Đề tài Kế toán vật liệu và công cụ, dụng cụ ở công ty thiết bị đo điện

ì chi phí sản xuất đột biến tăng thì kế toán áp dụng phương pháp phân bổ hai lần (còn gọi là phân bổ 50% giá trị). Theo phương pháp này kế toán sử dụng các bút toán: + Bút toán 1: Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng. Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 (1531) + Bút toán 2: Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các đối tượng sử dụng công cụ dụng cụ. Nợ các TK liên quan (6273, 6413, 6423...) Có TK 142 (1421): 50% giá trị xuất dùng. Khi báo hỏng hoặc hết thời gian sử dụng. Nợ TK 138, 334, 111, 152... Phế liệu thu hồi hoặc bồi thường. Nợ các TK 6273, 6413, 6423 - Phân bổ nốt giá trị còn lại (trừ thu hồi) Có TK 142 (1421) - Giá trị còn lại (50% giá trị xuất dùng. - Trường hợp công cụ dụng cụ xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế, trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ thì toàn bộ giá trị xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí (còn gọi là phương pháp phân bổ dần nhiều lần). Khi xuất dùng, kế toán phản ánh. + Bút toán 1: Phản ánh 100% giá trị xuất dùng. Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 (1531) + Bút toán 2: Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần. Nợ các TK liên quan (6273, 6413, 6423) Có TK 142 (1421) - Giá trị phân bổ mỗi lần. Các kỳ tiếp theo, kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn (bút toán 2 ở trên) Khi báo hỏng, mất hay hết thời gian sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi hay số bồi thường của người làm mất, hỏng... giá trị còn lại sẽ được phân bổ vào chi phí kinh doanh tương tự như phân bổ 2 lần. b, Hạch toán xất dùng bao bì luân chuyển. - Khi xuất dùng kế toán ghi nhận toàn bộ giá trị xuất dùng. Nợ TK 142 (1421) - Giá thực tế. Có TK 153 (1532) - Giá thực tế. - Phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí của kỳ sử dụng. Nợ TK 152 : Tính vào giá trị vật liệu mua ngoài. Nợ TK 6431 : Tính vào chi phí bán hàng. Có TK 142 (1421) - Giá trị hao mòn. - Khi thu hồi bao bì luân chuyển nhập kho. Nợ TK 153 (1532) - Giá trị còn lại Có TK 142 (1421) - Giá trị còn lại c, Hạch toán đồ dùng cho thuê. - Bút toán 1: Khi chuyển công cụ dụng cụ thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài nhập kho. Nợ TK 153 (1533) - Giá thực tế đồ dùng cho thuê. Nợ TK 133 (1331) - Thuế VAT được khấu trừ. Có TK 153 (1531), 331, 111, 112... - Bút toán 2: Khi xuất đồ dùng cho thuê, ghi: Nợ TK 142 (1421) : Toàn bộ giá trị xuất dùng. Có TK 153 (1533) - Bút toán 3: Xác định giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê. Nợ TK 821 : Nếu hoạt động cho thuê không thường xuyên. Nợ TK 627 (6273) : Nếu hoạt động cho thuê là thường xuyên. Có TK 142 (1421) - Giá trị hao mòn. - Bút toán 4: Số thu về cho thuê. Nợ TK liên quan (111, 112, 131) - Tổng số thu cho thuê. Có TK 333 (3331) - Số thuế VAT phải nộp. Có TK 721 - Nếu là hoạt động không thường xuyên Có TK 511 - Nếu là hoạt động kinh doanh thường xuyên. - Bút toán 5: Khi thu hồi đồ dùng cho thuê, ghi: Nợ TK 153 (1533) - Giá trị còn lại Có TK 142 (1421) - Giá trị còn lại. D-/ hạch toán công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Cũng giống như hạch toán nguyên vật liệu, việc hạch toán công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ cũng sử dụng TK 611, (6111) mua hàng (mua nguyên vật liệu), TK 153, TK 151 và một số TK khác có liên quan như 111, 112, 133, 331... Việc hạch toán công cụ dụng cụ cũng được tiến hành tương tự như đối với vật liệu. Trường hợp công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ nếu thấy giá trị lớn, cần trừ dần vào chi phí nhiều kỳ. (Qua kiểm kê lượng đã xuất dùng, đang sử dụng) ghi: Nợ TK 142 (1421) Có TK 611 (6111). Căn cứ vào số lần phân bổ, xác định mức chi phí công cụ trừ dần và từng thời kỳ. Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 142 (1421) Tóm lại theo phương pháp kiểm kê định kỳ, khi xuất vật liệu, công cụ dụng cụ cho các mục đích thì kế toán không phản ánh theo từng chứng từ mà cuối kỳ mới xác định giá trị của chúng trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho. Sơ đồ số 7: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp). Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn đầu kỳ, chưa sử dụng Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn cuối kỳ Chiết khấu, giảm giá, hàng bị trả lại Giá thực tế vật liệu, dụng cụ xuất dùng Giá trị vật liệu, dụng cụ tăng thêm trong kỳ (tổng giá thanh toán) TK 621, 627 ... TK 111, 112, 331 TK 151, 152, 153 TK 611 TK 111, 112, 331, 411 TK 151, 152, 153 DĐK Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 151, 152, 153 Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn đầu kỳ, chưa sử dụng DĐK TK 611 TK 151, 152, 153 TK 111, 112, 331 Giảm giá được hưởng và giá trị hàng trả lại Giá trị vật liệu, dụng cụ tồn cuối kỳ TK 138, 334, 821, 642 TK 621, 627, 641, 642 TK 1421 Giá trị thiếu hụt, mất mát Giá trị CCDC xuất dùng lớn Phân bổ dần Giá trị VL, CCDC xuất dùng nhỏ TK 111, 112, 331 TK 711 Chiết khấu Giá trị VL, CCDC mua vào trong kỳ TK 1331 Thuế VAT được khấu trừ TK 411 Nhận vốn liên doanh cấp phát, tặng thưởng... TK 412 Đánh giá tăng vật liệu, công cụ dụng cụ V-/ Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Dự phòng giảm giá là xác nhận về phương diện kế toán một sự giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nguyên vật liệu) được lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu được lập cho các loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật tư hàng hoá... mà giá trị thường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. Những loại vật tư này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý chứng minh giá vốn vật tư tồn kho. Phương pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tài khoản sử dụng: TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá không dùng đến vào cuối niên độ kế toán. Bên Có: Trích dự phòng cần lập vào cuối niên độ Dư Có: Số dự phòng đã trích. Phương pháp hạch toán. - Cuối niên độ kế toán, hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước Nợ TK 159 Có TK 721 + Đồng thời, trích lập dự phòng cho năm tới Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 - Trong niên độ tiếp theo, mọi biến động về giá cả hàng tồn kho (tăng, giảm) phản ánh ở TK 412. - Cuối niên độ kế toán tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng như trên. Phần Thứ Hai Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty thiết bị đo điện I-/ Giới thiệu chung về Công ty thiết bị đo điện. 1-/ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty thiết bị đo điện. Sau khi đất nước thống nhất, điện khí hoá trở thành một yêu cầu cấp thiết nhằm phục vụ cho quá trình công nghiệp hoá. Việc mở rộng mạng lưới điện làm nảy sinh nhu cầu lớn về các thiết bị điện. Một loạt các nhà máy sản xuất thiết bị phục vụ cho ngành điện được thành lập trong thời gian này để đáp ứng nhu cầu đó. Công ty thiết bị đo điện được thành lập ngày 1/4/1983 theo Quyết định số 176 - QĐ - CKLK của Bộ Cơ Khí Luyện Kim, tách ra từ một phân xưởng của nhà máy chế tạo biến thế cũ, lúc đó lấy tên là Nhà máy chế tạo thiết bị đo điện Hà Nội. Lúc mới thành lập nhà máy có khoảng 300 công nhân, 50% là nữ, với trình độ tay nghề của công nhân thấp, bình quân là 3/7. Nhà máy hoạt động với số vốn ban đầu do Nhà nước cấp là 10.283.000 đồng. Nhiệm vụ của nhà máy là sản xuất và sửa chữa các dụng cụ đo lường điện phục vụ cho ngành điện Việt Nam. Tuy nhiên các sản phẩm đo điện có giá thành cao, chất lượng thấp, hàng ngoại nhập nhiều nên nhà máy chuyển sang chế tạo các loại máy phát điện là chủ yếu. Đó là các loại máy phát điện có công suất từ 2 - 20 KW, ngoài ra có các loại thiết bị đo điện như công tơ điện các loại, đồng hồ Vôn - Ampe, các loại máy nắn dòng. Năm 1989, Nhà nước chuyển đổi cơ chế kinh tế từ bao cấp sang hạch toán kinh doanh, nhà máy trở thành một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, hoạt động sản xuất theo nhu cầu của thị trường. Cùng thời gian này, mạng lưới điện quốc gia ngày càng phát triển nên nhu cầu về máy phát điện giảm đáng kể, trong khi đó nhu cầu về thiết bị đo điện lại tăng lên. Nắm được xu hướng đó nhà máy quyết định chuyển hướng hoạt động sang việc chuyên chế tạo các thiết bị đo điện. Sự chuyển hướng đúng đắn đã giúp nhà máy đứng vững trước những khó khăn do cơ chế thị trường đưa đến. Cuối năm 1990, tận dụng lợi thế thương mại với địa điểm nằng ở trung tâm thành phố: Số 10 Trần Nguyên Hãn - Hoàn Kiếm - Hà Nội với diện tích đất rộng 11.750 m2, được sự cho phép của Bộ và thành phố nhà máy đã xây dựng nhà khách Bình Minh. Từ năm 1993, sau một vài năm hoạt động nhà khách được nâng cấp thành khách sạn, kinh doanh dịch vụ khách sạn đã trở thành một bộ phận trong hoạt động kinh doanh của nhà máy, tạo thêm nguồn tích luỹ cho nhà máy có điều kiện đổi mới công nghệ. Ngày 1/6/1994 Nhà máy đổi tên thành Công ty thiết bị đo điện cho phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh theo Quyết định số 173 - QĐ/TCCBĐT của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng, tên giao dịch quốc tế là EMIC (Electrical Mesuring Instrucment Company). Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước, một trong 9 thành viên của Tổng công ty thiết bị kỹ thuật điện, thuộc quyền quản lý của Bộ công nghiệp nặng nay là Bộ Công nghiệp. Tháng 1/1995, công ty ký hợp đồng chuyển giao công nghệ và xuất khẩu sản phẩm với hãng Landis & Gyr của Thuỵ Sĩ, một hãng chế tạo thiết bị đo điện hàng đầu thế giới. Nhờ đó sản phẩm của công ty đã đạt tiêu chuẩn quốc tế IEC521. Để nâng cao chất lượng sản phẩm năm 1996 công ty đã ký hợp đồng tư vấn với hãng APAVE của Pháp tư vấn cho công ty thực hiện chương trình quản lý chất lượng. Theo tiêu chuẩn ISO 9001 tháng 2/1999 công ty đã được Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế cấp chứng chỉ công ty là doanh nghiệp Việt Nam đầu tiên đạt tiêu chuẩn này. Bên cạnh việc hợp tác quốc tế, công ty cũng luôn tự mình nghiên cứu chế tạo các sản phẩm mới, công ty đã đưa vào sản xuất một số loại công tơ điện mới mà điển hình là công tơ 3 pha ba giá tạo điều kiện giảm tiêu thụ điện năng vào giờ cao điểm cho ngành điện và các cơ sở sản xuất kinh doanh. Đi đôi với đẩy mạnh phát triển sản xuất, công ty không ngừng đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao trình độ quản lý và trình độ kỹ thuật. Hiện nay số công nhân của công ty đã lên tới hơn 800 người với bình quân bậc thợ là 4/7, số công nhân trẻ chiếm số lượng lớn. Các sản phẩm chính của công ty hiện nay là công tơ 1 pha các loại lắp cho gia đình, công tơ 3 pha lắp cho sản xuất công nghiệp, đồng hồ vôn - ampe, máy nén dòng hạ thế các loại. Công ty đang tiến hành dự án hợp tác với một hãng nước ngoài để chế tạo công tơ điện tử đa chức năng đo hướng từ xa, một sản phẩm chưa có ở Việt Nam. Qua nhiều năm hoạt động, công ty liên tục bảo toàn và phát triển vốn đến năm 1999 số vốn của công ty đã lên tới 32.218.000.000 đồng trong đó: - Vốn cố định : 23.486.000.000 đ + Ngân sách cấp : 6.563.000.000 đ + Tự bổ sung : 16.923.000.000 đ - Vốn lưu động : 8.732.000.000 đ + Ngân sách cấp : 3.359.000.000 đ + Tự bổ sung : 5.373.000.000 đ Bảng sau đây thể hiện một số chỉ tiêu công ty đã đạt được trong một vài năm trở lại đây. Tên chỉ tiêu 1997 1998 1999 Giá trị tổng sản lượng 74.585.000.000 92.640.000.000 106.865.000.000 Doanh thu 106.298.000.000 158.900.000.000 128.200.000.000 Lợi nhuận 12.818.000.000 15.298.000.000 9.360.000.000 Nộp ngân sách 7.479.000.000 9.048.000.000 9.608.000.000 Thu nhập bình quân 1.400.000 1.600.000 1.600.000 Vốn kinh doanh 27.600.000.000 32.218.000.000 32.218.000.000 2-/ Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty thiết bị đo điện 2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý. Để đảm bảo tính hiệu quả và quản lý tốt sản xuất, Công ty thiết bị đo điện thực hiện quản lý theo mô hình trực tuyến, từ Giám đốc xuống thẳng các phòng ban bao gồm Ban Giám đốc, 9 phòng ban và 6 phân xưởng sản xuất cùng một bộ phận khách sạn. Cụ thể: - Ban Giám đốc có 2 người: Một người là giám đốc, người quyền lực cao nhất, chịu trách nhiệm chung về kỹ thuật, kinh doanh, tổ chức lao động. Một người là phó giám đốc, giúp việc cho Giám đốc phụ trách các mặt của hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phòng kế hoạch: Tiếp cận thị trường, xây dựng kế hoạch năm, quý, tháng, xây dựng kế hoạch về giá thành cho từng sản phẩm, lập kế hoạch tiêu thụ, giới thiệu sản phẩm, ký kết và thực hiện hợp đồng với khách hàng. - Phòng Tài vụ: Tổ chức quản lý việc sử dụng nguồn vốn sao cho có hiệu quả. Phản ánh trên sổ sách kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho quản lý. Lập báo cáo kế toán hàng quý, hàng năm theo dõi việc thực hiện các yêu cầu kinh tế. - Phòng Vật tư: Lập kế hoạch vật tư hàng quý, năm. Cung cấp vật tư cho hoạt động sản xuất và quản lý vật tư của công ty. - Phòng Kỹ thuật: Nghiên cứu, thiết kế sản phẩm mới và cải tiến sản phẩm theo yêu cầu của thị trường. Theo dõi và áp dụng những kỹ thuật công nghệ mới, những sáng kiến cải tiến kỹ thuật vào sản xuất, phụ trách nâng cao tay nghề của công nhân. - Phòng tổ chức: Sắp xếp bố trí lực lượng cán bộ khoa học - kỹ thuật trong công ty phối hợp với phòng lao động bố trí lực lượng sản xuất. Nghiên cứu cơ cấu tổ chức sản xuất, quản lý hợp lý đối với từng đơn vị. Làm thủ tục tuyển dụng, tiếp nhận quản lý hồ sơ của các cán bộ công nhân viên trong công ty. - Phòng KCS: Kiểm tra chất lượng thành phẩm, nguyên vật liệu, các dụng cụ đồ dùng mua ngoài. Quản lý hệ thống mẫu chuẩn và các dụng cụ đo kiểm, đảm bảo thống nhất các đơn vị đo lường trong công ty. Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo quản, đóng gói sản phẩm. Thực hiện bảo hành sản phẩm. - Phòng lao động tiền lương: Xây dựng kế hoạch quỹ lương, xây dựng và hoàn thiện các định mức lao động đơn giá tiền lương, phương pháp trả lương. Nghiên cứu và áp dụng các biện pháp tổ chức lao động tiên tiến, bố trí sử dụng lao động hợp lý kết hợp với phòng tổ chức trong công ty. - Phòng hành chính y tế: Tổ chức thực hiện quản lý các công trình công cộng và tài sản ngoài sản xuất của công ty. Phụ trách quản lý công tác xây dựng cơ bản. Hàng năm cung cấp cho phòng tài vụ các dự toán chi phí hành chính, chi phí sửa chữa nhà xưởng. Chăm lo sức khoẻ cho công nhân viên và cán bộ trong công ty. - Phòng bảo vệ: Giám sát việc chấp hành nội quy, quy chế bảo vệ ra vào công ty. Tiến hành công tác phòng cháy chữa cháy trong công ty. Cùng phòng tổ chức nắm công tác bảo vệ nội bộ. Sơ đồ số 9: Bộ máy tổ chức của Công ty thiết bị đo điện giám đốc phó giám đốc Phòng kế hoạch Phòng vật tư Phòng tài vụ Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức Phòng KCS Phòng LĐ, tiền lương Phòng hành chính, Y tế Phòng Bảo vệ Khách sạn Phân xưởng Cơ khí Phân xưởng ép nhựa Phân xưởng đột dập Phân xưởng lắp ráp I Phân xưởng lắp ráp II Phân xưởng cơ điện dụng cụ 2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. (Việc tổ chức sản xuất ở công ty được tổ chức theo quy trình cộng nghệ). Cơ cấu sản phẩm của Công ty khá đa dạng và phức tạp gồm công tơ 1 pha, công tơ 3 pha, đồng hồ vôn - ampe, máy nắn dòng... nhưng đều đi qua những giai đoạn gia công tương đối giống nhau. Quy trình công nghệ sản xuất của công ty có thể khái quát theo sơ đồ số 10. Đây là quy trình công nghệ do bên Thuỵ Sĩ chuyển giao, các công đoạn sản xuất đã được (đề ra) tổ chức theo những tiêu chuẩn đề ra trong ISO 9001. Việc kiểm tra chất lượng được tiến hành từ khâu cung cấp nguyên vật liệu cho đến khâu nhập kho. Do vậy, chất lượng và độ chính xác của từng sản phẩm được đảm bảo chắc chắn. Việc tổ chức sản xuất ở Công ty được tổ chức theo quy trình công nghệ và được chia thành 6 phân xưởng sản xuất trong đó có 5 phân xưởng chính và 1 phân xưởng phụ. Mỗi phân xưởng có một quy trình công nghệ riêng. Cụ thể: - Phân xưởng đột dập: chuyên chế tạo các chi tiết là phôi liệu. Công nghệ chủ yếu là đột dập, gò hàn, cắt... để sản xuất ra các chi tiết là phôi. - Phân xưởng cơ khí: nhiệm vụ gia công cơ khí chi tiết sản phẩm gồm công nghệ phay, bào, tiện, nguội,... - Phân xưởng ép nhựa: chuyên gia công các chi tiết bằng nhựa, các công nghệ làm đẹp như sơn, mạ,... - Phân xưởng lắp ráp I: chuyên lắp ráp các chi tiết, cụm chi tiết sản phẩm cho công tơ một pha. - Phân xưởng lắp ráp II: chuyên lắp ráp các chi tiết, cụm chi tiết sản phẩm cho các sản phẩm còn lại. - Phân xưởng cơ điện dụng cụ, có hai nhiệm vụ chính: + Sản xuất các loại khuôn mẫu để gá lắp, cung cấp cho phân xưởng chính. + Quản lý, theo dõi sửa chữa tất cả máy móc thiết bị của công ty. Tất cả các sản phẩm này sau khi hoàn thành ở từng phân xưởng đều có bộ phận KCS ở từng phân xưởng kiểm tra. Sơ đồ số 10: Quy trình công nghệ sản xuất của công ty Thiết bị đo điện Đột dập Cơ khí ép nhựa Sơn, sấy Chế tạogia công Vật tư Bán thành phẩm mua ngoài Lắp ráp bộ phận Lắp ráp hoàn chỉnh Hiệu chỉnh Đóng gói, nhập kho Không đạt tiêu chuẩn Đạt tiêu chuẩn Kiểm tra Sơ đồ số 11: Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty Thiết bị đo điện Kho vật tư PX đột dập PX cơ khí PX ép nhựa PX cơ dụng Phòng KCS Kho thành phẩm PX lắp ráp II PX lắp ráp I Kho bán thành phẩm Mỗi phân xưởng đều có quản đốc, đối với những phân xưởng lớn có thêm phó quản đốc. Mỗi phân xưởng bố trí một nhân viên kinh tế có nghiệp vụ về công tác quản lý giúp quản đốc quản lý thiết bị, vật tư lao động,... nhân viên kinh tế hoạt động theo hướng dẫn của phòng tài vụ. Hàng tháng nhân viên kinh tế phải lập báo cáo chuyển lên phòng tài vụ làm cơ sở hạch toán. 3-/ Tình hình chung về công tác kế toán ở công ty thiết bị đo điện. 3.1. Bộ máy kế toán: Để phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của công ty, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty, bao gồm mười người được chia làm hai bộ phận (bộ phận ở công ty có 7 người và bộ phận ở khách sạn có 3 người). Vì điều kiện, công ty không phân nhóm, số lượng công việc nhiều nên 1 người phải kiêm nhiều việc. Bộ phận phòng tài vụ có 7 người. - Kế toán trưởng: là người phụ trách chung toàn bộ các công việc kế toán, tài chính trong toàn công ty. - Một kế toán tiền vốn bằng tiền vay, tiền gửi, tiền ký cược, ký quỹ kiêm kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, các quỹ xí nghiệp và tính lương cho toàn bộ các phòng ban và khách sạn. - Một kế toán TSCĐ kiêm kế toán nhập nguyên vật liệu, các khoản vốn kinh doanh, tiền tạm ứng và tính lương cho một phân xưởng. - Một kế toán xuất nguyên vật liệu và tính lương cho một phân xưởng. - Một kế toán phụ trách tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, kế toán tổng hợp và tính lương cho một phân xưởng. - Một kế toán phụ trách tiêu thụ sản phẩm và tính lương cho một phân xưởng. - Một thủ quỹ và tính lương cho một phân xưởng. Bộ phận khách sạn gồm 3 người: - Chịu trách nhiệm là nhóm trưởng. - Một kế toán nhà hàng, tiền ăn, tiền uống, giặt là,... - Một phụ trách thống kê tổng hợp và kế toán các khoản tiền điện thoại, sinh hoạt,... Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, tiền lương, và BHXH Kế toán TSCĐ vànhậpNVL Kế toán xuấtvậtliệu Kế toán tập hợpchi phísản xuấtvà tínhgiá thành Kế toán thành phẩmvà tiêu thụ Thủquỹ Kế toánkháchsạn Kế toán trưởng Nhân viên kinh tế các phân xưởng Sơ đồ số 12: Bộ máy kế toán của công ty Thiết bị đo điện 3.2. Hình thức sổ kế toán. Công ty Thiết bị đo điện áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký - chứng từ” để thực hiện công tác kế toán, hình thức này bao gồm các loại sổ sau: - Sổ Nhật ký - chứng từ. - Bảng kê. - Bảng phân bổ và sổ kế toán chi tiết. - Sổ cái tài khoản. Công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Bảng kê Nhật ký chứng từ Báo cáo tài chính Sổ cái Thẻ và sổkế toán chi tiết Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Thẻ và sổkế toán chi tiết Ghi chú: Sơ đồ số 13: Trình tự ghi sổ kế toán của công ty Thiết bị đo điện Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ kế toán ghi vào các NKCT hoặc các bảng kê, bảng phân bổ liên quan, các chứng từ cần phải hạch toán chi tiết thì ghi vào các sổ chi tiết, các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ, sau đó mới ghi vào các bảng kê, NKCT liên quan. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu từ các bảng phân bổ kế toán để ghi vào các bảng kê, NKCT sau đó từ các NKCT ghi vào sổ cái. Cuối tháng, căn cứ vào các sổ tính toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết. Tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa các NKCT với nhau, giữa các NKCT với các bảng kê, giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết. Căn cứ vào số liệu từ các NKCT, bảng kê, sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo tài chính. Như vậy, việc công ty áp dụng hình thức NKCT để ghi sổ là hợp lý vì công ty có đội ngũ kế toán với trình độ chuyên môn cao, có điều kiện phân công lao động, hơn nữa công ty đã áp dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán nên công tác kế toán đã phần nào được đơn giản và đạt hiệu quả cao. 3.3. Hệ thống sổ chi tiết của công ty: Hiện nay công ty đang sử dụng một số loại sổ chi tiết sau: - Sổ TSCĐ (theo loại tài sản mà đơn vị sử dụng). - Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm. - Sổ chi tiết bán hàng và thanh toán với người mua. - Sổ chi tiết thanh toán với người bán (kết hợp với NKCT số 5). - Bảng phân bổ vật liệu. - Bảng tính và phân bổ khấu hao. - Chi tiết TK 911, 511. II-/ Thực tế công tác hạch toán vật liệu, công cụ tại công ty Thiết bị đo điện. 1-/ Đặc điểm vật liệu, công cụ, dụng cụ tại công ty. Công ty Thiết bị đo điện là đơn vị chuyển sản xuất những sản phẩm kỹ thuật phức tạp, đòi hỏi độ chính xác cao nên vật liệu và công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất phải đáp ứng được đặc thù và yêu cầu kỹ thuật cao của công nghệ sản xuất. Vật liệu chế tạo thiết bị đo điện thường là sản phẩm của các ngành công nghiệp khác. Có những loại phải qua một số khâu gia công mới tạo thành chi tiết sản phẩm như: silic, đồng, thép, nhôm các loại. Bên cạnh đó lại có những loại là chi tiết sản phẩm có thể đưa ngay vào khâu lắp ráp như: điốt, điện trở, vòng bi, bóng đèn, đai ốc, bu lông,... Công cụ dụng cụ sử dụng trong sản xuất có thể chia làm hai loại chính: các loại công cụ dụng cụ dùng trong các thao tác gia công lắp ghép như: mũi khoan, taro, bàn ren, dao phay, dũa, đá mài, khuôn, gá đỡ,... Các loại dụng cụ dùng cho việc kiểm tra các thông số kỹ thuật của sản phẩm như: Panme đo ngoài, thước và đồng hồ đo các loại, ngoài ra còn một số loại khác như dụng cụ bảo hộ lao động: găng tay, ủng,... Đặc điểm của các thiết bị đo điện là cấu thành từ rất nhiều các chi tiết khác nhau (khoảng 200 chi tiết cho mỗi sản phẩm), điều này rất đến một hệ quả tất yếu là danh mục vật tư cho sản xuất rất phong phú về chủng loại và quy cách (có khoảng 1.500 loại vật tư khác nhau, trong đó nguyên vật liệu chiếm khoảng 18 nhóm còn dụng cụ khoảng 5 nhóm). 2-/ Phân loại vật liệu ở công ty. Để thuận lợi cho công tác quản lý, nguyên vật liệu được phân loại như sau: a. Theo nguồn hình thành: - Vật liệu mua ngoài bao gồm cả thu mua trong nước và nhập khẩu. Các vật liệu nhập khẩu thường là những vật tư đòi hỏi có thông số kỹ thuật và chất lượng cao như: dây điện từ, nam châm kính, bi đồng hồ, các phụ kiện công tơ,... Các vật tư này có giá thành khá cao và được nhập khẩu từ Nhật, Singapore, Thái Lan, Trung Quốc,.... - Vật liệu tự chế: chủ yếu là các khuôn mẫu, gá lắp. - Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: một số chi tiết đơn giản nhằm giảm chi phí cho việc tổ chức sản xuất. b. Theo vai trò trong sản xuất. - Vật liệu chính: được chia thành các nhóm lớn như: Nhóm 2: Vít, bulông, đai ốc, vòng đệm. Nhóm 3: Dây điện từ. Nhóm 4: Kim loại đen. ..... Trong các nhóm lớn lại có những nhóm nhỏ như: vít, bulông, đai ốc, vòng đệm bằng sắt với chủng loại, kích cỡ khác nhau (xem bảng số 10: Quy cách đánh danh điểm vật tư của công ty). - Vật liệu phụ: gồm các hoá chất, sơn, xăng, dầu, mỡ, đất đèn.... - Dụng cụ gồm: vòng bi, dây curoa, viền bi, rũa, đá mài, măng danh, taro, bàn ren, mũi khoan, dụng cụ đo các loại,... - Bao bì có: đinh sắt, đai nẹp, hộp gỗ, hòm gỗ, đinh gim, túi PE, can nhựa,... - Phế liệu thu hồi: phôi, sắt, thép đề xê của các phân xưởng. - Đồ bảo hộ lao động. Bảng số 10: Quy cách đánh danh điểm vật tư của công ty Nhóm lớn Nhóm nhỏ Chủng loại Kích cỡ - quy cách 2. Vít, 1. Vít, 1. Đầu bình thường Bu lông, Bu lông, 2. Đầu nhỏ Đai ốc, Đai ốc, 3. Đầu chìm Vòng đệm Vòng đệm bằng sắt 4. Vít kẹp chì 5. Đai ốc 1. Ren lớn 2. Ren nhỏ Bên cạnh việc chia nhóm, vật liệu của công ty còn được mã hoá để tiện cho việc theo dõi. Mã vật tư được quy định bởi 8 kí tự (A, B, C, D, E, F, G). A : Chỉ số thứ 1 : quy định nhóm vật tư lớn (tên vật tư). B : Chỉ số thứ 2 : quy định nhóm vật tư nhỏ (chủng loại). C : Chỉ số thứ 3 : quy đinh hình dáng, tính năng. Chỉ số thứ 4 trở đi quy định kích cỡ, hình dáng. Nhóm lớn: có 6 loại A = 2á7 bao gồm nhóm dụng cụ, phụ tùng, nhóm xăng dầu, hoá chất, nhóm kim loại màu, nhóm kim