứng từ Trên đây là các bước quy trình nhập liệu một Hoá đơn GTGT, quá trình nhập liệu đối với các chứng từ khác trong Fast Accounting cũng tiến hành tương tự. Khi nhập Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho cần quan tâm các vấn đề sau: Liên quan đến hạch toán TK hàng tồn kho, TK doanh thu, TK giá vốn thì chương trình Fast Accounting sẽ tự động dựa trên khai báo các tài khoản này cho từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật tư ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất. Các thông tin liên quan đến hoá đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hoá đơn đầu ra. Nếu khách hàng chưa có địa chỉ hoặc mã số thuế thì khi lưu chứng từ, chương trình sẽ bắt nhập thêm địa chỉ và mã số thuế . Nếu khách hàng là thường xuyên nhưng không có mã số thuế, để tránh việc chương trình hiện lên màn hình đòi nhập mã số thuế thì trong khai báo thông tin liên quan đến khách hàng ở trường mã số thuế ta chỉ cần nhập một ký tự bất kỳ. Giá bán của mặt hàng sẽ được lấy từ danh mục giá bán nhưng có thể sửa được trường giá bán. Khi lưu hoá đơn thì chương trình sẽ tự động lưu lại giá bán lần cuối cùng vào danh mục giá bán. Trong trường hợp Công ty Vilexim do không có hệ thống giá bán thống nhất nên Fast Accounting đã được thiết kế riêng thích ứng với đặc thù của công ty. Fast Accounting cho phép sửa lại cặp định khoản thuế, số tiền thuế và cập nhật tiền chiết khấu. Để thực hiện các việc này chỉ việc chọn các nút tương ứng: “Sửa hạch toán”, “Sửa tiền thuế”, “Nhập tiền chiết khấu” Đối với trường “Số dư”: Số dư đầu kỳ của khách hàng được cập nhật ở phần vào số dư công nợ đầu kỳ. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số dư đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng Fast Accounting. Đến các kỳ tiếp theo trong năm và cả các năm sau, số dư công nợ sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển. Sau khi cập nhật số dư công nợ đầu kỳ, chương trình sẽ chuyển số dư tổng hợp cho cả tài khoản công nợ sang phần số dư tài khoản đầu kỳ. 4) Kết xuất, xem, in sổ kế toán và báo cáo liên quan Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh, chương trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các sổ và báo cáo kế toán tương ứng. Trong Fast Accounting các thao tác để lên các báo cáo đều thống nhất và tuân theo một quy trình chung. Vì vậy, để lên các báo cáo có thể tiến hành tương tự như minh hoạ sau đây đối với “Báo cáo bán hàng” Bước 1) Chọn chức năng báo cáo tương ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể, ở đây là “Báo cáo bán hàng”. Fast Accounting sẽ cho ra một danh sách các báo cáo kế toán liên quan đến phân hệ bán hàng. Biểu 2.10. Báo cáo bán hàng Bước 2) Chọn báo cáo cần thiết. Ví dụ: “Sổ nhật ký bán hàng”. Bước 3) Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Ví dụ: Từ ngày 01/03/2006 đến 31/03/2006. Bước 4) Sau khi tính toán xong, chương trình sẽ hiện lên kết quả dưới dạng bảng số liệu. Bước 5) Để xem các thông tin cần thiết ta sử dụng phím mũi tên để di chuyển tìm kiếm. Bước 6) Trong đa số các báo cáo, chương trình sẽ cho phép thay đổi kiểu trình bày, ví dụ như sắp xếp các dòng theo mã, theo tên, theo giá trị…Ta sử dụng phím F10 để thay đổi các kiểu trình bày. Bước 7) Kết xuất, in sổ kế toán và báo cáo. Biểu 2.11. Sổ chi tiết tài khoản Để in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu Excel (*.EXL), hoặc tệp DBF: Bấm phím F7 để hiện lên hộp thoại tương tự như trên, lựa chọn kiểu dữ liệu đưa ra (In, xem, kết xuất…) và các yêu cầu cụ thể khác, cuối cùng bấm phím “Nhận” để kết thúc. (Xem trích “Sổ nhật ký bán hàng” tháng 03/2006 của Vilexim) như sau: Biểu 2.12. Sổ Nhật ký bán hàng tháng 03/2006 Công ty cổ phần xnk và hợp tác đàu t vilexim 170 Giải Phóng, Hà Nội, Việt Nam Sổ nhật ký bán hàng Tháng 03/2006 Chứng từ Tên khách Diễn giảI Tài khoản TK Đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/3/06 HD 0030322 Công ty TNHH sản xuất -XNk và đầu t - KD1021 Mua sắt lá tráng thiếc LC404 (KD1LC05.404) 131101 511101 777 808 559 777 808 559 01/3/06 HD 0030322 Công ty TNHH sản xuất -XNk và đầu t - KD1021 Mua sắt lá tráng thiếc LC404 (KD1LC05.404) 131101 33311 38 890 428 38 890 428 01/3/06 HD 0030323 Công ty TNHH TM & DV Trấn Hng - XN2015 Mua ổ bi Dp022 (KD1DP05.022) 131101 511101 3 050 000 3 050 000 01/3/06 HD 0030323 Công ty TNHH TM & DV Trấn Hng - XN2015 Mua ổ bi Dp022 (KD1DP05.022) 131101 33311 152 500 152 500 01/3/06 HD 0030357 Cty TNHH TM Hà Thu - XN5009 Mua phụ kiện bình lọc nớc LC5138 (KD3LC05.T5138) 131103 511103 30 000 000 30 000 000 01/3/06 HD 0030357 Cty TNHH TM Hà Thu - XN5009 Mua phụ kiện bình lọc nớc LC5138 (KD3LC05.T5138) 131103 33311 3 000 000 3 000 000 31/3/06 HD 0030668 Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 511101 123 000 000 123 000 000 31/3/06 HD 0030668 Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 33311 6 150 000 6 150 000 31/3/06 HD 0030669 Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 511101 9 259 000 9 259 000 31/3/06 HD 0030669 Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 33311 462 950 462 950 31/3/06 HD 0030670 Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi Dp022 (KD1DP05.022) 131101 511101 10 615 000 10 615 000 31/3/06 HD 0030670 Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi Dp022 (KD1DP05.022) 131101 33311 530 750 530 750 31/3/06 HD 0030671 Cty TNHH TM&DV Triển Hùng - XN2007 Mua ổ bi Dp034 (KD1DP05.034) 131101 511101 11 572 000 11 572 000 31/3/06 HD 0030671 Cty TNHH TM&DV Triển Hùng - XN2007 Mua ổ bi Dp034 (KD1DP05.034) 131101 33311 578 600 578 600 31/3/06 HD 0030672 Công ty TNHH Nguyên Thái Sơn - XN1010 Mua thép không gỉ LC303 (KD1LC05.303) 131101 511101 684 122 859 684 122 859 31/3/06 HD 0030672 Công ty TNHH Nguyên Thái Sơn - XN1010 Mua thép không gỉ LC303 (KD1LC05.303) 131101 33311 34 206 143 34 206 143 31/03/2006 HD 0030673 Cty TNHH TM&DV Triển Hùng - XN2007 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 511101 17 416 660 17 416 660 31/3/06 HD 0030673 Cty TNHH TM&DV Triển Hùng - XN2007 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 33311 870 833 870 833 Trích "Sổ Nhật ký bán hàng" tháng 03/2006 của Công ty Vilexim ` 1.2.2.5. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng. Công ty Vilexim áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trong các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng của Công ty không có khoản thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp. Các khoản thuế TTĐB, thuế NK phải nộp trong hoạt động nhập khẩu của Công ty được thỏa thuận trong Hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu là do bên mua chịu, Công ty chỉ nhận tiền thuế của bên mua và có trách nhiệm nộp thuế nên các khoản thuế này cũng không làm giảm trừ doanh thu bán hàng của Công ty. Tuy nhiên, trên danh nghĩa đây là các khoản thuế do Công ty đóng góp với Nhà nước, những khoản thuế này tại Công ty Vilexim được hạch toán vào giá vốn hàng bán. Với các khoản làm giảm trừ trực tiếp vào doanh thu bán hàng như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, Công ty Vilexim có đầu ra cho hàng hoá xuất nhập khẩu tương đối đảm bảo và ổn định. Do đó, nội dung kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng ở Vilexim cơ bản là kế toán giảm giá hàng bán do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, không đúng thời hạn của hợp đồng. Đây là những lỗi rất dễ gặp phải trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Tại Vilexim, khoản giảm giá hàng bán chiếm tỷ trọng rất nhỏ khoảng 0,01%) trong doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ, nó thể hiện nỗ lực rất lớn của Công ty trong tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết. Do các khoản giảm giá hàng bán phát sinh rất hiếm gặp tại công ty Vilexim, cho nên khi xây dựng phần mềm kế toán cho Vilexim, Fast Accounting đã không thiết kế màn hình nhập liệu riêng cho kế toán giảm giá hàng bán (ở Fast Accounting thông thường được nhập vào “Hoá đơn giảm giá”). Tại Vilexim, khi phát sinh kế toán giảm giá hàng bán, kế toán tổng hợp sẽ xử lý nghiệp vụ này trên một “Phiếu kế toán” trong phân hệ kế toán tổng hợp. Sau khi nhập liệu, Fast Accounting sẽ tự động tính toán khoản thuế GTGT đầu ra để ghi nợ TK3331. Bút toán kết chuyển khoản giảm giá hàng bán sang TK 511 để xác định doanh thu thuần được khai báo trong Fast Accounting bằng cách truy cập vào menu “Kế toán tổng hợp” => “Cập nhật số liệu” => “Khai báo các bút toán kết chuyển tự động”. Tại màn hình “Khai báo các bút toán kết chuyển tự động”, ta nhập các thông tin về bút toán vào các trường thích hợp: + Tên bút toán: Kết chuyển giảm giá hàng bán sang Nợ TK511; + Định khoản: Nợ TK 511 Có TK 532 + Loại kết chuyển: 1 (Kết chuyển từ TK Có sang TK Nợ)… Để kết thúc khai báo bấm vào phím “Nhận”, bút toán kết chuyển tự động sẽ được cập nhật vào danh sách các bút toán kết chuyển. Biểu 2.13. Khai báo các bút toán kết chuyển tự động Sau khi khai báo bút toán trên, để Fast Accounting tự động kết chuyển khoản giảm giá hàng bán kế toán cần kích hoạt bút toán này trong menu “Bút toán kết chuyển tự động” ở ngay trên menu “Khai báo bút toán kết chuyển tự động”. Khi truy cập vào menu này, một danh sách các bút toán kết chuyển tự động sẽ hiện lên, đánh dấu bút toán cần kết chuyển bằng cách gõ phím Space Bar. Khi đó, tại trường “Tag” của bút toán kết chuyển tự động sẽ được đánh dấu *, bấm phím ESC để kết thúc. Sau khi được kích hoạt, mỗi lần nhập một chứng từ giảm giá hàng bán thì Fast Accounting sẽ tự động kết chuyển sang các tài khoản như đã khai báo. 1.2.2.6. Kế toán thanh toán với khách hàng. Tại Công ty Vilexim, với số lượng khách hàng thường xuyên quen thuộc tương đối lớn. Các khoản công nợ phát sinh cần được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo thu nợ đầy đủ, đúng hạn bởi đây cũng đồng thời là nguồn trả nợ vay Ngân hàng (chiếm tỷ lệ rất lớn trong nguồn vốn của Công ty). Đây là phần hành quan trọng có tác động tới uy tín của Công ty trong quan hệ tín dụng với Ngân hàng và các tổ chức tín dụng. Phần mềm kế toán Fast Accounting áp dụng tại Công ty Vilexim cho phép theo dõi công nợ phải thu của từng hoá đơn, thời hạn thu tiền của từng hoá đơn. Để chỉ rõ thời hạn thu tiền của từng hoá đơn, khi cập nhật các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn thu tiền kể từ ngày lập hoá đơn. Dữ liệu này có thể được thông báo ngầm định cho từng khách hàng khi khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng trong danh mục khách hàng; hoặc có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn cụ thể. Đối với mỗi hoá đơn Fast Accounting chỉ cho phép theo dõi một hạn thanh toán mà thôi. Do đó, chương trình sẽ hiểu rằng số tiền phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ cần theo dõi thu tiền trên hoá đơn mà không cần theo dõi thời hạn phải thu thì không cần nhập thời hạn thanh toán trong quá trình cập nhật các hoá đơn. Số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng và hạn thu tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”. Thao tác trong menu này tương tự như thao tác nhập liệu chung. Phiếu thu tiền của khách hàng được cập nhật từ phân hệ “Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay”. Sau khi các phiếu thu tiền được cập nhật, ta có thể phân bổ số tiền thu được cho từng hoá đơn bán hàng đã xuất. Công việc này được tiến hành đồng thời khi nhập phiếu thu tiền hoặc ở chức năng “Phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn”. Biểu 2.14. Phân bổ số tiền thanh toán cho các hoá đơn Fast Accounting áp dụng tại Công ty Vilexim có khả năng cung cấp các Sổ kế toán công nợ phải thu, Báo cáo quản trị về công nợ phải thu. Biểu 2.15. Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng( TK131) Các thao tác xem, in, kết xuất các loại Sổ kế toán, Báo cáo quản trị về công nợ phải thu tuân theo quy trình chung của Fast Accounting như trên đã trình bày. 1.2.3. Kế toán chi phí lưu thông và chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.2.3.1. Kế toán chi phí mua hàng. Tại Công ty Vilexim, các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như phí mở L\C, phí thanh toán quan Ngân hàng, phí chuyển thuế bằng chuyển khoản… do bên mua chịu, kế toán hạch toán vào chí phí bán hàng cho từng lô hàng. Do chi phí mua hàng liên quan đến nhiều chủng loại hàng hóa, liên quan cả đến khối lượng hàng hóa trong kì và hàng hóa đầu kì, cho nên cần phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã bán trong kì. Tiêu chuẩn phân bổ chi phí mua hàng thường được lựa chọn là: Số lượng; trọng lượng; trị giá mua thực tế của hàng hóa. Công thức: Chi phí mua hàng phân bổ cho HH đã bán trong kì = Chi phí mua hàng của HH tồn kho đầu kì + Chi phí mua hàng phát sinh trong kì x Tiêu chuẩn phân bổ của HH đã xuất bán trong kì Tổng tiêu chuẩn phân bổ của” HH tồn cuối kì” và HH đã xuất bán trong kì Căn cứ vào các chứng từ do Ngân hàng cung cấp (Giấy báo nợ), kế toán tiền gửi Ngân hàng sẽ hạch toán các chi phí phát sinh đó vào từng l