Đề tài Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty cổ phần khí công nghiệp Việt Nam

uyên tắc cập nhật: kế toán phản ánh kịp thời chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi. Do đơn vị là một Công ty mang những nét riêng hoạt động rải rác phân tán tuy không rộng những kế toán tiền mặt có nhiệm vụ: - Hàng ngày phản ánh kịp thời đầy đủ các loại số liệu có liên quan. - Tổ chức phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác số liệu, tình hình biến động, giám sát chặt chẽ việc chấp hành thu, chi quản lý quỹ. - Kế toán tiền mặt với công tác kiểm tra, giám sát chặt chẽ giúp Công ty sử dụng vốn có hiệu quả. Mục đích của nó làm sao cho quá trình hoạt động kinh doanh của mình được tiến hành một cách thường xuyên liên tục, phát hiện ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. Chính vì vậy kế toán tiền mặt là cần thiết không thể thiếu được với tất cả hoạt động SXKD của Công ty. Nó là công cụ để tiến hành quản lý một hoạt động kinh doanh, kiểm tra việc sử dụng vốn trong kinh doanh có hiệu quả nhất. 2. Kế toán tiền mặt của Công ty Để phục vụ cho nhu cầu hoạt động SXKD hàng ngày, Công ty luôn có một lượng tiền nhất định, lượng tiền này không phụ thuộc vào tiêu chuẩn một định mức, phụ thuộc vào từng thời kỳ phát sinh. Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam và sử dụng phần mềm kế toán EFFECT từ các chứng từ ban đầu kế toán tiến hành nhạp liệu và các mẫu sổ chi tiết tự động cập nhật. Phiếu thu : Mẫu 01 - TT Phiếu chi : Mẫu 02 - TT Ngoài ra còn có chứng từ liên quan đến việc thu chi bản đề nghị vốn vay, bản đề nghị tạm ứng, bản đề nghị thanh toán hoạt động kinh doanh. a. Hạch toán chi tiết: Công ty luôn luôn có một lượng tiền nhất định tuỳ thuộc vào nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ. Mọi khoản thu chi đều phải thể hiện trên phiếu thu, phiếu chi và phải có đầy đủ chữ ký của người thu, người nhận, người cho phép nhập xuất quỹ (thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền là kế toán trưởngt) sau khi thu tiền, chi tiền, thủ quỹ đóng dấu “ đã thu tiền” hoặc “chi tiền” vào chứng từ. Cuối cùng kế toán căn cứ vào chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ. Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý quỹ và nhập xuất quỹ tiền mặt hàng ngày, thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra để xác định nguyên nhân và kiến nghị để giải quyết. Kế toán tiền mặt sau khi nhận được báo cáo quỹ (có kèm chứng từ gốcc) do thủ qũy chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên báo cáo quỹ rồi tiến hành định khoản. sau đó mới tiến hành định khoản. Sau đó mới ghi vào sổ quỹ tiền mặt (nhập chứng từ vào máy) theo trình tự phát sinh các khoản thu chi tiền mặt, tính ra số tồn quỹ cuối ngày. Cuối mỗi tháng kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm quỹ đối chiếu số tiền tồn thực tế với sổ sách có liên quan đến quỹ tiền mặt đồng thời lập biên bản kiểm quỹ. Cách nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quỹ tiền mặt phát sinh rất nhiều, một số nghiệp vụ kinh tế trong thời gian xảy ra khác nhau nhưng nội dung về kinh tế thì giống nhau như là cùng thu tiền bán hàng, cùng rút tiền gửi về quỹ tiền mặt, cùng mua hàng; cùng thanh toán lương… như vậy những nghiệp vụ kinh tế có nội dung giống nhau (khác nhau về chứng từ gốc đơn xin tạm ứng của nghiệp vụ tạm ứng, giấy báo nợ của ngân hàng của nghiệp vụ rút tiền về quỹ tiền mặt…) nhưng chúng đều có điểm chung là ghi vào sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt dựa vào các chứng từ phiếu thu, phiếu chi, do vậy vì hạn chế thời gian nên em chỉ xin lấy một vài ví dụ nghiệp vụ kinh tế phát sinh để minh hoạ. * Các hoạt động kinh tế liên quan đến nghiệp vụ thu chi tiền mặt. a.1. Hạch toán thu tiền mặt. Tiền mặt của Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam tăng chủ yếu từ hoạt động sản xuất kinh doanh. + Nội dung cơ bản của phiếu. * Nội dung cơ bản của phiếu: - Tên gọi chứng từ là "phiếu thu" tức là khi gọi đến phiếu thu ta hiểu ngay đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt. - Tên gọi địa chỉ cá nhân (người nộp): Đây là tiêu thức quan trọng nó dùng để quy trách nhiệm vật chất của nhiệm vụ khi cần nó là cơ sở để đối chiếu thanh toán của nghiệp vụ phát sinh khi đó. - Ngày, tháng, năm là số liệu của chứng từ, đây là yếu tố xác định thời gian, số thứ tự mà nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời nó cũng là cơ sở để thanh tra tài chính. - Nội dung kinh tế (lý do nộp): Đây là yếu tố cơ bản làm rõ ý nghĩa nghiệp vụ của chứng từ (phần này phải ghi ngắn gọn song phải đầy đủ, dễ hiểu). - Số tiền: Phản ánh quy mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng giá trị, phần này được ghi cả số và chữ (ghi rõ đơn vị tính). - Phiếu thu sau khi được lập song ít nhất phải có 2 chữ ký của mỗi người tham gia vào việc nghiệp vụ kinh tế phát sinh kèm theo chữ ký của người xét duyệt và nhất thiết phải có dấu của mỗi doanh nghiệp. - Ngoài các nội dung trên, phiếu thu còn có yếu tố bổ sung như định khoản, phương pháp thanh toán có thời hạn. * Cách ghi: - Sau khi bắt đầu lập phiếu thu, kế toán phải ghi số lượng chứng từ gốc đính kèm theo phiếu thu, phiếu thu phải đóng thành quyển dùng trong 1 năm, trong mỗi phiếu thu phải ghi sổ quyển và số từng phiếu thu và số phiếu thu phải đảm bảo liên tục trong 1 kỳ kế toán. - Phiếu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) ghi đầy đủ các nội dung và kế toán ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) trước khi vào phiếu thu. - Còn một liên thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, một liên giao cho người nộp, một liên lưu lại nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán. * Mục đích sử dụng: Xác định số tiền thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan chặt chẽ và chính xác. * Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): Số tiền quy đổi: - Về các tên mục của phiếu chi thì tương tự như phiếu thu, chỉ khác ở chỗ phiếu thu thì họ tên, địa chỉ, lý do nộp, là người nộp tiền, còn ở phiếu chi là người nhận tiền. + Các lập phiếu chi: - Phiếu chi được lập ngay sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phải ghi đầy đủ rõ ràng, dễ hiểu, phải có đầy đủ chữ ký của người có liên quan. - Xác định rõ tiền mặt xuất quỹ làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ và ghi sổ kế toán. + Các sổ sách kế toán và bảng biểu kế toán liên quan * Chứng từ: - Chứng từ: + Phiếu chi + Hóa đơn (Hóa đơn GTGT) + Bảng lương + Sổ quỹ tiền mặt + Bảng kê số 1 + Sổ Nhật ký chứng từ số 1 + Sổ cái TK 111 - Kế toán căn cứ vào chứng từ thu đã được kiểm tra tính toán hợp lệ, hợp pháp của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế toán. - Cứ mỗi ngày kế toán phải khóa sổ quỹ tiền mặt trình tự ghi sổ. Sau đó phiếu thu, phiếu chi được kiểm tra hợp lệ thì kế toán đồng thời ghi sổ quỹ tiền mặt và bảng kê số 1 và chứng từ số 1. Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ cái. Mẫu biểu Phiếu thu, phiếu chi Sổ quỹ Bảng kê số 1s Sổ cái TK 111 Nhật ký chứng từ Số 1 Các tài khoản liên quan đến kế toán tiền mặt TK 111 TK 112 TK 152, 133, 334, 642, 635 TK 511, 3331, 141, 131 Mẫu biểu 1 Mẫu số 01/GTKT - 3 LL C/2007 B HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3: Dùng để thanh toán Ngày 01 tháng 3 năm 2007 - Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần khí công nghiệp - Địa chỉ: Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội - Số tài khoản: - Điện thoại: 04.8357445 MST:................................... Họ tên người mua hàng: Hoàng Thị Hà Tên đơn vị: Xưởng Cơ khí Nam Hà - Đại chỉ: - Số tài khoản: - Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: ................................ STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 Khách hàng thanh toán tiền mua khí CO2 kg 10 140.000 140.000 Cộng tiền hàng 14.000.000 Thuế suất GTGT 10%: tiền thuế GTGT 1.400.000 Tổng cộng tiền thanh toán 15.400.000 Số tiền bằng chữ: Mười năm triệu, bốn trăm nghìn đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) - Căn cứ vào hoá đơn mua hàng 01/03/2007 kế toán lập phiếu thu số 06 Đơn vị: ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ CÔNG NGHIỆP ĐỊA CHỈ: ĐỨC GIANG - GIA LÂM - HÀ NỘI ĐIỆN THOẠI: 8448273374 Mẫu số C22 - H QĐ số 999 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Quyển số: 06 Số: 01 PHIẾU THU Ngày 01 tháng 3 năm 2007 Nợ TK: 111 Có TK: 511, 3331 Họ tên người nhận: Hoàng Thị Hà Địa chỉ: Từ Liêm - Hà Nội Lý do chi: Trả tiền mua khí CO2 Số tiền: 15.400.000 đồng (Viết bằng chữ: Mười năm triệu, bốn trăm nghìn đồng chẵn) Kèm theo 01 chứng từ gốc: (hoá đơn GTGT) Đã nhận đủ số tiền: (Viết bằng chữ: Mười năm triệu, bốn trăm nghìn đồng chẵn) Ngày 01 tháng 3 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (Vàng bạc, đá quý) Số tiền quy đổi: Biểu mẫu: 2 Số Séc AC 012341 Cleque No: CHI NHÁNH / BRANCK: 128CHƯƠNG DƯƠNG BRANCK NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM INDUS TRIAC AND COM ME RCIAL BANU OF VIỆT NAM SÉC / CHEEUE Trả tiền cho /pleare payto: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam Địa chỉ: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam - Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội Số GCM / ID num ber: 010657830 ngày cấp / Dateof iasue 25/9/1999 Nơi cấp / Place of idsue: CA Hà Nội Trả vào tài khoản / AC Cout mumber: 102100.00049441 tại NH Công thương Chương Dương Số tiền (bằng số) Amount in figuer 320.000.000 đ Số tiền (Bằng chữ) AC Cout in word: Ba trăm hai mươi triệu đồng chẵn % Người ký phát séc / SSuo: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam Địa chỉ / Adress: Đức Giang - Long Biên - Hà Nội Ngày ký phát / mồng một tháng ba năm 2007 Dấu Kế toán trưởng Người phát Phần ghi do --------------------- TK có --------------------- Bảo chi: Ký tên, đóng dấu ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ CÔNG NGHIỆP ĐỊA CHỈ: ĐỨC GIANG - GIA LÂM - HÀ NỘI ĐIỆN THOẠI: 8448273374 Mẫu số C22 - H QĐ số 999 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Quyển số: 06 Số: 02 PHIẾU THU Ngày 02 tháng 3 năm 2007 Nợ TK: 111 Có TK: 112 Họ tên người nhận: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Địa chỉ: Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội Lý do nộp: Rút tiền gửi Ngân hàng về nhâp quỹ tiền mặt Số tiền: 320.000.000 đồng (Viết bằng chữ: Ba trăm hai mươi triệu đồng chẵn) Kèm theo 01 chứng từ gốc: Đã nhận đủ số tiền: (Viết bằng chữ: Ba trăm hai mươi triệu đồng chẵn) Ngày 29 tháng 3 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (Vàng bạc, đá quý) Số tiền quy đổi: b.2. Hạch toán chi tiền mặt Tiền mặt giảm chủ yếu do HĐSXKH cụ thể do chi mua hàng hoá, vật tư, cước vận chuyển..... Xét ví dụ sau: VD3: Tiền mặt của Công ty giảm do mua sổ sách phục vụ cho quản lý doanh nghiệp. Ngày 04N/3/2007 thanh toán tiền mua tài liệu phục vụ cho hoạt động của Công ty. Từ hoá đơn giá trị gia tăng kế toán thanh toán tiền mua tài liệu cho Công ty sau đó chuyển cho thủ quỹ ghi sổ và cuối cùng chuyển cho kế toán nhập chứng từ vào phần mềm máy tính, máy tính tự động tổng hợp lên bảng kê số 1 và nhật ký chứng từ số 1. - Bút toán được thực hiện: Nợ TK 642: Nợ TK 133: Có Tk 111C:  Mẫu số 01/GTKT - 3 LL LS/2005 B HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 04 tháng 3 năm 2007 - Đơn vị bán hàng: Hiệu sách số 5 - Địa chỉ: 45 Hoàng Hoa Thám - Hà Nội - Số tài khoản: ................................... MST: 16530 - Điện thoại: 04.8624704 Họ tên người mua hàng: Lê Thị Bích Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp - Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 01 Sách những vấn đề kế toán hiện nay + số hiệu TK Quyển 10 200.000 2.000.000 02 Bộ trợ một số phương pháp tính 6 116.667 700.000 Cộng tiền hàng 2.700.000 Thuế suất 10% 2.700.000 Tộng cộng thanh toán 2.970.000 Số tiền bằng chữ: Hai triệu, chín trăm bảy mươi nghìn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) - Căn cứ vào hoá đơn mua hàng 04/03/2007 kế toán lập phiếu chi số 403 ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ CÔNG NGHIỆP ĐỊA CHỈ: ĐỨC GIANG - GIA LÂM - HÀ NỘI ĐIỆN THOẠI: 8448273374 Mẫu số C22 - H QĐ số 999 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Quyển số: 03 PHIẾU CHI Ngày 04 tháng 3 năm 2007 Nợ TK: 642, 131 Có TK: 111 Họ tên người nhận: Lê Thị Bích Địa chỉ: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Lý do nộp: Thanh toán tiền mua tài liệu phục vụ cho Công ty Số tiền: 2.970.000 đồng (Viết bằng chữ: Hai triệu, chín trăm bảy mươi nghìn đồng) Kèm theo 01 chứng từ gốc: (hoá đơn thanh toán) Đã nhận đủ số tiền: (Viết bằng chữ: Hai triệu, chín trăm bảy mươi nghìn đồng) Ngày 04 tháng 3 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (Vàng bạc, đá quý) Số tiền quy đổi: VD4: Ngày 04/3/2007 thanh toán tiền mua hàng cho Công ty gang thép Hà Nội là 12.100.000đ Bút toán được thực hiện: Nợ TK152 Nợ TK 131N Có Tk 111 Từ phiếu thu, chi thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt  Mẫu số 01/GTKT - 3 LL LS/2005 B HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 16 tháng 3 năm 2007 - Đơn vị bán hàng: Công ty Gang thép Hà Nội - Địa chỉ: 75 Thanh Xuân - Hà Nội - Số tài khoản: ................................... MST: 0100100230 - Điện thoại: 04.8752554 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hà Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Địa chỉ: Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội Số tài khoản:.......................................... MST: 2300222945 - Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 01 Thép 8 ly M2 44 250.000 11.000.000 Cộng tiền hàng 11.000.000 Thuế suất 10% 1.100.000 Tộng cộng thanh toán 12.100.000 Số tiền bằng chữ: Mười hai triệu, một trăm nghìn đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) - Căn cứ vào chứng từ hoá đơn ta liên 2 giao cho khách hàng, kế toán tiền hành lập phiếu chi số 2. ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ CÔNG NGHIỆP ĐỊA CHỈ: ĐỨC GIANG - GIA LÂM - HÀ NỘI ĐIỆN THOẠI: 8448273374 Mẫu số C22 - H QĐ số 999 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Quyển số: 03 PHIẾU CHI Ngày 16 tháng 3 năm 2007 Nợ TK: 152,133 Có TK: 111 Họ tên người nhận: Nguyễn Văn Thắng Địa chỉ: Lý do nộp: Trả tiền mua thép 8 ly Số tiền: 12.100.000 đồng (Viết bằng chữ: Mười hai triệu, một trăm nghìn đồng chẵn) Kèm theo 01 chứng từ gốc: hoá đơn GTGT Đã nhận đủ số tiền: (Viết bằng chữ: Mười hai triệu, một trăm nghìn đồng chẵn) Ngày 16 tháng 3 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (Vàng bạc, đá quý) Số tiền quy đổi: Căn cứ vào phiếu thu chi thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt Đơn vị: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Địa chỉ: Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội DT: 8448273374 Mẫu biểu 3 SỔ QUỸ TIỀN MẶT Tháng 3 năm 2007 Đơn vị tính: Đồng TK: 1111 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Thu Chi Tồn 01/3/07 Số dư đầu kỳ 234.000.000 ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... 01 01/03/07 Thu tiền BH khí CO2 511 3331 14.000.000 1.400.000 02 02/03/07 Rút tiền gửi NH về nhập quỹ tiền mặt 1121 320.000.000 03 04/03/07 Chi mua tài liệu phục vụ cho Công ty 642 133 2.700.000 270.000 04 05/03/07 Chi trả tiền mua sơn 152 133 3.110.000 311.000 11.000.000 1.10.000 ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... 31/03/07 ....... ....... 438.462.000 Cuối mỗi tuần, mỗi tháng, cuối kỳ, kế toán trưởng cùng kế toán tiền mặt và thủ quỹ kiểm kê quỹ và lập biên bản kiểm kê quỹ có đầy đủ chữ ký của thủ quỹ, kế toán tiền mặt, kế toán trưởng. CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------***------ BIÊN BẢN KIỂM QUỸ TIỀN MẶT Hôm nay, vào lúc 17h ngày 31 tháng 3 năm 2007, tại Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Việt Nam, chúng tôi gồm có: - Bà: Nguyễn Thị Hương Kế toán trưởng - Bà: Nguyễn Thị Hiền Kế toán tiền mặt - Bà: Nguyễn Thị Hoa Thủ quỹ Đã cùng nhau tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt Đơn vị tính: Đồng STT Diễn giải Số tờ Thành tiền Số dư trên sổ 438.462.000 Số dư thực tế 438.462.000 1 Loại 500.000 400 200.000.000 2 Loại 100.000 700 70.000.000 3 Loại 50.000 3.368 168.400.000 4 Loại 20.000 3 60.000 5 Loại 5.000 6 Loại 2.000 1 2.000 7 Loại 1.000 II Chênh lệch 0 Kết luận: Quan điểm kê thực tế, kế toán trưởng, thủ quỹ kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm ký vào biên bản kiểm quỹ xác định số liệu trên là đúng. Biên bản kết thúc vào lúc 17h30' cùng ngày Tổng giám đốc Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Đơn vị: Công ty Cổ phần Khí Công nghiệp Địa chỉ: Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội ĐT: 8448273374 Mẫu biểu 4 BẢNG KÊ SỐ 1 Tháng 3 năm 2007 Số dư đầu: 234.000.000 ĐVT: Đồng STT Chứng từ Ghi Nợ TK 111, ghi có TK liên quan Cộng nợ TK111 Cộng dư cuối ngày Số Ngày .... 112 131 3331 511 .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... 1 01 01/03/07 14.000.000 14.000.000 2 02 02/03/07 320.000.000 1.400.000 1.400.000 .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... 375.600.000 Đơn vị : Công ty Cổ phần khí Công nghiệp Hà Nội Địa chỉ : Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội Điện thoại : 84.4.827374 Mẫu biểu 5 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 3 năm 2007 Số dư đầu tháng: 234.000.000 ĐVT: đồng Số TT Chứng từ Ghi có TK 111, đối với nợ TK liên quan Cộng có TK 111 Số Ngày … 133 152 334 635 642 … … … … … … … … … … … 03 04/3 270.000 2.700.000 2.700.000 270.000 04 05/3 1.100.000 11.000.000 11.000.000 1.100.000 … … … … … … … … … … Cộng: 76.418.000 Đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI Mẫu biểu Địa chỉ : Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội Điện thoại : 84.4.827374 Mẫu biểu 6 SỔ CÁI TK 111 Tháng 3 năm 2007 Tài khoản 111 "Tiền mặt" ĐVT: đồng Ghi có TK khác đối ứng với nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tổng cộng Ghi nợ TK 111 TK 3331 TK 511 ........ ........ 320.000.000 1.400.000 14.000.000 320.000.000 1.400.000 14.000.000 Cộng số phát sinh ........ ........ 335.400.000 335.400.000 Cộng số PS có ........ ........ ........ ........ Số dư Nợ Có ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ Hiện nay với hệ thống sổ sách quỹ tiền mặt của Công ty nói chung là phù hợp và chặt chẽ, Công ty quản lý duy nhất một loại tiền là tiền Việt Nam đồng, chứng từ luân chuyển phù hợp đảm bảo chế độ nguyên tắc hạch toán quỹ tiền mặt do Nhà nước ban hành, qua sổ sách kế toán cho thấy quan hệ đối chiếu giữa các số liệu và giữa các phần hành kế toán chặt chẽ. Cụ thể là số dư trên sổ quỹ phải bằng số dư tiền mặt thực tế (TK 111 bằng 43.846.200) 3. Kế toán tiền gửi Ngân hàng Công ty có tài khoản ở các ngân hàng khác nhau, em xin lấy ví dụ ở Ngân hàng Công thương Chương Dương: Vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần khí công nghiệp Việt Nam bao gồm: Một phần tồn tại quỹ, phần còn lại gửi ở các Ngân hàng khác nhau như Ngân hàng Công thương Đông Anh, Ngân hàng Công thương Chương Dương. Khi cần chi tiêu Công ty làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền theo các thủ tục ở Ngân hàng. Kế toán TGNH mở sổ chi tiết theo dõi từng loại tiền (tiền Việt Nam). Kế toán sử dụng các chứng từ liên quan như giấy báo nợ, giấy báo có lệnh chi, giấy nộp tiền, phiếu lĩnh tiền mặt, phiếu thu, phiếu chi… Và Công ty sử dụng tài khoản có liên quan đến kế toán tiền gửi Ngân hàng như: TK 112 TK 131, 111.1, 13311, 642, 3311, 635.1, 141 * Quy trình ghi sổ: Hàng ngày, khi nhận được chứng từ Ngân hàng chuyển tới kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Mọi sự chênh lệch giữa số liệu kế toán với số liệu Ngân hàng phải thông báo kịp thời để đối chiếu. Hạch toán tiền gửi Ngân hàng chủ yếu ở Công ty đó là nhận tiền hàng do khách trả (trả bằng tiền Việt Nam), trả nợ, trả vay nợ, trả phí Ngân hàng, nộp Ngân sách Nhà nước, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt… Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ở các ngân hàng rất nhiều, trình tự hạch toán tương tự cùng gửi vào Ngân hàng, cùng thanh toán tiền hàng, rút tiền gửi về nhập quỹ… chúng đều có đặc điểm chung là căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tiền gửi vào phiếu thu, chi, sổ quỹ, bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ cái. Như vậy, em xin đưa ra một số nghiệp vụ tiêu chuẩn để minh họa cho việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng. a) Hạch toán chi tiết tiền gửi Ngân hàng: a.1) Hạch toán tăng TGNH: TGNH của Công ty tăng từ hoạt động kinh doanh chủ yếu do khách thanh toán chuyển khoản. + Tăng từ hoạt động kinh doanh: Đối với hoạt động này chứng từ thường được sử dụng là: - Chứng từ mệnh lệnh: Uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản - Chứng từ thực hiện: Giấy báo có Em xin lấy 1 ví dụ về thu tiền bán hàng của Công ty Cơ khí công nghiệp Việt Nam. VD5: Ngày 05/3/2007, Bệnh viện Đa khoa Bắc Giang chuyển tiền thanh toán lô hàng khí CO2 qua Ngân hàng Công thương Chương Dương. Đối với nghiệp vụ này, kế toán tiến hành ghi sổ theo bút toán sau: Nợ TK 121 Có TK 131.1 Khi nhận được giấy báo có của Ngân hàng gửi đến, kế toán TGNH sẽ cập nhật chứng từ vào máy và phần mềm sẽ tự động tổng hợp lên sổ chi tiết tài khoản 112.1. * Tăng từ hoạt động tài chính: Đối với hoạt động này được sử dụng là: - Chứng từ mệnh lệnh: Giấy nộp tiền - Chứng từ thực hiện: sổ sách chi tiết, giấy báo có. VD6: Ta lấy 1 ví dụ: Ngày 31/3/2007, thu tiền lãi gửi Ngân hàng Công thương Chương Dương là: 7.317.000đ. Khi Ngân hàng gửi giấy báo có trả lãi tièn gửi cho Công ty, kế toán TGNH sẽ cập nhật chứng từ này vào máy và phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật lên sổ chi tiết. Nợ TK 112.1 Có TK 635.1 VD7: Ngày 15/3/2007, Công ty Cổ phần khí Công nghiệp Việt Nam nộp tiền gửi Ngân hàng Công thương Chương Dương 139.000.000 căn cứ vào giấy nộp tiền có đầy đủ chữ ký hợp lệ kế toán sẽ cập nhật chứng từ hàng ngày và máy tính và phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật lên sổ chi tiết. Nợ TK 112.1 Có TK 111 NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VN GIẤY NỘP TIỀN CASH DEPOSIT SLIP Ngày / Date: 15/3/2007 Số/ No…. Liên 1/ Copy 1 Chứng từ hạch toán Accounting Document Mấu biểu 7 Số tiền bằng số / Amount in figure - VND: - Khác / Other: Người nộp tiền ký Depositor's signature Giao dịch viên Teller Kiểm soát viên Supervisor Tài khoản có / Credit A/C No: Tên tài khoản / Account name: Công ty Cổ phần khí công nghiệp Việt Nam Số tiền bằng chữ/ In words: Một trăm ba mươi chín triệu đồng chẵn. Người nộp / Deposited By: Công ty Cổ phần khí Công nghiệp Việt Nam Địa chỉ / Address: Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội Tại Ngân hàng / With Bank: NH Công thương Chương Dương Nội dung nộp / Remarks: Nộp tiền mặt gửi vào Ngân hàng Công thương Chương Dương. a.2) Hạch toán giảm tiền gửi Ngân hàng - TGNH cũng giảm chủ yếu từ hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. * Giảm từ hoạt động kinh doanh: Các hoạt động làm giảm TGNH (VNĐ) là: Uỷ nhiệm chi thanh toán tiền mua hàng, phí chuyển tiền… với các hoạt động này chứng từ bao gồm: - Chứng từ mệnh lệnh: Uỷ nhiệm chi, Hóa đơn GTGT, Hợp đồng cung cấp hàng hóa dịch vụ. - Chứng từ thực hiện giấy báo nợ của Ngân hàng. Công ty viết ủy nhiệm chi cho Ngân hàng đề nghị trích từ tài khoản của Công ty để thanh toán cho khách hàng, khi nhận được giấy báo nợ của Ngân hàng, kế toán tiền gửi Ngân hàng cập nhật chứng từ vào phần mềm kế toán sẽ tự động lên sổ chi tiết. VD8: Ngày 17 Công ty viết ủy nhiệm chi cho Ngân hàng Công thương Chương Dương nộp thuế GTGT: - Chứng từ mệnh lệnh: Tờ khai 02/02/2007 - Chứng từ thực hiện: Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước bằng chuyển khoản, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi. Với nghiệp vụ này, kế toán tiến hành ghi sổ theo bút toán sau: Nợ TK 13311 Có TK 112 Mẫu phiếu: Giấy nộp tiền Mẫu biểu 8 NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VN GIẤY NỘP TIỀN CASH DEPOSIT SLIP Ngày / Date: 15/3/2007 Số/ No…. Liên 1/ Copy 1 Chứng từ hạch toán Accounting Document Số tiền bằng số / Amount in figure - VND: 14.864.000 - Khác / Other: Người nộp tiền ký Depositor's signature Giao dịch viên Teller Kiểm soát viên Supervisor Tài khoản có / Credit A/C No: Tên tài khoản / Account name: Công ty Cổ phần khí công nghiệp Việt Nam Số tiền bằng chữ/ In words: Mười bốn triệu tám trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn. Người nộp / Deposited By: Côn