Đề tài Kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long

g các sổ ( Thẻ ) kế toán chi tiết sau: Sổ (thẻ) kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư Bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn Ngoài ra còn có thể sử dụng các Bảng kê nhập-xuất, Bảng luỹ kế nhập, Bảng luỹ kê kế xuất phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được nhanh chóng, đơn giản, kịp thời. Đối với mỗi doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị nguyên vật liệu mà danh mục các sổ sách, bảng biểu, báo cáo quản trị sao cho phù hợp. 1.3.1.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán chi tiết theo từng danh điểm, từng loại, từng nhóm nguyên vật liệu về chỉ tiêu hiện vật và giá trị, được tiến hành ở cả trong kho và cả ở bộ phận kế toán theo từng kho và từng người chịu trách nhiệm bảo quản. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là cách thức kết hợp giữa thủ kho và bộ phận kế toán nguyên vật liệu trong việc tổ chức kế toán theo từng danh điểm,từng loại, từng nhóm cả về số lượng và giá trị ở từng kho theo từng người có trách nhiệm bảo quản vật liệu. Mỗi cách thức thay đổi sự phối hợp giữa thủ kho và kế toán lại tạo ra một phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Hiện nay có 3 phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Phương pháp ghi thẻ song song Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp ghi sổ số dư Các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm cụ thể của mình mà lựa chọn phương pháp thích hợp. Phương pháp ghi thẻ song song ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ ( danh điểm ) vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. ở phòng kế toán: sau khi nhận được các chứng từ về nguyên vật liệu từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ vào đó để ghi vào thẻ chi tiết, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng. Thẻ chi tiết được mở cho từng thứ nguyên vật liệu như thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Ngoài ra, kế toán còn lấy số liệu trên dòng công tác của các thẻ chi tiết để ghi vào các bảng kê nhập – xuất – tồn. Sơ đồ 1: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương phát ghi thẻ song song. Phiếu nhập vật liệu Thẻ kho Phiếu xuất vật liệu Thẻ (sổ) kế toán chi tiết Bảng kê nhập – xuất – tồn vật liệu Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu , kiểm tra Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển: ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song ở phòng kế toán: Sau khi nhận, kiểm tra, hoàn thiện chứng từ vật liệu, kế toán căn cứ vào đó để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ này được kế toán mở cho cả năm và được ghi vào cuối mỗi tháng. Sổ được dùng để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng thứ vật liệu thuộc từng kho trên cả hai chỉ tiêu: Số lượng và gía trị. Mỗi thứ vật liệu được ghi trên một dòng của sổ. Sơ đồ 2: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. Thẻ kho Chứng từ xuất vật liệu Bảng kê xuất vật liệu Chứng từ nhập vật liệu Sổ kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Phương pháp ghi sổ số dư: ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho vật liệu giống như hai phương pháp trên. Ngoài ra, thủ kho còn sử dúng sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu chỉ tiêu số lượngtrên cơ sở số liệu từ các thẻ kho. ở phòng kế toán: Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất. Cuối tháng lấy số liệu trên dòng cộng của bảng là luỹ kế nhập ( xuất ) để ghi vào bảng kê nhập, xuất, tồn rồi tính ra số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư Thẻ kho Chứng từ xuât vật liệu Bảng kê xuất vật liệu Bảng kê luỹ kế xuất Chứng từ nhập vật liệu Bảng kê nhập vật liệu Bảng kê luỹ kế nhập Sổ kế toán tổng hợp Bảng kê nhập-xuất-tồn Sổ số dư Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu được thực hiện theo hai phương pháp: Kế toán tổng hợp nhập-xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên ( viết tắt là KKTX) là phương pháp hạch toán theo dõi thường xuyên, liên tục, có tính hệ thống tình hình biến động, nhập-xuất-tồn kho các chủng loại tài sản thuộc nhóm hàng tồn kho trên sổ sách kế toán, tức là các nghiệp vụ nhập, xuất kho sẽ được xử lý ngay khi phát sinh. Theo phương pháp này, kế toán sẽ phản ánh trị giá của vật liệu nhập, xuất, tồn kho trên các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho. Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL, kế toán sử dụng TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: -Trị giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ Số tiền điều chỉnh tăng gía NVL khi đánh giá lại Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có:- Trị giá vốn thực tế NVL xuất trong kỳ Số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại hàng mua Số tiền điều chỉnh giảm gía NVL khi đánh giá lại Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê Số dư Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế NVL tồn kho cuối kỳ Tài khoản 152 được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2: + TK 1521: Nguyên vật liệu chính + TK 1522: Vật liệu phụ + TK 1523: Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng thay thế + TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản + TK 1528: Vật liệu khác Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiế thành các TK cấp 3, cấp 4,…Tới từng nhóm, từng thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý vật liệu và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Trình tự kế toán NVL theo phương pháp KKTX: Phương pháp kế toán tổng hợp nhập-xuất NVL theo pp KKTX có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4:Sơ đồ kế toán NVL theo phương pháp KKTX. TK 111,112,141.331 TK 152 TK 111,138,331 ( 1) TK 151 ( 11 ) ( 2) ( 3 ) TK 133 ( Nếu có ) TK333 TK 621 ( 4) ( 12 ) TK 154 TK 627,641,642 ( 5 ) ( 13 ) TK 128,222 TK 128,222,228 ( 6 ) ( 14 ) TK 421 ( 14a ) ( 14b ) TK 411 TK 632,157,138 ( 7 ) ( 15 ) TK154 TK 138 ( 8 ) ( 16 ) TK 131,336 TK 138 ( 9 ) ( 17 ) TK 412 TK412 (10a) ( 10b ) Ghi chú: (1): Phản ánh trị gía vật liệu mua ngoài nhập kho (2): Phản ánh trị giá vật liệu mua đang đi đường (3): Trị giá VL mua đang đi đường tháng trước, tháng này nhập kho (4): Phản ánh số thuế nhập khẩu của lô vật liệu DN nhập khẩu (5): Trường hợp DN nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến hoặc tự gia công chế biến (6): Nhận lại vốn góp liên doanh, được chia lãi liên doanh bằng vật liệu (7): VL được cấp phát, nhận góp vốn liên doanh (8): Vật liệu phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân khi kiểm kê (9): Khi nhận NVL của bên A ứng trước để thực hiện khối lượng xây lắp, nhận thầu (10a): Phản ánh lại chênh lệch tăng do đánh giá lại vật liệu (10b): Phản ánh lại chênh lệch giảm do đánh giá lại vật liệu (11): Phản ảnh trị giá VL trả lại, giảm giá hàng bán doanh nghiệp được hưởng (12): TGV thực tế của VL xuất kho dùng trực tiếp cho sản xuất (13): TGV thực tế của VL xuất kho dùng phục vụ quản lý sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp (14): Xuất NVL góp vốn liên doanh, đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn (Trường hợp trị giá vật liệu được định giá bằng trị gía vốn thực tế xuất kho) (14a): Trường hợp trị giá vật liệu được định giá nhỏ hơn trị gía vốn thưc tế của VL xuất kho (14b): Trường hợp trị giá vật liệu được định giá lớn hơn trị gía vốn thưc tế của VL xuất kho (15): TGV thực tế của VL xuất cho mượn, xuất gởi bán, xuất bán (16): TGV thực tế của VL xuất kho để tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến (17): Vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê Kế toán tổng hợp nhập – xuất NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ (PPKKĐK) PPKKĐK là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập – xuất – tồn kho của vật tư trên các tài khoản HTK. Các TK này chỉ phản ánh TGV thực tế của vật tư tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ. Việc xác định TGV thực tế của NVL xuất kho không căn cứ vào các chứng từ mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế Vật liệu xuất kho = Vật liệu nhập kho - vật liệu tồn kho Trong kỳ trong kỳ cuối kỳ Hàng ngày , việc nhập vật liệu phản ánh trên tài khoản 611 “Mua hàng “ Kêt cấu tài khoản này như sau: Bên Nợ: + Kết chuyển TGV thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ + TGV thực tế của NVL tăng trong kỳ Bên Có: + Kết chuyển TGV NVL tồn kho cuối kỳ + TGV của NVL giảm trong kỳ Tài khoản này không có số dư Trình tự kế toán NVL theo phương pháp KKĐK Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về NVL được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 5:Một số nghiệp vụ chủ yếu kế toán VL theo PPKKĐK (7) TK611 TK 151,152 TK 111,112,331 (8) TK 111,112,331,141 TK 621,627,641,642 TK 133 (9) (Nếu có) TK333 TK111,138,334 (3) (10) TK411 (4) TK 412 TK 154 (6b) TK 412 (6a) Ghi chú: (1): Kết chuyển trị giá vốn thực tế của VL tồn kho đầu kỳ (2): Phản ánh trị giá VL mua ngoài nhập kho (3): Thuế nhập khẩu phải nộp của số vật liệu DN nhập khẩu (4): Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho do các đơn vị (5): Vật liệu thuê ngoài gia công hoặc tự gia công nhập kho (6a): Chênh lệch tăng do đánh giá lại vật liệu (6b): Chênh lệch giảm do đánh giá lại vật liệu (7): Kết chuyển trị giá vốn thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ (8): Phản ánh các khoản giảm giá hàng bán, hàng mua trả lại (9): TGV thực tế của VL xuất dùng phục vụ trực tiếp cho sản xuất (10): Vật liệu mất mát, thiếu hụt phát hiện thấy khi kiểm kê Như vậy, hai phương pháp hạch toán tổng hợp NVL trên có điểm khác nhau cơ bản là việc ghi chép kế toán hàng ngày. Theo phương pháp KKTX thì mọi nghiệp vụ nhập, xuất đều phải ghi chép chính xác, thường xuyên, liên tục sự biến động của vật liệu. Còn phương pháp KKĐK thì phải nhập mới ghi, khi xuất vật liệu không ghi mà chỉ đến cuối kỳ khi kiểm kê mới xác định được trị giá vật liệu xuất kho. Sổ kế toán tổng hợp Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế kế toán của doanh nghiệp mà có thể sử dụng các sổ kế toán theo quy định phù hợp với hình thức kế tovowisdoanh nghiệp lựa chọn. Chương 2: thực trạng tổ chức Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Đặc điểm và phân loại vật liệu. Là doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xây dựng chuyên thi công cầu, đường, công trình công nghiệp, dân dụng nên nguyên vật liệu công ty sử dụng có những đặc thù riêng. Mỗi công trình cần sử dụng những loại NVL thích hợp do vậy phải sử dụng khá nhiều loại NVL. Những công trình do công ty thi công thường có giá trị lớn, thời gian thi công dài, do vậy vật liệu sử dụng để thi công đòi hỏi số lượng lớn, phong phú, đa dạng về quy cách, chủng loại, chất lượng cao. Và phụ thuộc vào từng công trình mà khối lượng các loại vật liệu được huy động cũng khác nhau. Tuy nhiên, có một đặc điểm chung là có những loại vật liệu thường cần huy động với khối lương lớn như xi măng, sắt thép, gạch đá. Có những loại cần huy động với khối lượng nhỏ như: vôi, ve, đinh. Hầu hết các loại NVL được sử dụng đều trực tiếp cấu thành lên thực thể công trình. Về mặt chi phí thì chi phí NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí cũng như trong tổng giá thành công trình, hạng mục công trình (Thường chiếm 70%-77% ). Chính vì thế, sự biến động về chi phí vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh cũng như toàn bộ giá thành công trình. Do vậy việc quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán NVL một cách chính xác là việc làm rất cần thiết nhằm phục vụ nhu câù quản lý và quản trị vật liệu. Công ty thực hiện phân loại NVL thành 6 loại: - TK1521 “ Nguyên vật liệu chính” : Xi măng, cát, sỏi, gạch, thép, đá dăm, tôn, nhựa đường,… - TK1522 “ Nguyên vật liệu phụ “: Đinh các loại, dây thép, gạch vỡ cột gỗ, kẹp hãm ray… - TK1523 “ Nhiên liệu “: Xi măng A92, dầu diezen, mỡ… - TK1524 “Phụ tùng thay thế “: Vòng bi các cỡ, dây cu roa, vòng doăng,… - TK1525 “ Thiết bi xây dựng cơ bản “: Cấu kiện bê tông, cốt cốt pha, bản vẽ, bulông… - TK1528 “ vật liệu khác “: Sắt vụn, thép vụn, cột gỗ vụn… Trong từng loại Công ty lại chia nhỏ ra ví dụ như: Thép, thép lại chia nhỏ ra thành thép tròn đơn, thép tròn xoắn. Thép tròn xoắn lại được chia thành thép F6, thép F8, thép F10. Do sử dụng kế toán máy nên công ty đã thực hiện mã hoá vật liệu. Mã hoá vật liệu bằng cách lấy chữ cái đầu trong tên gọi của vật liệu đó. Ví dụ: Thép là loại vật liệu chính ( VLC ) Thép tròn xoắn F6: Doanh nghiệp ký hiệu là VLCTTXP6 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiên tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Hiện nay, NVL ở công ty cổ phần xây dưng số 2 Thăng long được đánh giá theo phương pháp tri giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền của doanh nghiệp bỏ ra để có được số vật liệu đó. Công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản giảm giá, hàng trả lại. Đối với nguyên vật liệu nhập kho: -Trường hợp NVL nhập kho do mua ngoài: + Trường hợp bên bán phải chịu chi phí vận chuyển thì trị giá mua thực tế NVL nhập kho chính là giá mua thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng ký kết. Ví dụ: Hoá đơn số 11020 ngày 15/11/2004 Công ty mua 10000 viên gạch đặc A1 của công ty TNHH Thanh Hà. ( Theo hợp bên bán có trách nhiệm vận chuyển hàng đến kho cho bên mua ). Tổng tiền hàng ghi trên hoá đơn ( Chưa có thuế GTGT ) 5.000.000đ. Như vậy, giá trị thực tế của NVL nhập kho là: 500đ/viên. + Trường hợp bên mua phải chịu chi phí vận chuyển thì giá thực tế của NVL mua ngoài nhập kho sẽ bằng trị giá thực tế ghi trên hoá đơn cộng chi phí vận chuyển. Ví dụ: Hoá đơn số 11912 ngày 17/11/2004 công ty mua xi măng PCB30 của công ty vật liệu xây dựng Hà Nội. Trị giá ghi trên hoá đơn ( Chưa có thuế GTGT ) là 4.104.584đ, chi phí vận chuyển là 250.000đ. Vậy trị giá thực tế của NVL mua ngoài nhập kho là: 4.104.584 + 250.000 = 4.354.584đ + Đối với NVL nhập kho di chuyển nội bộ thì trị giá thực tế NVL nhập kho sẽ bằng trị giá ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Đối với NVL nhập kho xuất dùng không hết thì trị giá thực tế NVL nhập kho sẽ bằng chính giá thực tế NVL xuất dùng. Trường hợp NVL nhập kho đi vay mượn thì trị giá thực tế của số NVL nhập kho này sẽ bằng giá trị do hai bên thoả thuận. Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng long áp dụng tính giá thực tế của NVL xuất kho theo phương pháp đích danh. Theo phương pháp này, khi xuất kho vật liệu kế toán căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho ( Giá không có thuế GTGT) của lô hàng xuất kho để tính trị giá mua thực tế của lô hàng xuất kho. Ví dụ: Phiếu xuất kho số 1020 ngày 30/11/2004 xuất kho 5000 viên gạch đặc phục vụ cho thi công công trình cầu Phù Đổng với đơn giá nhập kho thực tế ( Không có thuế GTGT ) là 5.000.000 : 10.000 = 500đ/viên. Tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long Chứng từ, tài khoản sử dụng: Khi nhập số liệu vào máy thì cơ sở số liệu phải căn cứ vào các chứng từ gốc, các chứng từ này được lập khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nghĩa là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được lập chứng từ theo đúng quy định. Hiện nay Công ty sử dụng các chứng từ liên quan đến kế toán vật liệu do Bộ Bài Chính ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản quy định khác. Trong quá trình hạch toán kế toán sử dụng các tài khoản như: TK111, TK112,TK141,TK133,TK155, TK621, TK152, TK331, TK154… Các thủ tục nhập, xuất NVL tại công ty : Thủ tục nhập kho vật liệu: Khi công ty nhận thầu một công trình xây dựng, hạng mục công trình thì công ty có thể giao cho một đội hoặc nhiều đội thi công. Công ty phải tiến hành xác định khối lượng NVL cần thiết phải sử dụng để thi công một công trình, hạng mục công trình ( Trong xây dựng gọi là “ Tiên lượng vật tư ” ). Công việc lập phiếu “ Tiên lượng” do phòng Kỹ thuật đảm nhận. Phiếu “Tiên lượng” được lập làm ba bản, một bản lưu tại phòng kỹ thuật, một bản chuyển sang phòng kế toán , một bản cho phòng vật tư. Do ở công ty không thực hiện khoán toàn bộ công trình cho các đội thi công nên khối lượng các loại vật liệu được ghi trên phiếu “Tiên lượng” không phải là cố định. Nhưng khi yêu cầu sử dụng vật liệu của các đội vượt quá khối lượng của loại vật liệu đó trên phiếu “Tiên lượng” thì phòng kỹ thuật yêu cầu đội phải giải trình, nếu thấy hợp lý thì mới cho mua thêm. Khi có nhu cầu về vật liệu, các đội thi công viết giấy xin mua gởi lên phòng vật tư. Phòng vật tư sau khi xem xét nếu thấy yêu cầu mua vật liệu là hợp lý thì trưởng phòng vật tư sẽ ký và gởi lên Gám Đốc duyệt. Sau khi đã được duyệt qua 2 cấp, giấy xin mua vật liệu sẽ được chuyển sang phòng TC – KT. Việc mua vật liệu có thể do nhân viên phòng vật tư hoặc do nhân viên phòng tiếp liệu của các đội thi công đảm nhận tuỳ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Nếu người đi mua vật liệu có nhu cầu ứng trước tiền để đi mua thì phải làm giấy xin tạm ứng. Phòng TC-KT căn cứ vào giấy xin mua vật tư, hoặc giấp đề nghi tạm ứng và phiếu báo giá của bên bán ( Nếu có ) để xác định và cấp tiền cho họ. Khi vật liệu mua về, công ty tiến hành kiểm nghiệm vật liệu. Căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật liệu phòng vật tư sẽ lập “ Phiếu nhập kho ”. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, người phụ trách cung tiêu ký tên vào 3 liên đó và chuyển cho thủ kho để làm căn cứ cho nhập kho vật liệu. Phiếu nhập kho phải ghi rõ số, ngày nhập, tên quy cách, số lượng vật liệu theo chứng từ ( Hoá đơn của người bán ). Căn cứ vào “ Phiếu nhập kho ”, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số thực nhập và cùng người giao hàng ký tên vào 3 liên của phiếu nhập kho. Nếu thủ kho phát hiện thấy phiếu ghi nhập kho không đúng quy cách, phẩm chất ghi trên chứng từ thì báo cho phòng vật tư biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với người cung cấp. Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ các chữ ký được luân chuyển như sau: Liên 1: Lưu ( giao ) tại phòng vật tư. Liên 2: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho chuyển cho kế toán vật tư để làm căn cứ đối chiếu giữa sổ chi tiết và thẻ kho. Liên 3: Giao cho người mua hàng đi thanh toán công nợ Khi NVL về đến công ty, ban kiểm nghiệm vật tư sẽ tiến hành kiểm nghiệm, xem xét vật liệu mua về có đảm bảo cho thi công hay không, có đúng số lượng hay không. Sau đó ghi kết quả kiểm ngiệm vào“Biên bản kiểm nghiệm vật tư” Sau khi đã có “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” phòng vật tư sẽ căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệp và hoá đơn để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sau khi hoàn thành có mẫu như biểu 1 Biểu 1: Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 –VT Ngày 12 tháng 11 năm 2004 QĐ: 1141TC/QĐ/CĐKT Số: 318 Ngày 1/11/1995 của BTC Tên người giao hàng: Ông Vũ Văn Tưởng – phòng vật tư Theo hoá đơn số 025859 ngày 10 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Tân Mỹ MST : 01009581311 Nhập tại kho: VLC ( Kho 02 Nội Bài ) STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư,sp,hh Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Xi măng PCB 40 Nghi Sơn 11XM40N Tấn 40 40 690909 27.636.60 Cộng thành tiền: 27.636.360 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.763.636 Tổng cộng tiền thanh toán: 30.399.996 Số tiền bằng chữ: Ba mươi triệu ba trăm chín mươichín nghìn chín trăm chín mươisáu đồng. Nhập, ngày 12 tháng 11 năm 2004 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đvị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họtên) Thủ tục xuất kho: ở công ty khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, các đội sẽ lập phiếu yêu cầu đề nghị phòng vật tư xuất kho NVL đến nơi thi công. Tương tự như thủ tục mua NVL, sau khi phiếu yêu cầu xuất kho NVL được đưa lên phòng kỹ thuật, ban Giám đốc duyệt. Kế toán căn cứ vào hạn mức vật tư để lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và giao phiếu này cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho (Biểu 2) Hạn mức vật tư được lập dựa trên các định mức kinh tế kỹ thuật do ban định mức Công ty tính toán cụ thể cho từng hạng mục công trình. Căn cứ vào đó mà phòng kỹ thuật ra hạn mức vật tư phù hợp giảm được đáng kể số NVL bị tiêu hao không cần thiết. Căn cứ vào hạn mức vật tư trên phòng vật tư lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Biểu 3 ) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một loại chứng từ dùng để xác định số lượng , giá trị NVL xuất kho và là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi vào sổ kế kế toán. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập tương tự như cách lập phiếu nhập kho nhưng phải căn cứ vào hạn mức vật tư để lập phải ghi rõ căn cứ vào lệnh điều động số mấy, ngày bao nhiêu, họ tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển đồng thời cũng phải ghi rõ xuất tại kho nào và nhập tại kho nào. Vì công ty sử dụng kế toán máy nên cột đơn giá và cột thành tiền trên phiếu chưa được ngay mà khi nhập vào máy, máy sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho theo phương pháp mà công ty đang sử dụng và máy tính tự tính ra số tiền, sau đó căn cứ vào đó kế toán mới phản ánh vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng vật tư. Liên 2: Giao cho thủ kho vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư tập hợp chứng từ đối chiếu với sổ chi tiết vật tư. Liên 3: Do đội thi công cầm để lĩnh vật tư. Phiếu này do kế toán vật tư ký trước sau đó chuyển cho thủ kho, thủ kho xuất ký, người vận chuyển ký và cuối cùng là người nhận hàng ký. Ví dụ: Trong tháng 11 công ty có 01 phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ xuất vật tư phục vụ thi công cầu Phù Đổng. Đối với vật tư nhỏ lẻ thì công ty sử dụng phiếu nhập kho xuất thẳng không sử dụng phiếu xuất kho , không sử dụng thẻ kho. Biểu 2: Hạn mức vật tư Công trình : Cầu Phù Đổng Hạng mục: …………………………………………………………………………….. Số lượng : …………………………………………………………………………….. Nơi nhận: Kho 02 Nội Bài …………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………. STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú A B C 1 2 01 02 03 Thép gai f13VPSA2 Thép góc 63*5 Xi măng PCB40 Nghi Sơn Kg Kg Tấn 997,4 121,1 40 Ngày 18 tháng 11 năm 2004 Người lập Phòng kỹ thuật ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) Biểu 3: Phiếu xuất kho Mẫu số: 03 – VT ( kiêm vận chuyển nội bộ) Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 18 tháng 11 năm2004 Ngày 1/11/1995 của BTC Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ AM/00 – B Quyển số: 322 N0: 0.3575 Căn cứ lệnh điều động số 1873 ngày 18 tháng 11 năm 2004 của Giám đốc công ty Họ tên người nhận: Ông Hoàng Văn Nguyên đội CT1 cầu Phù Đổng Phương tiện vận chuyển: Xe KAMAZ Xuất tại kho: Công ty cổ phần xây dưng số 2 Thăng Long Nhập tại kho: Công trình cầu Phù Đổng STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư,sp,hh Mã Số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực Xuất Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 02 03 Thép gai f13VPSA2 Thép góc 63*5 Xi măng PCB40 Nghi Sơn Kg Kg Tấn 997,4 121,1 40 2568 4166 690909 2.561.323,2 5.049.608,6 27.636.360 Cộng: 35.247.291,8 Xuất, ngày 18 tháng 11 năm 2004 Nhập, ngày18 tháng 11 năm 2004 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) Tổ chức công tác kế toán chi tiết NVL tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là một công ty về thi công xây dựng. Vì vậy, NVL sử dụng trong công ty rất đa dạng và phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày vì thế nhiệm vụ của kế toán NVL là vô cùng quan trọng. Công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Việc hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp này được diễn ra ở kho và ở phòng kế toán. ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ vật liệu được ghi riêng vào một thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập rồi giao cho thủ kho ghi chép. Hàng ngày, khi có yêu cầu nhập, xuất vật liệu thì thủ kho tiến hành hoạt động nhập, xuất vào “ Phiếu nhập kho ” hoặc “ Phiếu xuất kho ”. Định kỳ cuối tháng thủ kho phải chuyển toàn bộ thẻ kho lên phòng TC – KT để đối chiếu. ở phòng kế toán: Do phòng kế toán của công ty thực hiện kế toán máy nên việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện với kế toán tổng hợp NVL. Tức là sau khi cập nhật chứng từ ban đầu thì theo chương trình phần mềm đã thiết kế số liệu do kế toán cập nhật sẽ tự động đi vào các sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp có liên quan như sổ chi tiết vật tư, sổ nhập, xuất, tồn. Sau khi nhận chứng từ nhập NVL, kế toán căn cứ vào hoá đơn của bên bán để ghi vào cột thành tiền của phiếu nhập kho. Rồi kế toán vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho tiến hành nhập chứng từ vào máy. Sau khi nhập liệu thì dữ liệu sẽ đi vào các sổ chi tiết của vật liệu.( Biểu 5 )