Đề tài Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tư Vilexim

àng (CP sơ chế, bảo quản, vận chuyển hàng tới cảng để xuất khẩu). 1.2.2.3. Kế toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ. Tại Vilexim, kế toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ theo phương thức giao bán trực tiếp sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán”. TK này phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa lao vụ dịch vụ đã bán, các khoản chi phí nguyên vật liệu, nhân công giá trị khấu hao hụt vốn được tính vào giá vốn hàng bán cũng như trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Biểu 2.5. Sơ đồ kết cấu TK 632 “ Giá vốn hàng bán” Kết chuyển XĐKQ TK 911 TK 156 (1) Xuất kho bán trực tiếp TK 632 TK 111,112,331... TK133 133 (2) Hàng mua chuyển thẳng không qua kho Trị giá vốn hàng nhập khẩu gồm giá CIF và chi phí mua. Các chi phí mua của một lô hàng nhập khẩu tại Công ty Vilexim thông thường bao gồm: Lãi vay Ngân hàng; Thủ tục phí, điện phí Ngân hàng; Phí vận chuyển, bốc dỡ; Phí Công ty; Các khoản thuế không hoàn lại… Các chi phí này được tính cho từng lô hàng để xác định lãi lỗ lô hàng. Giá vốn hàng bán của hàng nhập khẩu tại Công ty Vilexim được xác định thủ công như sau: Biểu 2.6. Bảng tính giá vốn hàng bán cho từng lô hàng Bảng tính giá vốn hàng Nhập khẩu Phòng KD1 Tên hàng: ổ bi Số L\C, T\TR, D\P: D\P022 Số phương án: Chỉ tiêu Số tiền Ghi chú Giá mua hàng 70.035.000 VNĐ Thuế Nhập khẩu(3%) 2.101.050 Thuế TTĐB ´ Cước vận chuyển 1.349.169,19 Phí Công ty(1,2%) 865.632,6 Lãi vay Ngân hàng 1.168.604,01 Phí chuyển tiền NH(0,4%) 288.544,2 Phí bốc dỡ, giao nhận… ´ Tổng cộng (Giá vốn) 75.808.000 Số lượng 800.000 Chiếc Giá vốn trung bình: 94,76 Người lập biểu Kế toán trưởng Sau khi tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, ta phân bổ cho số hàng hóa được tiêu thụ trong kỳ. Từ đó, ta xác định được trị giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ: Trị giá vốn hàng tiêu thụ = Trị giá vốn của hàng xuất kho để bán + Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán * Trình tự kế toán: Đơn vị: Công ty Vilexim. Phiếu xuất kho Mẫu số: 02_VT Địa chỉ: 170- Đường Giải phóng. 03/03/2006 Nợ: 632 Số:01796 Có: 156 Họ tên người nhận hàng: Trần Quang Thắng Địa chỉ( Bộ phận): Phòng KD1 Lý do xuất kho: xuất bán Xuất tại kho: 170- Đường Giải phóng.. STT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất, vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thànhtiền (VNĐ) Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Sắt lá tráng thiếc KD1 DP05.022 Tấn 27 27 25.500.000 688.500.000 Cộng thành tiền bằng chữ: Sáu trăm tám tám triệu,năm trăm ngàn đồng chẵn ./. Ngày 03 tháng 03 năm 2006 Người Người Thủ kho Kế toán Giám đốc lập phiếu nhận hàng trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi hàng hoá đã xác định là tiêu thụ, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc là phiếu xuất kho do phòng KD chuyển sang để nhập dữ liệu vào sổ chi tiết TK632 theo định khoản sau: Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK632 Có TK 156 Trong đó, giá vốn hàng hoá được xuất bán được thực hiện tự động trên máy nhờ một chương trình kế toán máy được lập trình sẵn. Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Tài khoản 632101 – giá vốn hàng bán phòng KD1 Từ ngày: 01/03/2006 đến ngày: 31/03/2006 Số dư đầu: không có số dư Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh 01/03/2006 16/03/2006 …… 31/03/2006 31/03/2006 …… ………. 31/03/2006 HD 0030322 HD 0030443 …………. HD 0030668 HD0030669 …….. …….. PKT KC16 Công ty TNHH sản xuất -XNk và đầu t - KD1021 Công ty TNHH sản xuất -XNk và đầu t - KD1021 ……….. Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 …….. Mua sắt lá tráng thiếc LC404 (KD1LC05.404) Mua sắt lá tráng thiếc LC404 (KD1LC05.404) ………… Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) ……….. K/C sang TK91101 156101 156101 ………. 156101 156101 …….. 663.000.000 25.500.000 ……………. 110.670.336 8.338.176 ………… ………… ……….. ……………. 2..020..000.000 Cộng phát sinh nợ: 2.020.000.000 Cộng phát sinh có: 2.020.000.000 Số dư cuối: Không có số dư. Ngày 31/03/2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Bảng tổng hợp Nhập - Xuất – Tồn cuối tháng của Công ty: Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn S T T Mã hàng Tên mặt Hàng Đ V T SH NT Nợ Có HD0030322 01/03 Mua sắt lá tráng thiếc LC404 (KD1LC05.404 156101 663.000.000 ………. ….. ………….. …… …… HD0030443 16/03 Mua sắt lá tráng thiếc LC404 (KD1LC05.404 156101 25.500.000 ……… …… …………….. …… …… HD0030668 31/03 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 156101 110.670.336 HD00030669 31/03 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 156101 8.338.176 …….. …… ……… …….. ……. …….. PKT02 K/C sang TK911 ´ 2.020.000.000 Tổng phát sinh nợ: 2.020.000.000 Tổng phát sinh có: 2.020.000.000 Số dư cuối: Không có số dư Ngày 31/03/2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 1.2.2.4. Kế toán doanh thu bán hàng. Kế toán bán hàng tại Vilexim bao gồm hai mảng chính yếu sau đây: +) Xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài Khi hàng gửi đi xuất khẩu được xác định là hoàn thành xuất khẩu, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hoá thực tế xuất khẩu, kế toán bán hàng tiến hành lập Hoá đơn GTGT của hàng xuất khẩu, đồng thời định khoản bút toán phản ánh doanh thu bán hàng xuất khẩu đã được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán (thông thường người nhập khẩu phía nước ngoài thanh toán ngay bằng điện chuyển tiền qua mạng SWIFT tại ngân hàng): Nợ TK 111(2), 112(2), 131 (Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 511(1) (Tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá BQLNH) Hàng hoá trong hoạt động xuất khẩu theo quy định hiện hành đều thuộc đối tượng chịu thuế suất thuế GTGT là 0% (khác đối tượng không chịu thuế GTGT). Do đó, doanh thu bán hàng xuất khẩu là toàn bộ số tiền bán hàng xuất khẩu. +) Nhập khẩu hàng hoá về bán trong nước Kế toán nhập khẩu hàng về bán trong nước tương tự như trong kinh doanh thương mại nội địa, khi hàng hoá xuất kho được xác định là đã tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng, tức là người mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán bán hàng sẽ định khoản như sau: Nợ TK 131, 111(1), 112(1) Có TK 5111(1) Có TK 333(1) Công ty Vilexim là đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hàng hoá kinh doanh ở công ty đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Vì vậy, doanh thu bán hàng của công ty chính là toàn bộ số tiền bán hàng không bao gồm thuế GTGT. Kế toán bán hàng tại Công ty Vilexim sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây: - Hoá đơn GTGT. - Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, ủy nhiệm thu, Séc, Giấy báo Có của ngân hàng, Sổ phụ ngân hàng... - Chứng từ kế toán liên quan khác như : Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn thương mại Commercial Invoice (dùng trong bán hàng xuất khẩu). Hoá đơn GTGT xác nhận số lượng, đơn giá, số tiền bán và tổng giá thanh toán của hàng xuất bán. Hoá đơn do kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lưu tại phòng kinh doanh XNK, sau này sẽ chuyển cho cơ quan Thuế; Liên 2 giao cho người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán ở đơn vị mua; Liên 3 lưu tại phòng Tài chính Kế toán để thanh toán và làm cơ sở hạch toán. Để nhập liệu một chứng từ vào phần mềm kế toán Fast Accounting, kế toán bán hàng cần nắm được quy trình nhập một chứng từ mới trong Fast Accounting. Trên cơ sở minh họa nhập liệu một Hoá đơn GTGT lập cho khách hàng của phòng XNK2 (đây là tên cũ của phòng KD1) mua ổ bi nhập khẩu thanh toán theo D\P022 sau đây, các quá trình nhập liệu các chứng từ khác cũng lặp lại tương tự. Biểu 2.7. Hoá đơn GTGT Hoá đơn Mẫu số : 01 GTKT-3LL Giá trị gia tăng LX/2005B Liên 3 : Lưu tại Phòng Kế toán Ngày 31 tháng 03 năm 2006 0030669 Đơn vị bán : Công ty CP XNK&HTĐT VILEXIM Địa chỉ : 170 Giải Phóng, Phương Liệt, Thanh Xuân, HN Số tài khoản: Điện thoại : MST : 010007035 Họ tên người mua hàng: Đơn vị : Cty chế tạo máy XD& Khai thác mỏ Hoà Phát Địa chỉ : Xã Giai Phạm, Yên Mỹ, Hưng Yên Số tài khoản : Hình thức thanh toán : CK/TM MST : 0900198095 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 ổ bi Chiếc 88.000 9.259.000 Thuế suất GTGT : 5 % Tiền thuế GTGT : 462.950 Tổng cộng tiền thanh toán : 9.721.950 Số tiền viết bằng chữ : Chín triệu, bảy trăm hai mốt ngàn, chín trăm năm mươi đồng, chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Các bước để nhập Hoá đơn GTGT trên vào Fast Accounting Bước 1) Chọn menu cần thiết bằng gõ phím Enter hoặc bấm chuột trái vào menu lựa chọn: Biểu 2.8. Cập nhật số liệu vào các chứng từ tiêu thụ hàng hoá Trong ví dụ này là “Bán hàng và công nợ phải thu” => “Cập nhật số liệu” => “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” Bước 2) Fast Accounting sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập liệu gần nhất và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Bấm phím ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có các nút “Mới”, “Lọc” và “Quay ra” là có hiệu lực thực hiện, các nút khác đều vô hiệu lực. Con trỏ nằm tại nút “Mới” Bước 3) Tại nút “Mới” bấm phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ. Bước 4) Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí, chiết khấu, … Biểu 2.9. Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho - Mã khách: XN2019, tức là khách thứ 19 của phòng XNK2 theo mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Khi con trỏ ở trường mã khách gõ phím Enter, Fast Accounting tự động mở cửa sổ Danh mục khách hàng để lấy mã khách cần chọn. Các thông tin liên quan đến khách hàng như địa chỉ, mã số thuế… được Fast Accounting tự động điền vào. - Mã TK nợ là TK131101 – Phải thu của khách hàng trong nước phòng KD1 (tên mới của phòng XNK2) - Gõ phím Enter liên tục cho con trỏ chạy tới trường Số HĐ thì nhập số HĐ là “0030669”; xong gõ Enter để chuyển sang trường số seri, nhập số seri là “LX/2005B”. - Gõ phím Enter để con trỏ chuyển tới trường ngày hạch toán, nếu không nhập ngày mà tiếp tục gõ Enter thì Fast Accounting tự động điền ngày hạch toán là ngày theo đồng hồ máy tính lúc đó (today). Đối với ngày lập hoá đơn cũng tương tự như vậy. - Tại trường tỷ giá, gõ Enter để bỏ qua, chương trình mặc định là tỷ giá VND =1,0000. - Tại trường mã hàng, gõ Enter để mở cửa sổ Danh mục hàng hoá, chọn mã hàng là KD1OBI, chương trình sẽ tự điền tên hàng và đơn vị tính. Các trường mã kho, mã vụ việc cũng tương tự như vậy. - Tại trường số lượng, nhập như trên Hoá đơn là “88.000”, giá bán mặc định là 0.000 do Công ty chỉ quan tâm đến số lượng và trị giá của cả lô hàng. Trị giá lô hàng được điền vào trường Thành tiền VND. - Gõ phím Enter liên tục đến khi, Fast Accounting hỏi “Có nhập tiếp không?”. Do ta chỉ nhập một mặt hàng nên sẽ trả lời là “Không”. - Tiếp theo tới trường mã thuế, gõ Enter cho cửa sổ Danh mục thuế suất hiện lên, chọn mã thuế tương ứng với thuế suất trên hoá đơn là mã thuế 5. Chương trình tự động tính thuế và định khoản các nghiệp vụ: Nợ TK 131101 Có Tk 33311 Bước 5) Tại nút “Lưu”, bấm phím Enter để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện lưu xong thì sẽ hiện lên thông báo “Đã thực hiện xong!”. Bước 6) Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút “Mới” và lúc này có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo. Từ Hoá đơn GTGT đã được nhập liệu, chương trình tự động chuyển sang các Sổ chi tiết bán hàng, Bảng kê hoá đơn bán hàng, Sổ Cái TK511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - Sổ chi tiết bán hàng: Sổ theo dõi doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu của từng mặt hàng trong tháng. Trong tháng, Công ty tiêu thụ được mặt hàng nào thì được mở sổ theo dõi chi tiết doanh thu cho từng mặt hàng đó. SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tờn hàng: Sắt lá tráng thiếc Mó hàng: KD1LC05.404 Thỏng 3 năm 2006 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Thuế Giảm trừ SH NT SL Ngày Số Nợ Có Cộng phát sinh nợ: 2.896.600.000 Cộng phát sinh có: 2.896.600.000 Số dư cuối: Không có số dư Các thông tin liên quan đến hoá đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hoá đơn đầu ra. Nếu khách hàng chưa có địa chỉ hoặc mã số thuế thì khi lưu chứng từ, chương trình sẽ bắt nhập thêm địa chỉ và mã số thuế . Nếu khách hàng là thường xuyên nhưng không có mã số thuế, để tránh việc chương trình hiện lên màn hình đòi nhập mã số thuế thì trong khai báo thông tin liên quan đến khách hàng ở trường mã số thuế ta chỉ cần nhập một ký tự bất kỳ. * Bảng kê hoá đơn bán hàng: Dùng để liệt kê toàn bộ số hoá đơn hàng xuất đi trong tháng. Bảng này cũng được lập theo thứ tự thời gian phát sinh chứng từ. Bảng kê hoá đơn bán hàng Tháng 03 năm 2006 S tt Chứng từ Diễn giải Số tiền Thuế Suất (%) Thuế sh nt 1 HD0030322 01/03 Mua sắt lá tráng thiếc LC404 (KD1LC05.404) 777.808.559 5 38.890.428 ... ............. ....... .................. ......... ....... ........ 5 HD0030443 16/03 Mua sắt lá tráng thiếc LC404 (KD1LC05.404) 29.915.714 5 1.495.786 ... ........... ........ ................ ........ ....... ........ 8 HD0030668 31/03 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 123.000.000 5 6.150.000 9 HD0030669 31/03 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 9.259.000 5 462.950 .... ................ ........ …………….. ........... ......... ........ Tổng Cộng 2.896.600.000 144.830.000 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Giá bán của mặt hàng sẽ được lấy từ danh mục giá bán nhưng có thể sửa được trường giá bán. Khi lưu hoá đơn thì chương trình sẽ tự động lưu lại giá bán lần cuối cùng vào danh mục giá bán. Trong trường hợp Công ty Vilexim do không có hệ thống giá bán thống nhất nên Fast Accounting đã được thiết kế riêng thích ứng với đặc thù của công ty. Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh, chương trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các sổ và báo cáo kế toán tương ứng. Sổ cái Tài khoản: 511101- Doanh thu bán hàng phòng KD1 Từ ngày 01/03/2006 đến ngày 31/03/2006 Số dư đầu: Không có số dư Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có HD0030322 01/03 Công ty TNHH sản xuất -XNk và đầu t - KD1021 chưa thanh toán 131101 777.808.559 ………. ….. ………….. …… …… HD0030443 16/03 Công ty TNHH sản xuất -XNk và đầu t - KD1021 chưa thanh toán 131101 29.915.714 ……… …… …………….. …… …… HD0030668 31/03 Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 chưa thanh toán 131101 123.000.000 HD00030669 31/03 Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 chưa thanh toán 131101 9.259.000 …….. …… ……… …….. ……. …….. PKT01 K/C sang TK911 ´ 2.896.600.000 Tổng phát sinh nợ: 2.896.600.000 Tổng phát sinh có: 2.896.600.000 Số dư cuối: Không có số dư Ngày 31/03/2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Trong Fast Accounting các thao tác để lên các báo cáo đều thống nhất và tuân theo một quy trình chung. Vì vậy, để lên các báo cáo có thể tiến hành tương tự như minh hoạ sau đây đối với “Báo cáo bán hàng” Bước 1) Chọn chức năng báo cáo tương ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể, ở đây là “Báo cáo bán hàng”. Fast Accounting sẽ cho ra một danh sách các báo cáo kế toán liên quan đến phân hệ bán hàng. Biểu 2.10. Báo cáo bán hàng Bước 2) Chọn báo cáo cần thiết. Ví dụ: “Sổ nhật ký bán hàng”. Bước 3) Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Ví dụ: Từ ngày 01/03/2006 đến 31/03/2006. Bước 4) Sau khi tính toán xong, chương trình sẽ hiện lên kết quả dưới dạng bảng số liệu. Bước 5) Để xem các thông tin cần thiết ta sử dụng phím mũi tên để di chuyển tìm kiếm. Bước 6) Trong đa số các báo cáo, chương trình sẽ cho phép thay đổi kiểu trình bày, ví dụ như sắp xếp các dòng theo mã, theo tên, theo giá trị…Ta sử dụng phím F10 để thay đổi các kiểu trình bày. Bước 7) Kết xuất, in sổ kế toán và báo cáo. Biểu 2.12. Sổ Nhật ký bán hàng tháng 03/2006 Công ty cổ phần xnk và hợp tác đàu t vilexim 170 Giải Phóng, Hà Nội, Việt Nam Sổ nhật ký bán hàng Tháng 03/2006 Chứng từ 1.2.2.5. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng. Công ty Vilexim áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trong các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng của Công ty không có khoản thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp. Các khoản thuế TTĐB, thuế NK phải nộp trong hoạt động nhập khẩu của Công ty được thỏa thuận trong Hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu là do bên mua chịu, Công ty chỉ nhận tiền thuế của bên mua và có trách nhiệm nộp thuế nên các khoản thuế này cũng không làm giảm trừ doanh thu bán hàng của Công ty. Tuy nhiên, trên danh nghĩa đây là các khoản thuế do Công ty đóng góp với Nhà nước, những khoản thuế này tại Công ty Vilexim được hạch toán vào giá vốn hàng bán. Với các khoản làm giảm trừ trực tiếp vào doanh thu bán hàng như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, Công ty Vilexim có đầu ra cho hàng hoá xuất nhập khẩu tương đối đảm bảo và ổn định. Do đó, nội dung kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng ở Vilexim cơ bản là kế toán giảm giá hàng bán do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, không đúng thời hạn của hợp đồng. Đây là những lỗi rất dễ gặp phải trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Tại Vilexim, khoản giảm giá hàng bán chiếm tỷ trọng rất nhỏ khoảng 0,01%) trong doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ, nó thể hiện nỗ lực rất lớn của Công ty trong tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết. Do các khoản giảm giá hàng bán phát sinh rất hiếm gặp tại công ty Vilexim, cho nên khi xây dựng phần mềm kế toán cho Vilexim, Fast Accounting đã không thiết kế màn hình nhập liệu riêng cho kế toán giảm giá hàng bán (ở Fast Accounting thông thường được nhập vào “Hoá đơn giảm giá”). Tại Vilexim, khi phát sinh kế toán giảm giá hàng bán, kế toán tổng hợp sẽ xử lý nghiệp vụ này trên một “Phiếu kế toán” trong phân hệ kế toán tổng hợp. Sau khi nhập liệu, Fast Accounting sẽ tự động tính toán khoản thuế GTGT đầu ra để ghi nợ TK3331. Bút toán kết chuyển khoản giảm giá hàng bán sang TK 511 để xác định doanh thu thuần được khai báo trong Fast Accounting bằng cách truy cập vào menu “Kế toán tổng hợp” => “Cập nhật số liệu” => “Khai báo các bút toán kết chuyển tự động”. Tại màn hình “Khai báo các bút toán kết chuyển tự động”, ta nhập các thông tin về bút toán vào các trường thích hợp: + Tên bút toán: Kết chuyển giảm giá hàng bán sang Nợ TK511; + Định khoản: Nợ TK 511 Có TK 532 + Loại kết chuyển: 1 (Kết chuyển từ TK Có sang TK Nợ)… Để kết thúc khai báo bấm vào phím “Nhận”, bút toán kết chuyển tự động sẽ được cập nhật vào danh sách các bút toán kết chuyển. Biểu 2.13. Khai báo các bút toán kết chuyển tự động Sau khi khai báo bút toán trên, để Fast Accounting tự động kết chuyển khoản giảm giá hàng bán kế toán cần kích hoạt bút toán này trong menu “Bút toán kết chuyển tự động” ở ngay trên menu “Khai báo bút toán kết chuyển tự động”. Khi truy cập vào menu này, một danh sách các bút toán kết chuyển tự động sẽ hiện lên, đánh dấu bút toán cần kết chuyển bằng cách gõ phím Space Bar. Khi đó, tại trường “Tag” của bút toán kết chuyển tự động sẽ được đánh dấu *, bấm phím ESC để kết thúc. Sau khi được kích hoạt, mỗi lần nhập một chứng từ giảm giá hàng bán thì Fast Accounting sẽ tự động kết chuyển sang các tài khoản như đã khai báo. 1.2.2.6. Kế toán thanh toán với khách hàng. Với tốc độ phát triển mạnh mẽ, các mối quan hệ kinh doanh của Công ty ngày càng mở rộng, bên cạnh các khách hàng truyền thống, danh sách các khách hàng mới của công ty ngày một dài ra. Phần mềm kế toán Fast tại Công ty Vilexim yêu cầu xây dựng một danh mục khách hàng để quản lý khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (TK 131, 136, 1388, 141, 331, 3388) với các thông tin: Mã khách; Tên khách; Địa chỉ; Mã số thuế; Tài khoản công nợ ngầm định… Việc mã hoá khách hàng tại Công ty Vilexim được tiến hành trước hết bằng việc phân loại xem đó là khách của phòng nào? Tại mỗi phòng sẽ đánh số thứ tự các khách hàng theo thời gian phát sinh quan hệ khách hàng. Danh mục khách hàng được thường xuyên cập nhật khách hàng mới, bổ sung, sửa đổi thông tin khách hàng cũ theo thông báo từ các phòng kinh doanh. Ví dụ, để thêm vào danh mục khách hàng Công ty TNHH Chí Thành II là khách mua hàng của phòng Kinh doanh 3, ta thực hiện các bước sau: Truy cập theo đường dẫn menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” => “Danh mục từ điển” => “Danh mục khách hàng”. Tại màn hình “Danh mục khách hàng”, ta bấm phím F4 để hiện màn hình “Thêm khách hàng”: Nhập thông tin khách hàng vào các trường thích hợp: Tại trường mã khách, nhập “KD3001” (KD3 là phòng, 001 là số thứ tự khách hàng hiện tại của phòng); tại trường tên khách, nhập tên khách hàng “Công ty TNHH Chí Thành II”…Khách nhập thêm vào danh mục là người mua, ta đánh dấu vào ô “Khách hàng”. Kết thúc bấm tổ hợp phím {Alt, N}để chương trình cập nhật khách hàng. Biểu 2.2. Danh mục khách hàng Mã khách Tên khách Địa chỉ Mã số thuế KD1018 Cty TNHH Phú Mỹ An Số 21, ngõ 61/2 Lạc Trung,HN 101559450 KD1019 Cty TNHH vật t thiết bị B3 TT XN Dợc phẩm TW1, ngõ Văn Hơng, HN 101277015 KD1020 Công ty thiết bị phụ tùng Hoà Phát 243 Giải Phóng, Hà Nội 100365371 KD1021 Công ty TNHH sản xuất -XNK và đầu tư Ngõ 234, đường Ngô Gia Tự, Long Biên, Hà Nội 0100600610-1 KD1025 Anh Trung-NA Đô Lương- Nghệ An 2900264383 KD1029 Doanh nghiệp tư nhân SX Duy Lợi 1724 Phạm Thế Hiển- P6, Q8, TP Hồ Chí Minh 302570535 Trích “Danh mục khách hàng” của Công ty Vilexim Tại Công ty Vilexim, với số lượng khách hàng thường xuyên quen thuộc tương đối lớn. Các khoản công nợ phát sinh cần được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo thu nợ đầy đủ, đúng hạn bởi đây cũng đồng thời là nguồn trả nợ vay Ngân hàng (chiếm tỷ lệ rất lớn trong nguồn vốn của Công ty). Đây là phần hành quan trọng có tác động tới uy tín của Công ty trong quan hệ tín dụng với Ngân hàng và các tổ chức tín dụng. Phần mềm kế toán Fast Accounting áp dụng tại Công ty Vilexim cho phép theo dõi công nợ phải thu của từng hoá đơn, thời hạn thu tiền của từng hoá đơn. Để chỉ rõ thời hạn thu tiền của từng hoá đơn, khi cập nhật các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn thu tiền kể từ ngày lập hoá đơn. Dữ liệu này có thể được thông báo ngầm định cho từng khách hàng khi khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng trong danh mục khách hàng; hoặc có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn cụ thể. Sổ chi tiết công nợ Tài khoản: 131101- Phải thu của khách hàng phòng KD1 Tờn khỏch: Công ty TNHH sản xuất -XNK và đầu tư - KD1021 Từ ngày 01/03/2006 đến ngày 31/03/2006 Số dư đầu: 689.500.000 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 1 2 3 4 6 PT02534 01/03 Thu tiền công nợ 111101 455.000.000 HD0030322 01/03 Chưa thanh toán 511101 777.808.559 HD0030322 01/03 Chưa thanh toán 33311 38.890.428 PT02535 08/03 Thu tiền công nợ 111101 650.000.000 HD0030443 16/03 Chưa thanh toán 511101 29.915.714 HD0030443 16/03 Chưa thanh toán 33311 1.495.786 Cộng phát sinh 848.110.487 1.105.000.000 Cộng phỏt sinh nợ: 848.110.487 Cụng phỏt sinh cú: 1.105.000.000 Số dư cú cuối: 432.610.487 Ngày 31/03/2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Đối với mỗi hoá đơn Fast Accounting chỉ cho phép theo dõi một hạn thanh toán mà thôi. Do đó, chương trình sẽ hiểu rằng số tiền phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ cần theo dõi thu tiền trên hoá đơn mà không cần theo dõi thời hạn phải thu thì không cần nhập thời hạn thanh toán trong quá trình cập nhật các hoá đơn. Số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng và hạn thu tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”. Thao tác trong menu này tương tự như thao tác nhập liệu chung. Sổ tổng hợp chi tiết công nợ TK 131101: Phải thu của khách hàng phòng KD1 Từ ngày 01/03/2006 đên ngày 31/03/2006 Mã CN Tên khách hàng Số dư đầu Số phát sinh Số dư cuối Nợ Có Nợ Có Nợ Có CN0182 Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 173.895.355 165.715.058 200.000.000 139.610.413 CN0196 Công ty TNHH Nguyên Thái Sơn - XN1010 522.823.443 718.329.002 1.000.000.000 241.152.445 .... ………….. ..... .............. ............... ................ Tổng cộng 1.699.000.000 3.041.430.000 3.469.700.000 1.270.730.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp công nợ phải thu: được luân chuyển theo trình tự từ số liêu ở chứng từ gốc, được cập nhật vào máy từ đó chuyển trình tự động chuyển vào các sổ và vào sổ cái TK131. Sổ cái Tài khoản: 131101- Phải thu của khách hàng phòng KD1 Tháng 03 năm 2006 Số dư đầu: 1.699.000.000 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sin